doc-《亿农乐购农资连锁超市总务管理制度汇编》(59页)-超市连锁

某某总务管理制度汇编讨论稿2010年12月22日目录对外宣传工作管理办法4第一章总则4第二章管理原则4第三章管理机构和权限4第四章对外新闻发布管理5第五章突发事件管理6第六章罚则6网站运行和信息发布管理制度7第一章总则7第二章管理机构和人员7第三章网站运行管理8第四章网站信息发布管理9第五章安全和保密10第六章附则10公共关系危机应急管理办法11第一章总则11第二章组织体系11第三章运行机制12第四章责任与奖惩15第五章附则15媒体采访接待细则16第一章总则16第二章管理原则16第三章管理权限及机构17第四章媒体采访接待流程17第五章罚则18印章管理规定19第一章总则19第二章印章的设立与废止19第三章印章的备案与保管20第四章印章的使用审批流程20第五章某某公司及其各部门印章的管理21第六章对于香港、澳门各境外机构印章的管理21第七章对于投资控股企业印章的管理22第八章对于某某分销网络印章的管理22第九章对于各边贸公司、港口办事处等其他机构印章的管理22第十章附则23车辆使用规定24第一章总则24第二章安全管理26第三章附则27档案管理规定28第一章总则28第二章档案管理28第三章归档范围29第四章归档原则和要求29第五章机构调整中档案的处置30第六章档案的鉴定、销毁30第七章附则31公文管理办法32第一章总则32第二章公文种类32第三章公文格式33第四章行文规则33第五章公文办理34第六章电子技术应用36第七章附则36信息化组织管理制度38第一章总则38第二章组织架构及职责划分38第三章附则39信息系统应用管理制度40第一章总则40第二章系统ID及权限管理40第三章信息系统应用管理及处罚规定42第四章关键用户管理43第五章DMS系统盘点操作管理46第六章DMS系统打印单据管理规定49第七章附则51信息安全管理制度52第一章总则52第二章网络安全52第三章数据安全52第四章信息系统应急处理规定53第五章附则54信息系统资产管理规定55第一章总则55第二章标准制定55第三章预算编制及审核56第四章个人电脑购置56第五章非个人电脑购置57第六章信息类办公用品及易耗品购置57第七章信息资产管理58第八章信息类办公用品管理58第九章附则59对外宣传工作管理办法第一章总则第一条为规范和加强公司对外宣传工作，塑造公司统一、良好的对外形象，以适应公司发展的需要，根据国家有关新闻宣传管理的规定，结合企业实际情况，特制订本办法。第二条本办法适用于某某公司及其境内外全资、控股附属公司，以及子公司或分公司、销售网点、办事处等分支机构。第三条本办法所称对外宣传工作包括对外新闻发布、媒体宣传、宣传信息报送、网站、社会责任报告以及其他与公司形象有关的宣传推广工作。第二章管理原则第四条公司对外宣传工作以党和国家关于宣传工作的方针政策和有关规定为指导，坚持“有效利用媒体和对外宣传平台，主动引导舆论，为公司改革、发展、稳定服务”的基本原则。第五条公司对外宣传工作实行“统一管理、分级实施”的办法。对外宣传工作管理办法对外宣传工作管理办法规划管理规划管理制度编号制度编号GH01受控文件受控文件版本号版本号20101215修订日期修订日期20101215第三章管理机构和权限第六条公司对外宣传工作由战略规划管理部门统筹管理。战略规划管理部门负责对外宣传口径、宣传计划的制订，以及公司层面对外宣传工作的策划、组织、实施；负责公司对外宣传工作的管理、指导和协调，并为各部门宣传提供技术、渠道及相关资料的支持服务。第七条公司实行新闻统一对外发布制度。第八条公司对外新闻稿、新闻发布会（包括记者招待会、新闻通气会等）、接受记者采访、网站新闻发布、对外报送的信息等所有对外公布的宣传类消息，均属于对外宣传和新闻发布范围。第四章对外新闻发布管理第九条新闻联络官由公司指定负责人担任，公司的新闻发布由指定新闻负责人统一安排，对于涉及公司的重要媒体信息发布等，新闻负责应在第一时间向公司CEO报告，以便统一口径，对外发布。其他任何个人和机构在没得到公司新闻负责授权和批准情况下，不得接受媒体采访和对外新闻发布。第十条新闻负责人主要职责组织研究制订公司新闻发布工作规定和流程；通过召开新闻发布会等形式，组织实施公司新闻发布活动；审定公司新闻发布口径和新闻稿；代表公司对外发布新闻、声明和有关重要信息；召集协调公司新闻发布工作。第十一条对外新闻发布的主要途径主动召开新闻发布会公布信息；个别约见记者，接受专访或联合采访，在互联网上发布新闻；以传真、电子邮件等方式向记者提供新闻稿；利用公司网站和合作媒体平台发布信息。第十二条战略规划管理部门在网站公布新闻热线，专人负责接听。针对记者提出的采访要求，在了解采访目的、获得采访提纲和确认记者身份后，及时向新闻负责人汇报，做出后续安排。第十三条各部门在接触新闻媒体时，应采取谨慎态度。未经批准，各部门和个人不得以公司名义接受媒体采访或各类调查，不得擅自对外提供或公开发表未经审核的公司信息。第十四条各部门或个人在批准后接受采访时，要本着对公司负责的态度，以有利于公司形象和声誉、不泄露公司商业秘密为原则，把握分寸，妥善处理。第十五条战略规划管理部门设专人负责执行网站建设及内容维护工作，网站发布的新闻及其他内容须遵守相关制度规定，并经战略规划管理部门审核。第十六条根据有关政府机构要求或公司需要，战略规划管理部门统一组织报送公司宣传类信息。