公文写作--职称申报和公文写作培训班资料之四

职称申报和公文写作培训班资料之四公文写作一、何谓公文中国共产党机关公文处理条例第二条指出“党的机关的公文，是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书。”国家行政机关公文处理办法第二条指出“行政机关的公文（包括电报），是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书。”含义党的机关实施领导、处理公务；行政机关用于行政管理。性质具有特定效力或者法定效力。特征具有规范格式或者规范体式。一般文章“定体则无，大体需有。”二、公文的作用明法法律用“公告”明世。传令方针、政策、工作原则等需用指示、决定、通知等来传达。请求指示、批复请示报告制度。下级机关、单位开展工作的重大原则问题，必须请示后在以批复行事。主要有请示、报告、批复等文种。商洽、支持“一方有事，八方支持。”公文中的“函”就像一条纽带，把机关、单位之间联系起来，商洽、交流，相互支持。教育、警示表彰通报、批评通报等就发挥这一作用。三、公文的分类按公文的地位法定公文、非法定公文。法定公文党和国家通过公文管理的有关法规确立的公文。党政公文十七类十八种命令（令）、指示、决定、议案、通知、函、请示、报告、批复、通报、通告、公告、会议纪要、意见、公报、决议、条例、规定。其中“意见、公报、决议、条例、规定”为党的公文所独有；“命令（令）、议案、通告与公告”为行政公文所独有。非法定公文为处理各种政务活动而使用的政务信息文体。主要有简报、调查报告、计划、总结、讲话等。按行文方向上行、下行、平行、通行公务文书。上行请示、报告；下行命令（令）、指示、决定、通知、批复、通报、会议纪要、意见、决议等；平行函；通行通告、公告、公报。按性质指挥类、请求类、知照类、规范类指挥类命令（令）、指示、决定、批复、通知、决议、意见等；请求类请示和函；知照类报告、通报、公告、通告、会议纪要等；规范类通告、条例、规定等。按行文关系内部公文、对外公文、收入公文、公布公文。按内容繁简单一公文、综合公文。按送达和办理时间要求特急、紧急、常规。按机密程度绝密、机密、秘密、普通。四、公文写作的要求公文写作原则实事求是、准确合实、可行有效、简练规范。“随事立体、贵于精要，意少一字则义阙，句长一育则辞妨”。五、公文的行文规则下行文一要选准文种命令（令）、指示、决定、通知、批复、通报、会议纪要、意见、决议等；二是一般只发直属下级，有时也可扩大到所属各级。三是公布性公文，一般不需另外行文。四是向下级单位的重要行文，应同时抄送发文机关的直接上级机关。五是对下属受双重领导的单位，一个上级机关向这种单位下行批复、专门性的决定、通知时，应视需要，抄送它的另一个上级机关。六是上级机关不可与下级机关联合向下级行文。七是本机关单位的党组（机关党委）不能向下一级机关单位的党组（机关党委）直接行文，更不能向下一级行政机关行文，因为它们之间不存在隶属关系。八是职能范围的事情，不要报请上级机关批转行文。九是在政府部门党组撤消后，党的领导机关根据工作需要可向同级或下级政府部门行文。十是单位部门之间对有关问题未经协商一致的事情，一律不得各自向下级行文。上行文一要选准文种。请示、报告。二是机关单位之间一般不能越级行文。情况特殊、紧急，逐级上报会延误时机，遭致损失的，可以越级行文，但同时必须抄报被越过的上级机关。三是向上级机关行文，应当主送一个上级机关单位；如需其他机关的上级机关单位阅知，可以抄送。受双重领导的机关单位向上级单位行文，应当写明主送单位和抄送单位，由主送单位负责答复其请求事项。四是党政机关不能交叉上行请示、报告性公文。五是党委各部门应当向本级党委请示问题。六是一头请示。请示主送的单位一般只能有一个。七是一文一事。中国共产党机关公文处理条例规定“向上级机关请示问题，应当一文一事，不应当在非请示公文中夹带请示事项。”国家行政机关公文处理办法也有类似要求。八是不送个人。中国共产党机关公文处理条例规定“除特殊情况外，请示应当送上级机关的办公厅（室）按规定程序处理，不应直接送领导者个人。”国家行政机关公文处理办法规定“请示不得直接送领导者个人。”九是不得抄送。上行请示，不要同时抄送同级或下级机关。十是凡属本机关职权范围内可以解决或者与其他部门协商可以解决的事项，不要请示上级机关。平行文一要选准文种。函、周知性的通知、议案等。二是同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下级政府可以联合行文；政府及其部门与党委、军队机关及其部门可以联合行文；政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位可以联合行文。同级党的机关、党的机关与其他同级机关之间必要时可以联合行文。三是不相隶属机关之间一般用函行文。四是平行文在写法上要态度谦和，多用商量的口气，不能强加于人，更不能用指示性口吻。通行文一要选准文种。通告、公告、公报。二是行文语言要规范，不要过多描述，语体要相对严格周详。三是多用条文化写法，条目之间必须按性质归类界定清楚。表述一般先正后反。六、公文的结构公文结构主要要求有头有尾有中段要完整。如一个综合性的工作总结，在结构的安排上必须写清基本情况、成绩经验、问题教训、今后的努力方向等，否则该总结就不全面。一个请示，则必须写清请示事项、请示缘由、请示意见等。