2017年办公用品管理制度

2017年办公用品管理制度第一章总则第二章办公用品管理范围第三章办公用品采购第四章办公用品入库第五章办公用品领用第六章办公用品借用第七章办公用品日常管理第八章办公用品费用成本控制第九章办公用品管理流程与工作标准（一）办公用品管理工作流程图（二）办公用品管理流程与工作标准第十章附则附件一办公用品借用/归还登记表附件二办公用品采购计划单附件三办公用品入库登记表附件四办公用品领用登记表（易耗品）（耐用品）附件五办公用品交接清单附件六办公设备报修登记表第一章总则为了确保公司办公用品的正常使用，规范办公用品管理、严格控制成本、合理节约开支减少浪费，从而使行政部工作系统化，提高工作效率，特制定本制度。第二章办公用品管理范围根据办公用品的性能及功能，办公用品包括以下两大类21耐用品211办公家具，如各类办公桌、空调、微波炉、电视机、椅子、档案柜、沙发、茶几、保险柜等212办公设备，如电话、电脑、传真机、复印机、碎纸机、摄像机、投影仪、数码照相机、音响器材、移动硬盘、U盘等。22易耗品221文具类办公用品，如铅笔、胶水、单（双）面胶、图钉、回形针、笔记本、信封、便笺、签字笔、白板笔、中性笔、剪刀、订书钉、插线板、大头针、报纸、杂志等纸类印刷品。222生活类办公用品，如饮用水、卫生纸、洗手液、纸杯、垃圾桶、抹布、洗衣粉等。第三章办公用品采购31申请范围（1）办公用品申请以部门为最小单位，各部门每月25日提交次月的采购申请计划到行政部，便于行政部根据申请计划统一安排采购，预期不报视为无需求，届时行政专员有权拒发；（2）部门采购申请内容主要为耐用品。32审核及审批（1）由申请部门填写办公用品采购计划单报行政部经理审核签字后，提交分管副总、总经理批准后方可购买。33采购安排（1）各部门所需办公用品，需经行政部统一购买，其它部门不得擅自购买。办公用品购买实行两人以上共同负责制。（2）采购分为定期采购和临时应急采购。行政部根据批示意见，在规定时间内完成采购。（3）由于营销现场距离公司较远，营销部可根据批准的申请单在当地购买办公用品和设备，同时需要向行政部存根备案。（4）行政部根据公司需求和市场情况，选择固定办公用品合作商，采取上门送货、定期结算的合作方式。部门特殊物品或专业物品采购，由行政部派专人负责采购，使用部门派专业人员协助采购。行政部会定期对办公用品市场价格进行调查、核实，随时与合作商根据市场情况，对供货价格进行调整。第四章办公用品入库41入库登记办公用品采购到位后，由行政专员核对、入库。行政专员办理入库后，建立办公用品采购台账，对年度办公用品采购情况进行整体统计。42入库物品明细单每次采购入库后，行政专员制作入库明细单，行政部经理签字确认，明细单备案存档。第五章办公用品领用51耐用品于每月初由行政部一次性发放各部门上月申请采购的物品。部门办公用品由部门指定人员签字领用，如领用人更改，由部门经理到行政部做变更记录。易耗品于每周三下午统一领用，除特殊情况，其他时间不发放或领用办公用品。52耐用品的领用、管理实行部门负责制。耐用品由部门负责人指定专人或使用人领取，部门负责人需签字确认，行政部存根备案。53新员工入职后，行政部统一为其配备办公用品，耐用品由本人签字领取，部门负责人签字确认，行政部存根备案。第六章办公用品借用与归还61办公用品/设备的借用凡个人因工作需要借用公司办公器材、软件、硬盘等，需要填写办公用品借用单，并由部门经理签字确认。62办公用品的归还（1）借用办公用品超时未还的，行政部有责任督促归还。（2）借用办公用品发生损坏或者遗失的，视具体情况照价或折价赔偿。（3）员工工作变动或者离职，应及时到行政部办理领取物品的归还手续，营销部物品归还手续交由营销部经理负责。工程部物品归还手续交由工程部综合管理人员负责。第七章办公用品日常管理71易耗品统一由行政部负责申请、采购、发放。行政部会定期进行盘点（每季度一次）、整理、成本核算，做出后期调整计划。72耐用品的管理，主要是指办公用品/设备的报修（1）耐用品的维修对象为员工个人使用电脑及电脑外部设备、网络设备、通讯设备等，报修人到行政部详细描述并登记故障现象，行政专员统筹安排，维修人员于每周二下午排查并解决问题，故障解决后填写设备报修记录单并由报修申请人签字确认后行政部归档保存，作为日后保养维修费用结算的凭据，此费用纳入办公物品耗损维修保养费预算内。（2）各部门耐用办公用品的保养，主要由各部门专人进行维修保养登记并跟踪维护情况，行政部将不定期检查。公共设施或设备，由行政部统一管理。（3）其他办公设备（办公桌、沙发）等出现故障，各部门应及时与行政部联系，由行政部负责协调厂家维修解决。在保修期内不能维修解决的，凭购买发票、保修单退、换给厂家。73办公用品领用必须认真履行手续，应填写办公用品领用单后领用和发放，严禁先借后领的行为。74各类办公用品应爱惜使用、节约能源，打印或复印资料时，如非正式或非对外文件可使用背面打印；回形针、大头针不得随意丢弃。75礼品的购买、管理与赠送（或发放）类同易耗品，由行政部统一办理。第八章办公用品费用成本控制81各部门需做出年度预算，并且分解个人指标。82行政部需严格控制办公用品的申请、领用、使用过程等。83办公文具实行限额管理办法。各部门每人每年办公文具限额240元，特殊情况超过限额的，需写书面报告说明情况，并报分管领导审批。