降低工程资料的查询耗时率

降低工程资料的查询耗时率第1页，共60页，2023年，2月20日，星期四一、项目介绍

工程资料对于施工企业来说是其根本，无论是工程投标、工程施工到工程竣工验收等环节均离不开工程资料，它的使用范围之广、频率之高是显而易见的。第2页，共60页，2023年，2月20日，星期四一、项目介绍工程资料的管理有其自身的特点和难点：资料种类繁杂、收集周期漫长、涉及部门科室众多等。我们就是抓住这些特点，立足攻破难点，在杂乱无章的资料中寻找贯穿于始终的主线，通过利用软件技术，实现企业内部资源的共享和协同，克服企业中的制约，使得各部门科室负责的工程资料最大程度的无缝平滑的衔接，从而提高管理的效率和业务的精确度。第3页，共60页，2023年，2月20日，星期四一、项目介绍该项目是本QC小组自行开发的电脑工程资料管理软件，通过“工程资料＋软件＋电脑”的管理新思路，实现降低资料查询耗时率的目标。

第4页，共60页，2023年，2月20日，星期四二、小组简介小组成立时间：2001年2月活动时间：2006年4月～2006年10月课题类型：管理型小组构成：彭洁（组长）杨俊（副组长）何晓俊（组员）胡基冬（组员）孙丽萍（组员）吴开强（组员）

第5页，共60页，2023年，2月20日，星期四三、选题理由

1.为了给有关资料提供编制依据，提高编制效率，要求必须在有限的时间内，完成对相应原始工程资料的查询。2.把大海捞针式的翻阅查询演绎成轻松的鼠标点击查询，充分利用现有资源，提高工作效率，最大限度地解放人力。这正是现代化办公模式所要求的。3.部门领导要求开展QC活动，有效提高工程资料的查询效率。第6页，共60页，2023年，2月20日，星期四四、现状调查★现状

现有的工程资料大多数为人工整理、装订、存档，并且多为纸质材料，在面临大量翻阅、查找的时候，就凸显出此种方式的弊端来。查询资料时必须小心，否则易造成原始资料不可逆转的损坏。工程资料大多均已装订成册，查找起来费时、费力，使查阅者淹没在各种资料档案中。第7页，共60页，2023年，2月20日，星期四★现状

如果需要复印资料，装订成册的资料又会给复印带来诸多麻烦并且降低复印效果。纸质材料在保存上要防火、防霉、防水、防老鼠啃嗜，既便这样，多年以后，字迹依然会变的模糊不清。第8页，共60页，2023年，2月20日，星期四★

分析

针对以上所阐述的现状，我小组在开发软件前展开深入调查，全面分析了影响工程资料查询效率的各种因素，并针对06年5月份黔桂线扩能改造站后工程商务标编制过程中，造成资料查询缓慢的各种情况进行了分类统计见表2，并作出频率统计表3：

第9页，共60页，2023年，2月20日，星期四表2影响查询效率因素统计表

第10页，共60页，2023年，2月20日，星期四表3影响查询效率频率统计表第11页，共60页，2023年，2月20日，星期四排列图第12页，共60页，2023年，2月20日，星期四

从排列图中可以看出，仅查询方式落后和工程资料缺乏关联性这两项因素，共造成在黔桂线扩能改造站后工程商务标编制过程中，耗时70小时，占工程资料查询总耗时的（50＋20）÷80＝87％。因此，造成工程资料查询费时的主要问题是查询方式落后和工程资料缺乏关联性。假如能处理好以上两个问题的60％，可使工程资料的查询时间缩短{1-[80-（50+20）×60％]÷80}×100％＝52.5％。

第13页，共60页，2023年，2月20日，星期四本次活动的目标：将工程资料查询总耗时缩短50％。

五、目标及可行性论证第14页，共60页，2023年，2月20日，星期四目标可行处理好这两个主要问题，即可使工程资料的查询时间缩短52.5％

公司、部门领导的高度重视，给目标的实现提供了精神支持。

公司现有的硬件设备和丰富的网络资源为目标的实现提供了物质保障。

经验丰富的软件开发人员及熟悉业务流程的配合人员为目标实现提供人力保障。

小组成员第15页，共60页，2023年，2月20日，星期四六、原因分析第16页，共60页，2023年，2月20日，星期四七、要因确认

序号末端因素验证方法调查确认日期负责人结果1新技术不易被大众所接受小组分析、讨论由于习惯问题，新技术不易被接受，若新技术真正被推广，渐渐为人们所知，感受到其中带来的便捷，自然容易被大众所接受。06.6杨俊彭洁非要因2缺乏有效的检索查询现场调查现有的工程资料缺少检索查询功能，不能基于工程的名称、时间、地点、档案编号、专业等关键词进行分项精细查询。06.6彭洁要因3缺乏资源共享现场调查公司拥有丰富的网络资源，只要充分合理运用，把工程资料共享，既可达到提高查询效率、缩短查询时间的目的。06.6何晓俊非要因4缺乏相应的电子文稿现场调查现有的工程资料多为纸质，为了突破查询瓶颈，必须完成纸质向电子文稿的转型。