头尾和中段各在必然的位置要合理。要有一股生气贯穿于整体要整一。开头和结尾公文的开头与文学作品不同文学作品讲究“进门向壁，曲径通幽”；公文则要“开门见山，下笔入题，起句发意”。公文常见的开头形式有概括式以简洁的语言介绍主要情况，表达基本内容，扣好全文帽子。这种方法在会议纪要、调查报告、简报、报告、通报等文体中较常见。目的式一开头就表明行文的目的。多用于知照类公文，常用“为了”“为”等句型引用。根据式主要体现公文的严肃性和权威性。常用“根据”、“遵照”、“按照”等词语领起下文。因由式开宗明义，一开头直接阐明行文的原因，常用“由于”、“鉴于”、“因为”等词语领起下文。表态式开头就对文件提出看法和要求，表明态度。多用于批复、复函等公文。结论式一开头就提出结论性意见，再在下文具体解释、说明。这种形式在指示、决定、决议中经常使用。公文结尾形式主要有惯用式如“特此通知”、“盼复”、“特此函复”等。请求式在行文主体结束后，向有关机关、部门提出请求。希望号召式在行文主体提出希望、号召，如“希遵照执行”、“希认真办理”等。概括式以简洁的文字、扼要地对公文的基本思想和主要观点作高度概括，便于让人们更清楚地了解公文的主旨。常在决定、通报、总结、会议纪要、调查报告等文体使用。自然式意尽言止。七、公文写作格式格式组成国家行政机关公文处理办法规定“公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间等部分组成。”除此之外，像文件份数号码、印发份数、翻印机关、翻印时间、翻印份数等也是公文格式的重要内容。中国共产党机关公文处理条例规定“党的机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。”眉首眉首俗称文头部分，包括发文机关、发文字号、秘密等级、紧急程度、签发人、文件份数顺序号，此外还有间隔线。公文主体标题标题是公文核心内容的概况。标题一般均含有发文机关、事由（主要内容）和文种。国家行政机关公文处理办法规定“公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应当标明发文机关，并准确标明公文的种类。”中国共产党机关公文处理条例也规定“标题由发文机关名称、公文主题和文种组成，位于发文字号下方。”主送机关主送机关发文对象。常见错误党政不分、多头请示、越级主送、主送个人。正文正文是公文内容的主体。其逻辑结构为缘起、展开、收束。公文附件附件是正文的附属材料。印章印章是公文生效的标志，是公文的法律依据，是行文过程中的重要环节。国家行政机关公文处理办法规定“公文除会议纪要外，应加盖印章。联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，联合发文机关都应加盖印章。”中国共产党机关公文处理条例也规定“除会议纪要和印制的有特定版头的普发性公文外，公文应当加盖发文机关的印章。”正确的盖印方法是骑年压月，上大下小。成文时间国家行政机关公文处理办法规定“成文时间，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准。电报，以发出日期为准。”中国共产党机关公文处理条例规定“成文日期，一般署会议通过或者领导人签发日期；联合行文，署最后签发机关领导人的签发日期；特殊情况署印发日期。”综上情况，成文时间的标准主要是一般以机关领导人签发的日期为准；凡属会议通过的文件，以会议通过的日期为准；凡属一般例行的公文，如请示、批复、函等，以实际发出日期为准；联合行文，以最后一个机关领导人签署的日期为准；电报，以实际发出日期为准；重要的法规性文件，除表明会议通过的时间外，还应注明文件生效的时间。附注1987年2月18日国务院办公厅颁发的国家行政机关公文处理办法中开始出现。是对公文正文的“注释”。文尾文尾，政府文件包括主题词、抄送机关、印发机关栏、印发日期、份数等项；党的公文包括主题词、抄送机关栏、印制版记；函件只包括主题词、抄送机关、份数等项，不注明印发机关和印发日期；会议纪要一般包括主题词和分送机关栏。八、通知通知的定义及分类通知是一种应用比较广泛的知照性公文。在发布行政法规和规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批准下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项时，都可用“通知”。通知的种类较多，按其性质内容一般可以分为三类（一）批示性通知主要用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文以及发布某些行政法规。这种通知一般与批转或转发的文件一起共同构成一个新的文件。这类通知要写明对所批转或转发的文件的意见或评价，表明批转或转发的目的。它不仅答复了来文机关，而且要求受文机关借鉴或参照、遵照执行。有的通知还要作出比较具体的指示性意见，以提高下级机关对某项工作的认识。（二）指示性通知上级机关在对下级机关的某项工作进行指示和部署，而又不适宜用“命令”或“指示”时可用这类通知。这类通知提出的要求应切合实际，语言表达要准确，文字要精练。对要求解决什么问题，为什么要解决这些问题，怎么解决这些问题，要写得明白清楚。（三）告知性通知在传达和告知需要下级机关、平行机关或不相隶属机关知道或者办理的事项时用这类通知。