文书档案管理-纲要

文书档案管理文书档案管理内容纲要内容纲要文书档案管理课程是文秘专业的必修课程。主教材赵映诚主编的文书工作与档案管理（高等教育出版社）。学习参考书文书档案通论，李会平、吕维宁编著，兰州大学出版社，1997年档案管理学基础（修订本），陈兆祦、和宝荣主编，中国人民大学出版社1996年第2版机关档案工作，和宝荣主编，高等教育出版社，1994年推荐阅读期刊中国档案（档案工作综合性刊物，国家档案局主办）档案学研究（综合性档案学理论刊物，中国档案学会主办）档案学通讯（档案专业学术性刊物，中国人民大学档案学院主办）第一章文书与文书工作第一节第一节文文书书一、文书的概念“文书”一词，早在两千多年前的西汉时期就已出现。1、“文书”概念的发展在我国古代，“文书”的含义丰富多样指图书。指公文、案卷。指字据、契约。指书札。文章和书法的合称。现代“文书”有两种含义。一是指物，即指人们在社会实践中为了记载、凭证、公布和传递的需要，以文字方式在一定书写材料上表达思想意图的一种书面记录。这是现代文书的一般含义、通用义。二是指人，指机关单位、团体和军队的办公室中承担文字材料和信息处理工作的人员，简称“文书”。在基层单位，有时是职务名称。这是文书的特殊含义。2、“文书”的概念“文书”是文书学最重要的概念。在现代，文书主要指“物”（书面文字材料），有广义和狭义之分。广义的文书，指人类在社会生活中产生的一切文字书面材料。包括务实的和务虚的，用于公务活动和私人活动的，有固定程式的和随意书写的。有多种多样的符号形式、制作方式。狭义的文书，仅指在公私活动中使用的、有固定格式的文字材料。本课程所说的“文书”限于这一意义。具体定义各家不同，本课程所用教科书的定义为文书是行为主体在社会活动中为一定目的而形成和使用的、具有特定格式的应用性文字材料。简言之，文书是行为主体在社会活动中形成的应用性文字材料。该定义的内涵文书是文字材料的一种。与图书、报刊、档案一样，是从属于“文献”的种概念。从文书的实际看，这里的“文字”不限于“语言的记录符号”，应理解为“书写的痕迹”，即除声音和活动影像之外的文字、表意符号、图表图形和标记等记录方式。文书有特定的格式和明确的授受关系。文书具有应用性，属应用文范畴。对“应用性”的理解不能太宽泛，应用于具体事务的文字材料才是文书。文书有很强的目的性和针对性。与一般图书报刊不同，文书是处理具体事务的工具，有明确的“办事”目的，有特定的对象和明确的作用范围。文书是行为主体在社会活动中自然形成的，是行为主体处理具体事务的自然结果。这里的“行为主体”指文书的责任者、发布者，即文书的“作者”，又叫“行文名义”。它可以是机关、企事业单位、群众团体，也可以是个人或家庭。“行文名义”才是文书的真正作者，而执笔写作的文秘人员不是公文的作者。二、文书的属性和特点1、文书的一般属性政治性机密性知识性（信息性）2、文书的本质属性现实执行性。现实性。文书是“现实”的。行为主体的现实活动是文书产生的根源，文书的目的是解决现实问题。执行性。文书是“必须执行”的。文书是行为主体依据法定权利和责任处理事务的工具，受国家法律保障，必须被执行。现实执行性。文书的“执行”有一定的有效期。事务办理完毕或问题解决，文书的执行即告终止。3、文书的特点文书在人类社会活动中的使用极为广泛，品种繁多。概括地说，文书的特点主要有三个方面（1）作者法定。文书的作者（发文的名义）具有法定性。文书的法定作者有两类公务文书的法定作者依据法律和有关的条例、章则、决定等成立的，能以自己的名义行使法定的职能权利并担负一定的任务、义务的机关、团体和企事业单位。以单位领导人的名义发文，应在个人姓名前冠以单位名称和本人职务。私人文书的法定作者享有公民权的社会成员。公民可以在私人事务中依法制作、发布私人文书。未成年人可以在相应的社会活动领域使用私人文书（如小学生的请假条、入队申请书）。（2）在法定范围内具有相应的权威和效力。文书的法定权威和效力，来源于法定的作者和其法定的权利，如果不具备或者超越了这种法定性，也就失去权威和效力。（3）依照一定的程式规范使用。文书，特别是国家行政机关的公文，具有规范的程式，包括使用文书的种类和格式及文书的处理程序。为了维护文书的严肃性和便于文书的处理以及保证其通行，文书的形成与使用必须遵守规范的程式。三、文书的起源与载体沿革文书档案作为人类社会特有的一种文化现象，源远流长。文书是人类文明的产物，又是人类文明最重要的载体之一。文书起源于人类的记事需要。文书的诞生有三个重要条件文字的发明国家的产生商贸的发展根据周礼、尚书等古籍记载，我国原始社会末期已产生了最早的文书和档案。我国的甲骨文是成熟的文字，距今已有三千多年历史。以甲骨文记录信息形成的文书，称为甲骨文书。文字扩展了人类交流、传播信息的手段。国家的产生，为管理公务借助文字来发布政令，使文书的运用更为广泛。商贸的发展，则促使文书走向民间，走向大众，文书便有了公、私之分。四、文书、文件、公文文书、文件、公文是文书学中既有联系又有区别的三个常用术语。“文书”一词最早见于西汉，“公文”一词，出现于东汉末年和三国时期。而“文件”一词，大约在清末才出现。在多数情况下，文书、文件的同义语；公文是文书（文件）的一类，如“公务文书”“私人文件”。对于“文书”与“文件”的关系，有不同的看法。一种意见认为，文书的外延大于文件。理由是文书既包括一般意义的文件，还包括簿册、报表、台帐等等。