广州某投资管理有限公司管理制度汇编

广州XX投资管理有限公司管理制度汇编前言为使公司在经营管理、行政管理、人力资源管理、财务管理等方面保持一致性，使各项工作有法可依、有章可循，逐步实现科学化、标准化、国际化公司的管理目标，同时提高公司的服务和管理水平，全面提升公司工作效能，特编制本制度汇编。二一三年四月本制度汇编由综合部、业务部、人力资源部、财务部、风险控制部等部门共同编制。本制度汇编为正式版本，公司所有员工的行为参照本制度汇编原则性规定执行。目录第一部分行政管理制度1员工行为规范2公文管理制度8车辆管理制度41固定资产管理制度50办公用品管理制度56办公设备管理制度61计算机网络设备使用管理制度72接待管理制度77印章管理制度85名片管理制度91保密管理制度95第二部分工作管理制度98出差管理制度99合同管理制度109第三部分财务管理制度129财务管理制度130货币资金管理制度151费用报销制度161第四部分人力资源管理制度168招聘与录用管理制度169试用期管理制度170员工离职管理172员工考勤与休息休假管理制度174劳动合同管理制度180培训管理制度181员工福利管理制度184奖惩管理制度186员工行为规范第一章总则第一条为维护广州XX投资管理有限公司（以下简称“公司”）良好的办公XX投管第一部分行政管理制度员工行为规范主责部门公司综合部制度编号NOJYZDXZ012013执行日期2012年04月01日备注秩序，规范员工日常行为，创造良好的企业形象和办公氛围，保持舒适、整洁、有序的办公环境，特制定本制度。第二条本制度适用于公司全体员工。第二章基本原则第三条员工道德规范诚实守信、遵纪守法、遵章守制；勤勉敬业、履行责任、优质高效。忠诚企业、团结协作、务实创新；相互尊重、文明礼貌、共谋发展。以人为本、公平公正、廉洁奉公。第四条员工仪容仪表规范规范的仪容仪表是员工个人形象展示的首要途径，也是传递公司形象的重要渠道，规范而又极富内涵的个人形象有利于营造和谐的工作氛围，是每位员工应尽的义务。基本要求精神饱满、服饰整洁、仪表得体、端庄自然41员工发型、发式男员工干净整洁，不染夸张颜色，头发不应该过长，前部的头发不应遮住眉毛，侧部的头发不应盖住耳朵。女员工头发整齐、清洁，不染夸张颜色，不带夸张饰物。42面部修饰男士每天进行剃须修面，保持面部清洁；注重口腔清洁，在商务活动中，保持口气清新；女士素雅的淡妆，及时补妆，勿浓妆艳抹及使用浓烈的香水，保持最佳的精神状态。43着装规范穿着得体在工作中的意义2）1）表示对所从事工作的尊重表示对所在公司的归属感及文化认同3）给客户留下良好的形象，从而树立公司的良好形象男士上班期间，男士需着正装，正式会议、对外接待期间需系领带，男袜的颜色应为中性色，且要比长裤的颜色深。女士女士上班期间需着职业装，不得着牛仔衣裤、运动服、超短裙、低胸衫或其他有碍观瞻的奇装异服。第五条办公日常行为规范日常行为规范分为仪态举止规范、言行规范、电话规范、办公日常工作行为规范、接待访客行为规范。51仪态举止规范员工礼貌、规范、优雅的仪态举止是公司良好形象及企业文化的体现。52站姿1）抬头、挺胸、收腹、双肩舒展，双目平视，身体重心放在两腿中间；2）双臂和手在身体两侧自然下垂，女员工双臂可下垂交叉放于身体前；3）女员工站立时，双膝和脚跟要靠紧，双脚呈”V”字形；4）男员工站立时，双脚可并拢呈”V”字形，也可分开，分开时双脚应与肩同宽；5）站立时不可双手叉在腰间，不宜放入裤子口袋中，也不宜在胸前抱臂；6）站立时双腿不得抖动，身体不得前后左右摇摆。53座姿1）就座时不宜将座椅或沙发坐满，也不宜仅座在沙发边上，上身保持正直而微前倾，头部平正，双肩放松；2）男员工就座后，双手可自然放于膝上，或轻放于座椅扶手上，手心向下；双腿平行分开，不宜超过肩宽3）女员工就座后，双手交叉放于腿上，手心向下，双腿并拢，小腿交叉向后或偏向一侧；4）男员工站立时，双脚可并拢呈”V”字形，也可分开，分开时双脚应与肩同宽5）若需要与同侧边的人交谈，宜将身体稍转向对方；6）坐下后双腿不可抖动，不可向前伸值。54走姿1）行走时，身体保持正直，双肩放松；目光平视，双臂自然摆动，双手不宜放在口袋里；2）行走时，应从容自然，男员工步伐矫健、有力，女员工步伐自然、优雅；3）行走时不宜左顾右盼，脚步不宜及沉重，发出大的声响，在通道或走廊里不能一边走一边大声说话，更不得唱歌或吹口哨等；4）行走时遇到上司或客户时，要让道，不能横冲直撞55言行举止一言一行，一举一动，都是个人形象的展示，员工个人形象是公司整体形象的组成部分，热情、礼貌、大方得体、不卑不亢不仅体现公司员工的整体素质，更体现出公司深厚的文化底蕴及精细的管理。56言谈规范1恰当地称呼他人在社交场所或办公场所，都应称呼对方姓氏加头衔或职称；2使用敬语、礼貌用语在受到对方赞扬或帮助时应该表示感谢，在打扰或妨碍别人时应表示歉意，在指代陌生的第三方时，应用“那位先生”、“那位女士”等之类的称呼；对于应聘者，应该称之为候选人；3正式交谈前的寒暄是展开话题前的重要方法，寒暄时应选取大家共同感兴趣的话题，避免涉及私人话题或某些敏感话题，更不能涉及公司相关机密；4与他人交谈时，不宜出现插入、打断、讽刺、模仿、用手指点他人等不礼貌行为5在交谈的过程中，应合理的使用行为语言予以配合表达，如真诚地目视对方、微笑、点头等6不得在办公场地大声喧哗，扰乱秩序，吵架，不服纠正的处以口头警告并公示。使用敬语，注意在各种场合的言谈举止，维护良好的公司形象。第三章附则第七条本制度自颁布之日起开始实施。第八条本制度由公司综合部负责制定、修订和解释。