会展概论参考PPT

《会展概论》E-mail:hebiaotaylor@163.com主讲:何彪1案例：从博鳌亚洲论坛说开去45场正式活动、2场分论坛、9场圆桌会议、4场主题早餐会、3场主题午餐会和2场主题晚餐会。来自30多个国家和地区的1000多名政要、商界人士和知名学者。请大家思考：博鳌亚洲论坛到底给海南带来了什么？

奥运会在带给人们欢乐和享受的同时，它所需要的巨额资金投入，给承办这一盛会的城市带来了难以承受的经济负担。1976年蒙特利尔为举办第21届奥运会负债10亿美元，1980年，莫斯科奥运会花了90亿美元左右，也是赔本。这2座城市的人民在后来的10多年时间里都在偿还这笔债务。1978年，申办第23届奥运会的城市仅剩一座——洛杉矶。

洛杉矶奥运会是1896年现代奥运会创办以来首次由民间承办的运动会。被逼无奈的尤伯罗斯的第一个商业创意是电视转播权招标。尤伯罗斯的努力让这次奥运会的电视转播权在美国本土拍卖得到了2亿美元。尤伯罗斯最辉煌的创举是把竞争机制引入赞助营销，这一举措是他开创奥运会不赔反赚奇迹的制胜法宝。他将正式赞助商的总数严格限制为30个，规定每个行业通过竞标的方式只接受一家赞助商，利用商家争当行业龙头老大的心态，促使这30个行业内部进行激烈的竞争，进而最大限度地提高赞助价位。运用这一策略，他首先捕获了竞争最激烈的饮料行业：面对400万美元的底价和强有力的竞争对手百事可乐，为了拔得软饮料独家赞助的头筹，可口可乐以1260万美元的天价成为尤伯罗斯首肯的赞助商。还有著名的“柯达”--“富士”之争等。

案例：从奥运“陷阱”到奥运“摇钱树”2

与商家无丝毫联系的火炬接力也被尤伯罗斯变成了“印钞机”。他开价3000美元一公里拍卖美国境内奥运火炬传递路线的所有里程，对参加者只有两个要求，第一要身体好，第二要付3000美元。美国人为自己能当一名奥运火炬手而感到自豪。通过这一活动成功集资的1100万美元被用于在当地建设体育设施，推广体育活动，培养体育人才。

凭借着天才的商业头脑和运作手段，尤伯罗斯使不依赖政府拨款一分钱的洛杉矶奥运会盈利2.25亿美元，成为近代奥运会恢复以来真正盈利的第一届奥运会，从此，88汉城、92巴塞罗那、96亚特兰大、2000悉尼、04雅典奥运会都赚钱。奥运会变成了一棵人见人爱的摇钱树。因为导演了这场奥运史上的“商业革命”，尤伯罗斯被誉为奥运会的“商业之父”。由于对现代奥运作出的突出贡献，1984年他获得了国际奥委会颁发的杰出奥运组织奖。

2案例：从奥运“陷阱”到奥运“摇钱树”这些又与会展有什么关系呢？到底什么是会展呢？第一章会展概述第一节会展的内涵第二节会展的起源与发展第三节会展的特点第一节会展的内涵一、会展的内涵与本质（一）会展的内涵

1、狭义会展

2、广义会展（二）会展的本质

1、现代服务业

2、营销功能

3、交流

4、产业带动性会展的内涵概念一

狭义的会展是以欧洲为代表C&E(ConventionAndExposition)或者M&E(MeetingandExposition)会展的内容包括会议和展览

M：CorporateMeetings

公司业务会议

I：IncentiveTour

奖励旅游

C：Convention

协会或社团组织会议

E：Event事件活动会展的内涵概念二

广义的会展

以美国为代表，MICE会展的内容包括：各类型的专业会议、博览交易会、奖励旅游以及各种事件活动。MICE第一节会展的内涵二、会展的形成与分类

（一）会展的形成

1、经济发展

2、贸易需求

3、科技进步

4、文化交流

会展的起源与发展第一章会展绪论阶段标志活动范围典型形式活动目的组织方式原始原始社会地方物物交换交换物品自发古代工业革命前地区集市市场松散近代1798年法国工业产品大众展国家工业展览会展示有组织现代1894年德国莱比锡的样品博览会国际贸易展览会、博览会市场、展示专业组织第一节会展的内涵二、会展的形成与分类

（二）会展的分类

一般分为三类或四类。

1、会议

Meetings会议是指人们怀者各自相同或不同的目的。围绕一个共同的主题进行信息交流或聚会、商讨的活动。会议的一般操作原理：会议的主办者制定举办会议的计划并委托给承办者，承办者将围绕既定的主题进行精心设计，并在市场上联系会议的买家、相关人员（如政府官员、演讲嘉宾等）以及举办场所，最后接待会议，或将业务分包给会务公司。分类标准种类按照会议的地域范围和影响力国际会议、全国会议、地区会议、本地会议按照会议本身的性质盈利性会议、非盈利性会议按照举办者的性质不同协会会议、公司会议、政府会议、工会、政治团体宗教以行业为划分标准医学、科学、教育、农业、环境会议分类2、展览

Exhibitions

（1）定义

美国《大百科全书》对展览会这样定义：具有一定规模，定期在固定场所举办的，来自不同地区的有组织的商人聚会。展览会利益主体包括：主办者、承办者、参展商和专业观众，内容是实物展示，以及参展商和专业观众之间的信息交流和商贸洽谈。展示Display展销会Fair展览

Exhibition博览会Exposition

分类标准划分类别内容综合性展览会、专业展览会、消费展览会规模国际展览会、全国展览会、地方展览会、独家展览会时间定期展、不定期展；短期展、长期展、常年展地域国内展、出国展

功能教育性展（观赏展、教育展、国家推广展）中介性展（商业推广展、贸易型交易展、消费型交展、综合性展）方式实物展览、网上展览会2、展览

Exhibitions

（2）分类国际博览会联盟（UFI）的展览会分类标准

A：综合性展览

A1：技术与消费品展览会

A2：技术展览会

A3：消费品博览会

B：专业性展会

B1：农业、林业、葡萄业及设备

B2：食品、餐馆和旅馆生意、烹调及设备

B3：纺织品、服装、鞋、皮制品、首饰及设备

B4：公共工程、建筑、装饰、扩建及设备

B5：装饰品、家庭用品、装修及设备

B6：健康、卫生、环境安全及设备

B7：交通、运输及设备

B8：信息、通讯、办公管理及设备

B9：运动、娱乐、休闲及设备

B10：工业、贸易、服务、技术及设备

C：消费展览会

C1：艺术品及古董

C2：综合地方展览会3、奖励旅游

Incentivetravel

根据国际奖励旅游协会的定义，奖励旅游的目的是协助企业达到特定的目标，并对达到该目标的参与人士，给予一个尽情享受、难以忘怀的旅游假期作为奖励。其种类包括：商务会议旅游、海外教育训练、奖励对公司运营及业绩增长有功人员。需要指出的是，奖励旅游并非一般的员工旅游，而是企业业主提供一定的经费，委托专业旅游业者精心设计的“非比寻常”的旅游活动。用旅游这一形式作为对员工的奖励，会进一步调动员工的积极性，增强企业的凝聚力。奖励旅游的对象：员工、经销商、代理商奖励旅游的形式：有企业提供一定的经费规划假期，委托展业公司代办奖励旅游的目的：犒劳有功人员，增加员工凝聚力4、节事活动

