U企业知识管理培训范本

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培训资料汇编

建

立期

日

:2003-2-27

改

修

日

期

:2003-3-6

控

编

文

号

项目培训资料

本

编:BJZX-SS-U8-02

版

号O

V3.

作

者

审

核

目录

第一章用友ERP—U8财务管理系统......................................3

一、系统管理功能.................................................3

二、总帐处理系统.................................................6

三、UFO报表系统................................................13

四、应收应付系统................................................17

五、工资管理系统................................................20

六、固定资产管理系统............................................23

第二章U8数据增量复制..............................................28

一、U8增量数据复制.............................................28

二、日常操作和须知..............................................37

第三章U8日常维护知识和使用技巧....................................37

一、日常问题及解决办法..........................................37

二、软件操作技巧................................................44

附：一期四户试点单位出现的问题和解决办法

第一章用友ERP—U8财务管理系统

一、系统管理功能

内容提要：

1、建立本单位帐套；

2、增加、修改、删除操作员；

3、操作员赋权（帐套主管权限和一般操作员权限）；

4、系统管理中刷新操作、清除异常任务操作、清除单据锁定操作；

5、上机日志；

6、帐套数据备份和恢复；

7、年度帐数据的备份和恢复；

8、新建年度帐和年度帐结转。

重点掌握：1、建立本单位帐套；

2、增加、修改、删除操作员；

3、操作员赋权（帐套主管权限和一般操作员权限）；

4、帐套数据备份和恢复；

6、系统管理中刷新操作、清除异常任务操作、清除单据锁定操作

一、建立本单位帐套

点击“开始-程序-＞U8管理软件-＞系统服务-＞系统管理”进入系统管理窗口，点击“系统-〉注册”，选择

系统管理员用户Admin,密码为空，（讲解如何修改系统管理员密码及系统管理员在U8软件中的意义），确

定进入。点击“帐套-＞建立”开始建立帐套：

第一步：录入帐套号、帐套名称、帐套路径（采用系统默认路径即可），帐套启用期间；

第二步：录入单位名称和简称，其他字段根据需要录入：

第三步：选择企业类型、行业类型；选择帐套主管；“是否按照行业性质预置会计科目”，选择是，则

系统预置该行业会计科目（一级会计科目）；选择否，则系统不预置会计科目，会计科目档案为空，完全有

用户录入自己单位的会计科目。

第四步：客户、供应商、存货是否分类；是否有外币核算业务。点击“完成”

第五步：确定分类编码方案（现在可以不做，在后面基础设置中具体确定）；“确定”。

第六步：确定数据精度（现在可以不做，在后面基础设置中具体确定）：“确定”

本单位创建帐套成功了。

二、操作员管理及操作员赋权：

点击“权限-＞操作员”。增加操作员（可以设置操作员的密码），修改操作员，删除操作员

点击”权限-＞权限”：

1、设置本单位帐套主管的权限：选择本单位帐套、选择帐套年度、选定操作员，然后帐套主管打

勾。

2、一般操作员赋权：选择本单位帐套、选择帐套年度、选定操作员，点击“增加”按钮，具体设置

各模块的权限。

操作要点：双击左侧模块，该模块及右侧对应模块权限变蓝，即表示权限己选中；再次双击左侧

该模块，变白，权限去掉。

三、帐套备份和恢复

点击”系统-＞注册”，选择系统管理员用户Admin登陆进入系统管理.