附件一员工外出登记表广州XX投资管理有限公司员工外出登记表日期事由外出地点外出时间返还时间外出人签字备注公文管理制度第一章总则第一条为使广州XX投资管理有限公司（以下简称“公司”）公文处理工作XX投管第一部分行政管理制度公文管理制度主责部门公司综合部制度编号NOJYZDXZ022013执行日期2012年04月01日备注标准化、制度化、程序化，提高公文处理工作的效率和公文质量，结合本公司实际情况制定本制度。第二条本制度所称公文是指公司在经营管理等活动中形成的或国家机关、社会团体、企事业单位传送给公司及所属公司的各类正规和非正规公务文书。第三条本制度适用于公司及全体员工。第四条公司公文的收、发、盖章、编号、传阅、存档等相关工作归口部门为公司综合部。第二章公文种类第五条公文的种类公司公文的种类按其性质、收者与发者的隶属关系主要分为四大类（一）上行文1、请示适用于向监管部门、上级单位或领导请求指示和批准。2、报告适用于向监管部门、上级单位或领导汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级单位查询等。（二）下行文1、通知适用于发布公司规章制度、人事任免、转发有关单位的公文、传达或要求下级单位周知或者执行的事项。2、批复适用于答复请示事项。3、规定适用于对某一类型事项作出的安排，要求有关部门、人员遵照执行。4、决定适用于公司对重要事项或重大行动作出的决策和安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级单位不适当的决定事项。5、决议适用于公司经会议讨论通过的重要决策事项。6、意见适用于对重要问题提出见解和处理办法，阐明工作活动的指导原则。7、通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况、介绍工作经验等。（三）平行文1函适用于公司内部各同级单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，或向业务协作关系单位提出要求或答复。2合同、协议公司、所属公司或被授权的业务部门需按照合同法及公司合同管理制度等有关规定，与公民、法人和其他组织签署的应承担民事责任的法律公文。（四）非正规公文前述公文均为正规公文。非正规公文指不采用红色文头、发文字号等格式、不需加盖公章的公文，如公司内部使用的会议纪要、内部通启、工作报告、审批表单、文件阅办单等。第三章公文格式第六条公文格式从格式上将公司目前的公文主要分为四大类，即红头文件、内部通启、会议纪要、工作报告。其他公文格式如公司无固定要求可按照一般惯例书写。（一）红头文件1、适用范围主要用于印发公司内部的制度、重要工作计划、机构和人事异动以及对外的报告、请示、函件等重要文件。公司所有的红头文件须抄报公司决策层领导。2、红头文件格式基本规定公司红头文件由公司全称、发文字号、标题、主送机构、正文、印章、发文时间、附件等部分组成。（1）公司全称规范红色字体，宋体加粗，39字号，居中。（2）发文字号（由发文机构代字、年号、编号组成）规范黑色字体，宋体，4号字；“XX”为公司代字，年号使用表示、文件编号使用四位数数顺序编写。（3）标题宋体加粗，小二号。应当准确、简要地概括文件的主要内容，一般应标明公文种类，除印发规章制度和批转文件外，一般不加书名号，如“关于下发红头文件格式的通知”。（4）主送机构宋体，四号字体。（5）正文宋体，四号字体。（6）附件文件如有附件，应在正文之后注明附件名称和顺序。（7）印章公司文件落公司全称并盖章，部门文件落部门全称并盖章。（8）发文时间宋体，四号字体；数字均采用大写方式。（二）内部通启适用范围主要用于公司部门之间或公司与所属公司之间内部日常事务性工作的沟通、联络、知会。例如各部门之间工作的相互知会和通告，或公司与所属公司、所属公司相互之间的非正式的知会、通告、业务沟通往来等所使用的文本。（三）会议纪要适用范围主要用于记录公司或各部门重要工作会议的主要内容与决议的文本。（四）工作报告适用范围主要用于下级机构向上级机构定期汇报工作情况和工作计划，提出工作建议的文件。公司工作报告分工作周报、工作月报、年度工作报告3种。第七条公文密级公司公文的密级分为“秘密”、“机密”、“绝密”三级，具体密级参见公司保密管理制度，公文密级由拟办部门提出。第四章公文撰写规范第八条公文撰写规范（一）公文内容应符合国家有关法律、法规，公文撰写规范需符合公司公文管理的相关制度，如无明确规范要求的公文，撰写需符合一般惯例。（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，文字精练，字词规范，标点明确，篇幅力求简短。（三）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写具体的年、月、日。（四）公文结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”，第五层为“”。（五）公文应当使用国家法定计量单位。（六）文内使用非规范化简称，应当先用全称，再加以说明。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。（七）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须用汉字外，应一律使用阿拉伯数字。第九条各部门公文经综合部审核发现在格式或内容上存在较大错误的，退回原部门重新拟文。第五章公文处理程序第十条公文处理程序公文的处理程序一般分为公文签发、公文分送、公文阅办、公文反馈与跟踪等四个阶段。