会计档案管理讲义

会计档案管理

授课人：何强第二章会计核算专业材料的收集第三章会计档案的整理第一章会计档案概述第四章会计档案的移交归档第五章会计档案的保管与统计第六章会计档案的利用第七章会计档案的鉴定与销毁一、什么是会计档案二、会计档案的种类三、会计档案的特点四、会计档案与文书档案区别五、会计档案工作六、会计档案管理相关法规标准第一章会计档案概述

一、什么是会计档案会计档案是各机关，团体，企事业单位或其他经济组织在经济管理和会计核算活动中形成的整理归档的会计核算材料。在《会计档案管理办法》中，对会计档案的这样表述的：会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。

会计档案是国家机关、社会团体、企业、事业单位、个体工商户和其他组织在会计核算活动中形成的具有保存价值的原始记录，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。（符合档案构成的三个要件）形成主体原始属性专业领域价值属性

1、会计档案是会计核算的产物。

2、会计档案是重要的凭证和史料。

1、会计档案属于专门档案，具有专业性特点；它的范围包含：会计凭证、会计账簿、财务报告等专业核算材料（归档范围）。2、在财务会计各项管理活动中形成的其他文件材料，如：政策法规、计划总结、请示批复等均属文书档案归档范畴。通过定义明确：

二、会计档案的种类（一）

会计凭证类

（二）

会计账簿类（三）

财务报告类（四）

其他类

三、会计档案的特点

（一）会计档案形成范围的普遍性（二）会计核算材料之间的严密性（三）会计档案类别的稳定性（四）会计档案外在形式的多样性四、会计档案与文书档案区别（一）产生领域不同——会计档案产生于各独立核算单位的生产经营资金活动或预算资金活动领域；文书档案产生于各单位党务政务管理及专业管理或经营管理领域。（二）形式不同——会计档案主要以凭证、账簿、报表等三种形式出现，三者具有密不可分的内在联系；文书档案较多地公文形式出现，具有相对独立性。（三）立卷方式不同——会计档案主要以时间、形式特征进行整理立卷；文书档案则按年度结合问题(或机构)立卷或以件为单位进行分类整理。（四）归档时间不同——会计档案应在会计年度终了，由会计机构整理归档并可自行保管一年，期满后，应由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；文书档案则应在第二年上半年完成上一年度文件材料的立卷归档。不是会计档案归档范围工资年报，职工工资、奖金及各种福利审批名册，养老保险缴纳名册，调整、新增审批表，职工聘用、转正等审批表、协议书，事业统计报表，清产核资材料，财务制度，上级指标文件等均属文书档案。五、会计档案工作会计档案工作主要包括会计档案的收集、整理(分类、组卷、排序、编目、装盒)、移交归档、保管、统计、鉴定、利用等方面工作。1、收集2、整理前鉴定3、分类10、统计5、组卷6、编目4、划定保管期限7、装盒9、保管8、移交归档11、鉴定12、利用会计档案工作流程图会计档案管理制度会计档案管理部门应制定以下十个方面的管理制度1、会计档案保密制度2、会计档案归档制度3、会计档案整理制度4、会计档案保管制度6、会计档案统计制度7、会计档案借阅制度8、会计档案移交制度9、会计档案鉴定销毁制度

档案保密制度1、严格遵守《保密法》和《会计档案管理办法》有关保密条例，做好会计档案的保密工作。2、严格执行借阅制度，不任意扩大借阅范围，对需要复制摘抄有关档案内容的，须持单位证明及个人身份证。3、案卷编目、档案著录要划定密级，查阅秘密级以上档案应履行严格的审批手续，并按指定范围阅档。4、查阅档案要在阅档室阅读，非本馆工作人员不得进入档案库房。5、档案工作人员不得在档案阅览室、整理室接待亲友。6、档案工作人员不准将档案材料放在桌面上过夜，不准转借他人，不准随身携带到公共场所或探亲访友，不准与家人或其他人议论秘密以上的档案内容。7、发现档案丢失或损坏时要及时报告，并采取相应措施。8、节假日期间要对档案库房的门窗、档案柜架等进行一次认真检查，并对库房查封。