如机构、人员变动，启用印章、召开会议，人事任免等，都可用这种通知。在给不相隶属机关发通知时，一般用“函”的形式。此类通知没有需要贯彻的内容，写法上也较为简单。不管写哪种通知，都要求做到四点，即主题集中，内容具体，要求明确，文字简洁。此外，对于一些联合通知、补充通知或紧急通知，都应在标题上注明。九、怎样写好通知（一）通知的写作要求（1）撰写通知必须严肃认真。由于通知是一种使用频率极高的公文，对各项实际工作均有着重大而广泛的作用。所以在撰写时，特别是撰写重要通知时，必须首先“吃透”有关法律法规及方针政策，还必须“吃透”有关实际情况，以使所撰写的内容富有针对性和可行性，便于贯彻执行。（2）要认真区分不同类型通知的不同性能以及语言、语气等方面的差异。要根据具体内容来确定表达形式，在符合公文特定程式性的前提下，通知的谋篇布局、行文方式、表达技法、遣词造句等，均应力求灵活简便，尚实切用，严忌呆板陈腐及形式主义。（3）通知的抬头，必须清楚准确。受文单位可以是一个，也可以是若干个，务必一写出，严忌错漏。如果是普发性通知，其抬头应写规范性的统称。（4）“通知导言”，务求简洁清楚，具有概括性；“通知主文”，务求明确具体，具有“可行性”。如果在“导言”末尾已然写出了“特作以下通知”之类的承启语，那么在正文末处不宜再用“特此通知”之类的惯用语作“结语”，以免重复。（5）通知的表述方式必须以理性化的直述为主，语言文字要突出“单一性”，要质朴精确，即使采用评述性的议论，也应力求做到“画龙点睛”，“点到为止”；严忌出现文学性的夸饰、含蓄、细腻、音韵同趣或鲜明的形象感。（二）通知的写作方法通知由标题、受文单位、正文、落款及日期四个部分组成。1标题通知的标题有三种写法（1）标题只写“通知”二字。一般性通知或者内容比较简单的通知就可以这样写。（2）标题直接写明“紧急通知”或“重要通知”。这种标题多用于通知的事项需要被通知单位尽快知道，或通知的内容是重要事项。例如，国务院关于严格控制社会集团购买力压缩开支的紧急通知。（3）标题由发文机关、事由、文种三要素组成。这种标题使人一目了然，十分醒目。例如，国务院办公厅关于稳定市场物价的几个问题的通知。2受文单位在标题下面，正文之前，顶格写明被通知的单位。被通知的单位，可以是一个，也可以是几个，还可以所有下属单位。3正文它是通知的主体，即通知的内容。通知的正文有的简单，有的复杂，有的长，有的短。例如一般性通知，只要写清什么事情，什么时间、地点，如何办理即可。通知的正文一般都要求写出发文缘由、具体事项和执行要求，但不同性质的通知写法还是有一定差异的。比较典型的是指示性通知和会议通知，现简述如下指示性通知的正文一般包括通知缘由、通知事项、执行要求三部分。第一部分通知缘由是开头部分，主要说明为什么要发该通知，是通知正文的导语，通过承启用语，转入通知事项的拟写、常用的承启用语有“特提出如下要求”“现通知如下”“特作如下通知”等等。其后一般用冒号，承接事项部分。缘由应写得清楚、充分、有说服力，行文也要简洁。第二部分通知事项是正文的主要部分，应写出工作任务、基本措施、原则要求、注意事项等内容。为了把问题叙述得清楚分明，便于掌握和执行，常常分序号拟写，有时还列小标题分述，以求醒目。通知事项务求明确、具体，重点突出，眉目清晰，便于执行。第三部分执行要求是通知的结尾部分，应写出对执行通知的希望与号召。一般用“以上通知，望认真执行”“特此通知，望认真贯彻执行”等语。执行要求应写得简短，有针对性，有号召力。会议通知的正文一般包括会议缘由、会议内容、具体要求三部分。第一部分会议缘由，常常要写明会议召开的原因、根据，由哪个机关召开什么会议。会议名称最好写全称。第二部分会议内容，会议通知的事项要写得清楚具体，常常要写明起止时间、会期、地点、主要目的、基本内容、大致进程、与会具体范围、与会人员的级别职称、报到时间及具体地点。第三部分会议具体要求，包括与会人员会前的思想准备，携带的文件材料以及介绍证明和有关用品的准备。路程较远的还要写乘车（船）的路线和班次。如牵涉到吃住问题，还要写明会议有无补助等等。4落款及日期它包括两种情况（1）在标题里已写明发文机关，标题下面已注明发文时间，在正文后面就不再写发文机关或发文时间。（2）在标题里没有写明发文机关，标题下面也没有写明发文时间，应在正文右下方写上发通知的机关名称和年、月、日，并加盖机关公章。十、意见意见的定义及作用“意见”，是“用于对重要问题提出见解和处理办法”的公文文体。“意见”这种公文，往往是上呈然后批转下发的，一般是由主管机关或职能部门对自己认为是重要的问题提出看法、主张、措施、办法，要求上级批准实施或批转更大范围实行。它和在会议上或谈话中提出的意见不同；即使是作为意见或者标明是发表意见的讲话，如未当作“意见”正式发文，即使发布，从文体上讲也还是会议报告或讲话稿，不是“意见”。为什么要写成“意见”，而不是直接向下发指示、通知、决定，也不是向上级写报告、请示是因为本机关无权向哪个范围直接发指示，或者是意见关系重大必须经上级批准，或者自己只是职能部门或对于下发单位无直接领导权。如，国务院税务总局关于分税制的意见，要发到各省、市、自治区人民政府，发到各部委等，就作为“意见”上报国务院然后由国务院作为国务院文件批发。当然也有上级部门直接下发“意见”的，或是授意职能部门研究起草的；但大多数“意见”是下级机关、职能部门、专业部门甚或个人给上级机关写的，而由上级机关加“通知”等转发。