第五章突发事件管理第十七条突发事件是指突然发生，造成或者可能造成重大人员伤亡、财产损失、环境破坏和严重社会危害，波及或严重危害公司正常生产经营活动的紧急事件，涵盖但不限于自然灾害（洪涝、地震、生物等），事故灾难（交通运输、设施破坏、水源污染、长时间大面积停电等），公共事件（传染疫情、动物疫情、食物中毒等），社会安全事件（恐怖袭击、经济事件、骚乱事件等），以及其他对企业有重大负面影响的事件。第十八条突发事件发生后，各部门或子公司或分公司在得知事件发生的第一时间，在向公司其他主管部门报告的同时，必须将实际情况报战略规划管理部门，不得瞒报、迟报，以免对事件的媒体应对造成被动。第十九条接到突发事件发生的报告后，新闻负责人要对突发事件新闻发布的预案组织进行应对，在公司CEO的领导下，尽快统一对外发布信息的口径，发布新闻。未经公司批准授权，任何部门和个人不得擅自对外发布消息和接受媒体采访。第六章罚则第二十条公司对外宣传工作须严格执行国家有关新闻宣传和保密规定，不得泄露国家和公司商业秘密。第二十一条凡违反本办法给公司形象和经营造成负面影响的，将按照公司处罚规定，追究有关部门领导和具体人员的责任。第二十二条本管理办法解释权属战略规划管理部门。网站运行和信息发布管理制度第一章总则第一条为加强公司网站管理，充分发挥网站对外宣传和为投资者及客户服务的作用，根据国家有关规定和公司制度，制定本管理制度。第二条公司网站是我司对外统一的门户网站系统，是面向投资者、客户、媒体的窗口，原则上坚持每年改版，树立活跃的网站形象。第三条网站管理坚持统一领导、分工负责、安全保密的原则。第四条网站信息发布遵循真实性、完整性、准确性、安全性和合法性原则，具体由信息提供部门负责。第五条某某公司下属控股企业网站建设和管理参照本制度执行。第二章管理机构和人员第六条网站运行和信息发布由网站运行管理工作小组负责，公司战略规划部门负责人任组长，法律和信息技术部门负责人任副组长，组员包括网站编辑、法律审核人员、网站运行和信息发布管理制度网站运行和信息发布管理制度规划管理规划管理制度编号制度编号GH02受控文件受控文件版本号版本号20101215修订日期修订日期20101215信息技术支持人员、以及各部门指定的网站信息联络员。网站编辑岗位人员负责发布网站内容的操作。第七条网站各栏目均由一个部门具体负责。负责网站各栏目的各个部门是其栏目运行管理的责任部门，可以在相关部门的协助下进行栏目的管理和信息发布，具体由部门联络员与相关部门及网站编辑联系实施。第八条各部门上网信息必须经由审批部门审核后才能发布。英文译文由各栏目负责部门准备，统一由战略规划部门组织英文翻译内容审核。第九条负责公司网站运行、维护、管理的工作人员必须具备相应业务素质和一定专业技术水平，使用内容管理系统维护网站的网站编辑人员必须接受相关培训合格后上岗。第十条各部门应把网站工作人员名单及有关变动情况及时报网站运行管理工作小组。第三章网站运行管理第十一条信息技术部门的职责一负责网站的硬件设备管理和网站域名管理；二负责网站数据的备份和维护；三提供其它必要的技术支持。第十二条战略规划部门的职责一负责网站各项管理和维护制度的制定；二负责网站功能的规划和网站年度改版工作的牵头实施；三负责网站操作权限的分配和管理；四负责对网站运行进行监控，对各栏目进行维护和监督；五负责组织网站英文翻译内容的审核。第十三条法律部门的职责负责公司发布信息的法律审核，保证发布信息符合国家制度、上市公司信息披露的规定，对必须进行发布的信息进行法律提示。第十四条其他各部门的职责一负责本部门网站上网内容的收集、整理、内部审查，各部门负责人是上网内容审批的责任人；二监控本部门网站栏目，发现问题应及时向网站运行管理工作小组反映，尽快协调解决。第四章网站信息发布管理第十五条网站信息分类和维护一网站执行对外宣传和信息服务职能，上网信息具体分为四类公司运营管理信息、公司动态信息、上市公司披露信息、行业服务信息。各部门依据信息所属网站栏目与维护部门职责分配对照表，分别进行管理和维护。二公司运营管理信息涵盖公司介绍、管理架构、业务运营，以及产品和服务，内容长期相对稳定，仅随年报和中报做必要更新。主要由战略规划部门、投资企业管理部门、网络与物流开发部门，以及某某公司产品业务部门负责提供必要的更新资料。三公司动态信息包括企业日常经营管理动态、重要专题活动、对外宣传和新闻媒体针对公司经营的报道，新闻内容活跃，备受公司内外关注。相关信息应每周更新，主要由战略规划部门负责。具体由网站编辑牵头面向全公司征集材料，同时及时收集和转载相关媒体新闻。（四）上市公司披露信息系根据上市公司信息披露制度和香港联交所的有关规定，公司针对投资者所作的信息披露服务，以及投资者会议和路演活动等投资者关系工作情况。相关信息主要由财务管理部门、法律部门和投资者关系管理部门负责提供。该类信息发布应遵守及时、准确和规范原则。针对公司公告、年报和股东大会通知等需要上载联交所网站的信息，相关部门应与网站编辑密切沟通，确保在公司网站方面的及时发布。（五）行业服务信息为公司主动对外提供的行业发展、政策法规、市场动态、农化服务和专题分析类信息，旨在通过扩大信息发布服务范围，加强某某公司行业分析和有利于公司业务发展的宏观信息发布，逐步确立行业信息权威发布者地位。