档案鉴定销毁制度1、坚持全面地、历史地、发展地观点实事求是地研究分析、判定档案的保存价值。2、档案鉴定的原则按国家档案局关于档案保管期限的规定进行，编制本单位档案保管期限表，并制订保管期限。3、加强档案鉴定工作的组织领导，局成立由局主管档案工作的领导及其有关人员组成鉴委会，档案馆成立档案鉴定小组，根据档案对生产、科研及其它工作的历史和现实的价值，按照鉴定工作的有关规定，确定档案的存毁。4、档案鉴定应采用直接鉴定法，即直接对档案的内容进行具体分析详细审查，逐卷地评定利用价值。5、接收进馆的档案，要对档案的保管期限及完整性进行鉴定并加盖密级戳。6、定期进行档案鉴定工作，对鉴定的档案，要写出鉴定报告，提出存毁意见，并在案卷备考表中注明，报局鉴定委员会审批。7、对需降密、解秘的档案材料，对秘密核心内容要认真评价、鉴定，对已失去秘密意义的案卷，造出清册，报局有关业务领导审批，同意后方可向社会提供服务。8、对销毁档案应持慎重态度，经鉴定对失去保存价值的案卷，应移出库房，专柜存放两年，在实践中，观察其价值，对确实没有保存价值的档案，应予以销毁。9、对经鉴定批准销毁的档案应编制销毁清册（一式三份），并与保密部门取得联系，由保密人员和档案人员共同监销，并在销毁清册上签字。。会计档案人员职责1、负责制订管理制度，按照《会计法》及《会计档案管理办法》规定和要求，制订会计档案立卷、归档、保管调阅和销毁等管理制度，报经批准后，负责监督执行。2、调阅会计档案，要严格办理借理手续，凡属本单位人员调阅会计档案，要经会计主管人员同意，外单位人员调阅会计档案，要有介绍信，经会计主要人员或总经理批准，批准后要详细登记调阅的档案名称、调阅日期、调阅人员的姓名的工作单位、调阅理由、归还日期等。3、负责对管理期满会计档案的销毁工作。对保管期满的会计档案，要按照财政部和国家档案局的档案管理办法规定，由财务部门和档案部门共同鉴定，报经上级主要部门批准后，进行处理。对需要销毁的会计档案，要填写"会计档案销毁清册"。销毁时，由单位领导指定档案部门的财务部门共同派员监销，并在销毁清册上签名或盖章。"会计档案销毁清册"要长期保存，以便备查。4、完成领导交办的其他工作。

六、会计档案管理相关法规标准

1、《中华人民共和国档案法》2、《中华人民共和国会计法》3、《会计档案管理办法》(财会字[1998]32号)（财政部、国家档案局1998年8月21日印发）。4、会计档案案卷格式（DA/T39--2008）第二章会计核算专业材料的收集会计档案的收集工作就是把分散在机关办公室、财务处（科）、行政处（科）、以及有关财会人员手中的会计核算专业材料集中起来，实现统一管理，它是会计档案工作的起点，也是保证会计档案齐全完整的关键环节。一、会计档案的收集范围会计核算中形成的会计凭证、会计账簿、财务报告和其他会计核算专业材料。收集范围以本单位会计科目内容为准。二、收集时应注意的事项1、实行“集中统一管理”。2、遵循会计核算材料的形成规律。3、确保会计档案收集的齐全、完整、准确。4、要特别注意收集会计报表中的年报；会计帐簿中的活页账和其它方面（清产核资材料、工资汇总表、审计、保险、税务）等材料。第三章会计档案的整理会计档案的整理就是将零散和需要进一步条理化的会计核算材料，通过科学的分类、组卷、排列、编号、装盒、编目，组成一个有序体系的过程。

一、整理工作的职责

各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。

为什么《会计档案管理办法》中规定，会计档案的整理工作要由会计部门来完成呢？

1、会计档案来源于会计工作的全过程，财会部门熟悉会计核算材料的形成过程和规律，易于判定会计核算专业材料的保存价值。

2、由于会计核算材料专业性强，由财会部门整理立卷，然后向档案部门移交，既能保持会计核算材料之间的有机联系，又有利于会计核算材料的齐全和完整。3、把会计核算材料的整理立卷归档作为会计人员的职责之一，也便于分清责任。

档案部门的责任是监督、指导财会部门搞好会计核算专业材料的收集、整理、移交归档工作。档案部门对接收的会计档案，只在原封面的空白处加盖归档章，进行分类排列，妥善保管、提供利用。

二、整理工作的要求

会计核算材料的整理必须遵循会计档案形成的自然规律及其本身固有的特点，保持每一类核算材料相互之间的有机联系，区分其类别和不同的保管期限，进行科学系统的整理，使其规范化、标准化，便于管理和利用。

分类清楚，组卷合理，排序科学，编目清晰整理1、分类2、组卷3、编目4、编制案卷目录三、会计档案的分类归档范围

I会计档案类01会计凭证各种会计凭证02会计账本各种会计财务账簿03财务报告各种财务报告04其它银行存款余额调节表，银行对账单，移交手续等。具体分类归档范围，可参见局财务处及二单位“会计科目”和“生产、基建报表名称”

会计档案分类方案类别－年度会计凭证类会计账簿类

财务报告类其它类四、会计档案的保管期限的划分

会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。

会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。

各单位会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的，可以比照类似档案的保管期限办理。会计档案保管期限表序

