激发个人效能的五个选择

激发个人效能的五个选择主讲/毕美琪睿仕管理（RightManagement）资深讲师课程介绍课程名称：激发个人效能的五个选择供应商：睿仕管理睿仕管理为富兰克林·柯维公司在大中华区以及新加坡地区的独家代理机构学时：1天课程大纲：选择一：以重要性作为行动根据，别让急事牵着鼻子走选择二：追求卓越，远离平庸选择三：安排好大石头，不要在沙砾上浪费时间选择四：做技术的主人，别让技术支配你选择五：保持旺盛精力，避免精疲力竭历史上没有哪个时代能让我们做今天能够办到的事情。信息技术大大增强了我们的力量，我们能够在几秒之内接触到人类几乎全部的知识，能够与人随时随处沟通；轻触屏幕，能够买下一本书并同时开始阅读；我们的智能手机比我们要聪颖得多。这应当是一种有着不凡效能的时代，但实际并非如此。现实是一天之内我们的思维要做诸多的决定，有些决定更复杂，因此决定的数量和复杂性是这个时代的一大挑战。其二，我们的注意力正遭受侵袭，我们面临着被短信、微博、即时信息、邮件以及无穷无尽的社交媒体更新所沉没的危险。我们过去是偶然被打断，现在的干扰是持续不停的。大脑科学告诉我们，21世纪对信息的上瘾可能会变化我们的大脑构造，把我们全神贯注的能力削弱到几乎为零。其三，以上的挑战加剧了当代人的精力和能量的危机。面对生活中令人如此筋疲力竭的效能悖论，我们要怎么办呢？幸运的是，富兰克林柯维公司研究人类的效能问题超出30年。我们有五个选择，它能够解决决策管理、专注力管理和能量管理。如果持续作出这五个选择，它能够协助你做出高价值的决定，聚焦你最高最佳的注意力在最优先的事情上，并保持你想保持的高精力的状态，从而实现卓越效能（见图表1）。选择一：从要事着手，别让急事牵着鼻子走。选择二：追求不凡，远离平庸。选择三：安排好“大石头”，不要在沙砾上浪费时间。选择四：做技术的主人，别做技术的奴隶。选择五：保持精力充沛，避免精疲力竭。下面，我们重点介绍前三个选择。从要事着手，别让急事牵着鼻子走在有关如何投入时间的问题上，大部分人不外乎两种思维模式：紧急性和重要性。无论你是以紧急性还是重要性的思维模式来运作，它都会进一步影响你的生活。我们的普遍思维模式是首先对急事做出反映，先对那些眼前的事情、“需要”我们即刻关注的事情做出反映。由于这类事情总是无穷无尽，我们相信提高效能的唯一途径就是努力以更快的速度做更多的事情。而不凡的思维模式则是从要事着手，主动主动地明确哪些是对的的事情，然后对它们采用行动。生活在何处？我们做任何事情都能够归入下列其中一种象限（见图表2）。第一象限：必要事务象限（或者“生存象限”）第一象限的事务既重要又紧急。这些事务找上门来，你得立刻解决。因此我们称之为“必要事务象限”。例如，一名愤怒的客户来电投诉，一位朋友突发心脏病，厂房一台核心的机器忽然发生故障罢工。但请注意，大部分第一象限的事务是能够避免的。第一象限的回报普通等于或不大于你所投入的时间和精力。这里进行的往往是“救火”似的危机管理。灭火能协助你急救出点什么，但发明不出新的内容。停留在第一象限的人们往往对紧急的事务上瘾，通往大脑的门户被多个争先恐后求关注的紧急事务挤得满满。“紧急性”思维模式会得到某些奖赏，但那是临时的，由于终日与持续不停的危机为伴最后会令你精疲力竭。第二象限：拥有不凡效能的象限第二象限的事务重要但不紧急。它是“不凡效能象限”，由于在这里你掌控自己的生活，发明自己美妙的将来。第二象限的回报永远不不大于投入，并且是远远不不大于你所投入的时间和精力。生活在第二象限的人们富有创意，主动主动的工作，从而变化世界。他们从要事着手，不会让急事牵着鼻子走；他们预先计划，做好准备，防止危机的发生；他们学习、发明、培养关系；他们注意持续更新，避免精疲力竭；他们做那些每个人都懂得最重要但往往无视的事情。第三象限：干扰象限（或者“被欺骗象限”）第三象限的事务很紧急但不重要。许多人在第三象限虚掷大量光阴，还觉得自己的时间花在了第一象限，其实他们只是在对其别人的紧急事务作出反映。第三象限特别含有破坏性，它的回报永远低于所投入的时间和精力，由于它们都被荒废在不重要的任务上。电话、邮件、短信、空洞的例会、顺道拜访的人们——让人产生完毕了正事的错觉，而事实上只是在原地踏步。与此同时，真正重要的事务被抛诸脑后，你总在忙忙碌碌应付着多个久远而毫无意义的事情，没有带来任何真正的变化。第四象限：荒废象限（或者“浪费的象限”）第四象限代表既不重要也不紧急的事务，我们称之为“荒废象限”，由于这里根本做不出任何富有成效的事情。