武汉人福高科技产业股份有限公司内部控制手册

武汉人福高科技产业股份有限公司内部控制手册武汉人福高科技产业股份有限公司内部控制手册（2009版）2009年07月内部控制手册目录第一部分总则一、前言51编制内部控制手册的背景52内部控制手册遵循的基本原则73内部控制手册的适用范围9二、术语及定义10三、人福科技公司内部控制现状121人福科技公司控制环境122内部风险评价机制143全面预算管理，严格预算控制144信息管理155监督15四、内部控制手册业务流程格式171业务目标172业务风险173业务流程步骤与控制点174不相容职务/岗位175业务流程图表186相关制度目录187主要控制点相关资料18五、图示及标识19六、人福科技内控委员会及日常组织机构20七、内部控制手册生效、更新、监督与检查212009第一版第1页内部控制手册第二部分内部控制业务流程A经营管理销售管理业务流程A1应收款项管理业务流程A2物资采购供应业务流程A3预算管理业务流程A4关联交易管理业务流程A5担保管理业务流程A6B生产管理生产管理业务流程B1研究开发业务流程B2C资金管理资金管理业务流程C1借款管理业务流程C2股权筹资管理业务流程C3募集资金管理业务流程C4债券融资管理业务流程C5D资产管理存货管理业务流程D1固定资产日常管理业务流程D2固定资产处置业务流程D3无形资产日常管理D4无形资产外购业务流程D5无形资产处置D6融资租赁业务流程D7E投资管理基本建设管理业务流程E12009第一版第2页内部控制手册短期投资管理业务流程E2长期股权投资管理业务流程E3控股子公司管理业务流程E4非控股公司管理业务流程E59F信息管理财务报告业务流程F1信息披露业务流程F2信息系统管理业务流程F3G行政管理授权管理业务流程G1薪酬与考核管理业务流程G2人力资源管理业务流程G3税务管理业务流程G4印鉴管理业务流程G5内部控制制度执行检查与评价业务流程G6第三部分附则一、武汉人福高科技产业股份有限公司内部控制制度附1二、企业内部控制基本规范附2三、上海证券交易所上市公司内部控制指引附32009第一版第3页内部控制手册第一部分总则一、前言二、术语及定义三、人福科技内部控制现状四、内部控制手册业务流程格式五、图示及标识六、人福科技内控委员会及日常组织机构七、内部控制手册生效、更新、监督与检查2009第一版第4页内部控制手册一、前言1、编制内部控制手册的背景为规范武汉人福高科技产业股份有限公司（以下简称“人福科技”）的管理，贯彻中华人民共和国公司法、中华人民共和国会计法、企业内部控制规范基本规范，满足上海证券交易所上市公司内部控制指引、内部会计控制规范及中国证券监督管理委员会对上市公司的监管要求，人福科技特制定内部控制手册，作为建立、执行、评价及验证内部控制的依据。11建立内部控制制度的必要性完整的内部控制体系和完善的内部控制制度，是约束、规范公司管理行为的准则，是减少风险的重大措施。实施内部控制可以及时发现和纠正各种错弊及不法行为，有利于保证资产安全、完整，保证经营成果与财务状况真实、可靠。其必要性表现为一是建立现代公司制度，完善法人治理结构，实现经营机制的转换，加强公司管理，提高公司经济效益的客观需要。二是贯彻我国新会计法、财政部颁布的内部会计控制规范以及适应上海证券交易所上市公司内部控制指引等法律法规，符合资本市场监管，加强内部控制，规范会计核算，提高报告信息质量的必然要求。三是加入WTO后参与国际竞争的迫切需要。随着社会生产力的发展和科学技术的进步，信息技术高度发展，全球经济一体化的进程加速，各国公司所面临的风险也逐渐加大。人福科技也面临众多公司2009第一版第5页内部控制手册的激烈竞争和有力挑战，必须尽快建立健全有效的内部控制制度，提高经营管理的效率和效果，以便在激烈的竞争中立于不败之地。四是建立统一规范的内部控制制度，使人福科技各项规章制度成为一个有机的统一体，成为系统性、实用性、可操作性、完整性、合法性和包容性很强的内部管理制度，将更为有效地体现人福科技管理理念和要求。12我国有关法律、法规关于内部控制的要求内部控制制度是指公司各级管理人员和有关部门的工作人员，在处理生产经营业务活动时相互联系、相互制约的一种管理体系，包括为保证公司正常经营所采取的一系列必要的管理措施。内部控制制度的重点是建立和严格内部制衡机制，特别是内部会计控制，设计合理有效的组织机构和职务分工，实施岗位责任分明的标准化业务处理程序。2000年7月1日开始实施的我国新会计法第二十七条明确要求，“各单位应当建立、健全本单位内部会计监督制度”。内部会计监督制度应当符合记帐人员与经济业务事项和会计事项的审批人员、经办人员、财物保管人员的职责权限应当明确，并相互分离、相互制约；重大对外投资、资产处置、资金调度和其他重要经济业务事项的决策和执行的相互监督、相互制约程序应当明确；财产清查的范围、期限和组织程序应当明确；对会计资料定期进行内部审计的办法和程序应当明确。财政部颁布的内部会计控制规范进一步指出，内部会计控制是指单位为了提高会计信息质量，保护资产的安全、完整，确保有关2009第一版第6页内部控制手册法律法规和规章制度的贯彻执行等而制定和实施的一系列控制方法、措施和程序。随后财政部陆续出台了各项业务内部控制规范。