大数据时代下高校基建档案资源信息化建设

1、    大数据时代下高校基建档案资源信息化建设    摘要：以高校基建档案资源信息化建设的具体内容为切入点，详细分析有助于建设管理工作开展的有力条件，并提出若干保障措施，力求为现代高校的信息化发展增添助益。关键词：大数据时代，高校基建档案，信息化建设，信息技术科学技术的进步创造了各种各样现代化的移动智能设备，使得人们能够突破时间和空间的限制，及时获取所需信息。在信息化全面覆盖的状态下，现代化经济发展需要更为强大的信息存储空间。高校是为国家发展培养人才的基地，必须时刻走在时代的前沿，用信息技术武装自己，用大数据记录高校基建历史，保存各方面有价值的信息，为高

2、校的长期规划和发展提供参考。基建档案管理在高校管理工作中作用巨大，各高校应加大投入，选择高水平人才，保障校园网络安全，为资源信息化建设夯实基础。1.高校基建档案信息化建设的具体内容高校基建档案形成于具体基建项目的建设过程，包含有价值的文字数据、图表和影像资料。高校基建项目主要由4部分构成，即立项备案、图纸设计、现场施工、完工验收。按不同工程阶段，档案要包含项目立项的相关审批文件、项目选址申请、招投标资料及各种许可证书、施工技术及数据、竣工材料及批复。高校基建档案要完整、清晰地记录建筑工程的全部环节，客观反映工程的详细情况。传统的高校基建档案主要收集文字、图片资料和各种总结汇总。当前，国家教育部

3、明确了有关高校信息化建设的要求，各高校都加大了建设力度，从软硬件设施、设备和人员3方面同时入手，实现高校管理工作由手工作业向现代化作业的转变。高校基建档案信息化建设以信息技术为主要手段，充分发挥学校信息平台的优势，借助计算机设备加速基建档案信息化，大幅提升日后资料归档和使用的效率，消除纸质档案储存、保管的缺陷。2.高校基建档案管理现状档案属实用性学科，其管理理念和理论知识均来自于生活实践。高校基建档案中所收集的各种数据信息都来自于具体施工的各个阶段，是真实的、准确的，并非凭空捏造。简单来说，基建过程中产生的具有参考价值和后续使用价值的资源信息都要依靠相关工作人员收集、整理、储存，工作效率低、准

4、确性差。举个简单的例子，某市建立高校新区，完全建成预计需要5年时间，需要分阶段完成，由几十亩最终扩建为上千亩。这其中包括各学院的教学楼、实验楼、学生公寓、教师办公场所、体院场馆、图书馆、食堂、校园基建和绿化等。在5年的规划建设过程中，会产生各种信息，它不仅记录了一所高校的形成过程，还具有极大的隐藏价值。因此，高校基建档案管理过程也就是基建信息的存储整理过程。在实际建设过程中，很多高校不重视基建档案管理，相关学习、工作严重滞后。部分仅完工几年的新校区基建资料损毁、丢失，严重者甚至不知所踪。3.影响高校基建档案管理工作有效开展的主要因素3.1工作人员认知不足许多高校不重视档案管理工作，没有设立专门

5、的管理部门，有的档案管理人员身兼数职，这直接导致了具体工作人员的认知缺乏。当前，信息化办公的进程不断加快，硬件设备越来越完善，但工作人员的认知不足使得众多硬件设备沦为摆设，使档案管理工作与时代发展和社会经济脱轨。3.2各高校整体管理水平低下高校基建档案管理工作的重要性不言而喻，但工作开展缓慢，与人事档案管理和图书档案管理的差距显著，缺陷明显。实际工作常常给人造成不严谨、不科学的印象。专业设施设备的缺乏使得保密档案的安全得不到保障。3.3信息化进程缓慢当前网络技术高度普及，计算机设备已成为档案管理的主要工具。与其他类型的档案相比，基建档案包含的内容更加专业，需要高水平的工作人员。因此，要不断加快

6、信息化进程，构建完善相关配套制度。在实际操作环节，问题矛盾突出，应用推广缓慢，使得安全性能无法得到保障。当前，各高校和地方的档案管理工作还采取手工作业，制度规范不足。制度政策的匮乏使得信息资源收集长期处于被动、延时的局面，直接影响收集信息的真实和准确。4.高校基建档案信息化管理的有利条件4.1国家相关部门出台了系列文件从2011年起，我国陆续出台了全国档案信息化建设实施纲要电子公文归档管理暂行办法关于加强档案信息资源开发利用的意见等系列文件，为高校基建档案信息化的构建指引了方向，让信息化管理工作有法可依、有理可循。4.2时代机遇大数据是人们耳熟能详的字眼，然而很少有人能准确说出大数据的具体涵义

