煤炭建设工程资料归档

1、煤炭建设工程资料归档及档案管理规范（征求意见稿）、儿刖百本规范根据国家能源局综合司关于印发2017年能源领域行业标准制（修）订计划及英文版翻译出版计划的通知（国能综通科技201752号），依据中华人民共和国住房和城乡建设部“关于印发工程建设标准编写规定的通知”（建标2008182号）要求，由中国煤炭建设协会组织有关单位共同组成煤炭建设工程资料归档及档案管理规范编制组。编制组以煤炭建设工程资料归档及档案管理工作为对象，经过大量的调查研究，总结了近年来煤炭建设工程资料归档及档案管理的实践经验，按照规范编制程序，对主要问题进行了充分讨论，参考了有关国际标准和国内外先进标准，在全国煤炭行业内广泛征求了

2、有关方面的意见和建议，经多次会议讨论研究、反复修改，形成本规范。编制本规范的目的是贯彻国家和行业主管部门有关法规政策，规范煤炭建设工程资料归档及档案管理行为，促进煤炭建设工程资料归档及档案管理规范化、制度化和标准化，不断提升煤炭建设工程资料归档及档案管理水平。本规范主要内容共分7章和11个附录，主要内容包括总则、术语、基本规定、工程资料组卷、工程资料归档、工程档案管理、项目档案验收。本规范由国家能源局负责管理，中国煤炭建设协会负责日常管理和局部内容的调整和修改，主编单位负责具体技术内容的解释。本规范在执行过程中，应注意总结经验，积累资料，随时将有关意见和建议寄送中国煤炭建设协会（北京市朝阳区青

3、年沟路23号院安源大厦722室），邮编：100013,E-mail:.cr）,以便今后修订时参考。1总则52术语63基本规定84工程资料组卷94.1 一般规定94.2 资料组卷104.3 案卷编目124.4 案卷装订155工程资料归档165.1 一般规定165.2 资料归档165.3 归档时间186工程档案管理196.1 一般规定196.2 硬件设施206.3 档案管理系统216.4 档案管理227工程档案验收277.1 一般规定277.2 验收组织277.3 验收申请287.4 验收内容28附录A建设单位组卷文件种类清单30附录B矿建专业的单位工程资料组卷顺序34附录

4、C土建专业的单位工程资料组卷顺序41附录D机电设备安装专业的单位工程资料组卷顺序49附录E监理单位资料组卷资料顺序清单57附录F软卷皮封面式样59附录G卷内目录式样60附录H卷内备考表式样61附录J案卷及电子文件审查记录表62附录K案卷及电子文件移交表63附录L煤矿建设工程资料组卷分类表64本规范用词说明67引用标准名录68附：条文说明69Contents1 GeneralProvisions52 Terms63 BasicRequirements84 EngineeringDatasetVolume94.1 GeneralProvisions94.2 DatasetVolume104.3 F

5、ileCataloging124.4 CaseBinding155 Engineeringdataarchive165.1 GeneralProvisions165.2 DataArchiving165.3 ArchiveTime186 Engineeringarchivesmanagement196.1 GeneralProvisions196.2 HardwareFacilities206.3 Softwareplatform216.4 Archivesmanagement227 Acceptanceofprojectfile277.1 GeneralProvisions277.2 Acc

6、eptanceOrganization277.3 AcceptanceApplication287.4 Acceptancecontent28Appendix A ConstructionUnitfilelistoftypesofFiles30Appendix B MineConstructionUnitsofProfessionalProjectIinformationOrderVolume34Appendix C CivilEngineeringUnitProjectDataVolumeOrder41Appendix D MechanicalandElectricalEquipmentIn

7、stallationUnitofProfessionalEngineeringMaterialsGroupOrder49Appendix E SupervisionUnitDataFileGroupListofMaterialOrder57Appendix F Softcovercoverstyle59Appendix G Volumedirectorystyle60Appendix H Volumepreparationtablestyle61Appendix J Dossierandelectronicdocumentreviewrecordform62Appendix K Fileand

8、electronicfiletransferform63Appendix L Coalmineconstructionprojectdatasetrange,classificationtable64ExplanationofWordinginThiscode67ReferenceStandardDirectory68Addition:ExplanationofProvisions691.0.1为规范煤炭建设工程资料组卷、归档及档案管理工作，确保煤炭建设工程档案完整、准确、系统和安全，统一煤炭建设工程资料组卷、归档及档案管理标准，保证煤炭建设工程档案质量，制定本规范。1.0.2本规范适用于各类

9、煤炭建设工程以及煤炭企业各种投（融）资模式建设工程的工程资料组卷、归档及档案管理工作。1.0.3煤炭建设工程资料组卷、归档及档案管理工作除应执行本规范外,尚应符合国家、行业有关标准的规定。2术语2.0.1建设工程档案Constructionprojectfiles在建设项目实施过程中，所产生的与项目建设有关，经整理归档的工程资料。2.0.2全宗fonds全宗是指一个独立机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体。2.0.3组卷filing按照一定的原则和方法，将有保存价值的建设工程资料分门别类整理成案卷，亦称立卷。2.0.4卷皮wound用于煤炭建设工程的资料管理和装订的材料。2.0.5案