战略规划部门、网络与物流发展部门，以及某某公司销售业务部门负责相关信息收集、编报和提供。第十六条为了确保对外发布信息的合法性、权威性、实用性、准确性，上网内容及其中英文版本必须经过认真核对，并经法律部门出具合法性审查意见后方可上网。第十七条为保持公司网站内容的及时更新，网站管理工作小组要根据情况，及时向有关部门布置信息征集任务，各部门应按要求向网站编辑报送审批过的有关资料和信息。第十八条网站运行管理工作小组应建立健全网站维护记录，定期统计网站更新情况。网站编辑应每月统计网站内容更新情况、各部门相关信息提供和更新情况，并通报公司主管领导和部门负责人。第五章安全和保密第十九条坚持做好数据备份工作，对服务器上的数据库文件，每周下载备份一次。第二十条涉及公司秘密的文件、资料、内部信息或暂时不宜公开的事项不得上网。第六章附则第二十一条本制度由网站运行管理工作小组负责解释。第二十二条本制度自公布之日起实施。公共关系危机应急管理办法第一章总则第一条为建立和加强某某公司对公共关系危机的应急管理体系和处置能力，预防和减少公共关系危机对我司造成的损害，确保公司发展战略的实现，以及公司稳定、协调和可持续发展，根据国家有关制度并结合我司实际，制定本管理办法。第二条本办法涉及的公共关系危机仅限于媒体公共关系危机，即企业经营活动遭遇媒体突发性负面报道，可能传播至广泛的社会层面，对公司产品、服务或品牌产生不良影响。第三条根据公共关系危机的发生过程、性质和影响程度，可分为高度危机、中级危机和一般危机三类，相应启动公司级、部门级和基层应急处理预案。第四条本办法适用于指导公司总部、子公司或分公司、海外机构、各控股企业遭遇的公共关系危机，及其预案管理和具体应对工作。第五条在公共关系危机事前预防、事中处理和事后恢复过程中，应遵循预防为主、快公共关系危机应急管理办法公共关系危机应急管理办法规划管理规划管理制度编号制度编号GH03受控文件受控文件版本号版本号20101215修订日期修订日期20101215速反应、统一领导、分级负责、系统应对等五项原则。第二章组织体系第六条某某公司设立公共关系危机应急管理工作领导小组，负责全面领导危机应急管理工作。公司总经理任领导小组组长，分管网络、销售和内控工作的公司领导任副组长，成员包括战略规划部门、投资企业管理部门、安全生产管理部门、某某公司销售业务部门和网络建设管理部门的负责人。第七条危机应急管理工作领导小组的职责为负责制定应急管理相关制度、规范、应急预案，确定各相关机构在应急事件处置中的职责分工，负责在具体应急事件处置的统一指挥、协调。第八条领导小组的日常办事机构设在公司战略规划部门，负责应急管理制度、规范和预案的制定，应急体系的日常维护和组织，在危机处理过程中履行值守应急、信息汇总和综合协调职责，发挥运转枢纽作用。第九条公司总部各部门依据各自职责，负责相关类别公共关系危机的应急管理和应对工作；各子公司或分公司、海外机构、控股企业是本区域突发公共关系危机应急管理工作的工作机构，负责本区域各类公共关系危机应急管理工作。第三章运行机制第十条公共关系危机预防建立健全信息监控和预警机制，做好新闻宣传和公共关系维护工作，维护有利于公司经营发展的公关环境。（一）公司各部门、子公司或分公司和驻外机构要针对各种可能发生的公共关系危机，完善预测预警机制，建立预测预警系统，开展风险分析，做到早发现、早报告、早处置。（二）公司战略规划部门设立专人，监控报刊杂志以及互联网渠道有关公司的新闻报道，对正面报道及时在公司网站做好转载发布，对负面报道及时上报公司领导，同时进行情况核实和媒体沟通。（三）统一新闻出口，公司设立首席新闻联络官，负责媒体采访接待和协调工作，统一新闻发布口径。根据实际情况，公司指定新闻发言人接受媒体采访，严格管理新闻发布出口。（四）公共关系维护，公司战略规划部门负责草拟政府有关主管部门公关关系维护工作计划，定期协助公司领导通过拜访、答谢、邀请参加公司活动等方式加强与政府主管部门高层、主流媒体负责人、编辑和记者的联系和沟通，建立畅通的信息渠道，满足公司新闻宣传需要。第十一条公共关系危机级别和应急处置根据公共关系危机的发生过程、性质和影响力分为高度危机、中级危机和一般危机三类（一）高度危机第一时间汇报至公司高层，启动公司级事件处置预案，统一指挥协调。基层单位迅速控制损失，消除危害；公司层面着重公关，动用各种资源，降低负面影响。（二）中级危机第一时间汇报至总部相关部门，启动部门级事件处理预案，及时向公司高层汇报事件处理进展。着重事态控制，避免危机升级。（三）一般危机启动基层单位事故处理预案，基层单位迅速解决危机，及时逐级汇报处理进展。着重避免危机升级。具体公共关系危机分级情况如下表所示高度危机中级危机一般危机危机等级严重负面报道一般负面报道尚无负面报道1人以上死亡事故；重大爆炸事故；安全重大危化品泄露、中毒事故；重伤事件轻伤事件环保重大危化品、污染物泄露，造成1人以上中毒死亡、群体性中毒事件、农作物等大批受污染事件或造成持续性环境破坏；一般性泄露，造成重、轻伤事件；严重排放超标一般性排放超标省级以上执法部门判定产品不合格，并可能被暴光；质量突发性群体投诉、退货事件；市级执法部门判定产品不合格等；县级执法部门判定产品不合格施肥事故大面积烧苗等因施肥不当导致的负面事件，涉及三十户以上农户。