16保密管理控制程序

文件名称保密管理控制程序文件编号YLXX—IP—16A0版本A/0部门人事行政部生效日期2021.01.04页码第2页共11页／文件编号：YLXX-IP-16A0版本号：A/0受控状态：受控保密管理控制程序编制：审核：批准：2021年01月04号发布2021年01月04日实施浙江依蕾毛纺织XXX有限公司

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保密管理控制程序目的为维护本公司的合法权益，增强企业核心竞争力，合理使用、有效管理本公司的商业秘密，以及防止企业员工和社会第三人违法窃取、使用和泄露企业商业秘密的行为，根据我国《民法通则》、《反不正当竞争法》、《劳动法》、《合同法》等法律法规的规定，制定本控制程序。适用范围适用于本公司商业秘密的管理工作涉密信息3.1本控制程序所指的商业秘密包括但不限于以下内容：技术秘密、经营秘密、管理秘密、公司依照法律规定和有关协议的约定对外应承担保密义务的事项（如在缔约过程中知悉的对方当事人的秘密及技术合同等）：3.1.1技术秘密：a、工艺技术资料：所有产品的工艺操作规程、产品技术标准、新产品鉴定资料、试验结果和试验记录、技术总结、技术通知等；b、工程技术资料：所有产品的非标生产设备资料、工程设计（包括图纸及草图）、电器（仪表）设计等；c、生产技术资料：所有产品的制造方法、生产过程的检验、试验及最终检验、试验方法、生产过程中的原始质量记录。3.1.2经营秘密：a、销售信息资料：公司经营决策、营销计划、定价策略、销售网络、客户信息、商业函电（包括电子邮件）、合同订单等；b、采购信息资料：主要供应商信息、进价策略、采购渠道、主要原材料指标等；c、财务信息资料：银行存款核算、往来核算、成本核算、存货核算、长期投资核算、工资核算、销售核算、所有者权益核算、外部会计报告、内部会计报告。3.1.3管理秘密：a、公司资本运作信息资料：项目投资策略及方案、股权调整方案等；b、人力资源信息资料：公司人力资源计划、人力资源结构、薪酬方案、员工档案等信息资料；c、企业管理信息资料：公司整合体系内部审核、管理评审的结果；公司内部考核体系的方案、核算过程、核算方法、核算结果；d、档案信息资料：公司档案室的各类信息资料；e、电子信息资料：公司ERP信息资料、各部门电子档案、电子邮件。3.2密级管理3.2.1公司商业秘密按重要程度划分为“绝密级”、“机密级”、“秘密级”。3.2.1.1机密级：公司重要的商业秘密，泄露会使公司的安全和根本利益遭受严重的损害。3.2.1.2机密级：公司重要的商业秘密，泄露会使公司的安全和根本利益遭受严重的损害；包括：所有产品的技术总结报告、技术配方、工艺卡片、技术通知、原材料和产品的编码方法、工程设计；经营决策、营销规划、市场调查和预测报告、促销方案、定价策略、商业函电；成本核算、销售核算、内部会计报告与分析；项目投资策略及方案、股权调整方案；人力资源发展计划、薪酬方案、中高级职员的全部资料、兼职和聘用人员的合同协议、内部各考核体系考核资料。3.2.1.3秘密级：公司商业秘密，泄露会使公司的安全和利益遭受损害；包括：所有产品的工艺流程图、工艺操作规程、生产过程的质量记录；经营战略、销售政策、营销计划、销售网络、销售渠道、客户档案、合同订单、营销管理制度、工作总结；采购渠道、进价策略、主要原材料技术指标；银行存款核算、往来核算、存货核算、所有者权益核算；人员调配方案、人员结构、员工录取过程，一般的非标设备资料、整合体系手册、程序文件、内部审核、管理评审报告、长期投资核算、外部会计报告、档案室普通文件、员工薪资表等。3.2.2商业秘密的密级及标识，由各部门依据本规定随时进行确定并标明保密级别。商业秘密在确定密级前，各部门应当按照拟定的密级，先行采取保密措施。3.2.3各部门根据需要对商业秘密文件资料等载体进行密级变更和解密，应及时向人事行政部申报，经公司相关会仪审查同意后，方可进行调整，人事行政部做好相应的记录。3.2.4根据保密需要，对关键数据和软件等计算机信息采取加密或其它安全防范措施，防止泄密。3.2.5未经部门负责人批准，不得对密级的商业秘密进行复印或复制。得到许可复印或复制后，复印件或复制件与原件的密级相同。因工作需要使用密级商业秘密资料及载体，应向部门负责人提出申请，部门负责人通知保密员对商业秘密及其复印件、复制件使用情况进行登记、记录。3.2.6商业秘密资料及载体的销毁由部门领导提出，经人事行政部审核，报总经理批准后实施，有关部门做好记录。3.2.7密级文件3.2.7.1密级文件的标识——密级文件的标识应在封面文件受控状态标识旁予以醒目、清晰、持久的密级标识。