糯扎渡电厂筹备处企业档案管理标准

Q/HNNZD华能糯扎渡电厂筹备处企业标准Q/HNNZDXXXXXXX企业档案管理标准2011XXXX发布2011XXXX实施华能糯扎渡电厂筹备处发布目录前言II1范围12规范性引用文件13术语和定义14职责241档案管理机构组织242办公室职责243各部门职责344奖励与考核35管理内容和方法351归档原则352归档范围和管理期限453文件级整理程序454档案分类455归档要求556归档时间557档案的鉴定销毁658档案的保管659档案的统计7510档案的利用8511档案的保密8512图纸的修改补充96检查与考核97附录9附录A档案管理网络图10附录B印章销毁登记表11前言本管理规定根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国保守国家秘密法、国家档案局、国家经贸委、国家计委关于印发的通知、财政部、国家档案局财会字199832号关于印发的通知、国档发198719号档案库房技术管理暂行规定，结合糯扎渡电厂筹备处（以下简称筹备处）的实际情况，特制定本标准。本标准自发布之日起实施。本标准由糯扎渡电厂筹备处标准化委员会提出。本标准起草单位办公室本标准主要起草人汤光华本标准主要审核人本标准主要审定人本标准批准人王子伟本标准由厂办公室归口管理并负责解释。本标准文件的版本及修改状态A/0。企业档案管理标准1范围本标准规定了筹备处企业档案管理，明确档案管理职责、管理内容、归档份数和归档控制措施（鉴定销毁、档案保管、档案统计、档案利用、档案保密、图纸修改等）与要求及检查与考核。本标准适用于糯扎渡电厂筹备处企业档案管理工作。2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。中华人民共和国档案法中华人民共和国保守国家秘密法中华人民共和国档案法实施办法国家档案局工业企业档案分类规则原能源部电力工业企业档案分类规则及分类表财政部、国家档案局会计档案管理办法国家档案局、国家经贸委、国家计委关于印发的通知财政部、国家档案局财会字199832号关于印发的通知国家档案局、发展改革委国档发198719号档案库房技术管理暂行规定国家安监局、档案局安监总办2008202号关于印发的通知国家档案局第8号令机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定国家档案局国有企业文件材料归档办法国家档案局国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范DAT12000档案工作基本术语GBT118212002照片档案管理规范GBT97052008文书档案案卷格式GBT118222008科学技术档案案卷构成的一般要求GBT188942002电子文件归档与管理规范DAT131994档号编制规则DAT151995磁性载体档案管理与保护规范DAT222000归档文件整理规则DA/T282002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范DA/T402008印章档案整理规则GBT422009企业档案工作规范3术语和定义下列术语和定义适用于本标准。31档案国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。32企业档案企业档案是企业各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术档案为主体，包括计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、教育卫生、和党、政、工、团工作等方面的档案。33会计档案会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告及会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。34文书档案文书档案是指机关、团体、企业、事业单位在领导和行政管理等活动中形成的具有保存备查价值的文件（包括党、政、工、团以及人事、保卫、财会等工作中形成的文件材料）。35科技档案（科学技术档案）科技档案是指自然科学研究、生产技术、基本建设项目等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、照片、影片、录像、录音带、文字材料、计算材料等科技文件材料。36基建档案基建档案是指整个建设项目从酝酿、决定到建成投产（使用）的全过程中形成的，应当归档保存的文件材料。37音像档案音像档案是指国家机构，社会组织以及个人在社会活动中形成的，有保存价值的，以音像、形象等方式记录信息的特殊载体，并辅以文字说明的历史记录，主要有照片、影片、录音带、录像带、光盘、磁盘等。