小面积烧苗等事件个别、个体烧苗等事件假冒品牌突发性、大面积假冒产品严重影响市场秩序，导致我司正常产品销售受到严重影响大量假冒产品在市场出现，我司正常产品尚未受到严重影响个别假冒事件负面报道省级及以上主流媒体的负面报道事件市级媒体负面报道县级媒体负面报道第十二条公共关系危机处置过程中，相关部门具体职责为（一）涉及媒体公关工作由战略规划部门负责；（二）生产安全事故、环境事件及职业病危害事故由安全、投资管理部门负责；（三）涉外产品质量、施肥事故、假冒品牌问题由网络分销管理部门负责；（四）媒体负面报道事件的协调和消除影响由战略规划部门负责。（五）其它危机事件由战略规划部门牵头协调；所有危机事件中涉及的部门负责具体应对处置。第十三条公共关系危机应急处置（一）危机信息报告，发现负面报道，立刻查明发布媒体和稿件撰写者，查询网络转载情况，立即上报主管领导。同时，战略规划部门和公司相关部门核实报道内容的真实情况。（二）制定应对策略，公司领导层形成统一意见，迅速给予明确指示。启动公共关系危机应急预案，由战略规划部梳理媒体关系网络，组织可靠的媒体关系商讨媒体对应策略，供公司决策层参考，保证第一时间通过媒体发布我司态度和立场。（三）实施应急处置，积极与政府主管部门高层沟通，说明事实真相和我司认识，争取获得主管部门明确态度，必要时采取行政干预。联系可靠媒体实施新闻发布对陌生媒体的咨询、采访要求积极回应，注意引导媒体视点。在事实核实清楚后，联合政府主管部门进行新闻发布，澄清事实，寻求媒体理解支持，引导舆论导向。利用公司网站和外部媒体集中发布正面导向新闻，营造有利的媒体舆论环境。第十四条公共关系危机恢复（一）内部总结，公共关系危机事件平息后，立刻组织内部总结，分析事件原因，总结经验、教训,完善危机应对预案。（二）媒体舆论引导，以多种新闻传播手段宣传、扩大企业知名度和美誉度，树立公众心目中的企业形象。第四章责任与奖惩第十五条公共关系应急处置工作实行责任追究制。第十六条对公共关系应急管理工作中做出突出贡献的先进集团和个人要给予表彰和奖励。第十七条对迟报、谎报、瞒报和漏报危机时间的重要情况或者应急管理工作有其他失职行为的，给予处分。第五章附则第十八条本办法由公共关系危机应急管理工作领导小组负责解释，并将根据实际危机处置情况，总结经验，及时修订。媒体采访接待细则第一章总则第一条为规范和加强公司媒体接待工作，更好地促进公司与新闻媒体的沟通、合作，以有利于塑造公司统一良好的对外形象，特制定本细则。第二条本细则适用于某某公司及其境内外全资、控股附属公司，以及子公司或分公司、销售网点、办事处等分支机构。第三条本细则所称媒体接待工作包括接待媒体记者采访、接听媒体要求采访电话以及采访后相关事宜落实等的细则。媒体采访接待细则媒体采访接待细则规划管理规划管理制度编号制度编号GH04受控文件受控文件版本号版本号20101215修订日期修订日期20101215第二章管理原则第四条公司媒体采访接待工作要利用媒体和对外宣传平台，主动引导舆论，坚持“服务公司发展，消除不良舆论”的基本原则。第五条任何人在接受采访时，要本着对公司负责的态度，以有利于公司形象和声誉、不泄露公司商业秘密为原则。第三章管理权限及机构第六条媒体接待的归口管理部门设在公关企划部部，由部门负责人担任首席新闻联络官。第七条公司的采访接待工作由首席新闻联络官负责统一安排，对于媒体采访要求以及涉及公司的重要媒体信息等，首席新闻联络官应在第一时间向公司CEO报告。由CEO决定媒体采访策略、安排接受采访的公司领导以及确定信息发布方式、内容口径等。第八条首席新闻联络官的主要职责组织研究制定公司新闻发布工作规定和流程；通过召开新闻发布会等形式，组织实施公司新闻发布活动；审定公司新闻发布口径和新闻稿；代表公司对外发布新闻、声明和有关重要信息；召集协调公司新闻发布工作；负责接待安排新闻媒体对公司的采访工作等。第四章媒体采访接待流程第九条各部门在接触新闻媒体时，应采取谨慎态度。未经批准，任何部门和个人不得以公司名义接受媒体任何形式的采访或各类调查，不得擅自对外提供或公开发表未经审核的公司信息。第十条媒体采访由首席新闻联络官统一协调管理。各部门在接到新闻媒体要求采访公司的电话时，要注意礼貌和通话语气，告诉对方“我们的媒体采访接待有专人负责，首席新闻联络官的电话在公司网站公布，感谢你对我们公司的关注”。第十一条如果是前台接到媒体要求采访的电话，在简单沟通了解意图后，直接把电话转给首席新闻联络官。第十二条公关管理部门在接到记者要求采访的联系电话后，要求对方提供采访提纲和详细的联系办法。第十三条公司接受媒体采访的前提条件是一，核实记者的身份，了解对方媒体；二，要求记者在采访过程中不能录音；三，稿件中有关采访内容要得到被采访人的确认。第十四条首席新闻联络官在与记者沟通，了解记者的采访目的后，尽快安排相关人员接受采访。第十五条各部门或个人在批准接受采访时，要充分了解记者的采访意图，认真准备，确定接受采访的口径、提纲等。要本着对公司负责的态度，以有利于公司形象和声誉、不泄露公司商业秘密为原则，把握分寸，妥善处理。第十六条采访完成后，公关企划管理部门也要与采访媒体及其相关记者保持联系、沟通，要求记者将完成稿件请受访者确认，争取对发表的内容在第一时间了解，避免不利于我司的报道发表。在发表后还要密切注意各方反馈，以防有人断章取义，歪曲事实。第五章罚则第十七条公司对外宣传工作须严格执行国家有关新闻宣传和保密规定，不得泄露国家和公司商业秘密。