刍议机关事业单位文书档案管理

1、    刍议机关事业单位文书档案管理    蒋姬摘 要：文书档案管理属于机关事业单位的重要工作内容，对其整体运行有明显影响，因此需加强对文书档案管理的重视程度，强化档案管理和其他环节之间的衔接性，提升管理质量和效率，为机关事业单位各项工作的顺利开展提供有效保证。关键词：机关事业单位;文书档案管理;质量和效率一、引言文书档案是在行政管理、党建工作等活动当中形成，是机关事业单位不同部门工作人员和不同部门发展历史的记录。但是在实际文书档案管理中存在较多问题，管理过程差强人意，文书档案的作用和价值没有得到充分发挥1。二、文书档案管理的重要作用首先，促进档案管理工

2、作的不断发展。对国家档案的集中管理和统一管理能够使档案更具安全性、完整性，为各项工作的平稳进行提供保证。机关事业单位在国家发展和建设过程中发挥着十分重要的作用，文书档案中对事业单位的发展历程和基本概况都有所记录，属于国家档案的重要组成，也是和国家发展相关的重要历史材料。对于文书档案的管理能够在较大程度上推进档案管理工作的不断发展2。其次，文书档案能够作为法律凭证和法律依据。文书档案记录了多项活动的变更、记录以及注销，单位登记管理基本情况和基本状态都能通过文书反映出来。因此，机关事业单位会将文书档案视为原始材料，当诉讼案件发生时可以将文书档案作为凭证。最后，便利了信息查询。在文书资料中，记录着机

3、关事业单位的住所、法人代表、业务范围、住所等多项内容，文书档案的运用能够为查询服务的实施提供更多便利，促进查询工作整体质量和效率的提高。三、机关事业单位文书档案管理存在的主要问题（一）对文书档案管理重视程度不够部分机关事业单位对文书档案管理的重视程度不够，尤其一些人数比较少的机关事业单位更加明显，情况比较严重。出现这一问题的主要原因有3个方面，具体如下。首先，文书档案管理的实施不能直接盈利或者产生财富，单位不能获得效益或者是收入3。其次，上级部门对单位或者是负责人进行考核时，文书档案管理往往在考核内容中只占据微末的比例。最后，文书档案管理的实施是一个长期的过程，时间越久意义才会越发凸显，多数领

4、导并不愿意投入大量的时间和精力在文书档案管理工作上，因此文书档案在机关事业单位中难以得到充分重视，管理工作中存在的问题也比较突出。（二）管理工作缺乏科学性和规范性在领导不够重视、管理人员能力不足的情况下，文书档案在管理过程中存在工作科学性、规范性相对缺乏的问题。部分机关事业单位并没有针对管理工作形成相应制度，或者是形成的制度只是用于摆设。在进行文书档案管理时仅限于整理、收集、上架、装盒等方面，没有对档案进行分类和鉴别，同时也没有进行编目和编号，甚至还存在管理人员频繁更换的问题，以致于文书档案存在缺失严重或者是丢失严重的问题。（三）信息化程度较低部分机关事业单位并没有独立的档案室，只是在科室中放

5、置了档案柜用于存档，这对于档案保管工作的实施会产生不利影响，同时档案在使用时也存在损坏和丢失的危险4。在互联网时代，机关事业单位应将信息技术充分运用在档案管理中，这并不是指二者简单相加，而是使档案管理由传统服务向现代服务转型。信息化在档案管理中的运用，能够使人力资源得到节约，也能使档案管理更精细化和规范化，同时促进管理工作效率的提升。但是就目前档案情况来讲，部分机关事业单位对信息化的使用情况并不乐观，开展程度比较低，文书管理工作也在实施时难以达到信息化的具体要求。（四）管理人员专业能力、服务意识欠缺在进行文书档案管理过程中，部分管理人员存在业务能力不强的问题，部分档案管理人员并没有相关的专业知