除办公文具以外的办公用品采购按规定时间和流程提交采购申请，经分管领导审批后，行政部安排采购。84各部门电脑、打印机、复印机、传真机、碎纸机等办公设备的耗材及维修费用，由行政部统一管理，年终计入各部门办公用品总费用当中。属多个部门共用的，费用按照公司使用人数进行分摊。85办公用品采购费用实行分部门核算，并计入各部门月计划费用内，由行政部统一核算控制。86核定的费用实行增人增费、减人减费，各部门增人或减人，其费用由行政部根据人员变动情况进行调整。87凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时，应将所领用的办公用品一次性消耗品除外如数归还。有缺失的应照价赔偿，否则不予办理有关手续。88公司办公用品应做公用，私用或带出公司者应按办公用品两倍的价格从当月工资中扣除。员工应自觉爱护各类办公用品，如因不正当或不合理使用而损坏物品应照价赔付。第九章办公用品管理流程与工作标准（一）办公用品管理工作流程图部门名称行政部流程名称（一）办公用品管理层次2任务概要办公用品管理单位总经理上级主管行政部经理行政专员申请部门经理申请人节点ABCDEF企业名称共页第页清洁保养开始填采购申请单统筹调度审核或审批审批采购安排采购入库领用结束审核编制单位签发日期（二）办公用品管理流程与工作标准任务名称责任标准时限相关资料备注采购1、除易耗品外，部门所需物品每月25日提交采购申请单。2、易耗品由行政部统一提交采购申请单。3、急需物品或专业性物品，由主办人提采购申请单，行政部协助采购。每月1次办公用品管理制度入库1、每次采购物品后，所有物品必须登记入库。2、所有入库费用、物品须经行政部经理签字审核。每月一次办公用品管理制度领用1、部门月末申请物品，于次月初领用。2、易耗品由部门专人于每周三下午领用。每周三下午办公用品管理制度借用1、借用物品由主办人到行政部填写借用登记表，并在规定时间内归还。2、如需延期借用，主办人应到行政部办理延期手续。办公用品管理制度报修、维护1、公司设备/网络等的报修时间为每周二下午之前。2、特殊设备或特殊情况需维护时，主办人及时到行政部联系。每周二下午办公用品管理制度费用管理1、各部门需做出年度预算，并且分解个人指标。2、行政部将严格控制申请、领用控制、使用控制等。3、各部门每人每年限额240元。4、核定的费用实行增人增费、减人减费，各部门增人或减人，其费用由行政部根据人员变动情况进行调整。办公用品管理制度盘点公司办公用品每季度盘点一次。每季度一次办公用品管理制度第十章附则1、本制度由行政部负责修订并解释。2、本制度自颁布之日起执行。附件一办公用品借用/归还登记表附件二办公用品采购计划单附件三办公用品入库登记表附件四办公用品领用登记表（易耗品）（耐用品）附件五办公用品交接清单附件六办公设备报修登记表附件一办公用品借用/归还登记表序号物品名称规格型号数量借用部门借用人签名借用时间借用部门经理签字归还人签字归还时间备注12345678910111213141516171819202122231、办公用品借用时，请把低值易耗品和耐用设备分开登记，便于清还查账和管理。2、物品借用一律要登记，物品名称和规格型号一定要写清楚，行政部负责存档保管。附件二办公用品采购计划单部门时间年月日序号名称规格需求数量单位预估单价（元）预估总价（元）说明123456789101112131415申请人签字部门负责人审核意见行政部审核分管副总审批总经理审批备注1清单以下空白处划截止竖道；2预估价格调查后填写；3固定资产类由部门经理审核，分管副总、总经理审批。低值易耗品由部门经理审批，采购员采购。4行政部专人负责存档保存；附件三办公用品入库登记表序号物品名称规格单位数量单价金额入库日期入库人员部门备注1234567891011121314151617181920行政部经理签字附件四办公用品领用登记表（易耗品）序号物品名称规格型号数量领用部门领用人签名领用时间备注123456789101112131415161718192021221、办公用品领用时，请把低值易耗品和耐用设备分开登记，便于清还查账和管理。2、物品领用一律要登记，物品名称和规格型号一定要写清楚，行政部负责存档保管。办公用品领用登记表（耐用品）序号物品名称规格型号数量领用部门领用人签名领用时间部门经理签字备注123456789101112131415161718192021221、耐用品领用，部门负责人必须签字确认，便于清还查账和管理。2、物品领用一律要登记，物品名称和规格型号一定要写清楚，行政部负责存档保管。附件五办公用品交接清单办理日期移交部门物品名称规格及说明数量单位交接人签字接管人签字部门经理签字备注注员工离职时填写办公用品交接清单，并复印一份附在员工辞退、辞职结算汇总表后，一并交人力资源负责人存档保存。附件六办公设备报修登记表序号名称及型号故障说明报修部门报修人报修时间维修时间报修人确认（公司/人员）维修人签字维修结果经办人备注123456789102017年公司办公用品申购发放领用办法为加强公司办公用品申购、领用、发放管理，本着“节约成本，规范流程”的原则，特制定本办法。办公用品统一由综合部采购并发放。各部门设专人负责办公用品的领用、保管及分发，领用时需在办公用品领用记录表（附件1）上进行登记。一、适用范围项目部全体员工。二、办公用品分类1、固定资产类办公用品办公电脑（笔记本）、打（复）印机、碎纸机、塑封机、扫描仪、投影仪、音响等。