所以，可以说它是报请性公文中的呈转公文。十一、意见的写作方法与注意事项（一）意见的写作方法总的来说，公文一般格式一致，由标题、正文、落款组成。1标题由发文机关、内容（事由）、文种组成。如国家税务总局关于调整国家税务局、地方税务局税收征管范围的意见。也可省略发文机关，如关于对各种基金进行清理登记的意见，是财政部、审计署、监察部共同拟发的，有文头或署名，标题中省去。也有不写拟文机关的，直接由上级机关发布。2正文内容上可包括依据、说明（或简短论证）、主张（或办法）。“意见”有时只提出见解、主张，有时只提措施、办法，有时既有见解又提办法。只提办法的，也可省略说明或论证部分。形式上分开头、主体、结尾。开头提出问题或依据；主体是见解或办法。如有说明或论证既可放在开头，也可写在主体部分与见解、办法结合。结尾，可写注意事项、预测前景、补充说明、实施要求等，也可不写。上报时要有结语写要求，类似“报告”、“请示”，如“请审查批示”，“如无不妥请转发各地施行”等。上级机关加“通知”发文时，“意见”本身可不要结尾，更不必印发结语。3落款上款，写呈报的上级机关名；下款，写“意见”的拟文单位。转发件上因有上级通知，多略去。（二）写作注意事项1针对性必须针对亟待解决的重大问题或者尚未引起应有注意的问题，不能“放空炮”或“捡芝麻”。2实在性要经调查研究，具实事求是之意，无哗众取宠之心，建议主张符合实际，不能说空话唱高调。3可行性主张要有可行论证或可靠依据，办法要具体可操作。“意见”是要施行的必须切实可行，不能坐而论道、大而无当。4建设性“意见”不是提出意见完事，更不是批评了完事，办法不能陈陈相因老调重弹，要发现新问题、找到新症结、提出新思路、拿出新办法。十二、批复批复的概念与特点批复的概念批复是上级机关批示和答复下级机关请示事项时所用的一种公文。批复是一种与请示相对应的批答性的下行文。批复的特点（1）从制发情况来看，批复的制发要以下级机关呈送的请示为条件，没有请示，就不能制发批复。因此，批复是上级机关被动制发的下行公文，而不像指示、命令、指令、决定、决议那样，是上级机关主动制发的下行公文。（2）从发文机关来看，只有主管的上级机关答复下级机关的请示才用批复。如对辽宁省实施弹性工资计划的批复、关于同意将XX市职业介绍所作为试点单位的批复。其他机关答复问题，用“函复”、“复函”或“答复”。例如，劳动人事部关于延长老中医药人员离休退休年龄意见的函复，关于发放职工待业救济金问题的复函、对七届全国人大代表第43号建议的答复。（3）从内容来看，批复具有极强的针对性和明确性。批复要针对请示的内容作出明确的答复，既不能答非所问、复非所求，也不能态度暧昧、模棱两可。（4）从性质看，批复是代表上级机关讲话的，是上级机关的意志、权力和权威的象征，是答复性的行政指挥公文。批复对受文机关具有行政约束力，下级机关必须不折不扣地贯彻执行。（5）从作用看，批复是上级机关进行具体指挥的工具。下级机关根据批复的意见，就能立即明白能否从事某项具体的公务活动或者明白如何从事某项公务活动。因此，批复具有现实而又具体的指挥和指导作用。十三、批复的写作要求及写作方法（一）批复的写作要求1要弄清请示的情况和问题在写批复之前，要认真核实请示缘由的真实性，仔细研究请示所提意见的可行性，权衡利弊得失，再有根据地表达意见。2要观点明确，态度明朗批复是带有指导性的，答复问题时，态度要真诚恳切，直截了当，不可含糊其辞，模棱两可，以免造成公文“旅行”。3要措辞严谨，答复明确批复是要下级遵照办理的，表示意见时，措辞要准确、庄重，切忌语意不清，词不达意，以免贻误工作。4要迅速及时批复也应根据请示的不同情况，果断拍板，快速写成，及时下发，以免误事。（二）批复的写作方法批复大致由标题、发文字号、主送机关、正文、落款和日期等部分构成。1标题、发文字号批复的标题写法主要有三种（1）“发文机关名称事由批复”构成的规范式标题。其格式是“XXX关于XXX的批复”。（2）“发文机关名称事由请示单位名称批复”四个要素相加构成的标题。（3）“事由批复”构成的简略式标题。其格式是“关于（或对）XXX的批复”。批复是正文下发的文件，在标题下一般要注明发文字号。2主送机关在正文之上，单独一行顶格写明主送机关的全称或规范化简称，后面加冒号。如在标题中已经标出受文机关名称的，也可以省略主送机关这一项。3正文批复的正文一般由批复根据、批复意见两个层次的内容构成。（1）批复根据，要以简洁的文字，写明根据什么请示所作的答复，包括写清请示的标题、文号、发文日期等。常用的格式是“你省（市、县、局、处、公司等）X年X月X日发19XX号请示收悉，现批复如下”等。（2）批复意见，即对所请示问题的具体答复，态度应明确，是“同意”还是“不同意”，“批准”还是“不批准”，甚至是“部分批准”或“暂不批准”，都要有明确的答复。对于不予批准或不同意的，要简要说明理由。有的批复，根据需要在表明态度以后，还要从领导机关的角度，再强调一些事项，或表示希望，提出要求和号召。如果内容较多，可以分条列项地写出，文字要简明准确，态度要明朗，以利于下级机关理解和执行。根据内容，有的批复在结尾时还可以用“特此批复”、“此复”之类的惯用语作结，当然也可以不用，要灵活掌握。典型病例分析与诊治XX市教委关于同意XXX中学筹建印刷厂的批复XXX中学1995年1月19日你们送来的请示我们收到并传阅了。