生活在第四象限的人们把大量时间浪费在看电视、玩游戏、熬夜上网和整天更新Facebook上。生活在第四象限是什么感觉？可能会有临时的满足，但是内心深处只有对自我的厌恶。缺少目的感的他们只能在极端生活中寻找平衡，由于他们看不到更故意义的选择。生活在第二象限现在你应当对生活中如何把要事放在第一位看得更清晰了：首先，彻底远离第四象限，尽量减少第三象限。你要生活在重要的象限里。没人但愿过充满干扰或浪费的生活。另首先，只有在必须状况下才到第一象限。花太多时间在第一象限会令你精疲力竭，由于你大部分时间都要应对危机，而如果你把更多时间花在第二象限，这些危机根本就不会发生。最后，转移到第二象限，永远待在那儿。建立第二象限文化生活在第一和第三象限是一种本能，第二象限才是一种选择。因此你要开始在身边建立第二象限文化，只要做几件简朴的事情，就会渐渐看到身边的变化（见图表3）。首先，把自己看做一名老师，开始宣传第二象限。核心是与身边的人分享你对时间矩阵的理解。与上司和同事一起坐下来，给他们画出时间矩阵，询问他们哪些任务、项目或事务分属哪个象限。这样做会令人幡然顿悟，由于他们开始意识到自己把多少时间花在了相对不重要的事务上。很快你就会听到人们使用同一种语言：“这是第一象限事务吗？我与否需要立刻做？”“这是第三象限事务吗？我们真需要做这件事吗？”“我想我现在在第四象限。我们能做些什么来变化这种状况呢？”“这是一种第二象限要务。我们所需要在这个上面投入时间。”另首先，对第二象限说“是”。当某人请你帮忙做相对次要的事情时，你要能礼貌而安静地说出“不”，由于你的内心深处始终在燃烧这一种大大的“是”。此时，难就难在要对其它事务说“不”。如果你想真正拥有不凡的效能，你就不会屈服于每个对你的时间所提出的规定。在选择的一刻，你停止、澄清规定，并根据时间矩阵决定如何采用行动。你说“不”的次数越多，留给第二象限要务的“是”的时间就越多。第二象限的事情一向不会主动找上门，你要以主动的思维模式主动投奔第二象限。你对少数真正重要的、能带来大不同的事务要意志坚定。由于你经常说“不”，因此你在某些人当中可能不那么受欢迎，但为了心中的“是”，一切都值得。追求不凡，远离平庸你已作出第一种选择：从要事着手。接下来你必须搞清晰对你重要的是什么。好好检视内心的感觉和想法，就会理解什么事情是你真正需要，值得全力以赴。简而言之，就是要清晰定义你的最高要务。这会协助被大堆干扰罩上一层迷雾的头脑重新看清问题。你将按自己设计的、而不是默认的方式生活。这个选择将协助你持续走在通往不凡效能的道路上，不偏离到“平庸”之路——把你引向被互相冲突的需求活埋的境地。明确生活中的重要角色归根终究，你的最高要务来自你的内心深处：来自“你是谁”。事实上，你是许多不同角色的综合体。你可能是一名工程师、律师或教师，你还是别人的孩子、兄弟、妻子或母亲，你同时又是社会中思考的一份子，公民、协助者、学习者、朋友。全部这些角色对你来说都重要，他们决定你是谁。当我们谈论你所扮演的角色时，我们不是在说由你的性别或功效或别人对你的盼望所定义的普通角色。我们说的是从根本上对你重要的事情所定义的第二象限角色——由它们对你及周边人生活的影响所定义的角色。一种职能角色和一种第二象限角色有着巨大差距（见图表4）。职能角色是机械的，而第二象限角色意味着发挥影响力，激励并奖励自己和依赖你的人。任何角色，无论多么微局限性道，都能够发挥变化的作用。你的第二象限角色：·代表你真正的责任和关系·体现你最进一步的价值观、最高的愿望及最大的奉献·为你的生活提供平衡视角·选择上应有侧重（5~7个）当你真正进入第二象限角色，你就已换上第二象限思维模式。怎么看待这一角色正是不凡效能的注释。起草第二象限角色宣言转移到第二象限意味着把生活角色重新定义为第二象限角色。你需要起草第二象限角色宣言，重新命名你的角色，定义角色成功的含义。例如，如果一名教师把自己的角色重新定义为“学习导师”，那会如何？对于成功的见解很可能会发生巨大变化，从“覆盖课程内容”到“协助学生活到老学到老。”如果一位祖母把自己视为“孙子的头号‘粉丝’”，那会怎么样？这一角色的成功愿景将会发生根本性的变化。起草第二象限角色宣言将会是你做过的最激发灵感的事情之一，它总结生活中这一角色对你的意义，以及你想在当中实现什么成就。下面就是起草第二象限角色宣言的公式（见图表5）。