合作单位管理制度

合作单位管理制度为了加强公司对招标工作的统一管理，规范合作项目的招标操作程序，更好地与各合作单位保持良好关系，结合公司的实际情况，制定本办法。一、合作形式分类及条件：（具体划分详见附件1）A、分公司形式：成为河北博鳌招标代理有限公司分公司应具备以下条件：（1） 办公场所：应具备固定办公场所（个人资产或长期租赁），且用于办公场所面积不得小于130皿。（2） 开标场所：应具备固定开标室（除各地区监管部门要求的开标场所外），开标室应具备监控设备且每次开评标过程都应将电子监控存档。（3） 办公设备：应具备办公设备：电脑（人手一台）、笔记本（不少于2台）、打印机（不少于2台）、投影仪（不少于1台）等。（4） 人员：人员不得少于15人。其中：注册类（注册造价师）人员不得少于3人；中级及以上职称不得少于5人；招标师不少于2人；具体操控项目人员不得少于9人，能担当项目经理的不少于3人。（5） 人员素养：项目经理人员应具备丰富的招标经验，掌握各地区操作流程并与各地区监管部门建立了良好的关系，熟悉招标投标法、政府采购法等相关法律法规；具体操控项目人员应熟悉各项招标流程并了解相关法律法规。（6） 业务数量及收益：招标项目数量达到120个以上（分标段项目按一个项目计算）且年度收益达到200万及以上。B、部门形式：成为河北博鳌招标代理有限公司招标部（一部、二部、三部…）应具备以下条件：（1） 办公场所：应具备固定办公场所。（2） 开标场所：应具备固定开标室（除各地区监管部门要求的开标场所外），开标室应具备监控设备且每次开评标过程都应将电子监控存档。（3） 办公设备：应具备办公设备：电脑（人手一台）、笔记本（不少于2台）、打印机（不少于2台）、投影仪（不少于1台）等。（4） 人员：人员不得少于10，具体操控项目人员不得少于6人，能担当项目经理的不少于2人。（5） 人员素养：项目经理人员应具备丰富的招标经验，掌握各地区操作流程并与各地区监管部门建立了良好的关系，熟悉招标投标法、政府采购法等相关法律法规；具体操控项目人员应熟悉各项招标流程并了解相关法律法规。C、个人形式：（1） 业务量：具备一定业务数量，具有固定的业主圈或者在某些地区有大量业务。（2） 信誉：在业务所开展地区具有良好的社会信誉，得到业主部门与监管部门的好评。（3） 素养：熟悉业务开展区的操作流程及相关规章制度，了解招标投标法等相关法律法规。D、公司形式（招标公司之间合作）：招标公司应具备合法招标经营范围且至少具备政府采购乙级及以上及建设工程乙级及以上。二、合作管理制度：（一） 总公司市场拓展部负责管理各合作单位及负责与各部门的沟通协调；（二） 统一VI（如：服装、胸牌、标示等）；（三） 所有合作单位人员均纳入总公司人事体系，享受总公司正式员工待遇（如：养老保险、职称、培训等）。1、分公司管理制度：A、 信息管理：每月月初（1号-5号）上报本月项目信息（信息报备表详见附件2），每周五上报项目进展情况表（项目进展表详见附件3）。B、 人员管理：数量：人员不得少于15人。其中：注册类（注册造价师）人员不得少于3人；中级及以上职称不得少于5人；招标师不少于2人；具体操控项目人员不得少于9人，能担当项目经理的不少于3人。人员素养：项目经理人员应具备丰富的招标经验，掌握各地区操作流程并与各地区监管部门建立了良好的关系，熟悉招标投标法、政府采购法等相关法律法规；具体操控项目人员应熟悉各项招标流程并了解相关法律法规。分公司所聘请的员工均需总公司考核通过后才可上岗并成为分公司正式员工。档案及保险：分公司应按国家相关规定为正式员工缴纳相应保险，且正式员工档案及保险均有总公司统一归档管理。C、 培训及考核各地区监管部门组织的培训及考核：总公司会根据监管部门区域性及培训内容不同组织的与之有关的分公司参加学习及考核。如遇到大规模法律法规学习或考试，各分公司主要人员均要参与学习及考核。总公司培训及考核：专业知识培训：总公司每年不定期的组织各项专业知识及操作技能的培训，分公司要积极响应且每年参加总公司组织的培训不少于2次，每次不少于3人。其他培训：总公司每年不定期组织礼仪交际等培训，分公司可根据自身情况参加。专业知识考核：总公司每年组织不少于两次的专业知识考试，分公司每人每年至少参与一次且参与人员必须通过专业知识考试，若未通过，则需留在总公司学习实践后方可再次上岗。D、 公司会议及各项活动会议：分公司每年必须参加总公司年度会议，并提交年度总结及下年计划。