第十八条凡违反本细则给公司形象和经营造成负面影响的，将按照公司处罚规定，追究有关部门领导和具体人员的责任。第十九条本细则解释权属公关企划管理部门。印章管理规定第一章总则第一条为规范某某公司及其境内外全资、控股附属机构、子公司或分公司、分销网点、代表处、办事处等各类印章的设定、废止、备案、使用、保管，特制定本规定。第二条本规定所称“印章”，系指某某公司及其境内全资、控股附属机构经批准设立并登记备案的公用印章，该公用印章如对外使用将导致某某公司直接或间接承担相应的法律责任。如非特别注明，本规定所称之“印章”，包括各单位公司公章，公司各子公司或分公司的公章，法定代表人名章，合同专用章、报关专用章、各类财务专用公章、印鉴等，某某各部门印章。第三条对于第二条规定的不同类型印章，本规定实施“分级管理、分担权责”的原则，设定不同的管理责任部门与使用流程，由各单位按其职责分工承担相应责任。印章管理规定印章管理规定法律管理法律管理制度编号制度编号FL02受控文件受控文件版本号版本号20101215修订日期修订日期20101215第四条本规定所称使用，既包括对外使用，也包括在公司内部、在关联企业之间的使用。无论对内使用还是对外使用，均将导致公司最终承担法律责任。第二章印章的设立与废止第五条印章的设立应从实际工作需要出发，以精简和必要为原则，不宜设立名目繁杂的多种印章，导致公司承担法律责任的几率增加。第六条各单位如欲设立新的印章，均应报请其上级主管领导核准，并说明实质性的需求理由。未经核准不得私自设立印章。印章核准后由各单位办公室负责统一制作，并在制作完成后一周内，由使用单位报某某公司法律部门备案存档。公章的制作应按国家法律法规的要求履行公安执法部门的相关程序。严厉禁止私刻各类印章，或者伪造、变造各类印章的行为。第七条各单位如欲变更或废止现行印章，均应报请上级主管领导批准。未经核准，各单位不得擅自变更或废止印章。第三章印章的备案与保管第八条各单位所有印章均应报某某公司法律部门备案并留存印样。未经备案及留样的印章不得使用。第九条印章设立后应明确管理印章的责任单位。该责任单位应指定一人具体管理印章。管理责任单位的一把手和具体保管人是印章的管理责任人。具体管理印章的人员因工作变动或其他原因不能履行职责时，应由印章管理部门的一把手指定其他人员保管，并对印章、印章使用记录等文档妥为交接。管理人员不得未经批准私自委托第三人代为管理印章。各单位应将印章管理责任人名单及时报主管领导审核，并报某某公司法律部门备案。第十条某某公司的公章由某某法律部门集中管理，某某公司的合同章由某某公司执行部门集中管理，法定代表人名章由人力资源部集中管理，货权相关印章由执行部门集中管理，财务类专用印章印鉴由财务部门集中管理，公司另有规定的除外。此外，法律部门还负责保管某某公司对外出具律师函等法律文书的法律专用章等。根据公司要求和风险暴露程度，经公司领导批准，法律部门可在必要的情况下将其他印章纳入统一管理范围。第十一条各单位的公章、合同章、代表货权的印章、法定代表人名章、各类财务类专用印章印鉴，均必需由具备相关职能的部门加以妥善保管，各单位一把手应加以高度重视，避免出现遗失或者被盗用、滥用。一旦出现遗失、盗用、滥用等情况，应立即向上级主管领导报告并通知某某公司法律部门，以便及时采取必要的法律措施，避免出现损失或事故。第四章印章的使用审批流程第十二条各印章的管理责任单位应参照本规定制定严格的印章管理流程，明确使用过程中应如何审批。第十三条印章管理流程应对印章使用的审批人做出明确规定。对于未经适当审批的盖章申请，印章保管责任单位和责任人应予拒绝。第十四条各印章管理责任单位以及责任人应对每一次印章使用的文件、目的、盖章次数、使用人、审批人、审批理由作全面登记，并留存联系单以及每一次盖章后的文本复印件以备查。第十五条原则上，印章不得携带外出。对于因特殊原因需携带外出使用的，应获得各单位主管领导的核准。对于因携带外出或者其他原因导致印章丢失、损毁的，该印章的保管责任单位应立即向本单位主管领导报告，不得延误。第五章某某公司及其各部门印章的管理第十六条某某公司公章由法律部门集中管理，某某公司的合同章由某某公司执行部门集中管理，法定代表人名章由人力资源部集中管理，货权相关印章由执行部门集中管理，财务类专用印章印鉴由财务部门集中管理，公司另有规定的除外。此外，法律部门还负责保管某某公司对外出具律师函等法律文书的法律专用章等。根据公司要求和风险暴露程度，经公司领导批准，法律部门可在必要的情况下将其他印章纳入统一管理范围。第十七条对于统一保管的某某公司印章，各部门在申请使用的过程中，应填写书面的联系单，注明申请使用印章的事由，经本部门负责人签署意见并由分管领导批准后报到印章保管部门，经审核同意后方可使用。第十八条凡是盖章申请涉及到以某某公司名义出具重要文件的，或者涉及到公司重大事项的，该盖章申请必须经过公司主管领导审批同意。第十九条对于各单位、各部门负责保管的印章，各单位、各部门应严格执行本规定，谨慎地根据需要制作印章，并履行报经公司主管领导同意、到法律部门留样备案、接受监督和检查等程序。第二十条各部门应针对负责保管的印章，依据本规定制定印章管理实施细则，明确保管责任人、保管方式、使用审批权利人、使用审批程序、使用文件备案留存、事故责任追究等内容。第二十一条各部门在涉及关连交易、涉及某某公司利益的重大法律文件，如重大合同、协议、证明函等法律文件上加盖印章时，应提前报请法律部门对法律文件条款进行合规性审核。