通用公司行政管理制度

通用行政管理制度目录一、公文管理制度二、保密管理制度三、接待管理制度四、会议管理制度五、办公基础设施及办公环境管理制度六、公章管理制度七、计算机使用管理制度八、出差管理制度九、公车管理制度十、工装管理制度十一、库房管理制度十二、固定资产管理制度十三、采购管理制度十四、接待管理制度十五、饭堂管理规定十六、督导管理制度公文管理规定一、目的为了统一和规范公司公文处理管理工作，建立科学、合理、规范的公文处理程序，使公文处理准确、及时，提高公文处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，结合公司实际情况，特制订本规定。二、适用范围公司决定、决议、通告、通知、通报、报告、请示、批复、公函、会议纪要等。三、职责（一）人事行政部是公文的归口管理部门，负责公文统一收发、分办、传递、用印、归档和销毁。（二）各职能部门根据实际工作需要，依照公司的公文处理规定统一格式化、规范化予以执行。四、公文种类（一）公文类型公司内部公文分为红头文件、公司级文件、部门级文件三大类。1、红头文件适用于公司发布的文件；公司组织架构、组织变更、管理人员任免；重大奖惩事项；重大活动事项；公司级规章制度颁布实施等应由全公司知悉的行政性公文及对外公文。红头文件统一由公司人事行政部印发，由相关人员编制，相关领导签发。2、公司级文件包括红头文件外的应由全公司员工知悉的经营管理类文件资料。由各部门根据部门工作职责、跨部门管理要求或领导授权起草，送人事行政部审核，报总经理审批，人事行政部负责印发。3、部门级文件包括各部门范围内适用的，仅由本部门员工知悉的，或只需相关部门协作（如工作联系函）、相关领导批复（报告、请示等）的经营管理类文件资料。部门级文件由各部门起草，部门领导审核，总经理审批，部门自行印发。部门文件不得与公司级文件相抵触，相抵触的部门文件无效。四、公文主要具体形式一请示。向上级部门请求请示、批准的事项；二报告。向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议、答复下级的请示事项；（三）决定。对公司重要事项或重大活动作出安排；（四）决议。经过会议讨论或议定，要求贯彻执行的事项；（五）批复。上级答复下级的请示事项；（六）通告。在公司范围内公布应当遵守或周知的事项；（七）通知。传达、批转上级、同级、不相属部门的公文；传达要求下级部门协助或需要周知或共同执行的事项；发布规章、任免聘用事项；（八）通报。表彰先进，批评错误，传达重要情况；（九）函。对同级或不相属单位间相互介绍、商洽、询问、催办、答复某些问题，请有关部门批准；（十）会议纪要。记载和表达会议重要精神及议定事项，要求与会单位共同遵守执行。（十一）公司的专用公文除以上公文外，公司还有备忘录、意向书、协议书、合同书、契约、各种报告、广告书、说明书、请柬、贺词、新闻稿、启事等对外的专用公文。五、公文格式规范的公文一般由发文字号、标题、缓急程度、秘密等级、主送单位/部门、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄送单位/部门、印发单位/部门等部分组成。（一）发文字号，包括单位代字、年份、序号。凡以公司名义印发至各部门的公文，其发文序号统一由人事行政部编制。（二）公文秘密等级，分为“绝密”、“机密”、“秘密”。（三）公文缓急程度，分为“普通”、“急件”、“特急”。（四）公文标题，应准确简要地概括文件的主要内容，一般应当标明发文机关、公文种类，标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。（五）公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前注明附件顺序和名称。（六）公文除会议纪要外，应加盖印章，印章加盖应骑年压月。（七）公文的成文时间，以印发的日期为准。（八）公文的文字，从左至右横写、横排，发文统一用简体字。（九）公文的纸型，统一采用国际A4型（长297毫米、宽210毫米），左侧四分之一处装订。（十）以公司名义发文，要求采用相应的公司信签纸，并加盖相应的印章。六、公文行文原则（一）各部门的行文关系，应根据相互间的隶属关系和职权范围确定。一般不越级行文，因特殊情况，必须越级行文时，应同时抄送越过的单位/部门。（二）凡是公司对外发文可用“周字【年份】号”。（三）公司发布的决定、决议、通告、通知、通报、批复；颁布的规章制度、管理办法和操作规程等用“周字【年份】”。（四）公司的报告、请示等用“周字【年份】”，上行文应根据内容写明主送单位，如需同时发送其他单位，还应写明抄送单位。“报告”中不得夹带请示事项。（五）“请示”应当一文一事，一般只写一个主送单位/部门，切勿多头主送。如需同时送其他单位/部门，应当用抄送形式。（六）受双重领导的单位（或部门）向上级单位请示，应当写明主送单位和抄送单位，由主送单位/部门负责答复。（七）精简公文。对可发、可不发及能用内部局域网络、面谈等方式解决问题的，不需行文。（八）向下级单位的重要行文，应当同时抄报直接上级单位。（九）公文格式及字体规格文号四号，仿宋GB2312,左齐，15倍行间距，段前段后0行。标题小二号，黑体，居中，15倍行间距，段前1行，段后15行。抬头小三号，仿宋GB2312，左齐，15倍间距，段前段后0行。正文小三号，仿宋GB2312，15倍行间距，段前段后0行，首行缩进2字符。