06.6胡基冬要因5缺乏专业的资料管理人员小组分析、讨论

通过专业培训，可以使现有的资料管理人员掌握先进的管理方法。06.6何晓俊非要因第17页，共60页，2023年，2月20日，星期四七、要因确认序号末端因素验证方法调查确认日期负责人结果6缺乏有效的软件技术支持

小组分析、讨论由于缺乏软件技术支持，现代化资料管理方式无法开展，这个矛盾尤为突出，也是提高工程资料查询效率的关键所在。

06.6杨俊要因7资料分管部门科室较多

小组分析、讨论

有某个部门牵头，最终所有工程资料汇总至此，可解决工程资料较为分散的弊病。

06.6孙丽萍

非要因8资料整理不及时小组分析、讨论有专人负责，领导监督，及时完成对工程资料的整理与更新。

06.6吴开强

非要因9缺乏统一的资料管理模式

小组分析、讨论

总结经验，用文字归纳出资料管理的方法与细则，并形成规程，照章办事，从而达到统一管理模式的目的。

06.6吴开强非要因第18页，共60页，2023年，2月20日，星期四

要因确定1缺乏有效的检索查询

2缺乏相应的电子文稿

3缺乏有效的软件技术支持

第19页，共60页，2023年，2月20日，星期四八、制定对策

第20页，共60页，2023年，2月20日，星期四八、制定对策要因：缺乏有效的检索查询对策：建立多层次、全方位、模糊检索方式对常用检索关键词进行优化，保证其共性的同时，又具备特性。从而确定最终的检索关键词。

调查查询者的使用习惯，统计出各类检索关键词的使用频率

措施一措施二措施三措施通过观察使用频率，挑选出常用的检索关键词，并分别在工程资料中找出这些关键词的内在逻辑关系。

目标：通过多样化的检索方式，对资料进行精准查询，从而缩短查询时间

第21页，共60页，2023年，2月20日，星期四八、制定对策

要因：缺乏相应的电子文稿对策：通过原始纸质资料制作电子文稿三三措施二措施三措施一将所有原始纸质资料收集整理完毕在电脑中建立相应的工程名称文件夹将所有原始资料按照工程名称归类，通过扫描将纸质资料转化为电子文稿并保存在建立的对应文件夹中

目标：为电脑的海量查询提供信息基础，从而缩短查询时间

第22页，共60页，2023年，2月20日，星期四八、制定对策

要因：缺乏有效的软件技术支持对策：制作电脑软件，实现预想查询效果目标：运用制作的电脑软件，实现高效无纸化的资料查询采用B/S技术架构，兼容各种主流数据库和操作系统制作工程资料查询软件

措施一将所有的电子文稿上传，实现多样化的检索查询功能

措施二运用网络资源，将资料共享，并对系统进行调试和试运行措施三第23页，共60页，2023年，2月20日，星期四九、对策实施实施一：建立多层次、全方位、模糊检索方式首先，小组成员随机选取了需要长期进行资料查询的五十位被调查者，并在他们中展开检索关键词使用频率的调查。调查结果见表6：第24页，共60页，2023年，2月20日，星期四第25页，共60页，2023年，2月20日，星期四其次，从调查表中观察使用频率，不难发现最常用的检索关键词依次是：工程名称、工程时间和工程专业，占使用频率的90％。而这三者之间又存在着内在逻辑关系。见图3：第26页，共60页，2023年，2月20日，星期四工程时间资料库工程名称工程专业第27页，共60页，2023年，2月20日，星期四最后，小组成员以调查结果为依据，以逻辑关系为基础，充分发挥主观能动性，对检索关键词进行了优化改进。1.将原本互相独立的检索关键词，利用其内在逻辑关系进行嵌套渗透改进。查询者可以同时对两个及以上关键词进行查询，查询结果为满足所有查询条件的交集部分。优点：多层次、全方位，避免重复查询，提高查询的效率及精准性。第28页，共60页，2023年，2月20日，星期四2.将基于“工程名称”搜索改进为“工程名称模糊搜索”。查询者不用记住工程的全名，只要记住工程名称中任意文字，以这些文字作为检索关键字对工程资料进行查询。优点：这一改进更为人性化，方便了查询者，缩短了查询时间。第29页，共60页，2023年，2月20日，星期四

总结：在随后的企业简介制作过程中，我们采用了先进的工程资料关键词检索查询，共制作工程业绩97项，仅耗时16小时，大大缩短了工程资料的查询时间。

第30页，共60页，2023年，2月20日，星期四九、对策实施实施二：通过原始纸质资料制作电子文稿1.分别在经营部、工程部、档案馆收集近五年的工程资料并对这些资料进行整理编号。制作资料目录如表7：第31页，共60页，2023年，2月20日，星期四第32页，共60页，2023年，2月20日，星期四2.在电脑中建立相应的工程名称文件夹。这是一项繁琐而细致的工作，在QC小组活动中该项工作耗费的精力是最大的，通过全体小组成员的努力，历经三周时间将2001～2005年的所有存档资料共144项工程的有关资料建立了相应的文件夹且每个工程文件夹下均包含基础信息及相关文档信息。如表8：

