×××档案馆档案数字化加工项目技术方案

×××档案馆档案数字化加工项目方案书××信息有限公司 第68页×××档案馆档案数字化加工项目实施方案

××信息有限公司××年×月目录第一章项目概述 3第一节单位简介 3第二节项目需求分析 31.2.1档案扫描内容及数量（现场调研） 31.2.2扫描工作环节与质量要求 31.2.3验收要求 51.2.4安全要求 6第二章项目准备 6第一节设施配套情况 6第二节拟派人员明细 8第三节组织管理结构 8第四节工作进度计划 10第五节相关规范标准 11第三章项目实施 13第一节总体实施原则 13第二节历史档案扫描的工作流程方案 143.2.1分组实施方案 143.2.2总体流程 143.2.3实施流程 163.2.4主要环节实施标准 32第三节图像处理方案 333.3.1图像标准化处理 333.3.2特殊图像的处理 34第四节特殊纸张处理方案 35第五节图像数据挂接方案 36第六节档案编码方案 36第七节文件存储方案 37第八节数据备份方案 37第四章质量控制方案 39第一节质量控制目标 39第二节质量保障计划 39第三节质量保障方案 39第四节质量控制流程 41第五节质量保障措施 41第五章项目安全保障 44第一节现场管理制度 445.1.1员工纪律准则 445.1.2考勤管理制度 455.1.3物品管理制度 455.1.4卫生管理制度 455.1.5休息管理制度 465.1.6操作管理制度 465.1.7档案保护制度 465.1.8档案保密制度 465.1.9岗位考核制度 47第二节项目保障措施 485.2.1培训保障措施 485.2.2人员保障措施 485.2.3产量保障措施 495.2.4质量保障措施 495.2.5设备保障措施 49第三节保密管理方案 505.3.1保密管理原则 505.3.2组织机构与工作职责 505.3.3人员管理 515.3.4保密载体管理 525.3.5保密场所与设备管理 535.3.6保密项目管理 545.3.7泄密事件处理 545.3.8保密纪律 55第四节安全管理方案 565.4.1安全管理原则 565.4.2现场安全管理 575.4.3人员安全管理 585.4.4设备安全管理 585.4.5档案安全管理 585.4.6信息安全措施 595.4.7项目应急方案 59第六章项目验收、测试方案 60第七章售后服务 61第一节服务支持概述 61第二节客户服务部简介 61第三节服务请求流程 61第四节服务承诺 637.4.1免费服务内容 637.4.2免费服务形式 637.4.3免费服务期限 637.4.4质量保证期限 637.4.5服务响应时间 647.4.6解决问题时间 647.4.7免费服务期后 64第五节服务评估办法 647.5.1服务完成情况评估 647.5.2用户满意度评估 647.5.3服务工程师评估（个人） 657.5.4服务工程师评估（团队） 65附录××有限公司简介 67第一节公司概况 67第二节公司主要业务领域 68第三节近年部分重点工程 68第四节项目优势 68第五节相关项目经验 69

第一章项目概述第一节单位简介档案数字化是数字档案馆最基础的工作，传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，就可通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案。为了迎接档案馆信息服务新环境的挑战，提高管理水平、提高效率，增强档案馆业务部门的服务水平，×××档案馆决定对馆藏纸质档案、照片进行数字化加工，建立全文数据库。×××档案馆档案数字化将根据核心业务要求，通过委托加工形式将馆藏纸质、照片档案扫描转换成数字化影像，建立全文数据库，为档案馆内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。第二节项目需求分析1.2.1档案扫描内容及数量（现场调研）档案数字化（2001年至2009年间一文一件和文书档案，有手写稿、打印稿，有横排的、也有竖排的，纸质差别较大，并有极少部分照片、图纸）。馆藏纸质档案扫描页数为约72万页（5000盒），均按A4幅面计算；本项目所涉及A3及以上幅面按比例折算成A4幅面。1.2.2扫描工作环节与质量要求档案扫描工作包括目录补录、拆装整理、扫描与图像处理、保存格式存储、文件目录与全文的挂接，并确保扫描图像、挂接的质量，档案及其档案信息的安全。各工作环节要求如下：1、总则：严格管理，明确责任，落实安全保密管理机制和质量管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全，确保各环节工作符合质量要求，建立完整、规范的工作记录。2、目录补录：扫描文件的目录，一般由洞桥镇档案馆提供，对于个别文件需要补录目录的，则由扫描单位进行补录。目录补录要求，按×××档案馆所提供的文件目录数据库结构与著录要求进行。3、档案整理：扫描之前，应在保护档案不受损害的前提下，拆除装订物（资料及档案内的成册材料不能拆），按×××档案馆的要求区分扫描件和非扫描件，并对折皱不平影响扫描质量的原件先进行相应处理（压平或熨平等），确保较薄纸张（如信纸、便笺纸）、破损纸张、底灰较深（如草浆纸、油印纸）、字迹较浅（如铅笔字迹）等纸张质地状况较差的档案扫描图像清晰；扫描完成后，拆除过装订物的档案应按原档案保管单位重新装订，并保持每页档案原有的排列顺序不变，案卷不掉页、右边和底边整齐。卷皮破损严重的，需要调换卷皮。旧卷皮需全部交还档案馆。4、档案扫描：加工扫描全部档案文件，包括正稿、附件、草稿、修改稿及轮阅单等。档案扫描采用彩色和黑白二种方式。全文字黑白原稿档案采用（300dpi）TIFF格式黑白扫描，含彩色内容的档案、图纸采用（300dpi）JPG彩色扫描，照片以原色彩为准用（300dpi）TIFF彩色扫描，均保持原档方向。最终再转成PDF或DJVU格式文件。扫描时，应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度设置，保证原始扫描图像效果与原件吻合。根据档案幅面的大小和纸张状况，选择相应扫描仪。其中大幅面档案可采用大幅面工程扫描仪，也可以采用小幅面扫描后进行图像拼接处理；同页有两个以上文件，需分别扫描后再进行合页。为保护档案原件，扫描单位尽量使用平板扫描仪扫描，对于现代档案纸张质量较好适合高速扫描的，必须事先征得档案馆同意，并做好记录；对资料等成册材料不宜拆卷的，必须使用不拆卷扫描仪扫描。