海关帐“三帐平衡”自查自纠

企业如何引用“三帐平衡”的原理自查自纠目前企业的帐实际上十有八九都有没法平衡的问题，这是过往十几年来企业被查时都共同出现的问题，而还没有被查过的许多企业对此却是不加重视，甚至有些企业连帐都不做、更谈不上三帐的平衡了，在海关来查厂时两手空空，一筹莫展，不知如何是好。由于不同的企业有不同的背景，本专题主要是从企业应如何建帐并通过一些检查的方法确保三帐的相对平衡，而不能针对众多企业的个案，故企业要学会引用三帐平衡的原理来指导企业海关帐的记帐和维护，以达到海关对企业建帐的要求，在海关来查厂时达到处变不惊，从容应付。一、企业建帐原理图二、“三帐”不平衡：90%加工贸易企业共同危机什么是三帐：三帐是指外商投资企业在日常的经营活动中，根据国家有关部门的管理规定而必须建立的财务帐、仓库帐（物流帐）、海关帐（或报关帐）。具体而言，包括以下：1.1、 仓库帐（物流帐）保管15年1、进出存帐包括：原材料收发存帐、产成品帐、边角废料帐、生产设备帐、委托加工和受托加工帐；、仓库帐包括的单证：出入仓单、送出货单、领料单、退货单、生产订单、采购单、收发货转厂记录表；1.2、 财务帐（保管25年）1.2.1、 加工贸易企业总帐；1.2.2、 明细帐；1.2.3、 银行存款帐；1.2.4、 现金日记帐；1.2.5、 资产负债表；1.2.6、 各种原始凭证。1.3、报关帐（所有文件最少保存3年）1.3.1、 已核销仍保存三年的加工贸易手册及报关单；1.3.2、 现执行的加工贸易手册及报关单证；1.3.3、 设备的征免税证明及报关单及相关批文；1.3.4、 内销料件的各种缴税完税凭证；进料加工转内销相关凭证；1.3.5、 料件结转的有关凭证；1.3.6、 进出口运输单证及各种协定。三帐平衡的概念：在外商投资企业的管理活动中，根据国家有关规定而建立的财务、仓库、报关三账的记帐结果，理论上要求相对平衡的。三帐是否平衡这也是海关在检测一个企业是否规范经营和科学管理的常用方法。2、“三帐”不平衡的危机：加工贸易企业在正常的日常经营及活动中，应对本公司或本单位同时存在的三帐采取有效的监督管理办法，使反映企业实际经营状况的三帐达致相对合理范围平衡。但目前，大部份企业因为种种原因，企业三帐很难平衡，有部分企业报关与仓库、财务基本没有沟通，这“三帐”自然更不会去做平衡比较了。长期下去，企业“三帐”不平衡状况越来越大，不符合海关监管要求，引发众多海关问题，企业正常的生产经营也受到诸多影响，导致企业危机。三、 为什么企业的三帐总是不平衡：在三帐中，真实详细记录每一帐都非常重要，但对一些中小型企业来说，可能仓库和财务的帐会有专人来记，而报关帐则可能根本不作记录，全年只有一两个报关员每日在报关，根本谈不上报关帐的建帐维护和更新。有些企业干脆就把报关合同当作报关帐记录了事。仓库帐、财务帐与报关帐也很少进行平衡分析，或者很少采取有效措施来平衡三帐。四、 造成三帐不平衡的具体原因有哪些？1、 工程技术部提供的BOM（物料清单）不准确或企业向海关申报的单损耗不准确；2、 企业内部工艺提高了，损耗小了，但合同损耗率没有更新；3、 实际的生产用料量已发生改变而合同单损耗没有更新；4、 向海关申报的单损耗是众多产品的平均BOM；5、 仓库物料或成品发生流失，或退补料后有关三帐没统一记录；6、 海关转厂数与实际送货数不相符；7、 企业擅自内销或以一般贸易出口保税物品等；8、 企业商品核算单位与海关商品核算单位不统一；9、 企业送（收）货样品没有申报；10、 企业管理不善，出现品质问题、失盗、失火，其它自然灾难;五、怎样有效解决企业现存三帐不平衡问题三帐平衡是指一定范围内三帐之间的相对平衡，而不是绝对的平衡，企业三帐间的结果差异代表该公司报关事务的内部管理水平的高低和规范程度。1.要做到三帐平衡的方法有哪些？1.1如何做到三帐平衡:、确保向海关申报的BOM与生产实际的BOM-致，报关组定期与相关部门进行沟通，发现存在差异及时变更；、工程部有BOM发生变更或有新产品的BOM，必须及早通知报关组，报关组要及时到海关报备新的BOM；建议有条件的企业引用电子备案，电子备案模式对企业BOM的修改非常便利；、报关组、仓库、财务部统一使用同样的单位和数据凭证进行记帐，遇到不一致的地方要协调，必须保证数据和相关的记录凭证一致；、报关组、仓库、财务部每月必须盘点各自部门的帐目，在每月的截止那天进行数据对帐，仓库的库存数必须结合公司财务部人员定期盘点，以验证仓库进出存帐与实物的进出存相一致，有条件的企业最好每月进行一次盘点，没条件的企业最少每季度需要进行一次盘点，仓库盘点是确保三帐平衡的重要环节，通过盘点得知的实际库存与报关、财务理论的库存作比较，可得知差异的程度和找出差异的原因；而且企业全面盘点也是企业管理必不可少的方法;、通过盘点算出三帐的差异，召集仓库、财务、报关部开会找出真正的原因并制订出调整平衡的方法和计划；、对三帐差异数进行调整的主要方法有哪些？