第六章对于香港、澳门各境外机构印章的管理第二十二条某某公司，在港、澳以及其他国家和地区的其他境外主要机构的各类印章，应由该机构的主管领导确定管理责任单位和责任人，并在上市公司法律部门全面备案留样。第二十三条某某公司，在港、澳以及其他国家和地区的其他境外主要机构的负责人，应依据本规定制定各自的印章管理实施细则，明确本单位各印章的管理责任人、保管方式、使用审批权利人、使用审批程序、使用文件备案留存、事故责任追究等内容。第二十四条各境外主要机构在涉及关连交易、涉及某某公司利益的重大法律文件，如重大合同、协议、证明函等法律文件上加盖印章时，应提前报请集团公司法律部门对法律文件条款进行合规性审核。第七章对于投资控股企业印章的管理第二十五条投资控股企业的各类公章、印鉴，由控股企业独立承担管理责任。第二十六条投资控股企业的企业公章，应报某某公司法律部门统一备案留样。如有变更，也应将变更情况备案。第二十七条投资控股企业应依据本规定的原则制定其印章管理实施细则，明确本单位各类印章的管理责任人、保管方式、使用审批权利人、使用审批程序、使用文件备案留存、事故责任追究等内容。第二十八条各投资控股企业在涉及关连交易、涉及某某公司利益的重大法律文件，如重大合同、协议、证明函等法律文件上加盖印章时，应提前通过某某公司投资部门报请某某公司法律部门对法律文件进行合规性审核。第八章对于某某分销网络印章的管理第二十九条某某公司分销管理部门是分销网络各子公司或分公司、销售处的印章管理责任部门。第三十条某某公司分销管理部门应严格控制各子公司或分公司的各类印章，对分销网点的各类印章应尤为重视。各子公司或分公司负责人有责任精简印章数量。各子公司或分公司的印章应报法律部门留样。第三十一条某某公司分销管理部门、各子公司或分公司应依据本规定制定印章管理实施细则，明确分销网络各类印章的管理责任人、保管方式、使用审批权利人、使用审批程序、使用文件备案留存、事故责任追究等内容。第三十二条分销网络需要在涉及关连交易、涉及某某公司利益的重大法律文本，如重大合同、协议、授权书、证明函等加盖印章时，应首先报请总公司法律部门进行法律文件的审核。第九章对于各边贸公司、港口办事处等其他机构印章的管理第三十三条某某公司对各边贸公司、港口办事处及其他机构的管理部门，是上述机构印章的管理责任单位。第三十四条各管理部门应将各边贸公司、港口办事处及其他机构的印章报上市公司法律部门备案留样。对于不需要常年放置在各机构所在地管理的印章，应考虑集中到各管理部门保管。第三十五条各管理部门应依据本规定制定印章管理实施细则，明确各边贸公司、港口办事处及其他机构印章的管理责任人、保管方式、使用审批权利人、使用审批程序、使用文件备案留存、事故责任追究等内容。第三十六条各边贸公司、港口办事处及其他机构需要在涉及关连交易、涉及某某公司利益的重大法律文本，如重大合同、协议、授权书、证明函等加盖印章时，应首先报请总公司法律部门进行法律文件的审核。第十章附则第三十七条本规定由某某公司法律部门负责解释与修订。对于本规定未尽之处，公司将以实施细则等方式加以补充。第三十八条本规定自公布之日起生效。车辆使用规定第一章总则1、为加强对公司机动车辆的规范化管理，达到合理利用资源、降低管理成本、保障交通安全的目的，特制定本办法。2、本办法适用于公司北京各部室及各分销网络（以下简称各单位）。3、各单位主要负责人、车辆管理人员和车辆责任人对落实本办法有关要求负责。4、公司总裁办公室（简称办公室）是公司车辆管理部门，具体落实公司对各单位车辆的编制配备、预算、购置、更新、处置、安全管理等相关管理工作。5、辆使用管理6、公司车辆实行编制管理。车辆编制数量一年一核，编制数量原则上不得变动，新增机构或业务项目除外。通过长期租赁方式使用的车辆（生产用车除外），同样占用车辆车辆管理制度车辆管理制度行政办公管理行政办公管理制度编号制度编号XZ03受控文件受控文件版本号版本号20101215修订日期修订日期20101215编制数量。7、车辆购置更新采取“一事一报”方式。各单位均无权擅自购置（更新）车辆。公司对各单位购置车辆需求可根据具体情况进行内部调剂。8、公司车辆均需纳入信息管理系统。各单位应指派专人（责任人）进行“车辆管理系统”信息库的建立、维护工作。责任人应对车辆信息录入管理系统的准确性、及时性负责。车辆配备发生变化的停驶、丢失、处置、报废等应随时报公司备案。9、车辆费用包括养路费、车船税、保险、维修保养、油料、停车过路费等，实行预算管理，预算金额和实际费用金额应及时录入车辆管理系统数据库。10、车辆的维修、保养应实行责任人负责制。11、责任人应了解和熟悉本单位所使用车辆的技术性能、特点及保养规定，按使用要求对车辆进行正常维修保养和保洁。12、保管好各类车务手续，按国家规定进行年度检验。13、新购置车辆必须按保养手册规定的保养期限或行驶里程范围内在其品牌指定的专业维修厂家进行维修保养。超过保修期的须到公司、保险公司指定的汽车修理厂进行维修保养。同时，必须与维修厂家签定车辆维修保养协议。14、车辆保养15、责任人要建立车辆维修保养记录，并认真填写。不得漏保或超公里保养正、负不得超过规定保养里程500公里。对特殊情况下路况差及使用状况不良的车辆，应提前进行强制保养。