10、卷file由互有联系的若干工程资料组合成卷，并放入卷皮的档案保管单位2.0.6归档puttingintorecord将具有保存价值的建设工程资料经组卷后交档案室保存的过程。2.0.7互见号cross-referencednumber同一内容的案卷采用不同方式进行保管的同一档案编号。2.0.8电子文件electronicrecords通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。2.0.9著录record指在编制文献目录时，对文献内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程2.0.10元数据metadata描述电子文件的背景、内容、结构及其整个管理过程的结构化数据。2.0.11

11、编目catalogue按照一定的标准和规则，对煤炭建设工程资料特征进行分析、选择、描述并予以记录成为款目，继而将款目按一定顺序组织成为目录或书目的过程。3基本规定3.0.1建设单位应全面负责建设工程档案管理工作，并接受上级及地方档案理部门的监督和指导。3.0.2建设单位应对煤炭建设工程档案实行集中统一管理。3.0.3建设单位应负责建设单位、勘察单位、设计单位、材料供应商工程资料的组卷归档工作，监督管理施工单位、监理单位工程资料的组卷归档工作。3.0.4监理单位负责其监理范围内的监理资料组卷归档工作和监督审查施工单位工程资料的组卷归档工作。3.0.5施工单位负责其施工的单位工程资料组卷归档工作。

12、3.0.6建设单位在与参建单位签订合同、协议时，应制定专门条款，明确参建单位工程资料组卷及归档范围、质量要求、整理标准，提交套数、提交时间及归档责任。3.0.7参建单位完成工程资料组卷及归档工作后，经建设单位业务部门及档案室验收签字方可进行结算。3.0.8煤炭建设工程档案管理应采用信息化档案管理软件。4工程资料组卷4.1 般规定4.1.1 煤炭建设工程资料表格格式及编号方法应符合煤炭建设工程资料管理标准NB/T51051的规定。4.1.2 煤炭建设工程资料内容应符合国家和行业有关标准规范的要求，并符合下列规定：1根据工程资料成套性特点，内容应符合组卷要求，确保卷内资料分类科学，合理组卷。多份名

13、称相同的资料组卷时，应在其资料首页前插入资料汇总表。2组卷时应根据组卷内容组成一卷或多卷。卷内资料应相对独立完整，保持有机联系。3独立成册、成套的工程资料，应保持其原貌，不宜拆散重新组卷。4.1.3 煤炭建设工程资料采用纸质材料组卷时，纸质材料应符合下列规定：1纸质材料应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强、不易褪色的纸张材料。2文字资料幅面尺寸规格宜为A4幅面(297mmx210mm),图纸宜采用国家标准图幅。3图纸应采用蓝图或计算机直接出图，其图签应签字齐全。4不同幅面的工程图纸应符合煤炭建设工程资料管理标准(NB/T51051)附录B的规定。4.1.4 煤炭建设工程资料应采用软卷皮。软卷皮

14、应使用150克牛皮纸制作，前封面、封底尺寸应采用297mmX210mm,翻口处宜有30mm宽的折叠纸舌。4.1.5 卷内资料排列顺序应依据卷内资料构成而定，一般顺序为封面、目录、工程资料、备考表、封底等。4.2资料组卷4.2.1 煤炭建设工程资料应由建设单位、施工单位、监理单位按职责进行组卷。4.2.2 建设单位工程资料组卷应符合下列规定：1按照项目前期文件、准备阶段资料、实施阶段资料和竣工验收阶段资料收集，以文件种类单独进行组卷。2同一事项的文件应批复文件在前，请示文件在后；译文在前，原文在后；正文在前，附件在后；文字在前，图纸在后排列。3不需要安装即可投入使用的设备资料应按采煤、掘进、运输

15、、提升、通风、压风、供电、排水、安全监测监控、避灾等系统或单台（套）组卷。4建设单位组卷文件种类清单详见附录A。4.2.3 施工单位工程资料组卷应符合下列规定：1施工单位资料应按单位工程组卷。2实行总承包的工程，单位工程资料应由总承包单位负责汇总并组卷。3分包单位形成的工程资料应单独整理和组卷。4 一个合同标段有多个单位工程时，管理资料宜单独组卷。5 一个单位工程由多个施工单位施工完成，各施工单位应分别对本单位形成的资料进行整理，达到组卷要求，由建设单位根据工程实际情况指定一家单位负责单位工程资料汇总组卷，其他单位应向指定单位提供本单位资料并协助竣工验收资料组卷。6单位工程资料组卷顺序应符合下