——密级标识：A级—绝密；B级—机密；C级—秘密。——在特殊情况下未进行标识的有关资料、文件仍然为商业秘密。3.2.7.2归档要求a归档的密级文件材料须是原件或正本。b归档时，须把同一内容、不同载体形式的密级材料一起归档，如纸质文件、电子原件、软件光盘等。c归档的密级文件材料须按本规范要求分类整理，将文件材料的密级、保管期限和份数标注完毕。d外文资料的题名需译成中文，必要时，其卷内章条目录也须译成中文，并与原文一起归档。3.2.7.3归档方式a纸质密级文件归档时，密件经办人可视密件等级，确定是否需将密件封套后归档。密级文件归档时必须在封面上注明归档单位、归档人、文件名称、附件数、件数、页数、成文日期、保存年限、机密等级、保密期限、解密条件等相关检索性信息。b密级文件归档时应制作一式两份的档案移交目录，交接双方根据移交目录对归档文件进行清点核对，并在移交目录上签字确认。签字后的档案移交目录由档案室和移交部门各留一份。3.2.7.4归档时间a属于各部门保管的密级文件材料，各部门文件管理员须在相关事项办结后的3个工作日内归档完毕。b属于人事行政部和责任部门保管的密级文件，经办人员须在相关事项办理结束的3个工作日内，或者收到密级文件的当日内，将密级文件材料整理齐全提交人事行政部或责任部门。经办人员应当在收到密级文件之日起的3个工作日内，做好密级文件的整理和归档工作。c人事行政部和责任部门对密级文件的保管范围，具体详见《档案管理规定》。3.2.7.5归档方式a纸质密级文件归档时，密件经办人可视密件等级，确定是否需将密件封套后归档。密级文件归档时必须在封面上注明归档单位、归档人、文件名称、附件数、件数、页数、成文日期、保存年限、机密等级、保密期限、解密条件等相关检索性信息。b密级文件归档时应制作一式两份的档案移交目录，交接双方根据移交目录对归档文件进行清点核对，并在移交目录上签字确认。签字后的档案移交目录由档案室和移交部门各留一份。3.2.7.6密级文件的保存a密级档案应单独建立档卷，须与公共档案分开存放，绝密、机密档案实行专区、专柜、专人管理。b密级档案须以件为单位装盒入柜保管，盒内档案以文件编号的先后顺序进行排列，不同密级的档案不得装入同一盒内。c公司根据密级档案资料的数量、未来发展规模，设置安全、坚固、适用的档案专用档案柜，配备专业档案保管设备，妥善保管好档案。3.3商业秘密确定和申报3.3.1涉密事项如有修改的，各部门在每年年初确认、修改本单位涉及的商业秘密事项，依据各单位报送备案的商业秘密事项汇总编制《公司商业秘密一览表》，并上报总经理批准。《公司商业秘密一览表》报送公司高管人员，而将各部门涉及的商业秘密以《部门商业秘密一览表》的形式单独发放。3.3.2各部门每年至少召开一次保密工作例会，对涉及的商业秘密进行确认，对保密工作进行总结。当保密工作中出现新情况，各部门应当随时召开临时会议进行确认，必要时通知职能部门参加。3.3.3公司实行保密信息报告制度。员工因工作需要，需要将保密信息向第三人披露或者由第三人使用的，应当事先得到部门负责人的许可，保密员做好登记。员工在执行业务过程中产生保密信息、职务成果的，应立即向本部门保密员或部门负责人报告。员工在执行业务过程中，取得或将要取得其他企业的保密信息，应在事前或事后向本部门保密员报告。3.3.4各部门经办人员或项目负责人，在经办事项或项目结束后应立即将有关资料交本部门负责人审核，并归入本部门档案管理。各部门保密员须定期将本部门档案资料交公司办档案室统一管理。因工作需要，由员工个人保管的秘密载体，需征得部门负责人同意，保密员做好登记，保管人应严格履行保密职责。员工发生内部调动，须向原部门返还一切商业秘密资料及载体，保密员注销登记。员工离开公司时，个人保管的一切商业秘密资料及载体，应该全部返还公司，并须在本单位保密员监督下办理移交手续，未按此规定办理移交手续的，公司有权拒绝为其办理离开本部门或本公司的各种手续和出示有关证明。3.4保密条款约定3.4.1员工与公司签定劳动合同的同时，须与公司签订《保密协议》，对掌握机密级以上商业秘密的人员在其签订的保密协议中，须明确竞业限制条款。部门负责人以上管理人员和对企业的竞争优势构成重要影响的关键技术人员和管理人员，在任职期间须与公司签订《竞业限制协议》。3.4.2员工无论以任何原因离开本企业，在与企业结束劳动关系后，仍然对企业重要的商业秘密承担保密义务，直至该秘密完全公开。涉密人员4.1、涉密人员范围：公司涉密人员是指掌握、了解、接触公司商业秘密的在职员工、离职员工（劳动合同终止和解除、调离、内退、离职、退休、脱产学习及退休后返聘人员等）、外来人员（进修、培训等），包括对第三方商业秘密负有保密责任的人员，涉密人员分为重要涉密人员和一般涉密人员：4.1.1重要涉密人员：——总经理级以上领导：有权了解全公司的技术、经营、管理各级秘密，并负保密责任。