扫描时应在《纸质档案扫描工作流程表》上认真登记扫描的页码和页数，并核对每份文件的扫描页码、页数与实际的文件页码、页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。5、图像处理：应对扫描后的图像进行逐页纠偏、去污、图像拼接、裁边处理和排列顺序调整，保证图像符合正常的阅读习惯。图像偏度不得大于3度，图像拼接处信息要完整，不能缺少任何信息。图像深浅不一时，采用平衡功能，调整图像深浅一致。6、文件存储：以目录数据库内该文件档号对扫描图像建立文件夹，并对文件夹内图像文件以八位数顺序号进行命名(命名标准另附)。数据光盘内文件电子影像存储格式为TIFF格式和JPG格式。扫描后的电子文件需要提交硬盘存储和光盘存储做备份之用，对光盘质量标准如下：光盘片制作两份，制作成影像存储格式为单页或多页TIFF及JPG的数据光盘和转换后的文件（PDF）数据DVD光盘各1份。同一份文件，不跨越二片DVD片号。文件影像存于符合标准的光盘片。光盘表面标示光盘片编号并注明光盘内目录索引信息。在光盘片刻录完成后，与影像系统档案进行比对一次，以确保档案资料无遗漏及正确性。光盘刻录人员对于所有光盘片序号进行管理与记录。光盘中需自带简易查询、阅览工具，可以直接使用光盘进行查阅。7、数据挂接：扫描图像文件应与目录数据进行挂接，目录数据由×××档案馆提供。8、质量自检：加工单位必须建立严格的质量检测体系，对加工的数据进行自检，自检达到区档案馆数据质量标准的，才能递交×××档案馆验收。1.2.3验收要求1、加工单位数据自检合格后，递交×××档案馆验收。数据验收首批以5万页为单位，验收合格后以16万页为单位，分批由加工单位自检合格后提交。2、×××档案馆对加工单位目录与图像挂接完毕的数据进行验收。数据验收以抽检方式进行，抽检比例为5%，根据×××档案馆提供的《纸质档案数字化加工验收标准》（标准另附）进行检查，要求档号、控制符、数据挂接准确率达到100%,其他项目合格率达到95%以上（含95%）予以验收通过，并填写《纸质档案数字化验收登记表》，做好验收记录。抽检合格率在95%以下，提交验收数据全部发回加工单位全面自检，直至达到验收要求。3、档案实体验收必须逐卷清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行检查，如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任；顺序错误、装订不符要求、卷间文件颠倒等作为差错，合格率达到95%以上（含95%）予以验收通过。4、数据验收合格后，加工单位需刻录DVD光盘两份移交给×××档案馆；目录和全文数据要向×××档案馆数据库迁移。1.2.4安全要求严格遵守《保密守则》及×××档案馆的有关规定。档案扫描工作必须在×××档案馆指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违法者，将追究法律责任。具体要求：（一）与项目工作人员签订保密协议，加强对工作人员的保密教育。（二）建立严格的保密制度，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。（三）不同的工序之间要采取措施，杜绝泄密事故的发生。（四）扫描加工场地的安全及保密措施，具备保密设施，保证档案原件的安全和保密。在工作平台上建立监管系统，实时监控工作人员的操作过程，统一记录保存。（五）分批验收进行数据移交时，工作站上的数据必须在省档案馆工作人员的现场监督下销毁，同时移交该批次数字化加工的监管系统监控记录。（六）不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备。第二章项目准备第一节设施配套情况扫描加工服务目前大约××万页档案，我们计划完成加工任务工期为×个月，计划投入电脑7套、服务器1套，平板扫描仪3台、交换机1台、档案数字化加工软件等，扫描加工日产量定为××页/天，预计95个工作日完成72万扫描加工任务。其中扫描加工初期二周作为与用户磨合期，每天平均1000页，以后逐步递增到7600页。根据×××档案馆加工现场场地因素及总的加工量，我们计划安排10个人进行项目实施，其中前处理、拆卷和装订还原2个人，扫描3个人，修图2人，质检1人，目录补录及索引1人，总检1人（总检由项目主管兼）。项目总体详细人员、设备配置表：序号流程名称设备配置人员配备职责设备名称设备数量1现场管理服务器11现场管理，各工序质检2整理1扫描前的拆分整理3档案扫描平板扫描仪33档案扫描PC34图像处理PC22图像处理5质检与挂接PC11索引质检、总检6条目著录PC11条目补录7档案还原1还原扫描后的档案8小计交换机110设备维护平板扫描仪3PC7服务器1投入设备情况一览表：序号设备名称生产厂商及型号性能、功能描述1交换机TP-link24口10/100M交换机2平板扫描仪虹光FB600U平板扫描仪，档案扫描3PC兼容机Core2.53GHz/1G/技嘉945GCM/160G/集成显卡/17"液晶/光电套件4服务器浪潮英信NP3501*IntelXeonDP2.8GHz/512KCache/512MBECCDDR/4*73GSCSI10Krpm热插拔/集成RAID1/集成100M+1000M双网卡/服务器专用电源/服务器远程管理软件/系统智能安装导航软件5数字化加工软件×××数字化加工信息系统数字化加工处理第二节拟派人员明细姓名项目角色相关项目经验现任职务×××项目总监×××政府档案扫描加工项目总监×××档案馆数字化加工项目总监×××法院数字化加工项目总监×××技术经理×××档案扫描加工项目技术负责×××项目主管×××项目经理×××项目经理×××档案局扫描加工项目项目经理×××法院项目经理×××商务代表×××项目商务代表×××质量管理×××项目质量管理员×××人力资源经理人力资源专员，负责公司数字化加工招聘和培训工作×××财务经理担任财务工作，具有丰富的财务知识和经验，负责公司各部门费用计划、核算等第三节组织管理结构角色和职责：×××档案馆项目组项目负责人：随时掌握工程实施的进展情况，负责项目实施中需要甲方提供的工程条件及需配合的资源；确认实施方案、项目实施总指挥、负责项目验收、协调、确认等项工作。由洞桥档案馆将提供本次项目加工的水、电、办公桌、椅、网络通信及协助提供加工人员午餐等后勤支持。