16、列规定：1）矿建专业的单位工程资料组卷顺序详见附录B。2）土建专业的单位工程资料组卷顺序详见附录Co3）机电设备安装专业的单位工程资料组卷顺序详见附录D。4）同类、同种工程资料应按形成先后顺序组卷。5）不同批次材料、设备、构配件的工程资料应按进场报审时间先后顺序组卷。6）同一批次进场材料、设备、构配件应按材料进场报审表、材料进场检验记录、质量证明文件、出厂检验报告、用量跟踪单、见证取样表、检测报告的顺序组卷。7）施工过程验收资料应按分部工程的验收先后顺序进行组卷。每个分部工程中的报验、验收资料应按分部工程、分项工程、工序（或检验批）验收时间先后顺序进行组卷。8）同一批次材料用于多个单位工程，工

17、程资料原件应放在最先施工的单位工程，其它单位工程应采用抄件手续齐全的复印件。9）竣工图应单独立卷。4.2.4监理单位工程资料组卷宜符合下列规定：1管理资料宜单独组卷。2进度控制资料、质量控制资料、造价控制资料宜按单位工程组卷。3同类、同种工程资料应按形成先后顺序组卷。4监理单位资料组卷顺序清单详见附录E。4.2.5工程资料组卷后，应同时将组卷的工程资料制作成数字化电子文件。组卷的纸质资料与制作的数字化电子文件应在内容、先后顺序、相关说明及描述上保持一致。通过电子签名技术手段产生的原生电子文件，纸质资料应通过原生电子文件输出，并与原生电子文件保持一致。4.2,6案卷内不应有重份的工程资料，不同载

18、体的资料应分别组卷。4.2.7应齐全、完整地收集电子文件及其组件，电子文件内容信息与其形成时保持一致，并应符合下列规定：1工程建设期间形成的电子文件应真实可靠、齐全完整。2在工程建设过程中采用计算机形成的工程图、设计变更通知等电子文件及其组件应齐全、完整。3声像类电子文件应能客观、完整地反映工程建设活动的主要内容、人物和场景等。4工程资料电子文件格式应符合下列规定：1）图像文件应采用JPEG、TIFF格式。2）图形文件应采用DWG、PDF、SVG格式。3）影像文件应采用MPEG4、AVI格式，声音文件应采用MP3、WAV格式。4）文本应采用PDF、XML、TXT格式。5工程电子文件格式应符合煤

19、炭建设工程资料管理标准NB/T51051的规定，以专有格式存储的电子文件不能转换为通用格式时，应同时收集专用软件、技术资料、操作手册等。4.3案卷编目4.3.1 案卷采用软皮封面时，应符合下列规定：1软卷皮封面的式样宜符合本规范附录F的要求。2案卷题名应简明、准确揭示卷内资料的内容。主要包括工程名称、代字、代号及结构、部件、阶段的代号和名称等；项目名称应与批准的原立项、设计（包括彳t号）相符；当同一类资料数量较多，可以组成多卷时，这些案卷的题名相同，题名后面加上括号，括号内以简短文字概括本卷内容；归档外文资料的题名及主要内容应译成中文。3编制单位应填写资料组卷的责任单位，有多个责任单位时，选择

20、其中一个主要的，其余用“等”代替。4编制日期应填写卷内资料形成的起止日期。5保管期限以同一卷内资料的最长保管期限为准。6密级应依据保密规定填写卷内资料的最高密级。7档号应依据建设单位提供的项目档案分类编号方案，填写档案的项目代号、分类号和案卷流水号。软卷皮封面档号，可暂用铅笔填写，移交后由接收单位统一正式填写。4.3.2 煤炭建设工程资料卷内目录的编制应符合下列规定：1卷内目录排列在卷内资料首页之前，式样应符合本规范附录G的要求。2卷内目录用纸，幅面尺寸应采用国际标准A4型297mmx210mm,并应使用70克以上白色书写纸制作。3工程资料应按照卷内目录的顺序排列。4序号应以一份工程资料为单位

21、，按工程资料的排列用阿拉伯数字从“1”依次标注。5工程资料编号应填写资料的发文号、图样的图号、项目的代号、设备的编号、施工用表编号等。6责任单位应填写工程资料组卷单位，有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。7工程资料题名，应填写工程资料标题或图纸的全称。当工程资料无标题时，应根据内容拟写标题，拟写标题外应加“”符号。8日期应填写工程资料形成日期或起止日期，竣工图应填写编制日期。日期中“年”应用四位数字表示，“月”和“日”应分别用两位数字表不。9页次应填写工程资料在卷内所排的起始页号，最后一份文件应填写起止页号。10备注填写需要说明的问题。4.3.3煤炭建设工程资料卷内资料页号的

22、编写应符合下列规定：1卷内资料均按有书写内容的页面编号，每卷单独编号，页号从“1”开始。2页号编写位置：单面书写资料在右下角，双面书写资料，正面在右下角，背面在左下角，折叠后的图纸一律在右下角。3成套图样或印刷成册资料，自成一卷且连续编有页号的，不必重新编写页号。4案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。4.3.4 煤炭建设工程资料卷内备考表应符合下列规定：1卷内备考表应采用70g以上的白色书写纸制作，幅面统一采用A4幅面297mmx210mm。2卷内备考表要标明卷内资料的件数、页数，不同载体资料的数量，说明组卷情况，立卷人和检查人应在卷内备考表上签名和填写立卷时间。式样应符合本规范附录H的