38实物档案实物档案是指记录反映和见证在糯扎渡水电工程建设或电站建成后运营、管理、生产活动中的真实存在的物质。39电子档案电子档案是指通过计算机磁盘、光盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件、文本文件的集合，通常以案卷为单位。依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。310印章档案国家机构、社会组织和个人在从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等社会活动中形成和使用过的印章，是一种具有特殊载体形态并在历史研究、档案考证、文物收藏和艺术鉴赏等方面有着特殊价值的档案。311产安全事故档案（简称事故档案）是指生产安全事故报告、事故调查和处理过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录。312案卷由互相联系的若干文件组合而成的一种档案保管单位。313照度单位面积所得到的光的量。314光通量指单位时间内通过某一面积的光的量。4职责41档案管理机构组织411筹备处建立由华能澜沧江水电有限公司办公室统一领导、筹备处领导分管、办公室领导主管、档案专责具体管、各部（室）兼职档案人员参与管理的档案工作网络。见附录A。412筹备处企业档案管理工作接受公司档案行政管理部门的监督和指导。分管筹备处办公室的领导负责领导、协调本企业的档案管理工作。各部门主要领导负责督促文件材料的归档工作。42办公室职责421办公室是筹备处档案归口管理的职能部门，全面负责筹备处档案管理工作。422负责国家档案法等有关法律、法规、规范、方针政策以及公司和筹备档案管理各项制度的宣传、贯彻、执行。423负责制定本企业文件材料收集整理、统计、鉴定、归档、保管、移交、利用、销毁等有关档案管理制度和标准。424负责集中统一管理本单位的全部档案，统筹规划筹备处档案管理工作并负责档案的收集、统计、整理、鉴定、归档、保管和提供利用工作。425指导、督促本企业各部门文件材料的收集、整理和归档工作。426按照国家保密规定配合筹备处各部门甄别入库档案的保密范围，确定密级或解密。427认真履行工作职责，做好各项基础业务工作，确保本企业档案的安全保管。428组织各部门专、兼职档案员各类档案专业业务知识培训。43各部门职责431各部门设置兼职档案人员。432宣传、贯彻执行本企业档案管理的规章制度。433负责本部门各类归档资料的收集、归类、立卷及保管工作。434每年应在规定的时间内，将应归档的文件材料整理立卷后向办公室移交，并保证归档文件材料的完整、准确、系统。435熟悉本部室的工作职能，掌握本部室各种文件材料的形成规律，做好需归档文件材料的平时积累和整理工作。436及时反馈本部门对档案工作的意见和要求，并做好本部门档案的利用。437做好归档文件材料的安全和保密工作。438积极协助专职档案员开展电厂档案管理工作。439参加电厂组织的档案工作相关的各项活动。44奖励与考核441企业应对在企业档案工作中做出突出贡献的人员给予表彰和奖励。442企业应当建立档案工作责任追究制度，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，依法进行处理。5管理内容和方法51归档原则511凡在企业基建、改建、扩建、技改项目，设备仪器采购，生产经营、科研活动，安全生产、行政人事、党群、外事、财务、后勤管理等各项工作过程中，所形成的具有查考、保存、利用价值的文字材料（文件、合同、资料、联系单、图纸、图表报表、账簿、凭证等），电子媒体（录音、录像带、磁盘、光盘等）、胶片、照片和荣誉实物（获奖证书、奖状、奖杯、奖牌、锦旗等）等，均由各部门专、兼职档案管理人员负责收集、整理后立卷归档。512归档的文件材料必须用纸规范，字迹清楚，图样清晰，图表整洁，各项签字手续齐全、无遗漏。513筹备处的文书档案，各部门应按糯扎渡电厂筹备处文件材料归档管理规定分类、整理后，移交办公室归档。514会计档案归档由财务部应按财政部、国家档案局颁布的会计档案管理办法和糯扎渡筹备处会计档案管理细则的规定进行分类、整理、立卷、归档。515绝密文件要求单独立卷，如有文件材料与绝密文件有联系的，则与绝密文件一同立卷归档。516本企业设备变更异动后，设备管理部门相关专业技术人员应及时将设备异动申请单、异动执行报告单等文件资料和相关的图纸移交档案室。517外购设备（固定资产）在开箱前，必须通知档案人员，在供应人员、使用部门技术人员、档案人员到场后方能开箱，否则发生文件材料丢失、损坏或留在个人手中，均由采购部门（物资管理门）负责。