Festivals&SpecialEvent节庆是“节日庆典”的简称，包括各种传统节日。西方常把节日(Festival)和特殊事件(SpecialEvent)看作一个整体，Festivals&SpecialEvent(FSE)译为“节日和特殊事件”，简称“节事”Getz把事先经过策划的事件(plannedevents)分为七大类1、文化庆典2、商贸及会展3、体育赛事4、教育科学事件5、休闲事件6、政治/政府事件7、私人事件第一节会展的内涵三、会展的发展条件

（一）经济条件（二）开放程度（三）城市综合服务能力（四）品牌特色展览项目第一节会展的内涵四、会展的经营理念

（一）经营模式官营商营官商合营思考：为什么第二种经营模式少？（二）经营理念以顾客为中心经营城市（放大会展的效应）第二节会展的起源与发展“展”“览”“摆”“看”）展览的基本特征展览是最古老的市场形式，它随生产力水平的提高和经济贸易的需要而产生并发展，其历史长达数千年。展览的原始形式一、古代集市

集市的含义集市是指定期聚集进行的商品交易活动形式。主要指在商品经济不发达的时代和地区普遍存在的一种贸易组织形式。又称市集。古代集市集市的特点一（1）时间的周期性二（2）交通的便利性一、政府部门、贸促机构二、商会、行业协会

三、公司部门、企业

展览作为一种非常古老的历史产物，人类社会的经济文化发展对其产生着深远的影响，数千年来，其发展过程大致可分为以下几个阶段：二、展览的发展历程人类社会展览活动的早期阶段萌发于原始社会的祭祀活动，直接以农畜产品、手工业产品作为陈列手段的展览，可称为祭祀品展览，往后有宗教艺术展示，再发展到古代物品交易集市的商品陈列展销。1、展览的早期阶段中国集市的历史非常悠久。在古代，集市是市、集、庙会等多种市场形式的统称。欧洲古代集市的产生时间与中国的相近,中世纪以后，随着欧洲城市经济的发展，交易会在一些港口城市非常兴旺。最著名的有中世纪的法国国际贸易集市——香槟集市12～13世纪法国香槟伯爵领地内四个城市轮流举行的集市贸易的统称。是当时欧洲规模最大的国际性集市贸易。兴起：11世纪末和12世纪上半叶,随着城市商人的兴起,西欧出现了大量的集市。在这些大大小小的集市中，香槟集市是最大的集市。香槟伯爵领地同德意志、佛兰德、罗退林几亚和法国相毗邻，并正处于低地国家、佛兰德与意大利之间，以及德意志与西班牙之间的两条交通要道的交叉点上。因此，从意大利运来的东方货物，从英国运来的羊毛，从佛兰德运来的呢绒，以及从斯堪的纳维亚及低地国家运来的货物都在此交易。同时，香槟伯爵又竭力保障集市上商人的安全和通往香槟道路的安全。于是，香槟集市成为全欧性的商业中心，并在13世纪后半叶达到全盛期。香槟集市，包括香槟伯爵领地内四个城市轮流举行的六个各为期至少六周的集市。在每一次集市之间要间隔一至二周以便商人运转货物，这样香槟伯爵领地全年都有集市。香槟的每个集市都是经过严格组织的，并由市民一人和骑士一人组成的集市法庭来裁决纠纷。集市的第一周是各地商人来城内街道上设置货摊,接着是10天布匹呢绒交易和11天皮革交易,再接下去是19天其他各种杂货的交易，最后有几天用于结帐。在香槟集市上，商人的结算及商业债务，已使用清偿余额划汇结算的办法；期票、汇票等信用凭证也已使用。香槟集市对推动西欧商品货币经济的发展起过重要作用。知识链接：香槟集市知识链接：香槟集市衰落：进入14世纪，香槟集市开始衰落，到14世纪中期已成为地方性的集市。这是因为法国国王腓力四世控制了香槟伯爵领地，强行推行国王的财政措施，香槟伯爵再不能从集市贸易上征得更多的税收，商人也因国王的重税而感到无利可图。同时，从意大利到北欧的海上商路已经开通，可以取代翻越阿尔卑斯山的陆路商运。1302～1320年佛兰德和法国发生战争，1337年又爆发了英法百年战争，这些都破坏了香槟的安宁，使集市贸易受到极大影响。此外,随着商业与银行、信贷的发展,商人在佛兰德或布吕赫的银号中进行钱财往来要比在集市上方便得多，而且随着生产与商业的发展，商品逐渐规格化标准化，商人可以无需在成交前到集市上检视货物；富有的商人逐渐派出自己的代理人去经商，自己不必亲临集市。这一切都促成了香槟集市的衰落。1640年开始的工业革命极大地推动了欧洲地经济发展，同时也极大地促进了展览业地发展。从时间跨度上看，这一阶段的大致时间区间是，公元17－19世纪，这一时期欧洲展览会出现革命性的变化，出现纯展示性的艺术展、纯宣传性的国家工业展。

1667年，在法国国王路易十四的提议下，法国举办了第一个艺术展览会。这个展览会经过了统一规划、统一组织，因而法国被一些学者认为是现代展览会的发源地。1851年的英国“万国工业博览会”(TheGreatExhibitionofIndustryofAllNations)堪称世界展览会历史上的里程碑。这种展览会逐渐发展成全面反映人类科技、文化的独特的展览会——世界博览会。英国“万国工业博览会”被视作世界第一个世界展览会。2、展览的近代阶段识链接1－2：世界博览会世界博览会，简称世博会，是国际性的博览会,世界博览会（WorldExhibitionorExposition，简称：WorldExpo）是一项由主办国政府组织或政府委托有关部门举办的有较大影响和悠久历史的国际性博览活动。它已经历了百余年的历史，最初以美术品和传统工艺品的展示为主，后来逐渐变为荟萃科学技术与产业技术的展览会，成为培育产业人才和一般市民的启蒙教育不可多得的场所。世界展览会的会场不单是展示技术和商品，而且伴以异彩纷呈的表演，富有魅力的壮观景色，设置成日常生活中无法体验的、充满节日气氛的空间，成为一般市民娱乐和消费的理想场所。