23、规定。3卷内备考表排列在卷内资料之后。4互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号，并注明其载体形式。4.3.5 电子档案编目应符合下列规定：1电子档案应在整理审核基础上，对电子档案、纸质档案重新排序，并依据排序结果编制案卷级档号。2电子档案及其组件应采用案卷级档号作为唯一标识要素重命名，同时更新相应的计算机文件名元数据。3完成整理编目后，应将电子档案及其元数据、纸质档案目录数据归入电子档案管理系统正式库。4.4案卷装订4.4.1 工程资料应采用整卷装订方式，图纸可不装订。4.4.2 案卷装订应牢固、安全、简便，装订应尽量减少对归档资料的损伤，做到不损页、不倒页、不压字。

24、原装订方式符合要求的，应维持不变。4.4.3 装订材料应采用不锈钢订书钉或线绳装订。不宜使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等可能损害归档资料的物质。4.4.4 资料装订时，应在卷内每份资料首页右上方加盖并填写档号章。4.4.5 外文资料应保持原来的案卷及资料排列顺序、文号。4.4.6 软卷皮前封面、封底左侧装订处要各有25mm宽的装订线。4.4.7 工程资料较多时，宜分卷装订，每卷厚度宜为30mm,其厚度允许范围宜为士2mm,分卷装订时的最后一卷厚度不受限制。4.4.8 归档资料应采用不锈钢订书钉或“三孔一线”法装订。5工程资料归档5.1 一般规定5.1.1 煤炭工

25、程建设过程中产生的纸质资料经组卷后作为案卷归档，通过计算机等电子设备形成的电子信息媒介作为电子文件归档。5.1.2 工程资料应全面、准确、客观的记录工程的建设过程和竣工时的实际情况；组卷归档的资料应图物相符、技术数据可靠完整、签字手续完备。5.1.3 声像材料归档时应附文字说明，对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录。5.1.4 电子文件应明确各门类及其元数据的归档范围、时间、程序、接口和格式等要求。5.1.5 归档资料移交档案室时，应同时移交纸质案卷和电子文件。5.1.6 建设单位应成立由主管领导负责，档案人员及有关专业人员组成的档案管理小组，负责对准备移交的案卷及电子文件进行审查。审

26、查过程中，应做好记录，审查记录签字后应与案卷一起归档。案卷及电子文件审查记录表见附录J。5.1.7 经审查合格的案卷及电子文件方可正式归档。对不合格的案卷及电子文件应进行整改，达到要求后再正式归档移交。案卷及电子文件移交表见附录J。5.1.8 施工及监理单位存档的工程资料，应按本规范编制要求形成纸质版、电子版两套档案。5.2 资料归档5.2.1 建设、监理、施工单位应分别成立由技术负责人及组卷人员组成的工程资料移交管理小组。移交归档管理小组应由3人以上组成。5.2.2 参建各方应制定工程资料移交归档管理制度，内容应符合以下条款：5.2.3 应按要求组卷，并及时向档案室移交。2移交的工程资料，应

27、保证按归档要求，做到整理规范，档号编制规范，编目清晰。3工程资料移交过程中，不得对案卷资料进行涂改、撤换。4档案室管理人员根据案卷和电子文件归档要求，对不符合移交质量的归档案卷及电子文件，不予接收。5.2.4 电子档案移交应符合下列规定：1为防止案卷及电子文件丢失，各方参加移交人员不应少于3人2移交过程中应采取防风、防雨、防火、防晒等防护措施。3案卷及电子文件移交归档管理小组应在规定时间内向档案室移交案卷资料。4档案管理小组对档案室接收的案卷及电子文件进行审查，提出审查意见和结论。案卷及电子文件审查记录表见附录J。5审查合格的案卷由档案室装盒归档保存。6审查合格的电子文件应基于安全的网络环境和

28、专用离线存储介质，采用在线归档或离线归档方式，通过电子档案管理系统客户端或归档接口完成电子文件及其元数据的归档。7对审查不合格的案卷及电子文件，由档案室通知相关单位的工程资料移交归档管理小组，办理取回手续。移交小组整改完毕后，重新移交。8工程资料移交归档管理小组应在档案室办理交接手续，由档案室人员对移交归档案卷及电子文件的数量、质量进行审核，确认无误后,双方在案卷及电子文件移交表（见附录K）上签字确认5.3 归档时间5.3.1 单位工程取得工程质量认证书后45天内，施工单位应将工程资料案卷及电子文件移交建设单位档案室。5.3.2 单项工程竣工验收3个月内，各参建单位应将所形成的全部工程资料案卷

29、及电子文件移交建设单位档案室。6工程档案管理1.1.1 一般规定6.1.1 建设单位应明确档案管理工作的主管领导，建立与建设项目相适应的档案管理机构。6.1.2 建设单位从项目筹建开始应制定档案管理工作制度，并与项目建设管理同步实施、同步检查、同步考核。1.1.3 煤炭建设工程档案管理机构应建立如下管理制度：1案卷归档制度。应对归档范围及保管期限、归档时间、归档程序、案卷质量要求以及归档管理制定办法。2案卷的统计编排制度。应对统计内容、统计要求和统计数据进行分析。3电子档案管理制度。应对煤炭项目建设过程中形成的电子文件提出归档、管理和使用要求。4档案管理系统操作制度。应制定档案管理系统操作人员