2、高值非消耗类办公用品办公家具、点（验）钞机、电话机、打孔机、装订机、U盘、读卡器、移动硬盘、USB分线盒、鼠标（垫）、键盘、衣架、白板、书报架、电风扇、电暖器、电脑包等。3、高值消耗类办公用品墨盒、硒鼓、色带、碳粉、网线、电话线等。4、低值消耗类办公用品笔类签字笔（芯）、圆珠笔（芯）、铅笔、白板笔、记号笔、荧光笔、激光笔等；册类文件夹（盒/筐）、抽杆夹、拉边袋、档案盒（袋）、名片夹（盒/册）、支票夹等；纸本类账本、笔记本、便签纸、复写纸等；刀器类计算器、订书器、起钉器、剪刀、裁纸刀、转笔刀、刀片等；夹钉类燕尾夹、订书钉、曲别针、大头针等；其他类刻录盘、胶水（棒）、胶带、双面胶、涂改液（带）、笔筒、尺子、橡皮、印台（油）、电池、插线板、塑封皮、公司印刷品、纸杯等；三、办公用品的发放、申购、领用1、综合部根据各部门人员数量于每月1日定量发放部分常用办公用品给各部门指定人员，明细如下中性笔1支/人/月，笔芯2支/人/月（红、黑各1支），铅笔1支/人/月。其余品类通过每月申购方式领取。2、各部门指定人员于每月26日前，填写办公用品申购单（附件2），找本部门主管签字并将申购单交给综合部办公用品采购负责人，每月1号上午08001200统一领取，规定日期未提交申购单或者未领取办公用品的部门，则视为当月无购买（领用）需求。3、综合部根据日常办公需要，对常用办公用品进行批量购买【如打（复）印纸】，保持一定库存，保证正常办公。临时急需用品，可根据紧急情况及时购买。4、对于高档耐用的办公用品，各部门间应尽量协调相互借用，原则上不重复购置。办公设备出现故障，由综合部负责协调退换、维修、配件更换事宜。5、部分办公用品如各种笔（芯）、计算器、鼠标、刀器类、键盘、笔筒、插线板等以旧换新，低碳经济、节约成本。四、附则1、本办法自下发之日起执行。2、本办法根据公司实际情况变化需要，由综合部做出修改。3、本办法最终解释权归公司所有。XX房地产开发有限责任公司2017年11月1日附件一办公用品领用记录表部门名称数量单位领用人时间附件二办公用品申购单部门申请日期申请人部门主管名称规格（样式）数量单位用途办公用品管理制度为加强办公用品管理，规范办公用品领用程序，提高利用效率，降低办公经费，根据公司实际情况，特制定本制度。一、办公用品分类管理规定1、规定中的办公用品分为固定资产和一般办公用品。固定资产主要指桌椅、公文柜、电脑、电话机、打印机、复印机等。固定资产要遵守固定资产管理制度。一般办公用品包括剪刀、胶条、胶棒、橡皮擦、回形针、直尺、订书器、涂改液、裁纸刀、签字笔、铅笔、信笺、信封、笔记本、打印纸、复印纸、复写纸、印刷品、印泥、订书钉、大头针、图钉、夹子、名片、帐册、卷宗、档案袋盒、标签、卫生杯、计算品、电池以及清洁用品等。2、员工对办公用品应本着勤俭节约、杜绝浪费的原则。对于消耗品第二次发放起，必须以旧换新。3、每位员工须建立个人领用台帐。4、办公用品为办公所用，不得据为己有，挪作私用。5、不得利用办公设备干私活、谋私利。不得将办公用品随意丢弃废置。精心使用办公设备，认真遵守操作规程。二、办公用品计划规定1、各部门根据本部门办公用品消耗和使用情况，每月25日报公司办公用品申用计划。2、库房管理员核对申用计划与办公用品台帐，库存后，编制办公用品申请购置计划表（附件一），由办公室主任确认，总经理审批，经董事长签字后，指派人员采购。三、办公用品购置规定1、采购人员根据签批的办公用品申请购置计划表实施购买，于月底前完成。2、采购员须调查办公用品供应商及市场价格，保证最优性价比和使用质量。3、临时急需办公用品，由办公室负责人提出申请，由总经理批准，董事长同意后购置。四、办公室用品的发放领用规定1、个人办公用品的发放领用新员工入职每人按标准配置签字笔一支、笔记本一本、文件双夹一个。个人领用办公用品应据实填写个人办公用品申领单（附近二）（即个人领用台账），经办公室主任确认，由办公室库房管理员发放，并将申领单留存备案。每半年将此备案表报总经理审签。管理员根据申请单填写办公用品领用记录（附件三）。2、部门办公用品的发放领用剪刀、胶带、胶棒、橡皮擦、回形针、直尺、订书器、涂改液、裁纸刀，按区域分配。计算器除财务部门按区域分配。部门领用办公用品应填写部门办公用品申领单（附件四），经办公主任确认，库房管理员发放，并将申领单留存备案。每半年将此备案表报总经理审查。管理员根据申请单填写办公用品领用记录（附件三）。3、会议期间办公用品的领用，由公司指派会务组组长按部门办公用品发放领用规定办理。会议结束后，将领用物品交办公室办理入库、移交手续。五、办公用品管理员职责1、管理人员须建立和登记办公用品台账，定期核查领用物品登记，做好办公用品的购置，发放和库存管理。2、管理人员必须定期和不定期盘点，查对台账与实物，保证账实相符。3、管理人员须防止办公用品受潮、虫蛀、损坏或丢失，保证办公用品的功用和性能。4、管理人员须根据办公用品的消耗和领用情况，确定和保证合理的库存种类和数量，以减少资金占用和保证正常使用。六、办公用品的交接和收回员工因离职或工作岗位变动等原因需进行办公用品及固定资产的交接或收回时，应严格遵守交接回收。1、移交人需逐项列出物品清单，办公室主任清点核对台账确保办公用品损耗程度，书面标明，移交接收人。2、管理人员需根据清单核实填写办公用品交接登记表（附件五），存档备查。