13上海证券交易所上市公司内部控制指引关于内部控制的要求2007年7月1日施行的上海证券交易所上市公司内部控制指引，旨在进一步加强上市公司内部控制，促进上市公司规范运作和健康发展，保护投资者合法权益。为上市公司董事会、监事会、高级管理人员及其他有关人员实现下列目标而提供合理保证（一）遵守国家法律、法规、规章及其他相关规定；（二）提高公司经营的效益及效率；（三）保障公司资产的安全；（四）确保公司信息披露的真实、准确、完整和公平。人福科技于1997年6月在上海证券交易所上市，有义务接受上市地的证券监管制度约束，必须遵守上海证券交易所上市公司内部控制指引有关上市公司建立内部控制制度的规定。2、内部控制手册遵循的基本原则21合规性原则合规性是指公司内部控制制度必须符合国家的法律、法规和政策；符合中国证券监督管理委员会的有关要求。22全面性与系统性原则内部控制手册涉及人福科技经营活动的各个方面，其内部监督和控制贯穿于经营管理活动的全过程。人福科技的每一个员工既是内部控制的主体，又是内部控制的客体；既要对其负责的作业实施控2009第一版第7页内部控制手册制，又要受到其他人员或制度的监督与制约。内部控制手册使人福科技内部各职能部门、各岗位形成较为系统的既互相制约又具有纵横交错关系的统一整体，确保各职能部门和各岗位均能按特定的目标相互协调地发挥作用，最终实现人福科技内部控制的总体目标。23内部牵制及不相容原则内部牵制是指在部门与部门、员工与员工以及各岗位之间所建立的互相验证、互相制约的关系，属于公司内部控制制度一个重要组成部分。其主要特征是将有关责任进行分配，使单独的一个人或一个部门对任何一项或多项经济业务活动没有完全的处理权，必须经过不相容的其他部门或人员的验证、核对和制约。24权责明确、奖惩结合原则根据各职能部门和岗位的职能与性质，明确各职能部门及人员应承担的责任范围，赋予相应的权限,制定操作规程和处理程序、手续，确定追究、查处责任的措施与奖惩办法等，使权有所属，责有所归，利有所享，避免发生越权或互相推诿的现象。25成本效益原则在内部控制活动中贯彻成本效益原则，就是要力争以最小的控制或管理成本获取最大的经济效益。要实行有选择的控制；要努力降低控制成本，尽量精简机构和人员，改进控制方法和手段，提高效率。26可操作性原则内部控制手册必须符合人福科技实际，无论是业务流程控制点的设置，还是授权项目权限的确定，都要考虑实际管理工作中是否2009第一版第8页内部控制手册可行，保证其可操作性。27包容性原则内部控制手册是人福科技依据现行各项管理制度的规定，为控制风险而编制的一系列业务流程控制体系，内容涵盖投资、生产、经营、财务、监督检查等方方面面。内部控制手册力求避免与其他制度相矛盾，尽可能包容不同公司现有的内控制度。确实脱离实际的其他各项管理制度，应及时修改、完善。28信息反馈原则确定与控制工作有关的人员在信息传递中的任务与责任，规定信息的传递程序、收集方法和时间要求等事项，建立严密的记录和报告等信息反馈系统。3、内部控制手册的适用范围内部控制手册适用于人福科技。人福科技控股子公司应当参照本内部控制手册制定适合自身特点的内部控制手册公司分册。人福科技提名并出任的董事在审议经营公司内部控制手册公司分册的议案时，应明确要求经营公司将公司的内部控制理念体现到内部控制手册公司分册中。经营公司将编制内部控制手册公司分册草案报公司内部控制监察委员会审阅后，提交各经营公司董事会审议、通过、施行，并报人福科技备案。2009第一版第9页内部控制手册二、术语及定义1、内部控制内部控制是综合中华人民共和国会计法、财政部内部会计控制规范及上海证券交易所上市公司内部控制指引要求，由人福科技决策层、管理层及其全体员工实施的，为经营活动的效率和效果、财务报告的可靠性、保护资产的安全、完整，确保有关法律法规和规章制度的贯彻执行等而制定和实施的一系列控制方法、措施和程序。内部控制主要由内部环境、目标设定、事项识别、风险评估、风险对策、控制活动、信息与沟通及监督检查等八个方面构成（一）内部环境指影响公司内部控制制度制定、运行及效果的各种综合因素，包括公司组织结构、企业文化、风险理念、经营风格、人事管理政策等。（二）目标设定公司管理层根据风险偏好设定公司战略目标，并在公司内层层分解和落实。（三）事项识别公司管理层对影响公司目标实现的内外事件进行识别，分清风险和机会。（四）风险评估公司管理层对影响其目标实现的内、外各种风险进行分析，考虑其可能性和影响程度，以便公司制定必要的对策。（五）风险对策公司管理层按照公司的风险偏好和风险承受能力，采取规避、降低、分担或接受的风险应对方式，制定相应的风险控制措施。2009第一版第10页内部控制手册（六）控制活动公司管理层为确保风险对策有效执行和落实所采取的措施和程序，主要包括批准、授权、验证、协调、复核、定期盘点、记录核对、财产的保护、职责的分离、绩效考核等内容。（七）信息与沟通指识别、采集来自于公司内部和外部的相关信息，并及时向相关人员有效传递。（八）检查监督指对公司内部控制的效果进行监督、评价的过程，它通过持续性监督活动、专项监督评价或者两者的结合进行。2009第一版第11页内部控制手册三、人福科技内部控制现状1、人福科技控制环境11人福科技的公司文化人福科技奉行和弘扬“创新、求实、真诚、坚毅、团结”的精神，持续推行“以人为本、宽容低调、勤奋刻苦、和谐共享”的理念，努力在扩大资源、拓展市场、降本增效、严谨投资等方面取得新的突破，将人福科技建设成为一个主业突出、资产优良、科技创新、管理科学、财务严谨、具有竞争力的公司。