公司行政办公管理制度与流程课件

1、 办理架总裁 总裁 副总裁副总裁总裁办总裁办 唐山医院天津医院沈阳医院徐州医院内蒙古医院黑龙江医院北京医院网络科技有限公司唐山医院天津医院沈阳医院徐州医院内蒙古医院黑龙江医院北京医院网络科技有限公司河南医院北京医院办公室办公室办公室办公室办公室办公室办公室办公室办公室办公室办公室办公室办公室办公室办公室办公室办公室办公室办公室办公室公文处理办办法第一章 总则第一条 根根据国家家公文处处理的有有关规定定，并结结合北京京管理有有限公司司（以下下简称公公司）的的实际情情况，制制定本办办法。第二条 本本办法所所称公文文是指公公司及下下属机构构在经营营管理活活动中撰撰写和使使用的或或机关、团团体、企企事

2、业单单位传送送给公司司的各类类公文。第三条 公公司办公公室负责责和协调调公司的的公文处处理工作作，主要要任务是是：(一)对公公司公文文处理工工作进行行指导和和培训；(二)统一一收发、拟拟办、传传递系统统内外单单位发送送给公司司的所有有公文； (三)负责责公司名名义公文文的核稿稿、报批批、缮印印、盖章章、发送送；(四)负责责各类公公文的立立卷、归归档、借借阅、回回收等管管理工作作。(五)公司司办公室室设专人人负责公公司各类类公文的的处理工工作；公公司其他他部门也也应指定定人员负负责对本本部门职职责权限限内公文文的处理理工作。第四条 公公文处理理应坚持持实事求求是、精精简、高高效的原原则，按按照行

3、文文要求和和公文处处理规定定进行，做做到及时时、准确确、安全全。第二章 公文种种类第五条 公公司常用用的公文文种类有有：(一)请示示，用于于向上级级单位请请求指示示和批复复事项的的文种。(二)申请请，用于于向上级级管理单单位或职职能部门门请求批批准事项项或要求求的文种种。(三)报告告，用于于向上级级单位汇汇报工作作、反映映情况、提提出意见见或建议议，答复复上级单单位查询询的文种种。 (四四)通知知，用于于发布规规章制度度、任免免干部、部部署工作作、转发发主管单单位、含含隶属关关系的管管理单位位的文件件或主管管领导的的批示、批批转下级级单位的的公文的的文种。(五)批复复，用于于答复请请示、申申请

4、事项项的文种种。(六)规定定，用于于对某一一具体事事项做出出安排，要要求有关关部门、人人员遵照照执行的的文种。(七)决定定，用于于对重要要事项做做出决策策和安排排的文种种。(八)决议议，用于于经会议议讨论通通过的重重要决策策事项的的文种。(九)意见见，用于于对重要要问题提提出见解解和处理理意见，阐阐明公司司指导原原则的文文种。(十)通报报，用于于表彰先先进、批批评错误误、传达达重要精精神或情情况、介介绍工作作经验的的文种。(十一)会会议纪要要，适用用于记载载和传达达会议决决定事项项、主要要精神，要要求与会会单位共共同遵守守、执行行。主要要有董事事会会议议纪要、总裁办公会纪要、总经理办公会纪要。

5、各类会议纪要，需简明扼要、精练准确，由办公室整理印发的文种。 (十十二)函函，用于于彼此无无隶属关关系的公公司内部部各单位位之间相相互商洽洽工作、询询问答复复问题，公公司或公公司部门门向业务务协作关关系单位位提出要要求或答答复的文文种。 (十十三)合合同(协协议)，公公司或被被授权的的业务单单位或部部门按合合同法等等有关法法规，与与公民、法法人或其其他经济济组织之之间签署署的应承承担民事事责任的的法律公公文。 第六条 文文件划分分，公司司在经营营管理过过程中形形成的各各类文件件作如下下划分：(一)凡属属下列事事项可以以公司名名义行文文，文头头用“北京祥祥云医院院管理有有限公司司文件”：属于于重

6、大的的或涉及及整个公公司的事事项，向向上级各各部门的的请示、报报告；与与上级各各部门的的联合行行文；编编制、制制定公司司年度综综合计划划及中长长期发展展战略；发布公公司有关关重大事事项的规规定、决决定、决决议、意意见等；涉及所所属企业业的管理理体制、机机构编制制、人事事任免、重重要问题题处理等等重大事事项；其其他重要要事项的的行文；(二)凡属属下列事事项可以以办公室室名义行行文：属属于一般般事项，向向上级对对应部门门的请示示、报告告；公司司范围内内的一些些具体工工作；公公司会议议及具体体事项的的通知；其他须须以办公公室或业业务部门门名义行行文的事事项； (三)凡属属下列事事项也可可以公司司名义

7、行行文：按按照公司司职能规规定，属属于部门门具体业业务，需需要指导导下级单单位或对对口部门门开展工工作的；其他须须以各部部门名义义行文的的事项。第三章 公文格格式第七条 行行文格式式。正规规公文的的格式一一般由秘秘密等级级、紧急急程度、发发文单位位(文头头)、发发文字号号、签发发人、红红色反线线、标题题、主送送单位、正正文、附附件、发发文单位位署名、成成文日期期、印章章、主题题词、抄抄送单位位、印制制单位、印印制日期期等组成成。公司司发文分分上行文文：请示示、报告告；下行行文分：通知、通通报、决决定、决决议、批批复。(一)涉及及公司秘秘密的公公文应当当分别标标明“绝密”、“机密”、“秘密”，并