七、违纪处罚1、公司的办公用品应为办公所用，私用或带出公司者，公司将按办公用品两倍价格从当月工资中扣出，并给予50元的罚款处理。2、公司办公用品应本着节约的原则，如有浪费者经发现，予以责任者50元罚款处理。3、员工应自觉爱护各类办公用品，如有不正当或不合理使用造成损坏应照价赔偿，并予以责任者50元罚款处理。4、办公用品管理员应遵章办理各项办公用品管理操作制度，如有违章办理经发现公司将视情节轻重给予50元500元罚款处理。为了加强办公用品管理制度的贯彻实施，公司实行扣罚连带责任制。各部门员工因违反管理制度形成罚金处理的部门主管追责双倍罚金。附件附件一办公用品申请购置计划单附件二个人办公用品申领单附加三办公用品领用记录附件四部门办公用品申领单附件五办公用品交接登记单二O一七年十月十二日附件一办公用品申请购置计划单序号申购用品规格单位数量预算额度实际金额备注行政主管审核管理员总经理/董事长审批采购员附件二个人办公用品申领单序号申领物品规格单位数量领取时间行政主管审核总经理签审备注附件三办公用品领用记录领取时间领用物品规格单位数量单价总金额备注附件四部门办公用品申领单序号申领物品规格单位数量领取时间行政主管审核总经理签审备注附件五办公用品交接登记单日期物品名称单位数量移交人所在部门接收人备注公司办公用品领用管理制度为更好的控制办公消耗成本，规范公司办公用品的发放、领用和管理工作，倡导节俭高效的风格，特制定本规定。第一条办公用品分类及领用一、耐用办公用品1、范畴计算器、订书机、文件栏、文件夹、笔筒、打孔机、剪刀、剪纸刀、直尺、卷尺、起钉器等；2、耐用办公用品已于员工入职时按标准发放，原则上不再增补，若破损、残旧需更换的必须以旧换新。人为损坏或者遗失不再补领，员工离职时须照折旧价赔偿。二、低值易耗办公用品的领用1、易耗办公用品分为两部分部门所需用品和个人所需用品。2、部门所需用品包括传真纸、复（写）印纸、打印纸、档案袋、墨盒、碳粉、硒鼓、光盘、墨水、白板笔等；3、个人所需用品包括签字笔（芯）、圆珠笔（芯）、铅笔、笔记本、双面胶、透明胶、胶水、钉书针、回形针、图钉、橡皮擦、涂改液、电池、便签纸等4、个人所需易耗办公用品用量标准原则上为每人一件，具体可依据每月平均用量以及岗位特点进行合理调整。三、公共办公用品（设施）1、范畴复印件、打印机、传真机、电话机、扫描仪、照相机、塑膜机、办公桌、椅子、茶几等；2、公共办公用品（设施）以部门为领用单位，由部门分管副总签发实施采购和领用。四、物品领用发放时间原则上，不予全部发放所申报的办公用品，提倡随用、随发；五、领用方法1、由各部门指定人员统一领用办公用品，并签收办公用品领用登记表；若部门领用超出需求计划，须经部门主管批准后方可发放。2、部分办公用品（如油性笔、水彩笔、签字笔、白板笔、圆珠笔芯、圆珠笔、涂改液、尺子、订书机、电话机、各种电脑墨盒）实行以旧换新原则。3易耗品可依据历史记录如以过去半年耗用平均数,经验法则估计消耗时间设定领用管理基准如圆珠笔/笔芯每月每人发放一支,并可随部门或人员的工作状况调整发放时间和数量；4、公共办公用品（设施）移交时如有故障或损坏,应以旧换新,如遗失应由个人或部门赔偿,自购；第二条办公用品计划与采购1、各部门根据本部门办公用品使用情况，每月25日前，填写好次月的办公用品采购申请表；经部门分管领导审签后报综合部行政处。2、行政处查对办公用品领用计划与办公用品台账和库存，提报办公用品采购计划，经行政负责人审签后实施采购。3、采购单位价值500元以上办公用品时，须报请分管副总经理批准。特殊办公用品可以经综合部同意授权各部门自行采购。4、对未列入采购申请表的临时性办公用品，原则上不作采购，因临时急需的需分管副总审批再做采购，否则推移至下月进行。第三条办公用品台账管理1、行政处负责办公用品管理人员必须以良好的态度、秉公办事，不得顾私情、图私欲，须做到严格把关，认真登记和审查；2、一切办公用品领用都需领用者签收办公用品领用登记表,未能及时登记的再时候须督促领用者补办登记手续；3、办公用品由采购部统一向批发商采购,除正常办公用品外，如部门有特殊需求,经综合部同意授权后，方可自行采购单件超过500元的物品采购由公司采购部负责购买；4、每月26日后（至月底）为办公用品盘点期，原则上不再安排物品领用。特殊情况下的领用需要分管副总审批。盘点期间，综合部办公用品负责人落实物品领用登记情况，填写月办公用品领用汇总表，核算部门领用数量和月末库存。5、综合部依据每月25日各部门提交的办公用品采购申请表和月办公用品领用汇总表，在月底前核算出下月公司办公用品采购计划单。6、新进人员入职，由该部门向综合部提请办公用品的申领；人员离职,应将剩余用品一并交综合部第四条办公用品的维修及报废公司对办公用品的报废实行审批管理。各部门如有办公用品损坏，不能使用的，应当依据以下程序进行处理。1、对简单的可以自行维修处理但有保修期的办公用品，且在保修期内的，不得擅自自行处理，由采购员联系供货单位进行维修、维护。2、对办公桌椅等物品出现问题，必须由木工或内行人员进行维修处理，对电脑、打印机等出现问题先自行协调公司相关专业人员进行检查维修，公司内部无法解决，需要由外部单位进行维修的，必须形成请示报告，公司审批后由综合部协调落实。