1851年万国工业博览会成为了全世界第一场世界博览会，在英国首都伦敦的海德公园举行，展期是1851年5月01日至10月11日，主要内容是世界文化与工业科技，其定名中的“Great”在英文有伟大的、很棒的、壮观的意思，借此博览会英国在当时展现了工业革命后，英国技冠群雄、傲视全球的辉煌成果。

1867年巴黎世博会已经具备了现代世博会的雏形。1962年美国西雅图举办了一次规模不大的专业性的博览会“太空时代的人类”。博览会展出全新的先进科技，自动售货机和单钢轨铁路，使其获得了巨大的成功。

1985年再次举办世界博览会，会址是在新城筑波市，一座距东京50多公里的全新科学文化城。博览会的主题是：“居住与环境人类的家居科技”。时隔一年，加拿大为纪念温哥华建城100周年，又举办了一次以“交通运输”为主题的博览会。

1993年韩国大田博览会，这是世界上第一次由发展中国家举办的世界博览会(认可类)。主题为：“新的起飞之路”。中国馆展示了航天科技，三峡工程等，共接待观众350万人次，为各展馆之最，被评为五大最佳展馆之一。

2000年，德国汉诺威世博会，主题“人类、自然、科技”，参展国家和组织共计172个，为往届世博会参展国家、地区和组织最多的一届。2008年，西班牙萨拉戈萨世博会，水塔是2008年萨拉戈萨世博会的标志性建筑，也是萨拉戈萨城市最高的建筑。水塔是世博园中三大主题展馆之一，展览“水，生命之源”主题的场所，为此也称水塔馆。2010年中国上海世博会，主题是“城市，让生活更美好”。

2015年米兰世博会所选择的主题“滋养地球，为生命加油”将通过教育促进人民、领土、社团以及国家之间的理解与合作。世界博览会的历史中国加入国际展览局：经国务院批准，并获国际展览局确认，中国国际贸易促进委员会以国家名义于1993年5月3日正式申请加入国际展览局，并于1993年12月被选为该局信息委员会会员。中国第一次参加世博会：中国第一次参加世界博览会应该始于1851年的伦敦世博会，中国广东商人徐荣村将自己经营的“荣记湖丝”装成12捆，托运往英国终于质压群芳，脱颖而出，独得金、银大奖。中国政府第一次自派代表，以国家身份参加的世界博览会是1876年的费城世界博览会。当时作为中国工商业代表的人叫李圭，他是一个有智、有勇、有谋、有骨气的中国人，但淹没在那个万马齐喑的时代。李圭写了一本书叫《环游地球新录》，记录了1876年的费城世界博览会，虽然他是中国代表团中唯一的一个中国人，但毕竟这是中国人第一次正式踏足世界博览会。

新中国参加过的历届世博会

从1982年起到现在，受中国政府委托，中国国际贸易促进委员会以国家名义累计9次组织中国馆参加了世界博览会。即：1982年美国诺克斯维尔“能源”世博会；1984年美国新奥尔良“水源”世博会；1985年日本筑波“科技”世博会；1986年加拿大温哥华“交通运输”世博会；1988年澳大利亚布里斯班“科技时代的业余生活”世博会；1992年意大利热那亚“船与海洋”世博会；1992年西班牙塞维利亚“发现的时代”世博会；1993年韩国大田“新的起飞之路”世博会；1998年葡萄牙里斯本“海洋——未来的财富”世博会。其中，在1988年布里斯班、1992年塞维利亚和1993年大田世博会上，中国馆二次被评为“五星级展馆”，一次被评为“最佳外国馆”。

1999年云南世博会；1999年昆明世园会2006年沈阳世园会2010年上海世博会2011年西安世园会

中国历次世博会、世园会

3展览的现代阶段1）欧美国家的展览活动：首届世博会是第一次工业革命的产物。到19世纪下半叶，美国、法国、德国、俄国、日本等国相继完成了第一次产业革命。与此同时，一个国际间交流合作、自由贸易的国际化市场也逐步形成。随着经济规模的扩大和流通量的增加，各国都在寻找一种能介绍产品、开发市场的途径。2）旧中国的展览活动：旧中国的展览活动历史大致可以追溯到1905年，在那一年，清政府正式颁布了《出洋赛会通行简章》，对华商出国参加国际性博览会作出了统一规定。同时在北京前门设立“京师劝工陈列所”，以展示各地工业产品为主，同时附设劝业商场，销售部分商品。第三节会展的特点一、集中性与积聚性二、经济性与效益性三、关联性与互融性四、文化性与绿色性五、艺术性与专业性六、科技性与时尚性七、同一性与无形性八、开放性与表征性九、创新性与导向性十、交易性与风险性第二章会展经济及其效应第一节会展经济与会展产业第二节会展经济的运营与管理模式第一节会展经济与会展产业一、会展经济与产业的概念所谓会展产业，顾名思义，就是通过举办各种形式的会议和展览展销，能够带来直接或间接经济效益和社会效益的一种经济现象和经济行为，也被称之为“会展经济”或“会展市场”。会展产业举办的大型会议、展览活动，能够带来源源不断的商流、物流、人流、资金流、信息流，直接推动商贸、旅游业的发展，不断创造商机，吸引投资，进而拉动其他产业的发展，并形成以会展活动为核心的经济群体。会展产业是社会经济运动而引起的相互联系、相互作用、相互影响的同类企业的总和，是现代经济体系的有机组成部分，是国民经济发展的重要标志。二、会展经济的直接功能（一）产生直接的经济效益

会展经济可以产生直接的经济效益，这是它得以迅速发展的重要原因。从国际上看，在瑞士日内瓦，德国汉诺威、慕尼黑，美国纽约，法国巴黎，英国伦敦，新加坡和我国香港等这些世界著名的“展览城”，会展业为其带来了直接的收益和经济的繁荣。美国1年举办200多个商业展会带来的经济效益超过38亿美元；法国展会每年营业额达85亿法郎，展商的交易额高达1500亿法郎，展商和参观者的间接消费也在250亿法郎左右；我国香港每年也通过举办各种大型会议和展览获得可观的收益；从国内来看，仅2000年春季举办的“北京第六届国际汽车展”，就有40万观众前往观展，光门票收入就相当可观。这种直接的经济效益所产生的吸引力使得会展经济在我国迅速发展起来。（二）较强的产业带动作用