（一）公文签发1、签发权限（1）以公司名义发出的红头文件、内部通启等公文需由公司总经理签发。（2）公司各部门之间或公司部门之间的内部通启需由分管经理签发。（3）以公司名义发出的红头文件、内部通启等公文需由主办部门拟定并报送至公司综合部，由综合部审核后执行签发程序。2、签发方式以公司名义行文的公文，经审批后，盖本公司公章发出，但在公司内部行文也可采用签发人签名的方式发出。（二）公文分送1、公司主要采用签收、传真、邮递、电子邮件等公文分送方式。一般情况下，分送公文应采取签收方式（对公司秘密及以上级公文、人事资料等重要公文还需用信封封口专人专送）。采用其它方式分送公文，分送人应做好跟踪、记录工作。2、收件工作人员应对公文进行信封、文件、文号、秘字等的核定。如其中一项不对口，应立即通知发文机构，并登记出错文件。对封口被撕的公文应拒绝签收。3、相关人员在工作中，应积极、准确、快捷地处理公文事务，并严格遵守公司保密制度，不泄露和透露公司秘密。（三）公文阅办1、公司正式公文发文的程序是主办部门起草公文（填写文件阅办单）综合部审核并统一编号分管领导批示如需要，有关部门负责人会签总经理签批综合部盖章、归档发文。2、公司收文办理程序为综合部收文登记编号（填写文件阅办单）综合部负责人签署意见分管领导批示按批示交有关部门办理综合部催办办理完毕归档。一般的请示，领导批示后将原件返还请示单位执行，不再行文批复；重大业务或人事任免请示，才正式行文批复。3、所属公司向公司报文程序所属公司起草公文（填写文件阅办单）所属公司领导批示综合部审核有关部门负责人会签总经理签批。（四）公文反馈与跟踪综合部接到公司领导批示后，应尽快将批示件和原件反馈给拟办部门（同时保存批示件的复印件）。（五）公文处理时限除有专门规定外，公文的处理时限一般为2个工作日，每个审核、审批环节的时限为1个工作日，紧急公文需即时处理。第六章公文清理存档销毁第十一条公文清理存档销毁（一）公文办理完毕后，应当根据国家有关法规和公司档案管理制度的规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。（二）归档范围内的公文，应当根据其相互关系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映公司的主要工作情况，便于保管、查找和利用。（三）公文复印件作为正式文件使用时，应当加盖单位公章证明，视同正式文件妥善保管。（四）公司人事档案、财务档案归相关职能部门保管，其他档案、资料等由综合部存档，合同档案按合同管理制度规定保管。（五）不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别和公司主管领导人批准，可以销毁。销毁公文，应当进行登记，销毁秘密公文由2人监销，保证不丢失、不漏销。第七章附则第十二条本制度适用于公司，所属公司需参照执行，如另行制定公文管理制度需报公司综合部审批后执行。第十三条本制度自颁布之日起开始实施。第十四条本制度由公司综合部负责制定、修订和解释。附件一、红头文件二、内部通启三、会议纪要四、工作报告五、总经理批示单六、文件阅办单附件一红头文头广州XX管理投资有限公司XX字2013第号公司印章主题词抄报抄送印发综合部共印份，发份，存份附件二内部通启内部通启XX投管公司致编号通启字2012第号由日期页数签发主题抄报抄送广州XX投资管理有限公司部年月日印发附件三会议纪要XX投管公司会议纪要会议时间年月日会议地点会议主持参会人员会议记录主题抄报抄送广州XX投资管理有限公司部年月日印发附件四工作报告广州XX投资管理有限公司管理工作报周报时间年月日汇报员工周报整理抄报抄送广州XX投资管理有限公司部年月日印发附件五总经理批示单广州XX投资管理有限公司请示急普通秘密机密绝密文件性质呈阅紧急程度密级审核人校对人拟稿人文件名称拟办总经理批示总经理批示单附件六文件阅办单广州XX投资管理有限公司文件阅办单主管领导意见签字年月日公文名称密级收文发文拟办传阅审批发起单位（部门）经办人填报时间拟办部门负责人意见签名年月日相关部门负责人意见签名年月日主管领导批示签名年月日总经理批示签名年月日备注XX投管第一部分行政管理制度印章管理制度主责部门公司综合部制度编号NOJYZDXZ032013执行日期2012年04月01日备注印章管理制度第一章总则第一条为健全广州XX投资管理有限公司以下简称“公司”印章管理制度，规范印章管理，统一印章刻制和用印程序，明确用印权责归属，控制经营风险，制定本制度。第二条公司的印章管理适用本制度。第三条下列印章列入管理的范围（一）公司公章。（二）公司法人章。（三）公司合同专用章。（四）公司董事长、总经理及其他相关领导签字章。（五）公司财务专用章。（六）刻有公司职能部门名称的印章。（七）其他以公司或所属公司名义使用的印章。第二章印章管理机制第四条综合部为公司印章事务的主管部门，统一管理公司的印章事务。公司各职能部门和相关人员管理印章的具体事务。公司各职能部门应当指定专人管理印章，并将名单送交公司综合部备案。第五条公司的印章管理实行下列分工制度（一）公司公章、合同专用章、法人章由综合部法务部门集中管理，董事长、总经理及其他相关领导签字章交由财务部指定出纳专人保管。（二）公司财务专用章由公司财务部负责管理。（三）公司职能部门章由各相应职能部门负责管理。（四）其他以公司名义使用的印章由公司综合部负责管理。第六条印章管理员和保管人员通称为印章管理员。综合部及印章管理部门需指定专人对印章进行管理。第七条违反本规则的规定使用印章，或者发生印章丢失、盗用、仿制以及其他此类情形给公司带来损害的，应当视情节轻重，追究相关人员的责任。