你们的目光是远大的，你们文中所透露的担忧也是不无道理的，但你们的担忧是无必要的。教委的领导是有远大目标的，是有经济头脑的。我们下边对你们的请示的答复就是有力的证据。但是筹建印刷厂所用的费用你们得自己筹措。教委不会拨给你们款项的。还有厂址的问题，就按你们请示中所说的办。在现空出来的平房教室里，共1排20间。除此之外，学校的其他场地是不能侵占的，比如操场、实验室等不能因建厂就将其挪用。因为道理很简单，我们不能喧宾夺主，不能因建厂而干扰教学工作。还有利润的问题，建厂的目的就是为了改善教学条件，所以建厂后二三年之后有了利润，至少得把一半用于教学，当然百分之三四十也可以，不过以一半为好。说到工厂的工人来源问题，也不得不考虑，如何用人，从何处聘用人，这是你们学校的自由，但有一条必须卡死，那就是，所有的教学第一线的人员，一律不能调用或借用。XX市教育委员会1995年2月6日分析与诊治这份批复有以下几点不妥之处。首先是态度不明朗。这是批复之大忌。为了便于下级单位遵照办理，批复态度必须明朗，当行则行，不能模棱两可，含含糊糊。而本批复在这一点上注意不够。比如文中谈到利润的归属问题，一会儿30，一会儿40，一会儿必须50用于改善教学条件。这样吞吞吐吐，态度暧昧，是不利于下级单位遵照办理的。其次，本批复行文拖泥带水，说了半天还扯不到正题上。开篇写的是答应办厂一事，但说了一大堆废话后，才在“我们下边对你们的请示的答复就是有力的证据”一句话中隐隐约约透露出来。以下每谈论一个要点，都要夹杂一堆废话，显得婆婆妈妈，优柔寡断。这些不足都是没吃透批复文种的特点所至。还有文章条理不清晰，这也是该批复文的缺陷之一。下边是该批复的修改稿，可供学习时参考。XX市教委关于同意XXX中学筹建印刷厂的批复XXX中学1995年1月19日的请示悉。同意你校筹建办印刷厂。教委意见如下一、自筹资金，教委不拨款给你们。二、同意空出来的教室作厂址（共1排20间），但不得以任何借口在操场上扩建厂房或挤占其他的教室、实验室、仓库等。三、印刷厂的技术人员以及所有工人的聘任由学校自行决定。但不得擅自调用或借用教学第一线人员。XX市教育委员会1995年2月6日十四、通报通报的概念及分类通报是领导机关向下属单位传达工作情况，介绍经验教训，宣传先进事迹，公布错误典型时所使用的文件名称。通报的作用在于交流信息、互通情况，各下属单位藉此了解领导意图，掌握工作的全面情况，借鉴兄弟单位的先进经验和失败教训，合理安排自己的工作。因此，通报的写作内容必须实事求是，把时间、地点、事件交代清楚；写作目的要有针对性，要认真总结工作中的经验或教训，给基层单位工作以明确的指导和帮助。通报按性质和作用可划为三类即情况通报、表扬或批评通报、专题通报。三种类型在具体写法上有所不同，须加以区别。情况通报，主要是以介绍情况为主，可根据时间、地点、人物、事情的变化等线索逐条叙述，逐一介绍。表扬或批评通报，主要是明确通报的积极意义。首先要提出客观事实，其次是分析事情发生后所产生的社会效果。表扬性质的通报，要指出主要精神和意义并有所号召；批评性质的通报，要指出经验和教训。通报的结尾则根据主客观两方面的实际情况提出向先进人或事学习的具体要求，或指出防止和杜绝类似错误事件的主要措施。专题通报，是指某一特定题材的通报，如会议通报、交通事故通报等。此类通报是一事一议，分两方面叙述一是交代事情发生过程，二是写明事情的影响。十五、怎样写好通报（一）通报的写作要求1要迅速及时通报的一个很大特点就是时间性极强，无论是哪种类型的通报，都要求迅速及时地编写印发。否则，拖拖拉拉，时过境迁，就失去了指导和教育作用。2要选择典型通报中的内容必须是经过严格选择的典型事例，表彰性、批评性通报尤其如此。这就要求写作之前，一定要做好调查研究工作，对所提出的问题，以至选用的事例和数据，都要核实，力求收到“以一当十”的效果，起到以“点”代“面”的作用，促进工作的顺利进行。3实事求是无论是表彰性通报、批评性通报，还是情况通报，事件必须准确真实，不得有任何浮夸或失实。对先进不能随意拔高，对错误不能任意夸大，分析评论要恰如其分，入情入理。（二）通报的写作方法通报一般由标题、主送机关、正文、日期与落款等部分构成。1标题通报的标题般常用发文机关名称、事由和文种三要素依次相加构成。还可以采用“事由通报”或仅用“通报”二字构成的简化式标题。2主送机关除普发性的通报外，其他一般通报都应标明主送机关和范围。其内容在标题下面顶格书写，主送机关或单位之间用顿号隔开，最后用冒号。3正文通报正文的写法比较灵活，主要介绍通报的事件或人物，一般把通报情况的缘由、时间、地点、经过、结果、要求等要交代清楚，并分析阐明所陈述内容的性质、意义或提出引以为戒及值得注意的事项，结尾时写明所做出的决定或指示性意见，及提出有关要求或发出号召等。这是针对通报的一般写法而言的，根据通报的不同种类和不同内容，写法也不尽相同。现简述如下；（1）表彰性通报。这类通报的正文，往往要首先介绍有关单位或个人的事迹，文字要简明精练；接着概括评析和指出向先进典型学习的主要内容，要材料生动，详尽具体，具有感染力；最后发出号召、希望、要求或决定，做到实事求是，恰如其分。（2）批评性通报。这类通报的正文首先要简明扼要地写清被通报单位或个人的主要问题、情节，及错误的性质、动因等；然后陈述对所通报错误、问题或事故的处理意见和决定，并在此基础上提出告诫性要求，指出应从中吸取教训，以防止类似事件的再次发生。