第1章 编辑联合发文的公文

1、主要内容：主要内容：第第1 1章章 编辑联合发文的公文编辑联合发文的公文第第2章章 编制编制“客户资料卡客户资料卡”表格表格第第3章章 编排长文档编排长文档第第4章章 制作电子报制作电子报第第5章章 批量制作含照片胸卡批量制作含照片胸卡公文公文（指“红头红头”文件文件）是日常行政管理中使用最多的应用文之一，行文要求很严格、版面要求很高，国家对公文制定了专门的行文规则GB/T 9704-2012 党政机关党政机关公文格式公文格式（以下简称GB，请下载此国家标准）。以政府部门与企业联合开展“应对全球金融危机，振兴经济论坛”公务活动为例，编辑印发开展此论坛的通知文件。 分解任务分解任务1 1：编辑论

2、坛通知文件：编辑论坛通知文件 分解任务分解任务2 2：制作发文单位图章：制作发文单位图章1. 参数计算和页面设置参数计算和页面设置右图为A4型公文用纸的页边及版心尺寸类类 型型项项 目目参参 数数页面页面纸张纸张类型类型A4尺寸尺寸210mm297mm天头（上白边，上边距）天头（上白边，上边距）37mm1mm订口（左白边，左边距）订口（左白边，左边距）28mm1mm版心尺寸（不含页码）版心尺寸（不含页码）156mm225mm页码页码格式格式1页码字体页码字体4号半角阿拉伯数字号半角阿拉伯数字一字线字体一字线字体4号号一字线距版心一字线距版心7mm正文正文字体字体仿宋体仿宋体3号号每页行数每页行

3、数22行行每行字数每行字数28个汉字个汉字 根据以上参数计算：翻口（右边距）2101562826（mm）地角（下边距）2972253735（mm）通过页面设置以上页边距，即可精确控制版心尺寸。根据1英寸25.4mm 和 1磅1/72吋 这两个基本单位关系，推导换算公式：表表1-2 第第4列列 计算字大小的公式域代码如式（计算字大小的公式域代码如式（1-3）：）：中文字号中文字号磅值字号磅值字号示示 例例计算字大小（毫米）计算字大小（毫米）八号5国1.76七号5.5国1.94小六6.5国2.29六号7.5国2.65小五9国3.18五号10.5国3.70小四12国4.23四号14国4.94小三15

4、国5.29三号16国5.64小二18国6.35二号22国7.76小一24国8.47一号26国9.17小初36国12.70初号42国14.82完成完成页面设置页面设置设置页边距、纸张、页脚、文档网格、字体，插入页码。将页面设置保存为模板将页面设置保存为模板保存文件名可为：“GB标准公文页面设置(模板).dotx”。在Word中，页码的纵向位置是由页脚的尺寸确定。根据上述数据，计算符合GB页码位置的最大页脚尺寸最大页脚尺寸最大页脚尺寸下边距下边距页码一字线距版心距离页码一字线距版心距离二二分之一四号字高分之一四号字高3574.94225.53mm可取值25.5mm。在GB中，将组成公文的各要素划分

5、为“版头”、“主体”和“版记”三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。lGB标准公文版头的要求（见教材表13）l用表格对“公文份数序号”等元素定位l精确计算“发文机关标志”的字号和缩放比 （建议设置最大字号62磅，缩放比=100%68.2%）l精确设置发文机关标志的起始位置l编排“发文机关标志” 在页面第4行1列位置插入一个4行2列的表格。 设置表格宽度等于版心宽度156mm，居中。 合并第2列单元格。 输入文字内容。 设置“文件”二字格式。黑体或宋体加粗、

6、62磅缩69%、红色，中部居中。调整竖线。 设置单位名称文字格式。标宋加粗、红色，字号29（或30）磅，分散对齐。调小表1列行高。设固定行距38磅。将表格线设为无框线。 在页面第在页面第4行行1列位置插入列位置插入EQ域代码域代码单击“插入”“文档部件”“域”域对话框：“EQ”域“域代码”“选项”开关：A()“添加到域”“确定”选项“确定”。或者按 Ctrl+F9 组合键插入域标志 在其中间输入域名：EQ输入1个半角空格输入半角字符的域开关：A()。 输入域的内容输入域的内容在开关A()的圆括号内输入产生矩阵的发文单位名称，每个名称之间用半角逗号分隔。在域之后即右花括号外输入“文件”二字。设文