第三章印章刻制和领用第八条公司公司各部门刻制印章应当报经公司总经理总经理审批。经总经理总经理审批后，由公司综合部安排刻制。公司综合部安排印章刻制，应当遵守国家相关规定，到当地公安机关指定的刻章单位刻制。第九条设立在香港等境外的公司印章按照当地的相关规定执行。海外公司印章保管由综合部法务部门进行集中管理。第十条印章刻制完毕投入使用前应当办理印章启用手续。印章启用手续由印章使用部门或者人员向公司综合部办理。印章首次启用应当注明启用日期、使用部门或者人员，用印实样留存公司综合部备案。第四章印章使用范围第十二条下列事项可以使用公司公章（一）以公司名义向党政机关、社会团体、事业单位报送或者送达的文件资料。（二）以公司名义签署的与公司经营有重大关系的文件资料。（三）以公司名义对外发送联系工作的公函或者介绍信。（四）其他应当以公司名义实施的事项。第十三条下列事项可以使用公司领导签字章（一）以公司领导名义签署的向党政机关、社会团体、事业单位报送或者送达的文件资料。（二）公司对外签署合同时需法定代表人签字的情形。（三）公司领导本人授权秘书使用签字章签署的其他文件资料。第十四条下列事项可以使用公司合同专用章（一）以公司名义对外签署的各类合同、协议。（二）其他应当使用公司合同专用章的文件资料。第十五条下列事项可以使用公司职能部门章（一）以部门名义签署的向公司领导的请示报告以及其他文件资料。（二）以部门名义向其他部门、所属公司发送的公函、通知以及其他文件资料。（三）其他应当以公司职能部门名义实施的事项。第五章印章使用审批第十六条加盖公司公章、合同章经部门负责人批复，由综合部负责人批复后提交经总经理审批或经总经理授权的其他人审批。第十七条加盖法人章经部门负责人批复后，综合部负责人批复，由法人审批后，再交由总经理批复第十八条加盖公司领导签字章应当经所涉及部门领导及签字章所有人同意及总经理审批或经总经理授权的其他人审批。第十九条公司合同专用章应有审批流执行完整的合同审批表作为依据方可加盖。第二十条加盖公司职能部门章应当经该职能部门负责人审批。第二十一条涉及重要经济活动或者其他事项需要加盖公司其他印章的，其使用均需由总经理审批。第六章印章使用程序和要求第二十二条使用印章应当先由拟使用印章的部门或者人员填写使用印章申请单，根据本规则第五章印章使用审批制度的规定报请审批，经审批获准后方可使用。未经审批或者同意任何人不得擅自使用印章。印章管理员必须认真查对盖章材料，对材料文本与申请批准单研究核对，并记录于盖章登记表第二十三条加盖公司公章、合同章等印章的文件资料，应当在印章管理员处保留复印件备查。在下一年度第一季度内，印章管理员应当将该复印件连同使用印章申请单作为使用印章的归档资料，送交公司综合部整理后存档。第二十四条加盖公司董事长、总经理、副总经理等签字章或者公司职能部门章的，印章管理员应当将印章使用情况记录备查。当年印章使用情况记录，在下一年度第一季度内，送交公司综合部整理后存档。印章管理员无权销毁、删改各种印章使用情况记录。第二十五条印章应当在公司办公地使用。遇有特殊情况须将公司公章、合同章带出公司办公地使用的，应当经总经理审批后，由印章管理员携带印章随同经办人员前往办理，并及时归还。第二十六条使用印章应当符合下列要求（一）加盖的印章印迹端正、清晰。（二）加盖的印章位置需“骑年盖月”。（三）加盖印章的文件资料清楚、完备。为介绍信、便函、授权委托书加盖印章，应当留有存根并在落款和骑缝处一并加盖印章。为对外签署的合同或者协议、各类业务报表以及其他有关文件资料加盖印章，应当在合缝处一并加盖印章。第二十七条因情况变化造成原有印章停用或者作废的，印章管理人或者保管人应当将印章送交公司综合部，由综合部视具体情况提出封存或者销毁的处理意见，报经综合部分管领导审批后执行。第七章附则第二十八条各所属公司需要制定印章管理规定的，应遵循本规则的原则并报公司综合部备案。第二十九条本制度自颁布之日起开始实施。第三十条本制度由公司综合部负责制定、修订和解释。附件印章、证照领用申请表附件一印章、证照领用申请表印章、证照领用申请表附件二印章使用申请表部门申请人印章名称领用时间归还时间证照名称申请原因年月日部门负责人综合部负责人法定代表人总经理审批部门申请人印章类别公章法人代表私章财务专用章合同专用章发票专用章其他申请原因年月日印章使用申请表广州XX投资管理有限公司月印章使用登记表公司名称使用部门印章名称使用用途使用印章文件内容页数使用人使用日期领导审批备注部门负责人综合部负责人总经理审批部门申请人印章类别公章法人代表私章财务专用章合同专用章发票专用章其他申请原因年月日部门负责人法定代表人档案管理制度第一章总则XX投管第一部分行政管理制度档案管理制度主责部门公司综合部制度编号NOJYZDXZ042013执行日期2012年04月01日备注第一条为做好广州XX投资管理有限公司（以下简称“公司”）档案管理工作，规范档案管理活动，有效保护和利用档案，促进档案工作为公司各项工作服务，根据中华人民共和国档案法及档案工作相关国家标准，结合公司实际情况特制定本管理制度。第二条本制度所称的档案是指公司从事业务经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的有保存价值的各种文字、图纸、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电子文档、照片、声像、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。第三条本制度适用于公司及全体员工。