1、正文中的结构层次序数第一层为“一”，第二层“（一）”，第三层“1”，第四层“（1）”。2、附件四号，仿宋GB2312，15倍行间距，段前05行，首行缩进2字符。正文之后，成文时间之前，注明顺序和名称。3、落款/成文时间四号，仿宋GB2312,左齐，成文时间以领导签发日期为准，段前段后0行。4、成文时间、部门结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其余应当使用阿拉伯数字。5、印章证实发文应加盖印章，印章需“骑年压月”。6、抄报、抄送四号，仿宋GB2312,左齐，段前段后0行。七、公文收文处理（一）公文的签收与分送1、签收登记。收到文件后，由文件管理人员签收后进行清点、登记。登记的内容包括收文日期、文号、标题、来文单位、份数等。其后的处理过程也应在登记薄上作简要记录；2、启封。登记完成后，交由收件人亲启或者统一由专人启封拆阅；3、摘编。由文件管理人员对部分重要文件进行加工，主要是针对这些文件写文摘、提要、综述，汇集有关数据资料等。（二）处理公文1、公文处理具体程序2、由文件管理人员经过对公文进行认真的阅读分析，提出建议性的处置意见，供董事长审核定夺；3、批办。总经理批示办理意见；4、承办。相关工作人员按批办意见具体承办公文所针对的事务和问题；5、注办。承办人签注公文承办情况，以备忘待查。（三）组织传阅与催办查办1、组织传阅。少数外来公文需经多部门或多位工作人员阅知处理时，使公文在他们中间得到有效传递和阅读。传阅部门或个人在传阅后将意见工整、清晰地写在公文传阅单相应的栏目内，阅件人须签注姓名与日期，公文传阅期限为一个工作日；2、催办。由人事行政部根据承办时限和其他有关要求对公文承办过程实施的催促检查；3、查办。由人事行政部对重要公文实际执行情况所进行的核查协办工作。（四）公文归档1、公文处理完毕后三天内，交由公司人事行政部归存，按“完整、有序”原则对文件整理、检查，按类别、年代立卷，整齐存在文件柜内。2、公司个人不得保存公司公文，凡参加会议带回的文件，应及时交办公室档案员登记保管，调离公司的员工应将文件和记录本清理移交。3、任何个人不准擅自销毁文件，或以废纸出售。不需立卷的文件材料逐件登记报公司领导批准销毁。4、销毁秘密级以上文件要进行登记，有专人监督，保证不丢失、不遗漏。八、公文发文处理发文处理是指以公司名义制发公文的过程，包括拟稿、会签、审核、编号、打印、校对、签发、印制、用印、登记、分发等程序。（一）拟稿。1、拟稿一般按照职能部门分工负责原则和日常工作程序，谁主管谁主办。涉及两个部门以上的事项，应以一个部门为主，与有关部门协商一致后再办理行文。2、公文拟稿应采用A4纸型，同时必须提供电子版文件；会签、核稿、签发必须用钢笔、签字笔签署意见，签名应写清姓名、审批日期。3、凡以公司名义制发的公文，其发文字号为周字【年份】号。（二）公文的期限及效力1、在起草公文,尤其是对某些正在执行的规章制度、条例、通知、通告、细则、办法等进行修订，或新出台公文与原来相关公文有覆盖、修订、补充、改变时，要视情况分别注明是补充，还是原文件从某年某月某日开始废止；新文件从此时开始执行。2、对于废止文件存放至追诉期后再视情况销毁与否。（三）公文审核1、公文审核实行层层负责制。拟文部门负责人要严格把关，对所拟公文进行初审，对发文的必要性、文稿内容、文内数字的真实性、准确性负责，并签名后送人事行政部。2、各类发文在送人事行政部后，由人事行政部负责核稿把关。3、核稿工作要求。审核文稿与已发文件的口径是否一致；审核文稿内容是否需要行文；审核文稿内容是否符合有关政策；审核文稿内容部门间的一致性；审核文稿中所提解决问题的意见、办法、措施是否切实可行；审核文稿格式是否符合有关规定，文字表达是否准确精练，专用术语和人名、地名、引文是否正确，标点使用是否正确，文字书写是否规范；审核公文主送、抄送单位，内部发送范围是否恰当等等。4、人事行政部如对文稿做较大的改动，应征求主办部门的意见；对不合格的文稿，人事行政部有权退回拟稿部门进行修改。5、如涉及公司收费政策、招商政策，对商户的管理政策及重大改变，建议报总经理审核，方可上报与发函。6、发文需会签的，应由拟文部门送有关部门会签后，再交人事行政部核稿。审核的重点是是否符合有关法律、法规，是否与有关部门会签，文字表述、文种使用、公文格式是否符合本制度等。根据来文拟办的文稿，必须把来文原件附在文稿后。（四）发文编号、打印、校对、盖章、分发。1、公文打印、编号由人事行政部负责。密级公文要指定专人打印，并根据先急后平、先上报后下发、先公文后资料的原则进行安排。急件随到随办。2、公文校对由人事行政部负责。属于密级的公文和上报的各类报表均由经办人亲校，要求做到准确无误；校对人如发现原稿有问题时，应及时与有关人员联系，未经签发人同意不得随意改动。3、公文盖章按公司印章管理规定办理。4、公文分发。公文发放范围由拟稿人提出，公司相关领导审核确定。由人事行政部指定人员统一发放，要求接收部门签收并注明时间。九、公文的处理时限、承办和催办。（一）人事行政部从收到文件到送阅的处理时限为一个工作日；对拟发文稿的处理，包括核稿、审核、公司领导阅批和打印发送，其时限一般为二个工作日。（二）各部门的处理时限。对传阅件来文，传阅部门的处理时限一般为一个工作日；请示件来文，主办部门的阅办时限一般不超过二个工作日，会签部门的阅办时限一般不超过一个工作日。