上诚e-portal 管理员使用手册

管理员使用手册上诚e-Portal移动协同平台系统管理员使用手册管理员使用手册目录第一章、前言.................................................................................................................................................４第二章、初始化.............................................................................................................................................５2.1职务级别...........................................................................................................................................５2.2部门/岗位..........................................................................................................................................５2.2岗位/人员......................................................................................................................................１２2.3权限初始化...................................................................................................................................１５2.4人员群组设置：...........................................................................................................................１６2.5超级权限.......................................................................................................................................１８第三章、数据库维护.................................................................................................................................２０3.1系统、普通、资源数据库...........................................................................................................２０3.2数据备份.......................................................................................................................................４８管理员使用手册3.3数据恢复.......................................................................................................................................４８第四章、流程的设置.................................................................................................................................４９4.1流程的定义...................................................................................................................................４９4.2流程的制订步骤...........................................................................................................................４９4.3操作动作详细介绍.......................................................................................................................５４4.4流程设置举例...............................................................................................................................５８第五章、菜单/界面....................................................................................................................................６３5.1模块维护：...................................................................................................................................６３5.2桌面配置.......................................................................................................................................６４5.3菜单...............................................................................................................................................６５第六章、其它功能.....................................................................................................................................７０6.1统计方案.......................................................................................................................................７０6.2操作面板.......................................................................................................................................７３6.3删除编辑缓存...............................................................................................................................７６附录一、字段函数介绍.............................................................................................................................７７字段函数应用.....................................................................................................................................７７输入类.................................................................................................................................................７８选择类.................................................................................................................................................８１系统自动获得类.................................................................................................................................９３系统自动计算类.................................................................................................................................９３显示类.................................................................................................................................................９８其它类.............................................................................................................................................１０３管理员使用手册第一章、前言特别注意：上诚中管理员的帐号系统默认为Admin，在使用中不允许修改其岗位（系统管理员）与员工编号（Admin）,否则会出现管理员权限的问题。上诚E－PORTAL管理员使用手册共由五部分组成1、初始化：系统在第一次使用的时候，需要根据客户的具体情况，进行初始化设置工作，比如人事结构和基本权限等。2、数据库维护：系统中各种数据库概念分类的讲解，维护和管理功能，包括对数据库的字段修改、界面调整、权限设置、增加数据表等工作。3、工作流程：流程在本系统中的概念、设置方法、以及各种流程动作的讲解。