（-）帐套备份：

1、采用软盘备份方式：

点击“帐套-＞输出”，开始备份帐套：

第一步：选择要备份的帐套，确定，系统开始备份帐套，压缩数据，用户不需干涉；

第二步：选择要备份的路径“A：”，系统将备份数据拷贝到软盘上；系统提示需要几张软盘，依照系统

提示依次插入软盘（并且在软盘上标清顺序号）：最后系统要求重新插入第一张软盘，记住必须重新插入第

一张软盘，否则整个备份数据无效；最后系统提示“软盘备份完毕”。至此软盘备份完成。

每月的备份可以均使用这几张软盘，系统在向软盘拷贝文件时提示是否清楚软盘数据，应点“是”。

2、采用硬盘备份方式：（以2002年11月1日备份为例）

点击“帐套-＞输出”，开始备份帐套：

第一步：在硬盘上建立数据备份目录“D:\数据备份\20020701”，若为2002年7月31日备份帐套，则建

立目录“D:\数据备份\20020731”；

第二步：选择要备份的帐套，确定，系统开始备份帐套，压缩数据，用户不需干涉；

第二步：选择要备份的路径“D:\数据备份\20020701”（切记必须双击“数据备份”和“20020701”，即

“数据备份”和“20020701”两个文件包均处于打开状态），系统将备份数据拷贝到该目录下；最后系统提

示“硬盘备份完毕”。至此硬盘备份完成。可以在“1）:\数据备份\20020701”目录下看到备份文件

UFERPACT.LST和UFDATA.BA_«

（二）帐套恢复

点击“帐套-＞引入”，开始恢复帐套帐套:

1、采用软盘备份恢复方式：

系统提示要选择准备恢复的帐套，找到备份数据的路径，插入第一张软盘，选择文件UFERPACT.LST,点

“打开”，依照系统提示依次插入备份软盘；然后系统开始恢复帐套，最后系统提示恢复XXX帐套成功。

2、采用硬盘备份方式：（以2003年1月1日备份为例）

系统提示要选择准备恢复的帐套，找到备份数据的路径“D:\数据备份\20030101”，选择文件

UFERPACT.LST,点“打开”；然后系统开始恢复帐套，最后系统提示恢复XXX帐套成功。

注意事项：日常不要随意恢复帐套数据，否则可能覆盖最新帐套数据

四、帐套主管登陆系统管理权限

点击“系统-＞注册”，选择帐套主管、帐套、帐套年度登陆进入系统管理。

1、新建年度帐

点击“年度帐-＞新建”，系统自动创建最新年度帐，系统将上年度的基础档案、帐套参数等全部拷贝到新年

度帐中。

2、年度帐的备份和恢复

点击“年度帐-＞输出”，开始备份年度帐；

点击“年度帐-＞引入”，开始恢复年度帐；

备份和恢复方法同帐套备份和恢复。

注意事项：年度帐备份和帐套备份不同。帐套备份是使用系统管理员登陆进入，备份整个帐套；年度帐备

份是使用帐套主管登陆进入，备份一个帐套的一个年度帐。

3、修改建帐参数

点击“帐套-〉修改”，可以修改建帐的几个步骤的参数（注意有些参数不可以修改）。可以修改的参数

为：帐套名称、单位信息、客户分类、供应商分类、存货分类、是否有外币核算。

4、年度帐结转（必须首先建立新年度帐）

点击“系统-＞注册”，选择帐套主管、帐套、选择帐套的新年度帐，登陆进入系统管理。

点击“年度帐-＞结转上年数据”，按照菜单顺序依次进行上年度数据结转。

五、清除异常任务、清除单据锁定

点击”系统-＞注册”，选择系统管理员用户Admin登陆进入系统管理.

1、清除异常任务

当工作站非法退出系统时，需要在系统管理中清除异常任务；点击''视图-＞清楚异常任务”，然后点击

“视图-＞刷新”，即可清除异常任务。

2、清除单据锁定

当U8系统各模块操作时系统提示XX单据锁定或XX单据冲突时，可以执行该功能将清除单据锁定或单据

冲突。点击“视图-＞清除单据锁定”，然后点击要清除的内容即可清除单据锁定或单据冲突。

六、上机日志

点击”系统-＞注册”，选择系统管理员用户Admin登陆进入系统管理.然后点击“视图-＞上机日志”可以查

看U8系统的每个操作员操作U8系统的情况。

二、总帐处理系统

内容提要：

1、系统初始化；

2、填制凭证;