根据调研情况判断：×××档案馆需提供10套办公桌椅用来放电脑及扫描仪，和前处理拆分、装订还原。另外需准备接受档案扫描加工后的数据存储设备（硬盘空间至少800G×××公司项目组项目总监：负责项目实施过程中与甲方的总体协调工作，作为乙方负责整个项目的决策者，负责制定实施这一项目的策略和目标，调配各方人力，明确各方职责和权力，监控整个项目的实施过程。项目经理：负责调配项目组成员工作：任务的分配和指导，总体及各阶段进度的控制，对项目组内部的技术分歧有权给出定论，并承担由此而产生的责任。制定项目计划，核查、监督项目计划的执行情况，进行项目的质量和风险管理。对项目总监负责。商务代表：负责×××档案馆跟×××公司的商务事宜。人力资源组：负责项目人员的招聘和培训。技术支持组：负责加工软件的应用性新需求分析及软件开发及升级工作；负责制定项目组各环节技术标准及指导工作；负责与档案馆指导人员沟通协商特殊纸张处理办法。质量管理组：负责对扫描管理规范的制定并监督执行。各生产线：以平板扫描仪为中心设立生产线，一个生产线两台扫描仪，同时每一生产线各需要以下人员：整理装订人员负责档案实体的交接，以及之后的拆封、著录、整理、装订工作，并且核对案卷及卷内目录信息，将发现的错误反馈档案馆相关人员进行修正。扫描人员负责扫描时候的监控，包括漏扫、多扫等的检查及图像质量的监控。影像处理人员负责图像处理，包括去黑边、黑线、黑点、摆正等图像优化工作。并且对影像扫描不合格的图像返回给扫描人员重扫。索引挂接人员负责图像处理，负责将扫描影像的关键信息添加到相应的对话框中，并且对不合格的图像返回给影像处理人员重新处理。质检人员负责对所在生产线整个过程的质量检查。档案管理人员：负责项目组内周转库房档案的保管和分类，档案交接及协助案卷的项目组内调配等。维护人员：负责扫描仪等设备的维护。总检人员：协助项目经理对扫描现场档案扫描质量、索引的正确性进行抽检和监督。第四节工作进度计划根据项目进度要求和工作量，可以得到如下项目里程碑计划：工作步骤工作内容完成时间备注项目准备和策划工作1、确定项目实施计划书2、扫描加工的场地及工作环境的确定3、设备、人员到位4、操作人员的培训××年×月×日前完成××年×月×日前完成××年×月×日前完成××年×月×日前完成项目现场生产环境前期准备工作扫描软件需求分析和变更1、扫描需求分析2、扫描软件定制3、扫描软件测试××年×月×日前完成数字化加工应用软件定制及测试完成项目试运行1、影像标准确定××年×月×日至××年×月×日与客户确定详细数字化处理标准项目正式运行批量扫描××年×月×日至××年×月×日项目正式启动批量扫描项目正常运作按照小批量高频率流转加工模式运作每日按计划提供完工成品，每周完成约4万验收量。每日将通过验收的加工成品实时刻盘备份提交××年×月×日至××年×月×日按每日×万页加工量，×万加工量应于×月下旬完成。项目收尾1、项目收尾工作（磁盘清理、数据整理等）××年×月×日至××年×月×日项目验收1、双方共同对项目进行总体验收及总结，由贵馆出示验收报告××年×月×日至××年×月×日将所有电子影像导入档案管理系统第五节相关规范标准档案管理主要法规：《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》业务标准与规范：《档案分类标引规则GB/T15418-94》《档案著录规则DA/T18-1999》《归档文件整理规则DA/T22-2000》《纸质档案数字化技术规范DA/T31-2005》《档案修裱技术规范DA/T-2000》

第三章项目实施第一节总体实施原则×××档案馆本次扫描加工是馆藏约5千卷档案，为了加快档案信息化发展，促进馆藏档案信息的广泛利用，我司将从技术工艺、过程监管、质量控制、进度保障、安全生产和信息保密等多方面进行规划和资源配置，全方位保障各项实施工作的良性发展以及整体项目的顺利完成。我方的总体实施原则如下：详细规划、细致安排，将每项工作任务、每个工作环节都想到、做好，无遗漏、无差错；设立完善的项目管理体系和保障体系，为应对多方面已知、未知的情况做好准备工作；加强人员审查和员工管理工作，制订并执行高效的安全管理制度和保密制度，杜绝各类问题事故的发生，确保项目的安全实施；对纸质档案数字化的各个环节建立起完整、规范的记录。并使用加工流水表单详细记录加工过程及相关问题。增加管理人员的投入，增强现场的监管力度，明确监管措施落实到位；集中优势资源，从资金、技术、人员、工艺、和管理等多方面保障项目的顺利实施；全力保障品质检查，以多层次、多级别的检查管理，确保提交给用户的产品全部符合质量要求；全力保障信息安全和保护档案实体安全。第二节历史档案扫描的工作流程方案3.2.1分组实施本项目加工使用小循环操作,共分4个小组，其中：1个整理、1个扫描、1个修图、1个质检与挂接，其他如交接及还原工序将统一完成。我公司现场安排1个项目主管（负责整体管理、控制与沟通），1个质量主管（负责交接、培训与总检）；和1个安全主管（负责人员管理与安全控制）。档案馆现场安排1名管理人员，负责交接与现场安全管理和质检、处理异常情况、实时验收等；验收时，档案馆将另外安排人员组织验收。每小组实施流程如下图所示：3.2.2总体流程我司数字化加工的标准流程可以分为档案交接、整理、目录数据检查纠错、扫描加工、图像处理、图像质检、数据挂接、数据校验、分盘刻录和数据交付等工序。其中，本项目条目著录已完成，我司负责对目录进行校验。整个加工流程由我司库房保管员将待加工档案分配给4个加工小组，完成后统一进行装订还原，并进行数据校验，实施流程如下图所示：主要工序简要说明如下：1、领用交接：从档案库房提取需要进行数字化加工的档案原件到加工现场（可以按工作日、班次或批次提取），根据需要清点到盒（卷），记录每盒（卷）档案件数及页数，不出现遗漏登记或重复登记。2、档案整理：整理人员对领出的档案原件进行数量清点和纸张检查，发现问题及时登记并提交用户审核处理，对没有问题的档案才进行拆卷处理。然后进行拆卷、纠正、平整、裱糊、鉴定、分页等处理工作。其中，整理人员需要进行目录质检，即要与实体核对，如核对有问题，须当场提出，由档案馆的人员进行目录的修改后，重新导出目录给加工小组（一般是第二天提供正确的目录），当天的这一卷案卷须封存，第二天才能继续进行。3、扫描加工：扫描操作员将整理好的档案原件，根据纸张状况和工作任务进行扫描。4、图像处理：利用计算机对扫描后形成的影像文件进行精细处理，包括纠偏、去污、裁剪、色彩调整等修饰工作。5、分盘刻录：对数字化加工成果按目录刻盘，光盘出现问题时能够使用硬盘还原重新刻录。