（精品）对学生资助档案和助学贷款档案调研分析

对学生资助档案和助学贷款档案调研分析近年来，国家相继出台了一系列学生资助惠民政策，让广大贫困学生上得起学，读得好书，可以顺利完成学业，这是落实科学发展观、促进教育公平、推进城乡统筹发展、构建社会主义和谐社会建设的必然要求和重要举措。如笔者所在的区截至2008年秋，全区义务教育阶段学生74014万人次累计享受“三免一补”（国家免费提供教科书、免杂费、贫困寄宿生获生活补助费）资助57031万元；2007、2008年普高贫困生1715人次获资助2016万元；从2007年8月全区正式启动生源地助学贷款工作至2008年底，1781名籍大学生获贷款资助1493万元；而中职学生更是国家资助的主要对象，仅2008年秋期，受助的中职学生就达218万人次，获资助经费144167万元。这么庞大的受助群体和巨额的资助资金，靠什么来证明资助政策运用得当、资助范围界定准确、资助流程操作规范和资助资金监管到位毋庸置疑，是靠那一卷卷记载整个资助过程的资助档案。日前，笔者在视察全区学生资助管理工作时，亲眼目睹了区职教中心（公办学校）和创新计算机学校（民营学校）的学生资助档案副本，又查看了区学生资助管理中心的学生资助档案正本和大学生生源地贷款档案（见图），了解到以下现状一是区教委计财科建立了义务教育及普高贫困学生资助档案。我区义务教育阶段学生资助政策，主要由区教委计财科负责组织实施；而普高学生资助工作则分别由区教委计财科和区学生资助管理中心两条线进行，所产生的资助档案主要由区教委计财科收集、整理、归档。二是各中职学校建立了中职学生资助档案（副本）。全区共有中职学校13所，在校生达16万人，这些学校分别以班级为单位给每个学生建立了资助档案（副本），内容主要包括学生资助申请表、学生身份证和户口薄复印件，受助学生花名册等。三是资助管理中心建立了中职学生资助档案（正本）和大学生生源地助学贷款档案。我区2007年8月专门成立学生资助管理中心，作为区教委的直属事业法人单位，主要负责全区中等职业学校学生资助和大学生生源地信用助学贷款工作，同时协助区教委计财科实施义务教育以及普通高中阶段贫困学生资助工作。该中心分别以学校班级为单位为中职学生建立了资助档案（正本），共计300卷左右，每卷档案内有一清单（相当于卷内目录），标识有卷内每个学生材料的起止页号。正本与副本的材料基本相同，只是增加了全区学生资助汇总表以及相关政策性文件等。为预防资助过程中的弄虚作假，区学生资助管理中心到学校审核受助对象的确定和检查资助资金的使用时都是带上自己保管的学生资助档案正本作依据，因此要求资助档案至少保管3年，待学生毕业后再销毁。上述整理方法获重庆市学生资助管理中心首肯，不少区县纷纷来我区参观学习。此外，我区于2007年8月正式启动大学生生源地信用助学贷款工作，它是国家通过开发银行向家庭经济困难的普通高校学生发放的助学贷款，在学生户籍所在县市、区办理，学生在校期间的贷款利息由财政全额贴息，毕业后的利息由学生和家长或其他法定监护人共同负担。学生毕业后两年期间为宽限期，宽限期只支付利息，可不偿还本金，宽限期后，由学生和家长或其他法定监护人按借款合同逐年偿还贷款本息。为搞好贷款学生的跟踪管理，区学生资助管理中心以学生个人为单位建立了助学贷款档案，每人1袋，共1781袋，还建立了相关数据库和台账，以便定期与贷款学生和就读学校联系。档案贷封面包括编号、借款学生姓名、身份证号、性别、合同号、录取高校开户行及账号、支付金额等信息，袋内装有贷款学生的贷款申请、贫困证明、高校录取通知书、贷款合同、贷款支付清单、学生就读高校收到学生助学贷款后的回执单等材料。由于国家规定大学生生源地贷款期限原则上按全日制本专科学制4年加10年确定，最长不超过14年，因此我区学生资助管理中心规定助学贷款档案保管414年，直至学生还清贷款后才销毁。四是档案得到妥善保管。