3、对确实不能维修的资产类办公用品实行报废处理使用年限较长经过维修但无法维修好的，或无条件维修的，或可以维修但维修成本过高，经相关部门对故障认定后，可由办公用品的使用人提出书面报废申请，由公司组织人员确认报废事项成立后签字确定，报废品原购买价值单件超过2000元的，必须经总经理批准。4、高值报废品在得到报废审批后应当由采购部门进行回收，统一处理。本规定自签发之日起执行，以往如有与此制度相抵触者，以此为准。本制度最终解释权归综合部附1、办公用品领用登记表2、办公用品采购申请表3、月办公用品领用汇总表办公用品领用登记表时间物品名称数量领用部门领用人备注注本表由综合部负责保存，月底根据本表汇总月度物品领用数量、核算办公用品结余、制作下月采购计划。20年月办公用品领用汇总表高层管理综合部财务部营销部生产部质量部安环部其他部门领用汇总库存数量签字笔圆珠笔笔芯铅笔笔记本双面胶透明胶胶水回形针订书针图钉橡皮擦涂改液电池便签纸墨水白板笔部门领用数量物品名签字笔直尺笔筒计算器文件夹复写纸办公用品采购申请表申购部门名称申请时间物品名称型号数量价格估算到购期限申购物品部门审核意见综合部审核领导审批注1购买单件500元以上办公用品需副总特批，由采购部协助购买；2此表需每月25日交综合部行政处。文件发放登记表序号发文日期文件名部门接收人份数备注1234567891011121314151617181920注本表格为文件制度发放记录表，收文部门负责人或者委托接收者收文后负责签收，本表保存至综合部备查。办公用品领用申请表申购部门名称申请时间物品名称型号数量价格估算到购期限申购物品部门审核意见综合部审核领导审批注1领用较贵重的办公物品（单件物品金额50元以上、或批量领用物品总金额超过100元），需所在部门主管和综合部分管领导审批；2此表需每月25日交综合部行政处。办公用品管理规定第一章主题内容与适用范围为加强我公司办公用品管理，控制费用开支，规范我公司办公用品的采购与使用，本着勤俭节约和有利于工作的原则，根据我公司实际情况，特制定本规定。第二章办公用品的购买办公用品购买细则第一条原则为了统一限量，控制用品规格以及节约经费开支，所有办公用品的购买，都应由行政部统一负责。第二条办公物品的申购根据办公用品库存量情况以及消耗水平，向行政经理通报，确定申购数量。如果办公印刷制品需要调整格式，或者未来某种办公用品的需要量将发生变化，也一并向行政经理提出。第三条采购规定在办公用品库存不多或者有关部门提出特殊需求的情况下，按照成本最小原则，选择直接去商店采购或者订购的方式。办公用品的采购要本着节约、合理、适用的原则。采购复印纸、大中型设备器具、批量办公用品等，必须有两至三人参加洽谈，货比三家，务求价廉质优。经办人在业务交往中严禁收受回扣、红包及高额贵重馈赠；不得受贿，不得索取钱物。订购单在各部门申请的办公用品中如果包含有需要订购的办公用品，则申请部门还必须另填一份订购单，经行政部门确认后，直接向有关商店订购。行政部门必须依据订购单，填写“订购进度控制卡”，卡中应写明订购日期、订购数量、单价以及向哪个商店订购等等。第四条验货所购买办公用品送到后，按购货清单进行验收，核对品种、规格、数量与质量，确保没有问题。第五条各部门申请办公用品办公用品原则上由公司行政部统一采购、分发给各个部门。如有特殊情况，允许各部门在提出“购买办公用品申请表”的前提下进行采购。在这种情况下，行政部门有权进行审核，并且把审核结果连同申请书一起保存，以作为日后使用情况报告书的审核与检查依据。第三章办公用品的分类、领用及报废处理第六条办公用品分为消耗品、管理消耗品及管理品三种。1消耗品铅笔、刀、胶水、胶带、大头针、图钉、复写纸、标签、便签、橡皮、夹子等。2管理消耗品签字笔、圆珠笔、修正液、笔记本、信封、白板笔、固体胶等。3管理品剪刀、钉书器、直尺、笔筒、计算机、文件夹、档案盒、档案袋、票夹、印台等。第七条管理和发放1、办公用品由人事行政部门统一保管，并指定保管人，按公司核定的费用标准向使用人发放。2、采购人员应将所采购的物品交保管人办理登记入库手续，保管人根据采购价格核定物品单价，计入领用部门人费用，并在每月终填报办公用品使用情况汇总表。3、各部门办公用品费用核定及有关规定、办公用品领用必须认真履行手续，应填写办公用品领用单后领用和发放，严禁先借后领的行为。、公司各部门应按公司核定的办公用品费用定额标准严格把好申购和领用关。保管人不得超标发放办公用品，确因工作需要超标领用的，应经行政经理同意。、核定的费用实行增人增费、减人减费，各部门增人或减人，其费用由人事行政部门根据人员变动情况进行调整。、各部门因特殊情况需增加费用的，应以书面形式报批，经分管领导审核后，由总经理特批增加该项费用。、办公用品使用实行月统计年结算，截止时间为每月终和年终12月31日。由人事行政部门出具报表，财务部审核。费用超支在超支人年终奖金中扣除，节约费用计入下年度使用。、各部门及各使用人的办公用品使用标准每人每月最多领用1支签字笔，如果保管不好丢失自行负责购买。每周三统一领用办公用品,其他时间严禁领用办公用品。、各部门要控制和合理使用办公用品，杜绝浪费现象。笔记本、签字笔芯、圆珠笔芯、胶水、涂改液、计算器等办公用品重新领用时应以旧换新。、凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时，应将所领用的办公用品一次性消耗品除外如数归还。有缺失的应照价赔偿，否则不予办理有关手续。