4、菜单/界面：菜单设置和调整、桌面方案和模块的增加与设置方法。5、其他功能：更多功能的调整注：这里所指的数据库是传统意义上数据库中各个数据表，也就是Table。为了和办公自动化系统中各种报表区别开来，使用数据库代替。管理员使用手册第二章、初始化初化始化的执行顺序应该是先设定职务级别，然后是部门/岗位、岗位/人员，再调整权限初始、群组设置、超级权限。●职务级别：设置具体的职位层次●部门/岗位：设置企业的部门与岗位●岗位/人员：设置企业的岗位与人员●权限初始化：不同部门的权限快速复制●群组设置：针对临时的项目组而专门设计●超级权限：系统管理员权限的分配与管理2.1职务级别如图所示，其中显示了已经添加的五个职务级别，单击添加/编辑还可以新添其它的职务。2.2部门/岗位进入部门/岗位后显示如下，其中显示组织的部门图，以及对应的岗位图：添加部门的时候要注意：添加的顺序是从高层到中层到基层，比如应该先添加总经理部门，然后再添加营销中心，开发中心等。鼠标左键点击具体的部门图中的部门可以看到相关操作，包括：编辑、删除、添加子部门、添加管理员使用手册主管等。“添加／编辑主管岗位”是一个很重要的功能，通过这个功能把部门组织结构和岗位组织结构有机的联系在一起。和岗位的时候系统自动生成，不需要手工填写。修改完成后保存返回即可。新建一个部门的时候，我们首先要确认新建部门的上级部门是哪一个部门。在这个部门的弹出菜单上在弹出窗口中，输入新建部门名称，保存即可管理员使用手册添加完成后显示如下：我们也可以选择已经存在的部门作为当前部门的下级，只要在选择功能上选择相应的部门即可：保存后显示如下：管理员使用手册这个功能也可解决把那些没有在部门组织结构树中的部门加载入部门组织结构树的问题。添加岗位的方法和添加部门的方法类似。也要注意自顶向下的顺序。管理员使用手册这种方法仅仅适用于某个部门的主管岗位。鼠标左键点击部门图中具体部门，有添加/编辑主管岗位的选项：称，也可以选择现有的岗位作为所需添加的岗位，具体方法与添加部门类似：添加完成保存后，可以在岗位图中看到相应的岗位：在岗位图中添加岗位，是一种比较通行的方法。注：如果某个部门的主管岗位也使用岗位图添加的话，最后一定要在部门图中把这个主管岗位设置到相应的部门。否则部门组织结构图和岗位组织结构图就会相互隔离起来，无法实现正常的组织结构甚至权限的管理。鼠标左键点击具体的岗位图中的岗位可以看到相关操作，可以在现有岗位的基础上进行修改，使之符合企业本身的岗位设置要求：管理员使用手册岗位的时候系统自动生成：修改完成后保存即可。１１管理员使用手册2.2岗位/人员进入岗位/人员后显示如下，其中显示组织的岗位图，以及对应的人员图：（岗位图）（人员图）这里我们讲解一个概念。在上诚E－PORTAL系统中，组织结构树是经过严密的逻辑设计的。组织结构中，主要涉及的三种概念：部门、岗位、人员分别可以生成树形图。岗位是连接部门和人员的桥梁。它们之间的关系如下图所示：部门和岗位之间的关系通过：添加／编辑部门中的主管岗位来实现岗位和人员之间的关系通过：添加／编辑岗位中的人员来实现注：这个概念很重要，作为系统管理员，要很好的理解三者之间关系和在上诚E－PORTAL平台系统中实现的方法，它对于系统的权限和应用起到了举足轻重的作用。１２管理员使用手册保存后新添加的人员在“没有在人员树中的人员”下面列出，这是因为我们并没有给新添加的人员设置岗位。鼠标左键点击人员姓名后显示相关操作：门、职务级别信息：１３管理员使用手册选择相关信息后保存返回，可以在人员图中看到人员信息，并且我们可以看到张三名字后面有他的岗位名称。１４管理员使用手册鼠标左键点击岗位图中具体岗位，也有添加/编辑人员选项：2.3权限初始化权限初始化是一项非常重要的工作。它主要用来解决客户企业中具体的部门名称和系统中部门名称有区别的问题，这个问题对权限的影响很大。比如系统中的“人事部”，企业叫做“人力资源部”。如果客户在组织结构树中，使用了人力资源部代替人事部，并且在人力资源部中增加了岗位和人员，并且希望这些人员使用人事部的权限（比如各种数据表和流程等等），就必须使用流程初始化来解决这个问题。１５管理员使用手册●步骤一、通过“部门/岗位”添加新的部门人力资源部，并且添加相应的岗位和人员●步骤二、通过权限初始化将“人事部”变更为“人力资源部”，提交即可部门岗位在这里我们可以看到，界面上不仅仅能够实现部门名称变化后权限的初始化，而且对于岗位也同样可以处理。大括号｛｝中的是部门，中括号［］中的是岗位。这种标识方法在上诚E－PORTAL平台系统中基本上通用的，很多地方都会陆续见到这种标识方法。注意：权限初始化并不影响具体数据表或者流程的原始权限设置，而是系统在权限判断的时候，统一执行了新旧名称的翻译过程。2.4人员群组设置：问题的提出：比如我们成立了多个项目小组，这些项目小组的生命周期比较短，有可能各个部门都有人参加，项目结束后项目小组自动解散。这种结构在目前比较先进的人事结构中经常存在，它们和传管理员使用手册统的部门岗位等形成了一种网状交叉，通常称之为：矩阵式组织结构。群组设置是专门针对这些相对临时的项目组，或者无法规范到标准组织结构中的人群类型而专门设计的。点击进入，输入组名并选择相关人员，确认提交即可系统中选人的功能中“其他”类别中，就会看到我们新添加的自定义群组。管理员使用手册对于有规律的群组，我们也可以这样设置，点击”群组设置”进入，条件部分需要输入符合SQL语法的查询语句。其中，［］内表示数据表中的中文字段名，在此处使用的是用户库中的字段。2.5超级权限超级权限是对系统管理员权限的管理。管理员使用手册点击进入，进行设置，如图所示，总经理有超级权限（报表管理、数据库管理、流程管理、系统库管理、资料库管理、模块/菜单管理、帮助管理、多索引目录管理、统计报表等9项功能的管理权限，该管理权限不受用户自己设定的读权限、写权限的限制），而行政经理只有资料库管理这一项的管理权限。