大型物流公司行政管理制度

大型物流公司行政管理制度大型物流公司行政管理制度汇编目录文件收发管理办法1行文管理办法5印信使用管理办法10档案管理制度12证照管理制度21会议管理制度26办公用品管理制度36车辆管理制度41考勤管理制度52出差管理制度61通讯费管理制度69请示报告管理制度73文件名称文件收发管理办法部门发布日期文件编号版本号0次1编制审核批准共4页1目的规范文件处理程序,避免文件管理混乱,加速公文运转,从而提高管理职能和办事效率,特制定本办法。2范围21收进文件,指由外公司发来的文件。22外发文件,指由公司发出的文件。23内部文件,指由公司内部传递的文件。收发文件的管理一般应包括登记、分办、拟办、批办、承办、催办、撰办、审核、签发、盖印、转发、立卷、归档等。3收文处理程序31收文1收文由办公室行政秘书负责,对文件进行检查验收。2应严格遵守拆封权限,所有公司收文均由办公室负责人或行政秘书开拆,其他人不得开拆。凡个人信件均交个人处理。3收文收到后应立即进行登记,按收文登记簿上要求准确登记。4应保持原信封的完好,以备处理时需要。5工作文件收到第一时间及时通知收件人,按其意见处理6按文件密封等级要求,做好保密工作。32拟办办公室负责人在阅读文件后,根据文件性质、内容和有关要求,根据公司领导的分工,对文件提出初步处理意见,并将其填写在文件阅办单中。33批办办公室行政秘书应根据文件阅办单的意见,及时报请公司领导批示办理,由公司领导在文件阅办单中明确批示文件处理公司、处理办法、处理时间等要求。34承办办公室行政秘书应根据公司领导批办的要求,应及时不拖拉、不推诿、不马虎地将文件交相关部门或人员进行承办。35传阅对非承办的传阅文件,办公室行政秘书应根据文件的轻重缓急组织进行。防止文件积压或遗失。36催办对承办文件,办公室负责人应适时询问、检查和督促。避免承办拖沓、文件积压。37办复对承办文件办理完毕后,承办部门或人员应将办理结果及时报告有关领导,以使负责批办的领导对其处理结果做到心中有数。38借阅1未归档文件,视文件性质,经本部、室负责人批准后,办理借阅或借用手续。并应填写借阅文件登记表,借阅后应及时归还。2已归档的文件,经本部、室负责任批准后,在档案室办理借阅手续对有关文件或文件的部分需复印的经批准后,由档案管理人员复印,并办理有关手续。4发文处理程序41文件的起草与修改由拟稿人按要求起草文件,必要时按要求进行修改。文件起草完毕后,应签注姓名、年、月、日。42文件的会审会签涉及两个以上部门职责范围的文件起草修改完稿后,应交有关部门负责人分别对文件内容进行会审,会审人应在稿件上签注姓名、年、月、日。43文件的审批签发文件进行会审、会签后,应及时递交给公司领导审批签发。44文件的打印、发行文件经拟制会审、审批签发后,由行政秘书打印,拟搞人校对无误,办公室加盖公章后按要求发送。5文件的归档51分类1上级机关来文、外公司发来的文件。2公司发出的文件。3公司经营、管理活动中反映主要工作职能活动和基本情况,今后需要参考或执行的文件。4公司内部文件。5各部、室及分公司等直属部门报送的重要文件。6兄弟公司业务往来等有关文件。52归档1来文应根据轻重缓急抓紧时间处理,原则上应在收到文件后两星期内办结。若要长期留部、室使用的,经有关负责人批准后,本部、室留复印件,原件应在一星期内退办公室归档。2发文打印校对完毕后,应将原版文件进行归档登记。3文件办理结束后,应及时退办公室归档。4每年的第一季度内,办理前一年度的文件归档,按保管期限及归档要求整理归档。5文件在交相关部、室阅办时,应办理签收手续,退回文件时应当场注销,以明确责任者。发现遗失,应视来文性质报公司领导处理。6归档的文件应按保管期限和一定程序手续进行清理销毁。文件名称行文管理办法部门发布日期文件编号版本号0次1编制审核批准共5页第一章总则第一条为提高公司文书质量及效率,行文规范严肃,制订本办法。第二条本办法所称行文管理,指公司与外界含控股公司来往的文书及公司职能部门间来往文书包含签呈的规范管理。第三条行文力求措词严谨、简明扼要。第四条充分发挥公司局域网功能,普通文件推行无纸化。第五条文件所有权为公司所有,文件内容为公司机密,所涉部门严格执行保密纪律。