人事档案规章制度

人事档案规章制度1.目的：

为保证人事档案材料的完整性和安全性，便于档案材料的使用和治理。

2.制定依据：

档案治理标准化程序。

3.试用范围：

公司各部门。

4.制度内容：

4.1人事档案的定义：

是指在人事工作中形成的记录员工在公司的主要经受、学历、培训、社会关系、业务力量、工作状况以及奖惩等个人状况的文件材料;

4.2人事档案的类别：

4.2.1员工人事档案类型：根本信息档案、薪酬档案、绩效档案、培训档案、技术档案、履职档案、安康档案等七类。

根本信息档案：包括档案编号、姓名、性别、身份证号码、学历、住址、户籍所在地、年龄、政治面貌等。

薪酬档案：包括员工试用期工资、转正工资、调薪记录等。

绩效档案：包括转正考核记录、年度考核记录、履职考核记录等。

培训档案：包括年度参与内训、外训、职业资格、技术培训等记录等。

技术档案：包括所持资格证书、技术职务评定等记录等。

履职档案：包括员工入职之前的履职经受、本公司内部岗位变动状况、竞职申请、聘任打算、嘉奖、惩罚等。

安康档案：包括员工安康证、体检记录等。

4.3人事档案的建立：

4.3.1电子档案建立：

4.3.1.1依据档案类别核定员工编码及档案编号。

4.3.1.2按档案编号在“人事治理信息”中录入员工个人根本信息：包括档案编号、姓名、性别、身份证号码、住址、户籍所在地、年龄、政治面貌、行业年限、安康证期限、所持资格证等信息。员工考核、竞职、嘉奖(获得奖金和荣誉证书)、惩罚(书面严峻警告、无薪停职检查、开除)，由劳动关系治理员依据相应文件录入“人事治理信息”，并存入员工个人档案袋中。

4.3.1.3电子档案的动态治理：

4.3.1.3.1员工电子档案是关于员工全面信息存储、跟踪的重要工具。

4.3.1.3.2员工入司时，在录入员工电子档案的同时，必需对员工照片进展扫描记入个人电子档案。

4.3.1.3.3员工入职时，必需具体录入员工入司前经核实的从业经受和有关个人职业进展的重要信息，如取得的主要工作阅历、成果和业绩等;

4.3.1.3.4员工的培训经受是关系员工职业进展的主要依据，员工入司时，必需具体记录员工的职业培训经受和获得的培训证书和取得的培训成果。员工在公司工作期间的培训经受必需准时记入电子档案，以便查询。

4.3.1.3.5有关员工信息的变更，必需当月在员工个人电子档案中进展登记更新。每月末，对档案进展备份。以确保电子档案的安全治理。

4.3.1.4员工合同信息由劳动关系组按批次供应合同签订汇总表和合同原件，劳动关系治理员依据合同签订汇总表核对合同，确认无误后在合同签订汇总表上签字，劳动关系治理员依据合同在“人事治理系统”中更改员工合同信息，更改完毕后将合同放入员工档案中存档。

4.3.2纸介质档案建立：

录入系统后的员工档案按七类档案分类统一装入“档案袋”中,在“档案袋”清单上填写档案资料名细，档案袋上写明员工姓名、性别及档案编号。按档案类别挨次存放在相应的档案柜中。(当月入职的员工资料应在当月完成档案录入及存放工作)。

4.4人事档案的治理：

4.4.1人力资源部对收集的人事档案材料按规定进展整理，并按在职人员档案、离职人员档案进展分类、编号、排架。

4.4.2对人事档案应建立登记和统计制度，建立各类档案名册。严格执行保密制度，确保档案的肯定安全和精确无误。

4.4.3依据安全保密，便于查找的原则，人事档案应严密科学地保管。库房内应保持清洁，整齐和相宜的温湿度。

4.4.4对人事档案的接收、传递必需严格手续，有案可查。查借阅人事档案应严格按借阅程序办理。

4.4.5人事档案调动：

4.4.5.1调动：员工因工作需要调动时应按规定填写“调动申请表”(跨部门调动和部门内部调动)。劳动关系治理员接到已审批完毕的调动申请表后，在“人事信息治理”中录入调动信息并将其信息调入相应的部门或分公司，打印新岗位工作牌，调动申请表于每月中旬或月底统一存入员工个人档案袋中。

4.4.5.2任免：员工因工作需要被任免后，依据公司的任免文件，在“人事信息治理”中录入任免信息，并将任免文件复印件存入员工个人档案袋中。

4.4.5.3离职：员工办理完毕离职手续后，将其相关证件的原件退还离职员工本人，并将其档案归入离职人员档案。

4.4.5.4信息变更：员工个人相关信息发生变更时(如：个人根本信息、身份证更换、资格证的补充等)，该员工应在变更之日起一个月内将信息或相关证件的复印件提交至人力资源部劳动关系治理员处备案。劳动关系治理员应依据员工提交的资料在“人事信息”中准时更新，并将相关证件复印件于每月15日、30日进展存档整理。