号档

案

名

称保

管期

限备

注一会计凭证类

1原始凭证15年

2记帐凭证15年

3汇总凭证15年

二会计帐簿类

4总帐15年包括日记总帐5明细帐15年

6日记帐15年现金和银行存款日记账保管25年7固定资产卡片

固定资产投资清理后保管5年8辅助帐簿15年

三财务报告类

包括各级主管部门汇总财务报告9月、季度财务报告3年包括文字分析10年度财务报告（决算）永久包括文字分析四其他类

11会计移交清册15年

12会计档案保管清册永久

13会计档案销毁清册永久

14银行余额调节表5年

15银行对帐单5年

1、各单位会计科目内容可能不同，其保管期限采取就近比照的办法划定保管期限。2、永久保管的会计档案主要有：年度会计报表、工资名册、涉外和对私改造的凭证等；

保管25年的会计档案主要有：现金出纳账、银行存款账、建设银行拨款总账和各种明细账以及会计凭证、银行对账单、税收日记账（总账）和税收票证分类出纳账、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等；

保管15年的会计档案主要有：一般会计凭证、总账、各种明细账、会计移交清册等；

保管10年以下的主要有：各种季度、月份报表等。从一个具体单位来看，保管期限的划分要注意以下几点：

1、会计凭证保管期限的判定2、总账、分类账价值的判断3、合定报表的价值判断

1、会计凭证保管期限的判定

现实凭证价值历史利用价值比如，对未了结的债权债务原始凭证，涉及外事的原始凭证，工资名册，房产凭证，精减退职、公私伤亡、落实政策和救济补助的支付凭证，薪俸改革和处理历史遗留问题有重要参考价值的原始凭证等等，这些原始凭证就要划为永久保管。

2、总账、分类账价值的判断没有单独设现金出纳账、银行存款账的，都记入总账中，或与其他明细账合用一本账，在划定保管期限时，总账、分类账可以提为25年期保管。

3、合定报表的价值判断单位的年度报表过于简略，或者没有年度报表，需要季度、月度报表辅助时，其季报、月报可提高为永久保管。五、会计核算材料的组卷会计核算材料的组卷，应视不同情况，采取平时立卷和年终立卷两种形式进行整理组卷。1、一个会计年度的会计核算材料作为一个整体；2、应按会计档案的分类方法，把会计核算材料按不同类别分开；3、在每一类别材料中区分不同的保管期限；4、按形成的时间顺利，结合材料形成数量多少，组成若班干保管单位。1、检查2、拆除金属物,修补破损3、装订5、编页号张数6、目录、案卷号4、填写封面7、装盒会计核算材料组卷流程图会计凭证

会计凭证是用来记录经济业务，明确经济责任、作为记帐依据的书面证明。（一）会计凭证的组卷

会计凭证严格按照时间顺序逐日产生、按月结算。对各类凭证认真检查并分类按时间和顺序号进行排列。视凭证的多少，每月组卷一册或数册。不同月份产生的凭证不能组在同一案卷内。一个月内会计凭证装订一册或数册时，每册都要加编册号，注明本月共×册号，本册是第×册，以便查找。一本凭证作为一个保管单位。会计凭证的组卷要求按月组卷按会计凭证的形成的时间顺序排列剔除凭证内的金属物装订（一般不超过3cm)(以上操作原则上符合财政局和审计局的要求就可以了)加盖骑缝章(以上应为会计操做)“标案卷号”装盒——填写封面抄写会计档案案卷目录1、形成凭证多的单位，可以把收款凭证、付款凭证、转账凭证分别组卷；对于一些不便随同记账凭证一起组卷的原始凭证（如工资名册等），可以抽出单独组卷，但应在原记账凭单上注明抽出凭证的名称、数量及其去向，并由立卷人签章。其他诸如送款单、付款委托书、缴款书、公费报销单等，按时间顺序编写页号，装订组卷。2、折叠要规范，附件要齐全、整齐。原始凭证和附件要折叠成略小于记账凭证的长宽度。特别是左上角的两条边，线要直，无毛边，呈直角。3、拆除金属物，虚线票据要裁开，破损要修补。凭证上的大头针、钉书钉、回形针要拆除掉，防止时间长了生锈隆起，腐蚀纸张，影响凭证的美观、查阅和保管。破损的票据附件要修补贴好，有重要内容的残缺处，要严格查清内容，及时补齐，或在空白处说明情况，指明责任者，以防时间长了难以查对。4、凭证号码要复查，装订要结实。装订前要将凭证编号号码检查一遍，防止在记账、汇总、审核等传递环节中颠倒号码或借阅凭证缺号等。并要检查记账凭证中该附的原始凭证或文件是否齐全。5、装订。装订时加上封面和封底，在左侧用线绳装订。装订一册凭证厚薄要均匀，太厚了不便装订、翻阅和保管，过薄了装订的册数太多，不便管理和统计。装订的厚度，一般为2.5公分，最厚不得超过3.5公分。6、填写封面内容。凭证装订完成后，要在封面上标明的内容：单位名称、凭证名称、全宗号、目录号、凭证编号和张数（凭证封面上的张数，填写凭证中记账凭单的张数；记账凭单中的附据张数，应以第件反映金额的原始单据为单位进行计算）、起止时间、分册号、立卷人、会计主管等项目。要填写齐全，由装订人和主管会计人员盖印章。凭证案卷封面立档单位凭证类别起用时期年月日起至年月日卷内页号本月共册本册是第册凭证编号自号至第号保管期限财会主管经办会计全宗号目录号案卷号凭证案卷脊背样式全宗号目录号年月凭证类别凭证号保管期限案