第二章类别第六条行文类别指业务工作上往来的公文、会议纪要、信息简报、规章制度、大事记等。一公文主要指公司在经营过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,用于对外机关、团体、公司行文,公司内部各部门间业务接洽,向公司员工或特定对象发布奖惩、任命、调动等文件公司的公文种类包括1决定适用于对公司重要事项作出的决策和安排、奖惩有关公司、人员变更以及撤销下级公司不适当的决定事项。2决议适用于经会议讨论通过,并要求贯彻执行的重要决策事项。3通知适用于转批下级公司的公文,转发上级公司和不相隶属公司的公文,传达要求下级公司办理和需要有关公司周知或执行的事项。4报告适用于向上级公司汇报工作、反映情况、答复上级公司询问。5请示适用于向上级公司请示指示、批准。6批复适用于答复下级公司的请示事项。7函适用于不相隶属公司之间商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。二会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项三信息简报适用于公司对内、外的工作交流,反映公司各项工作进展情况、开展的各项活动四规章制度公司和所属职能部门等所制定的、必须遵照执行的规章制度五大事记适用于记载公司有关重要事项。第三章书面格式第七条公文的书面格式依次划分为眉首、主体、版记三部分。第八条眉首置于公文首页公司名称之下、间隔横线以上,包括秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人。第九条主体置于间隔线以下,包括标题、主送公司、正文、附件、成文时间、印章、附注。第十条版记包括主题词、抄送、抄报部门、打印日期、印刷份数等,位于主体之后、公文的最后一页亦称封底,并保证版记的最后一行文字置于页面的最下一行。第十一条秘密等级指文件机密程度,分为绝密、机密、秘密。第十二条紧急程度是对公文送达和办理的时间要求。紧急程度分为特急、急件。第十三条主送公司向上级公司请示只写一个主送公司,受双重领导的要同时抄送另一上级公司向下级公司行文,如果发送公司在3个以内,可将发送公司名称全部写上,发送公司多,可采用“各有关部门和公司”等概括。第十四条正文是公文的主体部分。正文中的人名、地名、数字、引文应当准确用词、用字要准确、规范,文内如果要使用非规范化简称,必须在首次使用全称的同时注明简称用数字表示多层次结构序数,应层次清晰。第十五条附件是正文的附属部分,是补充公文正文内容的其他公文或材料包括图表。第十六条成文时间以负责人签发的时间为准,联合行文以最后签发机关负责人的签发时间为准。第十七条印章正文末尾落款加盖发文部门印章。第十八条附注公文的发放范围、使用时需注意事项等情况的说明。第十九条主题词反映公文主要内容的规范化名词或名词性词组。主题词先标反映公文内容的词,后标反映公文文种的词。第二十条抄送、抄报公司应根据公文内容、发文目的和隶属关系严格控制,其排列顺序一般为上级公司单排一行,其他公司合排一行。第二十一条行文中涉及的字体、字号、位置、间隔等具体内容,按附后的样式为准。第四章密级第二十二条全部文书归公司所有并存档,任何个人不得私自占有。第二十三条公文保密等级分为绝密、机密、秘密。绝密、机密文件打印需用专用电脑。各类文件严格按照标注的发送范围发放。文件保密级数,由发文部门的主管副总经理根据文件内容确定。第五章文号第二十四条行文编号由总经理办公室统一管理,由总经理办公室发放、登记、备案。第二十五条以公司名义行文,由办公室统一编号,例XX发20111号第二十六条以职能部门名义行文,由部门编号,办公室登记备案,例办公室XX办20111号财务部XX财20111号第六章发文第二十七条行文印信及审批一董事会职权范围内的、以公司名义的对外行文,由董事长审批用印。二总经理职权范围内的、以公司名义的对外行文,由总经理审批用印。以职能部门名义对外不含控股公司行文,由分管副总经理审批。三以职能部门名义对内含控股公司行文,由主管副总经理审批。第二十八条例行的会议纪要、内部信息等发文依签发程序办理。