——副总经理级：有权了解分管工作的商业秘密和公司机密级以下秘密，如因工作需要了解绝密级商业秘密，需经总经理批准，并负保密责任——部门负责人级：有权了解本部门范围内的商业秘密和公司一般级商业秘密，如因工作需要了解其它部门机密级商业秘密需经该部门负责人批准，绝密级商业秘密需经总经理批准，并负保密责任。——项目负责人、各部门经办人员，有权了解本职工作范围内的商业秘密，如因工作需要了解其他部门或公司机密级商业秘密，需经本部门负责人和相关部门负责人批准：并负保密责任。4.1.2一般涉密人员：公司其他员工，对本职工作范围内所掌握的商业秘密，均有保密的责任和义务。4.2、涉密人员责职4.2.1员工应尊重和遵从公司对保密信息的一切保密措施和手段保密通则不该说的秘密，绝对不说；不该问的秘密，绝对不问；不该看的秘密，绝对不看；不该记录的秘密，绝对不记录；不在私人交往中涉及秘密信息；不在公共场所谈论和处理秘密事项；不在没有保障的地方存放秘密信息资料；不用没有保障的途径传递秘密信息资料；不准擅自复制秘密信息资料；不准携带秘密文件、资料、物品参观、游览和探亲访友。4.2.2员工对其因身份、职务、职业或技术关系而知悉的公司秘密应严格保守，保证不被披露或使用，包括意外或过失。即使这些信息甚至可能是全部地由该员工本人因工作而构思或取得的。4.2.3在劳动合同关系终止后，员工不得以任何形式擅自披露、使用公司秘密、制造再现公司秘密的器材、取走与公司秘密有关的物件；不得向不承担保密义务的任何第三人披露本公司的秘密；不得复制或公开包含甲方秘密的文件或文件副本。4.2.4如果员工发现公司秘密被泄露或者因自己过失泄露了公司秘密，应当采取有效措施防止泄密进一步扩大，并及时向公司报告。4.2.5员工离职或调岗后，应将与工作有关的技术资料、试验设备、试验材料、客户名单等交还公司。4.2.6员工在职期间获得或制作的商业秘密（包括技术秘密和经营秘密），均为本公司因投资、支付劳动报酬而对这些商业秘密的所有权。4.2.7保密义务的终止只有在以下两种情况下生效：①本公司授权同意披露或使用商业秘密，②有关的信息、技术等已进入公共领域。而员工是否在职、劳动合同是否履行完毕，均不影响其保密义务的承担。涉密区域和设备5.1、涉密区域范围：5.1.1人事行政部应根据公司实际情况，编制《涉密区域清单》并报总经理审批，明确涉密区域，规定客户和参访人员活动范围。5.1.2公司人事行政部应将涉密区域与生产、办公场所的普通区域以明显警示标识隔离，进出涉密区域的人员和本区域作业人员必须严格遵守公司制定的保密制度；

5.1.3涉密区域应当明确进入人员范围，严格控制无关人员进入。外部人员因工作需要进入保密区域的，应当经本涉密区域负责人批准，并由负责人指定本区域工作人员全程陪同。5.1.4外来人员需到公司参观学习的，需办理接待手续并确定参观路线，未经涉密区域负责人批准，不得进入涉密区域5.1.5进入涉密区域的人员和本区域作业人员未经批准不得在涉密区域内照相、录像。5.2、涉密设备范围：5.2.1人事行政部应根据公司实际情况，编制《涉密设备清单》并报总经理审批，规定涉密设备的使用目的、使用人员和使用方式。5.2.1公司员工应严格遵守公司制定的保密制度，按规定使用涉密设备。5.2.2如需使用其他部门的涉密设备，应当经涉密设备责任部门负责人批准。5.2.3外来人员如需使用公司涉密设备，均应经涉密设备责任部门负责人批准。奖惩条例6.1员工若有违反本控制程序中的保密义务，应承担违约责任，并应按照违约行为向本公司支付违约金。离职后违反竞业限制或泄露或侵犯本公司商业技术秘密的，公司在追究其违约责任的同时，将根据情况追究其侵权责任，并保留通过法律手段追究其法律责任的权利。6.2员工如将商业秘密和技术信息等泄露给第三人或使用公司秘密使本公司遭受损失的，员工还应对本公司进行赔偿，其赔偿数额不少于由于其违反义务所给公司带来的损失。6.3前款所述损失赔偿按照如下方式计算：6.3.1损失赔偿为本公司因员工的违约或侵权行为所受到的实际经济损失，计算方法是：因员工的违约及侵权行为导致公司的产品销售数量下降，其销售数量减少的总数乘以每件产品利润所得之积；6.3.2如果公司的损失按照方法①所述的计算方法难以计算的，损失赔偿额为员工因违约或侵权行为所获得的全部利润。计算方法是员工从每件与违约或侵权行为直接相关的产品获得的利润乘以在市场上销售的总数所得之积；或者以不低于公司商业秘密许可使用费的合理数额作为损失赔偿额。6.3.3公司因调查员工的违约或侵权行为而支付的合理费用，如律师费、公证费、取证费等，应当