卷

号凭证档案盒脊背填盖样式全宗号目录号年月凭证类别凭证号保管期限案卷号会计档案案卷题名

密云县档案局2005年7月记账凭证

单位名称会计年度或时间会计核算材料名称会计账簿

会计账簿是以会计凭证为依据，连续、系统、全面地记录经济业务的簿籍，是编制财务报告的依据。会计账簿种类及划分活页账、死页账总账、明细账、银行存款账、现金日记账

（三）会计账簿的组卷

会计账簿是经济活动的一种科学记载。它是以会计凭证为依据，全面地、系统地、连续地记录和监督经济业务的各种账簿的总称。会计账簿的整理组卷比较简单，因为会计账簿在形成时，一般都有固定的格式和明确的分类，在年终结账决算以后，稍加整理，一本账簿就可成为一个案卷。

1、 为了保证会计账簿记录的合法性和账簿资料的完整性，在整理会计账簿时，应检查账簿的扉页，有无填写“账簿启用表”，“经管人员一览表”及“账户目录”。对漏填的应逐项补填，详细载明，以便明确记账责任，便于查阅。“账簿启用表”、“经管人员一览表”及“账户目录”格式如下图。账簿启用表单位名称负责人职务姓名账簿名称账簿第册单位领导账簿号码第号启用日期会计主管账簿页数本账簿共计页主办会计经管本账簿人员一览表记账人员接管日期移交日期监交人员备注职务姓名盖章年月日年月日职务姓名账户目录账户名称页号账户名称页号账户名称页号账户名称页号

帐簿启用及接交表正面格式帐簿启用及接交表背面格式

2、对死页账簿：如总账、现金日记账、银行日记账等，为了保持会计账簿的原来面貌和完整性，不拆去空白页，但需要在记录账页的最末一行的上下分别划一条红线，以示结束使用，并在会计档案案卷备考表中，详细记明使用账页的页数和空白账页的页数。活页账A、抽出空白页——编页号B、加装封皮，拟写案卷题名，填写案卷封面C、装订、装盒（不能混期限），填写盒面内容D、编写案卷目录

3、对活页账簿：如材料明细账、内部往来账、固定资产分户账等，应将账簿内的空白页去掉后重新整理，在会计科目账页的右上方编上页数。整理装订账簿一般是一个会计科目装订一卷。如果一个会计科目的总页数比较少，也可以把几个会计科目合并装订成一卷，总页数在150页左右，最多不要超过200页。

4、跨年使用的固定资产账，归最后一年立卷，并在封面注明××年至××年，每本厚度不超过2公分。

5、重新整理的账簿，装订时要加封面、封底（有封面图没？）封面上标明立卷部门、案卷标题、年度、页数、全宗号、目录号、案卷号、保管期限等。6、填写卷内目录。卷内目录项目有：顺序号、作者、内容、日期、页号、备注等。

7、填写案卷备考表。财务报告财务报告是根据日常会计核算定期编制的，综合地反映一定时期的资产、负债和所有者权益状况，以及某一特定时期的经营成果和现金流动情况的书面文件。财务报告按时间划分：会计年报（包括内容：资产负债、利润分配、经费情况、资金活动、财务分析及说明、附注等）、月报、季报。

（四）财务报告的组卷财务报告是以会计账簿资料为主要依据，按规定的表格形式和指标体系，总括反映机关、团体、企事业单位在一定时期内经济活动过程和结果的一种报告文件。由于财务报告的格式、要求、用途比较专一、严格，所以，这类案卷的封面、标题也比较规范。财务报告整理步骤步骤：同活页帐组卷——编页号——填写卷内目录——填写封面——装订(左侧)——装盒编写案卷目录保管期限：资产负债表、利润分配表、经费情况表、资金活动表、含财务说明、分析、辅助等永久，其它——5年、3年