特殊情况下，随机设备资料由经采购部门（物资管理门）保存，由该部门专兼职档案员及时移交办公室统一集中管理。518凡涉及生产技术工作的科研成果鉴定、技改及合理化建议项目评奖、基建工程竣工验收等必须有档案人员参加，并根据科技档案管理要求审核档案材料是否齐全完整。如发现科技档案文件材料不完整、不准确、不符合档案管理要求，档案人员应通知有关部门限期改正。519文件材料的形成、积累、整理和归档工作，应列入生产工作计划。5110职工因公外出（包括出境）学习、参观、考察和参加各种专业会议，收集获得的各种文件材料应及时交与当事部门专兼职档案人员，并及时整理归档。5111各部门外购专业软件、办公软件、图纸及技术资料时，必须经办公室审核后，由档案室统一办理，归档后提供部门使用。5112各部门移交归档的文件材料，应做到到齐全、完整、准确、系统的要求；遵循其形成规律、保持文件材料之间的有机联系，要能确切地反映本企业安全生产管理全过程各项管理活动的真实内容和历史面貌。52归档范围和管理期限521归档范围电厂（电厂筹备处）在基本建设、改建、扩建、生产、经营，科研、技改，设备仪器，行政、党群、外事、后勤等各项管理活动中，所形成的具有查考、保存、利用价值的文字材料（文件、合同、资料、联系单、图纸、图表报表、账簿、凭证等），电子媒体（录音、录像带、磁盘、光盘等）、胶片、照片和荣誉实物（获奖证书、奖状、奖杯、奖牌、锦旗等）等，由各部门专、兼职档案管理人员负责收集、整理后立卷归档。522不归档范围5221集团公司、公司或其他上级机关任免、奖惩非筹备处人员的文件、普发供参阅、不办理的文件材料。5222上级公司发来供工作参考的抄件以及征求意见的未定稿文件。5223筹备处重份文件。5224无查考价值的事务性、临时性文件。5225未经会议讨论、未经领导审阅、签发的未生效文件。5226从正式文件上摘录仅供工作参阅的非证明材料。5227无特殊保存价值的信封，一般性表态问题、提出一般性建议或意见的群众来信。5228筹备处内部互相抄送的文件材料、不应履行公文的行文、介绍信等。5229为参考目的从各方面收集的文件材料。52210同级单位或非隶属单位的文件材料。52211不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料。52212非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料。523归档范围、立卷类目及保管期限，参照原能源部电力工业企业档案分类规则水电厂企业档案分类表、国家档案局文书档案保管期限表而制定的糯扎渡电厂筹备处文件材料归档管理规定相关内容执行。53文件级整理程序531归档文件按文件级整理的步骤。一般情况下，文件级整理需要十二道程序，即收集文件、区分归档范围、分年度、分类别、分级别、分保管期限、修整文件、装订、排列文件、编制件号、编制归档文件目录、装盒。54档案分类541筹备处档案分类按本企业档案形成部门进行各分类，按档案形成时间先后顺序，分类进行归档，具体参照糯扎渡电厂筹备处文件材料归档管理规定相关内容执行。542编制档案总目录、档案分目录、底图目录和案卷目录工作。55归档要求551各部门列入归档范围的文件材料，由相关专业人员、兼职档案员确认材料完整准确，并根据归档范围进行立卷，统一由兼职档案员到档案室办理移交手续。归档时间不能超过次年3月。552归档的文件材料能准确地反映本企业基建、安全管理、生产经营、大修技改等各项活动中的真实内容和历史过程。文件材料应将正本和底稿一并归档。553书写材料要求规格统一，字迹工整，图样清晰；签字等书写文字必须使用碳素墨水；复写应使用黑色复写纸。554筹备处文件归档份数一般为一式两份，并保证一份是原件（底图可以移交一份）。经济合同、各类报表、会议记录必须是正本或原稿归档。555财会部门和经办人必须将应归档的会计档案全部移交办公室，不得自行封存。556凡是归档的声像材料，必须图像清晰、声音清楚、文字说明齐全。其中，照片档案的照片与底片应相符。557凡是归档的光盘、磁盘等电子文件，必须由形成部门编写必要的文字说明（软件名称和内容说明、相应的计算机操作平台和应用软件环境条件说明、形成的时间和版本、加密的密码、原作者、与之相联系的其它说明等）。558归档的特种档案必须是可读文件，能在有关规定的设备上演示或检测，反映文件的完整性和所记载内容的准确性。559归档的特种档案材料必须是原版、原件；荣誉实物档案应有获奖者、获奖项目、主要事迹、获奖时间、获奖级别等文字说明。5510归档材料归档时，需在办公室办理移交交手续，经清点无误后双方在移交者和接收者处签名，清单由双方各自保存一份备查。5511不符合归档要求的材料应退回重新整理。56归档时间561归档工作要求次年6月底之前完成，为确保归档工作按时完成，一般采用随办随归、定期收集、年终集中收集三种形式相结合。