8、标标明份数数、序号号。(二)紧急急公文应应当根据据紧急程程度，分分别标明明“特急”、“紧急”。(三)发文文单位应应当使用用全称或或规范化化简称；联合行行文，主主办单位位应当排排列在前前。文头头字一律律套红印印刷。文文件文头头与正文文用红色色反线隔隔开。红红色反线线上方留留三分之之一天头头的为上上行文头头；留四四分之一一天头的的为下行行或平行行文头。(四)发文文字号，包包括单位位代字、年年份、序序号。年年号一律律要全称称，不能能写为后后两位数数字，并并且用方方括号，不能能用圆括括号()或尖括括号。总公司发文统一格式为“祥云医字年份号”，号不以“0”作为虚号。(五)上报报的公文文，应当当在首页页附

9、：发发文签。(六)公文文标题应应当准确确简要地地概括公公文的主主要内容容并表明明文种。标标题中除除法规、规规章用书书名号外外，一般般不用标标点符号号。(七)主送送单位，一一般写在在公文标标题之下下，正文文之前，后后加冒号号，主送送单位的全全称、特特称、单单称，均均应使用用统一的的表达形形式，不不能随便便排列。(八)公文文如有附附件，应应当在正正文之后后、成文文时间之之前注明明附件顺顺序和名名称。 (九)成文文时间一一般以负负责人签签发日期期为准。(十)公文文除会议议纪要外外，应加加盖公章章。公章章加盖在在成文日日期之上上，发文文单位署署名一般般省略不不写。联联合发文文单位都都应加盖盖公章。主主

10、办单位位的印章章应排列列在前。(十一)公公文主题题词由表表现公文文内容归归属、主主题内容容的词或或词组和和表现公公文形式式特点的的词组组组成。按按先“内容”后“形式”的顺序序排列词词目，每每一公文文标引主主题词的的数量一一般不超超过5个个词或词词组。主主题词的的位置在在成文日日期之下下，阅知知范围之之上。第八条 合合同(协协议)的的格式按按照公司司合同管管理办法法执行。第九条 公公司公文文用纸幅幅面规格格采用国国际标准准A4型型。第四章 行文规规则第十条 公公司及公公司各部部门的行行文关系系，应当当严格按按照各自自的隶属属关系和和职权范范围确定定，统一一按公司司名义下下发。第十一条 向下级级单

11、位的的重要行行文，应应当同时时抄送上上级单位位。第十二条 各部门门未经公公司主管管行政副副总裁审审阅、总总裁签批批同意，不不得擅自自向下行行文。第十三条 请示应应当一文文一事；一般只只写一个个主送单单位，如如需同时时送其他他单位，应应当用抄抄送形式式，但不不得同时时抄送下下级单位位。除领领导直接接交办的的事外，“请示”不得直接送领导个人。第十四条 报告中中可以提提出意见见或建议议，但不不得夹带带请示事事项。第五章 收文办办理 第第十五条条 收文办办理一般般包括签签收、登登记、拟拟办、批批办、分分送、传传阅、承承办、催催办、查查办、存存档等程程序。收收文编号号分为单单位X字字年份份号。 第第十六

12、条条 签收、登登记、拟拟办、分分送由办办公室负负责。签签收时应应注明时时间、份份数、急急缓程度度；拟办办时要附附公文处处理单，并并签注拟拟办建议议。第十七条 对传阅阅公文、资资料，应应速传速速阅，一一般不得得超过两两天，并并注明传传出时间间。加急急件应随随到、随随传、随随阅，必必要时可可集体阅阅读。对对需送几几位领导导传阅的的公文，办办公室应应按领导导排序由由前向后后递送。办办理公文文传阅、传传批的办办公室人人员应随随时掌握握公文去去向并予予以记录录。除领领导另有有指示外外，不应应将公文文在领导导之间自自行传递递。第十八条 审批公公文时，对对有具体体请示事事项的，主主批人应应明确签签署意见见、

13、姓名名和审批批日期。其其他审批批人圈阅阅视为同同意；没没有请示示事项的的，圈阅阅表示阅阅知。第十九条 对所属属企业上上报的需需要办理理的公文文，各部部门应进进行审核核。审核核的重点点是：是是否应由由本部门门办理；内容是是否符合合公司规规定；涉涉及其他他部门职职权的事事项是否否已协商商、会签签；文种种使用、公公文格式式是否规规范，是是否符合合行文规规则。对对符合规规定的公公文，公公文办理理者应及及时处理理公文，对对不属于于本部门门职权范范围或者者不适宜宜由本部部门办理理的，应应当迅速速退回办办公室并并说明理理由。第二十条 公文办办理中遇遇有涉及及其他部部门职权权的事项项，主办办部门应应主动与与有

14、关部部门协商商。 第二十一条条 根据据办理公公文件件件有着落落、事事事有交代代的要求求，建立立三类催催办制度度，做到到紧急公公文跟踪踪催办，重重要公文文重点催催办，一一般公文文定期催催办，使使催办贯贯穿于公公文处理理的各个个环节。(一)凡送送公司领领导批示示的公文文、下属属医院与与网络公公司送隶隶属管理理机关的的公文和和总裁办办公会、公司司周例会会等上交交办的事事项，由由总裁办办负责催催办；(二)公司司各部门门承办的的公文和和申报的的公文由由各主办办部门专专人负责责催办。第六章 发文办办理第二十二条条 发文办办理一般般包括拟拟稿、审审核、签签发、翻翻译、缮缮印、校校对、用用印、登登记、分分发等

15、程程序。第二十三条条 草草拟公文文应当做做到：(一)符合合国家的的法律、法法规和方方针、政政策及有有关规定定，符合合上级单单位或领领导的工作指示示，并同同现行有有关公司司规章制制度相衔衔接。如如提出新新的政策策规定，应应加以说说明。(二)情况况确实，观观点明确确，条理理清楚，层层次分明明，文字字精练，书书写工整整，标点点准确，篇篇幅力求求简短。(三)公文文起草时时，有关关人名、地地名、数数字、引引文必须须准确。引引用公文文应先引引标题，后后引发文文字号。日日期应当当写具体体的年、月月、日，日日期使用用阿拉伯伯数字。在在使用简简称时，应应先用全全称，再再加以说说明。(四)公文文的正文文层次可可以