第二十九条发文部门及时发放,建立登记、签收、回执等手续,定期催办。第七章存档借阅第三十条发文公司应定期送档案室存档,有领导批示的,应随附领导批示原件。经办部门视实际需要留存复印本。第三十一条文件移交、清理、整理、分类、编号、借阅、归档由档案室制订。第三十二条各职能部门经办人员因业务需要调阅档案时,遵守公司档案管理办法。第三十三条调阅档案权限为借阅人经办业务,非借阅人经办业务,需档案主管部门负责人同意。文件名称印信使用管理办法部门发布日期文件编号版本号0次1编制审核批准共2页第一章总则第一条印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具,本办法中的印章包括不限于印鉴、职章、部门章、职衔签字章等。印章的管理,关系到公司正常的经营管理活动的开展,甚至影响到公司的生存和发展,为防止不必要事件的发生,维护公司的利益,制定本办法。第二条公司总经理授权办公室全面负责公司的印章管理工作。第二章印章的领取和保管第三条公司各类印章由各级和各岗位专人依职权领取并保管。第四条印章必须由各保管人妥善保管,不得转借他人。第五条公司建立印章管理卡,专人领取和归还印章情况在卡上予以记录。第六条印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分,如员工持有公司印章地,须办理归还印章手续后方可办理离职手续。第三章印章的使用第七条公司各级人员需使用印章须按要求填写印章使用单,将其与所需印的文件一并逐级上报,经公司有关人员审核。第八条经有关人员审核,并最终由具有该印章使用决定权的人员批准后方可交印章保管人盖章。第九条印章保管人应对文件内容和印章使用单上载明的签署情况予以核对,经核对无误的方可盖章。第十条在逐级审核过程中被否决的,该文件予以退回。第十一条公司总经理对公司所有的印章的使用拥有绝对的决定权。第十二条涉及法律等重要事项需使用印章的,须依有关规定经法律顾问审核签字。第十三条财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章无须经上述程序。第十四条用印后该印章使用单作为用印凭据由印章保管人留存,定期整理后交办公室归档。第十五条印章原则上不许带出公司,确因工作需要将印章带出使用的,应事先填写印章使用单,裁明事项,经公司总经理批准后由两人以上共同携带使用。第十六条公章的使用决定权归公司总经理,其他各印章的使用决定权由公司总经理根据实际工作需要进行授权。第四章责任第十七条印章保管人必须妥善保管印章,如有遗失,必须及时向公司办公室报告。第十八条任何人员必须严格依照本办法规定程序使用印章,未经本办法规定的程序,不得擅自使用。第十九条违反本办法的规定,给公司造成损失的,由公司对违纪者予以行政处分,造成严重损失或情节严重的,移送有关机关处理。文件名称档案管理制度部门发布日期文件编号版本号0次1编制审核批准共9页目的第一条为规范公司档案业务工作,进一步提高档案标准化、流程化的管理水平,开发档案信息化,更好地为公司提高经济效益服务,根据国家及省、市档案管理规范、细则,结合公司具体情况,特制定本制度。适用范围第二条本制度适用于公司各项档案的管理工作。术语第三条文书档案是指反映公司行政管理等工作的档案。第四条技术档案是指反映技术研究、生产、基本建设等工作的档案。第五条音像档案是指记录声音或影像的档案,包括照片、影像、录音带、录像带等。第六条电子文件档案是指以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件档案。第七条案卷是指由互有联系的若干文件组成的档案保管公司。第八条立卷是指将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。第九条归档是指办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理、递交综合档案室保存的过程。职责第十条分管领导对公司的档案、资料的管理工作进行监督和检查对口分管领导审批专业对口部门员工和外公司人员的复印档案申请。第十一条办公室负责公司档案的收集、编号、整理、鉴定、保管、统计、修改、借阅、开发利用、销毁等工作。