第二章档案的分类第四条档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要求一定范畴，不能笼统含糊。（如证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等）。第五条公司档案大致分为以下几类（一）证照类目营业执照及各类证照、年检资料、公司章程、各类资质、荣誉证书等。（二）文件类目董事会文件、外部来文（政府职能部门往来文件）和内部发文。（三）制度、法规类目各类管理制度、业务流程、国家行业法规等。（四）合同类目分内部管理合同和业务合同两种。（五）经营类目战略发展规划、经营计划、年度月度计划及总结、客户信息资料、项目资料、销售资料等。（六）会议纪要类目各项经营例会及其他重要会议的纪要等。（七）资产管理类目办公设备、固定资产档案文件等。（八）会计类目各种财务凭证、报表、会计账册等。（九）人力资源类目个人档案、招聘、绩效、劳动合同文件等。（十）法务审计类目法务、风控、审计类文件。（十一）题赠性资料类目包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。（十二）技术性资料。包括各类工程图纸、竣工资料、报批报建资料等。（十三）信息宣传类目公司各种宣传及印刷资料、影音文件、实物资料、市场调研资料、业务资讯、考察资料等，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。（十四）电子文件类目所有档案的电子文本或录音文本的档案。第六条档案编号（一）档案分类各级名称经确定后，应编制公司档案编号管理参照表，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。（二）档案分类各级名称及其代表编码一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。（三）公司档案员负责对公司各类文件材料的收集、整理，按照公司档案编号管理参照表要求“对号入座”进行分类、编号、归档工作，各部门配合公司档案管理工作。（四）公司综合部和公司各部门需要按照公司档案编号管理参照表上要求，明确相关文件的归档部门和管理权责，由各部门负责立档的文件，需由各部门指定档案管理员按照管理要求统一进行编号、归档工作。第三章档案管理机构的设置及基本要求第七条公司设立档案室，隶属于综合部，并设置专职档案管理员，负责档案资料的归档督促和日常管理工作。公司制定明确的档案管理员岗位职责，档案管理员必须严格履行职责。第八条综合部根据公司范围内的档案性质划分为以下几个日常具体管理单位（一）公司档案室。（二）各部门内部资料室。（三）财务部。（四）人力资源部。综合部负责统一指导、监督此四类档案管理单位的档案管理，包括档案的形成、积累、整理和递交工作。其中公司档案室、资料室由综合部直接管理，其他两个单位日常自行管理。第九条实行维护档案完整与安全的原则各管理单位在经营、管理、发展过程中形成的各类档案的所有权归公司所有。各部门内部形成的文件、规定、资料等必须规范管理，确保完整、安全，并主动提交公司档案室存档。综合部对上交给公司档案室的档案的安全性、完整性负责。第十条实行档案标准化与信息化建设同步原则档案管理应按照要求做到规范、及时的归档，尽力实现档案的标准化、程序化管理。档案信息要录入电脑，并把纸质档案扫描成电子版存档，实施档案的信息化管理。档案的信息内容应当包括但不限于档案的名称、生成部门、生成时间、类别、保管期限、件数、页数、存放位置、借阅记录、销毁记录等。第四章档案保管权限范围、保管期限第十一条公司档案根据其重要性和保密程度分为公司级和部门级。（一）公司级档案应按标准规范进行分类，规范档案编号和档案标签，并建立电子与纸张分类目录。（二）各部门资料档案管理必须设兼职的档案管理员，制定明确的各部门、各公司档案管理员岗位职责，规范档案管理工作，明确各部门、各公司档案与公司档案的归口管理。第十三条归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分为永久和定期，定期按文件材料的保持价值分为1年、5年、15年。（一）永久保存1、公司成立、合并、撤消、更改名称、启用印章及公司章程、营业执照、生产经营许可证、法人代码变更；直属、控股、参股企业设立协议、公司章程、产权变动、股权证书、红利（股）分配的决议、股东会决议、董事会纪要、年度审计报告以及公司对全资、控股企业的批复、决定等；直属、控股、参股企业的终止、解散、撤并等清算、报告及终止解散协议等。2、公司的历史沿革、大事记，反映公司重要活动事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等材料。3、公司颁发的（包括转发的）各种正式文件的签发稿、重要文件；直属全资子企业的情况汇报、请示报告、重大事项说明及公司批复、决定等。4、公司及其各职能部门活动形成的工作计划、总结、报告。公司公务活动形成的重要信件、讲话稿等材料；董事会、会议纪要、决议。5、公司与有关单位签订的各种合同、协议书等法律性文件材料；公司与子企业签署的各种责任书等文件资料；公司批准的基本建设工程施工、竣工、购置大中型设备的文件材料，公司直接管理的科研、生产、建设项目的科技文件材料。6、公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册；公司科研项目的调研、立项、研究、试验、总结、鉴定、报奖、推广运用等反映科学技术管理的专业文件材料。7、各种法律仲裁、纠纷、起诉书、判决书等文件材料。