（3）情况通报。这类通报的正文首先要交代所通报的情况，对有关主要情节进行客观阐明；然后在客观事实分析的基础上，表明发文者的要求和意见。但一般情况通报，也可以不提出具体要求或希望。（4）日期、落款。在通报正文的右下方落款处写明发文机关名称及发文年月日。发文机关名称如在标题中已经注明，结尾也可不签。如发文日期已在标题下行的居中位置注明，结尾就可略去不写。十六、函函的定义及分类（一）函的定义“函”，是“用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等”的公文文体。这里的“函”，指公函，是商洽性公文，又称询答性公文，多用于平行或不相隶属机关之间，作询问、答复、商洽、联系以至请求批准之用，不具呈报与指示作用。但又是郑重的公务，所以才称“公函”，是正式文件，要单编发函号、按程序制发、归档；与日常事务中的“便函”，像介绍信、慰问信、表扬信、批评信、贺信等不同，与私人信函也不同。（二）函的类别1商洽、询问、请求批准的。2知照性的，即主动告知一件事，不需要答复。3答复问题、回复请求的。前两种是主动发出的，叫“发函”，后一种是被动答复的，叫“复函”。十七、函的写作方法及注意事项（一）函的写作方法“函”的写法和书信大体相同，因为是郑重的公务，所以要有一定的格式，用语要得体，要讲礼貌，不亢不卑，不能用命令的口吻，粗暴的语气。（1）函头印有“名头”的发函纸，单编发函号，“发文字号”中加“函”字。（2）标题写发函机关，涉及事项，文种要写明是函还是复函。（3）上款受函机关或领导人。（4）正文“发函”大体是开头提出问题，说明是什么事或针对、根据什么。主体表示要求，商洽什么，告知什么，请求什么，即要对方做什么。结尾，要求何时答复及得体的礼貌用语，如“请大力协助为盼”，“望准予XX是荷”，“望能同意”；“请即函复”，“盼复”，“望早日函告”等等。有附件要写明，为送物品材料的附函，主体上写了，函尾可不再写。“复函”开头说明针对的来函，如“X月X日XX号来函收悉”，有时有必要概括函的内容写进去。主体写对来函所谈事项的态度主张。结尾，如同意可写希望，不同意可提供另外的办法，也要用礼貌语词。（5）下款发函机关，年月日，公章。（6）函尾抄送机关。（二）写作注意事项（1）中心明确，不绕圈子。（2）因由清楚，不讲空话。（3）讲究礼貌，不来客套。典型病例分析与诊治典型病例中学给实验小学的复函实验小学的全体员工你们好。在这春风吹绿神州之际，喜悉贵校愿与卑校风雨同舟结为友好，不胜感激，万分欣喜。结为兄弟学校后，我校愿约法三章，以固联袂之盟L在联盟缔约生效之后，我校责成你们每年到我校学习提高。我校也将派教师到你处学习，以便交流学术。2两校的教学用具相互交换使用，以便增进友情。我校的微机房无偿供贵校使用。贵校的足球场，电教室供我校使用。3两校的教职工子弟，进实验小学或XXX中学，在同等条件下，优先录取。另我校本周末要举行周末文艺汇演，有相声小品、豫剧清唱、通俗歌曲，内容精华。两校既结为兄弟学校，贵校即为贵宾，所以特邀贵校前来欣赏。分析与诊治这篇公函主要有以下几点不足其一，行文随便。开篇的“你们好”、“在这春风吹绿神州之际不胜感激，万分欣喜”，完全是一般书信的口吻。学生腔浓厚，玩弄辞藻，给人一种浮华不实的感觉。究其原因，可能是死扣公函特点、误以为公函行文随便，便信笔涂来。实际上公函行文随便的特点是相对而言，它毕竟是公函。所以即使是函，相对灵活也要以“公”来之，注意行文的果断、干净、求实、准确。其二，公函的第一条对通函的两个单位之间的关系没搞准确。公函来往机关的关系细分有上级对下级；下级对上级；同级或不相隶属的单位之间。本公函通函的两个单位之间的关系属第种，是平等的，不相隶属的。而第一条却错把实验小学当作是XXX中学的下属单位而发号施令，不妥。其三，文中结尾处的另附条款邀请实验小学来本校欣赏文艺节目，独立性强，与上面几条揉不到一起。缀于文后，破坏了文章结构的完整性，使文章显得结构松散，有两大块故意拼凑之感，应删去。结尾的内容应另出邀请信为好。另外，文章末尾右下方应写明所发公函的具体单位以及年、月、日。下面是修改后的公函，供参考。XX市XXX中学关于与实验小学建立兄弟学校给实验小学的复函实验小学现将贵校来函希望与我校建立兄弟学校一事，答复如下一、我校答应与贵校建立兄弟学校。二、建立兄弟学校后两校每年定时进行学术交流，以相互提高。三、两校的教学设施互相交换使用。我校的微机房无偿供贵校使用。贵校的足球场、电教室也无偿供我校使用。四、两校的教职员工子弟进实验小学或XXX中学读书，在同等条件下优先录取。特此复函市中学1995年1月3日十八、报告报告的概念和特点（一）报告的概念报告，是指下级机关向上级机关汇报工作、反映情况，提出建议而使用的文书。报告，是一种陈述性的上行文。它只能用于下级机关向有隶属关系的上级机关。报告是上级机关制定方针、政策，指导工作的重要依据之一，也是下级机关及时取得上级对工作的支持、指导的重要途径。报告是国家的行政公文之一。（二）报告的特点1具有鲜明的汇报性一般来说，报告多为事后才行文。凡正在进行的或已进行完毕的工作，为了让上级机关或业务主管部门及时掌握工作进程和工作结果，下级机关均可制发报告，以便使上级更准确地了解下情，更有效地进行指导。从这种意义而言，汇报性是报告最显著的特性，也是报告的生命线。