另一种意见认为，文件的外延比文书大。理由是文书通常指书面的文字材料，而文件还包括非文本的、非文字的材料，如音像文件、电子文件。事实上，随着现代社会文书制作材料的扩展和记载方式的变化，文书和文件的内涵和外延都在变化。文书既指“物”（文字材料），也指“人”（职务）。而文件仅指“物”。在指“物”的时候，文书是不可数的集合概念，不能以数量词修饰。文件是可数的具体概念，如某一份或若干份文件。使用习惯上的区分。在“中央文件”“红头文件”“一号文件”“文件袋”“文件柜”中均不说“文书”。在“文书工作”“文书人员”“文书档案”中均不说“文件”。第二节第二节文书工作文书工作文书工作通常也叫文书处理工作，主要是指公务文书的形成、处理和管理的程序、手续等。中共中央办公厅、国务院办公厅发布的党政机关公文处理工作条例（2012年7月1日起施行，以下简称条例）指出“公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。”一、文书工作的内容和任务1、文书工作的内容文书工作主要包括三大环节公文的形成公文的处理公文的管理公文的形成是文书工作的前提环节；公文的处理是文书工作的中心环节；公文的管理是文书工作的归结环节。前提、运转处理、归结正是公文产生、发展、终结的一个有规律性的完整过程。2、文书工作的任务文书工作的基本任务是根据工作的需要和客观实际，高质量地形成机关的公文，科学地组织和准确地处理机关的公文，有秩序而安全地进行公文运转，完整妥善地保管公文，正确地发挥公文的作用，有效地推进机关工作，为领导工作服务，为社会主义现代化建设服务。二、文书工作的原则和要求1、文书工作的原则条例指出“公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。”据此，文书工作的基本原则是坚持实事求是、反映客观实际；精简公文，反对官僚主义、形式主义和文牍主义；注重实用，高效率地做好文书工作。2、文书工作的要求文书工作的具体要求是准确、及时、安全。三、文书工作的机构和领导条例指出“各级党政机关应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，设立文秘部门或者由专人负责公文处理工作。”“各级党政机关办公厅（室）主管本机关的公文处理工作，并对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查。”1、文书工作机构文书工作由秘书部门承担。我国党政机关、国有企业和公共事业单位的文书机构设置大体有两种情形（1）较大的机关单位，文书工作任务比较繁重，多设立专门的文书工作机构，如“文书处”、“文书科”等，归机关办公厅（室）领导。（2）较小的机关或基层单位，文书工作任务较少，一般不设专门的文书工作机构，只在办公室配备几位专职或兼职的文书工作人员。2、文书工作的组织领导文书工作为本机关服务，接受本机关的领导。上级机关的文秘机关可以指导下级机关的文书工作业务。从一个机关来说，文书工作由本机关的秘书长或办公厅（室）主任负责领导。其主要职责是组织和实施本机关的文书工作；总结本机关及下属单位文书工作的经验，发现问题及时纠正；根据有关法规，制定本机关文书工作规范，设计文书规格；指导、帮助机关各部门的文书工作人员提高业务水平。由于文书工作与档案工作的密切联系，机关各部门的文书整理归档工作必须接受机关档案部门的指导和督查。从上下级机关的关系来说，上级领导机关的办公厅（室）有责任对其所属的机关单位的文书工作进行业务上的指导。在全国范围，中央办公厅、国务院办公厅负责指导全国党和政府系统的文书工作。这种指导，主要是通过制定和发布有关的条例、制度和办法，召开有关会议等形式和途径，对文书工作进行业务指导。第二章文书的种类第一节第一节文书的分类文书的分类一、文书种类的划分和选用文书种类简称文种。（一）文书种类划分的意义1、适应组织管辖范围和职能，保证机关工作有序运转。2、适应不同的行文关系，保证文书处理正确、及时。3、反映不同文书的写作规律，实现文书写作规范化。（二）划分的标准和类别按不同的标准，文书可有多种不同的分类。1、按文书的形成主体划分，有公务文书和私人文书两大类。（1）公务文书公务文书是指法定机关、团体和组织为处理公共事务而形成和使用的文书。简称“公文”。国家行政机关公文处理办法（教科书附录一）第一章第二条对公文下的定义是“行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”公务文书又可分为法定性公文、非法定性公文两类。法定性公文是国家规定使用的公文，非法定性公文范围极广，包括法定性公文之外的所有应用文种类。公文的作用指导工作。规范行为。联系公务。凭据备忘。宣传教育。（2）私人文书私人文书指个人、家庭（或家族）在社会活动及处理私人事务中形成和使用的文书。在我国，文书学的研究对象主要是公务文书，以及著名人物的私人文书。2、按文书的使用范围划分，有通用文书、专用文书、常用文书和杂用文书等四类。（1）通用文书通用，即在一定范围内普遍通行、广泛使用。文书“通用”的前提，是标准统一、体式规范。在我国，具备这种“标准”和“体式”的文书由法规性文件确定，故通用文书又称“法定文书”。（2）专用文书专业部门的业务活动中形成和使用的文书，具有专业性、专用性。如经济文书、科技文书、司法文书等等。