人福科技坚持“让生命之树常青”的发展方针，实施专业化规模扩张的发展战略，走实业发展和资本运作相结合的发展道路，成就百年伟业。人福科技坚持以人为主体，以价值为核心，以文化为引导，以规章制度为保证的现代企业文化，形成公司强大的凝聚力，树立起共同的企业追求、共同的行为准则、共同的道德规范，共同的责任感、荣誉感。12行为准则人福科技制定规范的行为准则和书面政策声明，并传达到全体员工，做到人人遵纪守法、诚实守信。提供职业道德操守方面的指导和培训，使全体员工养成守法纪、讲诚信的意识，在一般和特定环境下都能够保持正确的判断。13公司组织结构人福科技已按现代公司制度的要求，建立了由决策层、管理层构2009第一版第12页内部控制手册成的公司治理结构。并进一步致力于内部结构紧密化，优化产业结构。人福科技董事会决定公司内部管理机构、分支机构的设置。随着人福科技专业化规模扩张发展战略的实施，公司组织结构将以有利于决策的科学化为核心，开展组织创新，走规模扩张和机制创新相结合的发展道路。14决策层及其下设的审计委员会人福科技章程明确规定了决策层的职权、性质、决策层议事规则及授权。提名决策层及其下设的审计委员会成员时，充分考虑了以下因素成员的经验；相对于管理层的独立性；外部董事的比例；其成员参与管理的程度；所采取措施的适宜性；对管理层提出问题的深度和广度；成员与内部、外部审计人员之间的关系。15责任分配与授权管理人福科技实行不相容职务、关键岗位分离制度。遵循互相制约、权力分割、账钱物相互独立分管、稽核对证等原则，进行岗位的设置及不相容职务分离，使不同职务、岗位真正起到内部相互制约、相互监督的作用。人福科技严格实行授权管理，明确在经营管理、生产管理、资金管理、资产管理、投资管理、信息管理、行政管理七个方面，从股东大会到决策层、董事长、经营层成员、各职能部门到分公司授权原则与权限划分的基本标准。16激励与约束人福科技执行激励与约束相结合的人力资源政策，不断完善招聘2009第一版第13页内部控制手册与选拔的方针及操作性程序；对员工进行公司文化和道德价值观的导向培训；对违反行为准则的任何事项制订纪律约束与处罚措施；对业绩良好的员工，制订具有奖励和激励作用的报酬计划，避免违纪、违法和不道德行为；根据阶段性的业绩评价结果，对员工予以晋升、指导和奖罚。2、内部风险评价机制可能导致人福科技未能实现预期战略管理目标的重大内外部风险包括国内及国际同行的竞争，政府行业监管政策变动，公司所处投资市场周期性变化的影响，营运风险，资产管理风险和自然灾害的威胁。人福科技建立了适当的内部风险评价机制。公司各职能部门和各分公司针对内部控制业务流程，配备专门部门或负责人定期分析及记录潜在风险的变化。在经过适当监督授权后，预先或及时调整内部控制程序或实施细则，及时通知受其影响者，正确处理新增或过去未加控制的风险。3、全面预算管理，严格预算控制人福科技正在推行以市场为导向，以公司发展战略为目标，全面综合业务流、资金流、信息流和人力资源，集规划、激励、考评为一体的全面预算管理制度。严格预算控制，落实人福科技发展战略的实施，预见并避免经营中潜在的困难和风险，科学、合理地利用资源，及时、有效地调整和控制经营活动。全面预算包括经营预算、投资预算和财务预算。每年根据“量入为出、控制总量，集中决策、调整结构，优化项目、增加回报”的方2009第一版第14页内部控制手册针，按照经营预算、投资预算、财务预算的程序，采用自上而下、自下而上、上下结合的方式科学合理地编制年度预算。年度预算经董事会批准后，由人福科技职能部门、分公司分解落实。各分公司应成立预算管理组织，负责分解、落实预算目标，明确各级预算责任人。4、信息管理人福科技信息资源实行归口管理。生产经营信息归口战略发展部，投资信息归口董事会秘书处，财务信息归口财务管理部，科技信息归口医药研究院，各职能部门负责本部门的信息资源管理工作。人福科技信息中心负责信息系统管理。通过信息集中、信息整合等手段，将有关内部信息全部纳入人福科技统一信息平台，逐步达到标准统一、数据一致、时效良好，奠定良好的信息共享基础，经系统授权后实现信息内部使用。5、监督人福科技监督活动由持续监督、个别评价所组成，确保人福科技内部控制能持续有效的运作。持续监督活动贯穿整个生产经营过程，包括例行管理和监督活动，以及全体员工为履行其职务所采取的行动。人福科技的持续监督活动包括在内部控制系统功能持续而正常地发挥作用的前提下，管理层在履行其日常管理活动时所获取的信息，与其所得到的报告（如生产经营报告、财务报告等）有较大偏离时，可对报告提出质疑；来自人福科技外界的沟通，也可以验证内部信息的正确性，并能及时发现问题。2009第一版第15页内部控制手册人福科技积极推行例外评价（即个别评价）以直接监视控制系统的有效性，并可评价持续性监督程序。评价的范围和频率，视风险大小及控制的重要性而定。2009第一版第16页内部控制手册四、内部控制手册业务流程格式内部控制手册包括与人福科技重要业务相关的37个内部控制业务流程，是手册的主要内容。基本涵盖了公司生产经营发展的各个方面和相关业务的重要环节。业务流程的格式描述如下1、业务目标业务目标包括战略目标、经营目标、财务目标和合规目标。战略目标是指公司改进竞争能力的方式和长期业务的定位。