2具有特定的陈述性既然汇报性是报告的本质特点，所以，凡是报告均要向上级机关或业务主管部门具体陈述正在做着什么或已经做了什么，还要陈述清楚是怎样做的，遇到怎样的情况，有何经验教训，存在何问题，有何设想等。这种特定的汇报内容，就决定了报告的行文必须侧重陈述。十九、报告的种类和作用（一）报告的种类报告的种类多种多样，可以从不同的角度将之划分为不同的类型。常见的报告主要有（1）综合报告，即为了使上级机关全面了解一定时期内工作进展等方面情况所作的汇报内容复杂，反映问题较多、篇幅较长的一种报告。（2）专题报告，即内容专一，集中汇报、反映某项工作、某一事件或某一问题的报告。（3）工作报告，即向上级汇报或总结工作时所写的报告。（4）情况报告，即向上级反映有关情况、重大问题等所写的报告。（5）建议报告，即以向上级机关提供建议或提出设想为特点的报告。（6）调查报告，即具有公文格式，向上级机关反映某项调查研究成果或专题为内容的报告。（7）例行报告，即定时、定期、连续地向上级机关汇报有关情况时所写的报告。（8）批转性报告，即向上级呈送报告后，主动要求或由上级机关批转有关部门的报告。（9）答复报告，即答复有关询问或汇报所交办事项进展程度与结果时向上级所写的报告。（10）抄送报告，即下级向上级报送文件、物件时，用以写明文件或物件数量、名称的报告。（二）报告的作用国家行政机关公文处理办法规定“向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，用报告。”从上述规定可知，报告的基本作用就在于汇报工作、反映问题、提出建议、抄报文件或抄送物件，以及答复查询等。这些作用均有助于上级机关或业务主管部门更及时、更全面、更深人、更具体、更准确地了解下情，掌握全局，指挥工作。从以上作用来看，定期或不定期地制发报告，是下级机关的责任之一。报告，应形成一种制度。凡遇有下列目的或情况之一时，下级机关均应主动“打报告”其一，为了及时或定期得到上级指导，以便更有效地按照上级指挥意图展开工作时；其二，在工作过程中已发生重大情况或特殊问题时；其三，已完成上级交办或布置的事项时；其四，答复上级机关的查询时；其五，向上级抄报文件、报送物件时，等等。总之，报告是联系上下级工作关系的重要桥梁，它对建立、健全和密切上下级之间的正常公务关系，对完成各项任务，提高工作效率，保证工作质量等，均具有极大的作用。二十、报告的写作要求与方法（一）报告的写作要求（1）撰写报告，必须遵循实事求是的原则，报告的内容要真实准确，不弄虚作假，不文过饰非，对有关事实和数据要核对准确无误，以避免造成重大的失误和损失。（2）观点要正确，报告要及时，要努力反映新情况、新问题。向上级报告情况，根据事实材料概括出的观点首先要正确，并且要讲究时效和新意，要不失时机地反映上去，以提高工作效率，避免老调重弹。（3）写报告要善于分析，条理清晰，详略得当，具有针对性和说服力。切忌写成不着边际、流水账式的报告，更不能只是简单罗列情况和问题，要有条理、有轻重、有主次地阐述清楚报告的有关内容，从而对上级指导下级的工作提供方便。（4）在报告中，不可将请示事项写人其中，以免影响上级正常处理问题，因为这样一来，就混淆了报告与请示之间的界限。为此，将在下文中介绍二者之间的主要区别。（二）报告的写作方法报告一般由标题、主送机关、正文丫落款及日期四部分组成。1标题报告的标题有三种写法（1）采用完全式公文标题，由发文机关、事由和文种三个要素组成。例如山东省人民政府办公厅关于国务院文件办理情况的报告。（2）标题只有事由和文种两个要素。例如关于植树造林情况的报告。（3）有些报告的内容比较紧急，就必须在标题中注明。例如林业部关于抢救大熊猫的紧急报告2主送机关在标题下面、正文之前，顶格写明接受报告的机关。团体、个人的名称。例如“省委”“校党委”“X厂长”等，其后加上冒号。3正文报告的正文，一般由以下三个部分组成第一部分是报告的缘由。即为什么要写报告或者是为了上级机关掌握情况；或者是答复上级机关提出的问题；或者是为了使自己的经验在面上推广；或者是使自己的建议得到上级机关的重视和采纳。无论哪种目的都要求开门见山，直截了当，集中概括。并用“现将有关情况报告如下”之类的话承启下文。第二部分是报告的内容。即报告的事实和问题。这部分如果报告的是事件，就要将事件的起因、经过、结果写出来；如果报告的是问题，就要将问题产生的原因、影响、解决办法等写出来。无论哪种情况，都要特别注意重点突出，力求做到既有概括性又有具体性，点面要融洽结合。第三部分是报告的结束语。即对正文的总结。它也是正文的最后组成部分。这部分有两种写法一种是根据报告的事实或问题提出几点建议或意见，供领导参考。但应注意不要把这些意见和建议当作请示事项，要求上级机关批准或指示；一种是报告完事实或问题后，要另起一行写上“特此报告”或“以上报告如无不妥，请批转各地执行”等结束语。4落款及日期结尾处写上报告机关、团体、个人的名称，在右下方写上年、月、日，并加盖印章。二十一、请示请示的概念与特点（一）请示的概念请示，向上级请求指示。请示是下级机关对某项工作、某件事情作出的决定，需要上级审核和批准时，所常使用的一种公文样式。请示在日常工作和生活中使用率极高。下级机关的工作都是在上级机关的直接领导下进行的，有些事情在局部看来从本机关的角度来考虑是可行的，但是上级领导机关从全局考虑就不一定可行。在此种情况下，下级想办的事情中有不少自己决定办之前尚要上级审批后才可行动。这就要写请示，办理审批手续。