由于当代社会活动分解细致，因而其具体品种繁多。（3）常用文书指未纳入“法定文书”范围、国家未规定其体式标准的经常使用的其他文书。如规章类的条例、办法、章程，事务类的计划、总结、调查报告、简报等。（4）杂用文书除上述三类之外的文书，主要有书信类、礼仪类。如证明书、意见书、聘书、介绍信、慰问信、贺信（电）、请柬及各类致辞等。3、按文书的来源划分，有外发文件（发文）外来文件（收文）内部文件4、按行文关系划分,有上行文平行文下行文5、按文件密级和阅读范围划分，有秘密文件（密级绝密、机密、秘密）普通文件公布文件6、按文书的功用划分，有法规性文书、指导性文书、报请性文书、知照性文书、契约性文书、记录性文书、计划性文书、礼仪性文书等。（三）文书种类的选用1、依据机关权限选用2、依据行文关系选用3、依据发文目的选用第二节第二节法定文书法定文书条例规定了党政机关使用的法定文书15种（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。（原为党的机关公文种类）（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（三）命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。（原为国家行政机关公文种类）（四）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。（原为党的机关公文种类）（五）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（六）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。（七）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。（八）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。（九）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。（十）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。（十一）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。（十二）批复。适用于答复下级机关请示事项。（十三）议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。（十四）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。（十五）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。（原“会议纪要”）第三章文书的体式体式，指文章的体裁和格式。文书的体式是指构成文书的文字形态、表达体例、文书结构以及文书上的各种标记、文字排列、用纸格式等。各种文书都必须按照规定的统一体式撰写和印制。只有符合规定体式的要求，才能保证文书发挥其特有的作用。第一节第一节文书的文体及其要素文书的文体及其要素一、文书的文体文体即文章的体裁，指文本的构成模式，属于文本形式范畴。文体是历史积淀的产物，它反映了文本从内容到形式的整体特点。任何文体都同其一定的表达内容相适应，每种文体都具有某种对现实社会内容的表达功能。新文体的产生依赖于新的历史环境，然而文体一经形成和确定，又会反作用于表达内容，对它具有一定的制约和要求。文书的内容制约着表达方式的采用。总体而言，文书的表达方式以说明为主，兼用叙述、议论等方式。说明是文书运用最多的表达方式。每一篇文书中都有完整的说明文字，但它与一般的说明文也有所不同，不需要对不必要的细节作过细的说明，而往往采用概括性的说明。另外，正因为文书叙述的作用是说清概况，文书议论的要旨是证实目的，所以，文书中叙述和议论都有一定的说明意味，在叙述、议论之中也往往夹有说明。文书中的叙述，虽然也离不开时间、地点、人物、事件、原因、结果等要素，但它带有显著的概括性，是概述叙述事物，一般不细腻地刻画、特写，不象记述文那样详写事情发展变化的具体过程，而是直述事实，概括反映全面情况，简洁地叙说梗概，情感也较为含蓄。文书在说明情况、分析问题、提出论断时，有时也做适当的议论，但是它与学术论文不同，不作过多的论证，而是“简明推断”。议论文（如社论、评论、学术论文）的目的在于影响读者，并非针对某一具体事项直接提出要求，重在“证”。文书的论述则是为了解决实际工作中某一问题、围绕既定要求而发，带有直接的目的性，重在“断”。二、文书文本的一般要素（一）主题1含义发文机关在文件中表达的对现实问题或事务的基本观点、主张、要求。文书的主题直接反映发文的原因和意图，是文书的“灵魂”。2提炼主题的要求符合行文目的反映事物本质，符合客观实际符合法规政策，观点正确，要求恰当集中、概括、明确（二）材料1要求真实，新颖，典型，系统，切旨。2运用按层分类，点面结合分析综合，寻找联系抽象概括，揭示规律（三）结构方法综合分析综合分类与归类中心句归纳层、段主旨（四）语体语言表达的总要求准确、简明、平实、合体。下面的表彰通报的语言表达就不符要求在科学研究上走的是一条不平凡的路，他全心扑在科研上，而忘记了个人的事。