财务报告案卷的一般构成是：1、财务报告封面。印有编号、密级、年度、季度、或月份会计报表，编制单位、单位负责人（盖章）、填表人（盖章）、审核人（盖章）和上报日期、全宗号、目录号、案卷号、保管期限等。2、财务报告编制说明。3、各种财务报告按会计报表的编号顺序排列。4、财务报告的必要文字说明材料。5、财务报告的封底。在财务报告组卷时，应注意以下几点：1、财务报告组卷时按会计年度结合保管期限组卷。2、财务报告的整理立卷，一般应将本单位的报表与下级单位的报表分开立卷。本单位的年度财务报告应单独整理组成案卷。3、会计报表组卷时要注意以下事项：月报、季报、年报分开；不同年度，不同保管期限的报表分开。也有的单位，由于月份报表页数较少，在年终决算结束后，将1－12月份的财务报告，按月份顺序排列整齐，加封面装订。但要注意在保管期限上要标明“永久”保管。在财务报告组卷时，应注意以下几点：4、在整理组卷时，财务分析排列在前，会计报表排列在后。月、季财务报告可整理成一卷或分别立卷。5、重新整理的财务报告，装订时要加封面、封底。拟写案卷标题。6、整理时去掉金属物。7、编页号。在报告的右上角编页。8、装订。用线绳左侧装订。9、填写卷内目录。10、填写案卷备考表。

按会计年度组卷，结合保管期限。会计报表、报表备注、财务情况说明书不要分开，一并组卷；同时对于不同年度、不同保管期限的要单独组卷顺序号题名日期页号文号责任者

（五）其他会计核算材料的组卷按其内容结合保管期限分别组卷。银行存款余额调节表，银行对账单，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册等，以及其它方面（清产核资材料、工资汇总表、审计、保险、税务等材料），应按其保管期限分别立卷。其它类会计核算材料其它类会计核算材料的组卷方法：(一般的文件材料不多，银行存款余额调节表，银行对帐单等属归档之列)会计档案移交清册、保管清册、销毁清册也属归档范围)要求：与财务报告的组卷方法相同。银行余额调节表、银行对账单——5年销毁清册、保管清册—————永久移交清册——————————15年（六）会计电算化纸质核算材料的组卷其输出的纸质会计核算材料按上述纸质会计档案要求整理立卷。（七）加盖档号章会计档案整理立卷后，应在财务报告、会计账簿、会计凭证的每一卷册封面上加盖档号章，装盒后与会计档案盒上的全宗号、目录号、案卷号保持一致。档号章样式如图样式一：全宗号目录号案卷号50D1.11样式二：全宗号分类号目录号案卷号50D111样式三：全宗号分类号案卷号50D11

（八）装盒

将整理后的会计档案，编制好卷内目录和备考表后，装入相应案卷盒，并填写好案卷盒上相应内容的过程。会计档案卷内目录格式会计档案卷内备考表格式六、会计档案的排列和案卷号

（一）年度—形式—保管期限把一个单位形成的会计档案，首先按会计年度分开，其次在一个会计年度内再按财务报告、账簿、凭证和其他等形式分开。第三，在每一种形式内按规定的保管期限(永久,定期（25年,15年,10年,5年,3年）)的顺序排列。一年编一个案卷流水号。优点：简便易行，容易掌握，保管和分类统一，便于查找，并可充分利用装具。缺点：排列不够美观。适用：一般单位预算会计、企业会计、建设银行会计等（二）年度—组织机构—类别—保管期限

把一个单位形成的会计档案，首先按会计年度分开，其次在一个会计年度内，再按单位内的会计核算机构分开(如预算处,财务处)，第三，在每一机构内财务报告、账簿、凭证和其他等形式结合保管期限分别排列。优点：能体现单位内部机构会计档案完整性，便于查找。缺点：排列不够美观。适用：各级财政主管机关，总预算会计单位，或所属组织机构的专业主管单位。（三）年度—会计类型—形式—保管期限把一个单位形成的会计档案,首先按会计年度分开，其次把一个会计年度的会计档案按税收计划，税收会计，经费会计等类型排列，第三，在每一类型内的会计档案再按报表、账簿、凭证、其他等形式结合保管期限分别排列。优点：能反映不同类型会计活动的性质，体现全宗内会计档案的系统性。缺点：排列不够整齐美观。适用：税务机关和有特定会计类型的专业单位。

（四）形式—会计年度—保管期限把全部会计档案首先按凭证，账簿，报表，其他等四种形式分开，其次在每一形式会计档案内再按会计年度排列，第三，在每一年度内再根据其保管期限依次排列。优点：保持了会计档案类别的连续性，便于按类别查找和鉴定销毁，排列整齐美观。缺点：同一年度会计档案分散排列在各个类别中，不便按年度查找。适用：油田各单位、机关财务处、科、各部门独立财务财务报告

××××年 永久 定期（10年、5年、3年）案卷号：1---×××

……….会计账簿

××××年永久定期（10年、5年、3年）案卷号：1---×××

………..会计凭证

××××年永久 定期（10年、5年、3年）案卷号：1---×××

………...