3、审核凭证；

4、记账；

5、修改凭证；

6、删除凭证；

7、出纳管理；

8、项目管理；

9、账簿查询（总账、明细账、多栏账、辅助账）；

10、转账定义及生成；

11、月末处理。

重点掌握：

1、会计科目的设置；

2、基础分类、档案的录入；

3、期初余额录入及平衡校验；

4、填制凭证；

5、审核凭证；

6、记账；

7、科目汇总；

8、修改凭证；

9、银行对账；

10、期间损益结转；

11、月末处理；

12、取消结账、取消记账、取消审核；

13、多栏账定义；

14、账簿中的联查功能；

一、系统初始化

点击”开始分程序-＞U8管理软件-＞财务系统-＞总账”，选择账套、会计年度、操作日期、用户名，（讲解如

何修改操作员密码），进入总账窗口。

第一步：点击“设置-＞选项”，根据本单位实际需要进行选择；

第二步：点击”设置-＞会计科目”，点击“增加”用于增加会计科目或明细科目；点击“删除”用于

删除会计科目；点击“修改”用于修改会计科目；讲解科目复制与成批复制、讲解辅助核算的

意义。

注意：I、一个科目可同时设置两种专项核算，但个人往来核算不能与其他专项一同设置，客户与供应

商核算不能一同设置：

2、辅助账类必须设在末级科目上；

3、在设置辅助核算时请尽量慎重，如果科目已有数据，而您又对科目的辅助核算进行修改，那

么，很可能会造成总账与辅助账对账不平；

4、只能在一级科目设置科目性质，下级科目的科目性质与其一级科目的相同；

5、一个科目只能核算一种外币。

第三步：点击“设置-＞会计科目-＞编辑-＞指定科目”，指定现金总账科目、银行总账科目。

第四步：点击“设置-＞外币及汇率”，选【固定汇率】即可录入各月的月初汇率，选【浮动汇率】即可

录入所选月份的各日汇率。如果用户使用固定汇率（月初汇率），则记账汇率必须输入，否则

制单时汇率为0。

第五步：点击”设置-＞期初余额”，如果是年中建账，录入建账月初的期初余额以及借、贷方累计发生

额，系统自动计算年初余额；若您是年初建账，可以直接录入年初余额。录入后进行试算与对

账。

第六步：点击“设置-＞凭证类别”，选择凭证类别。

第七步：点击“设置-＞结算方式”，录入结算方式，如果需要票据管理则在“票据管理标志”处打勾。

第八步：点击“设置-＞分类定义”，录入客户分类及供应商分类，新增分类的编码必须与［编码原则］中

设定的编码级次结构相符。

第九步：点击“设置-＞编码档案”，录入职员档案、客户档案、供应商档案、部门档案。

注意：1、部门编码不能修改；

2,录入客户档案、供应商档案时，要录入开户银行、账号、发展日期不要大于第一笔业务发生

的日期。

第十步：点击“设置-＞明细权限”，进行明细账科目权限设置、凭证审核权限设置、制单科目权限设

置。（该操作仅对一般操作员的明细权限进行划分）

二、凭证的填制、审核、记账、科目汇总

第一步：点击“凭证，填制凭证”，单击增加按钮，顺序输入各项内容。输入完成后点击按K保存》按

钮或［F6］键保存这张凭证，也可用鼠标单击K增加』则可继续填制下一张凭证。

当一批凭证填完后，用鼠标单击R退出》或通过菜单【文件】下的【退出】制单功能。

注意：1、当需要对所录入的辅助项进行修改时，可用鼠标双击所要修改的项，系统显示辅助信息录入

窗，可进行修改。

2、若科目为银行科目，那么，屏幕提示用户输入“结算方式”、“票号”及“发生日期”。其

中，“结算方式”输入银行往来结算方式，“票号”应输入结算号或支票号，“票据日期”