对各部门及直属公司文件材料的形成、积累、整理情况进行监督和指导。第十二条各部门负责本部门文件材料的形成、积累和保管工作,并按照本细则的要求及时移交办公室综合档案室存档。管理内容第十三条档案室基本任务负责档案的接收、收集、整理、保管和提供利用工作,科学管理档案,便于查找和利用。负责做好档案库房的防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防光、防尘、防高温、防有害气体工作,确保档案的安全。负责做好保密工作,严防失、泄密现象发生。接收、移出和销毁档案要严格履行审批手续,认真造册登记。档案人员要保持相对稳定,确因工作需要调整的,应在离职之前办理交接手续。负责档案的统计、上报工作。第十四条生产技术档案管理档案管理人员对承办部门或公司交来的档案、图纸、资料应进行分类、编目、登记、统计和必要的加工整理。公司在安全生产技术、基本建设、安全管理、设备等技术管理中形成的文件资料应加以整理归档。为便于档案的管理和利用,生产技术档案分以下四类生产技术类安全管理类基本建设类设备类。第十五条文书档案管理档案管理人员按照文件材料归档范围、要求及移交手续,及时做好接收工作。公司在生产活动中产生的具有保存价值的各种录音、录像、照片、底片、磁盘、光盘等应及时归档。按照案卷质量要求整理立卷。按规定进行编目、排架。积极做好利用工作,编制检索工具,如案卷目录、声像档案目录、专题目录、文号索引、全宗介绍等。第十六条底图管理底图是我公司在生产等活动中形成的重要档案,底图要集中统一归档案室保管。归档的底图要建立台帐,按照底图的保管要求形式存放在底图柜内,妥善保管不得丢失。查阅、复制图纸时,必须注明查阅理由、用途以及复制的份数,复制底图时需经主管副总批准。底图原则上不准修改,确因工作需要修改的,要经公司领导批准,并要注明修改者姓名、修改日期、修改内容。第十七条图纸修改补充管理图纸修改必须经主管领导、总工办经理、设计者审批,由设计部门指定专业人员凭修改通知单进行修改,其他人不得擅自更改。需要定期更改的图纸,应由有关部门每隔一段时间将原底图复查一次,若有变动及时更改。图纸更改完毕后,要将更改通知单与修改好的蓝图、底图同时归档。底图修改一般采用杠改、刮改和更换新图三种方法,更改时必须用绘图墨水或碳素墨水。修改较少时,可直接在图面上“杠改”、“刮改”,修改人应在修改处注明“修改标记”,并签署本人姓名和修改时间。修改内容影响原图使用时,应另出新图代替,原来图纸作废,新图列入原图纸目录,并且注明所代替的原图图号,作废的图纸应注明新图的编号,根据需要另行保管。档案管理人员应认真检查更改后归档的图纸,如发现未按规定更改的或更改模糊不清的,或只更改蓝图未更改底图者,要责成有关人员限期更改。第十八条立卷归档归档范围凡是记述和反映公司生产经营活动的具有保存价值的文件材料包括人事、行政、财务、工程建设等工作中形成的文件材料,均属归档范围。归档时间文书档案一般应于次年6月底前立卷归档完毕。会计档案由财务部门负责整理立卷,暂在本部门保管一年,期满后向档案室移交。生产技术档案应于一项工程或其它技术项目工程完工后1个月内或告一段落后,向档案室移交,购进和引进设备的图纸、说明书等文件材料应及时交档案室统一管理。声像档案应于一次会议、一项活动结束后半月内归档。归档要求凡属归档范围内的各种文件材料,必须由档案室集中统一管理,任何部门和个人不得据为己有。所有工程及设备招标工作中任何人不能将与招标有关的文件私自带走,主办部门必须将所有与招标有关的需存档的资料收集后交档案室存档,档案室按照主办部门所列清单进行登记和办理资料移交手续。归档的文件材料必须收集齐全、完整,并加以系统整理,组成保管公司,符合案卷质量标准,便于保管和利用。各类文件材料一般归档一式一份,公司发文及重要会议材料要归档三至四套。永久、长期案卷内文件材料,凡有圆珠笔、铅笔、彩色墨水或复写、复印等不耐久字迹的必须进行复制,复制件同原件一并立卷、归档。凡是向档案室移交的文件材料,应编制依据目录一式两份,移交时双方应在移交目录上签字,各存一份。第十九条档案保密管理认真执行公司关于档案保密的有关规定。