有一次孩子病了，他妻子在家里忙着护理，打电话到单位叫他赶回家把孩子送医院治疗。接了电话答应后，电话筒一放他又埋进了实验。他妻子在家中左等右等等不到他回家，急得像热锅上的蚂蚁，又往单位打电话，这时正潜心做实验，电话铃声都没听见了。他妻子又急又气只好打120急救中心的电话，才把孩子送往医院治疗。他的小孩高烧退后，还在问他妈妈“爸爸又出差了吗或者还没下班”关于“语言合体”要点（1）符合行文关系；（2）符合文种要求。程式化程式化语言指应用写作中常用的习惯用语，以文种不同而有差异。程式化的语言根据功用不同，可大致分为下列几方面内容称谓语本人、我、你、贵、该起始用语兹（因）、据核实、关于、鉴于、为（了）结尾用语为荷、为盼；是荷、是盼表态用语照办、可行、同意谦敬用语请、承蒙、惠示、惠允时限用语当即、立即、从速期望用语务必、务请、希各周知、如蒙、勿误列举概括用语各类、多起、数事、上项、如下特定用语签发、核查、归口、取缔、缺口、责成、任命、复议、追加书面化书面语的风格是简明、规范、严肃，符合文书的语言要求。如她一贯是共产党最亲密的战友，是中国各族人民包括台湾同胞和海外侨胞衷心敬爱的领袖之一，是爱国主义、民主主义、国际主义和共产主义的伟大战士，是保卫世界和平事业久经考验的前驱，是全体中国少年儿童的慈爱的祖母（中共中央关于接受宋庆龄同志为中国共产党正式党员的决定）第二节第二节公文介质的技术标准公文介质的技术标准文书格式，指文书的书面格式规范。文书格式有明显的规范性和时代性。“规范性”突出体现于公文格式的标准化，“时代性”体现在公文格式国家标准的与时俱进，不断修订、更新。当前的公文格式的规范性依据，是中共中央办公厅和国务院办公厅提出，中华人民共和国国家质量监督检验检疫局、中国国家标准化管理委员会制定并于2012629发布的党政机关公文格式（中华人民共和国国家标准，GB/T97042012，201271实施）。此前的依据是国家行政机关公文格式（GB/T97041999）。新旧标准的主要变化有1标准名称改为党政机关公文格式，标准英文名称也作相应修改；2适用范围扩展到各级党政机关制发的公文；3对标准结构进行适当调整；4对公文装订要求进行适当调整；5增加发文机关署名和页码两个公文格式要素，删除主题词格式要素，并对公文格式各要素的编排进行较大调整；6进一步细化特定格式公文的编排要求；7新增联合行文公文首页版式、信函格式首页、命令（令）格式首页版式等式样。这些变化有三类标准文件本身的优化，公文格式要素的调整，公文介质的技术性调整。本节对公文介质的技术标准做说明。公文的介质，指公文的物质形态。现代公文的主要介质仍然是纸张。随着科学技术的进步，政务信息的传播、传递可使用现代化手段如电话、电视、计算机网络等，但最终作为凭证和依据的，仍然是纸介质公文，所谓“空口无凭，立字为据”。公文纸介质的技术标准涉及开本、规格、印刷、装订等项，均属于公文格式规范的范畴。（电子文件另有技术标准。）规范性引用文件GB/T148印刷、书写和绘图纸幅面尺寸GB3100国际单位制及其应用GB3101有关量、单位和符号的一般原则GB3102（所有部分）量和单位GB/T15834标点符号用法GB/T15835出版物上数字用法术语和定义字WORD标示公文中横向距离的长度单位。在本标准中，一字指一个汉字宽度的距离。行LINE标示公文中纵向距离的长度单位。在本标准中，一行指一个汉字的高度加3号汉字高度的7/8的距离。公文用纸主要技术指标公文用纸一般使用纸张定量为60G/M280G/M2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度8090，横向耐折度15次，不透明度85，PH值为7595。公文用纸幅面尺寸及版面要求幅面尺寸公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为210MM297MM。版面页边与版心尺寸公文用纸天头（上白边）为37MM1MM，公文用纸订口（左白边）为28MM1MM，版心尺寸为156MM225MM。字体和字号如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。行数和字数一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。文字的颜色如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。印制装订要求制版要求版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1MM。印刷要求双面印刷；页码套正，两面误差不超过2MM。黑色油墨应当达到色谱所标BL100，红色油墨应当达到色谱所标Y80、M80。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。装订要求公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4MM，裁切后的成品尺寸允许误差2MM，四角成90，无毛茬或缺损。