6、数据交付：将质量合格的扫描数据更新到服务器，并定期备份。8、著录挂接：通过软件著录档案条目，并与档案扫描图像进行正确挂接。根据项目的特殊需要，在数字化加工过程中可能会另外对扫描件进行文字识别、图纸影像进行矢量化、最终数据制作成电子书籍或图册。这些操作根据项目要求而定，在加工流程安排时在适当的位置进行嵌套。3.2.3实施流程3.2.3.1档案交接档案交接流程图如下所示。说明如下：1、档案交接员确定待领取档案的全宗、年份、保管期限、目录号，填写《档案交接记录表》。档案领取需及时，以保证项目组正常运作，项目组内应留存待加工档案数量为一天所加工量。2、用户从档案库房领取档案，档案交接员仔细确定领取档案案卷数量，保证所领取的档案是正确的，填写《档案交接记录表》和《档案数量确认单》。3、如果档案交接员发现档案在页码数和纸张数方面有偏差，则填写《档案交接异常情况登记表》，提交用户进行处理。如果没有偏差，则双方签字确认。4、档案交接员将领取的档案交给内部周转库房保管。5、周转库房管理员确认和接收领取的档案。6、领取的档案数字化加工流转完毕后，周转库房管理员准备待归还档案，交给档案交接员。7、档案交接员对待归还档案进行检查确认，填写《档案交接记录表》，提交用户。8、用户对档案清点检查，发现问题有档案交接员登记《档案交接异常情况登记表》，交给周转库房管理员进行处理。9、确认无误后，用户将归还的档案入库，双方签字确认。3.2.3.2档案整理档案整理由整理人员对档案进行纸张数量确定、鉴定（区分扫描件与非扫描件）、分页、编制页码（档案本身编有页码，但因底稿不扫，造成影像文件页码不连续，且原有页码编制不规范，文件背面未编，所以不可用，为保证质量与效率，页码需重新编制）等工作，工作流程图如下所示。说明如下：1、整理人员向周转库房管理员领取本组待处理案卷，填写《档案数量确认领卷单》。2、周转库房管理员将档案交给整理人员，整理人员根据案卷信息填写《档案数量确认单》中相应项：档号、卷皮标明的张、页数。3、整理人员逐页清点案卷张、页数。如数量不符、纸张破损严重等异常情况，则填写《异常情况登记表——档案数量确认》，同时立即报告由值班主管处理，值班主管报知用户，双方协调解决。4、整理人员清点完成，填写《档案数量确认单》中相应项：实际张、页数、偏离数、偏离情况等。5、完成一批（10卷）双方签字确认，填写《工作流程单》。6、整理人员按档号顺序从周转库房领取一批档案，10本为一批。7、整理人员确认该批档案档号（全宗号、目录号、年度、案卷号、保管期限），在《工作流程单》》上登记该批档案情况，登记内容为档号。8、整理人员拿出一本案卷，在案卷左边案卷脊背上确认档号，并把该档号准确无误的填写到案卷封皮正面左下方相应栏目内，使用铅笔填写。9、整理人员拆卷，拆卷顺序按照档案原有编排顺序依次进行。10、整理人员检查文件完整性，文件纸张若有折叠（包括边角），需展开抚平；若有破损，小心用修补；若有多页粘连，不需撕开。特殊纸张（如：已破碎的文件）将根据实际情况进行必要的处理，如复印、加薄膜等，以防止在扫描工序中对纸张造成二次伤害。如有异常情况（缺页，内容与目录不符和等），则在《工作流程单》“备注”栏内注明情况备查，并填写《异常情况登记表——档案前处理》。11、我方整理人员拆卷对必须分页才能扫描的纸张，经用户同意后，用裁纸刀沿文件原边缘折痕裁切；并将所有卷内文件平放整齐。12、整理人员编制页码，页码从1开始按顺序编制，对A3纸张页码编制：开放内容（表格）则视为单页，只打一个页码；单独封闭内容（表格）视为两页，按内容顺序打两个页码。编制要求为：（1）所有扫描稿按顺序重编页码，所有有内容页面均要敲页码，保证每张影象编制一个页码（2）扫描页码编制位置在文件左下角，装订线内（3）扫描页码位数不定，无前置零，以跟原页码区分。13、页码编制完成，在《工作流程单》相应栏目内填写本卷需扫描张数，即最后页码，并签字确认。3.2.3.3扫描加工档案扫描加工的流程如下所示。说明如下：1、扫描员填写《档案扫描领卷单》，从周转库房领取本组待扫描案卷。2、扫描员检查案卷脊背档号与封皮左下脚档号是否一致，若一致则将档号、需扫描页数填写到《工作流程单》相应栏目中；若不一致，则以与整理人员核对，确认改卷正确档号。3、扫描员打开××数字化加工信息系统，录入正确的档号。4、扫描员上纸，操作步骤如下：（1）将档案原件从档案案卷中取出，分别从两个方向将档案展开，观察是否有档案粘连、其他夹页、钉书钉或大头针等杂物。发现档案粘连，若对档案内容不影响，则进行分离处理，但决不可造成档案破损；若对档案内容有影响，则立即报告用户方档案管理人员处理并做好处理记录。发现夹页应立即报告用户方档案管理人员处理，并对处理结果进行记录。发现其他杂物要进行清除，但决不可造成档案破损。（2）将档案向进纸方向展开，观察侧面标记是否有档案反相及档案及四角曲折。若有进行处理。（3）将档案展开抚平后放入扫描仪扫描板，将扫描仪盖板盖紧，防止纸张起皱。5、扫描员按照案卷标明的页码顺序扫描，案卷内没个扫描页码张均要扫描成单独影像页。对于附着在主页上的小纸片作为另页扫描，另页扫描的命名时放在主页之前扫描。（1）对于同一份档案中有铅笔、钢笔、圆珠笔同时存在的，以文件主要部分的清晰为准，需进行灰度补偿处理。（2）为了保证档案资料的载体安全，扫描时应根据纸张情况选用合适的扫描生产线，对于纸张较薄或较脆容易破损的要使用平板扫描。对特殊纸张或档案原件清晰度不高的，我们可通过增加分辨率，调整亮度、对比度等技术参数，直至扫描图像清晰为止。对于同一份档案，清晰度不同，特别是铅笔、钢笔、圆珠笔同时存在的，以文件主要部分的清晰为准，一般要求如下：A、色彩选择：红头全文字黑白原稿档案采用（300dpi）TIFF格式黑白扫描，含彩色内容的档案、图纸采用（300dpi）JPG彩色扫描，照片以原色彩为准用（300dpi）TIFF彩色扫描。B、存储格式：300dpi以上，彩色JPEG；黑白TIFF。C、扫描完毕图像文件进行纠偏，页面端正，无明显倾斜，倾斜度不大于1°；D、扫描时按照纸质档案的原始大小扫描成像，打印时按标准A4等标准尺寸输出；E、对一些大图形的材料，要采用专业零边距扫描仪扫描后拼接。6、扫描过程中认真观察扫描图像质量，确保扫描影像的清晰完整，方向正确，没有歪斜、黑边。发现图像质量问题立即暂停扫描进行处理。问题及处理方法如下：（1）图像有杂点。档案有污染。找出档案，观察污染情况，可清除的污染物，进行清除；对档案涂改造成的字迹不清，决不可进行处理，按原档案扫描并做好记录。