30、职责、档案管理系统软件、硬件的操作要求。5档案保管制度。应规定各门类档案保管条件、特殊载体档案保管方式、档案清点检查办法、对受损档案的处置办法、档案使用制度、档案室管理要求和档案管理人员职责。6档案利用制度。应规定档案利用的方式、方法，查（借）阅档案的权限和审批手续，制定查（借）阅档案的办法。7档案保密制度。应规定档案案卷完成者、档案管理者、档案使用者应承担的保密责任。8档案鉴定、销毁制度。应规定鉴定、销毁工作的组织、职责、原则、方法和时间等要求。1.1.4 档案鉴定由建设单位的档案管理小组进行鉴定，对案卷保管期限提出鉴定意见。1.1.5 建设单位应定期对已到保管期限的案卷进行鉴定。经档案管理

31、小组鉴定，仍需继续保存的档案应重新划定保管期限；对保管期满确无保存价值的档案应登记造册，填写销毁清册，经主要领导批准后进行监督销毁。销毁清册永久保存。1.1.6 建设单位应建立档案工作统计台账，主要内容包括：案卷及电子文档归档情况，年度案卷出、入情况，档案使用情况，档案专兼职人员情况，档案设施、设备情况，档案销毁情况等。6.2 硬件设施6.2.1 煤炭建设工程档案室应符合下列规定：1应有满足档案管理工作需要的案卷存放室、办公室和阅览室，并配备相应的设备和设施。2阅览室应邻近办公室和案卷存放室，便于存取案卷。3对于特殊载体的档案资料及纪念物品宜单独设置陈列室（展览室）。6.2.2 档案存放室应符

32、合下列规定：1应设置在远离易燃、易爆物品和水、火等不安全隐患的场所，并采取抗震、防火、防潮、防水、防日光及紫外线照射、防尘、防污染、防有害生物、防盗等保护措施，以确保档案安全。无特殊保护装置时，一般不宜设置在地下或顶层。2档案存放室、密集架应设置引索图卡，密集架做到排列有序，指引醒目，案卷存取方便。3档案存放室楼层地面应满足档案及其设备、设施的承重要求。4档案存放室面积应满足档案工作发展的需要，留有存储空间，应满足建设项目投产后运营二十年案卷存储需要。6.2.3 档案存放室设备设施应符合下列规定：1档案存放室应配置温湿度自动调控及自动灭火、防光窗帘、防盗门窗等必要的设施。2档案存放室应配置除尘

33、器、消毒柜、去湿机、加湿机、空气净化器等保护设备。3档案存放室应配置自动报警、温湿度等监控设备。4档案存放室应配置具有防磁、防火、防盗的防磁柜。5档案存放室宜配置档案密集架，档案密集架应符合有关规定。6.2.4 档案管理工作设备应符合下列规定：1应配备档案信息化管理所需的计算机、服务器、扫描仪、光盘刻录机等设备，以及容灾备份设备、应急电源。2档案管理工作应配备装订机、打印机等设备。3应配备资料修复、利用所需要的数码照相机、摄像机、工程复印机、阅读机等设备。4根据需要可配备CAD绘图仪、工程图纸复印机、缩微机等设备。6.3 档案管理系统6.3.1 工程档案管理应通过档案管理系统建立统一的档案管理

34、平台，利用软件系统，规范各业务系统的资料管理，构建完整的档案资源共享信息化服务平台。6.3.2 档案室应根据档案利用制度规定的档案利用权限和审批规定，设定不同层级和人员的档案管理系统利用权限，并根据设定的利用权限提供有效的网络化服务。6.3.3 档案管理系统安全要求应符合下列规定：6.3.4 系统应采取身份认证、权限控制、加装防火墙等安全保密措施。2涉密档案管理系统应与互联网物理断开，非涉密档案管理系统可与互联网逻辑隔离。3档案管理服务器应采取可靠的备份、恢复措施。6.3.5 档案管理系统功能要求应符合下列规定：1建设单位档案管理系统软件的配置应依据先进、实用、安全、发展的原则，满足实际工作需

35、要，并适应本单位信息化建设发展需要。2档案管理系统应具备收集、整理、归档、移交接收、存储管理、检索浏览、借阅利用、统计汇总和编研发布、权限设置、安全保密、系统维护等基本功能，并能辅助实体档案管理及根据需求增扩其他相应功能。3在档案管理软件中，软件模块框架应设置合理，类目清晰，并能实现多途径查找。4档案管理系统应与各参建单位信息系统之间连接，并能接收和兼容各信息系统生成的电子文件。5各参建单位信息系统应有生成电子文件自动归档功能的模块或接口。6.4 档案管理6.4.1 煤炭建设工程档案管理的分类应结合建设工程档案管理的内容及其形成特点制定分类方案及分类说明，其分类范围及类别划分应符合附录L规定。

