xx大学行政办公类货物采购实施细则

州扬大学行政办公类货物采购实施细则州扬大学行政办公类货物采购实施细则之相关制度和职责,州扬大学行政办公类货物采购实施细则根据《州扬大学大件大宗货物采购暂行办法》(扬大[2008]14号)文件精神,为切实有效地做好行政办公类货物采购工作,结合工作实际,特制订本实施细则｡...

州扬大学行政办公类货物采购实施细则

根据《州扬大学大件大宗货物采购暂行办法》(扬大[2008]14号)文件精神,为切实有效地做好行政办公类货物采购工作,结合工作实际,特制订本实施细则｡

一､采购依据

1､根据学校下达的年度经费预算指标,采购相应的行政办公类货物｡

2､根据基建或房屋维修改造项目需要,经学校批准后,采购与之相配套的货物｡

3､根据校长办公会或校领导审批意见,采购专项货物｡

4､接受其它部门委托,代为采购经学校批准的货物｡

二､大件大宗货物的界定

1､大件货物是指单件预算价格达3万元及其以上的货物;

2､大宗货物是指每批预算价格达10万元及其以上的货物｡

三､采购原则

1､公开透明原则;

2､公平竞争原则;

3､诚实信用原则;

4､各负其责原则;

5､回避原则｡

四､采购当事人

1､采购领导小组

学校成立行政办公类货物采购领导小组｡组长由分管校领导担任,副组长由国有资产管理处(下称国资处)主要负责人担任,组员由监察处､财务处､审计处等部门主要负责人组成,承担采购工作中的管理､决策､协调以及争议仲裁等职责｡

2､采购项目监督组

按采购项目临时成立项目监督组,由监察处､财务处､审计处各出1人构成｡监督组承担采购程序监督以及审计监督､财务监督等职责｡

3､请购人

(1)请购人是指所购货物最终用户所在的中层部门､单位｡

(2)请购人应向采购部门提供采购货物的品名(品牌)､数量､详细技术参数､规格､配置､型号､功能与作用的详细描述及预算金额等,参加所购货物的验收｡

4､采购部门

学校执行行政办公类货物的采购部门为国资处｡其职责:负责招标文件的起草､审查,做好招标文件的发布､评标等事务,与中标单位签订采购合同,实施采购行为;按采购合同对供应商的货物进行质量抽查､对所购货物进行验收;负责商家库､专家库的建立和管理,开展对商家库内的供应商进行诚信､服务质量等方面的考核,必要时组织对拟进商家库的供应商进行考察等｡

五､采购方式

1､公开招标采购

(1)学校通过发布招标信息邀请不特定的供应商参加投标,通过评标产生供应商的采购方式｡

(2)除本办法有特别规定的外,应采用公开招标的方式采购货物｡

2､邀请招标采购

(1)学校以投标邀请书的方式,从符合相应资质条件的供应商中,邀请其参加投标,通过评标产生供应商的采购办法｡

(2)只能从有限供应商采购的货物,或经领导小组讨论同意的其他情形,采取本采购办法｡

(3)邀请的商家不少于3家｡

3､竞争性谈判采购

(1)学校通过与多家供应商进行谈判,从中确定成交供应商的一种采购方式｡

(2)符合下列条件之一的,可采取本采购办法:

①招标流标:招标后没有供应商投标或者没有合格标的的;

②招标不能:重新招标未能成立的;

③非标产品､制作产品､特定货物:技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求的;

④急购:采用招标所需时间不能满足紧急需要的;

⑤经领导小组讨论同意的其他情形｡

(3)被邀请参与谈判的供应商不少于3家｡

4､单一来源采购

符合下列条件之一的,可采取本采购办法:

(1)独家经营:只能从惟一供应商处采购的;

(2)配套的一致性:必须保证原有采购项目一致性或者配套要求,需要从原供应商处添购,且添购资金总额不超过原合同采购金额三分之二的;

(3)经领导小组讨论同意的其它情形｡

5､询价采购

(1)采购货物为规格､标准统一的标准产品,且供应商较多,均可采用本采购方式｡

(2)被询价的供应商不少于3家｡

(3)询价执行最低价者供货原则｡

六､采购程序

1､请购

请购人在经费落实的情况下,提出采购申请,同时附拟采购货物的详细信息,经单位负责人签字后报国资处｡

2､确定采购方式

(1)收到采购申请后,填写采购方式确定表,国资处负责人按照学校文件的规定确定采购方式并签字｡对未按学校文件规定确定采购方式的,应由分管校领导签字同意｡采购金额较大的,可以提请分管校领导确定采购方式｡

