mm04-库存物料采购流程

MM04库存物料采购流程业务流程名称库存物料采购流程编号及版本号编号BPDMM04版本V10业务流程定义文件签署表业务流程定义文件是描述未来在SAPR/3中处理业务的详细流程定义，其定义的业务流程及其中所涉及的SAP功能已得到以下项目组成员的接受并已签署。项目中职务姓名签字日期TCL部品（光电科技）关键用户谢芳TCL部品（光电科技）流程所有人王晓峰TCL光机关键用户李庞晋阎晓莉赵心亚TCL光机流程所有人朱林TCL显示关键用户王妙荣TCL显示流程所有人戴谋新IBM顾问刘庆TCL项目经理林雪梅IBM项目经理夏玲芳1业务流程目的库存物料采购描述用于生产的库存物料的采购业务，包括采购需求、采购订单及采购过程管理和采购收货。2业务流程的相关原则21库存物料的采购是物料管理模块中的重要组成部门，它涵盖了物料采购的全过程，从需求的产生、审批，订单的生成、审批，采购的过程控制，采购收货检验及采购入库等。22库存物料采购需求的生成主要有两种方式A根据MRP运行结果生成；B手工创建需求。这两种方式的主要特征是（1）根据MRP结果生成根据生产计划情况，系统运行MRP后，生成物料计划订单，即对物料的需求，包括物料号，需求数量及需求时间等信息。采购人员将物料计划订单清单打印出作为初步的采购计划。采购人员根据市场情况、供应商情况及每周的生产会议情况，确定关键物料（如公司的战略物料、长采购周期物料、受市场情况影响大的物料、供应存在问题的物料）的采购情况，调整采购计划报表，并在系统中维护相应的计划订单。采购计划审核后，采购员基于计划订单生成采购申请进行后续采购操作。（2）手工创建的零星采购需求需求部门有对库存物料的零星采购需求，填写请购单后，经本部门领导及相关领导的审批后，交采购人员在系统中创建零星采购的采购申请。23采购申请维护完毕后，采购员参考采购申请生成采购订单。同时，系统根据维护的采购主数据（采购信息纪录）取得采购的价格。库存物料的采购价格为不含说价格，在采购主数据中维护相应的进项税率。24手工的采购需求必须由申请部门领导在请购单上签字确认后才能在系统中创建相应的采购申请；采购申请的清单需要打印出来在系统外由采购部门相关领导审批签字；对于采购订单，需要由相关领导在SAP系统中审批，然后才能打印，并由采购员及领导签字后发给供应商。25入库免检物料的处理IQC部门定期出具免检材料清单给采购部门。采购部门主数据维护员根据清单在系统中维护采购信息纪录，注明免检信息。库存物料采购入库时，均采用二步入库的方法即到货时仓管员在系统中做第一步收货，将来料收到收货待检区，同时打印出送检单。如果该材料为免检物料，则送检单上会打印出免检信息。对于免检物料，仓管员在系统中直接做第二步正式入库；对于非免检物料，送IQC部门检验，合格后根据送检单情况在系统中做第二步正式入库。26进行批次管理的物料的处理如果采购的物料需要进行批次管理，必须在物料主数据中指定该物料为批次管理。在采购订单收货时可以确认批次信息。进行批次管理的物料入库后，系统中库存以批次的方式进行管理，后续的领料操作也必须输入相应的批次信息。（具体批次物料的管理，参考“批次物料管理白皮书”。）27供应商赠品的处理库存采购时，在出现供应商有赠品交货的情况，采购员必须在采购订单中根据赠品数量情况增加免费交货的采购行项，仓库根据该行项做入库操作。入库后，系统库存增加，但不生成对供应商的应付款。28库存材料采购的注意事项（1）必须及时处理采购执行过程中出现的异常情况，如供应商交货异常，生产计划变更等，避免影响生产或者造成呆滞库存；（2）必须及时维护有效的采购主数据（价格、货源清单及配额），以免采购操作受到影响。3业务流程所带来的相关规则和政策改变31相关的规则和政策改变规范了库存物料的采购流程；各公司必须明确制订采购计划、采购申请及采购订单的审批政策。（采购订单的审批会在系统中实现）；品管部门必须制定物料免检的规定，定义免检物料；必须制定来货问题处理规定，明确处理方法；必须制定不良品特采处理办法；必须制定批次管理物料的管理办法，明确批次物料的定义；32对组织结构调整的要求无4版本控制版本作者日期更改内容描述V10刘庆20050222创建5业务流程图例解释本段主要描述流程图的符号。6业务流程图（在VISIO中画流程图）7业务流程的详细步骤71物料管理模块的库存物料采购业务流程步骤步骤用户系统事务描述下一步1采购人员系统外根据MRP结果制订初步采购计划在每周运行MRP后，根据MRP结果，参照系统生成的物料计划订单，制定初步采购计划22采购人员系统外根据生产会议及市场、供应商情况调整采购计划根据市场情况、供应商情况及每周的生产会议情况，对初步的采购计划进行调整，制定调整后的采购计划33相关领导系统外审核采购计划供应部门领导和相关领导根据公司政策对调整后的采购计划进行审核。