文件材料与档案鉴定工作规范

文件材料与档案鉴定工作规范,三明市档案局 陈庄丽,一、标准的适用范围：,文件材料与档案鉴定工作标准适用范围是福建省的各级国家档案馆，以及机关、团体、企事业单位和其他组织中的文件材料和档案的鉴定工作。,二、什么是档案鉴定工作：,档案鉴定工作是对文件材料和档案的价值、使用状况进行鉴别与判定的工作，它包括文件归档鉴定、档案进馆鉴定、到期档案鉴定、重要档案鉴定和档案开放鉴定。（这5个方面的鉴定工作范围。）,（一） 文件归档鉴定：,2.鉴定原则：是要以单位职能活动为依据，从维护单位的历史真实面貌和现实利用需求出发，通过分析文件材料的内容和文件材料之间的有机联系，来鉴别、判定文件材料的价值和使用状况 .,1. 概念:文件归档鉴定是对各单位按照国家有关规定，对其在职能活动中形成积累的各种门类和载体的文件材料进行价值和使用状况评估与鉴别，以确定文件材料是否归档，并判定归档文件材料保管期限、公开或控制使用的工作。,3.鉴定要求：（主要界定归档范围、保管期限、文件有机联系）,（1）正确界定文件材料的归档范围、凡是直接记录和反映本单位主要职能活动的，具有查考利用价值的文件材料均属于归档范围。（2）根据归档文件材料内容的重要性，结构的完整性，记录事物现实状况及其原始凭证性，判断归档文件材料的价值，正确划分保管期限。档案的保管期限依照国家有关规定划分。（见国家档案局令第8号机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定）（3）对于同一活动所形成的文件材料，在价值判定时应充分考虑其全部文件材料之间的有机联系。（如：一次会议材料：通知、议程、请柬、领导讲话、交流材料等要注意他们的有机联系）（4）归档鉴定工作由单位的文书部门、业务部门和档案部门共同完成。,4、鉴定程序和方法,第一步是要根据国家档案局机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定的要求，制定本单位文件材料归档范围和档案保管期限表，并报同级档案行政管理部门核准后执行；,4、鉴定程序和方法专业类型文件材料的归档范围和文书档案保管期限表根据以下有关要求执行：,会计档案根据会计档案管理办法的有关规定执行；会计档案鉴定是指判定会计档案的真伪和价值的工作，这里我们主要是对会计档案价值的鉴定，它是档案机构会同会计机构对会计档案保管期限的判定。会计档案的保管期限分为永久、定期两类，其中定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年,5类。人事档案根据干部档案工作条例和企业职工档案管理工作规定的有关规定执行；建设项目档案根据国家重大建设项目文件材料归档及档案整理规范的有关规定执行；科技技术研究课题档案根据科学技术研究课题档案管理规范的有关规定执行；其他专业类型档案（如：公证档案）根据相关专业主管部门制定的有关规定执行；,4、鉴定程序和方法第二步是文书部门和业务部门根据以上制定好的本单位文件材料归档范围，来鉴别、确定应归档的文件材料。,第三步是文书部门和业务部门按照以上制定好的本单位文件档案保管期限表，逐份审查归档文件材料的内容、评价其现实使用价值和潜在社会利用价值，确定其保管期限。如：材料作者的地位和知明度的因素。有些材料，从内容上看，并没有多少价值，但由于作者的社会地位显要，从长远的观点看，对今后会有研究价值，对此一般应归档，永久保存。,第四步是文书部门和业务部门按照中华人民共和国保守国家密秘法和中华人民共和国政府信息公开条例的有关规定，对需要公开和保密的文件材料做出标识，并说明控制使用的范围及解密的期限等。,4、鉴定程序和方法第五步文书部门和业务部门应根据鉴定结论编制文件归档鉴定工作单。（见P55）,第六步是档案部门对文书部门和业务部门的归档鉴定结果进行复查，并在归档鉴定工作单上签署意见。,4、鉴定程序和方法第七步是归档文件材料所对应的电子文本、以及照片档案、磁性载体档案的归档鉴定的要求、程序和办法依照本标准，其具体技术要求按照国家有关规定执行；,电子文本档案就根据电子文件归档与管理规范和电子公文归档管理暂行办法的有关规定执行；照片档案根据照片档案管理规范的有关规定执行；机关照片主要收集范围：记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片。