Z管理处报修投诉处理操作程序细则

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Z管理处报修投诉处理操作程序细则之相关制度和职责，管理处报修投诉处理操作程序细则一、报修投诉处理受理依据《物业管理条例》、《物业管理服务合同》、《住所质量保证书》、《住所用法解释书》、《前期物业管理协议》、《业主公约》等...

管理处报修投诉处理操作程序细则

一、报修投诉处理受理依据

《物业管理条例》、《物业管理服务合同》、《住所质量保证书》、《住所用法解释书》、《前期物业管理协议》、《业主公约》等国家法律规矩、政府有关文件规定。

二、报修投诉处理受理原则

本着"当好开发商的好帮手,做好业主大管家"的基本服务理念,热烈接待做好记录,接受报修投诉不得推委,内外有别落实责任,协调修理办好手续,催促修理确保质量,按照授权妥当处理,受理跟进责任到人。

三、修投诉处理受理

(一)、报修投诉处理受理单位

1、管理处客户服务中央是业主客户报修投诉的第一受理单位,管理处主任是第一责任人。

2、公司客户服务部是受理业主客户报修投诉的主管职能部门,部门经理是分管责任人。

3、公司投诉处理监督中央为受理业主客户报修投诉的协调处理机构,公司总经理为主任是协调处理责任人。

4、管理处工程修理组是现场检查修理主体,主管是零修急修第一责任人。

5、公司工程修理部(修理中央)是提供技术力气支持,解决重大疑难问题的主管职能部门,工程部经理是修理协调责任人。

(二)、报修投诉接待处理

管理处客户服务中央接待人员在接听业主客户报修电话时,要求在三次铃声之内接听,接听时务必礼貌规范,回答准时合理;当面接待时应主动礼貌问候,起身倒水,待业主入座后,才干坐下仔细耐性聆听,谨慎答复。客户服务中央接待人员在受理报修投诉时要问清有关问题,记录要点,如房号、姓名、联系方式、报修项目等,然后作出初步推断,确认担当修理责任主体,区分对待,分离处理。

1、报修的是业主房屋自用部位、自用设施设备。属有偿服务范围,要准时告之收费标准,立刻打印修理派工单,在五分钟内通知到工程修理组(部),准时或商定时光派员上门修理。

2、报修的是共用设施设备。向业主客户表示谢谢或歉意,告之大约完成修理时光,立刻打印修理派工单,在五分钟内通知到工程修理组(部)立刻组织修理。

3、报修的是房屋房产质量问题。如初步认定,或已经工程修理组(部)现场检查确认,是已过保修期或业主方造成损坏的项目,需业主方自己担当修理责任的,要按照国家有关规矩政策及相应楼盘有关合约等实际状况向报修人做出合理的说明,取得业主方的认可,一时难以认定的,要准时将信息反馈给业主方,管理处牵头组织有关方再次到现场查勘认定,在条件许可时要乐观帮忙业主解决问题,可为业主提供有偿服务,做好修理工作。

4、报修的是房屋房产质量问题,如是开发商遗留房产质量问题,首先应向业主客户表示歉意,给以安抚。受理后,应告之反馈查验确认修理责任方信息的大约时光,保持联系的电话及跟进责任人的姓名,立刻打印修理派工单在五分钟内通知工程修理组(部),组织人员到现场验查确认,须要时可要求有关方面调派工程技术人员一齐到现场会查确认,提出修理处理建议,落实修理责任单位,再向报修人通报修理施工方案、大约完成时光、需求业主协作事宜等有关事项。

5、急修抢修可由接待人员先通知工程修理人员挺直支配修理,事后补填修理派工单。

四、报修项目的修理处理

(一)、检查修理时限

1、建立并落实修理服务允诺制,工程修理部(组)在接到修理派工单或抢修急修电话后,务必在15分钟内随带工具赶到现场检查维修,要求零修急修准时率达到98%,返修率不高于1%。

2、业主客户零修报修项目、共用设施设备小项修理项目、急修项目力争在2小时内完成,不得超过24小时;普通修理项目务必在72小时内完成;大项修理、外来特约修理、需异地选购零配件的维

修项目,要求在48小时内向报修人解释状况,告之大约完成时光,并在修理进程中准时向报修人通报修理状况。

(二)检查修理手续办理。

1、为业主提供的零修急修有偿服务修理。务必开具收据,不得无凭证收费。请业主在修理派工单上签字认可,修理人员或管理员方可收取费用。

2、共用设施设备修理。属物业公司修理责任的,由工程修理组(部)负责完成修理任务,填写修理派工单。属保修单位修理责任的,由管理处负责联系支配修理,并按规定填写修理派工单。需开发商提供帮忙的,按程序开具《工作联系单》,以便得到确认、修理、费用认定。