以重新命名你的角色开始给你的角色一种头衔，总结你在角色中的不凡之举。你不仅仅是产品开发者，你是“思想领袖”；你不仅仅是销售人员，你是“顾客问题解决者”；你不仅仅是跑步者，你是“真人版子弹”！简要阐明在这一角色中获得的不凡成果“作为思路领袖，我将协助公司实现全球影响力。”“作为顾客问题的解决者，我将为顾客提供度身定做的解决方案。”“作为‘真人版子弹’，我将争取在每场比赛中成为顶尖竞争对手。”简朴解释你将如何实现这些目的“作为思想领袖，我通过开发精心研究并认真设计的产品，协助公司实现全球影响力。”“作为顾客问题的解决者，我通过调节现在产品或发明新产品，为顾客提供度身定做的解决方案。”“作为‘真人版子弹’，我通过越野跑及高强度坡道训练，争取在每场比赛中成为顶尖竞争对手。”这一步明确了实现角色宣言的行动，赋予你的第二象限角色宣言专属性。为协助起草宣言，问自己提出下列三个问题：“在这一角色中我要做什么事情，实现什么目的？”“当我扮演这一角色时，受影响最大的是哪些人？”“我但愿这些人如何评价我的角色体现？”第二象限角色宣言转变你的思维模式，体现你的价值观以及你想作出的奉献和变化。因此，你应认真思考，好好起草你的第二象限角色宣言。设立第二象限目的你已经在第二象限角色宣言中定义了成功的愿景。现在坐下来，明确你将采用哪些具体行动来实现愿景。我们称之为你的第二象限目的。许多人会抗拒这一步，他们不想被诸如第二象限目的等东西“束缚”。他们但愿能“自由自在”，他们满足于“极力而为”。第二象限目的并不是一种随意的目的，因此你需要以明确的用语定义它：“在（何时）之前，实现从X到Y”，例如：“在7月1日之前把体重从220磅减到180磅。”“在财年结束前把客户投诉从每七天700宗减少到每七天150宗。”“我将推出一项营销活动，在第三季度结束前把我们部门的销售收入从130万美元提高到160万美元。”固然，你无需太死板。在某些目的中，在“何时之前实现从X到Y”是不言而喻的，例如：“我将在9月30日之前完毕领导认证。”“本季度我将最少每七天挖掘五个潜在客户。”“这个夏天我要与每个孙辈都有个人交流。”你的角色和目的会随着人生阶段的变化而变化。你得到一份新工作，你参加一项社区工作，孩子的出生??这些意味着你开始扮演一种全新的、极具意义的角色。随着角色变化，目的也对应变化。因此你需要定时修正你的第二象限角色和目的，最少一年修正一次。安排好“大石头”，不要在“沙砾”上浪费时间拥有不凡效能的人会做好第二象限计划，他们对自己的核心角色和不凡目的有着清晰的愿景。他们拟定通往目的地的道路。他们经常、定时地检查地图，确保走在直达目的的道路上。创立任务总清单们大部分人脑子里都有一大堆“沙砾”要解决：收件箱、一叠需要关注的文献、任务清单、亟需更新的社交网页、要回复的电话、要见的人。每秒都在越堆越多。许多人每天都要花数小时解决这些“小沙砾”。当我们询问人们这都是些什么事务时，人们承认大部分是第三象限事务，但它们带来沉重的压力。要转移到第二象限，我们需要进行系统管理及清理“小沙砾”，避免它们不停堆积。因此我们要创立任务总清单，用纸或在电脑的任务栏统计下周需完毕的全部事情：任务、差事、约会、要回的电话、要发的信息等等。然后回想你的第二象限角色及任务。在任务总清单中圈出全部能推动这些角色和目的的事情。这些是“大石头”，其它都是“沙砾”。把任务总清单统计在笔记本或任务应用程序上，方便定时回想。进行每七天第二象限计划每七天开始的时候，找一种安静的地方，花半小时进行本周第二象限计划。之因此称之为第二象限计划，是由于你重点着眼于：·能推动角色和目的的主动性事务·发明性思维·危机防止·关系建立·学习和更新第一步，联结你的第二象限角色和目的以及任务总清单，对它们进行回想并提示自己写下它们的初衷。针对每一种第二象限角色提出下列问题：“本周我能够做哪一两件重要的事情，方便对扮演好此角色产生最大的影响”。这一问题的答案就是你本周的“大石头”。第二步，把它们安排进你的日程。第三步，然后再安排其它事务，你能够选择把“小沙砾”也安排进去。在计划时，把你的注意力放在第二象限角色和目的上。任何“沙砾”都不能取代它们。这将会协助你用心致志。对于那些临时没时间完毕的任务，先在任务总清单上统计，好在后来适宜的时间安排完毕。每七天30分钟的第二象限计划会给你的一周带来根本性变化（见图表6）。进行每日第二象限计划现在，每天花10分钟进行第二天的第二象限计划。找一种安