经营目标是指与公司有效使用资源相关的目标。财务目标是指与公司编制可信赖的财务报告有关的目标。合规目标是指与公司遵循法律法规相关的目标。2、业务风险业务风险包括战略风险、经营风险、财务风险和合规风险。战略风险是显著地损害管理者实现既定公司战略的能力的非预期事件或者非预期状态。经营风险是指可能会导致经济效益流失或资源丧失的风险。财务风险是指可能会造成财务信息错报的风险。合规风险是指可能会导致监管部门处罚的风险。3、业务流程步骤与控制点内部控制业务流程将公司的经营与财务活动分解成各个业务流程步骤。每一个业务流程步骤由一个或多个控制点构成。控制点内容包括每一控制点中涉及该业务的单位及其职务、本步骤工作过程描述、上一步骤和本步骤控制结果等。4、不相容职务/岗位2009第一版第17页内部控制手册不相容职务/岗位是内部控制要求公司按照不相容职务相分离的原则，合理设置会计及相关工作岗位，明确职责权限，形成相互制衡机制。不相容职务主要包括授权批准、业务经办、会计记录、财产保管、稽核检查等职务。5、业务流程图表业务流程图表是以图表的形式归集汇总业务目标、业务风险、控制点、不相容职务/岗位、和相应的监督检查方法。其中流程图反映业务流程步骤。6、相关制度目录相关制度目录是指涉及具体流程的公司外部法规或各职能部门相关的重要内部管理制度。7、主要控制点相关资料主要控制点相关资料包括公司或各职能部门与流程相关，重要的报告及业务表单。2009第一版第18页内部控制手册五、图示及标识重要控制点，根据风险控制点的重要性、关键性，采取专家会议法确定；流程控制点/实施的动作，包含编号（以小写阿拉伯数字，按照流程顺序从“1”依次递增）及文字描述（对进行的动作进行描述）；流程中形成/传递的文件及表单，框中为文件/表单名称，框下文字为对表单产生的时间要求，如无文字，该表单为需要时产生；条件判断框，对判断条件在框中进行描述流；流程开始点；流程方向，箭尾为出发点，箭头为目的点。在条件判断框上使用时，其上文字为判断结果；文件/表单核对线；断页连接符号，框中“X”表示连接序号，以大写英文字母，按照断线根数从“A”依次递增，在次页同样符号表示上页断线所连接位置。阶段分隔符，流程中不同阶段的划分，其上文字为流程所处阶段。2009第一版第19页内部控制手册六、人福科技内控委员会及日常组织机构人福科技设立内部控制监察委员会（简称“内控委员会”），该委员会主任由公司董事长担任，总经理、财务总监、董事会秘书为副主任，各经营公司第一负责人、各职能部门负责人为该委员会委员，对公司内部控制标准体系建设工作负主要责任。该委员会经董事会授权，负责审定集团公司、各经营公司编制的内部控制手册及内部控制手册公司分册在年度中间所作的重大临时修改；审定集团公司、各经营公司年度内部控制评价报告；对内部控制检查中发现的问题作出处理和整改决定，遇重大问题报董事会审批；负责对各职能部门、各经营公司内部控制执行情况的考核工作；负责审定每年更新的内部控制手册及内部控制手册公司分册。内部控制领导小组下设办公室（简称“内控办公室”），作为公司内部控制标准体系建设工作的日常办事机构，办公室设在公司董事会秘书处。该办公室负责传达内部控制监察委员会的决定、决议及工作要求；负责收集和整理各经营公司、各职能部门提交的有关内部控制建设的各类报告、资料和信息；负责协调各经营公司、各职能部门内部控制建设的工作；在内部控制监察委员会的授权下组织各经营公司、各职能部门开展内部控制执行情况的日常监督和检查工作。2009第一版第20页内部控制手册七、内部控制手册生效、更新、监督与检查人福科技内部控制手册先下发试行，经决策层审批后正式生效。人福科技将随着外部环境、内部组织架构及管理要求的改变而适时更新。一般每年对内部控制手册更新一次，更新资料主要来源于各分公司、各职能部门的建议，以及内部控制检查单位和外部检查单位对内部控制的评价。更新后的内部控制手册由内控办公室下发到各职能部门和分公司，并通知各控股子公司。更新后的电子版本将载于人福科技内部网络。人福科技内控办公室具体负责组织内部控制执行情况的日常监督检查工作。2009第一版第21页内部控制手册第二部分内部控制业务流程2009第一版营销管理业务流程一、业务目标1战略目标11通过公司营销策略的实施，建立并扩大专业的营销队伍和渠道网络等资源，维护公司在专业化领域的产品定位和知名度，不断创造和提升品牌核心价值。2经营目标21销售公司产品，获取经营收入和利润，为公司经营、发展提供资金支持，保障公司持续稳定发展。22建立完善的管理体系，规范化管理营销队伍人员和营销工作流程。23采取合理具体的销售策略，扩大销售规模和市场占有份额，同时保证货物和账款等各项资产安全。3财务目标31核算规范,确保销售收入及应收账款的真实、准确、完整。4合规目标41销售工作各项内容符合国家有关法律、法规，遵循市场规则和公司内部规章制度。42销售收入、利润等指标，能满足公司正常经营的财务需要。二、风险评估1战略风险11营销队伍和渠道等资源的建设、以及产品和企业品牌的建设滞后，限制公司发展。2经营风险21销售政策不合理，销售业绩差，导致收入和市场份额减少、公司经营资金不足，影响公司持续经营。22营销管理体系不健全，营销队伍的管理不到位，造成经营中的货物和账款等各项资产存在安全隐患。