档案规范化管理与信息服务的策略探讨

1、    档案规范化管理与信息服务的策略探讨    李孟霖摘 要：本文首先分析了档案规范化管理的基本要求，然后指出当前档案管理中存在的问题，然后提出了具有针对性的措施。旨在提升档案公共信息的服务能力，增强档案管理工作的有效性和科学性，发挥出档案管理的积极作用，具有一定的理论和实践性意义。关键词：档案；规范化；信息服务；策略1 档案规范化管理的基本要求1）注重档案资源的规范化收集和整理。要收集、整理和归档档案资源，明确的整理分类档案材料的名称、作者、时间等要素，在此基础上，将档案的重要程度作为依据，对格式进行标准化的转换，满足档案规范化管理的要求。同时，借助

2、互联网、大数据等现代化信息技术，与网络体系相契合，进行科学合理的操作。2）兼顾实体档案与数字化档案的建设。充分重视实体档案的真实性，把握其凭证功能，保管好实体档案资料，结合数字化技术，协调两者之间的关系，在各自发展的同时齐头并进。有效掌控环境和人为因素，使实体档案资料的原真性、完整性得到最大程度的发挥。以现代信息技术为依托，体现出数字化、仿真性的特点，进行合理有效的转化、储存和管理。3）确保档案信息的安全。安全性是档案规范化管理的一个重要特点，需要备份处理数字化档案信息，仔细检查档案信息设备，避免出现软件问题、计算机病毒等现象，确保数据的真实性。同时，必须充分重视软件的作用，对操作系统、密码登

3、录系统、各种应用功能软件系统等进行充分整合，可以设置专用密码，确定用户的使用权限，避免信息的泄露。2 档案规范化管理的现状分析1）缺乏对档案规范化管理的重视。当前，部分领导由于思想上的狭隘和认知程度的不足，忽视了档案规范化管理和信息化服务的作用，没有将其作为工作的重点，片面的将档案规范化管理和信息服务划分为部门的工作，缺乏资金的支持，在硬件设备、人员管理等方面存在较大欠缺。在这种情况下，档案的管理缺乏必要的良性因素，相关的管理人员也忽视了档案信息管理的重要价值，造成一定的恶性循环，在工作中得过且过，出现问题相互推诿，没有意识到自身工作的含义，严重降低了档案规范化管理和信息服务的效率。2）时效性

4、较差。在档案规范化管理的建设过程中，档案管理部门需要与其他部门进行协调和沟通。但是实际工作中，存在和沟通不畅的情况，档案管理部门没有找到合适的沟通方式，或者忽视了沟通问题的价值和作用。在衔接的过程中，容易产生一些或多或少的问题，协同意识和团结理念较差，在收集档案信息的时候，容易出现不同程度的漏洞现象。在时效性受到影响的状况下，档案信息管理的作用受到严重削弱，管理人员不能有效发现档案管理中存在的问题，对档案资源信息的更新和完善造成较大的制约。3）档案管理体系尚未完善。制度的建设在档案规范化管理中发挥着关键性的作用，然而，当前，在实际管理的过程中，档案制度中存在着比较明显的问题，最突出的是档案管理

5、制度不够完善，档案管理的内容没有切合实际需求，内容缺失非常明显。在制定档案信息制度的时候，需要结合时代发展的需求，对受众的心理和日常习惯进行详细分析，但是在实际制定的过程中，档案管理系统和机制存在比较明显的弊端，系统的科学性与合理性严重缺失，不能满足档案规范化管理的要求。4）信息化程度不高。在档案规范化管理的过程中，计算机技术应用的非常广泛。但是，我国档案管理的信息化建设由于起步较晚，在基础设施设备方面相对比较落后，加上人员素质较低，业务能力不过关，思想观念封闭等影响，信息化的建设存在较大障碍。在档案信息管理实际建设的过程中，资源的管理往往局限于信息化采集、存储都能够方面，在深度挖掘上非常欠缺

6、，并且不能进行有效的开发和利用，降低了服务质量，造成大大影响档案信息的规范化管理，影响档案信息资源的建设进程。3 档案规范化管理与信息服务的策略探索1）加大档案规范化管理的重视力度。思想上的重视是做好档案管理的内在动力，因此，领导必须充分意识到档案规范化管理的重要性作用，在支持的过程中，首先需要进行大量的资金投入，在此基础上，合理配置人才和基础设施，将各个方面进行有效结合与科学转化，实现资源的最大化整合与充分性发挥，为档案的规范化管理奠定良好的基础。另外，需要充分把握档案管理和人力资源之间的关系，使人力能够在工作的同时认识到职业的价值，以敬业的精神和上进的态度面对档案管理工作，不断提升自身的能

7、力，明确自身的定位，结合时代发展的趋势，不断学习和积累，使自身能够充分适应社会需求，采取科学合理的措施，增强档案管理的专业化和有效化。2）完善档案信息服务机构及制度体系。站在多元主体的角度，建立扁平化的档案管理组织机构，转变粗放的信息服务模式，在减少整体层级的同时，恰当转变价值目标，以“程序”“扁平”“放大”“集中”为重点，控制、梳理、分析档案信息资源的服务，提升整个流程的科学性与严密性。同时，重视用户的价值，拓宽档案信息传播渠道，在打通各个渠道的基础上，实现档案信息采集、检索、利用等工作的价值，使服务机构变得更加连贯和顺畅。另外，为了进一步开发和更新档案信息资源，可以站在多样性的角度，设计并

8、完善档案规范化管理制度体系，将档案信息收集、整理制度；档案信息服务制度、档案保密制度等包含在其中，实现档案信息服务提供制度的进一步发展。3）合理配置档案信息资源。档案信息资源的优化配置能够使档案信息资源实现最大化的价值，因此，在优化配置的过程中，需要做到以下几点：第一，充分把握市场需求，结合用户主体、资源类型、组织机构等因素，建立健全供求机制，使档案信息资源能够充分适应市场需求。第二，整合特色档案、综合档案、专业档案等，在信息共享的同时，实现各类档案信息资源的优势互补，使档案的利用价值得到最大化的体现。第三，以市场化为主导，建立档案信息资源機制，并在运行的过程中不断进行完善，宏观引领和规划协调

9、档案信息资源，实现优化配置的目的。第四，细分档案信息资源的需求对象，摸清他们的消费方式和范围，满足各类档案用户的需求，实现档案信息资源优化配置的目标定位。4）创新档案信息服务方法。在信息开发和利用的过程中，对档案信息的服务方法进行创新，将各种前沿性技术（互联网、数据库、大数据、云存储等）进行有效利用，使档案信息的服务水平得到有效提升。树立用户至上的档案信息服务理念，明确服务对象的需求，进行动态的全方位的档案信息服务。要依循“存量数字化、增量电子化”的理念，优化档案利用环节，采取单套制或者双套制的方法，使档案归档的安全性得到有效保障，全力实现档案数字化和文档一体化建设。拓宽档案信息服务的载体形式，借助移动终端的交互性和延展性，使档案信息的电子化认证体系不断丰富和完善，再造和重构档案信息服务流程，为用户档案信息的查询提供更加便捷的服务，提升档案信息资源整合和服务的个性化。4 结束语综上所述，在时代发展的背景下，档案管理工作需要与时俱进，针对当前的现状，整合各种积极有利的因素，将档案信息管理工作不断推进。在实际管理的过程中，需要树立现代化管理理念，加大档案规范化管理的重视力度，完善档案信息服务机构及制度体系，合理配置档案信息资源，创新档案