36、6.4.2 建设单位档案室应建立煤炭建设工程档案目录数据库，并实现档案的全文检索。6.4.3 煤炭建设工程档案案卷管理应符合下列规定：6.4.4 类分别集中排列，类别内档案按类目条款顺序依次排列编号。2案卷应根据分类方案和排列顺序编制档号，档号应具有唯一性。3案卷应与对应的非纸质载体档案设立互见号。4案卷应定期清理核对，做到账物相符，档案发生变化时应记录说明。5案卷保管期限应符合建设项目档案管理规范的相关规定。6案卷应装入档案盒，档案盒应符合下列规定：1）档案盒应使用250克牛皮纸双裱压制。纸及纸板表面应平整、光洁、纤维组织均匀，不允许有褶子、裂口、洞眼、透帘、分层、起毛等影响使用的纸病。2）

37、档案盒上、下表面尺寸采用305mmx220mm,厚度尺寸为20、30、40、50、60mm五种，封面应标明全宗名称。3）档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，也可设置内容概括的选择项。其中，起止件号填写盒内第一件资料和最后一件资料的件号，起件号填写在上格，止件号填写在下格；盒号即档案盒的排列顺序号，按归档要求在档案盒盒脊或底边编制。4）档案盒存放应依据档案载体选择密集架，底图不宜折叠；磁性载体应选择防磁设施。6.4.5 煤炭建设工程电子档案管理应符合下列规定：1电子档案管理系统的存储设备应满足电子档案及其元数据在线安全存储的需要。2电子档案

38、管理系统应依据档号等标识符构成要素在计算机存储器中逐级建立文件夹，分门别类、集中有序地存储电子档案及其组件，并在元数据中自动记录电子档案在线存储路径。3在线存储系统应实施容错技术方案，定期扫描、诊断硬盘，发现问题应及时处理。4离线存储介质的保管除参照纸质档案保管要求外，还应符合下列条件：1）应作防写处理，避免擦、戈IJ、触摸记录涂层。2）单片载体应装盒，竖立存放或平放，避免挤压。3）应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。4）保管环境温度选定范围：光盘17C-20C,磁性载体15C-27C;相对湿度选定范围；光盘20%-50%,磁性载体40%-60%。5电子档案的备份应符合下列规定：1）应结合

39、单位电子档案管理和信息化建设实际，在确保电子档案的真实、完整、可用和安全基础上，统筹制定电子档案备份方案和策略，实施电子档案及其元数据，电子档案管理系统及其配置数据，日志数据等备份管理。2）应采用一次写光盘等离线存储介质实施电子档案及其元数据存储，电子档案管理系统配置数据、日志数据等的离线备份。3）电子档案离线存储介质至少应制作一套，可根据异库备份、电子档案珍贵程度和日常应用需要等实际情况，制作第二套，第三套离线存储介质，并在装具上标识套别。4）应对离线存储介质进行规范管理，按规则编制离线存储介质编号，按规范结构存储备份对象和相应的说明文件，标识离线存储介质，禁止在光盘表面粘贴标签。6应定期对

40、磁性载体进行抽样检测，抽样率不低于10%;抽样检测过程中如果发生永久性误差时应扩大抽检范围或进行100%的检测，并立即对发生永久性误差的磁性存储介质进行复制或更新。7对光盘进行定期检测，检测结果超过三级预警线时应立即实施更新。6.4.6 电子档案迁移应符合下列规定：1建设电子档案保管单位应在计算机软、硬件系统更新前或电子文件格式淘汰前，将建设电子档案迁移到新的系统中或进行格式转换，保证其在新环境中完全兼容；建设电子档案迁移时必须进行迁移登记。2建设电子档案迁移时应进行数据校验，保证迁移前后数据的完全一致。3建设电子档案迁移后，原格式电子档案必须同时保留的时间不少于3年，但对于一些较为特殊必须以

41、原始格式进行还原显示的电子档案，可采用保存原始档案的电子图像的方式。6.4.7 煤炭建设工程档案利用应符合下列规定：1档案室应编制分类方案、案卷目录及卷内目录、电子档案检索、档案编研等检索工具，方便档案查找利用；电子档案应提供在线利用和信息服务。2对需要保密的档案应设置档案利用权限，严格履行审批程序。凡利用互联网发布或在线利用煤炭建设工程电子档案时，应报请有关部门审核批准。3档案室应对利用效果及产生的经济效益如实进行登记，并做好统计工作。6.4.8 档案鉴定及销毁应符合下列规定：1档案销毁前，档案室应拟订鉴定报告，报告中对需销毁的档案数量及内容进行简要介绍，提出销毁意见、陈述销毁原因。2鉴定小