16、为多多层：一级标题为为“一”（使用用黑体，不不加粗）；二级标题为为“(一)”（使用用楷体）；三级标题为为“1”（使用用仿宋体体）；四级标题为为“(1)”（使用用仿宋体体）；五级标题为为“”（使使用仿宋宋体）。 (五)公文文必须使使用国家家法定计计量单位位。(六)公文文中的数数字，除除成文时时间、部部分层次次序数和和词、词词组、惯惯用语、缩缩略语、具具有修辞辞色彩语语句中作作为词素素的数字字必须使使用汉字字外，应应一律使使用阿拉拉伯数字字。代表表数量金金额的数数字，应应加逗号号分隔符符、金额额单位、币币种。(七)文稿稿送签时时，若有有需要向向主管领领导说明明的事项项，应另另外附简简要的说说明，随

17、随文稿一一并送审审。第二十四条条 公文文有些内内容如涉涉及公司司内部其其他单位位的职权权，主办办单位应应事先与与其他有有关部门门主动协协商并会会签；若若有不同同意见，应应报请主主管领导导裁定。对对于不同同意见未未协商一一致、又又未经主主管领导导协调裁裁决的问问题，一一律不得得上报、下下发公文文。第二十五条条 公文的的签发事事宜由办办公室负负责承办办。在送送领导签签发之前前，先由由办公室室进行审审核。审审核的重重点是：一、是否需需要行文文；二、是否符符合国家家的法律律、法规规、方针针、政策策及有关关规定；三、是否与与有关部部门进行行协商、会会签； 四、文种使使用、行行文格式式等是否否规范；五、是

18、否条条理清楚楚，层次次分明，文文字精练练，书写写工整，标标点准确确。对不符合规规定的上上报公文文，办公公室应退退回呈报报单位，并并告知要要求改正正的部分分。第二十六条条 公文文拟稿后后，按以以下规定定签发：(一)以董董事会名名义发文文，由董董事长签签发。(二)以公公司名义义发文，由由总裁签发发。 (三)以下下属分公公司名义义发文，由由总经理理签发。根据公司授授权规则则的规定定，凡有有权人明明确授权权的，被被授权人人也可签签发。第二十七条条 签发发人在批批签时，应应表明同同意与否否，并签签署姓名名和日期期。其他他审批人人圈阅，则则视为同同意。第二十八条条 草拟、修修改、审审核、批批阅、签签发公文

19、文，用笔笔用墨必必须符合合存档要要求，不不得使用用圆珠笔笔、铅笔笔、彩色色笔和纯纯蓝墨水水笔。不不得在文文稿装订订线外书书写。第七章 公公文流转转程序第二十九条条 公司司各部门门接收的的各类公公文（包包括电子子、纸质质资料），必必须在第第一时间间交办公公室，由由办公室室登记接接收并进进入公文文流转程程序。第三十条 公文运运转要严严格按程程序办理理。凡是是送公司司领导签签批的文文稿、文文件，一一律通过过办公室室登记，并并附公文文处理单单，不要要直接呈呈送领导导个人，由由办公室室核稿后后，按领领导分工工报送或或提请有有关会议议集体讨讨论决定定，应克克服“后门文文件”和“公文逆逆运转”等混乱乱现象。

20、公司正规公公文发文文的程序序是：拟拟稿者起起草公文文并填写写发文稿稿部门负负责人审审核有关部部门会签签(如有有必要)办公室室核稿领导签签发办公室室排版缮缮印办公室室盖章发文归归档。第三十一条条 以公司司名义对对外签署署的合同同(协议议)等公公文需要要经有关关部门会会签，才才能送领领导审批批后盖章章。程序序是：有有关部门门准备好好合同(协议)公司内内部审核核送律师师审核按律师师意见修修改填写合合同(协协议)盖盖章审批批单，并并负责办办理律师师审核签签字办公室室阅核、签签字(修修改前后后的合同同或协议议、律师师签字审审批单、律律师修改改意见等等四份文文件)财务负负责人阅阅核、签签字领导批批示经办部

21、部门到办办公室盖盖公司章章送交有有关单位位。第三十二条条 工作作签报和和电话记记录作为为非正规规公文，按按以下程程序办理理：起草草者填写写有关表表单办公室室或部门门负责人人签字办公室室编号、登登记有关部部门负责责人提出出拟办意意见送领导导批示有关部部门办理理归档。第三十三条条 公司各各部门需需请求公公司职能能部门或或公司领领导给予予有关支支持的申申请、请请示，以以审批单单形式按按以下程程序报送送相关部部门。相相关部门门有权决决定的，直直接答复复提出要要求的部部门；超超权限的的，应提提出拟办办意见通通过办公公室报主主管领导导决定：(一)涉及及人事、薪薪酬、福福利、编编制、培培训、出出境的公公文直

22、接接报送公公司人力力资源管管理部； (二)涉及及资金调调拨、预预算管理理的公文文直接报报送公司司财务管管理部：(三)涉及及有关法法律事务务的公文文直接报报送公司司办公室室(法律律)；(四)涉及及以公司司名义作作广告、购购置信息息技术设设备等实实物资产产的公文文直接报报送公司司总裁办公公室；(五)凡涉涉及两个个部门及及以上的的、无法法确定主主办部门门的申请请、请示示送办公公室处理理。第八章 归档与与销毁第三十四条条 公文办办完后，应应当根据据章程程和有有关规定定，及时时将公文文审定签签发后的的终稿、印印刷后的的正本和和有关材材料整理理立卷。电电报随同同文件一一起立卷卷。第三十五条条 公司司领导责