不在家属亲友和无关人员面前讨论公司机密。不准在私人交往和通信中泄露档案内容,携带秘密档案、资料外出工作时,不得违反保密规定,不准在公共场所谈论档案内容和保管情况。严格执行机密档案的借阅审批手续和借阅手续,在指定地点阅览,不得随意抄录。档案在立卷归档、整理保管、鉴定销毁、提供利用等各个环节上都应注意保密。档案的提供利用、复制、摘抄,应根据秘密等级经相应领导批准,办理有关手续。档案管理人员应定期检查档案情况,发现泄密或可能泄密时应当立即采取补救措施并及时报告公司主管领导。第二十条档案库房管理档案库房是公司机要部门,一切人员未经许可,不得擅自进入库房。库房内应保持清洁、整齐,严禁吸烟和存放其他物品。档案库房应备有“九防”设备和措施,出入库房的档案,要仔细清点登记。第二十一条档案鉴定销毁档案鉴定应成立工作小组,由档案管理专员组织专业人员和有关部门的人员对档案进行鉴定。对到期的档案,要分析其内容、来源、时间、完整程度,做到逐件、逐张的审查,便于统一认识、统一标准,保证质量、提高效益,防止错误销毁档案。要销毁的档案应办理手续,写出鉴定销毁报告,登记销毁清册,一式两份经鉴定小组鉴定并经总经理签字同意后方能销毁。在销毁档案时要指定两人负责监销,防止档案遗失和泄密,监销人员要在销毁清册上签字。第二十二条档案利用档案室应设立档案阅览室,配置必要的阅档设备,为开展档案利用工作提供必要的条件。利用范围公司保管档案均为现行档案,主要供公司和上级公司使用,不属于开放范围,一般不对外提供利用。机密档案只限于公司高管、董事会成员及相关部门借阅,而且必须经过总经理或主管副总批准,方能在档案室查阅,不准带出档案室。利用方式在档案室利用。借到各部门办公室利用。利用手续凡利用档案者都应规定填写档案借阅登记簿,利用档案解决重大问题或取得较大经济效益、社会效益的事例,应及时向档案部门反馈,填写档案利用效果登记表,交档案部门存查。利用本部门档案和其他部门非机密档案者,档案管理人员可直接提供利用。档案一般不提供给外公司利用,外公司确需利用档案者,必须持公司介绍信,注明利用者的身份、查档内容和利用目的,经接待部门经理、主管副总批准方可利用。以下情况应立即将档案归还档案室因事外出,请假超过7天者。档案室因工作需要需收回者。因工作调动、退离职者等。利用档案要求各种档案的利用,必须严格执行保密制度。利用者应爱护档案资料,保证所用资料的完好无损,不得随意折叠和圈划,严禁拆卷、涂改、勾画、加注,增删和抽页,不得转借他人。利用者可根据工作需要摘抄或复制档案内容。需摘抄或复制一般档案时,需经档案管理人员同意摘抄和复制重要机密档案必须按公司有关领导批准的范围,并经档案管理人员审查同意,方可进行,不得抄录或与查档目无关的档案内容。档案借出时间一般不超过1个月,如遇特殊情况,需经主管领导批准方可延长借阅时间,归还时经清点无误,档案管理人员方可签收。凡借出档案发生遗失或损坏时,利用者应立即报告档案管理专员或档案管理员,采取弥补措施,对所产生的后果利用者负全部责任,并按公司有关规定处理。外公司利用档案,一般不得借出或复制档案,且只能在档案室查阅档案。第二十三条档案整理档案整理工作的原则是保持文件之间的历史联系,便于保管和利用。档案整理工作的主要内容区分全宗、全宗内档案的分类、立卷、案卷的排列、案卷目录的编制以及全宗排列等。档案整理工作的工作程序确定分类方案编写立卷类目平时归卷立卷案卷排列给定档号编制案卷目录等。第二十四条技术资料管理为保证技术资料信息的共享,公司所有技术资料由档案室统一保存和管理。技术资料订阅每季度由档案室通知各部门订阅技术资料有关事项。各部门将欲订阅的技术资料目录、费用、份数等计划汇总至档案室,由档案室管理人员编制采购计划,报经公司领导批准后,方可订阅、采购。特殊情况由各部门专业人员采购的图书均应在档案室办理相关手续,再行出借各部门在业务交往过程中收到的赠阅资料、信息、论文、图书,除特殊专用留用外,均应送交档案室留存。凡借阅资料均须填写资料借阅登记簿。员工借阅的资料应在归还期内及时归还档案室,不得损失和遗失,否则应进行赔偿。员工离开公司时,应交还借阅的图书资料,个人积累的与公司有关的工作资料不得带走,均应由所属部门和档案室接收、整理、归档。