8、公司与国（境）外合作伙伴签订的协议书、合同及外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、考察报告、会议纪要、记录、声像材料、互赠礼品清单、工作来往文件等。（二）15年保存1、预算、决算书类。2、会计凭证。3、规划、经营目标等资料。4、法务审计文件等。5、人事部门文件及其他经核定须保存15年的文书。（三）5年保存1、员工工作计划或非重要内部会议纪要等文件。2、行政、人事非重要性管理文件及其他经核定保存5年的文书。（四）1年以下暂时保存结案后无长期保存必要的文书。（五）公司可根据实际情况拟订文件资料保存期限的补充规定。第四章会计档案、人事档案的保管第十四条会计档案管理要求公司各类会计档案指会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业资料，按国家会计法及会计档案管理准则执行，由财务部统一保管，保存期限为永久保存，接受公司综合部监督和抽查。会计凭证、会计账簿、会计报表、纳税申报表、统计报表、财务方案、资金合同、税务文件等，此类资料由总经理审批查阅。外借需由总经理或总经理授权人员批准，并于10日之内归还。第十五条公司员工人事档案公司员工人事档案的建档、归档和管理由人力资源部负责，接受公司综合部法务监督和抽查。具体要求如下（一）员工档案必须包含以下内容员工应聘申请表、一寸照片两张、录用审批表、身份证、学历证明、岗位证书、职称证书等复印件，转正审批表、调动/升职审批表、奖惩文件、劳动合同、体检报告及其他反映员工工作的信息等。（二）凡正式录用后的员工，在办理完入职手续当日，人力资源部负责建立员工基础档案。员工人事档案以公司为单位，部门为类别进行管理归档工作，档案管理员应按员工顺序号进行存放保管，每位员工在公司工作期间拥有唯一的一个档案顺序号，不重复。同时，档案管理员应建立相应的电子版员工档案方便查询。（三）离职员工离职时，其档案按制度及时放置到离职人员档案柜，若要销毁，需按相关时间规定进行销毁并报人事行政分管领导审批后执行。（四）人事档案为保密文件，人事档案需严格遵守保密制度，坚持保密原则无关人员不得查阅。凡因工作需要查阅员工档案的，必须经分管领导同意，在指定时间，指定地点查阅。第五章整理装订规则第十六条档案的整理装订工作由档案生成部门根据本管理制度的规定在移交至公司档案室之前承办，综合部进行指导。第十七条档案在整理时应以件为单位进行整理、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化。一般而言，每份文件为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件。第十八条档案可采用装订和不装订两种形式。装订时必须剔除金属物，采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。第十九条归档文件的装订单位分别是卷、件、页。装订成卷的文件应当遵循文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用的基本原则。第二十条工程技术档案、会计档案、人事档案按照行业业务要求进行归类整理，并按年度进行排序。第六章归档要求第十六条归档是指公司各部门在规定的时间内将档案整理、上交至各管理单位的过程。第十七条归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。文件材料归档后不得更改。归档的文件材料一般一式一份。第十八条公司的归档工作实行年度归档制度，每年一月份为各部门向公司档案室移交档案资料的时间。各部门、各公司要将上年度在积累的各类纸质、实务档案，及微机内存贮的规划、规章制度、人事资料、合同、协议、工资档案、学习材料、发言材料、技术资料、报告等具有可查考价值的文件资料分类整理拷贝，标明名目后，存档备查。对于权利证照、设备随机技术资料、保险、荣誉实物等特别重要的档案应当自取得后24小时内归档。工程项目档案一般在该项目各阶段结束后的10个工作日内归档。公司的组织结构、关键岗位发生变更的，相关责任人应当在变更决定作出之日起10日内办理相关档案移交手续。第十九条各部门向公司档案室归档时，应当认真填写档案移交清册以明确双方责任。档案移交清册应当包括移交部门、接交部门、案卷类别、件数页数、保管期限、移交人、接交人、监交人、移交日期、移交人对准确性、完整性的声明等内容。档案移交清册一般一式三份，分别由移交人、接交人、监交人签字后保存。第二十条综合部在每年的三月下旬编制档案室现存档案统计表呈报董事长审阅。第七章电子文档第二十一条本管理制度所称电子文档是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。包括但不限于图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、数据库文件及相应的支持软件、相关数据等。具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件说明。第二十二条电子文档生成部门应当定期将符合条件的电子文档向档案室移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。电子文档归档分为逻辑归档和物理归档两类。其中逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文档的管理权限向档案室移交的过程。物理归档是指把电子文档集中下载到可脱机保存的载体上，向档案室移交的过程。