建立计算机信息网络系统提高档案管理效率

建立计算机信息网络系统提高档案管理效率21世纪是飞速发展的网络信息时代，各行各业的信息化工作正在迅速展开。档案管理现代化作为信息化工作的一个重要组成部分，越来越引起社会的关注和重视。科学、有序、高效的档案管理模式要求改变传统的档案管理模式，要求结合电子档案的全新管理理念，利用信息技术构建新型的档案管理信息系统，全面实现档案管理的信息化。一、建立档案信息网络系统的必要性第一，是实现国家信息化和新时期档案管理工作的需要。当今社会已步入了信息时代，信息技术的发展突飞猛进，知识经济已成为新世纪的主导产业。伴随计算机的深入推广和使用，计算机已经成为科研、教学、生产、生活、服务等许多方面提高效率的主要途径，用现代化、科学化的手段做好新时期的档案管理工作，更好地为以经济建设为中心的社会主义现代化建设服务，这既是新时期档案工作的需要，也是国家信息化工作的必然要求。第二，是档案管理信息规范化的需要。在日常的档案管理工作中，形成了大量的个人信息，比如：工作业绩考核、人员工资计算、人事数据统计、人事档案填写，保管贮存等等，这些工作繁琐、耗时费力，由于是手工管理，就不可避免地造成了不同管理部门之间的信息分隔，使信息内容不规范，信息流程不科学，档案工作信息滞后，档案管理数据加工不及时，沿用手工操作已不适应新形势的发展要求，难以满足人员个体微观管理和人员群体宏观管理的需要。要改变这种现状，就需要建立一套完备的信息管理体系和信息处理系统，用现代化工具管理个人信息，从而提高信息的规范程度与利用效率。第三，是合理使用提高现代化办公设备效率的需要。目前许多单位都购置了计算机和其他先进的办公自动化设备，计算机应用和信息化工作也取得了一些进展，但也存在着许多问题。例如，管理软件应用水平较低，现有的设备没有得到充分利用，信息资源没有得到充分共享等，这就迫切需要建立一套现代化的信息管理网络系统，充分利用现有资源，提高应用水平和工作效率，从而不断促进组织工作的科学化和现代化。第四，档案信息化是档案利用工作发展的必然趋势。社会现代化的发展，办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程大部分在计算机和网络中进行，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。由于档案需长期保存，为提高存储环境，避免可能造成文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害，每年大量投入文档的保管经费已在所难免，且因无备份而又为每年不得不有文档损失的担忧。由于档案需反复查阅，不可避免的存在原件受损或遗失，给文档的保管与利用带来管理上的困扰。信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术无不显示出独特的魅力，成为现代社会和现代生活不可缺少的工具。可以说，现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。4.进一步加强档案信息化人才的培养。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员应用现代技术水平偏低。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，更谈不上实现档案信息化了，因此，档案信息化建设人才需要深厚的档