第八条报废处理对决定报废的办公用品，要作好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。第四章办公物品的保管第九条填写清单所有入库办公用品，都必须一一填写入库清单。第十条保管必须清楚地掌握办公用品库存情况，经常整理与清扫，必要时要实行防虫等保全措施。第十一条盘存办公用品仓库应定期清点。清点工作由行政人员负责。清点要求做到账物一致，如果不一致必须查找原因，然后调整清单，使两者一致。第十二条印刷品与纸张管理印刷品与各种用纸的管理按照盘存的清单为准，对领用的数量随时进行记录并进行加减，计算出余量。如果消耗品用完，立即写报告递交行政主管。第十三条持有量调查必须对公司各部门所拥有的办公用低值易耗品，主要指各种用纸与印刷制品作出调查。调查方式是，定期对每月领用量、使用量以及余量未用量作出统计，向上报告。行政部对报告进行核对，检查各部门所报统计数据是否与仓库的各部门领用台账中的记录相一致。最后把报告分部门进行编辑保存。第五章对办公物品使用的监督与调查第十四条调查内容对公司各部门进行调查，调查内容包括1核对用品领用单据与用品清单。2核对用品申请书与实际使用情况。3核对用品领用清单与实际用品清单。第十五条行政经理职责1核对收支传票与用品实物清单。2核对支付传票与送货单据。第十六条本规定自下发之日起执行。复印纸管理规定1、目的为保证公司员工正常办公，合理使用办公资源，防止浪费，节约开支，特制定本管理规定。2、范围公司全体在职员工。3、权责各部门经理安排专人负责登记、监督。4、内容41各部门于每月1日从行政部领用复印纸一包。42复印时应先到各部门登记复印内容，按规格登记复印份数，紧急情况灵活处理，但应后补登记及领用复印纸数量手续。43所有需复印资料之人员必须熟练复印技术，倘若自己不懂复印技术必须向总台文员咨询清楚方可。44复印时原件、纸张必须放置妥当，保证复印质量，印件清晰。45若复印资料数量较多时，应先选择复印1件，确认质量合格，再输入余数，以免浪费纸张。46节约纸张，若内部使用则尽量使用再生纸张。（行政部可以领取再生纸）47严禁复印与公务无关的私人资料，违者罚款20元。48各部门每月月底统计使用复印纸的数量。办公用品管理规定一、目的为合理控制公司办公用品费用支出，加强管理，保证质量，节省开支，降低成本特制订本制度。二、适用范围本制度适用于对办公及日常消耗品、易耗品及设备耗材等的管理。三、制度内容（一）、办公用品的采购（1）、日常办公设备、文具等物品，于每月二十日由需求部门填写物品申购单经部门经理（或主持工作的副经理）审核签字，由公司行政管理部经理审批签字，行政管理部分管领导批准签字，行政管理部专人统一采购。（2）、大件办公用品（固定资产类如办公桌椅、办公家具、验钞机等）需由公司总经理审批，采购部统一采购。（5）、高值消耗类（如移动硬盘、U盘、办公电脑等）由信息部统一采购。（二）、办公用品的分类（1）、固定资产类办公用品办公电脑、传真机、复印机、打印机、扫描仪、投影仪等。（2）、高值非消耗类办公用品办公家具、办公桌椅、验钞机、电话机、打孔机、装订机、U盘、移动硬盘、白板、书报架、电风扇、电脑包等。（3）、高值消耗类办公用品墨盒、硒鼓、色带、碳粉等。（4）、低值消耗类办公用品签字笔（笔芯）、圆珠笔、铅笔、白板笔、文件夹（盒/袋）、板夹、档案盒（袋）、笔记本（大/中/小）、便签纸、方便贴、装订条、燕尾夹、订书钉、回形针、复印纸、打印纸、涂改液、尺子、橡皮、印台（油）、电池、一次性杯、垃圾袋等。（三）办公用品的发放、领用、保管（1）、公司的任何资产不得挪作私用，任何人不得用公款购买生活用品自用办公用品严禁私用或带回家。（2）、物品分为个人领用和部门领用两种。A、“个人领用”系个人领用的办公用品由专管人员依据有需要人员进行发放并做好登记，由领用人签字。B、“部门领用”系是指部门共同使用品。如管理消耗品（电池、印泥、计算器、文件夹等），（3）、第二次发放须以旧换新，调动或离职时需办理移交手续。（4）、新员工入职时，由新人入职部门直接领导提出文具领用申请，向行政管理部专管人员领用并由领用人签字。（5）对于高档耐用、但不常用的办公用品各部门应尽量协调相互共用，原则上不重复购置。（6）办公设备出现故障，应由行政管理部负责协调和联系退换、保修、维修事宜。如有遗失或损坏按公司相关管理规定处理。（7）各部门要控制和合理使用办公用品，杜绝浪费，能重复使用尽量重复使用。（如打印纸可正反面使用）。（四）办公用品费用分摊（1）、各部门申购的办公用品费用，计入各部门日常费用。（2）物品申购单审批人（部门经理或主持工作的副经理）为办公用品费用控制的责任人，应按标准严格控制费用，把好申购关。（五）相关表格物品申购单（见附件）四、本办法的实施本管理办法解释权归集团总经办所有，下发之日起开始执行。集团总经办2017年10月28日办公用品管理制度为规范公司办公用品的申购、入库、保管、发放、使用、报废、盘存、交接程序,使之管理有序，责任明确，节俭节约，避免浪费，特制订本制度。一、办公用品的分类。按使用的性质分为低值易耗品和高值保管品两类。