第33页，共60页，2023年，2月20日，星期四第34页，共60页，2023年，2月20日，星期四第35页，共60页，2023年，2月20日，星期四3.通过扫描仪及图片编辑软件（PHOTOSHOP）将纸质资料转化为电子文稿，并添加在电脑的对应文件夹中。在进行完工程资料电脑建档以后，小组设置专职人员负责原始资料的扫描编辑工作，随后再对图片进行后期处理，要求扫描图片尺寸一致、摆放横竖一致、高清晰、高质量、低容量（图片所占存储空间要小）。第36页，共60页，2023年，2月20日，星期四总结：在随后的地方工程银湾置业·浣花苑的标书编制过程中，所有的业绩及获奖证书、企业证照均采用了电子文稿进行直接打印，不仅节约了大量查找、复印资料的时间，并且制作的标书从书面上看美观、清晰，大大提高了标书的质量。

第37页，共60页，2023年，2月20日，星期四九、对策实施实施三：制作电脑软件，实现预想查询效果首先，小组成员通过对业内人士的大量走访调查、分析讨论，最终决定采用B/S（浏览器/服务器）技术架构，兼容各种主流数据库和操作系统的方式进行软件制作。第38页，共60页，2023年，2月20日，星期四优点：1.用户界面完全在WWW浏览器中实现，主要事务逻辑在服务器端实现。B/S架构利用不断成熟和普及的浏览器技术来实现原来需要复杂专用软件才能实现的强大功能，不仅极大的节约了开发成本，在产品的表现力上，提升的效果也极为明显。第39页，共60页，2023年，2月20日，星期四优点：2.免客户端维护、免客户端安装、免升级、集中管理、低带宽接入，高安全性。3.在B/S架构下，尽管服务器操作系统的选择很多，但不管选用哪种操作系统，都不会对人们使用windows作为桌面操作系统造成不利影响。4.采用数据库，提供了海量数据存储服务也便于数据管理更新，可操作性强。第40页，共60页，2023年，2月20日，星期四软件架构过程：1.需保证服务器上具有操作系统。2.在操作系统上安装web应用服务器（apache）。通过该服务器，向客户端发布信息，便于用户用浏览器进行访问。3.在操作系统上安装数据库（mysql）。提供了海量数据存储服务便于数据管理更新，可操作性强。

第41页，共60页，2023年，2月20日，星期四软件架构过程：4.建立用户的权限控制登录机制。

5.建立用户远程数据维护接口。6.建立用户数据检索接口。第42页，共60页，2023年，2月20日，星期四功能实现过程：1.上传功能的实现用户只需指定上传的源文件，系统将自动复制源文件完成向服务器端传送的任务。第43页，共60页，2023年，2月20日，星期四第44页，共60页，2023年，2月20日，星期四功能实现过程：2.多样化的检索查询功能的实现通过sql的各种组合实现逻辑与的数据精确查询，通过like关键字实现逻辑模糊查询

。最后，运用网络资源，将资料共享，并对系统进行调试和试运行。第45页，共60页，2023年，2月20日，星期四第46页，共60页，2023年，2月20日，星期四总结：在贵州网通标书编制过程中，我们运用了新开发的工程资料软件进行相关资料的查询，开创了多名编制人员在各自的电脑上同时调用资料，联网协同编制同一标书的新纪元。大大缩短了标书的编制时间。第47页，共60页，2023年，2月20日，星期四工程资料管理软件于2006年8月20日调试结束，实现了电子文稿上传和多样化检索查询等功能。在随后类似于黔桂线编标的改建铁路襄渝线增建二线站后工程的标书编制中，对开展QC活动后资料查询效率进行检查作出检查统计表9：十、检查第48页，共60页，2023年，2月20日，星期四第49页，共60页，2023年，2月20日，星期四由统计表知，改建铁路襄渝线增建二线站后工程标书编制，通过采用资料查询软件，共出现各种因素影响工程资料查询效率的事件18次，查询资料总耗时15小时。第50页，共60页，2023年，2月20日，星期四

根据检查结果，我们对两个类似工程的商务标书编制，作出了活动前后影响资料查询效率因素对照表10：十一、效果第51页，共60页，2023年，2月20日，星期四

第52页，共60页，2023年，2月20日，星期四由表10可知：①.开展活动前，在黔桂线站后工程标书的编制过程中，出现各种因素影响工程资料查询效率的事件160次，查询资料总耗时80小时。第53页，共60页，2023年，2月20日，星期四②.开展活动后，在类似的襄渝线站后工程标书编制过程中，出现各种因素影响工程资料查询效率的事件18次，查询资料总耗时15小时。比开展活动前的查询时间缩短了（80－15）/80＝81％。实现了小组活动的预期目标。第54页，共60页，2023年，2月20日，星期四耗时（小时