3财务风险31不能合理及时、准确地反映收入，导致虚增或截留收入，多记或少记应收账款，使财务报表不能真实反映公司经营收入。4合规风险41营销工作各项内容中，存在违反国家有关法律、法规，遵循市场规则和公司内部规章制度的现象，导致遭受处罚或损失。三、业务流程步骤与控制点11合同管理211内部销售合同的审核与签订111公司与分、子公司以及各分、子公司之间销售产品，由提供产品的公司的销售部门在每年年底提供下年度内部销售价格建议书，报该公司财务总监、总经理审批。也可根据公司实际情况制定审批权限。112内部销售应根据审批的价格签订产品年度购销合同。产品价格如需调整，须经财务总监和总经理审批后予以调整，并重新签订合同。113对关联企业销售产品的合同价格由销售产品的公司的销售部和财务部在充分遵守国家和行业有关法律法规的前提下，拟定合同初稿，交公司法务部审核后按关联交易管理业务流程报财务总监、总经理、董事会（如适用）和股东会（如适用）审议后正式签订。所有关联交易要及时向董事会秘书处报备，1、本规定所指“合同”，专指产品销售合同，包括购销合同和经销协议及相关附件等。2、内部销售是指公司与分、子公司、分、子公司之间以及与关联公司之间相互销售产品。参考信息业务披露流程执行披露工作。114内部合同的签订均应由董事长或董事长授权的人员签订。312外部销售合同的审核与签订121公司销售用合同由销售部、财务部、行政部等部门，根据国家合同法、药品流通监督管理办法等有关法律、法规，参照公司具体的销售政策，共同起草。新起草的合同，必须经过公司法律事务部门的审核通过。122销售部门在确定合同价格前应向财务部和生产部查询相关产品的生产成本和其他费用。合同价格不应低于产品的实际完全成本。因公司发展需要，要采取特殊定价策略，应向分管领导和总经理汇报，经审批后确定。123常用的结算方式包括“现款现货”、或在一定信用额度下的赊销。赊销采取的信用政策由财务部具体制定，报分管领导批准，特殊或重大信用额度应报总经理批准。可根据公司实际情况制定审批权限。124所有销售业务都必须签订书面销售合同或协议。空白合同不得加盖公章。写完整的合同，需经其上级销售业务负责人审核签字，营销管理部门及公司财务部门审核备案，营销负责人签字批准后，到印章保管人处登记并加盖合同章。完成双方签章后，原件交公司销售部存档。125所有销售业务，都必须依照签订的合同内容执行。销售部门办理发货、回款、财务部门记账等工作，均依照合同内容进行。对超过合同内容规定时限、仍未履行完毕的合同，应提请销售部门追查原因、监督解决。因客观原因，无法继续履行的合同，依照合同签订流程完成签字审核、明确损失承担责任后，予以撤消。知悉合同内容的人员，应严格保守合同秘密，在与公司规定的本职工作无关的情况下，不得对任何人透露。2发货及物流管理3外部销售是指除内部销售以外的公司产品销售21发货管理211对首次发货的单位，应对客户的资质状况进行调查，并提供发货单位合法、有效的相关证照和资料。发货内容严格按照签署了相关合同执行。发货单据需经销售部门和财务部门审核无误后，方能办理发货。212销售部门需如实建立发货台账，并定期与财务部门核对账目。客户接收货物后签署的收货单据，应及时在公司销售部门保存。22调货需提前申请，得到公司销售部门同意、详细记录产品质量状况和货物流向后，方可进行。禁止业务人员之间私下调货。23退货管理231退货的限制条件A产品存在质量问题而无法销售的，无条件退货；B凡属客户储运、滞销、保管不当造成的产品质量问题以及产品接近效期（半年内）和超过有效期的产品，责任方承担相关损失后可退货。C产品发出后，发现客户资信发生重大变化，不能按合同约定支付货款的，可以无条件退货以减少或避免公司财产遭受损失。232退货程序因质量原因退货的，可先行将货物退回公司，由质量管理部门对退回货物进行检验属实后，办理相关手续。因非质量原因退货的，需经销售部门和公司领导审核同意后，方可将货物退回；需重新销售的，则必须由质量管理部门对退回货物进行检验符合条件的，方可办理。3发票管理31所有购销业务都必须开具发票（增值税专用发票或普通发票）。发票的开具应遵守国家有关法律规范执行，严格按照实际发生业务的货物品种、数量和金额如实开具。严禁虚开、多开、高开发票。32开票申请人接到公司开具的发票应视同现金管理。如将开具的发票遗失，应赔偿相应的税款损失。补开发票的，需凭销售业务部门负责人签字证明后的“遗失说明”、补交税款后开具的付款证明，依照发票开具程序重新申请开票。33财务核算331财务稽核人员对已开具的销货发票等有关凭据进行复核。332财务人员根据经稽核人员复核后的发票记账联等有关凭据编制会计凭证、登记入账，并由财务部门负责人审核。4资信与回款管理41资信管理411公司对符合资信条件的客户给予一定的授信额度和账期。符合资信额度得客户包括以下三类与公司合作一定年限、年销售额达到一定规模、或连续多年增长率稳定的客户；具备较强实力，商业信誉良好，合作期间回款情况良好的客户；其他经公司领导批准具有重要价值的客户。公司对老客户根据前期的销售业绩、回款周期、信用程度等指标进行评估核定授信额度和账期；对于新客户的资信依据其销售网络、市场影响力等实力因素及其诚信度和年购销量进行分析判断核定授信额度和账期。原则上最高授信额度不超过该客户上年度回款总额的一定比例。