3、房屋质量问题修理。修理责任分为开发商担当、物业修理基金、业主担当三种状况。

(1)、顺发恒业开发楼盘。本物业公司作为顺发恒业的下属企业应按照《物业管理服务合同》,在授权的范围内代表开发商担当部分修理责任。一是本公司有能力解决的修理项目,对已过建安保修期(但业主认定未超交付保质期),或保修单位不肯担当及不便担当的状况下,按照开发商的要求,按程序赋予准时修理;二是按照授权挺直与担当保修责任的施工方联系,组织催促修理施工;三是准时上报开发商,哀求支配修理施工,物业公司协助做好联络、现场管理等有关工作。全部修理项目不论事前事后一律要求开具《工作联系单》,经管理处主任签发,上报公司客户服务部审核,按照状况或单项或汇总开具《工作联系单》经总经理签发后上报开发商,作为联系、确认、费用结算凭据。

(2)、外接地产商开发楼盘。按《物业管理服务合同》,报修受理后准时与地产商联系,并开具《工作联系单》报公司客户服务部审核,经总经理签发,传递给该楼盘的地产商,要求限时确认回复,准时支配修理,小编们乐观做好施工现场监管、各方联络、信息反馈等物业服务工作。也可按有偿服务的原则,按相关程序,办理手续后为该楼盘地产商提供修理服务。

(3)、业主担当修理责任的。主要是帮忙业主搞好协调,做好修理施工现场的监管工作。如遇业主责任造成:物业存在平安隐患,危及公共利益及他人合法权益时,责任人不履行修理养护义务的。要遵照《物业管理条例》第五十六条的规定,做好协调工作准时支配修理,避开不良后果产生。如有业主托付,务必按有偿服务的原则,为业主提供良好的服务,乐观妥当支配好修理施工,合理收取费用。

五、报修项目的跟进回访及善后处理

(一)、报修项目的跟进回访

1、根据"谁受理,谁跟进,谁回访"的原则,接受报修的管理处客户服务中央值班人员作为该修理项目的跟进责任人,应在第一时光将自己的姓名、电话告知报修人,并负责对该修理项目跟进,直至该项目修理完毕,或该修理项目已转移到其他部门的某一特定受理责任人负责继续跟进时,跟进责任人须与报修人、相关方保持联系,准时反馈有关信息。

2、报修项目修理完成后,工程修理组(部)须在24小时内将修理派工单交回管理处客户服务中央,再后由片区管理员在72小时内举行电话、上门走访等形式回访,查核修理结果。

(二)、报修项目的统计上报

1、建立修理项目的统计上报备查制度,工程修理组(部)须天天做好自行担当修理任务项目的登记日志,隔日与客户服务中央核对,未完成的项目向客户服务中央解释状况,继续做好修理直至完成存档备查。

2、管理处客户服务中央每月须将全部报修项目汇总上报公司客户服务中央查核确认,并上报开发商。对未完成的项目由公司客户服务中央负责督办、协调直至完成该报修项目的修理。

3、工程修理组(部)自行担当修理项目处理完成周期需超过三天的,处理责任人务必填报"质保期修理方案",报工程修理部经理、管理处主任审批同意,处理进度务必每日登记"完成进程表"并向工程修理部经理汇报。

六、报修项目引发的投诉处理

有的报修项目业主对超过保质期限不承认、无理或不合理提出补偿要求、对损失赔付标的不认可、对修理质量不惬意及其他一些缘由往往会引发投诉,物业管理企业有责任和义务担当受理,做好协调,接受托付商谈处理等物业服务工作。

有关报修项目的投诉受理:

管理处作为客户投诉第一层面受理单位,管理处主任为受理投诉第一责任人,管理处客户服务中央接待员务必做好接待记录等投诉受理工作,准时处理普通事项的投诉,做好善后工作;

凡对修理责任认定有分歧的,对报修项目有损失赔付要求的,对修理质量及其他有关问题不惬意的,均应准时通知管理处主任到场处理,管理处主任作为投诉受理第一责任人按职责务必与有关业主面见商谈,答复业主的诉求,不得抵赖、回避、迟延,在商谈时应讲求谈判技巧和艺术,答复诉求时应以有关法律规矩文件,合同契约为依据,有利有节,看法乐观,诚挚耐烦,动之以情晓之以理,掌握"乐观修复,避开损失影响,力争不赔少赔"的原则谨慎答复,不得超越职权擅自做主处理。

1、小额赔付可以电话请示开发商有关领导,同意后现场答复,事后开具《工作联系单》,书面确认,凭单结算。

2、赔付标的较大,做好业主安抚工作,尽量摸清对方的目的、诉求下限,商定时光另行商谈,同时准时向公司客户服务部上报《工作联系单》,由公司客户服务部经理斟情拟订解决计划,将有关状况开具《工作联系单》,经总经理签发后上报楼盘开发商,哀求派员参与商谈,或授权赔付详细金额及解决方法,按照《工作联系单》签复意见,由公司客户服务部经理负责组织牵头,再与业主商谈,原则上仍由管理处主任代表有关方面与业主会商面谈,公司客户服务部经理可按照需求乐观参加商谈,反复商谈直至有成绩,须要时可汇同开发商代表及物业公司总经理挺直参加商谈。商谈胜利后,当事业主务必签署《和解备忘》,事后凭《和解备忘》、《工作联系单》向责任方结算赔付。

3、业主对修理质量不惬意时,要乐观帮忙解决,尽量满足业主的要求,物业公司工程修理组(部)