通过转6；未通过转24需求部门人员系统外零星采购需求，填写请购单对库存材料有零星采购需求时，需求部门人员填写请购单55相关领导系统外审核请购单对于零星采购需求，根据公司政策，申请部门领导及其他相关领导审核请购单通过转6，未通过转46采购人员SAP创建及维护采购申请基于审核通过后的采购计划和请购单，在系统中创建和维护采购申请77采购部门领导系统外审核申请审核采购员做成的采购申请通过转9未通过转88采购人员SAP修改采购申请如果原采购申请未获采购部门主管审核批准，则进行修改后再提交领导审核79采购人员SAP货源确定/申请维护按照系统内的配额、货源清单、框架协议等条件确定货源，议定价格及维护采购申请1110采购人员SAP由采购申请生成采购订单按照系统内的价格条件由采购申请生成采购订单1111采购部门主管SAP审核采购订单按照公司有关规定对采购订单进行审核通过转13未通过转1212采购人员SAP修改采购订单按照部门主管的意见对采购订单进行修改然后送部门主管再审核1013采购人员SAP打印采购订单打印采购订单1414采购人员系统外传真发送采购订单给供应商将签字后的采购订单以传真方式发送给供应商1515供应商系统外供应商确认采购订单确认订单价格、交期等条款并签回没问题转16有问题转17做订单异常处理16采购人员SAP采购订单维护根据供应商反馈的订单确认情况对系统内的采购订单进行维护1817采购人员系统外采购订单异常情况处理按采购订单异常处理子流程对订单交货异常情况进行处理1618采购人员系统外是否需要预付款确认该供应商交货前是否需要做预付款处理否转19是通知财务按预付流程处理，之后再转1919采购人员系统外采购订单执行过程监控对已下给供应商的订单进行跟踪监控，并及时处理各种突发问题，确保订单能正常交货2020采购人员系统外与供应商采购订单对帐对已下给供应商的订单进行对帐管理，确保双方的未结订单数目相符2121采购人员系统外生产计划有无调整确认生产计划是否有调整变化有则转22作采购订单变更处理无则转2322采购人员SAP采购订单变更根据生产计划调整情况按采购订单变更子流程变更订单2323采购人员系统外供应商交货是否异常跟踪供应商对订单的执行情况，确定订单能否正常交货有则转24作订单异常处理无则转2524采购人员系统外采购订单交货异常情况处理按照采购订单异常情况处理子流程进行交货异常情况的处理2525供应商系统外供应商送货按照订单要求送货2626仓管员系统外仓库到货点收对供应商送来的货物进行数量、外包装等非品质状态确认未通过转27进行处理通过转2827仓管员采购员系统外来货点收问题处理按来货点收问题处理子流程对点收时发现的问题进行处理2828仓管员SAP收货到待检区仓库点收送货后，在系统中做第一步入库操作，将来料收到待检区。同时打印出送检单2929仓管员系统外是否免检物料根据送检单上是否免检标识判断来料是否免检。是转32；否转3030IQC检验员系统外来货品质确认确认来货品质是否合格通过转32未通过转31作来料不良处理31IQC/采购/研发/生技系统外来料不良处理按来料不良处理子流程对不良来料进行处理3232仓管员SAP收货入库IQC检验通过后，仓管员在系统中做第二步入库操作，将来料正式入库。结束8业务流程中所用到的报表报表名称目前是否在用描述工具（SAP标准报表/REPORTPAINTER/REPORTWRITER/QUERY/ABAP/EXCEL/WORD）使用频率采购计划否根据MRP结果，基于计划订单生成初步采购计划。然后再系统外调整SAP标准报表中采购申请清单否系统中采购申请的清单SAP标准报表中采购执行情况报表是采购订单执行情况的报表，包括订货信息，入库信息，发票校验信息等QUERY中入库清单否物料采购入库清单SAP标准报表高长期库存物料预警清单否对物料未来需求进行预测分析后确定的可能成为长期库存的物料清单ABAP中物料需求预测报表否根据MRP结果，统计出未来一定期间内物料的需求，按周及月份计算ABAP中采购月报是每月采购入库金额/数量统计SAP标准报表低供应商供货品质状况明细表否正常来货/不良/让步接收等交货情况统计表SAP标准报表高9业务流程中所用到的表单表单名称目前是否在用描述是否SAP表单/LAYOUTSET是/否使用频率采购订单是采购订单是高请购单是对零星采购及非库存物料的采购的申请单否中送货单否供应商送货时的送货清单，标明此次送货的物料名称、编码、数量、采购订单号码，用本公司统一格式否高送检单否仓库收货人员在按规定收货后，通知仓库对免检来料收货和IQC人员对非免检来料检验的通知单，需标明物料名称、编码、数量、采购订单号码、储存地点是高入库单是来料检验合格后正式入库的单据是高来货点收问题通知单否仓库收货人员在来货点收过程中，发现来货与有数量、包装等问题时，发出的通知否中让步接收确认单否IQC对来料检验不良，相关部门会审确定让步接收的单据，注明会审结果及让步接收的方式、数量否中采购订单变更申请单否因订单交货异常、生产计划变更或其它原因，提出变更采购订单的申请否中10接口需求（SAP与其它系统的接口）接口名称描述输入/输出备注无11数据转换需求数据名称数据类型（主数据/交易数据）数据量现存位置采购订单未清项交易数据2000条EXCEL12权限设置需求事务码描述负责人职位ME51N创建采购申请采购人员SMT物料计划员显示物控员ME52N修改采购申请采购人员SMT物料计划员显示物控员ME57采购申请转采购订单采购人员SMT物料计划员显示采购员ME