Excel初级应用

1、L/O/G/O产品营销部 Excel初级应用初级应用 田盾章节章节Excel简介简介 工作表操作工作表操作表格及打印操作表格及打印操作 公式、宏、函数基本使用方法公式、宏、函数基本使用方法4123创建图表及图形创建图表及图形 数据分析及帮助文档数据分析及帮助文档65第一章第一章 Excel简介简介vExcel能做什么? Excel是一个电子表格软件，有强大的数据处理与分析功能，能够把数据做成各种商业图表，还能编程。 Excel本质是计算工具，与算盘，电子计算器没有区别，只不过功能更加强大。Excel界面界面标题栏菜单栏工具栏名称框编辑栏Excel文件文件v 工作簿文件工作簿文件.xls ：最基

2、本的电子表格文件类型。：最基本的电子表格文件类型。v 模板文件模板文件.xlt ：用来创建具有相同特色的工作簿：用来创建具有相同特色的工作簿或工作表的模型。可自定义颜色、文字样式、表或工作表的模型。可自定义颜色、文字样式、表格格式、现实设置等。格格式、现实设置等。v加载宏文件加载宏文件.xla ：包含了：包含了Excel扩展功能的程序。扩展功能的程序。v工作区文件工作区文件.xlw ：可在：可在Excel工作窗口中同时打工作窗口中同时打开多个工作簿。开多个工作簿。v备份文件备份文件.xlk ：自动创建工作簿备份文件。：自动创建工作簿备份文件。v网页文件网页文件.mht、.htm：可保存为：可保

3、存为“交互式交互式”网网页。页。Excel基本元素基本元素工作簿和工作表的特性最大限制开启工作簿的数目开启工作簿的数目受限于可用的内存和资源系统受限于可用的内存和资源系统工作表的大小工作表的大小 最多最多65536行，行，256列列单元格内可接受的文字长度单元格内可接受的文字长度每个单元格最多可包含每个单元格最多可包含32000个字符个字符单元格内可接受的数字型数据的长单元格内可接受的数字型数据的长度度常规数字格式的数据长度为常规数字格式的数据长度为11位（包括特位（包括特定字符）定字符）单元格内数字精度单元格内数字精度保留保留15位；若长度超过位；若长度超过15位，多余数字位位，多余数字位显

4、示为显示为“0”工作簿中可使用工作表页数工作簿中可使用工作表页数最多最多255个工作表个工作表常用技巧常用技巧按按CtrlN组合键，可快速新建一个空白工作簿。组合键，可快速新建一个空白工作簿。使用使用Ctrl+Enter批量输入数据。批量输入数据。使用使用Alt+Enter将单元格内容强制换行。将单元格内容强制换行。通过工具通过工具选项选项视图，消除视图，消除0值。值。选中并双击快速得到合适列宽和行高，全选并选中并双击快速得到合适列宽和行高，全选并拖动调整到统一列宽和行高。拖动调整到统一列宽和行高。通过通过Ctrl+箭头或者双击快速到达末行或列。箭头或者双击快速到达末行或列。第二章第二章 工作

5、表操作工作表操作v工作表包含于工作簿之中，是工作簿的必要组成部分，好比是书本与书本中的书页。 v详细介绍工作表创建、复制等基本操作。工作表的创建工作表的创建v1.随工作簿一同创建。随工作簿一同创建。 通过工具通过工具选项选项常规设置常规设置1255个工作表。个工作表。v2.从现有工作簿中创建。从现有工作簿中创建。Excel工作窗口中插入工作表。工作窗口中插入工作表。在工作表标签上点鼠标右键插入。在工作表标签上点鼠标右键插入。shift+F11组合键插入。组合键插入。设置当前工作表设置当前工作表v通过点击工作表标签切换工作表。通过点击工作表标签切换工作表。v右键点击工作表导航栏，可选择工作表。右

6、键点击工作表导航栏，可选择工作表。vExcel2003, 工作表标签只显示前工作表标签只显示前16张。张。v常用于切换工作表的快捷键常用于切换工作表的快捷键和和。v按住按住Ctrl键，使用鼠标左键拖动工作表，可快速键，使用鼠标左键拖动工作表，可快速复制该工作表。复制该工作表。v右键点击工作表标签，可选择移动或复制。右键点击工作表标签，可选择移动或复制。工作窗口的视图控制工作窗口的视图控制v通过窗口通过窗口新建窗口，为同一工作簿创建新窗口。新建窗口，为同一工作簿创建新窗口。v重排窗口。重排窗口。v拆分窗口：拆分窗口：使用菜单拆分。使用菜单拆分。按住鼠标直接拆分。按住鼠标直接拆分。v冻结窗格：按冻