注意：超级权限的设置是相关人员权限的改变，如要进入管理，还要通过菜单系统的调整，把相应功能的入口开放，二者缺一不可。管理员使用手册第三章、数据库维护菜单说明：●系统数据库上诚E－PORTAL运行的基础，用户不需调整●普通数据库：用户可在此自由建立数据库●资源数据库：日程安排、会议室、车辆等有资源占用的数据●工程动作：二次开发的接口，用户一般不需掌握●数据恢复：选择必要的数据进行恢复●数据备份：选择必要的数据进行备份3.1系统、普通、资源数据库在上诚E－PORTAL平台中，数据库分为三种。分别是：系统库、普通库、资源数据库。它们的功能各不相同。系统库：指的是上诚E－PORTAL平台中系统本身应用到的数据库，比如：菜单设置库、流程配置库等。它们是系统运行的数据基础。普通库：普通库实现主要的管理功能，比如：考勤库、报销库等，它们是专门用于实现系统中各种管理功能的。资源库：由于我们经常要管理一些比如会议室、公用笔记本电脑、车辆等容易引发冲突的物品，管理员使用手册它们都和时间表有关系，在本系统中称之为资源。资源库就是专门用于实现这些管理功能的，它的特点是采用了时间表主界面。比如个人日程表等。普通、资源数据库的添加和维护方法类似，下面我们以普通数据库为例来说明数据库管理中系统强大的功能。点击普通数据库进入，系统会列出普通数据库中所有的数据库名称。（前面我们专门阐述过：这里的数据库就是传统意义上的数据表，一般客户的系统都是只有一个数据库，而其中存在下面这些数据表）。在这个界面中，分类后面的输入框是查找输入框，搜索的字段是数据库名称。图中下拉框中是分类选项，我们可以单独显示某个分类的数据库。比如：管理员使用手册下面我们以“人事基本数据库”的添加为例，讲解数据库的配置。经过分析，我们知道数据库中需要的字段包括：姓名、性别、部门、爱好、姓名缩写、编号、入司日期、基本工资、绩效工资、工资合计、个人简历、备注等字段，其中“工资合计=基本工资+绩效工资”，个人简历与备注都需要比较长的文字录入。点击，其中您可以选择分类，新分类可以直接填写，老分类可以从下拉菜单中选择；输入数据库名称（人事基本数据库），是否允许该数据库中的数据存在图片附件和文件附件。对于初级用户来说，建议这两个选项都选择。管理员使用手册进入字段设置的界面。在这个界面上，我们可以看到对于字段的数据类型，我们只分为三类，分别是：字符型、数字型、大文本型。●字符型：上诚E－PORTAL系统中最常用的数据类型，它包括了比如日期字段、字符型等常用类型●数字型：主要用于浮点数，比如金额、数量等●大本文型：类似Memo，保存大段文字使用注：为了降低系统使用的难度，所以系统在设计的时候，把这个界面上的字段类型分成三类。如果希望作更多的设置，可以在后面的高级设置中实现。保存后，数据库建立完毕，我们可以进入直接浏览。对于系统管理员来说，新添加的数据库一定要进行高级设置，比如字段优化、界面调整、权限设置等都在高级设置中完成。管理员使用手册可以看到数据库的高级设置由三部分组成●基本设置●高级设置●工程使用一般来说，管理员主要掌握前两部分即可（基本设置、高级）实现绝大多数的功能。工程使用主要针对工程版用户，是为工程师保留的高级开发接口。所以这一部门功能不在本手册讲解。基本设置如图，●基本属性：修改数据库名称、保密级别等●字段定义：具体修改每一个字段的长度、数据类型、缺省值等●字段显示类型：字段显示方式的选择，比如单项选择、自动编号、大写等。这是数据库设置中最重要的功能之一，掌握好字段函数，对于灵活解决问题，管理员使用手册大幅度优化人机界面有很大帮助●列表字段顺序：列表模式下所显示字段的选择和顺序的设置●显示布局调整：字段的排列方式调整●权限设置：数据库权限和所显示的数据库操作的调整数据保密级别的设定数据库的保密级别在其他的系统中一般都没有，这个概念是网络型平台系统独有的。在这里做重点的讲解说明：数据库的保密级别主要用于解决同一个数据库在网络环境中被多人使用的权限问题。●举个例子，比如通讯录，如果给每一个用户都建立一个通讯录数据库一定是不合理的，那就需要大家公用一个通讯录数据库，但是还必须保证各自的通讯录之间相互保密，每个用户只能看到自己的添加数据。这种保密要求，选择：私有类。●再举一个例子，比如客户基本信息库，市场部应该都有添加权限，市场、开发、售后部门都必须能够看到，市场部每个人也应该看到全部的数据；但是市场部每个人都只能修改自己的数据。这里，有多项需求，属于交叉权限，那么，对于谁可以添加，谁可以浏览我们在后面的权限设置中实现和讲解。而对于其中一个重要需求：市场部门的每个人都可以添加数据，可以修改自己添加管理员使用手册的数据；也可以看到市场部所有其他人添加的数据，但是不能修改。那么这种保密要求，选择：自动判断类。●最后一个例子，比如人事基本数据库，需要人事部的人员来维护，那么所有人事助理包括人事经理都应该可以添加、编辑和浏览全部的数据，不管是谁添加的。这个要求对于某个人事部的用户来说如下：可以添加、编辑、浏览自己的数据；也可以编辑、删除其他人添加的数据。这种保密要求，我们使用共享类。注意：在本系统中，数据库的保密级别和权限是有区别的，但是在使用的时候是和权限的设置共同实现和完成的。这里所指的：被赋予权限的人，就是在权限设置中，被赋予浏览、编辑、添加、删除等权限的人。也就是说，即便是共享型数据库，也不是每个用户都可以使用，只有在权限设置中，被赋予了相关的权限，才可以使用相关的功能。这个概念，理解起来有些难度，但是对于网络型数据库来说，解决具体的问题往往需要同时考虑权限和保密级别。对于系统管理员来说，这一点需要重点注意。在字段定义的界面上，也可以添加字段，点击按钮，出现如下界面。字段名：允许使用26个英文字母和汉字，不允许使用半角的分号、冒号、单双引号、括号等特殊字符；例：姓名、性别、销售额￥、市场部-费用等都是合法的。