文件名称证照管理制度部门发布日期文件编号版本号0次1编制审核批准共5页第一章总则第一条为加强证照管理,规范使用程序,依据国家有关规定,结合公司实际,特制定本办法。第二条证照管理遵循“统一建档、规范使用、分级保管、专人负责”的原则。本办法适用于公司及下属企业。第二章职责与范围第三条管理职责一相关证照按照权属原则由权属公司管理。公司办公室是全公司证照的管理部门和责任部门,负责对全公司的证照管理工作进行管理。二办公室负责人为证照管理第一责任人,分管证照工作的专管员是管理直接责任人。第四条根据公司经营管理实际,证照分为以下四大类一一类证权证类由政府职能部门核准或颁发的权属证明,包括国土使用权证、房屋产权证、他项权证及有价证券等。二二类证资质类企业资质类证明等,包括资质等级证书、各行业生产经营许可相关证件等。三三类证经营类由金融部门公司颁发的各类有效证件如贷款卡等、机动车辆准行许证、购置税完税证明、企业工商营业执照、组织机构代码证、法人证、法人代表身份证、税务登记证等。四其他类企业所获的各类荣誉证、牌、匾由社会团体颁发的相关证照如会员证、理事证等。第三章证照办理第五条工作职责办公室负责人为公司证照办理的第一责任人。第六条审批及办理流程一一类证的办理本公司部门经办人员提出申请公司部门分管领导审核公司部门主要负责人审批经办人员按照政府有关部门要求办理。他项权证的办理按照融资贷款抵押审批程序执行,由财务管理部门办理人员办理。二二类证的办理办公室负责人提出申请公司部门分管领导审核主要负责人审批指定经办人员按照政府有关部门要求办理。三三类证的办理经办人员提出申请公司部门分管领导按照审批权限审批经办人员按照政府有关部门要求办理。其中贷款卡的办理财务部门经办人员提出部门公司主要负责人审核公司分管财务的副总裁审批公司贷款卡由分管财务副总裁审核,由总经理授权委托人审批由经办人办理。企业营业执照、法人代表证、组织机构代码证的办理提出申请公司分管领导审核办公室负责人指定专人负责办理。税务登记证的办理公司财务部门提出公司主要负责人审核财务负责人审批公司财务部门负责办理。第四章证照管理第七条管理职责一一类证权证类由公司财务部负责管理二二类证资质类由办公室专管员负责管理三三类证经营类1、由金融部门公司颁发的各类有效证件如贷款卡等由公司财务部管理2、机动车辆准行许证由办公室管理3、购置税完税证明由财务部管理4、企业工商营业执照、组织机构代码证、法人证、法人代表身份证由公司办公室管理5、税务登记证由公司财务部管理。四其他类由公司办公室负责管理。第八条管理流程证照办理完毕,经办人员及时履行正式交接手续,交由证照使用公司的专管员管理证照的移交由公司负责人监交证照交接完成后,证照专管员及时建档登记证照复印件报证照专管员备案。第九条管理要求一专管员建档登记项目包括证照名称、颁发部门、数量、登记日期、启用时间、有效期限、年审年检情况等。建立证照目录表,并进行动态信息管理。二公司应设证照专管员。证照专管员原则上不得随意调整、调动或离职,确因工作需要调整、调动或离职的,应报分管副总并征得同意后,方可办理交接手续。交接时公司由办公室负责人负责监交。第五章证照使用第十条证照使用及审批流程使用人填写申请表附表二办公室负责人审核公司主要负责人审批申请提出人履行借出手续。其中一牵涉到担保、抵押时,由使用人提出申请,使用人公司和管理公司主要负责人审核,报公司分管财务副总和总经理审批。审批程序完结后,再由申请提出人履行借出手续。二使用贷款卡时,按照资金贷款审批程序一并审核、审批。三使用企业法人代表身份证,须经本人或授权委托人批准。四使用税务登记证,应先填写使用申请单,公司财务部门负责人审核,公司主要负责人审批后方可借出。第十一条工作要求一借用证照一般使用副本,若需借用正本,应在审批表中特别注明。二使用证照复印件时,证照专管员须加盖附有“与原件一致”、“使用用途”和“有效期限”等内容的蓝色印章。三证照原件使用完毕后,须及时归档并办理登记手续。第六章年检年审第十二条证照年检年审由本公司办公室负责按照国家有关部门时间及相关要求办理。工商营业执照、组织机构代码证、资质等级证的年检审,由财务部负责协办税务证、贷款卡等由各级财务部门负责人负责办理其它证照由办公室负责办理。