23、责承有关关部门办办理的公公文应及及时到办办公室办办理借阅阅手续，及及时归还还，以免免遗失。第三十六条条 公文文归档，应应当根据据其相互互联系、特特征和保保存价值值、期限限整理立立卷，要要保证档档案的齐齐全、完完整，能能正确反反映本单单位的主主要工作作情况，以以便于保保管和利利用，一一年归档档一次。第三十七条条 联合合办理的的公文，原原件由主主办单位位立卷，其其他单位位保存复复制件。第三十八条条 公文复复制为正正式文件件使用时时，视为为正式文文件妥善善保管。第三十九条条 案卷卷应当确确定保管管期限。个个人不得得保存应应当归档档的文件件。第四十条 没有存存档和存存查价值值的文件件，经过过鉴别和和领

24、导人人批准，可可以定期期销毁；销毁秘秘密公文文，应当当进行登登记，由由两人监监销，保保证不丢丢失、漏漏销。第九章 附则第四十一条条 公文用用印按照照公司印印章使用用与管理理暂行办办法执执行。第四十二条条 本办办法由公公司办公公室负责责解释。第四十三条条 本办办法自下下发之日日起执行行。公文处理办办法流程程图下发公文办办理流程程图办公室下发公文盖章缮印 报批办公室核稿办公室下发公文盖章缮印 报批办公室核稿存档核对接收存档核对接收 办公室签收、登记（急件、特急件随到随办）接收公文办办理流程 办公室签收、登记（急件、特急件随到随办）审 核审 核拟 办拟 办传阅分送公司领导批示传阅分送公司领导批示办复

25、查办催办承办办复查办催办承办来文机构回复来文机构回复存档存档会签文件流流转流程程图办公室、批转、拟办意见办公室登记、分类办公室签收公文办公室、批转、拟办意见办公室登记、分类办公室签收公文 公司领导阅办会签法务分送总裁批办 公司领导阅办会签法务分送总裁批办办公室督办承办部门办公室督办承办部门承办部门承办部门行政办公室室公文处处理办法法格式（附附件1-9）附件：北京京管理有有限公司司红头文文件格式式 北京管理理有限公公司 文 件件 字 号 北京管管理有限限公司 二一三年X月X日主题词： 发： 印印发 附附件：北北京管理理有限公公司便函函格式北京管理有有限公司司便函 祥云云便函 号 北北京管理理有限

26、公公司 年 月 日 函函 告 主题词： 发： 北京管理有有限公司司总裁办办公室 印发发附件：北京京管理有有限公司司会议纪纪要格式式公司会议纪纪要（模模板首页页）签 发：审 核：核 稿：拟 稿：会 议 纪纪 要（第X期）总裁办公室室 XXX年XX月XX日内容：公司XXXXX年第XX季度度总经理理运营会议纪纪要发送：公司司各部门门、下属属各医院院、网络络天下 公司会议议纪要（模模板内页页）对内公开公司通报年 第 期总裁办公室室 年年 月 日 内内容：附件：北京京管理有有限公司司各部门门会议纪纪要格式式会 议 纪纪 要会议名称：会议时间： 会议主持：公司参会： 记录整理：主要内容： 年 月月 日附件

27、：北京京管理有有限公司司内部文文书阅办办格式北京管理有有限公司司文书阅阅办笺来文机关： 来文文字号： 收收到时间间： 年 月 日份数： 份 附件件：标题： 拟办意见： 月 日日行政副总裁裁批示：总裁批示：阅者签名：附件：北京京管理有有限公司司各部门门发文签签批格式式北京管理有有限公司司发文签签发文号 密 级缓急程度标题主送 抄送拟稿人： 年 月 日部门审核： 年 月 日公司领导审审核签发发： 年 月 日主题词 校对发文日期印数附件：北京京管理有有限公司司便函发发函签批批格式 北京管管理有限限公司（函函）发文文签祥云医 便函 号号秘级缓急程度 标题主送 抄送拟稿人： 年年 月 日部门领导审审核：

28、 年 月 日公司领导审审核： 年 月月 日主题词：校 对发文日期年 月 日印 数附件：北京京管理有有限公司司接收外外来上行行文呈报报处理格格式 北京京管理有有限公司司办文稿稿纸收文时间来文机关文件号文件标题 总裁办拟办意见领导批示承办部门办文情况办结时间附件：北京京管理有有限公司司对下属属单位发发红头文文件签批批格式 北北京管理理有限公公司红头头文件发发文稿纸纸*文件标题题： *拟稿单位位： *撰稿稿人： *修改改人：*送审日期期： 审核核人： 缓 急：*文件序号号：密级及其保密期限：定密依据：*附件：无无*主题词： *印刷： 校对： *份数：*发文范围围：主报单位： 抄送单位： *公司领导导

29、签发意意见：年 月月 日 附件：下属属单位上上行文格格式 xxxxx医院院管理有有限公司司文 件 XX字 号 关关于 的的请示（汇汇报）正文 附件：. 二00一一年年三月十十八日附件： 档案案文件管管理办法法第一章 总则第一条 为北京京管理有有限公司司(以下下简称公公司)档档案管理理工作，有有效地保保护和利利用档案案，维护护公司合合法权益益，特制制订本办办法。第二条 公司及及各部门门、员工工均有保保护档案案的义务务。第三条 档案工工作实行行办公室室统一领领导，各各部门分分级保管管、分级级查阅的的原则。第二章 归档范范围第四条 本本办法所所称的档档案是指指：公司司的战略略规划、年年度计划划、统计

30、计资料、网网络技术术、品牌牌策划、市市场营销销、后勤勤管理、行行政纪要要、经营营管理、医医药护技技的论著著、发表表期刊杂杂志、管管理制度度和流程程、财务务审计、劳劳动工资资、经营营情况、人人事档案案、会议议记录、决决议、决决定、聘聘任书、协协议、合合同、项项目方案案、通告告、通知知等文件件材料。第五条 档档案具体体包括公公司从工工商登记记注册起起,各级级部门及及员工从从事策划划、宣传传、经营、管管理等活活动中所所直接形形成的对对企业有有留存价价值的各各种文字字（下发的的红头文文件；向向上级机机关申请请、汇报报的上行行文件；办院初初期的所所有申报报材料及及上级批批复；医医院在经经营、医医疗活动动