骑马订或平订的公文应当A）订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70MM处，允许误差4MM；B）无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；C）骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3MM5MM。包本装订公文的封皮（封面、书脊、封底）与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。公文中的横排表格A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。公文中计量单位、标点符号和数字的用法公文中计量单位的用法应当符合GB3100、GB3101和GB3102（所有部分），标点符号的用法应当符合GB/T15834，数字用法应当符合GB/T15835。第三节第三节党政机关公文的格式党政机关公文的格式依据党政机关公文格式，我国现行党政机关公文的格式要素及其编排规则如下所述。标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。页码位于版心外。（一）版头版头也叫“文头”，旧称“眉首”。版头包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人（或会签人）、分隔线等要素。（红色文字是必备要素）1、份号（旧称“公文份数序号”）如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。2、密级和保密期限如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。3、紧急程度如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。4、发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35MM，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。5、发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。6、签发人由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。7、版头中的分隔线（旧称“反线”）发文字号之下4MM处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。（二）主体主体的长短依公文内容而定。主体包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等要素。1、标题一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。2、主送机关除公布性文书之外，公文都有主送机关。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。3、正文公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。4、附件说明如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件1XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。5、发文机关署名、成文日期和印章（1）加盖印章的公文成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。（2）不加盖印章的公文单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。（3）加盖签发人签名章的公文单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。签名章一般用红色。（4）成文日期中的数字用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。（5）特殊情况说明当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。6、附注如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。7、附件附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。（三）版记版记位于公文最后一页（故也称封底），版记的最后一个要素置于最后一行。版记一般由抄送机关、印发机关和印发日期、分隔线等要素。（新标准之前的文件有“主题词”要素）1、版记中的分隔线（旧称“反线”）版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为035MM），中间的分隔线用细线（推荐高度为025MM）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。2、抄送机关如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。