42、组经过鉴定，对无保存价值的档案编制销毁清册，销毁清册的封面需设置全宗号、销毁档案的数量、鉴定小组负责人的签字及时间、批准人的签字及时间、两个监销人的签字及销毁时间等项目。3清册中档案销毁登记表要设置序号、资料题名、所属年度、档号、应保管期限、已保管期限、资料页数、备注等栏目，准确揭示每一份销毁资料的内容和成分，供单位负责人审查。6.4.9 档案统计应符合下列规定：1档案室应对档案的收进，移出和案卷利用数量等情况进行及时准确的统计。2按照上级档案部门的要求，及时报送本单位档案工作基本情况统计表。3档案管理部门应建立健全档案接收、保管、利用、鉴定销毁等档案台账。4应定期进行档案统计分析，通过定量分

43、析，及时反映工作发展的速度和状况，以便总结经验教训，不断提高档案管理工作水平。7工程档案验收7.1 一般规定7.1.1 工程档案应齐全、系统、完整、内容真实，能够准确反映工程建设活动和工程实际状况，工程档案的组卷应符合本规范的规定。7.1.2 案卷的形成、材质、幅面、书写、绘图、用墨等符合有关规定，单位或个人签章的资料，其签章手续完备，电子档案的归档应符合本规范要求。7.2 验收组织7.2.1 项目档案验收应分为自检、预验收和正式验收三个阶段。7.2.2 自检由建设单位组织，按照本规范的规定，对档案室的建设、档案管理情况，以及档案的完整性、准确性、系统性进行全面自我评价，并形成自检报告。7.2

44、.3 预验收由有关档案管理部门或委托相关单位组织，并提出预验收意见，供建设单位组织整改。7.2.4 煤炭建设项目档案正式验收应在项目竣工验收前3个月内完成，验收组织应符合下列规定：1国家发展和改革委员会组织验收的项目，由国家档案局组织项目档案的正式验收。2国家发展和改革委员会委托中央主管部门（含中央管理企业，下同）、省级政府投资主管部门组织验收的项目，由中央主管部门档案机构、省级档案行政管理部门组织项目档案的正式验收，正式验收结果报国家档案局备案。3省以下各级政府投资主管部门组织验收的项目，由同级档案行政管理部门组织项目档案的正式验收。7.2.5 项目档案验收组人数应不少于5人的单数，组长由验

45、收组织单位人员担任，成员应包括档案管理人员及有关专业人员。7.3 验收申请7.3.1 项目建设单位（法人）应向项目档案验收组织单位报送档案验收申请报告。7.3.2 申请建设项目档案验收应具备下列条件：1建设项目主要生产系统、辅助生产系统已按照设计完成并通过单项工程质量认证。2建设项目通过了联合试运转，各项指标达到合格要求。3完成了项目建设全过程资料的收集、整理与归档工作。4基本完成了项目档案的分类、组卷、编目等整理工作。7.3.3 项目档案验收申请报告的主要内容包括：1项目建设及项目档案管理概况。2保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施。3建设项目资料的形成、收集、整理与归档情况。4档

46、案在项目建设、管理、试运行中的作用。5存在的问题及解决措施。7.4 验收内容7.4.1 档案工作保障体系：包括建设单位工程资料档案管理体系建立情况、档案管理责任落实情况、档案管理各项制度、措施制定和落实情况、档案管理机构设置及人员配备情况；7.4.2 档案管理机构硬件设施配备：包括档案室建立情况、档案管理工作设备配备情况、档案室安全设施、设备配备情况、档案存放设施、设备配备情况、档案存放环境情况；7.4.3 档案管理情况：包括档案分类方案及档号、互见号编制情况、档案盒的摆放、排列情况、档案盒、案卷及归档资料的合规性；7.4.4 工程资料归档情况：包括建设单位归档资料、监理单位归档资料是否已按本

47、规范要求归档并办理档案移交手续；已通过单位工程竣工验收和质量认证的工程资料是否已全部归档并办理了移交手续。7.4.5 档案信息化：包括电子档案管理系统的建立情况、目录数据库的建立及检索情况、离线存储介质的保管情况、电子档案的齐全、完整性情况及合规性等。附录A建设单位组卷文件种类清单一、前期文件1、矿区总体规划MJS100012、设计招投标文件MJS100023、矿产资源勘查许可证MJS100034、煤矿勘查报告MJS100045、批准划定矿区井田范围MJS100056、煤矿开展前期工作的复函MJS100067、可行性研究报告评审意见MJS100078、银行贷款承诺MJS100089、建设用地预

48、审意见复函MJS1000910、建设项目选址意见书MJS1001011、使用林地审核同意书MJS1001112、环境影响报告书批复MJS1001213、三废排放权指标的批复MJS1001314、水资源论证报告审查意见MJS1001415、职业病危害预评价报告批复MJS1001516、水土保持方案文件MJS1001617、矿产资源储量评审备案MJS1001718、矿区城市总体规划MJS1001819、土地使用许可证MJS1001920、新建煤矿工程环境影响评价MJS1002021、建设项目用地影响军事设施批复MJS1002122、文物、考古调查（勘探）报告及批复MJS1002223、建设和生产供