第七章变更和注销第十三条工作流程公司专业部门提出,填写申请表附表一公司分管领导和第一负责人审核报上一级领导审批后办理相关证照的注销手续注销完毕需要报公司总裁办备案。第十四条注销证照须按照政府职能部门的相关规定与要求办理。文件名称会议管理制度部门发布日期文件编号版本号0次1编制审核批准共10页第一章总则第一条为规范会议程序,提高公司总体决策管理能力和办事效率,更好地协调工作,研究落实重大事项的对策措施和寻求解决有关问题的方法,预防和纠正工作中存在的问题,顺利完成公司预算考核目标,并保证公司各项管理工作规范、高效、有序,特制定本制度。第二条公司对各级管理者贯彻充分授权管理的指导思想,采用谁主管谁决策、谁主管谁管理的管理思路。第三条与会人员应对会议的各自的表决意见及有关保密内容严格保密,并严格遵守执行会议的各项决定。第四条会议按类别、内容不同由相关部门组织,并做好会议管理。第五条本制度适用于公司所属部门。第二章会议类别第六条本制度所指的会议包括公司总经理办公会议、中层干部会议、经济分析会、经营分析会议、专题会议、部门日常管理例会和接待会议等。第七条专题会议指公司生产管理、经营管理、安全管理、工程管理、合同评审等会议。第二章会议的组织管理第一节总经理办公会第八条总经理办公会是对公司发展和管理中的重大事项的研究与决策。内容包括但不限于组织实施公司董事会的决议、分解落实公司年度计划、讨论确定公司发展战略目标和投融资计划对公司生产经营中的重大事项进行分析、研究、决策讨论公司重要人事任免、机构设置以及制度审议等。第九条总经理办公会议原则上每半月召开一次。特殊情况可临时召开。第十条总经理办公会议由公司总经理主持,公司副总经理、董事长助理等成员参加,参加会议的人员应积极发言、明确表态。总经理办公会研究讨论专题问题时,如有必要可通知相关部门负责人列席。第十一条总经理办公会由公司办公室通知、记录和整理纪要。第二节中层干部会议第十二条中层干部会议是公司围绕战略发展、重大决策和重大事项等工作而适时召开的会议。月度、季度、年度经济分析会议是其中一项重要会议。会议传达、落实公司管理理念、思想、重大决策、决定。通报公司生产经营、管理和发展情况,总结工作情况,表扬先进、批评落后,统一思想、明确责任。激发中层干部的工作积极性,提高凝聚力、战斗力和工作效率。第十三条召开中层干部会议由公司总经理批准,参加人员原则上为公司各部门副职及以上人员。第十四条公司中层干部会议的组织单位由公司办公室通知、记录和整理纪要。第三节经济分析会第十五条经济分析会是公司对月季度生产经营完成情况进行总结分析、查找问题、制定措施并解决问题的会议。会议听取各部门有关上月工作汇报和总结,由会议主持人对此作出明确的评价,针对存在的问题分析原因,指出计划完成较差或执行不力的责任部门或人员,提出解决办法,分析、研究和落实改进方案,明确提出并责成相关部门按照会议要求保质保量完成规定的任务。第十六条经济分析会原则上每月的第一个周二召开,特殊情况可临时召开。第十七条召开经济分析会议由公司总经理批准,分管经营的副总经理主持,参加人员原则上为公司各部门副职及以上人员。第十八条公司经济分析会议的组织单位由公司办公室通知、记录和整理纪要。第四节生产经营分析会议第十九条生产经营分析会是公司逐项检查本期制定的各项计划完成情况和制度执行情况分析生产各项指标、技术改造、市场动态、产品价格、客户管理情况以及存在问题,通过分析比较,找出差距,落实整改,不断提升公司管理水平和经济效益研究解决公司生产经营过程中存在的问题,协调各部门之间的工作关系对总经理办公会、经营分析会各项决议进行贯彻落实的会议。第二十条生产经营分析会议原则上每半个月召开一次。第二十一条生产经营分析会议由公司分管经营的副总经理主持,公司经营等相关部门全体人员参加。第二十二条生产经营分析会议由公司经营部门通知、记录和整理纪要。第六节专题会议第二十三条公司专题会议是分析、研究近期成本管理、经营管理、预算管理、合同评审等方面存在的突出问题,提出解决办法,明确并责成相关部门按照会议要求保质保量完成规定的任务的会议。第二十四条公司有关生产、安全、经营、安全、设备、预算等方面的专题会议每月至少召开一次。