应输入该笔业务发生的日期，“票据日期”主要用于银行对账。

3、在金额处按“=”，系统将根据借贷方差额自动计算此笔分录的金额。

4、凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号将不能再修改。

5、科目、往来客户、供应商、往来个人、部门、项目可在制单时随时通过参照界面中的K编

辑》按钮进行增加及修改。

6、若想放弃当前未完成的分录的输入，可按K删行》按钮或［Ctrl+D］键删除当前分录即可。

第二步：点击“文件，重新注册”，更换操作员，点击“凭证-＞审核凭证”，选择要审核凭证的月份，

点击确定，单击上张，下张，首张，末张按钮，找到需要审核的凭证，点击审核按钮，若要成

批审核凭证，单击“审核，成批审核凭证”。

注意：1、审核人和制单人不能为同一人。

2、凭证一经审核，就不能被修改、删除，只有被取消审核签字后才可以进行修改或删除。

3、取消审核签字只能由审核人自己进行。

4、作废凭证不能被审核，也不能被标错。

第三步：点击“凭证，记账”，单击全选后，单击下一步，根据引导直至记帐完毕。

第四步：点击“凭证，科目汇总”，选择月份、凭证类别、科目级次、汇总范围，点击“汇总”即可。

三、取消结账、取消记账、取消审核

第一步：取消结帐

在“期末-＞结帐”，选择要取消结帐的月份，然后在此界面下按Ctrl+Shift+F6,

输入帐套主管的口令，单击确认，Y标记去掉，然后单击取消，取消月末结帐完成。

第二步：取消记帐

在“期末，对帐”，然后在此界面下按Ctrl+H,激活记帐前状态，单击确定，然后退出对帐，

在“凭证-＞恢复记帐前状态”，选择恢复方式，单击确定，输入帐套主管口令，单击确定，恢

复记帐完毕。

第三步：取消审核

在“凭证，审核凭证”，选择要取消审核凭证的月份，点击确定后，再点击确定，单击上张，下

张，首张，末张按钮，找到需要取消审核的凭证，点击取消按钮，若要成批取消审核凭证，单

击审核菜单下成批取消审核，取消审核凭证完成。

四、修改凭证

1、凭证尚未审核，则可在填制凭证中直接修改

2、若凭证已经审核，记帐，甚至已经结帐，则需要一步一步取消，方可修改。

第一步：取消结帐

第二步：取消记帐

第三步：取消审核

第四步：在填制凭证中修改凭证。（注意：外部凭证取消记帐，审核后，不能在总帐中修改，

必须回到原模块中进行修改。）

五、出纳管理

（-）支票登记

第一步：当有人领用支票时，点击“出纳-＞支票登记簿”，选择银行科目，点击“确定”；

第二步：点击“增加”，录入各项内容，点击“保存”。

第三步：经办人持原始单据（发票）到财务部门报销，会计人员据此填制记账凭证，当在系统中录入该

凭证时，系统要求录入该支票的结算方式和支票号，在系统填制完成该凭证后，系统自动在

支票登记簿中将该号支票写上报销日期，该号支票即为报销。

（二）银行对账

第一步：点击“出纳-＞银行对账-＞银行对账期初”，输入银行科目后按R确定】按钮，屏幕显示银行

期初录入窗口。

注意：要使用银行对账业务，银行类的科目在凭证录入时必须输入支票号和日期等信息。

第二步：在启用日期处录入该银行账户的启用日期。

第三步：录入单位日记账及银行对账单的调整前余额。

第四步：录入银行对账单及单位日记账期初未达项，系统将根据调整前余额及期初未达项自动计算出

银行对账单与单位日记账的调整后余额”，选择银行科目，点击“确定”；

第五步：日常对账，点击“出纳-＞银行对账-＞银行对账单”，输入银行科目，月份后按K确定》按

钮，然后即可录入本账户下的银行对账单。

注意：在录入完单位日记账、银行对账单期初未达项后，请不要随意调整启用日期，尤其是

向前调，这样可能会造成启用日期后的期初数不能再参与对账。

第六步：点击“出纳-＞银行对账-＞银行对账”，选择要进行对账的银行科目。按K确认》按钮，屏幕

显示对账界面，左边为单位日记账，右边为银行对账单。用鼠标单击R对账』按钮，进行自

动银行对账，并显示动态进度条，表示对账进行的程度及状态。如果已进行过自动对账，可

直接进行手工调整。

第七步：点击“出纳-＞银行对账-＞余额调节表”，屏幕显示所有银行科目的账面余额及调整余额。如

要查看某科目的调节表，则将光标移到该科目上，然后用鼠标单击K查看》按钮或双击该

行，则可查看该银行账户的银行存款余额调节表。

六、账簿管理