档案馆会计档案排列方法

类别－年度－组织机构－保管期限排列法如下图财务报告

××××年

预算科 永久 定期（10年、5年、3年）

财务科 永久 定期（10年、5年、3年）

……….会计账簿

××××年

预算科 永久 定期（25年、15年）

财务科 永久定期（10年、5年、3年）

………..会计凭证

××××年

预算科 永久 定期（25年、15年）

财务科 永久 定期（10年、5年、3年）

………...七、会计档案的编号

根据《河南石油勘探局企业档案分类实施细则(试行)》规定，会计档案二级类目按文件名称分类(报表、帐本、凭证)，会计档案按年度内二级类目分别大流水编卷号。会计档案的编号有：大类代号、分类号、案卷顺序号。1、大类代号为“I”。2、分类号为“1凭证、2帐簿、3财务报告、4其他”。（一）案卷顺序号(1)年度编号法。会计档案数量较少的单位，一年形成的会计档案按属类（凭证、账簿、报表、其他）+保管期限进行排列，编一个案卷流水号。

(2)类别编号法。会计档案数量较多的单位，按年度+类别+保管期限,分别进行排列，每一类别编一个案卷流水号。局档案馆采用的是此种编号法。如下图年度案卷顺序号编制法

××××年财务科会计凭证

1,2,3,4,5.......会计账簿1,2,3,4...........财务报告

1,2,3,4........会计其它1,2,3,4..........

八、会计档案案卷目录的编制

编制会计档案的案卷目录，既是固定会计档案案卷本身位置的需要，也是会计档案案卷检索的重要工具之一。

编制会计档案案卷目录检索工具要求：按照会计档案的分类方法和案卷的排列顺序编制会计档案案卷目录(四本或三本目录)。案卷目录的抄写与案卷一致，基本上就是卷皮（盒）上的内容。一般为两套(可复印)，档案室和会计部门各存一套）

会计档案案卷目录

序号案卷号案卷标题起止时间保管期限卷内张数存放位置备注自年月至年月自年月至年月自年月至年月自年月至年月自年月至年月自年月至年月案卷号类别题名页数起止年月日期限签字签字第二种样式：案卷目录的填写方法如下：1、案卷号：指会计档案案卷在分类排列中的顺序号。用阿拉伯数码填写，从1、2、3、4……。2、案卷标题：指案卷封面上的标题。如：银行转账凭证，现金日记账等。目录中的标题必须与案卷封面上的标题一致，不能随意改动或缩减。3、起止时间：指案卷内最开始启用的时间到最后终止使用的时间。如：199601－199612。4、保管期限：指案卷封面上注明的保管期限。会计档案的保管期限一般有：永久、定期（25年、15年、10年、5年、3年）等。5、卷内张数：主要指案卷凭证、账簿、财务报告的页数。6、存放位置：指会计档案存放库房号、架、格、盒的处所。7、备注：指用来说明个别案卷的某些特殊情况的记录。如：卷内某页文件不清楚、残破，某号凭证是涉外凭证需要永久保存等，以示查阅或鉴定时要特别注意。案卷号类别题名起止年月页数保管期限存放地点备注二○○六年凭证号1凭证类2006年1月份记帐凭证2006.11-2015年2凭证类2006年2月份记帐凭证2006.21-3415年3-5凭证类2006年3月份记帐凭证2006.31-341-351-2015年案卷号：会计凭证可按盒抄写，但案卷号是实际案卷号，而不是盒号,例:一盒内有3本凭证，案卷号是3-5，在案卷号这栏填写3-5。会计档案案卷目录会计档案案卷目录案卷号类别题名起止年月页数保管期限存放地点备注二○○五年15账簿类

亨通斯博有限公司2005年银行存款、现金日记帐2005.1-1210525年16账簿类

亨通斯博有限公司2005年1-12月份总帐、明细帐2005.1-128015年会计档案案卷目录案卷号类别题名起止年月页数保管期限存放地点备注二○○五年21报表类

亨通斯博有限公司2005年决算报表2005.1-1238永久22报表类亨通斯博有限公司2005年经济分析年报表2005.1-1290永久第四章会计档案的移交归档一、人员变动会计档案的移交二、单位内部会计档案的移交归档三、机构变动单位会计档案的移交四、项目形成的会计档案的移交五、会计档案移交归档时应注意的事项一、人员变动会计档案的移交