31、中制定定的重要要管理办办法及发发生的大大事记；）、图表表（装修、基基建等图图纸文件件、中层以以上人员员信息表表）、账册册（财务预预算及决决算材料料）、凭证证、报表表（业务务周报表表、业务务月报表表、员工工花名册册）、技术术资料、电子声像资料（各种集团级重要会议的文字、图像及录音资料）、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 第六条条 档案案保存年年限表组织档案保保存年限限表档案分类档案名称保管期限备注存档单位组织类有关公司章章程类的的档案永久由董事会秘秘书保管管公司档案室室股东会的档档案永久由董事会秘秘书保管管公司档案室室股东名册、股股东印鉴鉴簿、出出资证明明书永久由董事会秘秘书保管管公司档案室

32、室董事会档案案永久由董事会秘秘书保管管公司档案室室行政档案保保存年限限表档案分类档案名称保管期限备注存档单位行政事务公司下发行行政红头头文件档档案永久由总裁办保保管公司档案室室公司行政文文书档案案10年由总裁办保保管公司档案室室公司接收上上行文档档案10年由总裁办保保管公司档案室室重要会议资资料档案案（图片、文文字纪要要、视频频光盘）永久由总裁办收收集公司档案室室公司制度/工作流流程/汇汇编档案案永久由总裁办收收集/修订公司档案室室医院制度/工作流流程/汇汇编档案案永久由总裁办收收集/保管公司档案室室总裁个人资资料档案案永久由总裁办收收集/保管公司档案室室社会行为外外事活动动资料档档案（商会资

33、料料、政协协资料、企企业联盟盟等）永久由总裁办收收集/报管公司档案室室投资战略资资料档案案（调研报告告、可行行性研究究报告、筹筹备计划划、实施施方案、投投资预算算等）永久由总裁办收收集/保管公司档案室室下属单位周周、月、季季报表、计划和总结结10年总裁办收集集/保管管公司档案室室部门计划、总总结、预预算5年总裁办收集集/保管管公司档案室室经营档案保保存年限限表档案分类档案名称保管期限备注存档单位经营业务医院经营方方案（各各大病种种治疗方方案）档档案永久由医疗中心心收集公司档案室室医院经营部部绩效考考核档案案10年由医疗中心心收集公司档案室室医院经营部部月、季、年年（报表表、总结结、计划划）档案

34、10年由医疗中心心收集公司档案室室专家聘用合合同档案案永久由医疗中心心收集公司档案室室专家证件资资料档案案永久由医疗中心心收集公司档案室室专家保险年年限（险险种）资资料档案案永久由医疗中心心收集公司档案室室医院经营部部管理制制度汇编编档案永久由医疗中心心收集/修/保保管公司档案室室医院经营部部工作流流程汇编编档案永久由医疗中心心收集/保管公司档案室室医院经营部部培训会会议资料料5年由医疗中心心收集/保管公司档案室室医务部档案案管理保保存年限限表档案分类档案名称保管期限备注存档单位医务部医务部规章章制度及及职责永久由医务部收收集存档档公司备份医保办公室室管理制制度永久由医务部收收集存档档公司备份

35、病房管理规规章制度度永久由医务部收收集存档档公司备份病案管理规规章制度度永久由医务部收收集存档档公司备份针灸理疗科科规章制制度永久由医务部收收集存档档公司备份药剂科管理理制度永久由医务部收收集存档档公司备份检验科管理理制度永久由医务部收收集存档档公司备份放射科规章章制度及及操作规规程永久由医务部收收集存档档公司备份B超心电室室规章制制度及职职责永久由医务部收收集存档档公司备份疾病预防控控制科规规章制度度及职责责永久由医务部收收集存档档公司备份信息科规章章制度及及职责永久由医务部收收集存档档公司备份光疗、中药药外洗科科规章制制度及职职责永久由医务部收收集存档档公司备份抢救制度及及流程永久由医务部

36、收收集存档档公司备份教学办规章章制度与与职责永久由医务部收收集存档档公司备份科研论文集集各部门院内内或发行行印发的的医疗手手册永久由医务部收收集存档档公司备份学术会议资资料10年由医务部收收集存档档公司备份卫生常规检检查资料料10年由医务部收收集存档档公司备份医务部医保保办培训训会议资资料10年由医务部收收集存档档公司备份培训班资料料10年由医务部收收集存档档公司备份护理档案保保存年限限表档案分类档案名称保管期限档案收集存档单位护理管理护理部制度度档案永久护理管理中中心修订/收集集公司档案室室护理部工作作流程档档案永久护理管理中中心修订/收集集公司档案室室护理部工作作手册档档案永久护理管理中中

37、心修订/收集集公司档案室室护理部活动动（图片片/视频频）档案案永久护理管理收收集备份份公司档案室室护理活动策策划案档档案永久护理管理收收集备份份公司档案室室护理重要会会议资料料档案5年护理管理收收集备份份公司档案室室护理培训资资料档案案5年护理管理收收集备份份公司档案室室护理评选档档案10年护理管理收收集备份份公司档案室室护理人事任任免档案案5年护理管理收收集备份份公司档案室室护理部工作作总结档档/报表表/报告告/档案案10年护理管理收收集备份份公司档案室室护理部考核核/检查查/资料料档案5年护理管理收收集备份份公司档案室室信息部保存存年限表表档案分类档案名称保管期限备注存档单位信息部服务器等