7、字字体为标宋红色。 按按F9键更新域，显示域结果键更新域，显示域结果 设置字体格式设置字体格式设“文件”二字62磅，缩放69%。单击（选中）域，设字号28磅。 设置发文机关名称的分散对齐设置发文机关名称的分散对齐域中矩阵文字的分散对齐不能使用“开始”功能区中的“分散对齐” 命令。正确方法：单击域按Shift+F9切换域代码，或者右键单击域单击“切换域代码”，然后对所有字数较少的行分别设置字间距，使之与最多字的一行分散（两端）对齐。字间距计算公式：字间距计算公式：用此公式计算第2、3、4行单位名称的字符间距分别等于3.50、14.00、1.56磅，设置字符间距后，EQ域制作联合发文头效果所示。l

8、编制“发文字号”l制作精确定位的分割线制作精确定位直线常用绘图和边框线方法。GB规定分割线距“发文字号”下边缘4mm，计算即为11.3磅，取11磅。可直接输入“4毫米”，但不能输入“4mm”。主体要素主体要素包括：主体要素包括公文标题、主送机关、公文正文、附件说明、成文日期和印章（即公章）、附注、附件7部分内容具体要求详见GB。版记要素主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、版记中的分割线。版记的位置版记置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。a) 设置版记文字内容字体和段落格式设置版记文字内容字体和段落格式b) 制作精确定位的版记中制作精确定位的版记中的的分割线绘制直线复制直线计算3

9、条反线的精确位置尺寸225221=10.2mm， 225223=30.7mm， 225224=40.9mm。设置3条反线的精确位置尺寸第第1条直线精确定位的尺寸设置条直线精确定位的尺寸设置:选中第1条直线，选择“绘图工具_格式” “排列”“位置”“其他布局选项”命令，打开“布局”对话框。版记排版完成的效果：版记排版完成的效果：1. 绘制一个基准图章绘制一个基准图章按照国家有关规定，不同级别或不同类别单位的印章，其规格要求（尺寸大小）是不同的。本案例按企事业单位和公司的公章规格制作。基准图章参数基准图章参数：采用宋体、14磅，文本填充和文本轮廓颜色为红色，高和宽为3.1cm，浮在文字上面，文本效

10、果为上弯弧；五角星星尖直径等于1.4cm。复制和修改基准图章为其它图章复制和修改基准图章为其它图章复制3个，取消组合，修改单位名称的艺术字大小和字间距，重新对齐和组合。将图章移至文档目标位置将图章移至文档目标位置调整图章间的间隔调整图章间的间隔调整图章的对齐调整图章的对齐1. 域的构成域的构成Word中的域是由域标志、域名、域开关和其它相关的元素组成。如下图所示。项项 目（元素）目（元素）名名 称称语语 法法 含含 义义域标志用“插入”“文档部件域”命令，或用Ctrl+F9 组合键由程序自动生成的两侧各有一个半角空格的一对花括号。具有逻辑性，可嵌套使用。但不能手工从键盘直接输入花括号“ ”。域

11、代码位于域标志中的文本。由域名和域开关组成，不区分大小写，必须用半角空格分隔。英文引号内的文本可使用全角字符，其它都使用半角字符。域代码文本不论多长都不得强制换行。域结果域代码转换产生的值。可使用Shift+F9 组合键在域结果与域代码间切换。DATE域名域的合法、有效名称。域开关指定域结果的显示方式，与域名间至少有一个半角空格。*格式域开关为域结果设定特定格式MERGEFORMAT开关项在插入域对话框中选择了“更新时保留原格式”则有此项。域底纹以底纹方式突出显示域，域底纹不会被打印。表表1-4 域的组成元素与语法含义域的组成元素与语法含义根据域作用范围的不同，Word中把域分成九大类共74个域。快捷键快捷键功功 能能Ctrl+F9插入域标志Shift+F9域结果与域代码间切换Alt+F9显示或隐藏文档中所有域的域代码F9更新特定的、当前的域Ctrl+F11锁定域Ctrl+ Shift +F11解除对域的锁定Ctrl+ Shift +F9将域转化为静态文本表表1-5 常用域的快捷键常用域的快捷键 插入域 域的编辑：编辑域代码，域的格式设置，删除域 域的更新 常用域快捷键本章根据本章根据GB/T 2012 党政机关党政机关公文格式公文格式的规定要求，重点介绍了页面设置、精确制作的规定要求，重点介绍了页面设置、精确制作“发发文机关标志文机关标志”、“分割线分