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文档简介
1、文件控制程序1 目的 对与本公司质量管理体系有关的文件进行控制,确保各相关场所使用的文件为有效版本。2 适用范围适用于与质量管理体系有关的文件控制。3 职责3.1 总经理负责批准发布质量手册。3.2 管理者代表负责审核质量手册3.3 各部门负责相关文件的编制、使用和保管。3.4 办公室负责组织对现行文件的评审、整理和归档等。3.5 各部门负责本部门与质量管理体系有关的文件的收集。3.6 技术文件和资料由办公室管理、发放,生产技术部负责编制、审核、更改。4 程序4.1 文件分类及保管4.1.1 一层次文件质量手册、二层次文件程序文件,由办公室备案保存。4.1.2 公司第三层次文件由办公室备案保存
2、。该层次文件可分为:a) 详细的作业文件,作为各部门及各类人员运行质量管理体系的指导性文件:包括各部门及各类人员质量职责;岗位操作规程;技术标准(国家标准、行业标准、企业标准及检验规程等);部门质量记录文件等。b) 其他质量文件:可以是针对特定产品、项目或合同编制的质量计划、其他标准、规范等,文件的组成适用于其特有的活动方式。4.1.3公司的管理性文件,如各种行政管理制度、部分外来的管理性文件,包括与质量管理体系有关的政策,法规文件等,由质检中心保存。4.2 文件的编号4.2.1 质量管理体系文件的编号质量手册JA/ QM2021A JA公司名称代号;QM质量手册代号;2021/A年号/版本号
3、(用A、B、C表示)。a) 程序文件 JA/QPXXXX QP程序文件代号XX对应质量管理体系 要求标准章号XX顺序号(01,02,)。例如:JA/QP0401,表示公司对应质量管理体系 要求标准第4章的第一个程序文件。c) 质量记录JA-XX-QR- XXXX部门代号QR质量记录代号;XX顺序号(01,02,)。例如:JA-SJ-QR01,表示生产技术部第1个质量记录。4.2.2 其他文件JA-JS-X X-X X X XJS技术文件代号(如果是管理文件用GL表示)X X顺序号(01,02)X X X X发布年份(2005,2021)。4.3文件的编写、审核、批准、发布4.3.1 编写与审批
4、质量手册、详细的作业文件及其他管理文件由办公室负责组织编写,由管理者代表审核,上报总经理批准发布;4.3.2 发布确保使用文件的各场所都得到相应文件的有效版本。文件由各组织编写部门根据规定的发放范围进行发放,文件的发放、回收要填写文件收、发记录表。4.4文件的受控状态文件分为“受控”和“非受控”两大类,凡与质量体系运行紧密相关的文件为受控文件,由各主管部门按规定执行。所有受控文件必须在该文件封面上加盖标明其受控状态的印章,并注明分发号。4.5文件的评审与更新a)对文件的适用性进行评审与更新.更新后的文件必须由原审批人进行审批。正常情况下对质量管理体系文件每年评审一次,需要时可随时评审。b)质量
5、手册由办公室评审,评审不适用的,由办公室组织更改、填写文件更改通知单,经管理者代表审核,上报总经理批准后更改。c)其他文件的更改由部门主管评审,评审不适用的,由主管部门填写文件更改通知单,经原审批部门审批,再由各相应部门制定人员进行更改、发放、处理。d)所有被更换作废的文件必须由相应主管部门收回,以确保有效文件的唯一性, 应保留文件评审及更改内容的记录。4.6 文件的领用a) 文件使用者应填写文件收、发记录表,经相应主管部门负责人审批方可领用。b) 因破损而重新领用的新文件,分发号不变,并相应收回旧文件;因丢失而补发的文件,应给予新的分发号,并注明已丢失的文件的分发号失效;发放部门应做好相应的
6、发放签收记录。4.7 文件的保存、作废与销毁4.7.1文件的保存a)与质量管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥通风、安全的地方;b)对受控文件,各部门应及时填写本部门使用的文件控制清单;c)任何人不得在受控文件上乱涂乱划,不准私自外借,确保文件的清晰、易于识别和检索。4.7.2 文件的作废与销毁a)所有失效或作废文件由相关部门及时从所有发放单位和使用场所撤出。加盖“作废”印章,确保防止作废文件的非预期使用;b)为某种原因需保留的任何已作废的文件,都应进行适当的标识;c)对要销毁的作废文件,由相关部门整理后经管理者代表批准后,由办公室授权相关部门销毁。4.7.3 文件的借阅、复制 借阅、复制与质量管理体系有关的文件,由相关部门负责人规定权限审批后借阅、复制。复制的受控文件必须由资料管理人登记编号。4.8 外来文件的控制4.8.1 办公室负责收集相关国家行业、国际标准的最新版本,对外来文件应识别其适用性,并控制发放。4.8.2外来文件应填写外来文件清单对需要强性引用的外来文件,还应加盖“受控”章,加以识别,为保证外来文件的有效性,必须在收到文件的第二个工作日下发有关部门。对非强制贯彻的外来标准则不需加盖“受控”章,但必须登记入册。4.8.3由办公室对相关国家行业、国际标准每年检索一次,将其不实用的旧版本收回。4.9对承载媒体不
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