会展经济涉及服务、交通、旅游、广告、装饰、边检、海关以及餐饮、通信和住宿等诸多部门，不仅可以培育新兴产业群，而且可以直接或间接带动一系列相关产业的发展。据有关资料显示，国际上展览业的产业带动系数大约为1∶9，即展览场馆的收入如果是1，相关的社会收入为9。这样高的产业关联度使得会展经济成为带动城市和区域经济发展的新增长点，自然得到各方面的重视和青睐。根据上海市的测算，上海展览业带来的相关经济效益，直接投入产出比为1∶6，间接的可达到1∶9，对该市GDP的拉动效应非常明显。会展经济的产业带动作用明显反映在对城市基础设施和其他相关硬件设施建设的拉动方面。1996年在德国汉诺威举办的世界博览会，德国政府为此拨款70亿马克进行基础设施建设，大大改善了该市的基础设施环境；1999年我国在昆明主办的世界园艺博览会，218公顷的场馆群及相关投资总计超过216亿元，使昆明的城市建设至少加快了10年。

会展经济还可带动集交通、住宿、餐饮、购物、旅游为一体的“第三产业消费链”。1999年上海举办的“财富论坛”会期虽只3天，但是留在上海各酒店的费用就达数百万美元。每年两届的中国出口商品交易会(广交会)，带动了广州第三产业的发展，展会期间，广州市酒店客商入住率达90%以上，来自100多个国家和地区的近10万多外商云集广州。云南昆明召开的‘99世界园艺博览会的影响一直持续到现在，2000年1—7月份，云南省旅游总收入115亿元，同比增长44%，到10月初，昆明世博会接待的中外游客已超过930万人次。1999年以来，香港参观展览的人数达407万人次，展览业本身收益为15亿港元，酒店业收益高达126亿港元，占第三产业总收入的59%；餐饮业收益635亿港元，参观展览的人士在香港的商店总消费达27亿港元，占零售业总收入的12%。

会展经济还可增加大量的就业机会。据测算，每增加1000平方米的展览面积，就可创造近百个就业机会。1996年在德国汉诺威举办的世界博览会，创造了10万个就业机会，获得了145亿马克的利润及45亿马克的税收；在香港，一年的会展活动可大约为香港居民提供9000多个就业机会。对于人口众多的中国而言，会展经济的发展无疑为增加就业提供了一条有效的渠道。（三）传播信息、知识、观念的作用

从科技发展史来看，许多划时代的发明创造，如电话机、留声机、蒸汽火车、电视机等都是在展览会上首先进行展示和推广的。即使是在信息技术和手段迅速发展的今天，会议和展览的便捷性、集中性、直观性和快速性，在新技术的推广方面仍起着不可替代的作用。会展经济还能促进国内外的政府与企业、企业与企业、企业与消费者以及社会其他各主体之间的沟通与交流，在这方面会议和论坛的作用十分明显。在“99北京国际周”中，就设立了“高新技术产业论坛”、“硅谷杰出华人论坛”、“知识产权论坛”、“风险投资与融资上市论坛”等。“99上海财富论坛”更是吸引了国际上的著名企业家和学者，论坛本身在传播新知识、新观念，以及促进中国与世界的沟通和交流方面起到了相当大的作用。（四）促进经济贸易合作的作用

在一些交易会、展览会和贸易洽谈会上都能签署一定金额的购销合同、投资、转让和合资意向书。据统计，法国博览会和其他专业展览会每年展商的交易额高达1500亿法郎。在“99深圳高交会”上，成交项目1459个，成交金额6494亿美元。北京举办的前两届国际周上，达成的投资总额也都达到6亿多美元。2000年北京国际周内签署的合同、协议、意向总计金额达到了6023亿美元。（五）带动地方经济发展的作用国际上有许多以展览著称的城市，尤以德国为多。像汉诺威、杜塞尔多夫、莱比锡、慕尼黑等均是世界知名的会展之都，展览在为这些城市带来可观经济效益的同时，也大大提高了它们在国际上的知名度。法国首都巴黎，平均每年都要承办300多个国际大型会议，因此，赢得了“国际会议之都”之称。我国的香港以其每年举办若干大型国际会议、展览而在国际上享有盛名。上海“99财富论坛”的召开，预示着上海在向国际展览名城的方向迈进。大连也以每年举办的“服装节”而提高了在国内和国际的知名度。会展业被认为是地方经济发展的“助推器”。珠江三角洲是全国改革开放最早的地区之一，伴随着经济的高速发展，会展经济也随之兴起。进入90年代，广东会展的数量、规模均以每年20%以上的速度增长。目前全省从事会展业的企业已达2000家，每年举办的较大型会展超过一千余个，成为中国最大的会展基地。广州的“广交会”，深圳的“高交会”，珠海的“航空展”等大型会展在国内外都有较大的影响，会展业已成为珠江三角洲经济区的重要产业。会展经济也为中西部地方经济的发展提供了契机。2000年第11届中国哈尔滨经济贸易洽谈会完成总成交额573亿美元，签订对外经贸合同4166亿美元，南联合作项目625项，引进外省资金86亿元人民币，合同总投资额1184亿元人民币。给地处边陲的黑龙江经济发展带来了可贵的契机。会展经济带给新疆的不仅是一些合同、项目和资金，它的巨大活力已悄然渗入经济生活的各个方面。为期3天的“2000年中国(新疆)国内旅游交易会”，带动了新疆第三产业发展，仅7月份，新疆就接待国内游客140万人次，旅游收入112亿元，比去年同期增长67%。除大城市外，一些中小型城市也在依据自身的经济优势和特色经济探索会展经济这篇大文章，以带动地方经济的发展。三、会展经济的间接功能（一）供求调节与均衡功能会展产业本身是供需矛盾演进的产物，是创造供给、刺激需求、平衡供需的重要手段。（二）调整产业结构与区域经济结构积极、有效、规范的会展活动，有利于产业结构调整和产业结构优化，对整个国民经济发展产生重要推动作用。会展活动有利于发挥区域比较优势，有利于区域经济结构调整和区域生产力发展（三）促进经济一体化发展1、有利于突破经济一体化的制度与非制度障碍，为完整的市场体系形成提供条件；2、有利于统一市场规则、惯例和经济秩序的形成；3、有利于加深不同国家、地区间的分工与合作，密切彼此的经济关系；4、有利于加强政府间协作，能协调各种利益的冲突和矛盾，并提供解决的机会和条件。东盟博览会又称南博会，中国东盟博览会是由中国国务院总理温家宝倡议，由中国和东盟10国经贸主管部门及东盟秘书处共同主办，广西壮族自治区人民政府承办的国家级、国际性经贸交流盛会，2004年起每年在广西南宁举办。博览会以“促进中国—东盟自由贸易区建设、共享合作与发展机遇”为宗旨，涵盖商品贸易、投资合作和服务贸易三大内容，是中国与东盟扩大商贸合作的新平台。四、会展经济发展的影响因素内部因素相关支持需求条件生产要素会展经济生产要素生产要素区位特色配套设施区域环境请你思考：你认为海南的区域环境与特色适合会展业的发展吗？内部因素会展场馆