412客户的资信，每年核定一次，由销售部门、财务部门共同依照公司有关规定和标准对客户当年的销售、回款、资信履行情况进行审核，审核结果报公司领导审核批准后，作为新年度授信依据。42应收账款监控及催收421购货合同和客户签收的收货单据，作为应收账款的有效凭据，在未移交相关部门前，应由营销管理部门内勤人员妥善保管，避免遗失或毁损。业务人员必须建立并负责做好经手业务的销售台账。业务人员应定期与销售财务核对往来账目，每月核对一次。422业务人员应及时办理商业公司的退货、调货、退货、调价等手续，上述手续要求在一个月内办理完毕，逾期不办造成往来账目混乱的，责令业务人员停止业务，并在一个月内补办完所有手续。423业务往来单位更名的，业务人员应及时索要盖有原单位和现单位红章的更名证明；对于只有新单位证明的，则新单位应出具接受原单位债务的书面证明。424往来账已由营销管理部门和财务部与商业单位对清后并签订了债权确认书的，次年与该往来单位对账按以下程序办理A业务人员与营销管理部门进行核对；B核对清楚后由销售部门出具债权确认函；C业务人员凭债权确认函与往来单位对账，并拿回盖章后的债权确认函交公司档案部门存档，债权确认函的归档期为二个月。425公司应依照合同约定对到期的货款进行催收；对暂时不能收回的货款，应与客户协商约定其他合理方式，报公司领导批准后，跟踪予以解决；对既无法回收也无法达成其他合理解决方式的，应提交公司法务部门通过法律途径妥善处理。426业务人员在收取货款时应按公司出具的发票金额一票一结；若结款金额与结款凭证金额不相符的，业务人员应当向往来单位索要差额部分的结款证明。427回款时应采用汇票和电汇的形式，严禁业务人员直接从业务单位收取现金；特殊情况下应由公司出具书面授权委托书，凭书面委托收取，且必须在收款的当天或第二天汇入公司账户。5销售信息管理51所有业务人员，应对所负责区域内的客户资料收集工作；新增客户的，发货前必须参照GMP规定收集相关证照资料，提交营销管理部门审核后，方能进行发货；此外，业务人员还应充分调查了解客户其他信息，并填写客户信息调查表，将客户的企业背景、经营状况、信用状况等内容上报营销管理部门建立客户档案；原有客户信息发生变更的，业务人员应重新填写客户信息调查表，注明变更内容，及时提交营销管理部门，变更客户信息档案。销售部门需重点客户信息反馈表，并实时记录和更新客户相关资料，了解客户的类型、数量、潜力等信息，加强与客户的沟通，对客户进行分类管理。511根据档案进行客户信息统计和结构分析，为公司制定营销策略提供决策参考；对客户合作资料的分析，为销售政策的执行和调整提供依据；512对客户进行分类管理，并根据营销战略及实施策略，对客户进行调整或淘汰；513对客户的合同（或协议）执行情况进行跟踪关注，包括销售计划、实际销售情况、回款情况、应收账款清收情况等；出现问题后及时发现原因，并协助解决，以保证合同（或协议）的顺利执行，稳定同有价值客户的合作关系；如发现存在风险的，及时采取措施规避。52业务人员应负责对所辖区域市场的信息收集工作，定期将所获市场信息提交营销管理部门。除上述内容外，业务人员还应协助市场部开展专项市场调研工作，按要求协助其开展市场调查、提供相关市场信息等。53业务人员每月应定期以表格的形式向公司上报当月的销售情况、同类竞争产品销售信息、下月度的工作计划、产品销售计划，以及重要商业公司客户的商业库存报表及对账单等资料。营销管理部门及时将上述信息汇总分析后，呈报公司领导审阅54销售部门的销售内勤根据所开发货通知单等票据，经与仓储部门、财务部门核对后，编制产品销售日报表，经部门负责人审核后，定期汇报分管领导。6费用管理制度61市场费是公司为新产品上市、或为提高产品市场销量及市场占有率而对市场投入的费用。611市场费需提前申请，由营销负责人、公司总经理审核、签字批准。申请前应拟定费用计划，提供详实周密的可行性计划，对费用使用计划、预期达到的效果、效果评估方法等进行明确说明。612市场费的使用必须坚持“节约、实效”的原则，严格按照批准的计划内容进行，不得擅自改变费用的用途。613市场费使用后，申请人应对活动效果进行跟踪，结束时要根据实际情况对活动过程、费用使用具体情况等内容进行书面总结。462销售费用的申请、核销621业务人员费用，由销售部门依照公司销售相关政策，制定费用使用范围、金额的制度，报公司领导审核批准后，依照制度申请、使用、核销。622销售部门办公费用，由公司制定统一费用标准。申请人需事先申请，报公司领导签字审核批准；费用使用完毕，凭有效正式发票及事前批准的申请材料核销。623其他临时发生的销售费用，由申请人提交书面费用申请，写明事由及预算金额，报公司领导签字核准后，办理个人借款手续，使用后持有效票据、批准的申请材料等据实报销；因在业务过程中临时不便或无法进行书面审核的，可提前电话申请，批准后方可执行，事后应及时补办书面审核手续。63办事处费用管理631办事处日常办公费用，由公司营销管理部门在办事处建立时，依据办事处驻地的实际地域条件制定明确的标准。632办事处开展业务所需的销售费用，依照公司相关销售政策、以及建立办事处时拟定的标准来确定。7计划管理71公司营销工作应采取计划管理的模式，严格依照当年的营4、销售费，是指销售业务部门在正常开展产品销售、业务拓展、市场运营及维护等工作时所支出的必须费用。