关于档案规范管理的调研

PAGE1-关于档案规范管理的调研县委办综合科常丹档案是能够反映一个团体发展过程的具有保存价值的历史记录，具有不可替代的重要凭证作用，也是国家宝贵的物质文化财富。档案规范化管理可以提高工作效率和档案的利用率，也是实现档案管理现代化的重要基础，具有重要意义。为推进全县档案工作加快实现规范化、标准化管理，特在全县范围内进行了走访调研。一、档案管理现状（一）组织机构雄县档案局与县档案馆实行局馆合一，为县政府直属全额拨款事业单位，下设办公室，业务指导股、保管利用股三个股（室）。核定编制9名，其中，正副局（馆）长3名，股级领导职数3名，工勤编制1名。乡科级单位均设档案室，配备专兼职档案人员。（二）档案馆室基本建设情况目前，县档案馆馆库面积785平方米，安装密集架220立方米，铁皮柜84套，防磁柜2个，库房配有防盗门窗、灭火器、除湿机等设备，达到安全保管的标准，配备了电脑、打印机、复印机和照相机等设备。目前，馆藏各类档案共计约65000余卷册，成为全县的档案查阅利用基地、爱国主义教育基地、安全保管基地和政府公开信息查阅利用中心，达到省二级级别。全县建有档案室368个，其中，县直单位72个，乡镇、社区10个，居委会7个，村级190个，民营企业90个。全县有个单位档案室按照《河北省机关、团体、事业单位档案目标管理认定办法》，通过了等级认定，其中省一级个，省二级个，省三级个。（三）档案征集和利用情况县档案局主要征集三类档案，一是接受应进馆档案，例如县直单位、乡镇以及重大活动档案；二是政府拨款征订重要报刊、书籍；三是雄县名人或雄县籍人士书法、绘画作品、著作等。县档案局积极提高档案利用，方便群众。按时开放应开放档案，围绕史志编辑、政策查询、证据（转工表、调资表、晋升提职文件、出生证、独生子女证、入党志愿书、组织关系转移、人员分配调动等）核实等方面，为社会公众提供查阅。近三年，开放档案卷，提供利用人次，查阅卷，同比增长%。（四）档案工作开展情况县档案局（制度）。加强档案资源建设，尽力接收档案进馆；注重档案安全，健全安全制度，完善基础设施，加强检查防范，确保安全；积极组织开展档案业务培训，每年组织基层、科局档案人员培训1-2次；开展对乡镇、科局档案工作的业务指导，同时积极推进村级档案室规范化建设，加强了与基层的业务联系；开展执法检查，每年由人大法制科牵头，政府法制办、县档案局参加对重点单位抽查，档案局制法人员全面检查，对归档合格单位核发年度归档合格证，对不合格单位责令限期整改，问题严重的进行通报或给予处罚。全县档案工作在省、市档案先进行列，多次获得省市表彰。当前，县档案局积极推进档案馆建设、档案资源建设、档案数字化、家庭建档四大工程，搞好档案资源开发开放工作。二、档案管理工作存在的问题通过走访发现，县档案局档案管理基本实现规范化、标准化，而乡镇、科局、学校、企业等部分单位的档案工作有待加强。随着经济发展、社会进步，虽然各单位、团体越来越认识到档案管理工作的重要性，使档案工作取得较大发展，但是仍存在一些问题制约着档案工作取得进一步发展。一是基础设施不够完善。在走访调研中发现，部分单位管理档案的基础设施比较简单，达不到现代化安全管理标准。有的单位没有库房或者库房较小，档案柜数量不充足，存在文件档案推放在地上的情况；有的单位使用木质档案柜，防潮、防盗、防虫等效果不好，文件资料容易损坏；大部分单位的档案室没有配备温湿度计、裱糊工具、灭火器、计算机等相关设备。“工欲善必先利其器”，这些硬件设施的不达标使档案工作开展有困难。二是管理队伍不够专业。虽然大部分单位都安排了人员负责档案管理工作，但普遍存在档案人员流动性大的问题，并且这些人员基本都没有接受过正规教育，对现代化管理设备和手段不熟悉，责任心不强，对档案工作重视程度需要加强。同时，有些单位的档案人员属于兼职，还负责单位其他工作，不能全身心投入，在精力、时间上影响了档案工作。三是制度管理不够健全。制度不健全，管理松散，是乡科级档案管理工作规范化、标准化的一大障碍。部分单位在档案工作的制度管理上存在缺失，针对档案管理工作流程、标准和档案管理人员职责等方面没有提出明确要求和制定相关制度，造成了档案收集不全、立案归档不及时、文件资料损坏、存放混乱等情况。同时，单位和领导对档案工作的监督检查力度不够，导致问题不能及时发现和解决。三、几点意见和建议档案工作是一项科学、复杂的系统工作，离不开领导重视、部门配合、全员参与，要从投入、制度、人员等方面着手，积极推进全县档案管理实现规范化、标准化。一是要加大重视程度。档案管理工作比较复杂、繁琐、细致，和其他业务相比，投入大、周期长、见效慢，很难得到立竿见影的效果，因此各级领导、单位更应该高度重视。要深刻认识档案工作规范化管理的重要意义，加强对此项工作的领导，把档案工作规范化管理纳入议事日程，与其他工作同研究、同部署。落实分管领导，明确专、兼职档案人员，设立档案工作专项经费，加大投入，大力推进档案工作协调发展。二是要完善配套设施。各乡镇、单位除了建立专用档案库房，还应该作长久、充分考虑，使库房容量与档案数量向适应，档案室分设档案阅览室和档案人员办公室。要加强档案室配套设备建设，达到防盗、防火、防光、防高温和防潮、防有害气体和防尘、防鼠、防虫和防霉的“七防”要求。购置数量充足、质量较好的档案专用柜架和整理档案所需用具，保证文件档案存放得当；有条件的单位可以为档案管理配置计算机、光盘刻录机、照相机等设备，实现计算机现代化管理，逐步实现档案数字化。三是要提高人员素质。档案管理是专业性较强的一项工作，档案管理人员的业务素质水平直接影响档案工作的质量，要不断提高档案人员素质。县档案局可以加大业务培训力度，组织全县档案人员系统学习档案业务知识，邀请省市档案系统专家授课，学习借鉴先进经验，及时更新知识、提高技能，特别是档案自动化管理知识，不断提高工作能力和水平。乡镇要加强对村级档案人员的业务培训、技能指导，提高对档案工作的要求。加强保密教育，强化保密意识，杜绝失泄密现象。加强职业道德教育，使档案人员认识到档案管理工作的重要性，强化敬岗爱业意识，增强工作责任感和自觉性。同时，各单位要增加专兼职人员，确保档案人员稳定性，减少人员变更。四是要健全管理制度。加强制度建设，是档案工作可持续发展的保障。各乡镇、单位应该结合实际，将档案归档、保管、保密、借阅和鉴定销毁等各个工作环节进一步细化量化，制定规章制度，制作工作流程图，明确档案人员岗位职责，实行制度上墙，使各项工作有章可循，保证档案管