562科研档案一般在课题鉴定时归档，但周期较长的科研项目可分阶段归档。563工作人员因公外出学习、培训、考察和参加各种会议收集的文件材料，返回糯扎渡后及时归档。564当年会计档案，在年底终了后，由财务保管一年，六月底前，负责整理立卷，装订成册，系统排列，并编好案卷目录和说明。期满之后，3月底之前，财务部门编造会计档案移交清册一式两份，移交办公室。56505大类档案和发电运行形成的部分技术文件（如事故处理运行日志、值长运行记录、设备运行时数统计、运行分析记录等资料）每年归档一次，于次年3月底前移交办公室。566事故档案由负责事故处理的部门在事故处理结束后30日内向本单位档案部门移交事故档案。567生产技术管理月报、运行分析、安全简报等，次月送办公室归档。568发电机组大、小修的施工计划、技术监督报告、试验报告、总结等文件材料在设备复役后1个月内向办公室移交。569设备改造、新设备安装、外包工程项目竣工后，有关技术文件材料和竣工图，应于设备投运后1个月内向办公室移交。5610改建、扩建和小型基建项目竣工后，有关文件材料和竣工图，应由该项目负责人审定，并于工程竣工后1个半月内向办公室移交。5611科研项目完成后，从科研到竣工阶段形成的资料、图纸（包括底图），于竣工验收后1个半月内向办公室移交；从竣工到鉴定阶段形成的资料，在项目鉴定后1个月内向办公室移交。5612规模较大、文件较多、图纸较复杂的项目，按期归档确有困难的，经办公室同意，可延长归档时间，但最长不得超过1个月。5613规模较大、时间跨度较长的项目，为防止档案失散，经主办部门与办公室协商后可采取分阶段归档。5614临时性工作部门，也应设立专职或兼职档案员，负责收集、登记、整理、保管该部门在工作中形成的文件资料和图纸等，并按规定向办公室移交。5615机构撤销，除随工作需要移交有关文件材料、图纸给接收部门外，有保存价值的图纸、资料应全部清理造册，向办公室移交。5616特种档案要求随时归档，即在档案形成后就收集、整理、归档。对工程、科研项目形成的特种档案可在项目结束后3个月以内归档。荣誉实物档案在1个月内归档。57档案的鉴定销毁571企业对保管期限已满的档案进行鉴定。鉴定档案要本着“销毁从严、保存从宽”的精神慎重进行。572档案的保持期限和鉴定,必须按照糯扎渡电厂筹备处企业档案保管期限表进行。573档案鉴定工作由分管领导、档案管理人员、档案形成单位人员、保密人员等有关人员组成鉴定小组负责。574企业档案的保管期限，分为永久（50年以上）、长期（16年至50年）、短期（16年以下）三种,对已超过保管期限的档案,要定期进行鉴定工作，每年进行一次。575对有长远利用价值的档案应永久保存；对在一定时期内有利用价值的档案，根据利用价值时间分别为长期或短期保存；凡是介于以上某两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。576档案鉴定工作分专业进行，鉴定工作一般分两步进行，第一步，由鉴定小组成员按分工分别审阅档案材料的内容，提出鉴定意见，填写鉴定表，其中鉴定小组小组由分管领导、各部门负责人、专业负责人、档案管理人员和相关档案管理专家组成；第二步，集体审查，由鉴定小组组长召集专业小组会，审定并鉴注结论和鉴定时间。577保管期满的会计档案，档案部门和财务部门协商提出销毁意见，组织鉴定销毁小组，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。578保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。579对确无保存价值的档案登记造册后，按有关规定经企业负责人批准后进行监销。5710销毁档案必须严格掌握，慎重从事。销毁前要编制清册，提出销毁报告，经本企业分管领导审批并报送有关档案管理机关备案，销毁档案时，要严格执行保密规定，指定专人监督，档案销毁完后，监销人应在销毁清册上签字。5711档案销毁,以化浆或碎纸的形式进行。5712印章销毁应进行登记。印章销毁登记单见附录。58档案的保管581档案库房必须坚固、适用，符合国家档案库房建筑标准，档案架摆放有序，并统一编号，档案架应与墙壁保持一定距离（一般柜架与墙不小于10CM，列与列之间不小于60CM），垂直于墙面摆放，便于通风和日常库房管理。582档案库房的管理应贯彻“以防为主、防治结合”的原则。档案库房应具备防火、防盗、防尘、防鼠、防虫、防潮、防光、防有害气体和防高温等条件。583档案工作人员必须坚持日查门窗、电源、水源，周查卫生，月查档案出入情况，年查字迹、生虫霉变的制度。发现问题，及时采取措施处理。584档案库房的温度应尽量控制在1420C，相对湿度控制在4560之间。对不适宜的温、湿度应及时调整。