对转发的文件，直接转发的公文，主办部门的拟文时限为一个工作日；转发公文需研究相应措施，或结合本公司实际提出贯彻方案的，主办部门的拟文时限为二个工作日。上述公文处理，如有特殊情况可适当延长，但急件要随时处理。（三）传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。如利用计算机、传真机等电子形式传输秘密公文，必须采用加密装置。绝密级公文不得利用计算机、传真机等电子形式传输。十、公文归档和销毁（一）公文办结后，人事行政部收集整理文件、文件底稿、附件及有关的签报、批示等附属材料的正本，按规定归档。（二）各部门对本公司发出或签收的各类公文指定专人负责，实施分类管理、妥善保存、年终归档、适时销毁的原则。（三）秘密、机密、绝密文件资料的复印件视同正式文件资料，阅办后须按规定保管、归档或销毁。（四）公文归档应当根据其相互联系，特征和保存价值分类整理归档，要保证档案齐全、完整，个人不得保存应当归档的公文。（五）没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，由指定人员（要求至少二人）监销，保证不丢失、不漏销。（六）公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。（七）工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退，个人不得保存文件。保密管理制度为保守公司秘密，维护公司的合法权益不受侵犯，保证公司正常经营管理秩序特制定本制度，一、公司秘密是关系公司权利和权益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。二、公司全体员工都有保守公司秘密的义务。三、公司保密工作，实行既确保秘密又便利工作的方针。四、对保守，保护公司秘密以及改进保密技术，措施等方面成绩显著的部门或职员实行奖励。五、公司秘密包括下列秘密事项（一）公司重大决策中的秘密事项；（二）公司尚未付诸实施的经营战略，经营方向，经营规划，经营项目及经营决策；（三）公司内部掌握的合同，协议，意向书及可行性报告，重要会议记录；（四）公司财务预，决算报告及各类财务报表，统计报表；（五）公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息；（六）公司员工人事档案，薪资待遇，劳务性收入及资料；（七）公司客户的相关资料；（八）其他经公司确定为应保密的事项。六、公司机密分为绝密，机密，秘密三个等级。（一）绝密是最主要的公司秘密，一旦泄露会对公司的权益造成特别严重的损害。（二）机密的主要的公司秘密，一旦泄露会对公司的权益造成严惩严重的损害。（三）秘密是一般的公司秘密，泄露会对公司的权益造成损害。七、公司秘级的确定（一）公司经营发展中，直接影响公司权益的重要决策文件资料为绝秘级；（二）公司规划，财务报表，统计资料，重要会议记录，公司经营情况，客户档案资料为机密级；（三）公司人事档案,合同,协议,员工工资性收入,尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级；（四）属公司秘密事项但不能标明密级的,通过口头通知,传达接触范围的人员。八、属于公司秘密的文件,资料,应当依据本制度第六条,第七条之规定标明密级,并确定保密期限,保密期限届满,自行解密。九、属于公司秘密的文件,资料和其他物品的制作,收发,传递,使用,复制,摘抄,保存和销毁,由公司人事行政部执行采用电脑技术存取,处理,传递的公司秘密由电脑使用者负责保密。十、对于密级的文件,资料和其他物品,必须采取以下保密措施（一）非经总经理及特别授权人员批准,不得复制和摘抄（二）收发,传递和外出携带,由指定人员负责,并采取必要的安全措施。（三）在设备完善的保险装置中保存。十一、属于公司秘密的设备或商业机密，由公司指定的专门部门负责，并采取相应的保密措施。十二、在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的,应当事先经总经理批准。十三、具有属于公司秘密内容的会议和其他活动,主办方应采取下列保密措施（一）选择具备保密条件的会议场所（二）根据工作需要,限定参加会议人员的范围,对参加涉及密级事项会议的人员予以指定（三）依照保密规定使用会议设备,管理会议文件（四）确定会议内容是否传达及传达范围十四、不准在私人书信和通讯中泄露公司秘密,不准在公共场所谈论公司秘密,不准通过其他方式传递公司秘密十五、公司员工发现公司秘密已经泄露时,应当立即采取补救措施并及时报告总经理或相关领导,由其及时作出处理十六、出现下列情形之一,给予警告处分；（一）泄露公司秘密,尚未造成严重后果或经济损失的（二）违反本制度第十一条,第十二条,第十三条,第十四条,第十五条规定的（三）已泄露公司秘密但采取补救措施的十七、出现下列情形之一的,予以辞退并罚款五千元并酌情赔偿公司因此受到的经济损失直至追究其刑事责任（一）故意或过去泄露公司秘密,造成严重后果或重大经济损失的（二）违反本制度规定,出卖公司秘密的（三）利用职权强制他人违反保密规定的十八、本制度规定的泄露是指下列行为之一（一）使公司秘密被不应知悉者知悉的（二）使公司秘密超出限定的接触范围,而不能证明未被不应知悉者知悉的接待用语规定一、敬语接待是比较正式的场合，应尽量使用敬语。主要包括您、请、贵方、阁下、请多指教、包涵、请稍等、谢谢、对不起、再见。