38、重重要设备备的文档档说明3年信息部存档档公司备份医院HISS信息系系统电子子文档永久信息部存档档公司备份医院系统数数据备份份文件5年上交医院总总经理公司备份医院内部帐帐号密码码系统配配置目录录3年信息部存档档公司备份医院信息系系统故障障应急方方案永久信息部和医医务部公司备份医院机房管管理制度度永久信息部存档档公司备份医院计算机机操作规规范永久信息部存档档公司备份市场部保存存年限表表档案分类档案名称保管期限备注存档单位市场部市场转诊医医生信息息永久市场管理收收集备份份公司备份异业活动合合作联系系人信息息永久市场管理收收集备份份公司备份社区活动（社社区负责责人联系系方式）永久市场管理收收集备份份公

39、司备份每月市场报报表分析析3年市场管理收收集备份份公司备份义诊活动资资料档案案，活动动计划5年市场管理收收集备份份公司备份市场工作制制度档案案 （公公司/医医院）永久市场管理收收集备份份公司备份公益活动协协议的收收集（公公司/医医院）10年市场管理收收集备份份公司备份针对竞争对对手的资资料收集集2年市场管理收收集备份份公司备份市场对外宣宣传图片片收集永久市场管理收收集备份份公司备份品牌档案保保存年限限表档案分类档案名称保管期限备注存档单位品牌部图片视频/类电子子版档案案（公司司/医院院）永久品牌管理收收集备份份公司档案室室广告设计图图（矢量量版）电电子版档档案（公司/医医院）10年品牌管理收收

40、集备份份公司档案室室策划方案电电子版档档案（公公司/医医院）5年品牌管理收收集备份份公司档案室室活动总结电电子版档档案（公公司/医医院）5年品牌管理收收集备份份公司档案室室活动设计文文件（矢矢量）电电子版档档案（公司/医医院）10年品牌管理收收集备份份公司档案室室广告、活动动、样报报（电视视小样）（公司/医医院）5年品牌管理收收集备份份公司档案室室企划品牌制制度档案案（公司司/医院院）永久品牌管理收收集备份份公司档案室室广告公关合合同档案案（公司司/医院院）5年品牌管理收收集备份份公司档案室室合作商资料料档案（医医院）医院品牌部部保管医院档案室室平面设计小小样及矢矢量图（电电子版）（公司/医医

41、院）5年品牌管理收收集备份份公司档案室室公司及下属属单位企企业文化化资料档档案10年品牌管理收收集修订订公司档案室室人力资源档档案保存存年限表表档案分类档案名称保管期限备注存档单位人力资源中心公司及分公公司组织织架构图图5年人力资源中中心收集集公司档案室室人力资源全全员制度度汇编5年人力资源中中心/修订/收收集公司档案室室公司及分公公司人员员全员花花名册5年人力资源中中心收集集公司档案室室公司及分公公司员工工手册5年人力资源中中心/修订/收收集公司档案室室公司及分公公司所属属部门（计计划与总总结）5年人力资源中中心收集集公司档案室室公司及分公公司全员员岗位说说明书5年人力资源中中心/修订/收收

42、集公司档案室室劳动合同与与返聘协协议档案案10年人力资源中中心/修订/收收集公司档案室室简历（科室室负责人人及以上上的）5年人力资源中中心收集集医院档案室室简历（科室室负责人人以下的的）5年培训档案（计计划、实实施、课课件、结结果、考考核及参参加人名名单、流流程、录录像）10年人力资源中中心收集集公司档案室室公司及分公公司（奖奖惩）资资料档案案10年人力资源中中心收集集公司档案室室人员调动档档案（调调岗、调调薪等手手续）10年人力资源中中心收集集公司档案室室绩效考核（方方案、评评审、考考核结果果）5年人力资源中中心收集集公司档案室室人力相关的的商业合合同档案案（招聘聘网站合合同、猎猎头公司司共

43、同、招招聘会与与培训公公司合作作合同等等）永久人力资源中中心收集集备份医院档案室室工资及社保保档案永久人力资源中中心收集集备份医院档案室室物流中心档档案保存存年限表表档案分类档案名称保管期限备注存档单位 采购购中心月、季度招招标采购购计划审审批文件件档案5年采购中心收收集存档档公司存档 备份设备到货验验收记录录5年采购中心收收集存档档设备、物资资、药品品申购计计划5年采购中心收收集存档档药品调拨审审批单5年采购中心收收集存档档药品验收入入库记录录3年采购中心收收集存档档部门工作计计划、培培训、总总结3年采购中心收收集存档档设备、物资资、药品品等供应应方资料料永久采购中心收收集存档档部门文件管管

44、理及合合同类管管理永久采购中心收收集存档档部门章使用用登记3年采购中心收收集存档档供应商调查查、评估估、考核核评鉴过过程记录录及文件件10年采购中心收收集存档档招标及其他他方式采采购过程程记录及及文件10年采购中心收收集存档档采购合同、协协议及相相关签订订依据、谈谈判记录录永久采购中心收收集存档档公司采购审审计记录录10年采购中心收收集存档档供应商资质质文件资资料永久采购中心收收集存档档采购计划、资资金预算算及执行行资料永久采购中心收收集存档档与供应商日日常业务务往来函函件永久采购中心收收集存档档询价、比价价、议价价、定价价等单记记录永久采购中心收收集存档档主要产品市市场价格格波动表表永久采购

45、中心收收集存档档后勤档案保保存年限限表档案分类档案名称保管期限备注存档单位后勤工程管理档案医院装修改改造设计计施工工工程材料料：设计计院及图图纸资料料、施工工方（各各分包商商：水电电、管网网、消防防、外装装改造、）资资料、施施工合同同资料、永久医院后勤部部收集/存档公司档案室室电子存存档备份装修改造竣竣工验收收文件：项目竣竣工验收收报告、工程设设计图纸纸、工程程施工计计划、工工程监理理部门的的报告、项目质量评审文件、工程审计文件、材料、决算报告、环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等验收审批文件、竣工验收会议决议文件、验收证书及验收委员会名册、签字、验收备案文件永久医院后勤部部收集/