（2）条码部分图像不清。条码印制质量不好。找出档案，调整亮度参数后重扫。对亮度过高造成的扫描后图像杂点进行处理，但决不可改变任何原有笔迹。对难以修正的档案，应立即报告用户方档案管理人员处理并做好记录。（3）图像有横向黑线。感光阵列有脏物。打开扫描仪，用酒精棉擦净，然后用风球吹干。将有黑线的图像删除，按最后一个图像的编号，找到后一张档案继续扫描。每扫一千张左右对扫描仪进行一次清洁。（4）图像标题反向。档案放置反向。将反向档案找出，重扫并将原图像替换。（5）图像部份内容反向。答题者写反。将档案找出，报告用户方档案管理人员处理并做好记录。（6）图像角部、黑边、档案折角（边）。若影响档案内容，找出档案整理折角后重扫；若不影响档案内容，则用擦涂工具进行清除。档案缺角（边）。若影响档案内容，找出档案报告用户方档案管理人员处理并做好记录；若不影响档案内容，则用擦涂工具进行清除。（7）图像太淡、不清。档案用淡蓝色墨水填写或用修正液涂改。找出档案，调整亮度参数后重扫并将原图像替换。由于亮度过高造成图像杂点，要对影响影像档案内容的杂点进行清除。7、一个批次（目录）的档案扫描完成后，扫描员核对图像数与本案卷待扫描页数是否一致，若不一致则查明情况并做相应处理（例如检查档案袋中是否有遗留档案），一般情况为漏扫、多扫等，并登记《异常情况登记表——档案扫描》。8、一个批次的档案扫描完毕后，扫描员将扫描仪出纸口的档案取出，按原始顺序放回档案袋，在档案袋上加盖“已扫”印章。9、每扫完一批档案，扫描员将图像数据发送到服务器，注意彩色图像与黑白图像分开保存。10、扫描员完成已分发的档案扫描后，填写《工作流程单》，打开扫描仪进行清洁并散热。3.2.3.4图像处理图像处理人员和图像质检人员使用“××数字化加工信息系统”进行图像处理（区别在于质检人员仅检查和登记问题，处理人员解决问题），流程如下所示。说明如下：1、图像处理人员打开××数字化加工信息系统，在任务步骤栏选择“影像处理”步骤。点击“任务获取”，在任务列表中按年份先后选取一条待处理任务，关闭任务列表。点击“刷新”按钮，双击任务记录，打开图片窗口。2、图像处理人员确认任务列表中档号与封皮影像中档号一致，如不一致则登记《异常情况登记表——图像处理》，并报告值班主管，立即查明情况并处理。如果需要与档案原件核对，则填写《图像处理异常情况处理临时领卷单》，向周转库房管理员领取领取档案。3、图像处理人员确认档号无误后，然后核对影像数量是否正确（需要一次性查明整卷情况，1张封皮+N张目录+最后页页码=本卷影像数）。通过软件翻到最后页确认页码。如影像数量有误，则登记《异常情况登记表——图像处理》，并报告值班主管协助处理。确认后在《异常情况登记表——图像处理》中登记和使用新编制扫描页码。4、图像处理人员对图像进行检查并处理发现的问题，处理手段包括旋转、纠偏、去污、居中、色彩调整等。处理过程中注意是否有非扫描件影像（标准见档案整理）、色彩模式是否正确（标准见档案扫描）、影像内容是否清晰（主要是黑白影像）。处理要求如下：（1）对于图像模糊不清情况，填写《异常情况登记表——图像处理》交由扫描主管签字，找出档案由扫描人员调节扫描参数进行图像的再扫描，确实因填写用笔不当导致扫描图像模糊的，需请用户签字确认。（2）对扫描图像进行纠偏，页面端正，无明显倾斜，倾斜度不大于1°。对于图像严重倾斜而致使图像无法处理，填写《异常情况登记表——图像处理》交由扫描主管签字，找出档案由扫描人员进行重新扫描，并向用户作出说明。（3）对于扫描后图像文件中的污点、黑边等进行去除，保证图像文件的干净、整洁和美观。对于黑边影响识别的需填写《异常情况登记表——图像处理》，交由扫描主管签字，找出档案由扫描人员进行重新扫描，并向用户作出说明。（4）保持扫描图像内容居中，上下左右四边尺寸合理，边距过宽的进行裁边，边距过窄的进行加宽。（5）对扫描后的图像进行逐页纠偏、去污、图像拼接、裁边处理和排列顺序调整，保证图像符合正常的阅读习惯。图像偏度不得大于3度，图像拼接处信息要完整，不能缺少任何信息。图像深浅不一时，采用平衡功能，调整图像深浅一致.5、图像处理人员完成一批图像后保存图像，填写《工作流程单》。3.2.3.5异常处理档案原件异常情况（A类）档号类：档号模糊不明确：是指同批案卷中存在个别案卷的全宗号、目录号、年度、保管期限不统一；案卷号缺失：是指一批案卷中相邻两卷案卷标识案卷号不连续；重名：是指不同案卷内容案卷号相同。页码类：跳号：是指案卷中相邻两张独立纸张都存在标识页码但页码标识不连续，排列如：3、5或3、9等；漏敲：是指案卷中存在独立纸张无标识页码；页码重复：是指案卷本身只有一套页码标识系统，其中存在单张独立纸张页面存在2两个或以上页码标识；开放页码系统：是指案卷独立纸张起始页码不为1，或结束页码与案卷封皮总页码（或目录结束页码）不符合；附页：是指案卷中存在附页且附页且未按该卷页码系统标识页码号；目录错乱：是指案卷原件卷内目录所标识页码号与实际卷内文件标识页码、内容三者不相符。纸质类：纸张破损：是指档案纸张破损程度远超改卷其他纸张，无法进行正常处理；纸张粘连：是指相邻纸张粘连程度远超处理标准的、影响扫描影像成像内容。其他类：本流程未定义、但无法按正常流程标准加工的纸张类型。影像文件异常情况(B类)影像文件损坏：是指加工系统软件无法正常读取、显示、编辑、保存等操作的影像文件；影像文件内容缺失：是指非正常内容缺失的无法确定的内容不完整影像；本流程未定义、但无法按正常流程标准加工的影像文件类型。加工系统软件异常情况（C类）软件报错：是指按正常操作规范操作而产生的软件报错、无征兆关闭等一切非正常情况。硬件设备异常情况（D类）所有硬件设备（扫描仪、PC等）因故障无法工作或非正常情况，如过大噪音、反应迟缓等。异常处理相关人员对照表：类型相关人员A类B类C类D类公司方现场主管★★★★项目经理★★★★商务部★软件部★客户方现场值班员★★客户主管★★流程规范：发现情况；并再三确认情况属实呼叫现场有关管理人员确认情况属实；填写《异常情况登记表——******》、《工作流程单》“备注栏”项，如涉及纸张、案卷数量问题则须同时填写《档案交接登记表》“备注栏”项；由项目经理负责与相关方面沟通，协商解决办法并形成书面处理意见；处理方法意见报送相关主管审核；审核通过，交由项目组执行解决；不通过则另行协商直至审核通过；项目经理负责监督处理执行过程及处理结果确认，并最终报备相关方面主管；流程结束，相关文档归档保存。3.2.3.6质量抽检质量抽检的流程如下图所示。