其中低值易耗品主要指签字笔、圆珠笔、铅笔、刀片、胶水、胶带、气泡袋、大头笔、割刀、刀座、绑带、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、复印纸、打印纸、便签纸、橡皮擦、原子笔、笔芯、夹子、涂改液、白板笔、萤光笔、记事本、电风扇、线插板、剪刀、钉书机、计算器、电话机、装订机、档夹、裁纸刀、印泥等价值较低的日常用品；高值管理品为电脑、打印机、文件柜、空调、相机、投影仪、办公桌椅等价值较高的物品。二、办公用品的管理责任部门。公司办公用品的管理统一归口为公司人事行政部。人事行政部应当于每月月初的1号5号完成公司办公用品使用计划和上月办公费用报表上交公司总经理审核。办公费用报表分常规费用和非常规费用两大类，其中常规费用对应日常耗用的低值易耗品的费用，月初需由各部门负责人（业务组负责人）制定相应的月支出计划，当月的支出应当限定在月初的计划经费之内，如有超支的，需要列出超支的缘由。超支巨大的需做当面解释。非常规费用对应高值管理品一项，高值管理品不设月度计划，根据实际需要情况通过正常审批程序购置。人事行政部需于月初列出各部门的费用支出详细统计情况上交公司总经理。三、办公用品的申请。办公用品的采买或者领用申请需要填写办公用品申请单。公司办公用品的申请资格人为主管及以上管理人员。各级管理人员应当根据自己部门的办公需要，及时地提出采买申请。普通员工的办公用品需要应当向自己的主管提出，由主管统一进行申请。四、办公用品的审批。在填写办公用品申请单后，申请人应当将申请单交有审批权的部门负责人审查批准。审批人是办公管理费用控制的责任人，其签署的批准意见对办公费用控制构成相应领导责任。公司赋予部门经理及以上的管理人员以一定价值范围的办公用品请购的审批权（鉴于目前由公司总经理兼任业务部部门经理的状况，特下放审批权至业务主管一级）。根据不同的层级，划分出不同类别办公用品的审批权。业务主管和部门经理负责审批属于低值易耗品的办公用品的申请。公司副总经理负责审批公司各部门所需的属于高值管理品的办公用品的申请。对于所涉金额过大的（单品价值达到和超过5000元的），由副总经理负责向公司总经理申请审批。五、办公用品的采购。填写的办公用品申请单在得到批准后，应当交到公司人事行政部由人事行政部统一采买。人事行政部应当做好供应商的建档工作，编制出常用办公用品的价格表，把握好办公用品的价格行情，做好供应商的比较、甑选工作，尽最大可能控制好办公用品的采购成本。人事行政部将根据公司日常办公需要，对一些常用的办公用品进行批量购买，在办公室保持一定库存，以保证正常办公需要的及时满足，提高供给效率。六、办公用品的入库管理在供应商送来所购的办公用品后，应由人事行政部统一签收、保管和发放。人事行政部应当将编制出的常用办公用品的价格表交公司财务部保管，财务部在接相应付款单据时应当再次核对相应品种的单价和总金额及签收人的签字，确认无误的准予付款。七、办公用品的保管。备用的办公用品由人事行政部统一保管。公司为人事行政部划定相应的存放区域，实行封闭保存。由各部门申请的办公用品应当及时发放。发放出去的办公用品应当由人事行政部做好相应的领用记录，明确领用部门，领用人，领用日期。对于大件管理品实行保管责任制，实行使用人、领取人、保管责任人三合一的办法，对保管责任进行归属。人事行政部将根据不同时期的现实情况合理编订纳入保管责任制的大件管理品目录。现阶段的大件管理品范围暂定为电脑及其配件、电话机、电风扇、计算器。对因个人工作失误、非正常使用而对办公用品造成的重大异常损耗，将根据个人责任的程度，由责任人承担所造成相应损失部分的赔偿。（责任认定分3等，含完全责任、一般责任和轻微责任，分别对应80，50，20的损失赔偿比例。损失的计算按历史采购成本计算，根据人事行政部事先公布的该类办公用品的使用年限，在计提折旧后得出。如存在产品更新换代，市面购置价值降低的，也可以直接按重置成本计算，两种赔偿计算方式可以由赔偿人选择。）实行定期盘存制。盘存频率为一月/次，人事部将于每月的25号至31号内抽取时间进行大件管理品的盘存。盘存内容包括检查相应的办公用品的存在情况，问题情况，并让相应的保管人签字确定，以便及时地发现问题，处理问题。八、办公用品的领用。各部门凭办公用品申请单可以领用已采购回公司的办公用品。在领用时，领用人应当在人事行政部的办公用品发放表上签上领取人姓名和日期。领取人可以是办公用品申请单申请人，也可以是申请人指定的办公用品使用人。但涉及高值管理品的，必须是使用人前来领取并签字，以明确保管责任。在领用人签字领取办公用品时，人事行政部应当对领取人做好登记记录。九、办公用品的报废。公司对高值管理品的报废实行审批管理。各单位、部门如有高值管理品损坏，不能使用的，应当依据以下程序进行处理。1、对简单问题的可以自行维修处理。但对有保修服务品，且在保修期内的，不得擅自自行处理。2、可维修品出现问题的应当提交办公用品维修申请单至人事行政部统一进行处理。3、对维修不成的高值管理品实行报废处理。报废应当是在对可能维修的，在提交过维修申请，经过维修但无法修好的情况下，或者是对无条件维修的，经过了人事行政部的故障认定，方可由该管理品的保管人填写办公用品报废申请单，经人事行政部签字确认后报废事项方为成立。报废品原购买价值单件超过1000元的，须报请公司副总经理的批准；原购买价值单件超过5000元的，须报请公司总经理的批准。4、高值报废品在得到报废审批后应当由人事行政部进行回收处理，以求极可能的开源节流。5、高值管理品在完成报废程序后，应当从高值管理品登记表上核销，核销时应做红笔登记，并附上办公用品报废申请单。