49、电协议MJS1002324、供煤协议MJS1002425、地震安全性评价MJS1002526、铁路运输协议MJS1002627、工程准予取水行政许可MJS1002728、矿产资源开发利用方案评审MJS1002829、建设项目节能评估文件MJS1002930、矿山地质环境保护与恢复治理方案及批复MJS1003031、初步设计MJS1003132、初步设计批复MJS1003233、开采设计批复MJS1003334、安全设施设计批复MJS1003435、建设项目核准批复MJS1003536、采矿许可证MJS10036二、准备阶段资料1、水文地质报告MJS200012、瓦斯地质报告MJS200023、

50、三维地震报告MJS200034、工程勘察报告MJS200045、火区勘察报告MJS200056、征地拆迁文件MJS200067、井筒检查孔地质报告MJS200078、施工设计文件MJS200089、施工设计审查文件MJS2000910、施工组织设计MJS2001011、监理招投标MJS2001112、施工招投标MJS2001213、设备物资招投标MJS2001314、合同文件MJS2001415、单项（单位）工程质量监督书MJS2001516、开工批复文件MJS20016三、实施阶段资料1、工程技术管理体系MJS300012、投资造价管理体系MJS300023、安全施工管理体系MJS30003

51、4、文明施工管理体系MJS300045、环境保护管理体系MJS300056、建设单位工程质量保证体系MJS300067、勘察单位工程质量保证体系MJS300078、设计单位工程质量保证体系MJS300089、建设单位法人授权书MJS3000910、建设单位项目负责人工程质量终身责任承诺书MJS3001011、勘察单位法人授权书MJS3001112、勘察单位项目负责人工程质量终身责任承诺书MJS3001213、设计单位法人授权书MJS3001314、设计单位项目负责人工程质量终身责任承诺书MJS3001415、施工单位法人授权书MJS3001516、施工单位项目负责人工程质量终身责任承诺书MJS

52、3001617、监理单位法人授权书MJS3001718、监理单位项目负责人工程质量终身责任承诺书MJS30018四、竣工验收阶段资料1、单位工程质量评价资料MJS400012、单项工程竣工图MJS400023、单项工程勘察单位质量检查报告MJS400034、单项工程设计单位质量检查报告MJS400045、单项工程质量评估报告MJS400056、项目联合试运转文件MJS400067、单项（单位）工程质量认证文件MJS400078、安全设施验收文件MJS400089、消防设施验收文件MJS4000910、职业病防护设施验收文件MJS4001011、水土保持设施验收文件MJS4001112、环境保护

53、设施验收文件MJS4001213、工程档案验收文件MJS4001314、节能设施验收文件MJS4001415、竣工决算MJS4001516、财务审计MJS4001617、安全生产许可证MJS4001718、岗位资格证MJS4001819、单项工程竣工验收报告MJS4001920、单项工程竣工验收批复文件MJS40020五、声像档案1、工程施工过程照片2、工程实体照片3、会议照片4、其他照片5、会议录音6、会议录像7、工程施工过程录像8、奖状9、奖牌10、奖杯11、证照附录B矿建专业的单位工程资料组卷顺序一、管理卷（一）施工管理资料1、中标通知书MSG110012、施工合同MSG110023、施

54、工现场项目管理机构设立文件4、项目机构公章启用MSG110045、项目经理任命或授权书MSG11003（MJS30015）6、质量承诺书7、施工现场质量管理检查记录MSG110058、企业资质报审表及附件MSG110079、人员岗位证书报审表及附件MSG1100710、分包单位资格报审表及附件MSG1200411、施工单位工程质量保证体系报审表及附件MSG1100812、施工检测计划MSG1101013、工程质量监督注册中报表14、工程开工报审表MSG1200215、开工报告MSG1100116、现场签证MSG1101117、工程质量处理资料18、施工日志MSG11009（二）报审报验资料1、

55、工程复工报审表及附件MSG120032、施工控制测量成果报验表及附件MSG120053、工程定位测量报验表及复测记录4、施工进度计划报审表及附件MSG120125、隐蔽工程报验表及隐蔽工程检查验收记录MSG320016、工程款支付报审表及附件MSG120117、费用索赔报审表及附件MSG120138、工程临时/最终延期报审表及附件MSG12014（三）竣工验收资料1、单位工程竣工验收报审表MSG120102、施工单位工程竣工验收报告3、单位（子单位）工程竣工质量验收汇总记录（自检）MSG130014、单位（子单位）工程质量控制资料核查记录（自检）MSG130025、单位工程观感质量验收记录（自

56、检）MSG130046、预验收会议纪要7、单位（子单位）工程竣工质量验收汇总记录（预验收）MSG130018、单位（子单位）工程质量控制资料核查记录（预验收）MSG130029、单位工程观感质量验收记录（预验收）MSG1300410、预验收存在问题11、预验收整改回复12、预验收复查意见13、竣工验收会议纪要14、单位（子单位）工程竣工质量验收汇总记录（竣工验收）MSG1300115、单位（子单位）工程质量控制资料核查记录（竣工验收）MSG1300216、单位工程观感质量验收记录（竣工验收）MSG1300417、竣工存在问题18、竣工整改回复19、竣工复查意见20、施工总结MSG1300521、设