本单位组织或参加的重要外事活动的照片。单位著名人物的照片。其他具有保存价值的照片。照片的保管期限：就是永久、长期、短期三种。要注意的一点，就是对于同一活动中形成的照片档案，其保管期限应与有密切联系的文字档案的保管期限相一至。一般都是划为永久和长期。磁性载体档案根据磁性载体档案管理与保护规范的有关规定执行。一般也是永久和长期保管的。,练习 文件材料划分归档和不归档以及保管期限。,题目：单位：市工业局材料：市政府办公室关于启用市民族工作协调委员会印章的通知 不归档市工业局2007年工业工作情况的总结 归档 永久市工业局XXX局长参加省2007年工业会议带回来的会议文件 归档 30年 10年,（二） 档案进馆鉴定,1、概念：档案进馆鉴定是指档案馆对属于档案馆收藏范围的档案（包括接收的、征集的、捐赠的档案），在进馆前进行的价值鉴别和质量认定，以确定其收藏价值的工作。2、鉴定原则，要以积累和保存国家档案资源为目的，从保存历史面貌和社会长远利用需求出发，根据档案价值、馆藏结构并参考同类档案数量对属于档案馆收藏范围的档案（包括接收、征集、捐赠档案）进行价值鉴别和质量认定。3、鉴定要求：在体现单位基本职能活动和历史连续性，以及保持档案之间有机联系的基础上，全面审查接收进馆档案的完整状况、整理情况、载体质量等，分析、评估进馆档案的完整性和系统性，及其现实价值和潜在社会利用价值。,（二） 档案进馆鉴定4、鉴定程序与方法：,第一步，要根据档案馆工作通则和全国档案馆设置原则和布局方案的有关规定，以及社会利用需求，我们档案部门要编制档案馆收藏范围、接收名册；制定接收、征集工作计划，明确档案接收质量和价值要求。目前档案馆收集范围省档案局已制定新的标准，福建省档案局关于印发国家综合档案馆收集档案资料范围暂行规定的通知各馆要制定本档案馆的接收范围。这里就不讲了。,第二步，档案移交单位逐件（卷）对准备移交进馆的档案进行鉴定，并向档案馆提供进馆档案情况说明，其内容包括移交档案的数量、内容、质量、价值的说明，档案开放、控制使用意见，涉密档案的解密意见等。质量：含有案卷中的纸质破损情况、字迹褪变情况、装订情况和各种目录的抄写是否准确等。价值：一般在档案进馆鉴定这个环节，主要是对短期档案的鉴定，看它是否还有保存价值，有价值就接收，无价值就不接收。是否有价值依据仍是国家档案局机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定的要求判定价值。,第三步，档案馆按照接收计划并依据各单位文件材料的归档范围和档案保管期限表，对移交进馆的档案进行抽样鉴定，并填制档案进馆鉴定工作单。（见P56）,第四步，有关移交单位应根据档案进馆鉴定中所提出的意见，对移交进馆档案存在的问题进行整改后，向档案馆移交。（整改非常重要各单位一定要重视。）,第五步，参照国家有关规定，档案馆应对征集和捐赠的档案进行价值评估与判定，编制征集、捐赠档案目录，并标明保管期限。,第六步，是根据档案进馆鉴定的结果，档案馆接收部门填写档案进馆鉴定意见书（见P57）, 到期档案鉴定,1、概念：到期档案鉴定是指档案馆和单位对其所保存的己满保管期限的档案进行价值鉴别，以确定其存留或销毁的工作。这项工作对档案馆来说是很艰巨的。2、鉴定原则：是以优化档案馆（室）藏为目的，从现实和潜在档案利用需求出发，兼顾档案馆（室）藏的数量、结构，档案内容、形成时间等因素，鉴别已满保管期限档案的保存价值。比如：全宗档案数量极少，根本不能反映该单位的历史面貌，在各种情况下，为了尽可能多地反映该单位的工作活动，就要多保留或全部保留。这种做法，不决定于档案价值的本身。3、鉴定要求：这很关鍵，要全面分析需要鉴定的立档单位的历史和档案现状并根据档案利用需求、档案来源、内容、形成时间和数量等特征，结合效益原则，准确鉴别到期档案中确无继续保存价值的档案。如：6几年前各单位的档案材料不齐全完整，因此，在鉴定工作中，要注意这部份档案鉴定后要作为销毁的档案材料，一定要慎重考虑。全面分析不能轻易销毁。