区教委计财科将义务教育阶段和普高阶段贫困学生的资助档案保管在区教委综合档案室，各中职学校将学生资助档案保存在各校综合档案室；区资助管理中心配备了5个多平方的专用库房和6个木质柜用于专门存放资助档案和助学贷款档案。随着了解情况的逐步深入，笔者发现目前学生资助档案和助学贷款档案还存在以下问题一是无章可循。国家尚未出台学生资助管理档案和助学贷款档案标准或规范，以至于各地在收集、整理档案时无章可循。二是管理分散。由于义务教育阶段和普高阶段贫困学生的资助工作由区教委计财科组织实施，而中职学生的资助工作由区资助管理中心组织实施，产生的资助档案分别保管在不同的单位，使得同一辖区内的贫困学生资助档案管理分散。三是整理不规范。各学校与区学生资助管理中心未主动约请当地档案行政管理部门或12区教委综合档案员到现场指导档案业务，仅凭自己的理解在收集、整理和归档，导致整理不规范。四是保管期限划分偏低。区学生资助管理中心规定学生资助管理档案和助学贷款档案均是以学生毕业或还清贷款的时间作为档案保管的期限，笔者认为偏低。五是保管条件差。区学生资助管理中心的档案库房只有5个多平方，随着档案的逐年递增，库容显然不足；且库房内未配备去湿机、温湿度记录仪等必要的设施设备和多效杀虫灵等防虫药物，档案保管条件堪忧。六是档案袋不合格。由于不知道相关规定，区学生资助管理中心未经档案行政管理部门许可或监制，就自行在外订做了类似人事档案的档案袋。七是管理落后。区学生资助管理中心未使用档案管理软件录入档案条目，更未进行档案数字化扫描，使得档案管理和查阅还停留在手工传统模式上，管理落后，查阅效率不高。众所周知，贫困学生资助工作政策性强，程序严格，档案既要反映资助政策，更要反映资助程序和资助结果，这就要求学生资助档案和助学贷款档案要齐全完整，规范有序，保管安全。为此，笔者建议一是尽快出台标准、规范。国家教委和档案局应联合出台学生资助管理档案和助学贷款档案标准或规范，让基层有章可循。二是整合资助工作，集中统管档案。把区教委计财科实施的义务教育阶段及普高阶段贫困学生资助工作整合到区资助管理中心，所形成的资助档案统一由资助管理中心收集、整理、归档。三是把学生资助档案和助学贷款档案纳入民生档案范畴。各级档案行政管理部门务必把学生资助管理档案和助学贷款档案纳入民生档案范畴，加强调查研究，结合实际制定出操作性强的业务规范，主动对各个学校和学生资助中心加强指导。四是档案人员要提高业务水平。各学校和资助管理中心档案人员要主动向当地档案行政管理部门请教，参加一定的档案培训班，提高自己的档案业务水平，尽量按档案工作的相关规定收集、整理档案。五是制定归档范围和保管期限表。各学校和资助管理中心要结合实际制定具体的学生资助管理档案和助学贷款档案的归档范围，其保管期限要适当高于学生毕业或还清贷款的年限，以备长期存查。六是明确归档时间。要求各校和资助管理中心每学年末收集、整理学生资助管理档案和助学贷款档案。七是规范整理方法。由于学生资助政策是普惠制，每学年的受助学生成千上万，且资助标准一致，为方便档案管理和减少整理工作量，建议结合实际与时俱进按“件”整理，即学生资助管理档案以每学年一个班为单位装订成1册或几册（每册200页左右为宜），视为1件或几件，分别按“件”整理，每“件”内附内目，标识出“件”内受助学生姓名及材料所在页号，用档案盒存放。而申请生源地贷款的大学生是极少数，且最高还款期限长达14年，学生毕业前每学年签订一次贷款合同，毕业后每年都有还款材料补充进来，直至彻底还清贷款为止，这就意味着生源地贷款学生的档案材料是活的，无法一次性固定，因此建议助学贷款档案以贷款学生个人为单位，1人1盒，盒内材料按实际的文件件数按“件”整理，以后每年形成的材料及时按“件”整理后依次排列在原来材料的后面。八是规范档案盒的制作。各校和区资助管理中心最好到当地档案行政管理部门购买盖有档案局监制章的正规档案盒，或者经档案管理部门