46、存档公司档案室室电子存存档备份车辆管理档档案车辆：派车车记录、行行驶记录录、年检检记录、保保养/修修理记录录、保险险记录、燃燃油记录录、行驶驶安全意意识培训训和检查查资料永久医院后勤部部收集/存档公司档案室室电子存存档备份员工食宿档档案房屋租赁合合同/物业对对接材料料永久医院后勤部部收集/存档公司档案室室电子存存档备份食堂安全生生产管理理材料消防安全检检查和培培训资料料后勤管理文文件后勤部工作作计划、总总结医院后勤部部收集/存档公司档案室室电子存存档备份后勤部培训训计划、实实施和总总结后勤部规章章制度、流流程管理理文件财务管理中中心档案案保存年年限表档案分类档案名称保管期限备注存档单位财务中心

47、经营核算的的效益考考核办法法长期财务部收集集存档财务中心备份费用报销暂暂行办法法长期内部审计管管理制度度长期2013年年度预算算编制指指引长期财务绩效考考核细则则及暂行行办法长期财务预算长期财务预算培培训内容容10年财务规范培培训提纲纲10年会计基础知知识培训训提纲10年资产负债表表、收支支总表、收收支明细细表、往往来明细细表、财财务预算算完成对对比表、年年度预算算表、财财务预算算外资金金支出审审批表、付付款计划划审批表表、公司司货币资资金核对对账目回回执表、总总经理绩绩效工资资审批表表、月经经营情况况及预算算执行情情况对比比表。永久会计档案按现行会计计准则执执行长期财务部收集集存档财务中心备

48、份网络公司档档案保存存年限表表档案分类档案名称保管期限备注存档单位网络公司皮肤病知识识培训由沈阳组收收集存档档公司备份优化编辑知知识培训训由沈阳组收收集存档档公司备份外联相关知知识培训训由沈徐州组组收集存档公司备份各医院图片片资料（专专家、大大楼、LLOGOO）由美工收集集存档公司备份技术常用软软件、工工作日志志由技术部收收集存档档公司备份第三章 档案机机构及其其职责 第第七条 档档案工作作由公司司办公室室统一领领导，办办公室指指派专人人(档案案管理员员)负责责对档案案资料进进行接收收、收集集、整理理、立卷卷、保管管。 第第八条 公司司各部门门指定专专人负责责档案管管理工作作(即资资料员)。第

49、四章 档案案的管理理第九条 档案材材料的收收集：(一)建立立、健全全立卷归归档制度度，确立立归档范范围、归归档时间间、保管管期限； (二)对遗遗缺不全全的档案案，采取取不同措措施，积积极收集集齐全； (三)及时时将催办办完毕的的文件上上交回收收，在次次年检查查齐全后后整理立立卷归档档。 第十条 档案的的归档、立立卷与管管理：(一)区分分全宗，确确定立档档部门(单位)。 (二)分类类。依据据档案来来源、时时间、题题目、内内容、字字母顺序序分成若若干层次次和类别别。 (三)归档档前将资资料分类类，分组组放置在在待办卷卷宗内。 (四)案卷卷排列。立立卷按永永久、长长期、短短期分别别组卷，卷卷内文件件

50、把正文文、底稿稿、附件件请示和和批复放放在一起起，编制制案卷目目录和案案内目录录。 (五)整理理案卷，使使之厚度度适宜，控控制在11cm至至2cmm之间，材材料过窄窄应加衬衬边；材材料过宽宽应折叠叠整齐；字迹难难辨认的的，应附附抄件；以每一一案卷端端正书写写标题。 (六)对公公司所有有档案系系统排列列，确定定保管期期限，编编制档案案目录(卡片)，按一一定次序序排列和和存放。 (七)每年年对档案案进行一一次清理理：清除除不必要要保存的的材料、对对破损和和褪色的的材料进进行修补补和复制制。 第十一条 档案案的保管管：(一)防止止档案的的损坏，延延长档案案的寿命命，维护护档案的的安全； (二)（公公

51、司或医医院）设设立专门门地点或或专用库库房或专专用文件件库保存存档案； (三)做好好档案室室的防水水渍、防防潮、防防虫蛀、防防尘、防防鼠害、防防高温、防防强光等等工作。 第十二条 档案案的鉴定定： (一)从从档案的的内容、来来源、时时间、可可靠程度度、名称称等方面面鉴别档档案的价价值； (二)确定定各类档档案的保保管期限限表。其其中财务务档案见见财务档档案保存存期限表表； (三)公司司档案保保管期限限分永久久、长期期、短期期及年限限制四种种。介于于前两种种保管期期限的，保保管期限限从长。第十三条 档案案的销毁毁 (一)对已已失效的的档案，认认真鉴定定，编制制销毁清清册，该该清册永永久保存存；

52、(二)办理理销毁手手续，经经董事会会或总经经理批准准，方能能销毁； (三)销毁毁时要有有二人以以上监销销，并在在清册上上签字； (四)公司司终止、解解散时，档档案应移移交控股股股东； (五)公司司应采取取严密管管理措施施，防止止档案失失密和泄泄密。 第十四条 档案案借阅、利利用工作作： (一)利用用档案要要按规定定办理查查阅使用用手续，填填写公司司借阅阅申请表,依据调调阅权限限和档案案密级，严严格履行行审批手手续。档档案使用用人在查查阅时，不不准在资资料上图图点、折折叠、涂涂改、换换页、拆拆散、撕撕毁、加加字、去去字，保保证档案案材料的的完整、及及时归档档。外单单位查阅阅档案凭凭单位介介绍信，

53、并并经接待待部门报报公司总总经理同同意方可可在指定定地点查查阅。(二)案卷卷一般仅仅供在档档案室阅阅看，立立卷的文文件、资资料可外外借。外外借的须须办理登登记手续续。 (三)借阅阅期限不不得超过过一个星星期。第五章 档案备备份制度度第十五条 公司司所有有有价值的的文件、报报表、业业务记录录等必须须备份。第十六条 各部部门应尽尽量采用用电脑管管理和工工作，便便于业务务资料的的数字化化处理和和保存。 第十七条 备份份盘与原原盘应分分开存放放。第十八条 档案案的目录录格式 （一）文件件/文书书/档案案目录格格式归档文件目目录件号责任者文号题名日期页数备注 （二二）制度度/流程程/档案案目录格格式序