会展公司

PCO会展人才

会展协会请你思考：你认为海南发展会展业的内部条件如何？请列举并说明。海南国际会议展览中心

http://相关支持产业联动政府支持机会相关支持海南有相关的会展产业规划吗？政府的支持体现在哪些方面呢？你觉得海南发展会展业的机会在哪？需求条件需求条件经济基础产业基础参展需求第二节会展经济的运营与管理模式一、政府支撑型模式二、政府市场结合型模式三、市场主导型模式1、政府鼎立支持——地方政府在制定经济发展战略和城市发展规划时会考虑会展业发展的需要；——地方政府出资建展馆，展馆为公有性质；——场馆建好后把经营和管理权委托给会展公司，公司与会展场馆是一体的；——会展服务委托给各会展服务公司实施，由其专业化的配套服务；——为办好每个展览，政府会出面协调各有关方面的工作一、政府支撑型模式（德国）2、行业协会作用显著——1907年，德国成立了专门的贸易展览业协会(AUMA)，总部设在科隆，AUMA是德国展览业的最高联合会，系由德国政府授权，由参展商、采购商和展览会组织者三方力量组合而成的联合体，在处理全国性的展览事务方面具有统一性和权威性。AUMA的主要职能1）协调国内外博览会和展览会，避免重复办展和恶性竞争。2）审定年度会展计划；在会议、展览的类别、展出地点、日期、展期、周期等方面进行协调。3）严格审查和评定会展的名称、内容；并对会展名称给予类似商标的保护，以确保名牌展会不受侵害；4）核查会展组织者的能力和信誉；监督会展服务；统计调查会展效果；5）支持中小企业到海外参展等6）聘请专家学者对展会进行考察，定期发表最新研究报告和成果1、没有会展审批制度2、政府间接支持3、行业协会系统完善4、美国展览中心的三种运营模式——政府管理模式——委员会管理模式——私人管理模式政府市场结合型模式1、特区政府不介入会展业2、行业法规健全且市场环境规范有序3、通过统一的行业协会实施行业自律管理——没有专门管理会展业的政府部门，其对会展业的管理主要通过非政府的行业管理协会（香港展览会议业协会）来实现市场主导型模式第三节中国会展经济管理体制一、中国会展经济管理体制的历史沿革二、会展审批制的弊端三、政府办展四、中国会展经济管理模式的构建（一）中国会展经济管理体制的

历史沿革1、国内展管理体制的变革2、境内举办对外经济技术展览会的管理体制变革3、出国举办经济贸易展览会的管理体制变革（二）会展审批制的弊端

1、政府职能定位不清，不利于政府职能的有效转换

2、审批制不利于市场秩序的规范和市场主体之间的公平竞争

3、审批制容易滋生企业寻租和政府腐败行为

4、审批制不利于行业协会的发展（三）政府办展弊端1、阻碍会展市场发育——政府办展的非专业性，不利于会展业的长期发展。——政府办展的垄断性，抑制了非国有企业、民营企业的发展。

——政府办展的地方主义性，不利于全国统一的会展市场的形成。

2、成本高，效益差

3、不利于参展企业的发展（四）中国会展经济管理模式的构建1、会展经济中的政府职能定位第一、建立全国统一的会展经济监管机构，根据展会性质和规模实行分类监管第二、制定中国会展经济中长期发展产业政策第三、建立统一的会展业管理办法，解决政出多门、互不协调的混乱状态第四，将会展产业纳人国民经济统计体系第五，理顺政府在会展经济中的职能定位，处理好政企关系2、会展行业协会的职能第一，培育权威的行业中介组织，尽快成立中国会议与展览业协会第二，建立会展业的职业培训体系，制定从业人员资格认证标准，推行从业人员资格认证制度第三，建立会展业的法人资质评价体系，对会展企业进行资质与信誉评定

第四，建立会展经济信息中心

第五，加强会展经济的产业发展研究，为会员单位提供有价值的研究报告（四）中国会展经济管理模式的构建3、中国会展企业的宏观管理模式与政策取向第一、探索会展中心的建设与经营管理模式，走市场化发展

道路第二、鼓励多种经济成分的企业举办展览与会议，培育会展

业有活力的微观市场主体

第三，理顺会展业中的产业链，鼓励专业化分工与合作第四，鼓励兼并重组，培育名牌会展，提升国际竞争力（四）中国会展经济管理模式的构建1会议概述2会务工作流程3会务工作具体内容4常用会议的组织程序5会见与会谈6技能训练第三章会议组织与管理

教学目标

通过本模块的学习，了解会务工作的基本内容及工作程序，学会拟定会议方案，掌握会议组织工作的环节和会务工作中的文书工作。教学重点与难点1、教学重点会议筹备工作；会议方案的制作；会见与会谈的操作程序与方法；案例分析。2、教学难点会议方案的制作；会场的布置；案例分析；技能训练。案例分析：请柬发出之后

某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知?一气之下，都回家去了。事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心，在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢？会议的涵义

会议是“由有关组织召开的听取情况、讨论问题和布置工作的集会”。办会的涵义

办会就是指秘书部门和秘书人员操办会议事项、是秘书工作的基本职责之一。具体包括起草并分发会议文件、会场布置、会务接待、会议议题与议题磋商、生活安排、会议记录、掌握会议进展和会后贯彻工作等等。

一、会议的主要特点

１、集体性；２、程序性；３、公开性；4、规范性。二、会议的作用1、会议体现了民主。2、会议交流了信息。3、会议统一了集体认识和行为。4、会议促进了和谐和团结。

第一节会议的特点作用与种类三、会议的种类

1.按规模分：

特大型（万人以上）、大型（上千人）、中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。

2.按性质分：

法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、外事性、专题性、综合性。

3、按时间分：定期和非定期。

4、按出席对象分：联席会、内部会、代表会、群众会.

5、按召开方式分：电话会、电视会、广播会、网络会。

6、公司常见会议类型：

经理例会与特别会议、员工大会、公司年会、股东大会和董事会、客户咨询会、展览会、订货会、业务洽谈会.新产品新闻发布会、联谊会、表彰会。

四、会议的要素１、形式要素：名称、时间、地点、与会人员、会议方式。２、内容要素：指导思想、议题、目的、任务、作用。３、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。４、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设施。