3、印发机关和印发日期印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。（四）页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7MM。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。（五）公文的特定格式1、信函格式发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，居中排布，上边缘至上页边为30MM，推荐使用红色小标宋体字。联合行文时，使用主办机关标志。发文机关标志下4MM处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20MM处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170MM，居中排布。如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列，第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8。发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。首页不显示页码。版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。2、命令（令）格式发文机关标志由发文机关全称加“命令”或“令”字组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为20MM，推荐使用红色小标宋体字。发文机关标志下空二行居中编排令号，令号下空二行编排正文。3、纪要格式纪要标志由“纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35MM，推荐使用红色小标宋体字。标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。纪要格式可以根据实际制定。公文式样参见附录党政机关公文格式。第四章文书的稿本文书的稿本是指文书的文稿和文本。在文书撰制过程的不同阶段，会形成不同的文稿；文书形成之后的用途不同，产生不同的文本。第一节第一节文书的文稿文书的文稿文书的文稿包括草稿、定稿两类。（一）草稿1含义文书撰制过程中尚未定型的原始稿件。在定稿之前的历次文稿都称是草稿。草稿一般不向外发出，即使有例外，也仅仅是为了征求意见，以便进一步修改。2作用供发文机关内部在撰拟公文过程中讨论、修改和送审使用。草拟文稿仅仅是正式文件形成过程中的一个环节，草稿形成以后还要经过审核、签发等处理环节。3特点未定型；非正式；无效力。一般的文件可能只有一次草稿。重要文件往往需要反复斟酌、修改和讨论，可能形成多次草稿。4种类讨论稿、征求意见稿、修改稿、送审稿。讨论稿（征求意见稿），供有关方面或会议讨论的重要文件的文稿（印件）。修改稿（修正稿），对讨论稿进行修改之后形成的文稿。有的重要文件可能要经过多次讨论修改，从而形成多次修改稿。送审稿，是下级机关向上级机关报送审批的文稿。重要文件的草稿，反映了公文在起草过程中内容（思想）的变化，记录了文件起草人、讨论者、审阅者观点和意见的异同，是珍贵的史料，应当妥善收存。（二）定稿也叫原稿、正稿、底稿。1含义经发文机关领导人审阅、签发，或经讨论通过的定型文稿。2作用是机关制发文件的惟一可靠的标准稿。3特点确切反映发文机关制发文件的意图，是制作正本的惟一“孤本”依据。不可再有更改，一旦改动，则为草稿。有领导签发标识，有特殊的价值和凭证作用，甚至比正式文件更有权威性。重要文件的定稿要与正式文件样本（存本）一同保存。第二节第二节文书的文本文书的文本在文书学中，文本指文件制作完成的最终书面形态。根据不同用途，文件有正本、副本、存本、修订本之分。一些法规性文件还可能有试行本、暂行本等形式。（一）正本1含义根据经审核签发的定稿制成的文件文本，即正式文件。2特点根据定稿制作；发给主送机关；有标准规范的格式和生效标志，具有法定效力。3种类定型本，指一次定型、长期有效的文本。即一般意义的正本。试行本，发布试行的法规性文件文本，试行期内具有法定效力。暂行本，法规性文件尚未制订供长期执行的完善文本时，暂且制发的、具有法定效力的文本。如专利资产评估管理暂行办法、上海市国家行政机关电子公文管理办法（暂行）。修订本，对已发布生效的法规性文件予以修改后再行发布的文本。自修订本发布之日起，原文本即告失效。一般而言，文件的产生都经过“草稿定稿正本”的过程。例外情形（1）各种记录性文件（会议记录、电话记录、值班记录、信访记录等）直接在工作中形成，记录完毕即成文。（2）一些领导人的亲笔复信、批示，以职务身份即席讲话、指示等，内容效力等同于文件。（二）副本相对于正本而言，指文件正本以外的复制本。旧时复制文件靠手工誊抄，故也叫抄本。1含义根据文书正本复制的文本。只复现正本部分内容的，称为摘录副本或节录副本。2作用代替正本，供传阅、参考和备查之用。3产生副本的几种情形第一，某些发文有抄送机关。发给主送机关的主送件是正本，发给抄送机关的抄送件视为副本。此类副本的内容和形态都与正本完全一致，其权威和效力也等同于正本。