二、文明用语（一）问候招呼时早上好、您好、晚安（二）感谢时谢谢、十分感谢（三）歉意时对不起、请原谅（四）应答时没关系、不客气、是我应该做的。（五）推托时很遗憾、不能帮您的忙、谢谢好意。（六）送客时再见、欢迎下次光临。三、服务工作中的基本用语（一）接待时欢迎您、欢迎光临（二）接受吩咐时是的、明白了、清楚了。（三）向客人道歉实在对不起。（四）业主向你致谢时请别客气、很高兴为您服务、这是我应该做的。（五）不能立即接待时请稍等一下。（六）对待稍等的客人打招呼对不起、让您久等了。四、服务忌语（一）顾客咨询时，禁止说1、不知道。2、我不懂会。3、我不管，你打电话去别处问。4、不是告诉你了吗怎么还不明白。5、有完没完。6、电话已经接通了，快讲话。7、我只是接受咨询的，你找我也没有用。（二）业务忙时，禁止说1、急什么，慢慢来。2、我一直忙着，你等下打过来。3、不是已经和你讲过了，还要问。（三）计算机线路暂时出现故障时，禁止说1、机器坏了，暂时查不了。2、明天再来吧。3、机器坏了，又不是我的原因，你等等吧。（四）业主对前台机线路经常出现故障抱怨时，禁止说1、我有什么办法，又不是我让它坏的。2、这是电信局的事，有意见找电信局去。3、我怎么知道什么时间能修好啊。（五）受到批评时，禁止说1、有意见找领导去。2、我的态度就是这么样，你能怎么着。3、有意见簿，写意见去。4、愿上哪告上哪告。5、你可以投诉，尽管去投诉我他们好了。（六）临近下班时，禁止说1、别进来了，该下班了。2、怎么不早点来。会议管理制度一、目的为规范公司各项会议及各类培训流程，统一会议管理模式，减少会议数量、缩短会议时间，提高会议质量，特制定本制度。二、职责（一）人事行政部负责会议管理，所有重要会议要在公司领导批准后到人事行政部登记备案。（二）会务工作主要由人事行政部承办；其他部门主办或召集的会议，人事行政部应予协助。（三）除其他部门主办的会议资料各自存档外，其它会议资料由人事行政部管理部整理、分发、立卷、存档。三、会议分类（一）公司周、月、季度例会制度1、主持与记录由人力资源部召集，总经理主持，人事行政部进行会议记录。总经理未列席会议时，由副总经理主持。2、召开时间（1）周例会每周一上午10点；（2）月例会每月最后一周上午1000（3）季度例会每年三月、六月、九月最后一周上午1000；3、参加人员为公司各部门主管，由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向人事行政部请假。4、会议内容（1）公司日常运作情况的总结；（2）各部门汇报上周、月、季度工作任务完成情况，着重介绍在任务执行过程中出现的问题；（3）与会人员就工作中所遇到的问题进行发言。（4）各部门对下周、月、季度工作的计划；（二）其他会议1、公司年终总结表彰大会总结全年工作情况，布署下一年度工作任务，表彰奖励先进集体及个人。此项会议由人事行政部具体组织实施。2、各专题会议相关部门根据实际工作需要不定期地召开。会议的内容主要是针对运营管理中对专项工作进行讨论、布署和总结。3、员工发起的会议公司员工可以发起一定级别的会议，员工对公司的某一制度，或者工作中出现的问题提出解决方案，需要多个部门协同时，可以提请适当级别的会议。由人事行政部将会议纳入临时会议的范围，并由总经理批准。四、会议召开（一）会议安排1、凡涉及到多个部门人员参加的会议或由于阶段工作需要临时召开的会议，会议召集部门应在召开前12天将总经理批准后的会议报人事行政部，由人事行政部进行统一安排，方可召开。2、人事行政部每月统一编制例会会议计划。3、凡公司已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需临时安排其它会议，组织部门应提前2天报总经理审批并报请人事行政部调整会议计划，未经人事行政部调整的，任何人（部门）不得随意调整正常会议计划。4、各部门工作例会必须服从公司的统一安排，各部门小会不得安排在公司例会同期召开，应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。5、会议一经确定，与会人员应预先做好各项工作安排，原则上不可请假缺席或迟到，遇特殊情况须提前向总经理请假，获得批准后方可指派专人代为参加，会后应主动询问会议内容及交办事项，确保会议布署的各项工作按时保质完成并对工作结果负责。（二）会议的准备1、公司有专项主题的会议或需有投影设备演示说明的会议，应由人事行政部提前做好投影设备连接调试工作；2、会议之前，人事行政部应有专人负责会议会标的制作和设置，并根据会议级别或性质准备好会议饮用水或其他招待用品；3、特别重大会议，应由人事行政部专人负责各项准备工作，具体包括以下内容（1）会议议程安排（应提前报交公司领导或主要参会者）；（2）会议资料准备（如需分发应在入场前登记分发）；（3）会议场所布置；（4）会议服务人员的安排；（5）会议签到；（6）会后事项安排。（7）会议需要留存资料的应提前通知相关部门做好拍照、摄像工作。（三）会议召开及传达1、应明确公司会议的目的，公司会议的目的是解决问题提高效率，因此会议应明确主题，不开无边际的会议。2、参会人员在会前应明确会议要研究的议题以便准备好相关文件材料。3、与会者的发言要言简意骇，一般发言不可过长，会议组织者或主持人在开会前应该就每个人的发言时间予以统计和控制，时间到后，无特殊情况不予延长。每次开会中应该强调发言的时间要求。4、重要会议决议或记录未正式公布前，与会者不得提前透露会议内容。