, 到期档案鉴定4、鉴定程序与方法：因到期档案鉴定有两部份，一是各单位的档案室到期档案鉴定；另一个是档案馆的到期档案鉴定。,（1）单位的档案室到期档案鉴定（主要是保管期限在30年以下的档案）第一步，要制定档案室到期档案鉴定工作计划，（计划内容包括到期档案的数量、种类、鉴定的标准、工作分工、时间进度等）。第二步，各单位成立档案鉴定工作小组，负责到期档案的鉴定工作，小组要由档案部门、文书部门和业务部门的相关专业人员组成。第三步，档案鉴定工作小组对已满保管期限的档案逐件进行鉴别，判定其是否仍然具有保存价值。（这部份，也尽量逐件、逐件进行鉴别。）第四步，单位档案鉴定工作小组在鉴定工作结束后，编制到期档案鉴定工作报告，由本单位负责人审批后，报同级档案行政管理部门备案。第五步，编制经批准同意销毁的档案清册（见P58）（这也要逐件、逐件进行填写）。,（2）档案馆到期档案鉴定第一步，要制定档案馆到期档案鉴定工作计划，（计划内容包括到期档案的数量、种类、鉴定的标准、工作分工、时间进度等）。第二步，档案馆应成立档案鉴定工作委员会和档案鉴定工作小组，是负责馆藏到期档案鉴定工作，档案鉴定工作委员会可由档案、史志、社会、经济、文化等方面的专家组成。还包括鉴定某全宗档案时这个全宗单位人员参加。第三步，档案鉴定工作小组对已满保管期限的档案逐件进行鉴别，判定其是否仍然具有保存价值。（如：年代的因素，档案越久远，档案越稀少，越难寻得，其价值就越高，对此一般应加以保存。这部份，同样要逐件、逐件进行鉴别，按一卷一卷的鉴定也是不行的。）第四步，档案馆档案鉴定工作小组在鉴定工作结束后，编制到期档案鉴定工作报告，由档案馆鉴定工作委员会负责审查，必要时征求档案形成单位的意见，报同级档案行政管理部门批准。到期档案鉴定工作报告的主要内容是：鉴定的依据、被鉴定的档案全宗（单位名称）、年度、档案数量、鉴定情况、处理意见、鉴定人、鉴定小组成员签名等。第五步，编制经批准同意销毁的档案清册（见P58）；第六步，依据程序销毁已鉴定无保存价值档案，对确定留存的档案进行规范整理。,（四） 重要档案鉴定,1、重要档案鉴定：指档案馆根据国家有关规定，对馆藏永久保存档案的价值进行鉴别，以确定馆藏重要、珍贵档案的工作。2、什么是重要档案：重要档案是指在不同历史时期形成的，反映某一区域政治、经济、社会、文化、历史等方面内容，对国家和社会或某一区域具有典型意义和较高研究、利用价值的各种门类和载体的档案。,（四） 重要档案鉴定3、重要档案的具体标准：第一，反映某一时期、某一区政治、经济、军事、文化、外交、科技、教育、艺术及社会生活等方面的重大变化、重大事件、重大活动、重要人物的主要信息、或者具有鲜明地方特色。如：非典档案、民间民俗档案等。第二，档案形成年代较久远或形成于某一重要历史阶段并具有典型意义。如：民国时期档案等。第三，书写技术和载体具有独特风格和典型意义。详细的重要档案范围可见福建省国家档案馆重要档案划分指南（P7）把它归纳起来就是：清代的，民国的，新民主主义革命时期的，建国后的反映区划、机构情况的；重大事件、活动的；反映党和国家领导人和著名人物的；反映闽台、华侨、不同民族情况的；纳入世界、中国历史文化遗产和非物质文化遗产项目的（物质文化遗产是由博物馆保存）；具有重要文物价值的纸质和非纸质档案。,（五） 档案开放鉴定：,1、概念：档案开放鉴定是档案馆和有关单位根据国家有关规定，分析档案内容，判定其是否向社会开放，并对涉密档案进行解密和划控的工作。2、开放鉴定的目的：是以满足社会对档案的需要，保障公民、法人和其它组织利用档案权益。保护国家秘密、个人隐私为目的，所以我们要分析鉴定档案内容，判断其是否可以向社会开放。,（五） 档案开放鉴定： 3、档案开放和控制的范围：,（1）开放：根据中华人民共和国档案法第二十条规定：（一）中华人民共和国成立以前的档案（包括清代和清代以前的档案；民国时期的档案和革命历史档案），自本办法实施之日起向社会开放；（二）中华人民共和国成立以来形成的档案，自形成之日起满30年向社会开放；（三）经济、科学、技术、文化等类档案，可以随时向社会开放。前款所列档案中涉及国防、外交、公安、国家安全等国家重大利益的档案，以及其他虽自形成之日起已满30年但档案馆认为到期仍不宜开放的档案，经上一级档案行政管理部门批准，可以延期向社会开放。