第二，发文机关在主送件、抄送件及存档正本之外，为本机关有关部门工作之需而印制的文本，视为副本。此类副本的内容与正本完全一致，形态或有差异，性质上属于参考资料。第三，收文机关因工作之需而复制收到的来文，均是副本。此类副本的内容和形态，都与正本有异，性质上属于参考资料。（三）存本1含义发文机关制发文件时留存归档的正式文本。2特征发文机关留存。（收文机关处理收文后归档，不叫存本。）3作用备查。对文件有疑问时，与定稿对照，可区分责任；在本机关未有副本时可满足工作中的查询需求。在现代办公条件下，发文机关通常按已知的正本、副本需要用量，同一批次印制完成。因此，正本、副本、存本的区别，不在于书面形态是否完全一致，而在于作用和目的不同。第五章文书的处理和管理文书处理和文书管理，是文书工作的基本内容。第一节第一节行文制度行文制度行文制度，即公文运行必须遵守的制度。这个制度包括行文关系、行文方向、行文方式和行文规则。一、行文关系行文关系，是指在行文过程中发文机关与收文机关之间形成的文件往来关系。行文关系的实质，是机关单位之间的组织关系。我国依法成立的社会组织的管理机关可以分为三大类型（一）政权机关我国现行的行政层次分5级中央，省（直辖市、民族自治区、特别行政区），设区市（州、盟），县（区、旗），乡（镇、街道）。政权机关大多在5个层次都有分布。1立法机关体系即全国及地方各级人民代表大会。人民代表大会闭会期间，由其常设机构常务委员会行使职权。省级以上立法机关或经全国人大授权的市级立法机关才有立法权。2行政机关体系即中央人民政府（国务院）和地方各级人民政府。3司法机关体系由最高人民法院（中央）、高级人民法院（省级）、中级人民法院（设区市级）、人民法院（县级）、司法所（乡镇级）构成。4其它政权机关有检察机关体系（4级，乡镇级不设）、政协机关体系、军事机关体系等。（二）团体机关中国共产党机关体系，这一机关体系是我国宪法规定的国家领导权力核心；中国共产主义青年团机关体系；全国工会机关体系；全国妇女联合会机关体系；其他各种群众性团体，如文联、社会科学联合会等等。（三）实体机关事业单位机关，均由国家提供一定的经费，如学校和研究机构等机关；企业单位机关。各级机关都有自己所辖的若干部门。在公文写作中，一定要注意机关和部门的区别。每一社会组织都有管理机构即机关，在机关中又有不同的职能部门。如市政府，应理解为市政府机关，而商业局则应理解为市政府机关所辖的部门之一。相对地，机关首长一般称机关领导人，部门首长一般称部门负责人。我国社会组织机关及其部门、单位之间的组织关系错综复杂，但相互之间的行文关系可归结为隶属关系、非隶属关系两大类隶属关系即同一系统的上下级机关之间构成的领导和被领导关系，这是一种垂直的直接的关系。反映这一关系的公文有机关或部门的上行文（报告和请示等）、下行文（决定、批复等）。非隶属关系即行文机关之间没有领导和被领导关系。具体情形有三种1上级主管业务部门和下级业务部门之间的业务指导与被指导的关系。2同一系统的同级机关之间、同一机关各部门之间的平级关系。3不同系统的机关、单位之间，既无领导和被领导关系，也无指导和被指导关系，不论级别，都是非隶属关系，一般用“函”行文。二、行文方向和行文方式行文关系决定着行文方向与方式。（一）行文方向指公文运行的去向。机关单位公文的具体行文方向有1上行，即公文向发文机关的上级机关运行。2下行，即公文向发文机关的下级机关运行。3平行，即公文向发文机关的同级单位或不相隶属的单位运行。（二）行文方式从不同角度可以有不同的分类。如按发布传递范围，分为内部行文和对外行文；按公文传递途径不同，分为直接行文和间接行文，等等。文秘工作中较有实际意义的分类，是按照机关隶属关系和公文发送范围，分为逐级行文、多级行文、越级行文等。逐级行文。为了维护正常的领导关系，有隶属关系或业务指导关系的机关之间应基本采取逐级行文的方式，按级逐级上报或下发文件，即只对直属上一级机关或下一级机关制发公文，如果需要，再由上一级或下一级机关转发。多级行文。为加快公文传递，在必要时可采取同时向若干层级的上级机关或下级机关制发公文，包括直达基层组织和向人民群众公布。越级行文。为了维护组织或专业系统中的合理分工和正常的工作秩序，防止工作上的脱节、被动或抵触，一般情况下避免越级行文。此外，“公开发布”是一种特殊的行文方式，即用登报、广播或张贴等公开方式发布公文。三、行文规则公文的发表和传播则是按照一定规则来运行和传递的。2012年7月生效的党政机关公文处理工作条例第四章第十三十七条规定的行文规则，是我国党政机关行文的主要依据，企事业单位和社会团体的行文参照执行。（一）注重效用条例第十三条规定“行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。”这是行文的首要原则。讲究实效，才能保证发文机关的权威性，否则会出现效率低下的问题，以致于造成文牍主义，产生官僚主义。（二）根据隶属关系和职权范围行文条例第十四条规定“行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。”这是基本原则。国家行政机关的隶属关系和职权范围是由中华人民共和国宪法所规定的。宪法确定中国共产党是领导核心。为加强和改善党的领导，在对社会和国家的管理上，实行党政分开。反映在公文运行上，党和政府的行文不能混淆，党政可以联合行文但不要相互行文。