5、与会人员必须用正式的会议记录本做详细的会议记录，以便于会后向部门员工准确传达会议精神，落实各项工作任务，人事行政部将不定期抽查与会人员的会议记录。6、公司会议的会议纪要由人事行政部专人负责整理并由公司领导审阅签发，会议纪要应分发给与会人员，必要时，分发给相关部门。其它会议由召集部门责成专人负责记录整理，由主管领导审阅签发并编号存档。7、会议结束后人事行政部或其它会议组织部门负责将问题进行汇总、分类，并将会议中对各部门工作的要求进行整理、分类、下发。公司会议决定事项的督办、检查和追踪由人事行政部专人负责，根据规定的时间节点逐项跟进，并在下一次例会前将各部门完成情况报公司领导。（四）会议纪律1、要严格遵守会议的开始时间，提前3分钟到达会议现场。不得缺席、迟到、早退，会议记录人员登记到会情况。2、所有参会人员在开会期间应将手机等通讯设备设置为无声或震动状态。会议期间，所有与会人员不得看报纸杂志、听音乐做与会议无关的动作。3、会议需要表决时，原则上采取少数服从多数的方法，特殊情况可集中，一经会议决议之事，应按期完成。对于需要在会议上讨论的问题，提前与会议发起人沟通，以便于及时通知所有参会人，在提出问题的时候应该同时提交对该问题的解决方案。办公基础设施及办公环境管理办法为规范深圳管理有限公司周口分公司（以下简称公司）基础设施及各机构办公环境的管理，有效地保障公司基础设施的安全完整、合理使用，以确保公司各项经营、服务等活动正常开展；强化“整洁、节能、环保、健康”的办公环境建设，使公司办公环境更加满足员工职业健康的发展需要。现结合公司实际，特制定本办法一、基础设施分类与范围公司办公设施为公司办公室、办公桌椅、电梯、各类信息系统等办公使用的设施。公司后勤服务设施为员工食堂、员工停车场等。二、人事行政部是公司办公基础设施和办公环境的管理部门。（一）负责制定办公环境的整体方案、办公设施的配置标准；（二）负责公司各类人员办公室用房的分配及调整、设施的配置；（三）负责公司办公用的通讯设备的增减、复印机、传真机和通讯设备的维修以及相关费用的结算（划拨）；（四）负责食堂设施配置；（五）负责公司的信息系统设备维护、保修；（六）负责档案设施的配置，负责公司办公用品的采购、审批、发放；（七）组织实施办公环境维护和环境卫生药剂的放置、绿化、花卉的摆放等工作。（八）工装、工牌的制作、核定、发放等。三、人事行政部负责公司的基础设施管理制度的规划、资料的归档，定期对办公基础设施进行核查，原则实行三月一次普查。四、办公环境日常管理（一）办公环境必须保持安静，商谈业务或接打电话应尽量降低音量，严禁在工作期间听音乐、开音响，严禁在办公区域内奔跑、大声喧哗、以免影响他人工作。（二）公共办公区（包括会议室）严禁抽烟，影响他人健康。独立办公区抽烟应予以节制，且做好防火措施，有不抽烟的客人来访期间严禁抽烟。（三）办公时间严禁闲谈、睡觉、吃东西、玩电脑游戏、浏览与工作无关的网站、看与工作无关的书刊、报纸等；严禁在办公室就餐。（四）爱护各类设施设备，并正确使用设施设备。（五）办公桌面保持清洁、整洁，椅子摆放整齐，废纸杂物随时入篓，严禁随地吐痰、乱扔纸屑、乱弹烟灰。营造一个良好的工作环境。（六）重要文件做到及时保存，不能随意放置桌面，避免造成泄露机密。不得随意带与公司无关人员进入办公场所，未经许可，不得随意动用其它员工的资料或专用设备。（七）下班时最后离开办公室的员工应检查所有电源是否关闭，保证安全。五、环境卫生（一）按照“谁使用谁管理，谁污染谁处理”的原则，各机构负责各自办公区内的卫生维护，人事行政部做卫生值日表安排人员来维护公共区域卫生。六、废弃物管理（一）人事行政部负责废弃物处理的监督、管理工作，对可回收利用废弃物进行回收处理；1、废纸由复印机存放使用部门设置回收箱进行回收。2、废电池、硒鼓、墨盒在领用时以旧换新，人事行政部负责统一回收处理。3、废旧电器、计算机由人事行政部负责统一回收处理。4、报废旧物资由综合部负责的统一回收处置七、节能管理（一）日最高气温28度以上或日最低气温8度以下时，办公区可使用空调，温度一般控制在26度。（因业务接待等，具体情况各机构另作调解）（二）电脑、复印机、传真机、扫描仪等办公设备在下班后应切断电源。（三）如非打印正式文件，办公用纸应双面利用；在可发电子文档的文件，少发或不发纸质文件，或进行传阅；印发相关会议材料，可利用电子文档、投影进行共享的，少发或不发纸质文件。（四）办公区的固定办公人员不得使用一次性纸杯饮水，不得使用饮水机内的饮水洗涤茶杯或其他物品。公章管理制度一、公章的刻制、启用（一）公章的刻制1、公司印章的刻制均须报总经理批准，由人事行政部开具介绍信，到公安机关相关部门办理刻制手续。2、公章的形体和规格，按国家有关规定执行。（二）公章的启用1、新印章启用前要做好戳记，并留样保存，以便备查。2、公章启用应报总经理批准，并下发启用通知，注明启用日、发放单位和使用范围。二、公章的保管、交接和停用（一）公司各类印章必须有专人保管1、公司的公章由人事行政部保管，各部门公章由各部门指定专人专柜保管，并将保管公章人员名单报人事行政部备案。2、公章保管须有记录，注明公章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。3、严禁员工私自将公章带出公司使用。若因工作需要，确需将公章带出使用，需提交申请报告，由部门主管同意，公司总经理批准，并报人事行政部确认后方可带出。公章外出期间，借用人只可将公章用于申请事由，并对公章的使用后果承担一切责任。