大家谈

你参加过一些什么样的会议？你是否喜欢这些会议？为什么？

一、组织的工作

1、协助领导确定会议议题；

2、根据议题安排议程、日程；

3、发会议通知，负责会议报到；

4、对与会人员进行编组；

5、布置会场，安排座次；

6、印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)；

7、负责会议签到；

8、会中组织和协调；

9、会场其他组织和管理；

10、会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织)。

11、会议的结束收尾工作。第二节会议秘书工作的基本任务二、文书工作

1、会议文书的起草；

2、会议文书编写；

3、会议文书印发及管理。三、生活管理工作

1、与会人员的食宿管理；

2、会议的财务管理；

3、会议的交通保障；

4、会议的文化活动；

5、与会人员的医疗保健。四、安全保卫工作

1、会议的保密工作；

2、会议的警卫工作；

3、会场内外的安全保卫工作。会务工作流程图（会前）确定会议主题与议题确定会议名称确定会议时间与会期明确会议所需设备和工具选择会议地点安排会议议程和日程制发会议通知确定会议规模与规格布置会场准备会议文件材料安排食住行制定会议经费预算方案制作会议证件会场检查明确会议组织机构确定与会者名单会务工作流程图（会中）做好会议记录组织签到做好会议值班保卫工作报到及接待工作做好后勤保障工作编写会议简报或快报做好会议保密工作会议信息工作会务工作流程图（会后）撰写会议纪要催办与反馈工作

安排与会人员离会会议总结会议文书的立卷归档会议的宣传报道一、指导会务工作的原则

1、准备充分；２、组织严密；３、服务周到；４、确保安全。二、会前准备工作

1、确定会议主题与议题

确定主题的主要方法：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。第三节会务工作的具体内容2、确定会议名称

会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。

3、确定会议规模与规格

确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时本着精简效能的原则。会议的规模有大型、中型、小型。会议的规格有高档次、中档次和低档次。

4、确定会议时间、会期

会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。

5、确定会议所需用品和设备

（1）．必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。

6、建立会议组织机构

会务组、宣传组、秘书组、文件组、接待组、保卫组。

7、确定与会人员名单

出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。嘉宾的排序。

8、确定会议地点

要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。

9、安排会议议程与日程会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。

会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。

某公司销售会议议程表

1、推选销售部经理的人选。

2、年度销售活动的总结。

3、有关销售问题的发言。

4、下年度销售目标。

5、销售人员的招聘和重组。某股份有限责任公司股东大会日程安排日期

时间

内容安排

地点主持参加人备注3、9上午9：00报到花园酒店大会议厅李总XXXX9：30会议开始，张董致开幕词大会议厅张董全体股民9：40李总：年度经营报告大会议厅张董全体股民11：00年度决算表大会议厅总会计师全体股民11：30大会结束

10、制发会议通知

会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人员、议题及要求等。会议通知的种类有书信式和柬帖式。会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。

11、制作会议证件

代表证出席证会议正式证件列席证来宾证会议证件旁听证工作证会议工作证件记者证出入证会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。

12、准备会议文件资料

主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。

13、安排食住行

⑴会议饮食管理本着“卫生第一、保证营养、适合口味、方便节约”的原则，做好伙食预算和伙食搭配与烹调工作.

⑵会议住宿安排，根据实际情况，按照规定标准，尽可能地满足与会人员住宿上的要求。

⑶安排好会议用车，为会议提供完备的交通服务。

14、制定会议预算方案

文件资料费、邮电通讯费、会议设备和用品费、会议场所租用费、会议办公费、宣传交际费、食宿费、交通费、其他费用。

15、布置会场

（1）会场的风格特点庄严、肃穆、轻松、简洁。喜庆、儒雅、简单、朴素。

（2）会场的类型及布局

①小型会议室。

椭圆形、回字形、T字形、“马蹄”型、长方形。②中型会议室。

“而”字型、半圆型、课堂型。③大型会议室。

礼堂型、众星拱月型。

（3）会场的布置

①主席台主席台的布置一是对称；二是要简化。主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。②场内其他人员的座次安排横排法。竖排法。左右排列法。主席台坐次礼堂型教室型会场

③会场内外的布置：会标、会徽、台幕、标语、、桌签、坐签、色调、灯光、气味、旗帜、花卉。

会标会徽

16、检查会场

（1）

方式一种是听取会议筹备人的汇报，一种是现场检查。

（2）检查的内容

A.文件的材料准备情况。

B.会场布置情况。

C.会议保卫工作情况。

D.其他内容。问题讨论

1、会议议程与日程的区别。

2、简述拟订会议议程与日程表的方法。

3、选择会议地点应综合考虑哪些因素?4、应如何做好会场的布置工作？

5、怎样制定会议筹备方案？

6、怎样发放会议通知？

7、怎样才能做好会议的食宿工作？

8、会前检查工作包括哪些内容？三、会中服务工作

1、报到及接待工作

（1）与会人员的接送;

（2）会议交通工具的安排;

（3）与会人员返回时，车、船和飞机票的预订及购买;

（4）会议文娱活动的安排和组织;

（5）其他属于招待方面的工作。

2、组织签到

（1）秘书人员代签到。（2）簿式签到。（3）电子计算机签到。3、做好会议记录（1）会议记录的格式：记录头、记录主体、记录尾部

①记录头:

会议名称；会议时间；会议地点；会议主席（主持人）；会议出席、列席和缺席情况；会议记录人、会议主要议题。

②记录主体

与会者的发言。议定事项。③记录尾部

散会。主持人、记录人签字。

（2）会议记录的要求

准确、完整、简洁、明确。

（3）会议记录的重点

会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；权威人士或代表人物的言论；会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；会议已议决的或议而未决的事项；对会议产生较大影响的其他言论或活动。（4）会议记录方法

①记录的重点是将主要讨论的观点、决议、决定，重要声明、修正案内容、结论全记下来，其他的可简要记录.

②漏记的内容先作记号，然后对照录音带修改，或请发言者重复。③与会者提的意见、建议，要记人名。（5）会议记录的修改

①定稿打印前，请主席签字批准。

②与会者指出错误，主席或秘书可改。

③会议记录一经签名，不能再改动。4、确保会议期间信息的沟通（1）做好会议期间信息的收集、传递、反馈工作.①秘书要多听、多记、多想、多算、多跑，全面搜集信息。

②深入会议，掌握第一手资料。

③注重对会议信息加工提炼，方便各方利用。

④注重实效，并收集反馈信息。⑵会议期间的对外宣传①妥善处理与新闻媒体的关系。②注意内外有别，严守单位秘密。③选择宣传内容应坚持对象、效果、时效、费用的原则。④收集媒体对会议的报道提供给领导.⑤为领导召开记者招待会提供资料。5、编发会议简报（1）类型综合型、专题型、实录型。（2）格式报头、报核、报尾。（3）要求简练、快捷、准确。

6、值班保卫工作（1）值班工作秘书人员要坚守值班岗位，以保证会议顺利结束，并随时应付各种突发事件。（2）保卫工作

①重要与会者人身安全保卫②重要文件的保卫③会场和驻地的保卫④会议设备的保卫⑤与会者贵重物品的保卫

7、会议保密工作

⑴会前保密工作①涉及秘密的会议，严格确定出席、列席人员及会议服务人员。②召开比较大型的或秘密性较强的会议，秘书部门要与保卫、保密部门取得联系，共同采取保密措施。③根据实际需要，确定会议印发的文件及其数量，文件要标明密级，统一编号，按照规定的范围印发。