会计工作人员因调动或者其它原因需要长期离职的，要办理会计档案移交手续。办理交接手续时，要由会计主管人员或单位领导负责监交，移交人应整理应该移交的各项资料，编造会计档案移交清册，列明应当移交的会计凭证、会计账簿、财务报告、现金、有价证券、印章等，对未了事项写出书面说明。不能把会计档案“包扎成捆，自负其责”；接替人也不能“另起炉灶，重新立账”。应根据移交人所造清册逐一清点核对，交接双方认为确无问题时，方可在交接清单上签名或盖章。交接清单一般一式三份，分别由移交人、接办人和财会部门保管。

二、单位内部会计档案的移交归档（一）会计档案的移交归档范围（以各单位会计科目和基建报表、生产报表为准）（二）会计档案的移交归档时间（三）会计档案的移交归档要求（四）会计电算化核算材料的移交归档电算化会计档案指存储在计算机中的会计数据（以磁性介质或光盘存储的会计数据）和计算机打印出来的书面形式的会计数据。

1、归档范围(1)存储在磁介质或光盘上的会计核算数据。(2)打印输出的纸质载体的会计核算材料。(3)会计核算软件的全套文资料以及会计核算软件程序。

2、归档要求(1)归档的会计软件应符合财政部的要求。(2)归档的会计核算数据应按电子文件归档的要求将会计核算数据存储到耐久性载体上，一式三套。(3)应对会计电算化核算材料的形成、收集、积累、鉴定、归档及电子档案的保管，利用实行全过程管理与监控，确保其不失真，不损毁，不丢失。(4)打印输出的纸质会计核算材料，按《会计档案管理办法》的规定执行。(5)使用电子计算机进行会计核算产生的会计核算材料必须符合国家统一的会计制度规定。三、机构变动单位会计档案的移交

1、单位因撤销、重组、破产或其他原因终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应向由终止单位的业务主管部门或财产所有移交会部档案。2、单位分立后原单位存续的，其会计档案应由分立后的存续方统一保管，单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协调后，由其中一方代管或移交综合档案馆代管。四、项目形成的会计档案的移交

基建会计档案，建设单位应当在竣工决算后，移交给建设项目接受单位，并按规定办理交接手续。五、会计档案移交归档时应注意的事项1、首先要按照会计档案移目录逐卷逐册地清点核对。看收集是否齐全、完整、准确，整理应符合规范——分类清楚，组卷合理，排序科学，编目清晰。

2、检查卷册有关项目。签章要完整——会计凭证封面，账簿封面及启用页，报表封面等需由经手人员，会计主管人员，单位负责人签字盖章的。按照会计制度的规定逐项进行检查，对项目未填清、填全的，原则上退回财务会计部门进行补填，如原经管人员已调出，需由现职会计人员查清原经管人员、主管会计、单位财务负责人姓名，写出说明，分别附在每年会计档案移交目录之首。3、保持原封装——移交归档的会计档案，原则上应保持原卷册的封装，特殊情况需拆封，重新整理的，应由档案机构和会计机构经办人员共同拆封整理，拆封整理后的案卷，就由整理人签字盖章，以分清责任。对于不合乎要求的会计档案，档案部门有权不予接收。4、交接双方都必须办理会计档案交接手续。交接时，移交单位应当编制会计档案移交清册，列明移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、保管期限、已保管期限等内容。档案部门应按照会计案卷目录或移交清册一一核对后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名盖章。会计档案移交清册一式三份，交接双方及单位各存一份。

会计档案移交清册顺序号类别案卷题名起止日期凭证编号卷内张数册数保管期限已保管期限备注样式一会计档案移交清册填写说明：1、顺序号：指会计档案案卷在本册案卷目录中顺次排列的序号。2、类别：主要指会计档案的种类。如：会计凭证、会计账簿、财务报告及其他。3、案卷题名：指会计档案案卷的具体名称。如：会计账簿类的总账、现金日记账等。4、起止日期：指案卷卷内最开始启用的时间到最后终止使用的时间。如：1996.1.1－1996.12.31。5、凭证编号：填写记账凭证的编号。6、卷内张数：主要指综合后凭证、账簿、财务报告的页数。7、保管期限：指案卷封面上注明的保管期限。会计档案的保管期限一般有：永久、长期、25年、15年、10年、5年等。8、已保管期限：指会计档案形成至移交时，已保管的期限。9、备注：指用来说明个别案卷的某些特殊情况的记录。如：卷内某页文件不清楚、残破、缺页漏张等，以示查阅或鉴定时特别注意。会计档案移交清单样式二