数据类型：分为字符串、浮点数、整数、文章四种类型；●字符串用来保存最常见的比较短的文字信息，数据长度小于255，日期、时间等也使用字符串类型；管理员使用手册●浮点数最常用于货币、金额的保存，常用于四则运算，选择浮点数类型的时候，不需要填写数据长度●整数，专门用来保存整数●文章类型是专门保存大段文字的，比如一篇文章，备注信息等数据长度：如果选择字符串和整数的数据类型，必须填写；一般一个汉字占用两个长度，常见的选择有16、32、64、128等（字符串范围为1～255，整数可以设置为10）缺省值：添加一条新数据时该字段直接定义的缺省值。可以自己填写，对于时间型字段，也可以使用当前日期、当前时间、当前日期时间等系统预置的选项。例如：我们添加了“录入日期”字段，缺省值是当前的日期时间是否使用索引：经常查询的数据字段使用索引可以明显加快数据库的检索速度，什么时候设置索引会加快数据库的查询速度，和传统意义的“索引”是完全一致的。如果希望深入了解索引，请参考数据库基础的有关书籍。字段说明：在添加和编辑数据的时候显示在字段名的后面，在浏览数据的时候不出现，使用这个功能可以告诉数据填加者如何添加具体的数据。保存后的页面如下，大家可以看到新添加的字段管理员使用手册字段显示类型是数据库设置中灵活性最强的功能，它的主要作用是：设置每个字段在编辑或者浏览的时候所使用的界面或者方式。是面向字段的设计工具。、1975-01-01等等”，而当定义了它显示方式为“选择日期”后，用户便可通过选择来快速输入，存储的数据格式也能统一，如下图所示：管理员使用手册上图出生日期的显示方式对应的是选择日期，每种不同的显示方式在上诚版底层中相对应便是各自的“字段函数”，只要调整了字段相关的“字段函数”，显示方式便会发生相应变化,字段函数的详细说明请参看“附录一”：注意：显示方式的变化通过下拉菜单来选择对应的字段函数，字段函数的调整点击下图的修改便可进行图形化的操作，操作的结果自动加入数据区。管理员使用手册如前文所述，列表字段顺序的调整，影响数据库在列表状态下的字段顺序。而且在列表状态下，可以选择部分字段显示，部分字段在进入详细页面时才能看到。在此可以调整字段的显示顺序与是否有必要在列表中显示，如图设置管理员使用手册保存后，再进入数据库列表界面，显示布局的调整决定了数据在详细模式下的字段分布。系统提供了非常方便的字段拖拽的调整方法，界面友好，操作简单。所有的字段都自动和左上角的网格点对齐。显示布局调整可以调节用户在添加与编辑时表格的样式，比如把“个人简历”与“备注”调整为一行显示，请在个人简历区域内双击，弹出设置窗口，如果希望两个字段在一排，请单击1/2，系统会自动计算宽度。界面上的1/1、1/2、1/3、1/4几个选项主要针对每个字段的宽度；600为宽度的单位1。界面在实际显示的时候，会根据用户计算机屏幕分辨率的大小自动调整宽度，所以请不要修改为其他值。如果希望把字段宽度缩短，直接点击分数按钮即可。３１管理员使用手册３２管理员使用手册保存后便可看到效果，“备注”与“个人简历”的操作方法相同您可以使用鼠标进行拖拽进行布局调整，把备注与个人简历放在一行上，调整结果如下，提交保存即可。３３管理员使用手册注意：根据应用经验，每一行字段最多排列4个，一般建议2个左右。这样排列出来紧凑、美观。上诚E－PORTAL系统中关于数据库权限设置，和以往的数据库系统有很大不同。主要表现在：●传统的数据权限由读和写两种基本权限构成，这两种权限组合成各种实际使用的权限●上诚E－PORTAL系统中权限是和对数据的操作动作相关联的，比如浏览、添加、保存、编辑等，每一种动作都可以单独设置权限。这两种方式的区别比较明显，对于第一种方式来说，操作难度较大，特别是对于实现比较复杂的权限非常困难；而上诚E－PORTAL的数据库权限设置更加适合于网络数据库中复杂权限的实现。第一种方法立足数据逻辑；后一种方法立足于应用逻辑。从下图中可以看到整个权限设置分为三个部分：３４管理员使用手册权限设置区●权限设置区：可以为每一种操作单独设置权限，组合使用满足企业各种复杂权限的要求●操作显示设置区：操作显示模式分为详细模式、列表模式两种，在此设置可以确定是否出现操作动作操作显示设置区快速复制区●快速复制区：可以快速复制其他数据库的权限。３５管理员使用手册每个新建的数据库都要进行数据库基本设置，步骤请参考“基本设置”的说明。而数据库的高级设置部分并不是每个数据库都有必要设置，大家可具体问题具体分析，根据实际情况加以选择。高级设置最常用的功能包括：“字段合法检查、数据库概要、常用查询管理、数据库关联、统计设置”五部分，“数据规则计算、报表附件管理”两部分属于系统备用。●字段合法性检查：检查用户提交的数据是否符合规定，比如某些字段如姓名、电话必填等等。●数据库概要：设定每条数据的概要介绍●常用查询管理：为常用的查询设定快捷方式●数据库关联：设定数据库的关联关系●统计设置：设置数据库的常用统计字段合法性检查是数据库高级设置中最常用的设置之一，它可以保障数据按照规范正常提交，如果数据不符合规范，则不会提交，可选择返回重填，已填的数据会自动保存字段的合法性检查分为三大类。●字段的数据值检查，检查方式为日期、整数、浮点数、Email、自定义五种。●字段的逻辑值检查，检查方式为非空、唯一两种。●字段之间的逻辑关系检查，用户可自定义，如A字段的值必须大于B字段等。下面举例说明，如下图所示进行字段的合法性检查设置，其中“姓名”字段必添、“入司日期”必须在“录入日期”之前。管理员使用手册如果用户填写不符合上述要求，如下图：管理员使用手册提交后，系统提示信息如下，返回重填，直至用户提交值完全符合字段合法性检查的条件。数据库概要设置能够自动根据设置，自动提取每条数据的概要介绍比如我们如下设置，每条数据的概要值是添写的“姓名”+的人事基本数据管理员使用手册这样这条数据在进行数据传递时，信息的标题会自动默认为数据的概要值，比如点击知会弹出页面如下：管理员使用手册常用查询可以把用户经常查询的命令设定为常用连接，而不必每次