十、辞职清退情况处理。对于有提出辞职的员工，在办理辞职手续时，必须在办理完办公用品清退手续后方可办理工资的领取事项。十一、本制度的实施本管理制度于2017年8月1日起实施。办公用品申购、发放、领用管理办法一、总则为加强公司办公用品申购、领用、发放管理，本着“节约成本，提高效率，规范流程，明确责任”的原则，倡导“健康优质、绿色环保、勤俭节约”的现代办公方式，特制定本办法。二、适用范围公司各中心、部门及全体员工。三、办公用品分类1、固定资产类办公用品办公电脑（笔记本）、传真机、复印机、打印机、碎纸机、扫描仪、投影仪等。2、高值非消耗类办公用品办公家具、验钞机、电话机、打孔机、装订机、U盘、移动硬盘、衣架、白板、书报架、电风扇、电脑包等。3、高值消耗类办公用品墨盒、硒鼓、色带、碳粉、网线、电话线等。4、低值消耗类办公用品笔类签字笔（芯）、圆珠笔（芯）、铅笔、白板笔、记号笔、荧光笔、激光笔等；册类文件夹（盒/筐）、拉杆夹、按扣夹、单夹、板夹、拉边袋、档案盒（袋）、名片夹（盒/册）、支票夹等；纸本类笔记本、彩条纸、N次贴、便签纸等；刀器类计算器、订书器、推钉器、起钉器、剪刀、裁纸刀、转笔刀、刀片等；夹钉类装订条（圈）、推钉夹、燕尾夹、订书钉、别针、曲别针、大头针等；耗材类打印/复印纸、传真纸、复写纸、鼠标、键盘等；其他类刻录盘、胶水（棒）、胶带、双面胶、涂改液（带）、笔筒、尺子、橡皮、印台（油）、电池、塑封皮、公司印刷品、纸杯、茶叶、咖啡、瓶装矿泉水等；四、办公用品的申购、发放、领用1、办公用品申请需填写办公用品申购单，办公用品的申请人为各中心秘书。2、各中心秘书须于每月20日前，根据各中心的办公用品需求填写办公用品申购单，且注明申请领用人姓名及领用项目明细（高值非消耗类办公用品单位价值超过100元，需填写呈批单），交由所属中心领导及主管副总审批后，呈送总经理审批，并将办公用品申购单提交行政部统一采购。3、未在本办法规定日期内提出购买申请的中心，则视为当月无购买需求。4、行政部于申请当月月底采购完毕，统一发放至各中心秘书处，由各中心秘书发放至具体使用人，原则上行政部不对个人发放。5、行政部将根据日常办公需要，对常用办公用品进行批量购买，在保证正常办公需求的前提下，保持定量库存。临时急需用品，可根据情况进行采购。6、各中心常用消耗类办公用品月用量标准根据各中心、部门三个月加权平均数为依据。此标准为暂定数，可依据每月平均用量进行合理调整。各中心秘书表领用人申请中心领导审批主管副总审批总经理审批行政部采购7、对于高档耐用、但不常用的办公用品，各中心间应尽量协调相互借用，原则上不重复购置。办公设备出现故障，由行政部负责协调和联系退换、保修、维修、配件事宜。造成设备损坏的，按公司相关管理规定处理。8、各中心要控制和合理使用办公用品，杜绝浪费现象。部分办公用品签字笔（芯）、圆珠笔（芯）、线圈本（换芯）、记号笔、瓶装胶水（可灌装）、涂改液、计算器、鼠标、键盘、打印纸（正反面使用）等，鼓励大家以旧换新，低碳、经济使用。9、离职员工在办理离职或交接手续时，应将所领用的办公用品消耗类办公用品除外如数归还。有缺失的应照价赔偿，否则不予办理相关手续。10、自本制度执行之日起，打印纸将采取“各领各用”原则，行政部将不在原公用办公设备处提供打印纸，请各中心秘书每月根据使用量提前申请，以满足日常工作需求。五、办公用品费用分摊1、各中心申购的办公用品费用，计入其日常费用中。行政部于每月30日前，对领用的办公用品费用进行核帐，经各中心领导审核签字确认后，上报财务中心入账。2、办公用品申购单审批人（各中心领导）为办公用品费用控制的责任人，应按标准严格控制费用，把好申购关。3、原15、16层办公区公用办公设备，根据办公区域、使用情况划归到各中心，所产生的办公耗材费用，按比例分摊到各中心（详见附件办公设备耗材、维修管理）。六、相关表格办公用品申购单（见附件）。七、本办法的实施本管理办法自下发之日起执行。本管理办法分支机构参照执行。附件一公用办公设备耗材、维修管理及费用分摊1、15、16层公用办公设备概况打印机3台、彩色打印机1台、传真机2台、复印机1台、碎纸机1台、扫描仪1台。2、原15、16层办公区公用打印机，根据办公区、使用情况划分到各中心，所产生的办公耗材及设备维修费用，按比例分摊到各中心，具体如下A座16层公共区HP2015打印机由技术中心、业务中心、市场中心共同使用，费用分摊比例为343；A座15层公共区HP1008黑白打印机由信息服务事业部、行政部共同使用，费用分摊比例为73；彩色打印机由市场中心保管，同时联合信息服务事业部、行政部共同使用，费用分摊比例为631；A座15层公共区HP2100黑白打印机由信息资源中心单独使用，费用由其承担；A座16层财务室HP1008黑白打印机、针式打印机由财务中心单独使用，费用由其承担；复印机、碎纸机、扫描仪等维修、耗材费用由行政部承担。3、打印机、复印机硒鼓，碳粉、针式打印机色带，传真机墨盒等，由行政部根据各中心需求统一进行更换、维修，费用按规定的分摊比例，分摊到各中心，并报财务审核入账。办公用品管理制度一、总则（一）为加强办公用品管理，规范办公用品领用程序，提高利用效率，降低办公经费，特制定本制度。（二）规定中的办公用品分为固定资产和一般办公用品。1、固定资产主要指桌椅、公文柜、电脑、电话机、打印机、复印机等。固定资产需要遵守固定资产管理制度。