7、结窗格：按组合键可快速定位组合键可快速定位到两条冻结线交叉的位置。冻结窗格与拆分窗口到两条冻结线交叉的位置。冻结窗格与拆分窗口无法在同一工作表上同时使用。无法在同一工作表上同时使用。v使用视图管理器保存视图设置。使用视图管理器保存视图设置。第三章第三章 表格及打印操作表格及打印操作 v单元格称单元格称cell，行为，行为Row，列为，列为Column。v以数字为行号、以字母为列标的标记方式称以数字为行号、以字母为列标的标记方式称为为”A1引用样式引用样式”，为默认引用样式。，为默认引用样式。vR1C1引用样式以字母引用样式以字母”R”+行号数字行号数字+字字母母”C”+列号数字来标记单元格位置

8、。可相列号数字来标记单元格位置。可相对引用，标记单元格相对位置。对引用，标记单元格相对位置。单元格的操作单元格的操作v 使用使用Ctrl选中不连续行或者列。选中不连续行或者列。v 设置最合适的行高和列宽。设置最合适的行高和列宽。v 插入多行或者列。插入多行或者列。v 移动和复制行与列。移动和复制行与列。v 删除行与列。删除行与列。v 隐藏和显示行列。隐藏和显示行列。v 通过编辑通过编辑定位，可激活一些隐藏的单元格。定位，可激活一些隐藏的单元格。v 连续区域的选取：连续区域的选取：鼠标直接选取。鼠标直接选取。按住按住shift选取。选取。选定单元格选定单元格,按按F8进入扩展模式选取。进入扩展模

9、式选取。在名称框直接输入地址。在名称框直接输入地址。通过编辑通过编辑定位，在引用位置输入地址。定位，在引用位置输入地址。单元格的操作单元格的操作v不连续区域选取：不连续区域选取：按住按住Ctrl键选取。键选取。按按Shift+F8进入添加模式选取。进入添加模式选取。在名称框直接输入地址，使用，隔开。在名称框直接输入地址，使用，隔开。通过编辑通过编辑定位，在引用位置输入多个地址。定位，在引用位置输入多个地址。v多表区域选取：多表区域选取：在当前工作表选定区域，再同时选中多张工作在当前工作表选定区域，再同时选中多张工作表。表。v特殊区域选取：特殊区域选取：通过编辑通过编辑定位，设置定位条件。定位，

10、设置定位条件。在单元格输入数据在单元格输入数据v数值：可使用自定义功能。数值：可使用自定义功能。v日期和时间日期和时间v文本文本v公式：使用公式：使用=输入，按输入，按Ctrl+可在值之间切换。可在值之间切换。v在单元格中输入数据：通过工具在单元格中输入数据：通过工具选项，勾选以选项，勾选以显示精度为准，可按显示数值计算。显示精度为准，可按显示数值计算。v通过自定义格式，输入前置通过自定义格式，输入前置0的数值。的数值。v强制换行：强制换行：Alt+Enter。v多个单元格输入相同内容：多个单元格输入相同内容：Ctrl+Enter。设置单元格格式设置单元格格式v通过格式通过格式单元格设置。单元

11、格设置。v自定义格式及代码。自定义格式及代码。v保存单元格的格式显示：复制，关闭当前窗口，保存单元格的格式显示：复制，关闭当前窗口，粘贴至其他工作簿。粘贴至其他工作簿。vOffice剪贴板：剪贴板：*在菜单栏在菜单栏-视图视图-任务窗格任务窗格-下拉键头选剪贴板下拉键头选剪贴板*在菜单栏在菜单栏-编辑编辑-Office剪贴板剪贴板*选定单元格区域，连续按两次选定单元格区域，连续按两次Ctrl+C剪贴板一共可以保存剪贴板一共可以保存24条数据信息。条数据信息。单元格复制与粘贴、查找与替换单元格复制与粘贴、查找与替换v所有复制对象只能是单个单元格、连续区域或包所有复制对象只能是单个单元格、连续区域

12、或包含相同行的非连续多列区域以及包含相同列的非含相同行的非连续多列区域以及包含相同列的非连续多行区域，对于同时跨越不同行列的非连续连续多行区域，对于同时跨越不同行列的非连续区域无法使用复制命令。区域无法使用复制命令。v粘贴各选项含义粘贴各选项含义v包含通配符的运用：包含通配符的运用：*：可代替任意数目的字符，可以是单个字符：可代替任意数目的字符，可以是单个字符也可以是多个字符。也可以是多个字符。？：可代替任何单个字符。？：可代替任何单个字符。如果需要查找如果需要查找“*”,”?”,前面加前面加“”。保护保护Excel工作表和工作簿工作表和工作簿v单元格和区域的保护单元格和区域的保护*禁止选定禁

