公司软硬件设备采购与管理制度

公司软硬件设备采购与管理制度1.总则本制度旨在规范公司软硬件设备的采购及管理工作，确保有效的资源利用和安全可靠的设备运行。全部相关人员必需遵守本制度，确保公司软硬件设备的正常运作和管理。2.采购流程2.1设备需求提报各部门及员工对于所需软硬件设备，需向公司采购部门提出书面申请，并认真说明需求、用途和预算等信息。采购部门负责审核申请，并与相关部门进行沟通，确保需求的准确性和合理性。2.2技术评估与选择采购部门应当邀请相关专业人员参加技术评估，对所需设备的性能、质量、安全等方面进行综合考察。依据评估结果，采购部门订立设备评价报告，并提交给决策层进行最终决策。2.3供应商选择与谈判采购部门依据评估结果，邀请合格的供应商参加竞争性谈判，要求供应商供应认真的报价及技术支持方案。采购部门负责与供应商进行合同谈判，并最终确定供应商。2.4合同签订采购部门负责与供应商签订采购合同，并明确规定设备的品牌、型号、数量、价格、保修期、售后服务等具体内容。合同签订后，采购部门将合同副本归档，并将合同的紧要信息通知相关部门。2.5采购执行与验收采购部门负责监督设备的交货、安装和调试工作，并及时与供应商进行沟通协调，确保设备按质按量及时到位。相关部门接收设备后，应进行验收工作，确保设备符合合同规定的技术要求和质量标准。验收合格后，相关部门应将验收报告及时提交给采购部门备案。2.6设备入册与编号采购部门负责建立设备资产登记册，并为每台设备进行编号。相关部门在接收设备后，应将设备信息及时录入资产登记册，并确保设备编号的准确性。3.设备管理3.1资产保管与使用相关部门应负责对所属设备的日常保管和使用，确保设备的安全可靠。严禁私自调整、改装或私自移动设备，如有需要，必需经过相关部门批准并记录。3.2设备维护与保养相关部门应建立设备维护保养计划，并按计划组织设备的定期维护和保养工作。设备维护保养工作应由专业人员负责，确保设备处于良好的工作状态。遇到设备故障或异常情况，相关部门应及时报修，并搭配维护和修理人员进行维护和修理工作。3.3设备报废与更新设备实现服务寿命，技术性能无法满足公司需求的，应及时报废。设备报废前，相关部门应予以评估并确定设备报废方案，确保设备报废工作符合环保和相关法律法规的要求。设备更新需要提出书面申请，经采购部门审核后方可进行。4.安全管理4.1设备安全保密相关部门应加强设备安全管理，确保设备的机密性和完整性。禁止未经授权的人员进行设备的操作和使用，严防设备遭到非法入侵和信息泄露。4.2设备安全检查与防范相关部门应定期进行设备安全检查，发现问题及时修复，并加强设备的防范工作。相关部门应建立设备安全意识，加强员工的安全教育和培训，确保员工掌握设备安全使用的基本知识和技能。5.违规处理5.1违规行为未经批准私自调整、改装或移动设备的行为。私自使用、调配或出借设备的行为。未经授权擅自进入设备操作系统或窜改设备配置的行为。未经授权擅自泄露设备机密信息的行为。5.2处理措施采取口头警告、书面警告、记过、降级或解聘等措施，视违规情节和后果轻重。若违规行为损害公司利益且构成犯罪的，将报警处理，追究法律责任。6.附则6.1制度宣传与培训公司应定期开展相关制度的宣传与培训活动，让相关人员充分了解并遵守本制度。新员工入职时，应进行相关制度的培训并签署承诺书。6.2修订与解释本制度的修订权和最终解释权归公司管理层全部。当本制度与其他公司制度