④选择会址要注意保密，会前对会场环境及会场设施包括扩音、录音设施、电话进行防窃密、泄密检测。

⑵会中保密工作

①加强保密教育。

②加强文件管理。

③加强重要涉密会议管理。

⑶会后保密工作

①做好保密文件的回收工作。

②秘密文件通过机要通信部门递送。

③对会议驻地、房间、会议室进行保密检查。

8、会议的后勤保障工作

(1)做好食宿管理工作。

(2)做好迎送交通工作。

(3)做好会议车辆管理工作。

(4)做好财务管理工作。

(5)安排好会议的文化生活。

(6)做好会议医疗卫生工作。问题讨论

1、会议记录的内容有哪些？

2、如何做好会议记录？

3、如何做好会议期间的信息沟通？

4、会议期间值班、保卫工作有哪些内容？

5、会议后勤保障工作包括哪些？

四、会后整理工作

1、安排与会人员离会

2、撰写会议纪要

3、会议的宣传报道4、会议文书的立卷归档

5、会议总结工作

6、会后催办和反馈工作

相关知识

发通知应注意的事项一般的会议只发一次正式通知，有些会议需要发预备性通知，然后再发正式通知，其常用于与会人需做大量会前准备工作，如：准备发言材料或方案的会议;

对于一些区域性、全国性乃至国际性会议，需要安排与会人员食宿和回程的，还要在发送会议通知的同时附上会议通知回执，以便会务人员安排接站和订购车、机票;

发会议邀请函和请柬的方法，与发送会议通知基本相同。

一、行政办公会议是各级领导为研究和处理日常工作、协调矛盾而召开的会议，在企业中也称领导（厂长）办公会。议题安排→发送会议通知→做好会议记录→撰写办公会议纪要→议定事项的贯彻执行

→搜集信息，进行反馈第四节常用会议的组织程序二、职工代表大会

职工代表大会是企事业单位依据《职工代表大会条例》召开的具有法律效力的会议。其组织程序如下:

1.筹备会议

确定大会议题→做好宣传发动工作→征集和处理提案→准备会议文件→准备会议文件

2.预备会议

（1）由工会向全体职工代表报告大会的筹备工作情况。（2）酝酿大会主席团人选，民主选举主席团成员。（3）确定大会议程，主席团审议通过大会议程，然后向全体职工代表宣布。（4）酝酿职工代表大会专门小组的设置及组成人选名单.

（5）听取代表资格审查小组关于代表资格的审查报告。

3.召开会议

（1）听取主要行政领导工作报告，组织讨论，提出意见，在修改和补充的基础上，大会通过。（2）听取各专门小组的报告。（3）民主评议行政领导。（4）选举通过各专门小组人员名单。（5）讨论职工代表大会自身建议的有关规定和制度。（6）通过大会决议。

4.会后整理及大会决议事项的落实

（1）整理现场，欢送代表离会。（2）整理会议文件，搞好立卷归档。（3）落实大会决定协议，督办落实情况。一、会见与会谈准备1、收集对方的相关资料①对方求见的目的②对方的求见对象③对方相关社会背景，如习俗、禁忌、礼仪等特征④对方参加会见的人数、姓名、职务等。⑤主要求见人的详细资料第五节会见与会谈2、通知主方参加会见和会谈的人员

①通知主方接见人②通知主方陪同人员③通知主谈人④通知其他会谈人员3、了解会见与会谈的地点和时间

（1）会见的地点和时间会见的地点一般安排在主人的办公室、会客室或小型会议室，也可在客人的住所进行。会见的时间根据会见的性质来定。（2）会谈的地点和时间会谈的地点一般安排在客人所住的宾馆会议室。会谈的时间安排应先征求对方的意见。4、通知对方

会见与会谈的名单、地点、时间一旦确定，应及时通知对方。了解客人抵达方式，以便告知主方的接送方式及接送人员。如果是重要的会见和会谈，事先应由秘书或其他工作人员进行预备性磋商，确定会见、会谈的具体日程。5、场所的布置及座位安排（1）场所的布置会见场所应准备足够的桌椅、沙发、茶几和饮料等物品。所有摆放的家俱，应保证干净、清洁、大方。会谈桌上有时需放置双方标志旗帜(如果是涉外谈判，应摆放两国国旗)，现场可放置双方主要人员座位卡，以便与会者对号入座。（2）会见与会谈的座次安排

①会见的座次安排

会见时应遵循“主左客右”的原则，即客人坐在主人的右边。涉外会见还应有译员。如下图所示：记录译员主客主人客方人员主方人员译员主客主人客方人员主方人员②会谈的座次安排双方会谈一般将谈判桌排成长方形，双方各坐一边，主方位于背门一侧如图(一)，或进门后的左侧如图(二)，双方主谈人位于各方长排中央，其他人员按右高左低排列。桌上应放置中文座位卡，涉外会谈，要同时放置对方语种的座位卡。如图所示。多边会谈的座位可摆成圆形或方形。

正门客方主方13576421246753{译员}主宾{译员}主人（一）（二）课堂讨论

一天下午，天地公司要与外地某企业举行会谈，会上欲就双方技术合作事项达成协议。初萌作为该公司的秘书事前做了大量准备工作。但就在这天临近中午时，初萌发现有关质量监督管理方面的资料没有准备。她急忙通过各种方式查找这类资料。资料终于找到了，可会谈也开始了，初萌只好提心吊胆地等待会谈结果。会谈开始后，双方就事先准备好的协议草案展开了充分的讨论。最后，外地某企业代表提出了质量监督管理方面的问题，因为这对于合作项目的成功有着重大的意义。然而，由于初萌所在公司的代表手中缺乏此方面材料，无法给对方以满意的答复，会议没有做出任何决定，只得暂时休会。为什么会谈没有取得结果？秘书能否采取一些应急措施？相关知识会见会见，国际上一般称接见或拜会，凡身份较高的人士会见身份较低者，或是主人会见客人，一般都称为会见。凡身份较低的人士会见身份较高者，或是客人会见主人，一般称为拜会或拜见。拜见君主，又称谒见、觐见。我国不作上述区分，一律统称会见，接见和拜见后的回访称回拜。会见分为礼节性、事务性和政治性三种。企业常用的会见主要是社交上的礼节性会见和涉及业务商谈、经贸洽谈等内容的事务性会见。政治性会见一般涉及双边关系及重大国际事务等。相关知识会谈

会谈是指双方或多方就某些重大的政治、经济、文化、军事问题，以及其他共同关心的问题交换意见，会谈也可以指洽谈业务，即就具体业务进行谈判、会商。会谈的内容较为正式，专业性较强，在企业中主要指商务谈判和业务会商。相关知识会见、会谈的区别