54、号文件编号责任者文件材料题题名日 期页 号备 注卷内目录制度/流程程档案分分类案卷卷目录档 号题 名保管期限件数页 数备 注 （三三）声像档档案目录录格式照片档案基基本目录录格式照片号题名时间摄影者底片号备 注声像档案保保管单位位目录保管单位号题 名载体类型保管期限起止时间备 注 （四）电子档档案目录录格式归档电子文文件目录录（示例）文件编号题名形成时间稿本代码类别代码载体编号保管期限备注祥云医字20013X号2013永久注：电子子文件稿稿本代码码：M草稿性性电子文文件；UU非正式式电子文文件；FF正式电电子文件件。电子文文件类别别代码：T文本文文件；II图像文文件；CC图形文文件；VV影像文

55、文件；AA声音文文件；OO超媒体体链结文文件；PP程序文文件；DD数据文文件。电子档案保保管单位位目录（示例）保管单位号题 名载体类型保管期限起止时间备注Dg1-55光盘永久数码照片说说明性目目录照片号题 名影像中主要要人物摄影者摄影时间保管期限备注注：以每张张照片为为单位填填写，与与被说明明的照片片放在同同一个文文件夹中中。保管单 位位题 名载体类型保管期限起止时 间间备注数码照照片光盘盘目录注：以每一一个活动动为单位位填写。电电子、纸纸质双套套制。电子科技档档案目录录、电子子专业档档案目录录格式同同纸质档档案目录录。数码录录音档案案目录保管单位号号题 名载体类型保管期限起止时 间间备注注：

56、以每一一个活动动为单位位填写。电电子、纸纸质双套套制。数码录录像档案案目录保管单位号号题 名载体类型保管期限起止时 间间备注注：以每一一个活动动为单位位填写。电电子、纸纸质双套套制。 （五五）实物保保管单位位目录格格式实物档案保保管单位位目录档 号题 名实物类型日期保管期限备 注 第六章 处理条条例第十九条 有下下列行为为之一的的，根据据情节轻轻重，给给予责任任人适当当的金额额罚款处处理： (一) 未按规规定程序序进行档档案管理理的； (二) 对对档案资资料不熟熟悉，影影响档案案利用效效率的； (三) 对对公司配配置的机机器设备备使用功功能不精精通,影影响使用用效率的的;(四) 档档案管理理员

57、未按按规定办办理借阅阅手续,致使档档案资料料违规外外借的;(五) 档档案资料料借出后后,未及及时催交交回收并并保证档档案资料料完整的的;(六) 档档案资料料借阅人人未按规规定时间间交回或或造成档档案资料料缺损、未未经允许许私自复复印或转转借的。第二十条 有下下列行为为之一的的，根据据情节轻轻重，给给予责任任人警告告、降级级（降职职）等行行政处分分，直至至解除劳劳动关系系。触犯犯法律的的，移交交司法机机关处理理：(一)因管管理不善善，致使使档案资资料室或或档案资资料存放放地发生生重大安安全事故故;(二)毁损损、丢失失或擅自自销毁企企业档案案；(三)擅自自向外界界提供、抄抄摘企业业档案；(四)涂改

58、改、伪造造档案；文件档案的的归档管管理及借借阅流程程各部门例行半年分送 立卷归档各部门例行半年分送 立卷归档各部门收集文件、资料分类整理编号装订成册存放档案管理员立卷归档装订成册存放档案管理员立卷归档档案员半年定期收集借阅文件、档案档案员半年定期收集借阅文件、档案催还、归还催还、归还借阅登记借阅登记档案室办公室定期检查档案室办公室定期检查附件：北京京管理有有限公司司档案管管理格式式（1-11）1、文件归归档表 部门： 序号文件名称内容档案编号受控文件编编号归档日期交件人签名收件人签名2、归档案案卷目录录表卷宗号： 目录号号： 部部门：案卷顺序号号立卷类目号号案卷标题起止日期卷内张数保管期限备注

59、3、档案目目录表部门： 编号文号名 称 内 容归档日期备注4、档案存存放表全宗名称：全 宗 号号：案卷目录号号案卷目录名名称目录中案卷卷起止号号存放位置楼层房间档架栏格制表人： 制表日日期： 年 月 日5、档案索索引表编号档案号档案名称归档日期储存位置档案内容处理6、(机密密)文件件保管备备查表归档日期原文件编号内容摘要经办部门档号预定保存期限份数备注副本影本7、档案明明细表保险库号柜位号拟存至日期期公司部门文件名称内内容类别归档日期销毁日期收件人签收日期8、作废档档案销毁毁清单 年 月 日 档号收文号发文号简由档案起讫日日期核准： 监毁： 执行人人：9、档案调调阅单档案名称审 批批调阅人档案

60、号及件件数号码还卷宗日期期年 月 日经收人签章章件数共计 件件 申请请人： 制表日日期： 年 月 日10、阅档档催还单单同志：您所调阅的的下列档档案还期期已逾，为为方便他他人使用用和管理理，依档档案调阅阅规定，请请于月日前送送还。档案室年 月 日档号文号名称借期送还期数 量备注宗册11、阅档档催还单单存根档号文号名称借期原定还期数 量催单发出日日期宗册第七章 附则第二十一条条 本本制度适适用于公公司各部部门。第二十二条条 制督部公公责门部第二十三条条 本本制度所所指责任任人为档案管管理员、资资料管理理员和借借阅人员员。第二十四条条 本本制度由由公司办办公室负负责解释释。第二十五条条 本办办法自