请示，在一个机关，甚至一个机关的内部的各个基层单位都要经常使用它，有时同时写几个。至于小事当面向领导请示，要求当面答复和解决的事情更是屡见不鲜。因此，学点请示的写作知识对每一位在企事业单位工作的干部，甚至职工都是必要的。（二）请示的特点请示，有如下三个特点（1）请示都是上行文。即下级向上级行文才使用它，尽管有的不是直属上下级关系，可是属于业务主管机关。比如，某出版同某省文化厅出版处不属于上下级机关，但在业务上省文化厅出版处领导，印刷教材之前要写请示，请求审批。（2）请示中的事情务必是在自己职权范围内无法肯定和处理的事情。有法处理，又允许处理的事情，就不要事无巨细都写请示。（3）请示都要求上级或业务主管部门批复，表明态度。二十二、请示的使用范围一般说来，在下面五种情况下要使用请示（1）根据自己的工作安排急需办某件事，但又需上级批准后才可办的，此时要写请示。（2）工作中发生了比较重大的问题，本机关无权决定解决。自己可先提出处理意见，请求批示。（3）对于上级颁发的法律、法令、方针、政策、规定和上级指示精神中有不了解、有疑问，或不同理解的问题，需要上级机关解释和进一步明确时，要用请示。（4）上级有文件规定不经请示不允许办的事情，而本单位又不能不办，此时要写请示。（5）上级虽有统一规定，由于本单位情况特殊难以执行，需要灵活掌握或变通处理，此时需写请示。二十三、请示的写作方法在起草请示以前，执笔人一方面要准确地了解领导对所请示的问题的确切意见。另一方面还要深人实际调查、掌握有关方面的具体情况。这是写好请示报告的基础，不可忽视。请示的内容要写具体、写清楚，要把请示单位对请示的问题的看法、意见明确地提出来。以便上级机关和领导据以作出正确的决定和指示。要掌握请示的结构方法，一篇完整的请示一般由如下四部分组成第一部分，标题。标题写在稿纸的第二行中间，字稍大一点，要注意把请求的内容和文种写进标题中去，如关于举办县计生委主任培训班的请示。第二部分，称呼。写接收请示的上级机关的名称或领导人的姓名和职务。有时既写上级机关名称又写领导人姓名。位置在标题下第二行，顶格写，后面加冒号（）如“XX市计划生育委员会”。第三部分，正文。这是请示的主要部分，从称呼的下一行空两格开始写起，正文内要写清楚请示什么问题，目的是什么，有什么要求。如果请示的内容比较简单。用一段文字写出即可，假使内容较多，可分几段文字写，正文内容写完以后，另起一行写上一句简单的结束语，如“以上报告是否妥当，请批示。”第四部分，署名和日期。写发出请示的单位名称和年月日。单位名称也可既写单位名称又写主要负责人的个人或几个人的姓名。年月日写在单位名称下面，独占一行。注意，在单位名称上要加盖公章。二十四、会议记录会议记录的概念与特征（一）会议记录的概念会议记录是在开会过程中，由专门记录人员把会议的基本情况，研究和讨论的问题，报告和发言的内容，形成的决议和各方面的意见如实记录下来的公文。会议记录是有关会议情况的笔录，是了解会议情况的原始凭证。会议记录适用于一切会议。只要是正式开会，不论是什么性质的，也不论是什么规模的，都可以作会议记录。但一般多用于比较重要的正式会议，它要求真实地反映会议的面貌。（二）会议记录的特点1迅速迅速指记录人的书写速度要快。这是写好会议记录的前提。若书写速度跟不上发言，会使记录的内容残缺不全，甚至违反发言者的原意。为此，记录人员除必须具备一定的政治水平和业务水平外，还要注意训练听写能力，掌握一套速记方法，如缩写、略写等。有的会议记录不用手写，要用打字机打出来，这就需同时训练快速打字能力。2准确准确指记原话、原意、原来语气，不能用记录人的语言去加工概括，不能加入记录人的意见。会议的插话一般不记，但重要插话如主持人作的提示、对被插话人的发言所持的态度、总结性的语句等，要加括号记明，发言人的姓名要写全称，标点符号要正确运用。用第三人称，不用第一人称，这是表示客观，强调准确。二十五、会议记录的种类和作用（一）会议记录的种类根据会议的类型、规模和要求的不同，会议记录可以分为两种1详细记录要求有言必录，包括发言过程中他人的插话。作详细记录时，要认真负责，精力集中，一字一句也不放过。这种记录一般用于重要会议，过去多采用速记，现在一般使用录音，会后根据录音整理成文。但有些会议不适宜录音，就得运用速记。所以记录人员要学会速记方法，掌握多种简化记载技巧。2简要记录择其要点而记录，只要记录其实质性的意见即可。作简要记录时。要对发言的内容作出迅速的分析，在整体上加以把握，有取有舍，适当归纳，扼要地记下要点，避免发生择而不要的现象。会议的重要情况，发言的主要内容和意见，必须记录完整，不得遗漏。同时，要准确把握发言人的本意，不得随意歪曲。（二）会议记录的作用（1）真实地记载会议情况，客观地反映会议内容和进程。（2）作为整理与会成员讲话的基础材料。（3）为起草会议简报、会议纪要乃至正式文件提供素材。（4）为会后进一步研究问题、总结工作提供参考资料。（5）为日后查考提供可靠依据和凭证，是重要的历史文书档案。二十六、会议记录的写作要求和方法（一）会议记录的写作要求（1）真实、准确。作会议记录时，要按照会议进行的实际情况，真实、准确地记录。无论是发言还是决议，凡是记下的都必须符合原意，不得任意增减或改变，不许夹杂记录者的个人意见。（2）内容要完整。作会议记录时，关键性的事项不要遗漏，与会议有关的一些细节内容也不要忽略（如会场气氛），要保证内容完整。重要的会议记录，会后要进行检查、整理