活动：总公司每年组织司庆、年庆、旅游等活动，分公司可根据自身情况参加。E、 利润分配分配形式：年度缴费。缴费细则：每年年初（1-2月份）向总公司缴纳30%的年费，每年10月份以前缴纳至80%的年费，每年12月份须缴纳剩余年费。F、收据及发票管理标书费由分公司收取，收据由总公司统一提供（整本收据用完后交回总公司核对，无误后方可领取新收据）;投标保证金须打入总公司账户，由总公司统一开具投标保证收据（各地监管部门另有要求除外）。发票：分公司定期对需要开具发票项目进行整合，统一办理。税费由分公司全部承担。（注：发票开具后，须提供相应抵扣发票，若不能提供，须缴纳4%抵扣票税费）如有特殊情况，另行约定。2、部门合作管理制度：A、 信息管理：每月月初（1号-5号）上报本月项目信息（信息报备表详见附件2），每周五上报项目进展情况表（项目进展表详见附件3）。B、 人员管理：数量：人员不得少于10，具体操控项目人员不得少于6人，能担当项目经理的不少于2人。人员素养：项目经理人员应具备丰富的招标经验，掌握各地区操作流程并与各地区监管部门建立了良好的关系，熟悉招标投标法、政府采购法等相关法律法规；具体操控项目人员应熟悉各项招标流程并了解相关法律法规。C、 培训及考核各地区监管部门组织的培训及考核：总公司会根据监管部门区域性及培训内容不同组织的与之有关的部门参加学习及考核。如遇到大规模法律法规学习或考试，部门主要人员均要参与学习及考核。总公司培训及考核：专业知识培训：总公司每年不定期的组织各项专业知识及操作技能的培训，各部门要积极响应且每年参加总公司组织的培训不少于4次，每次不少于3人。其他培训：总公司每年不定期组织礼仪交际等培训，各部门可根据自身情况参加。专业知识考核：总公司每年组织不少于两次的专业知识考试，各部门每人每年至少参与两次且参与人员必须通过专业知识考试，若未通过，则需留在总公司学习实践后方可再次上岗。D、 公司会议及各项活动会议：各部门可根据自身情况参与，须提交年度总结及下年计划。活动：总公司每年组织司庆、年庆、旅游等活动，各部门可根据自身情况参加。E、 利润分配分配形式：项目分成。分成细则：（1） 代理服务费大于1万元（含）分成按2/8，总公司收取代理服务费的20%，税费由部门全部承担，标书费不分。（2） 代理服务费大于5千元（含）且小于1万元分成按3/7,总公司收取代理服务费的30%，税费由部门全部承担，标书费按3/7。（3） 代理服务费小于5千元，代理服务费由总公司全部收取，标书费不分。F、收据及发票管理标书费由各部门收取，收据由总公司统一提供（整本收据用完后交回总公司核对，无误后方可领取新收据）;投标保证金须打入总公司账户，由总公司统一开具投标保证收据（各地监管部门另有要求除外）。发票：各部门定期对需要开具发票项目进行整合，统一办理。税费由分公司全部承担。（注：注：发票开具后，须提供相应抵扣发票，若不能提供，须缴纳4%抵扣票税费）G、合同管理（1） 、项目确定后，合作单位需到公司招标部申领制式合同，由其负责申请盖章，合同签订时要保证内容完善、具体，条理清晰。（2） 、合同签订后，合作单位应及时将一份合同原件返还公司招标部存档。（3） 、对于各合作单位领用的合同，由公司招标部统一登记管理（编号、数量、时间、甲方、项目名称）。每季度与合作单位进行核查。3、个人合作管理制度：A、 信息管理：每有项目信息均需第一时间向总公司报备。B、 人员管理：熟悉业务开展区的操作流程及相关规章制度，了解招标投标法等相关法律法规。C、 培训及考核：专业知识培训我公司会对无经验的合作单位组织专业知识的基本培训（相关法律法规及各地监管部门政策）。业务流程培训对于无经验合作单位，我公司会在其业务开展前对其业务基本流程进行培训。（1） 合作单位需来招标部工作一段时间，熟悉招标环境；（2） 招标部同事会根据手头项目情况安排合作单位协助参与项目；（3） 培训期结束后会对合作单位进行考核，通过后方可进行其自己的项目。★合作单位开展自己项目时，必须由我公司招标部人员参与指导并协作完成项目，待合作单位积攒一定经验时方可自行操作项目。D、利润分配分配形式：项目分成。分成细则：（1） 代理服务费大于5万元（含）分成按3/7，总公司收取代理服务费的30%，标书费由总公司收取。（2） 代理服务费大于8千元（含）且小于5万元分成按5/5,总公司收取代理服务费的50%，标书费由总公司收取。（3） 代理服务费小于8千元，总公司不予合作。如有特殊情况，另行约定。