4、公章保管人因事离岗时，须由部门主管指定人员暂时代管，以免贻误工作（二）公章保管必须安全可靠，须加锁保存，公章不可私自委托他人代管。（三）公章保管有异常现象或遗失，应保护现场，及时汇报，配合查处。（四）公章移交须办理手续，签署移交证明，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。（五）有下列情况，公章须停用1、公司名称变动；2、公章使用损坏；3、公章遗失或被窃，声明作废。（六）公章停用时须经总经理批准，及时将停用公章送人事行政部封存或销毁，建立公章上交、存档、销毁的登记档案。三、公章使用（一）使用范围如下1、凡属以公司名义对外发文、开具介绍信、报送报表等一律加盖公司公章；2、凡属部门业务范围内的加盖部门章；3、凡属合同类的用合同专用章；4、凡属财务会计业务的用财务专用章。（二）使用程序1、公司业务合同、项目协议、授权书、承诺书等用章都须先经部门主管审核、公司总经理批准，填写公章使用登记表后方可盖章，同时需将用印文件的复印件提交办公室备案。2、公章使用必须建立用章登记制度，严格审批手续，不符合规定的和不经主管领导签发的文件、合同等，人事行政部有权拒印。3、严禁填盖空白合同、协议、证明及介绍信。因工作特殊确需开具时，须经总经理同意方可开具；待工作结束后，必须及时向公司汇报开具手续的用途，未使用的必须立即收回。三、违反以上规定者，公司将追究相关人员的责任，若给公司造成一定经济损失或不良社会影响者，公司将追究其法律责任。四、每年年终公章管理人负责将公章使用情况登记表复印件送人事行政部存档。计算机管理制度一、目的与适用范围为规范本公司电脑的使用管理，确保电脑以及网络资源高效安全地用于工作，现对本公司电脑的使用与管理作出规定，请所有工作人员遵守。二、电脑的申请与管理（一）、按照“谁使用，谁负责”的原则进行管理。员工是自己办公电脑管理的直接责任人，部门主管为该部门所有计算机和网络设备管理的责任人。（二）、个人使用的电脑都由其本人保管，不经过电脑保管人的允许，其他人不得擅自使用他人电脑。三、电脑的安全与维护（一）、为确保电脑安全，电脑要经常杀毒并及时进行杀毒软件的升级更新。定期对电脑进行病毒扫描。使用U盘等可移动存储介质时应先杀毒，发现电脑或网络故障，及时通知请专业人员进行维护，不得私自处理。（二）、计算机操作系统、计算机名、计算机IP地址、计算机用户名等配置不得随意更改、添加；非专业人员严禁随意拆卸机箱和更换计算机软、硬件配件。（三）、电脑的开、关机应按照正常程序操作，因非法操作而使电脑不能正常使用的，修理费用由本人负责。（四）、对所用电脑设备要及时清洁，不得用硬物擦拭显示器屏幕；不得用湿抹布擦拭电脑任意部件；不得将烟灰、水花、小食品等杂物掉入键盘中；不得自行拆装、插拔各种连线、损坏主机箱后的密封锁等。若属于人为原因造成电脑设备的损坏，要照价赔偿，并追究其责任。（五）、下班前或离开计算机两个小时以上，必须检查计算机的安全状态，在确定安全的前提下方可离开。（六）、下班的时候必须关机和关闭主机电源。四、电脑使用的禁止行为（一）、严禁利用办公室电脑从事违反国家法律和法规的活动。（二）、站的电脑只能用于职工的工作、学习，严禁在上班时间进行看电影、炒股、浏览不健康网站、玩游戏等与工作无关的事情。（三）、非工作目的时，不得使用音箱设备、摄像头。（四）、电脑发生故障应尽快通知专业人员及时解决，不允许私自打开电脑主机箱操作。（五）、电脑由单位统一配置并定位，任何科室和个人不得私自挪用调换、外借和移动电脑。五、计算机的维修当计算机出现故障时，应立即停止操作，上报人事行政部，由人事行政部负责维修。出差管理制度一、规范出差管理流程、加强出差预算的管理并做到有章可循特制定本制度。二、本制度参照本公司行政管理、财务管理相关制度的规定制定。三、员工出差依下列程序办理出差前应填写出差申请单。出差期限由派遣负责人视情况需要，事前予以核定，并依照程序核实。四、出差的审核决定权限如下（一）当日出差出差当日可能往返，一般由部门经理核准。（二）远途出差由部门经理核准，报总经理审批，部门经理以上人员一律由总经理核准。五、交通工具的选择标准（一）短途出差可酌情选择汽车作为交通工具。（二）远途出差一般选择火车作为交通工具，特殊情况下采用汽车出行，一般火车超过六个小时可以选择卧铺或高铁出行，特殊情况，可向总经理申请选择乘坐飞机。六、费用预算坚持“先预算后开支”的费用控制制度。各部门应对本部门的费用进行预算，报总经理审批，并严格按计划执行，不得超支，原则上不支出计划外费用，特殊情况报总经理审批。七、借款（一）借款的首要原则是“前账不清，后款不借”。（二）需借支的出差人员依据审批后的出差申请表填制借款单，财务部门收到经核签的出差申请及借款单时，需再对出差费用预算进行合理性测算，若认为合理则给以办理借支，若认为有不合理之处，可与申请人进行沟通，沟通后如未获共识则交付总经理进行裁决。（三）出差或其他用途需借大笔现金时，应提前向财务预约，并有总经理审批；（四）借款要及时清还，公务结束后3日内到财务部结算还款。无正当理由过期不结算者，扣发借款人工资，直至扣清为止。（五）借款额度与借款人工资挂钩，参照出差费用标准，原则上不得超过借款人的月工资收入。（六）借款金额原则上限制为普通员工借款金额在10002000元，主管级以上员工金额在10003000以内，特殊用途超过5000元等特大金额应上报总经理原因审批。八、报销程序及出差费用的报销（一）严格按审批程序办理。