说明如下：1、质检人员打开××数字化加工信息系统，在任务步骤栏选择“档案质检”步骤。点击“任务获取”，在任务列表中按年份先后选取一条待处理任务，关闭任务列表。点击“刷新”按钮，双击任务记录，打开图片窗口。2、质检人员确认任务列表中档号与封皮影像中档号一致，如不一致则登记《异常情况登记表——总检》，并报告值班主管，立即查明情况并处理。如果需要与档案原件核对，则填写《总检异常情况处理临时领卷单》，向周转库房管理员领取领取档案。3、质检人员确认档号无误后，然后核对影像数量是否正确（需要一次性查明整卷情况，1张封皮+N张目录+最后页页码=本卷影像数）。4、质检人员逐页翻看检查影像，右键点击卷内目录检查影像与条目对应情况，如果发现问题，则登记在《异常情况登记表——总检》中。5、抽检完成后，如果质量合格填写《质量抽检验收单》，并填写《工作流程单》。3.2.3.7装订还原装订还原将经过拆分扫描及完成影像处理的档案原件重新装订，流程图如下。说明如下：1、档案还原人员从周转库房领取已加工完毕的档案。2、将案卷内文件整理整齐，标准是优先左边、底边对齐，然后是右边对齐。按以下要求装订案卷：（1）严禁将纸张放反、放倒、页码顺序错乱。（2）大纸张按原折痕折叠好。（3）档案纸张过窄的，用白纸在装订边（一般为左边）补齐。3、夹子夹紧后打孔，打孔位置尽可能在原孔位置上打，但以保证不脱页优先。页数少的案卷用衬条加厚，档案线尽可能拉紧些，防止松动。4、在还原过程中，如果发生问题，登记《异常情况登记表——档案还原》。5、装订好后档案按顺序分年度排放。6、还原人员填写《工作流程单》。3.2.4主要环节实施标准3.2.4.1目录补录扫描文件的目录，由区档案馆提供，对于个别文件需要补录目录的，则由我公司进行补录。目录补录要求，按×××档案馆所提供的文件目录数据库结构与著录要求进行。3.2.4.2档案整理扫描之前，在保护档案不受损害的前提下，拆除装订物（资料及档案内的成册材料不拆），按×××档案馆的要求区分扫描件和非扫描件，并对折皱不平影响扫描质量的原件先进行相应处理（压平或熨平等），确保较薄纸张（如信纸、便笺纸）、破损纸张、底灰较深（如草浆纸、油印纸）、字迹较浅（如铅笔字迹）等纸张质地状况较差的档案扫描图像清晰；扫描完成后，拆除过装订物的档案按原档案保管单位重新装订，并保持每页档案原有的排列顺序不变，案卷不掉页、右边和底边整齐。卷皮破损严重的，调换卷皮。旧卷皮需全部交还档案馆。3.2.4.2档案扫描加工扫描档案文件正稿、附件、草稿、修改稿及轮阅单等。档案扫描采用彩色和黑白二种方式。全文字黑白原稿档案采用（300dpi）TIFF格式黑白扫描，含彩色内容的档案、图纸采用（300dpi）JPG彩色扫描，照片以原色彩为准用（300dpi）TIFF彩色扫描，均保持原档方向。最终再转成PDF格式文件。扫描时，根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度设置，保证原始扫描图像效果与原件吻合。根据档案幅面的大小和纸张状况，选择相应扫描仪。其中大幅面档案采用小幅面扫描后进行图像拼接处理；同页有两个以上文件，分别扫描后再进行合页。为保护档案原件，我公司尽量使用平板扫描仪扫描，对于现代档案纸张质量较好适合高速扫描的，事先征得档案馆同意，并做好记录；对资料等成册材料不宜拆卷的，必须使用不拆卷扫描仪扫描。扫描时应在《纸质档案扫描工作流程表》上认真登记扫描的页码和页数，并核对每份文件的扫描页码、页数与实际的文件页码、页数是否一致，不一致时注明具体原因和处理方法。第三节图像处理方案我司拥有自主档案数字化加工应用管理软件，扫描图象处理具有能批量自动纠偏、去污、去除多余白边等功能，扫描图象处理能一次完成。对扫描后的图像进行逐页纠偏、去污、图像拼接、裁边处理和排列顺序调整，保证图像符合正常的阅读习惯。图像偏度不大于3度，图像拼接处信息完整，不缺少任何信息。图像深浅不一时，采用平衡功能，调整图像深浅一致。3.3.1图像标准化处理影像纠偏影像纠偏功能包括：自动纠偏和手动纠偏两种，自动纠偏根据预设角度对图像进行自动纠正，但部分图像因为角度纠正后可能会出现内容变形的情况，因此还需要手动进行角度的偏转，偏转最小值为1度。页面去污页面去污功能也包括自动去污和手动去污两种，自动去污功能是根据预设的污点像素大小对小于设定值的点进行自动去除，但超出设定值的污点需手动去除。自动去污一般预设值都较小，以防止将标点符号或虚线当成污点清除。去污功能类似于绘图软件中的橡皮擦功能。消除折痕折痕是由于纸张对折出现的印迹经扫描后在图像上产生的黑线，由于折痕多覆盖在内容信息的上面，因此必须用手工去痕的方法进行处理。去折痕功能类似于绘图软件中的自动清除选定区域功能。去除黑边系统可以根据每一批档案的边距情况调整黑边的出现范围，由系统自动根据设定范围进行清除黑边处理。对于黑边超过预设范围的系统也提供了手动的擦除黑边的工具。此功能也类似于绘图软件中的自动清除选定区域功能。去装订孔由于装订孔位置较为靠近图像内容，因此我们采用手动修图的办法来擦除装订孔图案。尺寸调整对于图像尺寸不一致的情况，我们将对边缘空白过宽的进行裁切，对于过窄的进行补边，使同幅面档案大小美观、一致。色彩调节针对图像中色彩较近，内容与底色反差不大，明暗度太浅的情况，我们的系统可以对图像进行色彩及亮度、对比度等的任意调节。图片合页对于同一页上粘贴的多页纸张在扫描后生成了众多的单个影像，再通过此合页功能可以将它们合成到同一页中来，但其效果并不同拼接。影像拼接对于超过扫描仪宽度的大幅面档案和图纸我们将采用零边距扫描仪进行局部扫描后再无缝拼接，为了保障拼接的效果因此必需使用零边距扫描仪。3.3.2特殊图像的处理内容较浅对于影像中内容较浅的情况，将采用减小色彩中间值的处理方法进行字迹加深处理。同时还可以采取调节明暗对比度或光亮度等手段进行测试，直至内容更为清晰，适于阅读为止。带有红眼采用图像处理软件中的去红眼技术直接进行过滤。局部变色对于纸张局部变色后扫描出来的影像底色不一致的情况，如果用户允许页面美化处理，则采用图像处理软件进行手工填色处理。麻点过多对于扫描影像麻点过多的情况将采用调节阀值的技术最大程度的淡化麻点。局部麻点采用图像处理软件手工去污处理。文字背透对于较浅的文字背透情况将采用加衬纸的方式进行重扫处理，减少反光度从而降低文字背透印迹。如果是墨迹已透纸而出，则进行登记后将尽量用图像处理软件进行放大后处理。