第二十三条各档案管理单位在收到移交上来的纸质档案时，应根据档案的性质转存成为相应格式的电子档，并存入其他介质的保存媒体中。第二十四条对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10，如发现问题应及时采取恢复措施。对磁性载体上的归档电子文档，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。第二十五条归档电子文档的封存载体不应外借。未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文档。利用时应使用拷贝件。第八章借阅与销毁第二十六条各部门、各公司经办人员因业务需要，经过批准可以查阅档案。因工作需要借阅档案时，根据档案保存级别的相关制度，由制度的审批人签字批准后，方可借阅。查阅者必须爱护档案，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密。第二十七条原则上任何档案严禁带出档案室。如确因工作需要，必须由专用人员写出书面借条，报相关领导签名批准后借出。借阅档案时应当注明借阅期限，一般地借阅期限最长为10天。第二十八条当某些档案保存期限届满，且不再具有保存价值时，由综合部通报档案生成部门，再由档案生成部门编制一式三联的档案销毁清册，由总经理审核批准后方可销毁。档案销毁清册应当永久保存。第九章档案室管理要求及罚则第二十九条档案室、资料室管理员必须分门别类进行系统整理，严格按照其自然形成规律和内部的有机联系进行装订、登记、排列、上架、入柜，按照档案类别进行序号排列，建立档案管理台帐。第三十条公司档案室专设会计档案专柜、人事档案专柜，分别由相关部门档案管理员负责管理。第三十一条档案室做好档案的登记、分类、统计工作，严格按照借阅、复印、外借的流程办理相关登记、审批手续。第三十二条档案室应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档案的安全性，对破损、字迹褪色和载体变质的档案及时修补和复制。档案员每年要进行一次全面、彻底的清查整理工作，做到帐、卡、物相符。第三十三条严格遵守保密制度，不得私自删除或销毁档案材料；不得将档案存放在档案室之外的地方。第三十四条档案管理部门或借阅人对档案不注意保密，致使公司档案泄密且给公司造成损失的，给予相关责任人严肃处理；情节严重的移交司法部门依法处理。第十章附则其他专项档案管理制度及保管期限，为本制度的补充。发文卷号文件编号案卷题名单位时间页数/份数归档时间保管期限密级归档人员1234附件一卷内目录56789101112131415附件二公司档案编号管理参照表公司档案分类、编号的原则是以公司的全部档案为对象，依据公司的特点和主要职能,保持文件之间的有机联系，便于科学的管理和提供利用。本表规范统一了公司档案分类、编号管理原则，适用于公司，所属公司可参照执行。一级类目二级类目代号名称代号名称归档范围保管期限立档部门JH公司营业执照及各类证照、注册类资料、年检资料、公司章程、荣誉；永久A证照管理类目公司代码所属公司营业执照及各类证照、注册类资料、年检资料、公司章程、荣誉。永久A董事会类董事会文件；股东大会文件；董事会的往来文件、信函；股权变更；中介机构的审计评估报告；永久B外部来文类各类和政府事务关联的决议、决定、条例、规定、指示、通知、函等；各类经济事务关联的来文、函件等；15年B文件管理类目C内部发文类各类公司及所属公司发布的通知、决定、办法、规定、任免等。15年JH公司各项管理制度；永久公司代码所属公司各项管理制度；永久JH公司各项业务流程；永久C制度管理类目公司代码所属公司各项业务流程。永久A管理类公司管理类合同；15年综合部D合同管理类目B业务类各类经营类、业务类合同协议等此类型合同编号按公司合同管理制度执行。15年风控部一级类目二级类目代号名称代号名称归档范围保管期限立档部门A战略规划类重大经营战略性决策，发展规划，方针目标管理等；永久投资分析资料，调研评估报告等；15年B投资管理类项目可行性研究报告、预算；项目文件、资料、签约文件等。15年经营部公司及所属公司年度经营目标；15年公司管理层及所属公司高管月度工作计划与总结；5年C计划管理类公司管理层及所属公司高管年度工作计划与总结。5年综合部公司重要用户资料；永久E经营管理类目D日常管理类其他重要的经营类档案。15年经营部周例会会议纪要；1年月度例会会议纪要；5年A经营例会类公司年会会议纪要。永久B总经理办公会议类公司总经理组织召开的业务、管理办公会；5年C其他内部会议类重要的业务、管理沟通协调会及其他内部会议；5年F会议纪要类目D接待会议类重要外部来访的接待、洽谈会议。5年A办公设备类购置、验收、调试文件、使用维修文件、旧设备处理文件报废清理后保存1年B车辆管理类车辆管理的材料（采购过程、产权证、保险单、维修记录等）永久G资产管理类目C固定资产类关于固定资产申请调拨、报废、封存的请示、报告及批复；固定资产登记表、清单等；固定资产的说明书、使用手册等配套材料报废清理后保存5年综合部一级类目二级类目归档范围保管期限立档部门代号名称代号名称A凭证类原始凭证、记帐凭证、汇总凭证等15年现金和银行存款日记帐15年明细帐15年总帐15年固定资产台帐报废清理后保存5年B帐簿类辅助帐册、备查薄15年月、季度会计报表（包括文字分析）5年C报表类年度会计报表（包括文字分析）永久H会计档案类目D其它类会计移交清单、会计档案保管清册、会计档案销毁清单、银行余额调节表、银行对帐单15年财务部公司员工档案永久A员工档案类所属公司高管员工档案永久公司员工劳动合同永久B劳动合同类所属公司高管员工劳动合同永久公司员工绩效考核15年C绩效考核类所属公司高管员工绩效考核15年D日常管理类人力资源日常管理类文件15年E招聘类招聘人才库5年F薪酬类薪酬文件15年G社保类社会保险类文件永久I人力资源类目H培训类公司及分公司培训类文件15年人力资源部一级类目二级类目代号名称代号名称归档范围保管期限立档部门A风险控制类风控日常性管理文件15年法务日常性管理文件15年B法务类判决书、调解书、裁定书、仲裁决定书等；诉状、答辩状、代理词等永久审计日常性管理文件15年J风险管理类C审计类本公司年度财务情况审计报告；本公司领导任期主要经济指标审计材料；所属单位年度经营审计材料永久法务风控部市场调研资料、业务资讯等。