13、止选定*可选定但不可编辑可选定但不可编辑*凭密码或权限进行编辑凭密码或权限进行编辑v工作表和工作簿的保护工作表和工作簿的保护*结构：勾选后，不可在当前工作簿中插入、结构：勾选后，不可在当前工作簿中插入、删除、移动或复制工作表，也不可为工作表重新删除、移动或复制工作表，也不可为工作表重新命名。命名。*窗口：勾选后，当前工作簿的窗口按钮不再窗口：勾选后，当前工作簿的窗口按钮不再显示，用户不可重排、放大或缩小工作簿窗口。显示，用户不可重排、放大或缩小工作簿窗口。格式化工作表格式化工作表v漂亮的工作表，取决于数据分布结构及其样式外漂亮的工作表，取决于数据分布结构及其样式外观观 。v单元格格式：字体、对

14、齐方式、调整缩进、边框、单元格格式：字体、对齐方式、调整缩进、边框、填充颜色、字体颜色。填充颜色、字体颜色。v斜线表头制作方法斜线表头制作方法:设置上标、下标。设置上标、下标。v图案：在单元格格式图案：在单元格格式-图案设置底纹图案及颜色。图案设置底纹图案及颜色。v样式：样式：*应用内置样式应用内置样式*创建自定义样式创建自定义样式*将样式保存为模板将样式保存为模板v工作表背景工作表背景自定义工具栏和菜单自定义工具栏和菜单v工具工具-自定义自定义-工具栏工具栏-勾选，可添加对应工具栏，勾选，可添加对应工具栏，或创建自定义工具栏，可通过附加将自定义的工或创建自定义工具栏，可通过附加将自定义的工具

15、栏复制给其他用户。具栏复制给其他用户。v工具工具-自定义自定义-命令命令-可以拖放至工具栏添加，或拖可以拖放至工具栏添加，或拖放至其他地方删除。放至其他地方删除。v工具工具-自定义自定义-命令命令-重排命令：可设置菜单栏或工重排命令：可设置菜单栏或工具栏。具栏。v工具工具-自定义自定义-选项，可制定个性化菜单和工具栏。选项，可制定个性化菜单和工具栏。v以上选项中重新设置可恢复至系统默认项。以上选项中重新设置可恢复至系统默认项。创建和使用模板创建和使用模板v模板类似于工业上所使用的模具。模板类似于工业上所使用的模具。v启动文件夹和模板文件夹启动文件夹和模板文件夹用户所更改设置的默认模板文件需要放

16、置在用户所更改设置的默认模板文件需要放置在Excel的启动文件夹中，系统默认的启动文件夹名称为的启动文件夹中，系统默认的启动文件夹名称为“XLStart”,它的默认位置通常位它的默认位置通常位于于”c:Documents and settingsApplication DataMicrosoftExcelXLSTART”位于启动文件夹中的文件都回在启动位于启动文件夹中的文件都回在启动Excel程序时程序时打开，如果用户需要每次启动打开，如果用户需要每次启动Excle时都打开一些时都打开一些同样的文件，可以把相应的文件加入到此文件夹同样的文件，可以把相应的文件加入到此文件夹中。中。创建和使用模板

17、创建和使用模板v工具工具-选贤选贤-常规：可设置自定义的启动文件夹路径，常规：可设置自定义的启动文件夹路径，以以Excel方式打开。方式打开。v模板文件夹模板文件夹位于位于“c:Documents and settingsApplication DataMicrosoftTemplates”.v更改默认的工作簿模板更改默认的工作簿模板设置好相应工作簿设置好相应工作簿-另存为模板类型另存为模板类型-位置定位到位置定位到Excle启动文件夹启动文件夹”XLStsrt”或用户自定义的启或用户自定义的启动文件夹，文件名为动文件夹，文件名为Book。v可创建自定义模板，并使用。可创建自定义模板，并使用。

18、打印文件打印文件v默认打印方式默认打印方式 打印当前选定工作表 1份 整个工作表中包含数据和格式的区域 纵向 从上到下，再从左到右 无缩放，即100%正常尺寸 上下页距为2.5厘米，左右页边距为1.9厘米。 无页眉页脚 无标题打印文件打印文件v设置打印区域设置打印区域 默认选定工作表，可选多个工作表，可选定整个工作簿 打印区域： 1.先选中区域后，再打印，点选选定区域，打印。 2.先选中区域后，在菜单栏-文件-打印区域-设置打印区域，打印。 3.文件-页面设置-工作表-打印区域。可以选取非连续区域，将打印在单独的纸张页面可以选取非连续区域，将打印在单独的纸张页面之上。之上。打印文件打印文件v打