7、。大数据是指利用现代化设备深度挖掘各类结构化和非结构化数据，找寻其中的隐藏价值。大数据不是人们理解的海量数据，它具有多样性、数量大、速度快的特点。信息技术的快速发展使得结构化和非结构化数据呈井喷的状态增加，结构类型也愈发复杂，正创建出一个全新的大数据时代。高校基建档案中包含的文字数据、视频图像等内容都是大数据的重要构成部分。大数据时代的出现给档案管理工作同时带来了机遇和挑战，为高校基建档案管理创建了更为广阔的平台。4.3软硬件设备不断完善为响应国家相关要求，各高校都加大了资金投入，为档案管理工作的顺利开展添置了各种现代化设备，如计算机、打印机、扫描仪等，基本上实现了一人一机。除硬件设备外，各种

8、工作软件也陆续安装，简化了传统档案管理的环节，解放了管理人员的双手，使得信息资源获取、整理更加方便快捷。为提高信息化水平，各高校还加大了工作人员的学习培训力度，不断提升了工作工作人员的整体水平，为信息化构建奠定了坚实的基础。4.4标准建立政策法规是一切管理工作的基础，统一的标准是构建信息化的保障。档案管理标准具体包括以下内容：统计标准、整理标准、技术标准和服务标准，能准确评价档案管理工作的优劣。有了这些标准，各种信息资源才能准确完整地录入到档案数据库，才能实现信息资源共享。5.推动高校基建档案资源信息化建设措施5.1设计过程无纸化当前，各类图像软件层出不穷且功能强大，工程设计已由原来的手工绘制

9、升级为计算机绘制，常用的设计软件有auto cad、solidworks、ugnx、catia等，在各个领域都发挥了重要作用。与手工作业相比，绘图软件的功能更为强大，设计出的工程图纸更加精准，通过与平面软件的结合，能够呈现出立体化、生动逼真的效果图。因此，高校基建管理部门，应要求设计单位提供电子图纸。在实际汇总前期收集资料时，无纸化办公不仅能提升材料收集的速度，还能做到节能环保，既提升信息化办公的效率，还与国家提倡的绿色环保理念相符合。5.2不断提升工作人员的管理水平无论现代化技术发展到什么阶段，人的重要作用都不可替代，只有不断提升工作人员的信息技术能力才能推动高校基建档案资源的信息化建设。各

10、高校可通过安排学习进修、定期组织培训考核等方式为基建档案管理人员创造再学习的机会，提升工作人员操作计算机的能力。档案管理人员必须能够熟练使用打印机、扫描仪等设备。5.3及时收集信息资料只有及时收集工程的过程性材料才能确保信息数据的真实准确。工程的过程性材料具体包括从立项审批到竣工验收的各项文字资料，利用扫描仪、照相机等设备，做好文字资料向计算机数据的转换。高校档案具有时效性和保密性，有些重要数据转瞬即逝，其中最具有代表性的就是质量监督资料。档案工作人员要建立与工程施工人员和监管人员的沟通，及时采集所需资料，确保真实准确。5.4制定数据标准各高校应采购专业的管理软件，用统一的数据标准储存相关管理

11、数据。档案工作人员要利用专业软件科学编排众多电子图像，并进行分类储存。在上传数据资料时，利用软件系统帮助实现文字识别转化、目录生成排列等工作，使用时只需输入信息名称便可完成自动检索。5.5严格落实工作责任制各高校应积极响应国家号召，加大对基建档案资源信息化建设的重视，完善组织机构，用高水平的福利待遇吸引专业人才加入，减少工作人员流动性，降低因人员流动造成的档案信息遗漏。建立完善的档案管理相关制度，清晰责权，将责任义务落实到人。建筑施工具有工期长、流动性大的特点，一旦出现人员变动要及时做好重要资料交接，反复检查核定、确保准确完整。制定档案移交细则，明确移交流程，在具体移交过程中，要同时进行系统操作和硬件操作。高校基建档案信息化构建完成后，要成立单独的监管部门或设立监管人员，严格控制档案管理权