4.5人事档案的使用：

4.5.1档案的查询、借阅：

4.5.1.1副经理级以下员工原则上只能查询/借阅个人档案;

4.5.1.2副经理(含)以上人员可直接查询/借阅所管部门员工档案，跨部门查询/借阅员工档案需附有分管总监审批的签呈经人力资源部经理批准前方可查询/借阅。(附件一)。

4.5.1.3档案中的个人资料只用于公司办理相关事务，原则上人力资源部人事劳动关系治理员不对个人供应档案办理其它事务(如照片、身份证复印件、学历证复印件等)。

4.5.1.4以上查询/借阅需在“档案查询/借阅登记本”上做登记，查询/借阅档案者不得私自复印员工档案，工作缘由需复印的须经人力资源部经理批准后由劳动关系治理员操作复印。借阅档案者应在规定借阅期按时归还完整的档案，逾期者按每天5元进展惩罚;如将借出的.档案丧失者，视状况将赐予XXX惩罚。

4.5.1.5档案治理人员、借阅人应严守档案机密，不得擅自泄漏或传播员工个人资料信息，经发觉，对档案治理人员、借阅人赐予XX惩罚，并对其部门负责人赐予XX惩罚。

4.6本制度由公司职工代表大会审议通过后以公司名义公布执行

4.7本制度由公司人力资源部负责解释。

4.8附件：

附件一：档案查询记录

人事档案规章制度2

依据中组部、国家档案局《干部档案工作条例》及中组部《干部人事档案材料收集归档规定》、《干部档案整理工作细则》要求，结合兵团干部人事档案工作实际，制定本制度。

一、干部人事档案治理部门工作职责

(一)根据干部治理权限依法治理好干部档案，为国家积存档案史料。

(二)准时收集、鉴别和整理干部档案材料，把好档案材料入口关，准时清理所缺材料并告知有关部门补充齐全。

(三)根据规定办理干部人事档案的查阅、借阅和转递。

(四)为有关部门供应干部人事档案材料的状况。

(五)仔细做好干部人事档案的安全、保密、保管和爱护工作。

(六)准时了解干部人事档案工作的新状况，制定、完善相关规章制度，加强业务指导工作。

(七)推广、应用干部档案现代治理方法和技术，逐步实现干部人事档案治理的信息化和现代化。

(八)定期向档案局移交死亡干部档案。

(九)办理其他有关事项。

二、干部人事档案材料收集制度

(一)根据《干部人事档案材料收集归档规定》的要求，遵循真实、全面、准时、标准的原则，重点收集反映干部自然状况和德、能、勤、绩、廉等方面的材料，并依据经济社会进展和组织工作的需要，不断充实完善干部人事档案的内容。

(二)干部人事档案材料形成部门，必需根据有关规定标准制作干部人事档案材料，建立干部人事档案材料收集归档机制，在材料形成之日起1个月内按要求送交干部人事档案治理部门并履行移交手续，任何组织和个人不得以任何理由积压归档材料。

(三)干部人事档案治理部门应建立联系制度，准时把握形成干部人事档案材料的信息，主动向干部人事档案材料形成部门、干部本人和其他有关方面收集干部人事档案材料。

(四)干部人事档案治理部门必需严格审核归档材料，重点审核归档材料是否办理完毕，是否对象明确、齐全完整、内容真实、填写标准、手续完备。成套材料必需头尾完整，缺少的档案材料应当进展登记并准时收集补充。

(五)归档材料填写不标准，手续不完备，或材料上的姓名、诞生时间、参与工作时间和入党时间等与档案记载不全都的，材料形成部门应当重新制作，补办手续，或者由具有干部治理权限的组织(人事)部门审改(或出具组织说明)并加盖公章。形成干部档案材料的部门，有责任按规定仔细办理。

(六)干部人事档案原件存正本，复制件可存副本。证明、证件等特别状况需用复印件存档的，必需注明复制单位、复制日期，并加盖材料制作部门单位公章或干部人事关系所在组织(人事)部门公章。

(七)干部人事档案材料的载体使用国际标准A4型(长297毫米，宽210毫米)或16开型(长260毫米，宽184毫米)的公文用纸，材料左边应当留有20-25毫米装订边，字迹材料应当符合档案爱护要求，用钢笔或毛笔填写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水和复写纸书写。

(八)干部人事档案工作人员对收集到的干部人事档案材料应仔细审查鉴别，对不属于规定归档范围的材料，不得擅自归档;对符合归档要求的材料进展登记，在接收之日起1个月内放入干部本人档案，1年内整理归档。

三、干部档案材料鉴别归档