16、定期对机油、燃油、冷却水、刹车和转向系统及灯光等常规项目进行检查；经常对车辆常备设备灭火器、备胎、千斤顶等进行检查，保证各车辆技术部件随时处于良好状态。17、车辆在行驶当中应严格遵守操作规程，如出现异常情况水箱缺水、机油短缺、泄漏造成温度过高、沸腾，发动机及机械部件异响、轮胎爆裂等现象应立即在安全地带停车，并及时、妥善处理。18、非特殊情况严禁急起步、急刹车、急转弯和有对车辆造成损害的行为；对路况不好的路段、不利行车的气候和条件等应采取必要的应急措施，严禁在车辆或人身安全没有保证的情况下冒险行车。19、因工作需要需将车辆存放在单位外部时，应将车辆放置停车场或有专人看管的场地，无上述条件时，应报主管领导同意，在确保车辆安全的情况下停放。车辆人为或客观损伤坏，责任人应对其承担责任。20、车辆保洁21、驾驶人员应爱护使用车辆，保持车辆美观整洁和舒适良好的乘坐环境，以维护公司形象。22、专职驾驶员正常情况下每日应按车辆卫生要求、程序整理车辆，有出车任务时，应在出车前清洁车辆。23、远途行车或遇风沙、雨雪等不洁路段后，应及时清洗车辆。24、车辆管理责任人员应督促使用人在出车前、后对车辆和设备进行清洁、检查并保持完好。25、各单位每年应在规定期限交纳车船使用税、公路养路费等国家和地区规定的有关税费，不得漏缴或欠缴。26、京内单位车辆必须由公司保险部统一安排保险，京外单位应参照公司有关规定，并结合当地实际情况制定相应的车辆保险办法。27、车辆使用人须按车辆本身规定油质加油，不得加用低于车辆规定标号燃油，如因违反规定加入低质油料造成车辆损坏，责任人或使用人应赔偿损失。第二章安全管理第一节组织机构28、车辆安全工作实行逐级负责制29、公司办公室负责公司车辆安全管理制度的建立完善，并对各单位车辆安全和交通安全宣传管理工作进行指导和监督检查。30、各单位主要负责人（法人）为本单位车辆安全管理第一责任人，各级车辆管理和驾驶人员作为责任人同样对本单位车辆安全负责。31、各级单位均须设立一名专职或兼职车辆安全管理员（简称安全员）并报办公室备案。第二节职责义务32、领导职责及义务33、各单位主要负责人有对所属员工及下一级单位进行交通安全宣传、教育、监督和检查的义务。34、有将车辆安全管理工作与本单位的工作、经营、生产和劳动安全同计划、同布置、同落实、同检查、同总结、同评比的义务35、有对国家、企业、家庭和个人所造成的损失和严重后果承担法律责任的义务。36、有接受公司监督、检查并向公司提出建议、意见的义务。37、安全员职责及义务38、积极协助本单位领导建立、制订车辆安全管理制度、措施；按上级要求做好相关制度的推行、宣传及管理；分析发生交通事故的原因，及时上报。39、对本单位及下属机构的车辆状况、驾驶人员工作状态、车辆基础信息管理等了解清晰；对某某车辆管理系统数据进行维护。第三节安全责任制40、公司每年与各单位签订车辆安全管理责任书（见附件某某车辆安全管理责任书），各单位逐级与下级单位车辆管理和责任人（责任人指驾驶公务车辆的专职或非专职人员，包括使用“奖励用车”者）层层签订车辆安全管理责任书。41、各单位可参照公司安全责任制条款和本地区、本单位实际情况，因地制宜制定车辆安全责任书。新增车辆、驾驶人员的单位，需及时补签各级车辆安全责任书。第三章附则42、本办法由办公室负责解释。43、本办法自公布之日起实施。档案管理规定第一章总则第一条为使公司档案管理工作规范化、制度化、科学化，根据企业档案管理的有关规定，制订本规定。第二条公司档案是指公司在各项工作中形成的具有保存价值的全部文件及影像资料。主要包括文书、合同、会计凭证、审计报告、会议会谈纪要、荣誉证书、重要活动的声像、影像资料及各种载体的资料等。第三条某某档案管理实行“集中管理与专门保管相结合”的原则。即除需专门保管的归档资料外，各部门形成的应归档资料必须集中统一归档。第四条各部门的文件资料按年度集中向办公室移交，一般每年6月底移交上年度归档档案。任何人不得以任何理由将应归档的文件材料据为己有或拒绝归档。第二章档案管理第五条办公室为公司档案管理工作的负责部门。其主要职责（一）负责集中管理公司的档案。主要是各类档案的收集、整理、保管、统计、提供利用、鉴定和销毁等工作；（二）负责制定、解释公司档案管理规定或办法；组织传达上级有关档案工作的指示精神，结合公司实际情况提出贯彻、实施办法，并对公司各有关部门的档案管理工作进行指导。第六条公司人力资源部、财务部、法律部为公司特设档案专门保管部门，分别负责与人事、财务、法律有关的需单独保管的档案管理。专门档案保管须制定有针对性的档案管理办法，指定专人负责管理，确保档案安全，并接受办公室档案管理工作的监督、指导、检查。第七条财务部门形成的重要文件、会计凭证等由财务部负责保管。有关规定按照集档案管理规定档案管理规定行政办公管理行政办公管理制度编号制度编号XZ04受控文件受控文件版本号版本号20101215修订日期修订日期20101215团公司财务部会计档案管理办法执行。第八条员工档案、人事任免、奖惩通报等由人力资源部负责保管。有关规定按集团公司干部档案管理规定执行。第九条各类具有法律效力的合同正本及与合同有关的不可分离的重要函电、协议书，以及涉及法律诉讼的案卷，投资、参股、资本运作，下属机构的成立、撤销、合并、更改名称、启用注销印章等文件材料由法律部负责保管。有关规定按集团公司法律事务管理规定执行。