5年A信息类公司组织的考察活动所发生的各种资料档案5年B实物类反映本公司主要职能活动的证书、奖杯、奖状、奖章、锦旗等永久C宣传及印刷资料公司宣传及印刷材料永久反映公司主要活动的照片永久反映公司活动的影音资料永久K信息宣传类目D影音资料类反映本公司主要职能活动、存有公司重要的数据信息的光盘永久综合部L电子档案类目1、电子文件档案编号同实物档案编号。2、需按照各级分类设置不同的电子文件夹。3、第一大类文件均需要留存扫描件。4、所有电子文件档案均需备份。同实物保存期同实物保存部门1、通用编号标准一级类目代号二级类目代号年号（4位数字）案卷流水号卷内流水号。（所属公司代码设置标准选用所属公司名称两位数关键字拼音首字大写）2、会计档案由财务部门参照公司编号管理原则执行其他部门可根据业务情况在二级分类下做三级细分类下做相应调整。3、公司综合部及其他各部门需指定档案专员,需按照以上标准实施档案管理工作,部门前期建档工作需在综合部档案专员指导下进行。4、每年一月中下旬，各部门需按照综合部规范要求将上年度档案移交到公司档案室统一编订案卷，由档案室进行封存（会计档案由财务部门编订封存，其他机密档案另行处理）。附件三档案借阅申请单档案借阅申请单年月日申请部门申请人文件标题/摘要用途档案编号页数是否复印/摘抄等借阅时间归还时间部门经理审批综合部负责人审批总经理审批附件四档案移交登记表档案移交登记表序号档案名称移交日期页数/份数移交人接交人1234567891011121314151617监交人领导批示保密管理制度第一章总则第一条为确保公司广州XX投资管理有限公司以下简称“公司”公司各项经营活XX投管第一部分行政管理制度保密管理制度主责部门公司综合部制度编号NOJYZDXZ052013执行日期2012年04月01日备注动的安全，维护公司权益，特制定本制度。第二条本制度适用于公司及所有员工。第二章公司秘密分类第三条公司秘密包括下列事项（一）公司重大决策中的秘密事项。（2）公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。（三）公司内部掌握的合同、协议、意向书及可行性报告、会议记录。（四）公司财务预、决算报告及各种类财务报表、统计报表。（五）公司所掌握的重要的客户资料、客户信息、合作伙伴、商业合同、项目信息、在谈项目等。（六）公司职员人事档案、工资性、劳务性收入及资料。（七）与公司经营有关的，尚未进入市场或尚未公开的各类信息。（八）其他经公司确定应保密的事项，一般性决定、决议、通告、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。第四条公司秘密的密级为“绝密”、“机密”、“秘密”三极绝密是最重要的公司秘密，一旦泄露会使公司的权益遭受特别严重的损害。机密是重要的公司秘密，一旦泄露会使公司的权益遭到严重的损害。秘密是一般的公司秘密，泄露会公司的权益遭受损害。第五条公司密级的确定（一）公司经营发展中，直接影响公司权益的重要决策文件资料为绝密级。（二）公司所掌握的重要的客户资料、客户信息、商业合同、项目信息、公司经营情况及规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、人事档案、员工薪酬、工艺标准均为机密级。（三）尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。第三章保密措施第六条密级知晓范围绝密级、机密级、秘密级的知晓范围是董事会成员、总经理及与保密内容有直接关系的工作员工。第七条公司员工需具有保密意识，做到不该问的绝对不问，不该说的绝对不说，不该看的绝对不看。第八条总经理负责领导保密管理的全面工作，各部门负责人为本部门保密工作负责人。第九条如果在对外交往与合作中需要提供公司秘密，应先由总经理批准。第十条严禁在公共场合、公用电话、传真上交谈、传递保密事项，不准在私人交往中泄露公司秘密。第十一条公司员工发现公司秘密已经泄露或可能泄露时，应及时报告相关部门采取补救措施。第十二条备有电脑、复印机、传真机的部门都要依据本制度制定本部门的保密细则，并严格执行。第十三条文档员工、保密员工出现工作变动时应及时办理交接手续，交由主管领导签字。第十四条司机对领导在车内的谈话要严格保密。第十五条所有员工无论何种原因离职，均不得拷贝、复印、抄录、携带任何公司秘密级（含）以上密级的文件、材料等，也无权以任何形式传播、透漏上述密级内容，否则公司有权追究其相应法律责任。第四章保密环节第十六条保密文件打印保密文件打印应有由保密文件负责人亲自打印，打印完毕，所有文件废稿应全部销毁，电脑存盘应消除或加密保存。第十七条保密文件复印（一）原则上保密文件不得复印，如遇特殊情况需由总经理批准方可执行，文件复印应做好登记。（二）保密复印件只能由保密文件负责人或其指定员工负责，不得交给其他员工。