销计划和预算来开展各项具体工作；72销售部门应在年底前完成下一年度的营销计划和预算编制工作；73营销计划和预算编制应按照规范的流程开展；731营销计划和预算应根据本年度计划和预算的完成情况、各部门的总结等参考依据，并结合公司对下年度营销工作的总体目标，综合考虑编制完成总体营销计划和预算初稿；732营销管理部门将总体营销计划和预算初稿分解、确定各销售业务部门、各产品线下年度销售工作目标、计划和各项指标后下发各销售业务部门并收集反馈意见；733公司通过营销协调计划会的形式组织公司各销售、财务相关部门讨论确定总体营销计划和预算，最终报请公司总裁办批准后生效；74销售体系下的各具体业务部门，年底前应根据分解的下年度营销计划和预算，签订相关绩效协议，以确保总体营销计划和预算的执行。8监督与检查81对营销管理情况进行专项检查，也可结合内部审计和外部审计期间财务检查、审计等工作进行。各分、子公司可根据本单位实际情况制定内部检查制度。82对营销管理情况进行专项检查的内容包括但不限于821营销管理业务相关岗位及人员的设置情况。重点检查有关营销管理业务是否存在不相容职务混岗的情况。营销管理业务不相容岗位一般包括发运货物和开票人员和定期检查销售发票和发货通知单人员；退货接收报告的编制人与货物发运人员。822营销管理业务授权批准制度的执行情况。重点检查重要业务的授权批准手续是否健全，是否存在越权审批行为。823营销管理业务决策责任制的建立及执行情况。重点检查责任制度是否健全，奖惩措施是否落实到位。83公司审计部应在营销管理业务的过程中进行不定期或定期的检查，并将检查情况和有问题单位的整改情况上报公司董事会审计委员会。84董事会审计委员会对审计部上报的检查情况通报公司各部门，对存在问题的单位，在公司内部通报批评，下达整改通知，有关单位应采取有效措施进行整改，确属相关人员工作不力的应及时调离岗位。四、相关制度目录1公司法1财政部企业会计制度及企业会计准则2财政部内部会计控制规范销售与收款试行财会200221号3武汉人福高科技产业股份有限公司合同管理办法（2005年）五、主要控制点相关资料1销售计划、竞争产品销售信息2客户发货申请凭证3客户信息调查表4产品销售合同标准文本6收款通知单7发货单8发票9对帐单10营销计划和预算11内部审计报告六、营销管理业务流程表不相容职授权及业务目标业务风险控制点监督检查务/岗位要求1合同管理11内部销售合同的审核与签订1通过公司营营销管理体系不健111公司与分、子公司以及各检查销售合同拟销策略的实全，营销队伍的管分、子公司之间销售产品，由提合同是否定与审施，建立并扩理不到位，造成经供产品的公司的销售部门在每年经授权审核、审批大专业的营销营中的货物和账款年底提供下年度内部销售价格建批。分离。队伍和渠道网等各项资产存在安议书，报该公司财务总监、总经络等资源，维全隐患。理审批。也可根据公司实际情况护公司在专业制定审批权限。化领域的产品定位和知名度，不断创造和提升品牌核心价值。2销售公司产营销管理体系不健112内部销售应根据审批的价检查由于品，获取经营全，营销队伍的管格签订产品年度购销合同。产品价格调整收入和利润，理不到位，造成经价格如需调整，须经财务总监和等因素是为公司经营、营中的货物和账款总经理审批后予以调整，并重新否重新签发展提供资金等各项资产存在安签订合同。订合同并支持，保障公全隐患。经授权审司持续稳定发批。展。3建立完善的营销管理体系不健113对关联企业销售产品的合检查关联管理体系，规全，营销队伍的管同价格由销售产品的公司的销售交易销售范化管理营销理不到位，造成经部和财务部在充分遵守国家和行合同是否队伍人员和营营中的货物和账款业有关法律法规的前提下，拟定经授权审销工作流程。等各项资产存在安合同初稿，交公司法务部审核后批。全隐患。按关联交易管理业务流程报财务总监、总经理、董事会（如适用）和股东会（如适用）审议后正式签订。所有关联交易要及时向董事会秘书处报备，参考信息业务披露流程执行披露工作。4采取合理具营销管理体系不健114内部合同的签订均应由董检查销售体的销售策全，营销队伍的管事长或董事长授权的人员签订。合同是否略，扩大销售理不到位，造成经经授权人规模和市场占营中的货物和账款审批。有份额，同时等各项资产存在安保证货物和账全隐患。款等各项资产安全。不相容职授权及业务目标业务风险控制点监督检查务/岗位要求5核算规范,确12外部销售合同的审核与签订保销售收入及应收账款的真实、准确、完整。6营销工作各销售政策不合理，121公司销售用合同由销售部、检查销售项内容符合国销售业绩差，导致财务部、行政部等部门，根据国部门是否家有关法律、收入和市场份额减家合同法、药品流通监督管组成谈判法规，遵循市少、公司经营资金理办法等有关法律、法规，参小组与重场规则和公司不足，影响公司持照公司具体的销售政策，共同起要客户谈内部规章制度续经营。草。新起草的合同，必须经过公判。司法律事务部门的审核通过。7销售收入、利采取的销售策略缺122销售部门在确定合同价格检查销售润等指标，能乏合理性，销售规前应向财务部和生产部查询相关价格是否满足公司正常模和市场占有份额产品的生产成本和其他费用。合以生产技经营的财务需不能稳定增长，影同价格不应低于产品的实际完全术部门提要。响公司持续发展。成本。因公司发展需要，要采取供的数据特殊定价策略，应向分管领导和为基础，总经理汇报，经审批后确定。是否经授权人审批后确定。