对需变更请购内容的由采购领导小组讨论决定,并将变更的请购内容及时告知请购人｡

(2)调研｡根据实际情况,需要对采购货物的价格､性能､市场供应等情况和供应商进行调研的,由国资处商请购人成立调研组进行调研,调研后及时出具调研结论｡必要时,由分管校领导担任调研组长｡

3､采购

具体采购方式及与其对应的操作流程详见本细则第七部分｡

4､质量检查

视具体采购内容由国资处商请购人对供应商货物制作的原材料､生产过程等进行质量检查,发现问题及时纠正｡

5､验收

货物送货到位并安装调试结束后,由国资处和请购人根据采购合同组织验收并作出验收结论｡不宜短时间内作出评价的,在投入使用3个月内作出验收结论｡不能形成一致验收结论的,由国资处报请采购领导小组裁定｡

6､付款

验收结束后,向财务部门提交招标记录(谈判纪要､询价记录)､合同､验收报告等采购资料,按合同约定付款｡

7､质量回访

在合同约定的质保期结束时,要求供应商到货物最终用户对其所供货物进行质量回访,并经用户负责人签字后反馈给国资处,用于对供应商的考核和确保在无遗留问题后支付质保金｡

七､采购

(一)评标(谈判)小组

1､评标(谈判)小组在开标前成立,由国资处代表､专家若干人组成｡专家临时由监督组人员从专家库中随机抽取｡评议技术标须从具有与货物相关的技术业务知识的专家中抽取,评议商务标可扩大范围(经济､管理类专家)抽取｡

2､根据采购货物金额的大小,评标(谈判)小组的具体组成:

①大件货物单价在3万元(含､下同)以上不足10万元､大宗货物每批在10万元以上不足20万元的,评标(谈判)小组由3人组成,其中专家2人,国资处代表1人｡

②大件货物单价在10万元以上不足20万元､大宗货物每批在20万元以上不足50万元的,评标(谈判)小组由5人组成,其中专家4人,国资处代表1人｡

③大件货物单价在20万元以上､大宗货物每批在50万元以上的,评标(谈判)小组由7人组成,其中专家5人,国资处代表2人｡

(二)采购类型

1､公开招标

(1)编制招标文件｡根据请购人提供的信息拟定招标文件｡招标文件包括:所购货物的技术要求､供货期限,对投标人的资质要求､投标报价要求和评标标准等｡专业技术性较强且需要方案论证的,在拟定标书前国资处要组织相关技术专家论证｡

(2)发布招标报名公告｡招标公告经国资处领导审核后在校园wang上发布,时间不少于3个工作日｡公告内容除标明所购货物外,还包括以下内容:

①投标报名单位交验营业执照､组织机构代码证､税务登记证;

②与招标项目有关的资质证明材料;

③法定代表人身份证明和法定代表人对业务代表的正式授权书､业务代表的身份证明;

④企业基本情况介绍(专业设备,专业技术人员等);

⑤商品销售许可证或经销(代理商)证明;

⑥在江苏省内所销售货物的用户单位名称､合同及相关单位联系人､电话号码;

⑦企业售后服务承诺书｡

(3)资格审查｡由国资处对各报名厂商进行资格审查,标的额较大的项目报采购工作组审查后确定发标范围｡

(4)发标､现场答疑

①发售标书;

②现场答疑;

③收取投标保证金｡

(5)投标｡投标人在招标文件规定的时间内投标,有送样要求的,将样品送至规定地点,由监督组人员清除原有标记并重新编号｡

(6)开标｡开标会由国资处主持｡有制作样品的先对样品进行现场考察,剔除不符合质量要求的样品,其投标书视为废标,并对合格样品质量进行排序｡开标前由监督人员检查投标书的密封情况,然后由工作人员当众拆封,公开宣读投标人的名称､价格､服务等内容｡

(7)评标｡宣读投标书后,投标书交由评标小组进行评审｡

评标小组在对投标书和样品进行评审和比较后,出具书面结论性意见,并推荐排好序的1~3名中标候选人(或以投标书或样品编号代替投标人),也可直接确定中标人(编号)｡评标小组成员须客观公正地履行职责,遵守评标纪律,保守评标秘密｡