第四节特殊纸张处理方案较薄的纸张采用纯平板扫描仪进行扫描，确保无损坏；在纸张下方垫用相似条件的纸张作为参照物确保扫描后的影像质量无透光现象；公司拥有相应的效果处理软件加以控制，确保影像质量；本公司与扫描仪厂商建立了长期战略合作伙伴关系，提供各类纸张的标准色表，确保影像质量。发脆的纸张拆卷后采用平板扫描仪加工，纸质太差的使用专用档案衬纸衬底裱糊处理。破损的纸张对于已经破损的文件，用专用档案修补纸和胶水、胶带等进行修补，破损情况严重，无法修补的，用专用纸在背面托衬进行文件的修复；扫描过程中，按规定的操作方法进行操作，避免因操作不当造成文件的破损；对于所有破损文件进行记录备案，处理前与客户方进行沟通确认。变色的纸张在扫描仪硬件方面，调用各类厂商提供的插件、控件进行第一次处理；根据纸张具体情况调节扫描仪的各项参数，主要包括：伽码值、对比度、亮度、色表等；利用本公司专用扫描软件进行最后的影像优化处理；包括：边缘锐化、色彩温和度调整、折皱处理等；采用厂家的去底色技术处理。色浅的纸张在扫描时调整对比度、亮度以达到最佳效果；采用本公司专用扫描软件中的灰度补偿功能进行字迹线条加深处理。超大的纸张超大纸张采用局部扫描后用图像处理软件进行拼接处理。粘贴的纸张对于粘贴的纸张在用户允许的情况下将其剪切下来后平铺着粘贴到专用档案修补衬纸上，作为附件装订到档案当中，而其扫描件与原件进行合页处理。第五节图像数据挂接方案我司自主研发的××数字化加工信息系统中使用XML数据格式进行全程基础数据元管理，对每张图片进行全属性定义，包括每一张影像的图像属性（格式、大小等）及索引属性（档号、件号、页号、所在件顺序号等），并通过软件中的“索引分系统”进行直观的定义和修改。经过该系统全工序多重校验方式，达到目录数据与影像对应关系（即索引信息）的100%准确度。第六节档案编码方案目前已有目录的档号编号规则是：组织机构代码-全宗号-卷号-保管期限-件号。对档案进行编页码，使档号最终成为——组织机构代码-全宗号-卷号-保管期限-件号-页号。对于原有目录核对档案号是否正确，提名是否正确等，对不正确的项目提交档案馆工作人员进行修改。原实体档案编号在页面顶部左上角，本项目将在页面底部左下角重新编号，按照顺序编号，其中无字与任何表格的等不需要编号。编号需要正反面编号。第七节文件存储方案以目录数据库内该文件档号对扫描图像建立文件夹，并对文件夹内图像文件以八位数顺序号进行命名。数据光盘内文件电子影像存储格式为TIFF格式和JPG格式。扫描后的电子文件提交硬盘存储和光盘存储做备份之用。第八节数据备份方案在计算机信息系统中存储的信息主要包括纯粹的数据信息和各种功能文件信息两大类。对纯粹数据信息的安全保护，以数据库信息的保护最为典型。而对各种功能文件的保护，终端安全很重要。数据库安全保护要实现对数据库的安全保护，一种选择是安全数据库系统，即从系统的设计、实现、使用和管理等各个阶段都要遵循一套完整的系统安全策略；二是以现有数据库系统所提供的功能为基础构作安全模块，旨在增强现有数据库系统的安全性。通过第三方提供的安全代理系统可以很好的实现对数据库的安全访问。安全代理系统基于Client-Server结构构造，由服务器安全代理和客户安全代理两大模块构成，双方通信遵循SSL协议加密应用数据流。客户端安全代理套件负责代理客户机上TCP/IP应用，服务器安全代理作为数据库对外的接口，鉴别所有对数据库的访问。离线备份由于任何软件错误、病毒影响、误操作等等，都会同步地在多份数据中发生影响。因此，我们再通过磁盘双工技术或另一台服务器进行网络化的异地容灾备份，以便能在数据损坏、丢失时进行恢复。该数据存储按项目验收进度，进行增量备份，平时保存在用户方且不做删除处理，直到整个项目验收合格后，由用户决定如何处理。数据备份使用鄞州洞桥镇档案馆提供的备份介质。针对本项目的备份策略设计如下：常见的备份方式包括以下三种：全备份（FullBackup，F）：对要备份的内容做无条件的全部备份；差分备份（DifferentialBackup，D）：从前一个全备份以后，对变更过或新增的文件进行备份；增量备份（IncrementalBackup，I）：对从上次任意形式的备份以后变更过或新增的所有文件进行备份。常规的备份策略可以采用三种备份方式相结合的方式，如下所示：周日周一周二周三周四周五周六周日FIIDIDIF各备份节点包含的备份内容如下：周日的全备份备全部的数据；周一的增量备份备周日到周一其间变更过或新增的数据；周二的增量备份备周一到周二其间变更过或新增的数据；周三的差分备份备周日到周三其间变更过或新增的数据（其中包括了周一和周二的增量备份）；周四的增量备份备周三到周四其间变更过或新增的数据；周五的差分备份备周日到周五其间变更过或新增的数据（其中包括周三的差分<内含周一和周二的增量>和周四的增量备份）；周六的增量备份备周五到周六其间变更过或新增的数据。以上的备份策略充分运用了全备份、增量备份、差分备份各自的特点，尽可能减少每次备份的数据量以提高备份速度。而且在任意时间点发生数据灾难后，为恢复数据所需的备份镜像文件不超过三个，保证了恢复的高效性。

第四章质量控制方案第一节质量控制目标档案装订目标：按原样还原。扫描图像目标：漏扫率为零。图像质量目标：每批抽检合格率达到100%。图像纠偏目标：小于1度。档案著录目标：正确率达到100%。格式封装目标：图像文件的命名正确率100%。档案索引目标：索引字段要求100%正确。数据挂接目标：挂接应达到100%准确率。档案保密目标：档案资料100%不遗失、损坏和泄露。第二节质量保障计划质量保障计划包括确定哪种质量标准适合该项目并决定如何达到这些标准。在项目计划中，它是程序推进的主要推动力之一，应当有规律地执行并与其他项目计划程序并行。例如，对管理质量的要求可能是成本或进度计划的调节，对生产质量的要求则可能是对确定问题的详尽的风险分析。本项目中我方引入ISO质量控制体系，在各个岗位、每道工序中都使用了相应的表单、文档进行工作指导和跟踪控制，层层把关防范故障问题的产生。第三节质量保障方案加大对广大员工的宣传、教育和培训力度，使广大员工了解公司的质量方针的内容，并理解其深刻内涵，了解公司的质量要求；详尽的流程操作指导书，环环相扣的标准程序也是有效控制质量内容措施之一；加工小组人员的职业技能培训、资质认定——产出高品质成果的源泉；合理的加工进度安排，是保持高质量的持续动力；档案流通全程跟踪，所有档案的提取或送交，都有设置严格的联络、签收制度，以便客户方相关人员可以有序的管理和控制整个文档电子化的进程；完善的质量管理计划包括监控所有项目成果，以判定它们是否符合有关的质量标准，并找出方法消除造成项目成果不令人满意的原因；加工质量全程跟踪，对有问题的工序进行登记，以供返工改错所需；合理的责任产量与5％以内的员工流动率，是保质保量完成项目的根本；高品质的扫描仪，是档案扫描质量的最基本保证；目录的录入应达到准确率保持在100%；质量控制统计：全面的抽检软件能随机、周期性的对成品影像文件进行循环抽检，并对抽检的抽样结果进行分析统计，随时进行纠错和预防行为；与质量挂钩的考核制度，对准确率高的给予嘉奖。