第三章归档范围第七条以下为必须归档的资料（一）党中央、国务院及有关部门主送、抄送，需公司执行的各类规章制度、办法、指示、决议、条例、通知和重要政策性文件。（二）各部门形成的内部文件。主要包括向上级单位公司领导的请示、报告及其批复，向外发送的各种正式文件，年度工作报告、规划、财务报表，审计报告及相关材料，项目材料、文件及会议纪要以及对外提供的担保函、授权书等。（三）关于固定资产保管及转移等有关文件材料，建筑图纸、房地产协议、产权证书、帐目以及土地证等法定契约性文本。（四）主要外事活动、对外宣传、广告、展览、企业标识及其它具有保存价值的文件材料。（五）有关党务、纪检、监察、工会、共青团等工作形成的重要文件。（六）公司在各项活动中形成的实物奖品、印信等、声像、电子产品等非纸质介质为载体的具有保存价值的档案材料等。第四章归档原则和要求第八条公司档案管理实行按部门单位立卷制度，每一位员工都应遵守归档制度，每个部门单位都应履行立卷归档的责任。第九条归档时应遵循文件材料的自然形成规律及特点、保持文件间的有机联系、区别不同价值，遵循便于保管和利用的原则。第十条材料立卷时要按照文件形成的客观规律和特点，根据文件的名称、时间、问题、发文机关等特征，对文件材料进行组卷，将一组具有有机联系的文件材料组成一个案卷。第十一条划分文件所属年度一般应遵循以下原则（一）当年办完的文件应当年立卷；（二）跨年度的请示和批复归入复文年立卷；没有复文的归入请示年立卷；（三）跨年度的规划、计划、预算等材料归入针对年度的第一年立卷；（四）跨年度的总结、决算，归入文件针对的最后一个年立卷；（五）跨年度的会议文件，归入会议开幕的年立卷；（六）跨年度的各类案件材料归入结案年立卷；（七）跨年度的条约、条例、规章、制度等归入公布或批准年立卷。第十二条卷内排列。卷内文件要根据文件之间的有机联系，按照文件形成的时间顺序、结合文件的重要程度进行排列。具体要求是（一）批复在前，请示在后；（二）正件在前，附件在后；（三）定稿在前，修订稿在后；（四）转发件在前，被转发件在后；（五）诉讼和非诉讼案结论材料在前，依据性材料在后；（六）重要文件的历次修改稿依次排列在定稿之后。第十三条各部门在完成上一年度各类文件材料的立卷归档工作时，如有实物档案应随卷移交。第十四条档案管理部门在接收案卷时应进行检查，对不符合要求的案卷应退回有关部门重新整理。符合要求的案卷，交接双方在案卷移交清单上签字，各留一份，以备查考。第十五条档案的分类排列应按照纸质档案、非纸质档案等不同载体的形态分类；并按照机构、年度、问题等进行排列。第十六条编制检索工具。各部门单位档案管理员应对所管档案编制检索工具，其主要项目有案卷号、立档单位、案卷名称、年度、起止日期、页数、保管期限及备注等。第五章机构调整中档案的处置第十七条如发生组织结构变动，应确定档案的流向（上交、移交或销毁），并确定专人负责档案工作。第十八条撤销部门的档案，须全部上交办公室。要求附有本部门负责人、经办人签字的档案移交目录。第十九条合并部门的档案，由原部门负责清理移交。新设部门负责接收，统一管理和归档。第六章档案的鉴定、销毁第二十条对各类档案定期鉴定，成立档案鉴定小组，由主管档案工作的领导、业务部门负责人、办公室组成，负责档案的鉴定工作。第二十一条根据档案保管期限，鉴定档案的存毁，对保管到期的档案应登记造册，经鉴定小组鉴定和上报主管经理批准后，由二人监销，并在销毁清册上签字。第七章附则第二十二条本办法适用于某某各部门、各单位。第二十三条本规定的解释权属办公室。第二十四条本办法自发布之日起实行。公文管理办法第一章总则第一条为使公司公文处理工作规范化、制度化，提高公文办理效率，特制定本办法。第二条本办法适用于公司北京各部门（以下简称各部门）文件流转，所属机构（以下简称各单位）与公司往来文件，以及公司与外单位往来文件第三条公司公文处理的归口管理单位为总经理办公室。第四条公文处理原则行文规范，简明准确，处理及时，保管有序。第二章公文种类第五条公司公文种类共有以下十种（一）决定对重要问题、重要事项或重大行动做出安排及决策，用“决定“；（二）报告向上级有关部门或公司领导汇报工作，反映情况，答复上级部门的询问，用“报告”；（三）请示向上级有关部门或公司领导请求指示、批准，用“请示“；（四）批复答复下级单位请示事项，用“批复“；（五）通知传达上级有关部门或公司指示，发布要求各部门、各单位办理或知晓的事项；转发上级单位、同级单位或其他不相隶属单位的文件；批转下级单位的文件；任免和聘用干部等，用“通知“；（六）通报用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或交流重要情况，用“通报“；（七）函与不相隶属单位商洽工作、询问和答复问题；向无隶属关系的有关主管部门请求批准等，用“函“（对外一般业务联系用便函）；（八）意见用于对重要问题提出见解和处理办法；（九）会议纪要记载和传达会议的主要精神、情况和议定事项，用“会议纪要“（与上级领导、合作单位、企业领导访见或会谈，用会议纪要或会谈纪要）；公文管理办法公文管理办法行政办公管理行政办公管理制度编号制度编号XZ05受控文件受控文件版本号版本号20101215修订日期修订日期20101215（十）简报反映沟通财务、业务、政务等情况，用“简报“。第三章公文格式第六条公文一般由文头、秘密等级、紧急程度、发文字