F、项目操作以个人形式与公司合作，所有项目均交由公司员工统一操作。4、公司合作管理制度入、项目由合作单位操作，总公司负责配合；B、利润分配：2/8分成，税费由合作单位全担。三、 内部管理制度公司成立市场拓展部负责公司此类业务的拓展和管理。1、 人员按地区管理：卢玲菊负责以下几个地区的合作单位：唐山地区（孙红倩、刘天放、罗国婷等）、承德地区（胡爱君等）、邢台（董博、郝杰等）。石建英负责以下几个地区的合作单位：保定地区（李磊等）、邯郸（孙明红等）、张家口（白永利）。张丹负责以下几个地区的合作单位：石家庄地区等。2、 管理职责：A、 负责相应合作单位的前期项目信息登记；B、 负责相应合作单位的前期项目资料准备（包括：简介、协议等）；C、 负责相应合作单位的项目信息的发布（包括：公告、邀请函、公示等）；D、 负责相应合作单位的项目公告、文件的审核；E、 负责相应合作单位的备案收集存档（包括：纸质档案及电子档案）；F、 负责相应合作单位项目的结算（包括：保证金的收退、发票、最后总公司的结算）。四、 资料管理公司宣传册、招标文件及备案文件封皮、公司简介、信封、便笺纸、手提袋等带有公司统一标志的用品，由公司统一印制（或自行印制）合作单位需要时从可向公司招标部申请领取，需交纳相应工本费。1、公司宣传册：A、如宣传册（总公司印制）需加盖公司公章，需主管领导审批，且需明确注明项目名称、甲方、领取时间、领取数量、领取人。B、如需针对各别项目印制宣传册，需经公司确认后方可使用，且需确注明项目名称、甲方、领取时间、领取数量、领取人。2、招标文件（或备案）封皮、信封、便笺纸、手提袋等：A、 封皮应由公司统一印制发放，需交纳相应工本费1元/张。考虑到外地合作单位距离及时间问题，可自行印制，但须经公司确认后方可使用。B、 信封、便笺纸、手提袋等总公司不再提供，合作单位可根据自身情况自行印制，但须经公司确认后方可使用。五、 信息管理公司分别对合作单位建立项目信息库，对项目信息进行统一管理。1、 合作单位应及时向招标部报送项目信息，公司招标部会对项目信息进行登记（甲方、项目名称、投资金额、项目进展情况等）以便公司提前准备项目招标所需资料、证件。2、 如不同合作单位项目信息重叠时，由合作单位自行协商；确定项目信息归属，如协商不成时，公司将以上报时间较早的为准。六、 招标流程管理1、 项目跟踪合作单位跟踪项目时，应及时将项目信息情况告知公司招标部，由招标部登记信息台帐。2、 签订招标代理合同入、项目确定后，合作单位需到公司招标部申领制式合同，由其负责申请盖章，合同签订时要保证内容完善、具体，条理清晰。B、合同签订后，合作单位应及时将一份合同原件返还公司招标部存档。C、对于各合作单位领用的合同，由公司招标部统一登记管理（编号、数量、时间、甲方、项目名称）。每季度与合作单位进行核查。3、发布招标公告（更正公告）或邀请函（格式详见附件5）发布招标公告（更正公告）或邀请函时，应由公司审核通过，再根据项目监管部门要求由招标部在有关媒体发布。A、 河北省（市、县、区）政府采购网：（详见附件5）发布招标公告（更正公告）前一天应将招标公告（更正公告）发入公司指定邮箱（boaozb@163.com）,公司审核通过后，发布当天（或前一天）由公司指定邮箱发入省（市、县、区）采购办指定邮箱。★政府采购网公告发布截止时间：当日10点。★公告由公司招标部统一存档、登记（电子存档、登记报名时间、开标时间等）。B、 中国政府采购网（详见附件5）发布招标公告（更正公告）前一天应将招标公告（更正公告）发入公司指定邮箱（boaozb@163.com）,公司审核通过后，发布当天由公司招标部录入中国政府采购网。★中国政府采购网公告发布截止时间：当日16点。★公告由公司招标部统一存档、登记（电子存档、登记报名时间、开标时间等）。C、 河北省建设工程信息网发布招标公告（更正公告）前一天应将招标公告（更正公告）发入公司指定邮箱（boaozb@163.com）,公司审核通过后，发布当天由公司招标部录入河北省建设工程信息网。★如只需发布河北省建设工程信息网，截止时间：16:30点；如需配合其他网站一起发布，则按其他网站截止时间执行。★公告由公司招标部统一存档、登记（电子存档、登记报名时间、开标时间等）。★河北省建设工程信息网截图：（提供公告时需提供截图中所需填入的信息）详见附件5D、 河北省招标投标综合网发布招标公告（更正公告）前一天应将招标公告（更正公告）发入公司指定邮箱（boaozb@163.com）,公司审核通过后，发布当天由公司招标部录入河北省招标投标综合网。