营销管理体系不健123常用的结算方式包括“现款检查赊销信用审核财务部全，营销队伍的管现货”、或在一定信用额度下的赊的信用政与销售业门对客户理不到位，造成经销。赊销采取的信用政策由财务策是否按务经办分进行信用营中的货物和账款部具体制定，报分管领导批准，规定程序离等级评等各项资产存在安特殊或重大信用额度应报总经理经被授权定。全隐患。批准。可根据公司实际情况制定人审批。审批权限。销售工作各项内容124所有销售业务都必须签订检查销售中，存在违反国家书面销售合同或协议。空白合同合同是否有关法律、法规，不得加盖公章。填写完整的合同，经授权人遵循市场规则和公需经其上级销售业务负责人审核审批。司内部规章制度的签字，营销管理部门及公司财务现象，导致遭受处部门审核备案，营销负责人签字罚或损失。批准后，到印章保管人处登记并加盖合同章。完成双方签章后，原件交公司销售部存档。销售工作各项内容125所有销售业务，都必须依照中，存在违反国家签订的合同内容执行。销售部门有关法律、法规，办理发货、回款、财务部门记账遵循市场规则和公等工作，均依照合同内容进行。不相容职授权及业务目标业务风险控制点监督检查务/岗位要求司内部规章制度的对超过合同内容规定时限、仍未现象，导致遭受处履行完毕的合同，应提请销售部罚或损失。门追查原因、监督解决。因客观原因，无法继续履行的合同，依照合同签订流程完成签字审核、明确损失承担责任后，予以撤消。知悉合同内容的人员，应严格保守合同秘密，在与公司规定的本职工作无关的情况下，不得对任何人透露。2发货及物流管理21发货管理营销管理体系不健211对首次发货的单位，应对检查是否全，营销队伍的管客户的资质状况进行调查，并提经销售部理不到位，造成经供发货单位合法、有效的相关证门和财务营中的货物和账款照和资料。发货内容严格按照签部门审等各项资产存在安署了相关合同执行。发货单据需核。全隐患。经销售部门和财务部门审核无误后，方能办理发货。营销管理体系不健22调货需提前申请，得到公司销检查是否全，营销队伍的管售部门同意、详细记录产品质量有私下调理不到位，造成经状况和货物流向后，方可进行。货现象营中的货物和账款禁止业务人员之间私下调货。等各项资产存在安全隐患。23退货管理营销管理体系不健231退货的限制条件全，营销队伍的管A产品存在质量问题而无法销售理不到位，造成经的，无条件退货；营中的货物和账款B凡属客户储运、滞销、保管不等各项资产存在安当造成的产品质量问题以及产品全隐患。接近效期（半年内）和超过有效期的产品，责任方承担相关损失后可退货。C产品发出后，发现客户资信发生重大变化，不能按合同约定支付货款的，可以无条件退货以减少或避免公司财产遭受损失。232退货程序因质量原因退货的，可先行将货物退回公司，由质量管理部门对退回货物进行检验属实后，办理相关手续。因非不相容职授权及业务目标业务风险控制点监督检查务/岗位要求质量原因退货的，需经销售部门和公司领导审核同意后，方可将货物退回；需重新销售的，则必须由质量管理部门对退回货物进行检验符合条件的，方可办理。3开票管理销售工作各项内容31所有购销业务都必须开具发开票与业中，存在违反国家票（增值税专用发票或普通发务人员分有关法律、法规，票）。发票的开具应遵守国家有关离遵循市场规则和公法律规范执行，严格按照实际发司内部规章制度的生业务的货物品种、数量和金额现象，导致遭受处如实开具。严禁虚开、多开、高罚或损失。开发票。销售工作各项内容32开票申请人接到公司开具的中，存在违反国家发票应视同现金管理。如将开具有关法律、法规，的发票遗失，应赔偿相应的税款遵循市场规则和公损失。补开发票的，需凭销售业司内部规章制度的务部门负责人签字证明后的“遗现象，导致遭受处失说明”、补交税款后开具的付款罚或损失。证明，依照发票开具程序重新申请开票。33财务管理销售工作各项内容331财务稽核人员对已开具的检查销售中，存在违反国家销货发票等有关凭据进行复核。发票的开有关法律、法规，具是否符遵循市场规则和公合规定。司内部规章制度的现象，导致遭受处罚或损失。332财务人员根据经稽核人员检查销售开票与核复核后的发票记账联等有关凭据发票的开查人员分编制会计凭证、登记入账，并由具是否符离财务部门负责人审核。合规定。4资信与回款管理41资信管理营销管理体系不健411公司对符合资信条件的客全，营销队伍的管户给予一定的授信额度和账期。理不到位，造成经符合资信额度得客户包括以下三营中的货物和账款类与公司合作一定年限、年销等各项资产存在安售额达到一定规模、或连续多年全隐患。增长率稳定的客户；具备较强实力，商业信誉良好，合作期间回不相容职授权及业务目标业务风险控制点监督检查务/岗位要求款情况良好的客户；其他经公司领导批准具有重要价值的客户。公司对老客户根据前期的销售业绩、回款周期、信用程度等指标进行评估核定授信额度和账期；对于新客户的资信依据其销售网络、市场影响力等实力因素及其诚信度和年购销量进行分析判断核定授信额度和账期。原则上最高授信额度不超过该客户上年度回款总额的一定比例。营销管理体系不健412客户的资信，每年核定一全，营销队伍的管次，由销售部门、财务部门共同理不到位，造成经依照公司有关规定和标准对客户营中的货物和账款当年的销售、回款、资信履行情等各项资产存在安况进行审核，审核结果报公司领全隐患。导审核批准后，作为新年度授信依据。42应收账款监控及催收营销管理体系不健421购货合同和客