第二十五条专题会议由公司总经理批准,分管的副总经理董助主持,公司各车间及职能部门的相关负责人参加。第二十六条专题会议由所属分管部门组织并承办通知、记录和整理纪要,办公室协调安排会议室。第二十七条专题会议结束后1个工作日内,由承办部门将此方面的专题会议纪要经会议主持人审核签发后执行,同时报送上级组织备案。第七节部门日常管理例会第二十八条公司所有部门必须有效地召开部门日常管理例会,并保证做到会议的质量达到公司规定的目的。公司办公室负责对各车间、部门的会议质量、会议时间、会议效果等进行过程抽查或评估。第二十九条部门日常管理例会至少涵盖如下内容传达贯彻公司会议、文件及领导指示精神了解本部门及下属本期工作完成情况,总结存在的问题,提出相应的处理意见制订下期工作计划,纠正不正确的工作方法和工作行为利用科学的分析方法进行研究分析部门开展各项工作过程中存在的问题,确定改进办法,制订有效的预防措施分析部门员工提出的工作问题并讨论研究相关解决办法和改进措施以恰当的形式开展批评和自我批评,融洽成员之间的关系,营造团结进取的氛围安排专题培训等。第三十条部门日常管理例会原则上每周召开一次,由部门负责人主持,必要时邀请分管领导参加。第三十一条公司所有部门必须保存完整的部门日常管理例会原始签到记录和会议记录,保存期为1年。第八节对外接待会议第三十二条对外接待会议主要包括政府机关和上级领导来公司检查、指导工作的汇报会议。第三十三条对外接待会议视来宾级别和来访目的由公司总经理或相关的分管副总经理董助接待,相关部门负责人参加属于业务对接的由公司分管副总经理董助和指定人员接待。第三十四条对外接待会议属公司层面的由公司办公室负责联系和组织属于业务对接和专题内容的由公司对接部门负责联系和组织,公司办公室可协调会议室安排接待等工作。第九节其他会议第三十五条公司股东会、董事会、监事会等其他会议,可根据实际或部门职责由公司有关部门对应组织。第三章会议的组织、管理和服务第一节会议的组织第三十六条会议的批准一临时召开的公司级内部小范围会议须经分管领导批准,公司级大型会议须经总经理批准。二本制度已列出的会议按照规定程序批准。第三十七条涉及公司多个部门共同召开并有公司领导参加的会议,由会议主要牵头部门与办公室联系,备案会议情况需办公室协调安排的,由办公室统一安排。第三十八条会议组织包括但不限于会议通知、会议时间、会议地点、会议主持人、参会人员、会场安排、会场布置、会议设施准备、会议材料拟稿和发放、会议记录、会议录音录像摄影、会议纪要以及会场横幅、会议宣传等。第三十九条会议通知一会议需提前通知,一般会议应提前半个工作日以电话或其他方式通知,大型会议需至少提前2个工作日下发正式书面通知。二会议通知包括但不限于会议时间、地点、参会人员、会议内容和要求等。第四十条会议的准备一做好会议通知。确保应到人员按时参会。二做好会场的落实和安排,包括会场环境的布置和设施检查及服务。人员和服务用品。三做好参会人员的引导和组织。四重要接待会议应制定会议及接待方案,方案内容包括但不限于接机接站、车辆调度、餐饮、住宿、横幅、席卡、摄影摄像、公共活动等安排。第二节会议室的管理与服务第四十一条公司会议室由公司办公室负责日常管理。第四十二条会议室的日常管理包括但不限于会议室的安排使用、环境保洁、设施管理、会议服务等。第四十三条会议室要做到会议召开前30分钟各项工作准备结束,会后30分钟会场清洁工作结束,特殊情况根据实际情况另行安排。第四十四条公司各部门召开会议需要借用其他部门管理的会议室的,由会议主办单位提前2小时与会议室管理部门联系安排。使用时,务必保持环境整洁和设施安全。第四十五条会议室重要会议的服务,由办公室根据实际情况安排。其他日常及业务会议由会议组织部门安排服务。第四章会议资料管理第一节会议纪要的整理与印发第四十六条会议纪要的整理和会议以其他形式公开内容由会议组织部门负责拟写和下发。一总经理办公会议、中层干部会议、经济分析会、生产经营分析会议、议须整理会议纪要,会议纪要具有与公司规章制度具有同等的效力。二专题会议根据安排整理会议纪要。三其他各类会议可视情况整理成会议纪要和其他形式的简报等。第四十七条会议纪要的签发总经理办公会议、中层干部会议、经济分析