第五章会计档案的保管与统计一、会计档案的保管二、会计档案的统计一、会计档案的保管会计档案的保管，是指根据会计档案的不同制成材料，分别采取科学的存放和安全保护措施，维护会计档案的完整、系统与安全。档案排架档案库房管理制度1、会计档案库房实行专人管理，非工作人员未经许可不得入库。2、档案柜架要从左到右自上而下排列编号，并编制库藏档案存放索引。3、对入库档案要认真检查，分类排列，科学管理，做到帐、物相符。4、从库房提取档案，并逐卷登记，对归还档案要认真检查，注销入库。5、每年不定期对各库库藏档案进行一次抽样检查。6、库房管理人员岗位变动，要办理交接手续，不留隐患。7、做好档案“十防”，坚持“以防为主，防治结合”的原则。8、做好档案库房的温湿度控制与调节工作。9、档案入库前消毒除尘，并定期放置杀剂。10、建立健全库房安全消防工作责任制。11、档案库区严禁火种和污染，禁止带入危害档案的物品。12、做好档案技术保护工作，确保档案的完整与安全。（二）会计档案的保护措施1、档案入库前，应做好消毒除尘工作，库房日常管理应建立定期虫、霉检查制度，发现虫、霉及时处理。2、档案库区应配备适合档案用的消防器材，并按设备要求定期检查更换，对电器设备应定期检查电器线路，库内严禁明火装置，严禁使用电炉及存放易燃易爆物品。3、档案库房应采用白炽灯作照明光源，严禁阳光射入库内。4、、库房温度保持在14℃—24℃,相对湿度控制在45%—60%。5、半年对档案进行一次“六防"检查，发现问题，及时采取措施处理。6、破损或变质档案及时进行修复和复制。（三）计算机会计档案的管理存储计算机中的会计数据（以磁性介质或光盘存储的会计数据），是在会计电算化情况下新的会计档案形式。在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并留有副本。采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计帐簿、报表，具有磁性化和不可见的特点。因此，必须注意安全和保密措施。

会计电算化系统档案管理

打印输出的凭证、账册、报表等书面形式的会计档案按纸质会计档案管理。（必须有会计主管的签章才能存档保存）会计电算化系统档案管理

随计算机配置的系统、各类应用程序软件以及购买的商品化会计核算软件、数据备份光盘（磁盘），必须作为会计档案保存。三套保存（一套封存、一套异地保存、一套利用）存放安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所钢丝录音机

1、对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等工作。重要会计档案应准备双份，存放在两个以上不同的地点，最好在两个不同建筑物内。

2、采用磁性介质存贮会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失。

3、严格执行安全和保密制度，会计档案不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。对任何伪造、非法涂改变更、故意毁坏数据文件、帐册、软盘等行为，都要进行相应的处理。

4、各种会计资料包括打印出来的会计资料以及存储会计资料的软盘、硬盘、计算机设备、光盘、微缩胶片等，未经单位领导同意，不得外借和拿出单位。

5、借阅会计资料，应该履行相应的借阅手续，经手人必须签字记录。存放在磁介质上的会计资料借阅归还时，还应该认真检查，防止感染病毒。二、会计档案的统计

档案统计制度1、在档案接收、整理过程中，及时做好验收、鉴定、统计工作随时对档案的接收、移出、借阅、保管、利用效果进行登记造册，掌握档案馆藏数量及动态。2、建立档案综合台帐和分类台帐，统计各类档案数量的变化情况，在档案收进、移出或销毁时，均应及时造册，准确地修正相应台账。3、各类档案的基本统计单位为保管单位（卷、册、盒），并相应统计其长度。4、每年进行一次库存藏档案合格率、利用率统计分析，提高入库案卷质量和利用水平。5、按照档案部门要求，每年按时按要求上报会计档案情况数据。

第六章会计档案的利用一、会计档案借阅制度

二、会计档案的用途

《会计档案管理办法》第七条规定：各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。

会计档案的利用工作应注意把握以下四点：（1）应建立健全会计档案借阅审批制度，借阅会计档案必须经本单位会计部门负责人或主管领导批准。(各单位应当建立会计档案的查阅、复制登记制度。)（2）各单位保存的会计档案原则上不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制。（3）借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归还时间等情况登记清楚。（4）借阅会计档案的人员，不得在会计档案上作任何标记，勾画和涂改，更不能拆散原卷册、抽换单据。

会计档案的利用工作《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》第十二条规定：会计档案按财政部、国家档案局《会计档案管理办法》执行；法律、行政法规有特殊规定的，依照法律、行政法规的规定处理。《会计档案管理办法》第十三、十四、十五、十六条，对机构变动等特殊情况下会计档案的处置做出了具体要求。

第十三条单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管。法律、行政法规