(-)多栏账的设置

第一步：点击“账簿-＞多栏账”，进入后，屏幕显示多栏账查询条件窗。

第二步：在多栏账窗口中，用鼠标单击K增加》，屏幕显示多栏定义窗口。用鼠标单击“核算科

目”下拉框，选择多栏账核算科目，定义多栏账分析栏目：系统提供两种定义方式：自动

编制栏目、手动编制栏目。

第三步：单击“选项”，可选择分析方式，若选按金额分析，则系统只输出其分析方向上的发生

额；若选按余额分析，则系统对其分析方向上的发生额按正数输出，其相反发生额按负数

输出。设置完成后，点“确定”，退出。

(-)多栏账的查询

第一步：点击“账簿-＞多栏账”，进入后，屏幕显示多栏账查询条件窗。

第二步：在多栏账窗口中，用鼠标单击K查询

第三步：选择多栏账与月份，确认。

(三)总账查询

第一步：点击“账簿-＞总账”，屏幕显示总账查询条件窗口。也可将查询条件保存为“我的账

簿”，或直接调用“我的账簿”即可。

第二步：选择科目范围：可输入起止科目范围，为空时，系统认为是所有科目。

第三步：选择科目级次：在确定科目范围后，可以按该范围内的某级科目。

第四步：若想查询包含未记账凭证的总账，用鼠标选择“包含未记账凭证”即可。

第五步：输入查询条件后，按K确认》按钮进入总账查询窗口。用鼠标单击工具栏中的K明细》按

钮，即可联查到当前科目当前月份的明细账。

(四)明细账查询

第一步：点击“账簿-＞明细账”，屏幕显示明细账查询条件窗口。也可将查询条件保存为“我的账

簿”，或直接调用“我的账簿”即可。

第二步：选择科目范围：可输入起止科目范围，为空时，系统认为是所有科目。

第三步：选择科目级次：在确定科目范围后，可以按该范围内的某级科目。

第四步：若想查询包含未记账凭证的总账，用鼠标选择“包含未记账凭证”即可。

第五步：输入查询条件后，按K确认2按钮进入明细账查询窗口。

第六步：用鼠标单击工具栏中的K总账』按钮，即可联查到当前科目当前月份的总账。

用鼠标单击工具栏中的K凭证》按钮，即可联查到当前记录对应的凭证。

（五）现金日记账查询

第一步：点击“出纳-＞现金日记账”，屏幕显示日记账查询条件窗口。

第二步：选择科目范围：可输入起止科目范围，为空时，系统认为是所有科目。

第三步：选择科目级次：在确定科目范围后，可以按该范围内的某级科目。

第四步：若想查询包含未记账凭证的总账，用鼠标选择“包含未记账凭证”即可。

第五步：输入查询条件后，按K确认》按钮进入现金日记账查询窗口。

第六步：用鼠标单击工具栏中的K总账』按钮，即可联查到当前科目当前月份的总账。

用鼠标单击工具栏中的K凭证》按钮，即可联查到当前记录对应的凭证。

（六）银行日记账查询

第一步：点击“出纳-＞银行日记账”，屏幕显示日记账查询条件窗口。

第二步：选择科目范围：可输入起止科目范围，为空时，系统认为是所有科目。

第三步：选择科目级次：在确定科目范围后，可以按该范围内的某级科目。

第四步：若想查询包含未记账凭证的总账，用鼠标选择“包含未记账凭证”即可。

第五步：输入查询条件后，按K确认11按钮进入银行日记账查询窗口。

第六步：用鼠标单击工具栏中的R总账』按钮，即可联查到当前科目当前月份的总账。

用鼠标单击工具栏中的K凭证》按钮，即可联查到当前记录对应的凭证。

七、辅助账查询的实际应用（以个人往来为例）

个人往来清理

用于对个人的借款、还款情况进行清理，能够及时地了解个人借款、还款情况，清理个人借款。

第一步：点击”辅助-＞个人往来清理”，屏幕显示查询条件窗。

第二步：输入科目、部门、个人及截止月份（用来指定要勾对的月份范围，如输8月，则勾对一8月

份的往来账）。选择是否“显示己两清”，若选中，则查询结果中包含已两清的个人。按

K确认】按钮，屏幕显示查询结果。

第三步：用鼠标点取个人参照按钮或直接输入个人编码（或个人名称），选择需要进行两清勾对的个

人。

第四步：用鼠标单击K勾对》可进行自动勾对，单击K取消》可自动取消勾对，单击K检查U可对

已勾对的账进行平衡检查。

第五步：用鼠标单击工具栏中的K总账》按钮，可联查到当前科目及个人的个人余额表。单击工具

栏中的K凭证》按钮，可联查到相应的凭证。

注意：如果客户往来款项在总账中核算，供应商往来款项在总账中核算，同样在辅助菜单下可以进行

客户往来清理、供应商往来清理，以便及时对账。

八、转账定义及生成

(-)期间损益结转定义