1、内容不同：会见的内容礼节性、事务性较强，会谈的内容经济性、利益性较强。2、功能不同：会见主要是为了加强双方的关系，处理事务。会谈就是指双方或多方为了消除分歧、改变关系而交换意见，为了谋求共同利益或契合双方利益而互相磋商的行为和过程。

会见与会谈的基本程序

迎接致辞、赠礼、合影会见或会谈记录结束合影图5444554444455444213444561---主人2---主宾3---第二主宾4---客方人员（或主客插排）5---主方人员6---摄影师技能训练【训练目标】通过训练，学生应熟悉会议组织的工作环节，掌握会议筹备方案制作要领。

一、案例分析

案例1：一次重要的报告会，办公室安排秘书小刘负责会议的录音工作。小刘将无，线话筒和录音机磁带安放好以后，还事先调试了一番，觉得效果不错，开会时小刘放心地做其他的事情去了。会议结束后，主任要小刘把录音整理出来。小刘打开录音机，前几分钟听起来还不错，但越听越不清晰了，到后来竟然是一片噪声。报告自然是没有整理出来，小刘应怎样总结教训呢?

案例2：

一次重要的国际会议，十多个国家的领导人在一起聚会。因为组织者的疏忽，在集体摄影中竟将两位女性领导人安排在了后排，结果在这一重要国际会议的“全家福’’中，竞找不到这两位女性领导人的影像，引起两国舆论的指责。

从此案例中说明会议组织应注意哪些问题？案例3：

某校召开一次表彰大会，对全校七八个先进集体，数十名先进个人，颁发锦旗和奖状。当领奖的同学上台领到锦旗和奖状后，有几名同学当即发现奖状上的名字不对，转头向领导更换和相互交换，一时间领奖台上竞乱糟槽。

以上三个案例中的问题都是由会议组织中的细节所致。分析案例中的问题所在，并谈谈对于会议活动的细节安排应注意哪些问题。

二、观察并制作观察你见到的办公会、研讨会、论证会、茶话会、洽谈会等，注意会场布置的特点，画出三种不同类型的会议的布置图，并注明会议所有参与者的座位安排。

三、参考会议组织筹备的预案要求为某企业的一次年终总结暨表彰大会拟出会议筹备方案。问题讨论

1．怎样做好会见的准备工作?2．会见与会谈准备工作的基本要求是什么?3．什么是会见?什么是会谈?秘书人员为什么要做好会见与会谈的准备工作?第四章展览的策划与组织管理教学目标：掌握会展立项策划、组织与服务的原则和分析方法教学重点：会展可行性研究报告、会展立项策划书展览会组织展前阶段展中阶段展后阶段调研创意策划实施对展会项目进行现场管理1、与客户取得信息并反馈2、展后分析总结目标客户方面的信息分析研究：目标参展商的基本情况、潜在专业观众的基本情况、忠诚客户的经营动态、参展商的参展目的、参展商对展览会项目、服务、价格的意见和要求市场开发方面的分析研究：相关产业的发展现状及趋势、相关产业的产业机构、同类型展会的经营状况、本展览会的市场占有率、潜在竞争者的数量和规模会展技术方面的信息分析研究：会展场馆的技术数据、设备状况、新的布展概念与工艺、更先进的会议和展览设备、其他相关技术等

（一）市场调研展前阶段

1、确定展览行业客观看待市场调研结果正确评价自身状况注重政策导向市场细分确定展览行业

2、选择展览题材的方法新立、分列、拓展和合并题材

（二）主题创意（题材的选择）

所要进入行业的规模和发展潜力是否能够盈利在某行业举办展会的竞争因素办展机构的办展目标和资源新立题材：通过对信息的收集和整理，选定一个本展览机构从来没有涉及，或其他办展机构进入得少甚至没有办展机构进入的展览题材。分列题材：将办展机构已有的展览会的展览题材在做进一步细分，从原来的大题材中分列出更小的题材，并将这些小题材办成独立的展览会的选题方式。拓展题材：将现有展览会所没有包含的、但与现有展览会的展览题材有密切关联的题材，或是将现有展览会展览大题材中还未包含的某一细分题材列入现有展览会展览题材的方法。合并题材：将两个或两个以上彼此相同或有一定关联的展览题材的现有展会合并为一个展览会，或将两个或多个展会中彼此相同或有一定关联的展览题材合并在一个展览会中展出（三）展览会的立项策划方案(策划书)

展会立项策划：

根据掌握的各种信息，对即将举办的展览会的有关事宜进行初步规划，设计出展览会的基本框架，提出计划举办的展览会的初步规划内容。

主要包括：展会名称和地点、办展机构、展品范围、办展时间、展会规模、展会定位、招展计划、宣传推广和招商计划、展会进度计划、现场管理计划、相关活动计划等。

展会项目立项策划展会名称

基本部分：展览会、交易会、博览会限定部分：说明展会举办的时间、地点及展会的性质，如2005年、春季、第三届、大连、国际行业标识：表明展览题材和展会范围例：2005慕尼黑体育用品及运动时装国际博览会主题的创意和选择展览项目名称基本部分+限定部分+附属部分主题2010世界博览会“城市让生活更美好”办展市场环境分析办展宗旨目的展会的基本框架展会价格及初步预算方案展会工作人员分工计划展会招展计划展会招商计划《展览会立项策划书》展会宣传推广计划展会筹备进度计划展会服务商安排计划展会开幕和现场管理计划展会期间举办的相关活动计划展会结算计划展会基本框架评估展会名称和展会的展品范围、展会定位之间是否有冲突办展时间、频率是否符合产业特征展览举办地点是否适合展会展品的范围所在产业是否能举办如此规模和定位的展会办展机构在计划时间内能够完成工作办展机构对展会展品所在产业是否熟悉展会定位与展会规模是否有冲突（四）展览会的审批申请

（五）办展机构主办单位：拥有会展并对会展承担主要法律责任的办展单位。承办单位：负责会展策划、组织管理的机构协办单位：协助主办或承办单位的工作，部分承担招展或招商等工作。支持单位：招商或招展工作中起支持作用的单位。主承办单位和合作单位主办：第七届中国杭州国际汽车工业展览会组委会承办：浙江中汽会展有限公司（文化活动合作单位）支持：中国汽车工业咨询委员会杭州市人民政府中国杭州西湖博览会组委会中国杭州世界休闲博览会组委会浙江省汽车工业协会协办：各赞助企业（拟定十家）全程协办媒体：中国汽车网、新浪网、浙江都市网浙江电视台杭州人广电台《爱车无限》、杭州交通91.8

都市快报（六）办展时间例：筹展时间：2005年8月16---18日，每天上午9点---晚上8点开幕时间：2005年8月19日上午9点30分展览时间：2005