公司公文管理制度

1、公司公文管理制度文档仅供参考，不当之处，请联系改正。XXX公司公文管理制度第一章总则第一条 为了实现公司公文管理的科学化、制度化、规范 化，提高公文处理质量和效率，结合公司实际，制定本制度。第二条公司公文是公司在经营管理过程中形成和使用的具 有法定效力和规范体式的文书，是实施管理、传达信息、处理公 务的载体，是指导、布置和商洽业务，请示和答复问题，报告、 通报和交流工作情况等的重要工具。第三条 公司办公室主管公司公文处理工作，负责公文收 发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等工作；并对公司所 属部门和分/子公司的公文处理工作进行指导和督促检查。第四条 以公司、公司所属部门和分/子公司的名义行

2、文的纸 质、电子文件，均适用本制度。第二章公文种类第五条 公司公文有如下文种，一般以红头文件印发。（一）决定、决议。对公司的重要事项作出决策和部署、奖 惩有关单位和人员及变更或撤销所属部门或分/子公司不适当的决 定、决议等事项用决定；经会议讨论经过并要求贯彻执行的事项 用决议。（二）意见。用于对重要问题提出看法和处理办法。（三）通知。用于颁布规章制度；批转、转发公文；任免管 理人员；传达上级指示、转发上级和不相隶属单位的公文；发 布、传达要求所属部门或分/子公司执行、办理和周知的事项。（四）通报。用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和交 流重要情况。（五）报告、请示。向上级汇报工作、反映情况及

3、回复上级 的询问用“报告”；向主管部门、上级请求指示、批准用“请 示”。（六）批复。适用于答复下级单位请示事项。（七）函。用于公司与其它无隶属关系的单位之间商洽工 作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项；答复征求对某 项工作的意见。（八）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项，提示与会单位共同遵守和执行。第六条 公文按照行文方向分为：上行文:指下级单位向所属上级单位的发文，如请示、报告。平行文：指平行单位或不相隶属的单位之间的发文，主要是 函，也包括纪要。下行文：指上级单位对所属下级单位的发文，如决定、通 知、批复等。第三章公文格式第七条 公司公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程 度、发

4、文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正 文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、 抄报抄送、印发单位、印发日期、页码等部分组成。（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份 号。（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。公 司涉密公文分为“绝密”“机密” “秘密”三个等级，保密期 限：分别为20年、5年。（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程 度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。（四）发文单位标志。公司发文，由公司全称加“文件”二 字组成。联合发文时，发文单位标志用联合发文单位名称。部门 发文，由公司全称加部门名称加“文件”二字组成

5、。（五）发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成 （附件1）；联合行文时，使用主办单位的发文字号。（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。（七）标题。一般情况下，标题由事由和文种组成。向党政 部门行文时，标题由发文单位名称、事由和文种组成。（八）主送单位。公文的主要受理单位，应当使用单位全 称、规范化简称或者同类型单位统称。（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。（十一）发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。（十二）成文日期。署会议经过或者发文单位负责人签发的 日期。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。（十三）印章。公文中有发文单

6、位署名的，应当加盖发文单 位印章，并与署名单位相符。（十四）附注。对公文发放范围、使用时需注意的事项加以 说明。（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。（十六）抄报抄送。除主送单位或部门外需要执行或者知晓 公文内容的其它单位或部门，应当使用单位或部门的全称或规范 化简称。（十七）印发单位和印发日期。印发单位是指公文的印制主 管部门，一般是单位办公室或文秘部门，印发日期是送印日期。（十八）页码。公文页数顺序号。第八条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标 点符号等，按照有关国家标准和规定执行。第九条 公文用纸幅面采用国际标准 A4纸型（210mmX 297mm ）。特殊形式的公文

7、用纸幅面，根据实际需要确定。公文两 面印刷，左侧装订。公文版面用纸天头（上白边）为35mm，公文 用纸订口（左白边）为28mm，版心尺寸约为156X225mm。公司文 印格式要求（附件2）。第四章发文规范第十条 印发公司正式公文（发文）应当确有必要，讲究实 效，注重针对性和可操作性，坚持言简意赅。第十一条 按隶属关系发文：一般不得越级发文，应逐级上 报、逐级下达。因特殊情况必须越级发文时，应同时抄送被越过 的单位。第十二条 按职责范围发文:完全属于职责范围内的事项，可 直接发文;属于职责范围之内，但涉及其它部门职责的事项，应与 涉及部门协商一致，进行会签，联合发文。第十三条 不相隶属的单位之间发文双方的关系平等，公文 效力对等，一般用函发文。第十四条 涉密公文的发文规则：“明来明复，密来密复”; 主件和附件的秘密等级一致。第十五条请示应当一文一事，一般只写一个主送单位，如 需同时送其它单位，应当用抄送形式；对可行性研究报告、初步 设计