大酒店采购管理新规制度

南山会所采购管理制度为建立健全内部控制，规范和加强物资管理工作，提升经济效益和供给保障能力确保会所经营业务健康正常运行，特制订本管理制度。物资管理关键内容有以下六个方面：一、预算管理二、授权审批三、采购管理四、验收管理五、付款结算管理六、物资领用管理七、盘存管理一、预算管理1、酒店对物品采购实施预算管理，各部门对所需物品必需制订部门采购预算，采购部编制酒店采购总预算。2、预算编制要以酒店实际经营销售数据为基准，对所需原材料、物料配件数量进行具体数量计划，以提升物资利用率、杜绝浪费、控制库存，加紧资金周转，提升经济效益为标准。3、采购部负责汇总整理、各部部门采购预算形成酒店采购总预算，制订出实际采购清单报请总经理同意，报财务部立案。采购部部依据相关要求安排采购。4、采购单必需由仓库或各使用部门根据不一样情况提前填写采购申请单，经部门相关授权经理或主管审批签字后报请总经理同意，采购部采购。5、凡酒店仓库贮备物资商品，仓库依据使用部门预算，认真核查库存量及消耗量，由仓库提出采购申请。6、仓库贮备以外物资商品，各部门在提出采购申请时，必需查询仓库是否有该项贮备，或代用具。7、厨房部所需物资除蔬菜、肉类等每日必需采购食品外，其它物资商品按正常程序办理采购申请。8、厨房部日常消耗食品要填写《厨房部每日采购单》，一式三联由厨师长确定后报请部门责任人同意后由采购部购置。二、授权审批1、物资管理实施授权审批制度，各相关责任人必需按要求授权审批方法、权限、程序、责任和相关内部控制制度，办理相关业务。2、物资管理中预算审批、供给商确定、采购计划、实施采购、货物验收和质检、存放、付款、盘存、废旧物资处理必需推行授权程序。3、严禁未经授权机构和个人办理相关业务，任何机构和个人不得超越审批权限。4、对于超越审批权限采购业务物资部有权拒绝办理，财务部有权拒绝付款。三、采购管理1、采购管理工作，应明确采购方法、采购数量、采购订单、供给商选择等各项要求，确保采购过程透明化及所购商品数量和质量符合企业要求。2、应以合理价格取得较高质量做为价格质量要求，供给商在所需日期内确保足量供给。3、采购部应依据商品使用情况、用量、采购频率、市场供需情况、交易习惯及价格稳定性等原因选择最有利采购方法。4、采购方法可分为协议订购方法、订单订购方法、特约供给商采购、直接采购、紧急采购方法。5、采购部接到采购申请单要认真归纳整理，对需采购物资商品名称、规格、数量等项目要和申报部门授权人立即沟通确定，在确定无误后，在合格供给商中寻求三家以上供货商进行洽谈，综合考察质量、价格和售后服务等指标择优选择采购。对于未达要求商品，物资部应开发新供给商。6、采购部应立即掌握市场信息，依据不一样商品价格变动情况定时或不定时对市场进行考察分析。和供给商进行交流立即调整价格。7、对于技术性较强，或有特殊要求采购项目，采购部能够邀请相关部门相关人员共同购置或授权相关部门相关人员购置，并和之共同负担责任。相关部门对此要给予帮助。8、使用部门有了解所需物品价格和提出质疑权利。采购部在择商报价中必需认真研究对待，并对所提出问题解释说明。9、确属疑难采购项目，采购部和使用部门立即联络沟通，研究对策。无力处理必需立即上报相关部门，不得拖延。10、在进货过程中要认真检验所购物品质、商标、期限、卫生标准等内容，果断杜绝假冒伪劣等不合格商品流入酒店。11、因为市场改变或其它原所以造成购置时价格高于有效订单报价或数量多于有效订单数量时，必需重新办理补缺申请，经审批后方能购置。四、验收管理1、不管是采购人员自提项目还是供给商送货项目，在货到酒店后，必需首先和仓库进行联络，由仓库依据采购订单过数检验。经验收合格后再分送所需部门。不许可采购人员或供给厂、商直接交货予所需部门。对不符合采购订单内容项目一律拒收。2、《厨房部每日定单》所列采购项目标验收，由厨房部授权人员，采购部采购人员和仓库保管员联合验收，验收合格后直接交于厨房部。同时办理对应入库、领用手续。3、验收合格并已付款采购项目由采购人员将发货票、收据存根登记后交予仓库签收。4、验收合格但未付款采购项目由仓库开具收货单，经交货人签字后，将第二联给交货人作为结算凭证，第一联随同收货日报交财务部，第三联仓库留存备查。5、仓库在对购入项目标质量、规格、样式、等难以确定情况下，要主动请所需部门授权人帮助，相关部门和人员要主动帮助处理。6、在验收中，仓库或所需部门全部有权进出退货要求。经确定，实属不符合要求项目，由采购部办理退货事宜。7、代销商品（酒水等）和其它采购项目一样，必需遵守以上各项验收、入库、领用之要求。8、购置、收货和使用三个步骤上相关人员要相互监督、相互合作，共同做好工作。对争议不决问题可向各自主管汇报，由其协调处理。如仍存在分歧，应由酒店管指定授权人进行裁决。五、付款结算管理1、采购部要立即汇总采购协议和采购定单，按所约定付款时间和付款方法到财务部办理对应手续进行付款。2、酒店日常采购项目由采购人员填写申请单，总经理、财务部经理同意签字后，到出纳处领取现金付款。付款后经办人要立即将发货票、收货单证一并交计财部报帐。3、对于事先付款采购业务，采购人员要立即督促催货，待货物验收后将发货票和收货单证递交财务4、采购部能够先用自留备用金付款，然后填写《零星开支单》，经总经理、财务部经理同意签字后附发货票、入库单报销现金，回补备用金。5、代销商品依据代销协议，由财务部依据销售单核定销售数量，采购部办理出入库手续，遵照上述程序，实施定时结算。六、物资领用管理1、各职能部门要对领用和发出进行规范和控制。物资使用部门负责本部门所需存货领用，仓管部负责存货发出管理，财务部负责存货相关会计处理。2、物资使用部门领用材料需填写领料申请单并办理对应审批手续，凭借经过审批领料申请单到仓库领料。3、领料申请单应填明材料名称、规格、型号、领料数量并经部门经理签字。4、仓库管理员对领料单进行审核，审核项目包含使用材料名称、规格、型号、领料数量及相关签字信息，审核无误后才能发料。5、领用材料时，仓库保管员和领料人必需当面点交清楚，并在领料单上签字。6、仓库管理员依据领用情况，编制材料出库单，并在出库单上加盖材料发讫印章，并妥善保管全部发料凭证。7、严禁领料人到仓库翻拿物资，全部库存物资必需办理手续后方可发出。8、仓库管理员必需在每个月结账前，将整理后领料单及汇总表交财务部办理入账手续。七、盘存管理1、为确保物资信息真实性、安全性和完整性，应建立物资盘存制度，月中和年底应进行全方面盘存。2、物资盘存应包含定时全方面盘存和不定时抽查，抽查可依据管理需要，采取特定范围检验。3、盘存工作，应有盘存小组统一领导，盘存小组由总经理或分管经理、采购部、财务部相关人员组成。4、每种商品数量应于确定后在进行下一项，盘点后不得任意更改，盘点应进行实际清点，避免采取主观目测方法，盘点报表不得随意修改，各盘点人员均受盘点责任人监督，发觉困难和问题应立即汇报。5、盘点结束，财务部须汇总