（三）向上级机关行文的规则1、原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。2、党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。3、下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。4、请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。5、除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。6、受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。（四）向下级机关行文的规则1、主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。2、党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。3、党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。4、涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。5、上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。（五）联合行文规则同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。（六）部门行文规则党委、政府的部门依据职权可以相互行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。第二节第二节公文处理公文处理公文处理，也叫公文处理程序，是指公务文书的拟制、办理、管理等一系列衔接有序的工作。党政机关公文处理工作条例（2012）是当前文书工作的基本规范。一、公文拟制公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。（一）起草（拟稿）公文起草应当做到1符合党的理论路线方针政策和国家法律法规，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。2一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。3内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。4文种正确，格式规范。5深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。6公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。7机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。（二）审核（核稿）公文文稿签发前，应当由发文机关办公厅（室）进行审核。审核的重点是1行文理由是否充分，行文依据是否准确。2内容是否符合党的理论路线方针政策和国家法律法规；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。3涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。4文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。5其他内容是否符合公文起草的有关要求。需要发文机关审议的重要公文文稿，审议前由发文机关办公厅（室）进行初核。经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。（三）签发公文应当经本机关负责人审批签发。重要公文和上行文由机关主要负责人签发。党委、政府的办公厅（室）根据党委、政府授权制发的公文，由受权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。二、公文办理公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。（一）发文程序发文办理的主要程序1复核。已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。2登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。3印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。印制前必须编定发文字号，注明密级和时限，确定印制份数。缮印时，应先出校样，与定稿校对并复查格式、版记后，再正式付印。用印。公章是单位权威、责任和信用的标志,盖印是证实公文效力的一种标志。缮印好了的公文盖上印章才生效。4核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。分发是指将文件通过正规方式发送给受文单位。分发公文必须登记。一般采用簿册式按年度登记发文。登记的项目主要有顺序号、发文日期、