采购项目监督组成员参与评标的全过程,负责程序监督和对评标小组成员执行评标纪律的监督｡

(8)发放中标通知书｡评标会上宣布第一候选人为中标人,并向中标人发放中标通知书,通过校园wang公示招标结果｡

(9)合同审鉴｡国资处与中标人签订合同前,将合同文本送审计处审签｡如第一候选人拒绝签订合同,不退还其投标保证金并按招标书规定处罚,然后与第二候选人签订合同,依次类推｡

(10)投标人提供样品的,招标结束后,交由国资处封存并经监督人员签字,以供日后验收时比对｡

2､邀请招标

(1)编制招标文件｡内容同公开招标｡

(2)被邀请单位的产生｡由监督人员从商家库中抽取3家以上单位;国资处及时向被邀请单位发出邀请,邀请对方购买招标书｡此办法亦可在公开招标中,报名投标商家不足3家时使用｡

(3)投标､开标､评标､中标程序与公开招标相同｡

3､竞争性谈判

(1)拟定谈判方案｡国资处负责拟定谈判的主要条款｡对专业技术性较强或者需要方案论证的,由国资处组织专家论证｡拟定谈判方案时,如有重大问题,及时向有关部门zx｡

(2)谈判｡谈判工作由项目谈判小组实施｡谈判结束后,谈判小组应及时形成结论性意见,并提出经排序的拟供应商候选人名单｡项目监督组成员负责对谈判全过程进行监督｡

(3)采购合同的订立与审签｡国资处与第一候选供应商签订采购合同前,应将合同文本送审计部门审签｡如第一候选人拒绝签订合同,不退还其投标保证金并按招标书规定处罚,然后与第二候选人签订合同,依次类推｡

(4)国资处按审签后的合同实施采购｡

4､单一来源采购

程序与方法参照竞争性谈判｡

5､询价

(1)成立项目询价小组｡询价小组由国资处代表､请购人组成,成员总数为3以上单数｡

(2)起草询价书｡国资处按请购人所附详细信息起草询价书｡

(3)产生备选供应商｡监督人员从符合资质要求的商家库中随机抽取3家以上备选供应商,国资处以书面形式向备选供应商发放询价通知书让其报价｡

(4)报价｡备选供应商以书面密封形式在询价通知书规定的时间内报价｡

(5)评定｡项目询价小组按照最低价者供货的原则确定供应商｡(6)国资处按照项目询价小组的评定结果与供应商签订采购合

同,实施采购｡

(7)提供样品的,封存样品并经监督人员签字后交由请购人保存,以便验收｡

八､其它规定

1､专家库与商家库建设

(1)专家库｡行政办公类货物采购的专家库由国资处负责建立,包括专家的选择､进库､管理等｡专家库中应有一定数量的校外专家｡每年由国资处､采购监督组对在库专家进行一次评议,对评议不合格者应及时调整出库｡对严重违反相关纪律的,监督组提出书面意见,由国资处及时调整出库,情节严重者将追究相关责任｡

(2)商家库｡行政办公类货物采购的商家库由国资处负责建立,包括商家的选择､进库､管理等｡每年由国资处､采购监督组对在库商家进行一次评议,对评议不合格者应及时调整出库｡

国资处应做好在库商家服务质量､诚信等情况的记录｡中标后拒签合同的､毁约的以及具有串标､恶意中标､违反廉政规定等行为的商家,一经查实,取消其三年内在我校的投标权｡

2､费用

(1)考察费｡按照谁组织谁承担的原则办理｡国资处货物采购所需考察费用应纳入国资处年度经费预算｡委托采购货物的考察费用由委托单位支付｡

(2)专家费｡视工作量大小,校内专家每次50~100元,校外专家每次100~500元,外地专家的交通费､住宿费专项列支,以上费用纳入国资处年度经费预算｡委托采购货物的专家费用由委托单位支付｡

(3)标书工本费｡国资处的标书､询价书等均应根据标的额的大小收取一定的工本费｡该费由国资处收取并及时全额上缴学校财务,以补充招标费用,不得挪作它用｡

(4)投标保证金｡投标时,国资处应当根据标的额收取不低于0.5%的投标保证金,以防投标单位恶意中标后不与采购部门签订采购合同｡未中标投标人的投标保证金应在开标后及时退还投标人,中标人的应在签订合同之后退还｡

(5)履约保证金｡在签订采购合同时,由国资处收取不低于合同标的额0.5%的履约保证金｡合同履行