★河北省招标投标综合网公告发布截止时间：当日16点。★公告由公司招标部统一存档、登记（电子存档、登记报名时间、开标时间等）。★河北省招标投标综合网截图：（提供公告时需提供截图中所需填入的信息）详见附件5E、 中国采购与招标网发布招标公告（更正公告）前一天应将招标公告（更正公告）发入公司指定邮箱（boaozb@163.com）,公司审核通过后，发布当天由公司招标部录入中国采购与招标网。★中国采购与招标网公告发布截止时间：当日15点。★公告由公司招标部统一存档、登记（电子存档、登记报名时间、开标时间等）。F、邀请函发出邀请函前一天应将邀请函发入公司指定邮箱（boaozb@163.com）,公司审核通过后，申请盖章后方可发出。★邀请函发出时间距投标截止时间应不少于20天。★邀请函由公司招标部统一存档、登记（电子存档、登记报名时间、开标时间等）。4、 招标文件（补遗）审核1、 合作单位在编写招标文件（补遗）时，应严格按照我公司（或地方监管部门）规定的版本、格式编写，招标文件（补遗）发出前一天应将电子版发入公司指定邮箱（boaozb@163.com），经总工签字同意后方可盖章。★招标文件发售时间距投标截止时间应满足20天。★补遗发出时间距投标截止时间应满足15天。2、 招标文件采用我公司统一印制封皮和装订模式。5、 发布中标公示（预、中标公告）（格式详见附件6）A、 河北省（市、县、区）政府采购网：（格式详见附件6）发布预、中标公告前一天应将中标公告发入公司指定邮箱（boaozb@163.com）,公司审核通过后，发布当天（或前一天）由公司指定邮箱发入省（市、县、区）采购办指定邮箱。★政府采购网公告发布截止时间：当日10点。★公告由公司招标部统一存档、登记（电子存档）。B、 中国政府采购网（格式详见附件6）发布中标公告前一天应将中标公告发入公司指定邮箱（）,公司审核通过后，发布当天由公司招标部录入中国政府采购网。★中国政府采购网公告发布截止时间：当日16点。★公告由公司招标部统一存档、登记（电子存档）。C、 河北省建设工程信息网发布中标公示前一天应将中标公示发入公司指定邮箱（boaozb@163.com）,公司审核通过后，发布当天由公司招标部录入河北省建设工程网。★如只需发布河北省建设工程网，截止时间：16:30点；如需配合其他网站一起发布，则按其他网站截止时间执行。★公示由公司招标部统一存档、登记（电子存档）。★河北省建设工程信息提供公示时需提供中标范围、中标人、中标金额、中标工期、中标人开竣工时间、中标人项目经理、项目经理注册号、工程质量等。D、 河北省招标投标综合网（格式详见附件6）发布中标公示（中标候选人公示）前一天应将中标公示（中标候选人公示）发入公司指定邮箱（boaozb@163.com），公司审核通过后，发布当天由公司招标部录入河北省招标投标综合网。★河北省招标投标综合网公告发布截止时间：当日16点。★公告由公司招标部统一存档、登记（电子存档）。★河北省招标投标综合网截图：（提供公示时需提供截图中所需填入的信息）6、发布中标通知书合作单位应按照我公司（或地方监管部门）规定的格式编写中标通知书，待公示期结束，经我公司审核通过后，方可盖章发放，且将中标通知书领取数量进行登记。7、备案资料管理合作单位及时将备案资料整理并装订成册，封面应采用我公司统一印制封面，盖章需向我公司招标部申请。将备案资料递交到招标人、监督部门，同时交我公司一份存档。1、 时间要求：合作单位在中标公示（中标公告）结束后10个工作日内将备案资料送至我公司。2、 内容要求：备案资料（关于本次招标项目的所有资料）电子版（招标公告、招标文件、评标报告、未中标单位的投标文件、顾客满意度表及签收表。★代理协议及中标通知书原件，不做到备案中，单独提交；备案中放置代理协议及中标通知书复印件。★采购类项目：备案中应放置采购单原件；工程类项目：备案中应放置招标投标情况报告的原件。★提交备案的同时须提交顾客满意度反馈表及项目备案资料签收表（格式详见附件7）七、财务管理1、合作单位财务流程：（1）发售招标文件合作单位从公司领取已加盖公司财务章和招标文件章的收据，并在收据领用单上签字（或由代领人签字）待收据用完后以旧换新，发售完招标文件后，由招标部汇总投标情况登记表交给计财部，以便登记、核对投标企业交纳投标保证金情况。（2） 收取投标保证金投标企业交纳的投标保证金统一汇入公司开立的银行账户，主管部门有特殊要求需交到当地交