（略）六、如何有效管理和保持企业三帐平衡1.1、 企业必须按照海关的要求建立三帐和记帐，同时保存相关的单证；1.2、 企业必须严格按照海关的管理规定要求企业，不擅自内销等；1.3、 加强转厂的管理，确保在海关结转的数量与实际送货数相符；1.4、 重视企业海关的建立和管理，必须将保税与非保税物料帐分开记帐和管理，同时在实际的仓储时将保税与非保税物料区分存放和管理；1.5、 有条件的企业可买报关管理软件将数据进行每天更新和自动提取，有关的维护和数据更新必须专人定时完成，以保证三帐在海关规定的年限内仍然可查询；1.6、 实行ERP软件管理的大企业可沿用现有的记帐方法；要求是该企业记帐的结果和方法符合海关的监管要求。1.7、 传统手工记帐存在很多问题，不仅工作量大，错误率高，也不便于核算，更不便于数据维护，建议购买符合海关监管要求的软件来替代传统手工记帐。2、现执行合同物料平衡表:生产计划（合同）执行差异分析平衡表单位：东莞市赛文计算机技术服务有限公司截止日期:2005-12-31货，物名【称进口出口（折原材料）实际库存项目12345=1+2+3-4678910=6+7+8-91112131415=+]序号备案数量合同总进口数收货未杓结转结转未收货合同送货未结转结转未送货原材料半成品折原材料成品折原材料发外加工未返回仓J总品名单位有关封无关封总来源总出口数有关封无关封总流向备注＜一＞:表中“仓库灭失或盈余”栏16=15-（5-10）；＜二＞:表中“合同总进口数”栏1=现执行合同的直接进口数+结转进口数+余料结转数；〈三＞：表中”仓库灭失或盈余”栏正数为仓库物料盈余，负数为仓库物料灭失；〈四＞：表中“合同理论库存”栏17=5-10；〈五＞：表中“合同余数”栏18=1-6；〈六＞：表中“可解释仓库灭失或盈余”栏21=10-19±20（当自查补税原因为盈余时应减去此项数据，为灭失时应加上此项数＜七＞:表中“国内购买”栏19可根据仓库盈余数量的大小提供所需发票；

3、企业整体物料平衡总表:企业生产物料平衡总表单位：东莞市赛文计算机技术服务有限公司 截止日期:2005-01-31物名称项目总进仓数成品销售总耗用数实际盘点，12345=1+2-3678910=6+8-71112序号品名单位备案数量合同总进口收货未结转结转未收货国内采购总来源合同出口数送货未结转结转未送货国内销售总流向原材料半成品折原材料成备注＜一＞:物料差异数量=15-(5-10)＜二＞:第1项：合同总进口包括现执行合同的直接进口、结转进口、余料结转数。＜三＞:物料差异数栏正数为仓库物料溢余，负数为仓库物料灭失。4、报关理论库存与仓库实际库存存在差异原因有哪些？1） 工程技术部提供的BOM（物料清单）不准确或企业向海关申报的单损耗不准确；2） 企业内部工艺提高了，损耗变小，但合同损耗率没有更新；3） 企业内部工程变更，物料用量计划改变，而合同单损耗没有及时更新；4） 向海关申报的单损耗是众多产品的平均数；5） 仓库物料或成品发生流失未及时处理，或退补料后未进行“三帐平衡”的统计；6） 企业实际送货数与报关转厂数不相符；7） 企业擅自内销或以一般贸易出口保税物品；8） 企业商品核算单位与海关商品核算单位不一致，单位换算率不准确造成资料统计错误；9） 企业送（收）货样品没有如实向海关申报；10） 企业管理不善，出现品质问题、失盗、失火，其它自然灾难；11） 企业品名与海关合同品名没有建立明确的对应关系表，造成企业混转、混报情况；12） 报关、仓库、财务未使用相同凭证进行记帐；13） 国内购买料件（未开发票）替代保税料件出口成品；14） 仓库未建立正确的盘点机制，导致盘点数据不准确；15） 半成品、成品还原成材料时核算方法不正确。5、如何正确核算企业报关理论库存与仓库实际库存差异？企业可每月对仓库、车间进行盘点，并结合进出存帐数据、收（送）转厂对照帐数据、国内采购数据、自查补税及其它征税数据、现执行合同进出口数据等，进行对碰分析，并填写生产计划（合同）执行差异分析平衡表，形成三帐平衡预警机制。此机制主要可监控如下数据，企业应针对相关数据重点评估。1、未作关封已收（送）货数2、 已转厂未收（送）货数3、 合同余数4、 理论库存5、 仓库可解释灭失（或盈溢）数6、报关理论库存与仓库实际库存存在差异处理有哪些方法？企业通常因上述原因造成现执行合同与实际库存存在差异，但无论如何差异只会有两种结果，那就是海关常说的料件溢余或短少，但从任何角度来说这两种结果对企业都是没好处的，企业在处理此类问题时，应根据产生的原因并严格按照海关的法规