浅析现代档案管理

1/5浅析现代档案管理论文关键词档案管理现代化信息化论文摘要现代档案管理是开发和利用人才资源及其他资源的重要信息渠道创新服务手段，紧跟信息化发展的步伐，真正实现档案管理的智能化、自动化，现代档案管理必须拓展服务领域，使之更好地服务于经济文化建设现代档案管理是开发和利用人才资源及其他资源的重要信息渠道。现代档案的管理必须与时俱进，适应社会发展需要和信息化时代的要求。为了适应现代档案管理制度的创新，我们需在档案的文本组合形式、信息化、动态管理等方面进行改革。一、拓展服务领域1信息服务的社会化、多主体。档案部门既要面对各级机关、各个单位等一切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人，又要针对性地为特殊利用者提供特定服务。信息化社会中，人们对各类信息的需求日益迫切。随着科学技术的发展，人们从事的科学研究和生产建设、行政管理活动变得越来越复杂，越来越离不开信息服务。对档案信息的单一需求必将被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。兴办服务实体，发展档案产业。处于信息化社会的今天，从信息资源开发的角度看，档案人员不再单纯是档案2/5的保管员，还应是档案信息财富的拥有者和提供者档案馆室也不再是单纯的收藏机构，还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户知识经济时代档案馆室的改革创新方向就是走信息化道路，在为社会提供档案信息服务的基础上，创建档案信息服务产业，建立以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要内容的工作实体。加强横向联合，实现信息资源共享。LOCALHOST随着信息时代的发展，人类的知识和信息总量在急剧增长，面对浩瀚繁杂的文献情报，任何一个文献部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必须打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面，建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势。而建立联合目录，实行资源共享，正是建立社会信、息系统的前提条件和核心内容之一。现阶段，我们应以依法治档为基础，以管理理念的更新为前提，以档案资源的建设、整合为条件，以符合档案工作规律的现代信息技术的有效应用为手段，努力促进档案管理模式的创新，以实现档案资源的有效利用与社会共享。建立联合目录是用统一的著录格式编排，联合报道两个或两个以上档案馆、图书馆室馆藏的档案目录。实现资源共享能使档案、图书、情报等文献部门相互分享各自的资源，使利用者很方便地获得更多、更广泛的知识、信3/5息、情报。通过建立联合目录，形成网络，实现资源共享，使各文献部门充分挖掘资源潜力，实现文献资源互补，提高馆室藏资源利用率，避免不必要的重复和浪费，因而也可有效地缓解存储空间拥挤、人员及资金紧张等矛盾，并有利于各级各类档案馆、图书馆室馆藏朝着有侧重、有特色、专业化、系统化的方向发展，更好地满足社会多方面的需要。注重“反馈”，深层次开发档案信息。档案工作者必须着眼于现实，从战略的高度自觉的加强档案资源的存储、加工、传递和共享工作，并且在资源优势理念的作用下充分发挥档案资源在管理、创新中的巨大潜能。档案部门应将档案资源建设纳入整个社会的文化事业建设框架，从而在史料的组织、地方或部门史志的研究、特色展示、爱国爱乡爱岗教育、营造文化氛围等方面发挥积极的作用。通过反馈信息资源开发利用所产生的结果，进行分析研究，可以提高信息资源开发利用的科学性、合理性、系统性。二、创新服务手段1建立档案馆室网页，开展网上利用服务。随着档案馆室内部局域网的建立，档案部门应充分利用网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，实现档案信息的网上检索，为各个单位提供更好的服务。目前，国内4/5许多单位的档案馆室利用互联网开展的网上服务，已成为为社会和单位提供档案利用服务的一种重要形式。档案工作者要以网站为基础，进一步加快档案信息资源数据库建设，尤其是电子文件数据库建设。电子文件作为一种新型的信息载体出现在档案领域，以磁性材料和光学材料为载体的电子档案，将逐步替代传统的纸质档案，在档案领域占主导地位，给档案工作注入生机和活力。电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作，己成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在档案馆室的服务器上归档。例如为了方便下级或管理部门、互联网上用户通过网站传送自己单位非保密的档案全文，档案馆室自行开发了“电子文件全文自动上传归档系统”该软件可以利用身边联入网站的计算机，足不出户就可将电子文件全文自动上传到档案服务器归档，而不需跑到档案馆室，也不必交任何光盘或软盘。开展在线服务。传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案原件的方式，在信息化时代里必5/5然要发生变化社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案馆室利用电子邮件在网上进行快速通讯，进行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询和资信服务。总之，档案管理必须实现现代化。以档案现代化管理为突破口，理顺管理机制、强化管理意识、创新管理方法