按财务规范粘贴“差旅费报销单”部门主管或经理审核签字财务部核实总经理审批财务领款报销。（二）出差人员需于出差返回三日内向财务部门提报经部门主管签核的该行次差旅费报销单、出差报告，财务部门依据相关财务规定进行初次审核，同时还需对费用支出的合理性进行审核。如未按规定期限提报者，财务部直接于最近期发放工资时扣减该员所预支之金额，且于日后报销时，按报销单所填金额90予以报销。九、出差申请与报告（一）出差前应填写出差申请表并注明出差路线、事由、计划及出差费用预算，经总经理同意并签字确认后方可出差，否则出差费用一律不予报销。（二）总经理对出差申请进行审批时，除须对申请人员所填具之出差目的及时间安排进行审核外，还应对其所提出的出差费用预算进行合理性测算。（三）出差期限由派遣负责人视情况需要，事前予以核定，并依照程序核实。（四）将出差申请表送至人事行政部留存、记录考勤。原则上出差出发时间在中午12点以前的可以不来公司报到；出差出发时间在中午12点以后的要来公司报到，特殊原因不来公司的必须有总经理批准并报人事行政部备案。（五）出差返回时间（以机票、车票上的到达时间为准）在中午12点以前的要来公司报到；出差返回时间在中午12点以后的经总经理批准并报人事行政部后可不来公司报到。（六）出差后须按出差申请表中拟定的时间、路线、拟计划开展出差工作。（七）出差途中生病、遇意外或因工作实际，需要延长差旅时间的，应打电话向公司请示；不得因私事或借故延长出差时间，否则其差旅费不予报销。（八）出差人员返回后均需提报出差报告，出差报告中需将本次出差的任务完成情况（包括出差目的达成情况、费用支出情况等内容）做详细说明，同时该报告也是出差费用报销的依据之一。（九）出差报告的审核及审批流程同出差申请。（十）出差结束后，应于3日之内提交出差报告，并到财务部费用报销。未按以上手续办理出差手续或未经审批所发生的费用，公司将不予报销。（十一）为强化出差费用管控及提升远途出差（本市以外）成本效益，远途出差人员在填具差旅费报销单时，必须与相对应的出差申请表上所载明的预算金额相接近，如高于预算金额10或超过300元者，则必须提出说明并经总经理核准后超出部分始得报销。十、员工出差活动的监管各部门经理对自己部门的员工出差活动负责进行监督管理，定期（按月）开展检查，对检查过程中发现的违规行为应及时处理。违规处罚标准（一）员工出差未办理申请手续的，处罚责任人20100元/次，期间产生的费用不得报销入帐。（二）员工出差期间获得的信息未按规定整理，总结上报的，处罚责任人20200元/次，获得的资料未按时办理归档手续的，处罚责任人50200元/次，如因此造成的直接经济损失由责任人承担。出差管理办法（三）出差人员未按时办理费用报批手续并入账的，处罚20200元/次，对超期报销的出差费用按报销入账。（四）出差费用报批存在弄虚作假的，按照作假部分的多少处罚责任人，同时做假部分的费用不得入账，已入账的应进行剥离。5、财务部门未按相关规定审核报销票据，存在违规的，处罚责任人50200元/次，如因此造成的直接经济损失由审核人承担。十一、出差相关规定（一）本市出差1、原则上要求使用本公司交通工具，不报销任何费用和补助；2、如因特殊原因未派车的，出差之交通费用凭乘车票据实数报销，乘坐出租车需取得部门主管同意后方可；（二）市外出差1、原则上应当天往返，若确需住宿留驻，应取得总经理同意后方可报销相关费用；出差人员所乘交通工具及食宿标准具体按附件1的规定执行，特殊情况经总经理批准后执行。2、差旅费应据实填报，如发现有虚报不实者，除将所领差旅费追回外，并视情节轻重，予以惩处。3、差旅费报销必须一次一清，上次不清下次不借，不能结清者，从当月工资中扣回，直至扣清。4、出差不享受休息待遇，不得报支加班费或轮休，要保证每天工作8小时和一定的工作绩效，但重大节假日（春节、元旦、劳动节、国庆节、中秋节、端午节）可酌情给以补贴。车辆管理制度为加强单位车辆的管理，本着“方便管理、节约开支、提高效率、优质服务”的原则，制定下列制度。一、车辆管理（一）车辆有关证照和有关手续,由人事行政部人员妥善保管。（二）车辆严格实行下班入库制。下班后车辆停放在指定停车场，因事不能停入指定车位的车辆应存放在相应有关规定的停放处。如出差在外的车辆，要将车辆停放在安全场所，并锁好方向盘和门窗，搞好安全防范。严禁车辆在洗车处及私人住宅区过夜，否则产生不良后果由驾驶员负责。（三）车辆实行专车专人驾驶，严禁将车辆私自交他人驾驶；严禁将车辆交给无证人员驾驶；任何人不得利用单位车辆练习驾车；不准跑私车。外单位向我单位借车的，须经领导批准；（四）车辆进行加油需经财务人员负责登记，领导签字；每月驾驶员需准确上报车辆的耗油和公里数情况,财务人员进行审核公布。（五）特殊情况用车必须经领导同意方可出车。二、车辆调度和使用（一）车辆调度实行先领导后一般，先急后缓，先远后近，先乡镇后城市，先会议后出差，先保证工作后私人用车的原则。（二）办公用车实行派车制度。由用车人向领导提出申请，由领导统一进行安排、调度。领导外出时，由人事行政部负责人安排调度。车辆调度按照工作的轻重缓急及领导优先的原则，统筹安排，未经领导批准，驾驶员不得擅自出车。司机必须经领导通知方可出车，并按派车通知规定的时间、地点出车，不得擅自改变。（三）用车均实行出车登记制，由人事行政部登记，注明出车途径地、目的地、出车时间等，并请用车人签字确认。月底由驾驶员本人汇总填写当月出车报表，作为核销油料等费用的依据。