第四节质量控制流程第五节质量保障措施自检检验包括测量、检查和测试等活动，目的是确定项目成果是否与要求相一致。检验可以在任何管理层次中开展（例如，一个单项活动的结果和整个项目的最后成果都可以检验）。检验有各种名称：复查、产品复查、审查及回顾；在一些应用领域中，这些名称有范围较窄的专门含义。控制表控制表是根据时间推移对程序运行结果的一种图表展示。常用于判断程序是否"在控制中"进行（例如，程序运行结果中的差异是否因随机变量所产生是否必须对突发事件的原因查清并纠正）。当一个程序在控制之中时，不应对它进行调整。这个程序可能为了得到改进而有所变动，但只要它在控制范围之中，就不应人为地去调整它。控制表可以用来监控各种类型的变量的输出。尽管控制表常被用于跟踪重复性的活动，诸如生产事务，它还可以用于监控成本和进度的变动、容量和范围变化的频率，项目文件中的错误，或者其他管理结果，以便判断"项目管理程序"是否在控制之中。排列图排列图是一种直方图，由事件发生的频率组织而成，用以显示多少成果是产生于已确定的各种类型的原因的（见下图）。等级序列是用来指导纠错行动的--项目小组应首先采取措施去解决导致最多缺陷的问题。排列图与帕累特法则的观点有联系，后者认为相应的少数原因会导致大量的问题或缺陷。抽样调查统计抽样调查统计包括抽取总体中的一个部分进行检验（例如，从加工完成档案中随机抽取30%~50%自查）。适当的抽样调查往往能降低质量控制成本。关于抽样调查统计有大量书面资料和规定。在一些应用领域，熟悉各种抽样调查技巧对于项目管理小组是十分必要的。流程图质量控制中运用流程图有助于分析问题是如何发生的。趋势分析趋势分析指运用数字技巧，依据过去的成果预测将来的成绩。岗位考核按员工岗位考核标准执行，同时对加工小组进行集体考核。奖励措施对通过公司各项考核及用户验收的小组给予相应的奖励。

第五章项目安全保障第一节现场管理制度5.1.1员工纪律准则在用户单位不随地吐痰，不乱丟废弃物；见到垃圾应随手拾起丢进垃圾箱内；自觉负责加工现场及周边的卫生清洁工作。自觉遵守×××档案馆各项规章制度，做到令行禁止。员工着装应端庄、大方、整洁、得体、便于工作。凡上班时间，员工衣着应该保持整洁干净，不得穿奇装异服和拖鞋等。任何员工在加工现场不得饮水及吃零食。男员工不留胡须不蓄长发，女员工上班不得浓妆艳抹。严格遵守×××档案馆作息时间、准时上下班、不得迟到、早退；工作时间员工之间不得串岗、擅自离岗及从事与工作无关的活动。进出加工场地应自觉出示证件，遵守×××档案馆的门卫制度，在加工场地内佩带工作胸卡。工作时语言、举止要文明，不得在加工场地高声喧哗及闲聊，确保加工场所的安静有序。对×××档案馆的监管人员要有礼貌，悉心听取他们的专业指导，对于他们提出的问题和要求应及时给予明确答复，并根据他们的意见进行调整。最后离开加工现场的员工应关闭各类用电设施并关窗锁门，将档案及机密文件妥善保存，防止遗失。员工应认真执行加工现场区域出入规定，若在工作岗位看到非工作人员应主动及时询问。办公设备应经常清洁、保养、遇到损坏应立即报修。员工不得擅自启用他人计算机，更改他人文件资料等。文件资料应定期整理归挡，电子文挡应及时备份，以防文件资料丢失。同事之间应互相关心、礼貌对待，但工作上应一丝不苟，谨慎严格。员工应注意自身健康，如有感冒等传染性疾病应及时请假休养，避免影响他人。违者严肃处理。5.1.2考勤管理制度员工上下班时间按照用户现行安排执行，如需加班要提前得到用户批准同意，必要时要有局工作人员陪同、监管。上下班时所有员工要严格遵守用户单位纪律，带齐证件，从用户单位后门出入不得喧闹，不得影响局里各级领导的工作。正常情况下所有人员需同时上下班，并经保安进行安检，查看过现场水、电、门窗情况后再关门。员工上下班由专人进行考勤登记。5.1.3物品管理制度用户加工现场设有员工储物柜，所有人员进场后背包、手机、MP3、MP4等数码物品均需入柜保管，不得带入加工现场。员工电话可以呼叫转移到加工现场门口保安处设的专用电话上，在工作期间员工非必要不得使用个人物品。违反规定被发现后予以经济处罚。5.1.4卫生管理制度加工现场的卫生清洁工作由全体员工分组负责。每日上班前清扫场地、用干毛巾清洁办公桌椅、物品、机器设备等用具。下班前待档案实体上缴入库、现场设备断电后，再进行场地清洁。现场设有废纸篓，所有废弃的纸张和清扫出的纸屑均放入纸篓里统一保管，不得外带。所有员工不得在现场饮水，在进场前必须将身上的水渍擦干才可进场，避免有液体接触到档案。5.1.5休息管理制度工作间隙休息时段员工不允许在现场吸烟、喝水、吃东西。工作间隙休息时段员工不得喧哗，不得到处乱走动，不得随意外出。5.1.6操作管理制度各岗位员工在接触档案实体时均要轻拿轻放，对于纸质较差的档案尽量不进行二次使用，发现档案纸张破损应及时上报，征求用户处理意见。员工上岗前要保持双手干燥、清洁，工作间隙如果手心出汗或上卫生间后洗过手，应擦干后才能上岗。5.1.7档案保护制度档案实体领出时应用专用的推车和周转箱进行运输。档案实体到现场后集中存放，领用时分批编号、登记工单。档案实体在整理过程中要保持顺序，防止掉落。在操作过程中不得损坏档案实体，发现问题及时上报。档案实体拆、装时不能使用金属装订物，同时不能对档案进行裁剪分离。每天下班前没有做完的档案应使用标签纸注明工作步骤后插入分离位置再提交下面工序处理。下班时对每个员工的随身物品进行检查，现场钥匙统一交用户方保管。5.1.8档案保密制度严格学习和遵守《中华人民共和国宪法》、《中华人民共和国保密法》、《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国公司法》等有关法律法规中涉及保密的条款。所有工作人员不得偷盗档案原件。所有工作人员不得以任何形式复制、摘抄、抄录客户档案中记载的任何内容。所有工作人员不得以任何形式向外公布甲方档案中记载的任何内容。所有工作人员不得以任何形式窃取和向外界发布公司的商业机密，包括公司领导涉及公司发展动向和重大决策的谈话和记录等。凡违反