19、印标题：打印时多页重复显示。打印标题：打印时多页重复显示。 文件-页面设置-工作表-顶端标题行（左侧标题行） 打印标题可以选择多行或多列，但不可选择非连续的多行或多列。 选中多个工作表时，“页面设置”对话框中的“打印标题”不可用。v非连续区域的打印非连续区域的打印 非连续区域会打印在不同页面，如果需要在同一页打印，使用”照相机”命令按钮。 复制后，按shift,编辑-粘贴图片链接。打印文件打印文件v打印指定页面打印指定页面 文件-打印-打印内容-打印范围，输入起始页码和结束页码，可使用分页预览功能进行查看。v分页预览分页预览 视图v选定打印内容选定打印内容 对象的打印设置：设置其格式-属性-取

20、消勾选”打印对象”。 可通过编辑-定位-定位条件-选择对象，即可选定全部对象，进一步操作。打印文件打印文件v打印工作表背景打印工作表背景 将要打印的工作区域粘贴为链接图片 选中图片-设置图片格式-颜色与线条-填充颜色-填充效果-图片-选择图片。 其他内容：包括单元格批注、网格线、行号列标以及包含错误值得单元格。 打印批注：首先将批注状态设置为显示，在文件-页面设置-工作表打印区域中批注的右侧下拉列表可选。打印文件打印文件v调整页面设置调整页面设置 设置页面 方向 缩放 纸张大小 打印质量 设置页边距 页面距离：可在上、下、左、右4个方向上设置打印区域与纸张边界之间的留空距离。 页眉：设置页眉至

21、纸张顶端之间的间距，通常小雨上页边距。 页脚 居中方式：调整为水平或垂直居中。打印文件打印文件v设置页眉页脚设置页眉页脚 在页面设置对话框中选择“页面/页脚”选项卡 页眉页脚指的是打印在每张纸的页面顶部和底部的固定文字和图片，通常情况下用户会在这些区域设置一些表格标题、页码、时间、公司Logo等内容。v工作表选项卡工作表选项卡 可设置行，列先后打印顺序第四章第四章 公式、宏、函数基本使用方法公式、宏、函数基本使用方法v Excel公式：公式： 有用户自行设计并结合常量数据、单元格饮用、运算符等元素进行数据处理和计算的算式。Excel的公式只能返回值。 构成公式的元素通常包括等号、常量、饮用和运

22、算符等元素。实际应用中，还可以使用数组，Excel函数或名称来进行运算。v 公式的输入、编辑与复制公式的输入、编辑与复制 输入公式，以“=”作为开始，键结束公式的编辑。 编辑单元格，可以选中单元格，按键，双击公式所在单元格，选中公式所在单元格，单击列表上方的编辑栏。公式公式v公式中的运算符公式中的运算符 算术运算符：+ - * / % 比较运算符：= = = 文本运算符：& 引用运算符：Excel特有的运算符，主要用于单元格引用。 其他： 联合运算符：， 交叉运算符：单个空格 区域运算符： ：单元格引用单元格引用vA1引用样式：引用样式： 以1-65536表示行号 以字母A-IV表示列

23、标vR1C1引用样式引用样式 R1C1引用样式不仅可以标记单元格的绝对位置，还能标记单元格的相对位置。v在选择或者输入单元格引用后，再按下在选择或者输入单元格引用后，再按下键，键，系统会自动在系统会自动在4种引用方式之间循环切换。种引用方式之间循环切换。 绝对引用列相对行绝对引用行相对列绝对引用相对引用其他引用工作表区域的方式其他引用工作表区域的方式v合并区域合并区域 合并区域的写法：以半角逗号”,”将各个区域的引用区隔开来，并在两端添加半角括号“（）”将其包括在内。如：=rank(A1,(A1:A10,C1:C10) 多工作表区域的引用：引用格式为“工作表名+半角感叹号+引用区域”。 若工作

24、表名中包含空格、特殊符号（如%、&等）或其首字符为数字，则须用一对单撇号对其首位进行标识，如:=sum(1月!A1:A10)。 引用其他工作簿中的工作表： “工作簿名称工作表名称!单元格引用”Excel函数函数v Excel函数也常被人们称为函数也常被人们称为”特殊公式特殊公式”，它是由，它是由Excel内内部预先定义并按照特定的顺序、结构来执行计算、分析等部预先定义并按照特定的顺序、结构来执行计算、分析等数据处理任务的功能模块。与公式一样，数据处理任务的功能模块。与公式一样，Excel函数的最函数的最终返回结果为值。终返回结果为值。v 函数的易失性函数的易失性 某些时候，当用户打开一个工作簿但不作任何更改就关闭文档，Excel却提示“是否保存对文档的更改”，有可能是打开的Excel文档中使用了某些具有易失性的函数。可设置手动重算，不会引发易失性函数的重新计算。 常见易失性函数： 随机函数rand,randbetween 日期类函数Today,now 引用类函数indirect，offset 部门信息类函数，如cell,info等函数常用函数的分类常用函数的分类v Excel函数根据来源，分为：函数根据来源，分为： 内置函数：启动Excel就能使用 扩展函数：单击“工具-加载宏”加载才能