（四）人事行政部各工作人员如需用车的，须至少提前一日向领导提出申请，报经领导同意后，由领导负责安排。1、本单位工作人员及直系亲属婚丧嫁娶。2、遇天灾人祸突发事件等紧急情况的。3、车辆的过桥过路费由用车人承担。（五）车辆出车返回后，驾驶员均应及时向人事行政部报告，以便于车辆调度。未经派车，擅自出车者，按私自用车论处。（六）单位领导和工作人员，都要自觉按制度办事，尊重驾驶员的劳动。用车人员和驾驶员要主动配合，搞好工作衔接。三、车辆驾驶与行车安全。（一）为确保行车安全，驾驶员必须认真钻研业务，定期参加交警队组织安排的安全学习和检查，严格遵守道路交通安全法规，服从交警指挥，严禁酒后开车，不准超速行驶。（二）车辆要勤检查，勤保养，勤擦洗，使车辆始终保持最佳运行状况。发现问题，及时处理，严防事故发生。（三）公车执行公务中发生交通事故，因违章造成事故应负全部责任或主要责任的，除保险公司赔偿款项外，驾驶者承担其余费用，并作出书面检查；负次要责任或一定责任的，除保险公司赔偿款项外，驾驶者承担其余费用的10。公车私用发生交通事故，除保险赔付外的一切费用由驾驶者承担。四、车辆维护与修理（一）要坚持预防为主的原则，发现问题，反应敏捷，处理及时。（二）人事行政部要加强对车辆的管理，按时组织进行年度审验，及时办理保险等有关手续，定期进行保养检查、油料使用情况检查，控制支出，节约开支。（三）车辆需维修时，驾驶员事先应征得人事行政部和领导同意，然后到定点厂家维修，并随时将维修费用票据带回，按财务制度的有关规定及时履行报批手续。（四）未经批准擅自进行修车、购置零配件或在非指定的厂家修车，其费用不得报销。（五）应建立车辆维修保养台账，按里程或时间及时提出保养和修理建议。五、相关费用报销（一）车辆的保险费、养路费、油费、路桥费、泊车费及凡因公使用的费用，统一由财务人员审核领导签字后方可报销。保险费、养路费每年报销一次，路桥费、泊车费、洗车费由驾驶员每月汇总报销一次，由财务人员根据出车记录复核，经领导签字验核方可报销。（二）车辆维修费用报销需附维修申请单和维修收费清单，经领导审核批准后报销。（三）驾驶员如有违反交通规章（如闯红灯，违章停车等），造成罚款的不予报销（特殊情况除外），由违规驾驶员个人承担责任，并准时交纳罚款。工装管理规定一、目的规范工装配置标准，进一步完善工装及相关劳保用品的管理，提升中海物业员工整体职业化的形象。二、适用范围适用于公司内各级单位的员工工装管理。三、职责公司人事行政部负责工装及相关劳保用品的统筹管理。四、规定（一）管理原则根据公司核定的员工编制，公司各部门按配备标准申报需配发的工装数额,人事行政部原则上按每季（夏季/冬季）配发工装，建立相应的物资台帐；人事行政部按公司相关规定选定制装厂家并签订制装合同，在保质保量保交货期的前提下，力求控制成本达到最佳性价比。（二）配置标准及范围1、配置标准2、工装及相关劳保用品的配发范围为公司正式员工。3、人事行政部安排发放工装。4、试用期员工原则上使用替换工装或备用装。（三）申请工装及劳保用品的申请、发放、退换。1、部门填写工装需求列表及标准尺寸（如因体型问题需要定制的单独列出）交人事行政部汇总，报总经理批准；2、工装及相关劳保用品，由人事行政部负责采购和发放，个人领取时须签收，人事行政部进行备案。3、员工领用的工装及劳保用品，若发现有质量问题，人事行政部工装负责人应及时跟进工装应在发放三天内向供应商提出退换，劳保用品应在发放当天提出退换。（三）工装的保管方法1、员工需自觉保管好工装，工装应定时清洗，保持整洁，清洗干净后必须熨烫平整，防止变皱、变形。（四）补发及重做1、由于工作原因造成工装损坏严重而不能穿着的，经公司批准后按交旧换新的原则为其补发。2、因转岗、调职等工作原因，原有工装不符合现职要求的，经公司核准后按交旧换新的原则为其重做。3、工装穿着一段时间后因体型变化较大而不合身的，重新制作费由本人按总价50交费后重做。4、如丢失或人为损坏工装的，由本人按总价80交费后重做。5、补发及重做的手续本人（转岗/调职由所在部门）提出申请由所在部门经理签署意见提交人事行政部办理。6、员工如购买公司库存的旧工装费用按工本费的一般计算。（五）季节性换装1、夏装换穿时间一般为每年的5月9月。2、冬装换穿时间一般为每年的11月2月。3、春秋装换穿时间为每年的3月4月；9月11月4、根据当地的天气情况，可具体调整季节性换装时间，但以统一形象为原则。（六）离职扣款计算方法1、员工离职时，量身定制的冬装、量身定制的春秋装、夏装、衬衣系列不予回收，按折旧扣款处理，其计算式为应扣款工装总价8024个月24个月实际发放月数）。2、被褥、高筒靴等从发放之日起满24个月的不扣款；不满24个月离职的，按未满月数的比例扣款。3、员工离职时，标准码春秋装、标准码冬装、领带、围巾公司予回收，工装缴还时应清洗干净，由公司人力资源部人员检查完好无损、熨烫平整、扣子齐全，方可存入库房，如出现以下情况按制度执行31掉一个纽扣、拉链损坏扣20元32一个明显污点扣30元33一个部位脱线扣50元34有异味扣30元35工装不平整扣30元36衣服变形扣50元4、员工离职涉及的上述扣款，由所在部门在员工离职审批表上填写扣款数额，提交公司作离职结算使用。库房管理制度为加强对办公用品的管理，控制费用支出，规范办公用品的采购与使用，本着勤俭节约和有利于工作的原则，结合公司实际，制定本制度。一、办公用品范围（一）低值易耗品笔、笔记本、打印纸、胶水、胶带、钉书订、回形针、修正液、档案袋、标签、纸杯、电池