6、识，也没有受到过和档案管理相关的培训。在进行文书档案管理过程中，部分管理人员对财务档案和人事档案比较重视，对文书档案的重视程度不高，在对文书档案进行管理时仅停留在将文件保存好的认识层面，甚至部分管理人员在服务意识方面比较淡薄，这些问题的出现都会对文书档案管理的有效实施产生不利影响。四、机关事业单位文书档案管理实施的有效策略（一）给予文书档案管理充分重视首先，对文书档案管理工作的重要性进行宣传，认真学习和贯彻相关法律法规，加强对文书档案管理的重视程度，使管理的重要性得到工作人员的认可5。其次，领导干部需给予文书档案管理工作充分重视，将文书档案管理纳入到工作体系中，定期对存在的问题进行分析，并且针

7、对问题给予及时指导和帮助，在人员配备、办公条件等方面进行适当倾斜，进而使文书档案管理的实施获得较好外部环境。最后，认识到文书档案管理的全局性和基础性。文书档案管理不仅是管理人员的个人工作，也是整个单位的工作，每个人都有责任，也都需遵守相应法律法规，进而使各个部门、岗位的工作人员共同努力，将文书档案管理工作的实施充分落到实处。（二）提升管理人员个人专业能力文书档案管理的实施，需管理人员个人专业水平的不断提升作为支撑，管理人员需在档案收集中和管理中运用沟通和协调的方式提升工作质量与效率6。在进行分类存放时，需满足文书档案查询时的基本需要，保证文书档案在管理时的完整性，并且编制比较完善的信息目录，促

8、进信息在查阅时准确性和效率性的提高，注重对文书档案当前片面管理的现状进行改善，秉承以人为本的基本原则，使整个分类过程能够满足管理的要求，促进管理工作的顺利进行。为了使管理人员个人专业能力获得提升，需注重对管理人员的管理与培训，使工作人员专业能力满足当前实际需要，紧跟时代发展脚步。同时，也需向管理人员讲授正确的协调方式和沟通方式，为管理工作的有效开展创造良好条件。（三）加强信息技术在文书档案管理中的运用文书档案管理工作在时代快速发展过程中，应该加强对信息技术的运用。依托信息技术能够实现运用电子管理模式对档案进行管理，能够使文书档案在储存和取出时的质量、效率得到比较充分的保证7。电子档案在存储时占

9、据的空间比较小，主要是将设备技术作为支撑，并且利用网络化的形式进行管理，能够在使用内部网络的状态下实现公开管理，内部人员在调取档案时变的更加便利，也会突破时间和空间的限制。电子材料能够保证纸质档案获得备用材料，使档案在管理时更具安全性和科学性。在使用电子档案进行管理过程中，需根据实际情况运用有效方式进行分级管理，不同级别机关事业单位工作人员在调取档案时有不同权限，在这种情况下，能够避免一些重要信息出现泄漏问题。同时，在进行信息化建设过程中，需聘请专业技术人员到内部组建信息化平台，实现对档案的有效管理，使电子档案管理平台更具专业性，并注重日常管理和维护工作的实施，避免由于系统障碍出现数据丢失的问

10、题。（四）注重文书档案管理和其他环节的衔接文书档案管理在实施过程中应该与其他岗位工作针对存档环节进行衔接和协调，彼此之间都能掌握基本流程，使文书资料和其他资料在形成初期和档案的实际入档要求相符，档案管理工作在具体实施时更具效率。尤其要注重管理人员和文书人员之间的衔接。在此过程中，可以对管理人员及文书人员进行培训，使管理人员及文书人员对文书管理的具体流程有充分认识和了解，这样才能尽量避免在工作中产生摩擦，提升文书档案的归类水平和归档水平。（五）增加管理设施投入为了使文书档案管理工作得以有效进行，需增加管理设施方面的投入。可及时购买复印机、计算机、办公软件、扫描仪等，促进档案管理设备与其他办公使用设备同步改善，保证档案管理的顺利进行。五、结语针对文书档案管理中存在的问题，应运用针对性解决策略，提升工作人员专业素质、创新管理技术、改善管理硬件等。同时，机关事业单位需避免在工作中出现重视公务、轻视档案的问题，促进二者之间的协调发展，使文书档案管理发挥推动机关事业单位发展的积极作用。參考文献：1成红梅.关于加强机关事业单位文书档案管理的途径探索j.卷宗，2019（31）：16.2聂卫华.机关事业单位文书档案管理探讨j.魅力中国，2019（34）：352.3王凤梅.机关事业单位文书档案管理探究j.卷宗，2019（22）：92.4王