,3、档案开放和控制的范围： （2）控制：根据国家档案局、国家保密局各级国家档案馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定中第七条各级国家档案馆保存的中华人民共和国成立形成满三十年的已解密的档案和未定密级的其它档案，凡涉及下列内容的应当控制使用： （一）涉及我党和国家重大问题、重大政治事件尚未作出结论的、不宜公开的，对社会开放会影响党内团结、党和国家机关工作正常开展的档案； （二）涉及各级党和政府领导人及社会各界著名爱国进步人士的政治历史评价及工作与生活中不宜公开的，对社会开放有损个人形象人格尊严和声誉的档案,（2）控制（三）涉及我党和国家秘密工作的组织关系、工作方法、策略手段、情报来源的，对社会开放会使保护党和国家安全与利益的措施、手段的可靠性降低或者失效的档案；（四）涉及我党和国家及其领导人与外国政党组织及其领导人之间秘密关系的，对社会开放会影响两党、两国正常关系以及其它对外关系的档案：（五）涉及民国时期敌特机关破坏我党地下组织的。为进行策反纯属捏造的，对社会开放会损害我党和国家及其领导人形象的档案；（六）涉及领土、边界中敏感问题和战略部署、国防设施、军事要地、军品贸易、军工科研及生产的，对社会开放不利于维护国家主权和领土完整，危害国家的战略防御能力的档案；（七）涉及民族纠纷、民族矛盾和宗教、统战、侨务工作中内定的方针、政策的，对社会开放会影响民族团结、社会稳定和不利于国家统一的档案；（八）涉及国内行政区域之间的边界问题，对社会开放后可能激发边界纠纷、影响社会稳定和人民团结的档案；（九）涉及准确记载风俗民情，对社会开放后可能对敌军事、经济战略，或损害民族形象的档案；（十）涉及我国科学技术的关键技术诀窍、传统工艺、配方、重要资源的，对社会开放会削弱我国经济、科技实力或使国民经济遭受损失的档案；,（十一）涉及与国外科技交流、经济合作、贸易往来、外事工作中内部掌握的政策、策略及对具体事件的处理意见、方案的，对社会开放会使我国在对外活动中处于不利地位或在政治上造成被动、经济上造成损失的档案；（十二）涉及外国在华机构形成的，对社会开放会引起档案所有权纠纷的档案；（十三）涉及著作权、发明权、专利权的，对社会开放会造成侵权诉讼并有损国家利益的档案；（十四）涉及尚有法律效力的中外产权、债权，对社会开放会引起外事纠纷并有损国家利益的档案；（十五）涉及司法、监察、纪检及组织人事工作中对有关人员违纪违法的调查与具体审理情况的，对社会开放造成不良政治影响或不利于审理人员及举报人等人身安全档案。（十六）涉及公民隐私的，对社会开放会损害公民声誉和权益的档案；（十七）涉及台、港、澳、同胞和海外华侨中爱国进步人士的，对社会开放会损害其声誉和权益的档案；（十八）涉及民国时期军、警、宪、特组织及人员方面的，对社会开放在一定时期内可能对某些方面带来不良影响的档案；（十九）机关、单位及个人移交、捐赠、寄存档案时明确提出不能开放的档案；（二十）除上述范围外，其它影响党和国家利益的档案。共有20条对档案内容要划控不能开放的档案。但要做好报请审批手续工作。,（3）三明市档案馆在开展开放鉴定的实践中，遇见控制使用的材料,较多的有以下几个方面材料需要控制使用： 一是市委常委（党组）会议记录和市委办公会议记录； 二是保密机关的具体保密办法与措施；三是不利于世界和谐、民族团结和国家统一的材料；四是涉及有关方面的内部政策、策略及对事情的具体的处理意见、方 案等； 五是信访材料中涉及检举揭发个人的材料； 六是组织、监察、纪检、司法工作中不宜公开的材料； 七是涉及机关、社会组织、企事业单位、个人财产和合同纠纷方面材料； 八是机关、社会组织、企事业单位或个人移交、捐赠、寄存档案时明确提出不能开放的档案等。,（3）三明市档案馆在开展开放鉴定的实践中，遇见控制使用的材料,九、涉及个人隐私的档案 涉及个人隐私的档案包括： （A）有关当事人流行病、性病、精神病和残疾等健康情况，对当事人有负面影响的个人政见、品德评判情况，及含当事人家庭成员信息的各类登记表、调查表、履历表等文件； （B）有关当事人的