585特种档案的保管，必须有专门库房，有专用的防磁声像柜、冰箱等设备。底片的温度控制在1315，相对湿度3545；照片、录音带、录像带和电子文件的温度控制在1418，相对湿度3545。录音带、录像带和电子文件每半年检测一次；照片、底片每季检查一次。586档案库房应配备干湿温度计，每天9时17时各记录一次温度及相对湿度。587档案库房必须保持清洁，每周打扫两次卫生，使用吸尘器清扫灰尘。588库房要采取密闭措施，并加密封门或过渡门，档案应存放于盒、箱、柜中。589档案柜架应摆放防霉、驱虫药片，并在库房内定期喷洒杀虫剂。新入库档案或借出一个月以上还回的档案必须经过消毒杀菌后方能入库。5810档案库房宜选白炽灯作人工光源，照度不超过100勒克斯。5811档案库房应尽可能减少光通量和自然光源，窗户应挂窗帘。5812档案在任何情况下均应避免阳光直射。5813档案库房内严禁使用明火,严禁吸烟,配备适应档案用的消防器材。5814档案库房内严禁存放易燃易爆物品,并定期检查电器线路。5815档案库房门窗必须牢固并装防盗装置。5816档案出入库房必须严格履行登记手续。5817入库档案严格保持排放秩序,做到帐物相符。做好档案出入库的统计工作。5818会计档案的保管，应保持卷册的原封装，需要拆封重新整理时，应会同财会部门和经办人共同拆封整理，重新整理装订后，双方加盖印章，以分清责任。5819必须建立和健全档案登记和统计制度，对档案接收、移出、借阅、利用效果、鉴定、销毁等项分别进行统计，按规定要求编制档案统计报表。5820非档案管理人员不得擅自进入档案库房，因工作需进入时必须征得档案管理人员同意。59档案的统计591企业应按档案行政管理部门的要求填写有关报表。企业认真做好对国家和社会有保存价值的档案的登记工作。592统计工作必须做到实事求是，如实反映情况，务必使提供的数据真实、准确、无误。593档案统计主要有档案管理基本情况统计、档案数量统计、档案提供利用及其效果统计。594档案管理基本情况统计指标档案种类、编研情况、库房面积、设备装具、人员基本情况等。595档案数量统计归档率、完整率、准确率、入库量、移出量、室藏量、销毁量。596档案提供利用及效果统计人次、调卷数量、复印量、查准率、查全率。597计量单位科技档案以卷盒为单位，其中蓝图底图以张计算；文书档案以件为单位，其中文件材料以份为单位；会计档案以卷册为单位；照片档案以张为单位；录音录像以盘为单位；计算机磁盘以片为单位；各类档案的长度都以米为单位。598定期进行库存档案清理核对，做到统计数字与账物相符，确保档案齐全完整。510档案的利用5101企业档案管理部门应积极做好档案的提供利用工作，努力开发档案信息资源，为企业提供及时、有效的服务。5102凡本厂职工,凭工作证或借阅证在填写借阅单后均可查阅本人现供职部门形成的或与本部门工作有关的一般企业档案。5103秘密档案、会计档案的查阅必须符合阅文范围的规定或经归档单位主管领导批准，查阅人应对查阅的内容保密负责。带密级的档案查阅时不得摘抄、复制，如需摘抄、复制需经主管领导批准。5104会计档案借（查）阅遵循立档单位才有权借（查）阅的原则（会计业务转移的，承接业务单位可查阅原单位相关会计档案），借阅人必须符合阅文范围的规定或经归档单位主管领导批准，并办理相关登记手续。查阅人应对查阅的内容保密负责并不得在会计档案上涂画、拆封和抽换。5105本企业所藏企业档案之正本仅供查阅,若有副本则可提供外借,每人每次可借一至二卷累计不得超过三卷,借阅时间不得超过30天,如有特殊需要可办理续借手续,对超期不还又无续借手续者,档案部门将对借阅者处于每天每张050元的罚款。5106借阅企业档案的人员必须保护好档案，并做好档案的安全与保密工作，不得转借他人及泄露档案内容，不得擅自涂改、勾画、剪裁、加注、拆散、翻录、损坏或丢失。如向无关人员泄露档案内容，违者视情节轻重给予批评教育或纪律处分。5107外单位人员查阅本企业一般企业档案,须持单位正式查阅档案介绍信,写明查阅范围和目的，经本企业分管级领导同意方可查阅。5108凡属下列情况之一者,当事人应将借出的档案退还办公室5981工作调动、退离职者；5982出差或休假离开糯扎渡一周以上者；5983档案室因工作需要通知收回者；5109遗失、损毁筹备处企业档案者,应立即报告档案管理部门采取补救措施，并按筹备处经济责任制进行考核。造成失密的,根据造成的后果，按有关规定给予经济责任制考核、行政处分直至追究法律责任。511档案的保密5111企业提供利用、公布档案，不得损害国家、社会和其他组织的利益,不得侵犯他人的合法权益。5112档案是国家、公司的宝贵财富，切实做好企业档案的保密工作，是每一个档案工作人员的义务。5113档案工作人员必须有高度的责任心，本着保密、安全的原则做好服务工作。5114档案人员要严守国家、公司机