第一步：点击“期末-＞转账定义-＞期间损益”，屏幕显示期间损益设置窗。

第二步：表格上方的本年利润科目是本年利润的入账科目，可单击或按［F2］参照录入。然后在下方

表格的利润科目编码下的任意空白处双击，本年利润科目会自动带入表格中，最后单击确

定。

如果本年科目利润科目又分为多个下级科目，则可在下面表格中录入，并与相应的损益科目

对应。

第三步：在下面的对应结转表中录入明细级的本年利润科目。

(二)期间损益转账生成

第一步：点击“期末-＞转账生成-＞期间损益”；

第二步：左上方选择要结转的月份，下面选择期间损益结转，单击全选后，单击确定，自动生成一

张凭证，单击保存按钮。

注意：1.若有新增损益类科目，则需到转帐定义中的期间损益中定义，否则新增科目不做结转。

2.期间损益结转前所有凭证必须全部记帐，否则未记帐凭证中涉及损益类科目的金额不做结转。

3.生成的转账凭证仍需换人审核、记账。

九、月末处理

第一步：点击“期末-＞对账”；屏幕显示待对账的会计期间。

第二步：用鼠标双击要进行对账月份的是否对账栏，或将光标移到要进行对账的月份，用鼠标单击

K选择』，选择对账月份。

第三步：用鼠标单击R对账】按钮，系统开始自动对账。若对账结果为账账相符，则对账月份的对

账结果处显示“正确”，若对账结果为账账不符，则对账月份的对账结果处显示“错

误”，按K错误』可查看引起账账不符的原因。

第四步：按K试算］按钮，可以对各科目类别余额进行试算平衡。按K打印11按钮，可打印试算平

衡表。

第五步：点击”期末-＞结账”，屏幕显示结账向导。

第六步：选择结账月份。用鼠标点击要结账月份。单击下一步，根据引导直至结帐完毕。

注意：1.上月未结账，则本月不能结账。

2.上月未结账，则本月不能记账，但可以填制、复核凭证。

3.本月还有未记账凭证时，则本月不能结账。

4.若总账与明细账对账不符，则不能结账

十、项目管理

第一步：“设置-＞会计科目设置-＞编码档案-＞项目档案”，对需要进行项目核算的科目设置项目核

算的属性。

第二步：“设置-＞编码档案-＞项目档案”，点击“增加”按钮，定义项目大类。

第三步：根据向导定义项目级次。

第四步：选择新定义的项目大类，将相应的核算科目由待选科目选至已选科目。

第五步：点击“项目分类”，定义项目分类及项目。

第六步：点击左方“项目目录”，点击右下方“维护”，然后在“项目目录维护”界面点击“增

加”，录入项目档案。

注意：1、不能隔级录入分类编码。

2、若某项目分类下已定义项目则不能删除，也不能定义下级分类，必须先删除项目，再删除

该项目分类或定义下级分类。

3、不能删除非末级项目分类。

三、UFO报表系统

内容提要：1、建立报表

2、报表中的基本概念(格式状态与数据状态、表页)

3、设计报表的格式

4、定义报表公式

5、报表数据处理

6、报表图形处理

7、打印报表

8、文件保护与格式加锁

9、使用报表模版

10、账套初始

重点掌握：1、建立报表2、报表中的基本概念3、设计报表的格式4、定义关键字5、定义报表公式(1.资

产负债表：期初(QC)、期末(QM)函数2.损益表：发生(FS)、关联(SELECT)函数)6、报表数据处理

7、使用报表模版8、账套初始9、文件保护与格式加锁

一、新建报表

点击“开始分程序-＞U8管理软件-＞财务系统-＞UFO表”，录入用户名，口令，（讲解如何修改口令，讲解只

有由报表权限的人员才可以进入报表系统），进入UFO报表窗口。

第一步：点击“文件-＞新建”，新建一张报表。讲解基本概念：

1、标题栏

2、菜单栏

3、编辑栏

4、工具栏

5、全选钮、行标、列标、当前单元和拆分钮

6、格式/数据按钮

UFO将含有数据的报表分为两大部分来处理，即报表格式设计工作与报表数据处理工作。

格式状态：

•设计报表的格式，如表尺寸、行高列宽、单元属性、单元风格、组合单元、关键

字、可变区等。

•报表的三类公式：单元公式（计算公式）、审核公式、舍位平衡公式也在格式状态

下定义。

•在格式状态下所做的操作对本报表所有的表页都发生作用。在格式状态下不能进行

数据的录入、计算等操作。

数据状态：

•管理报表的数据，如输入数据、增加或删除表页、审核、舍位平衡、做图形、汇总、合并

报表等。在数据状态下不能修改报表的格式。

•在数据状态下时，您看到的是报表的全部内容，包括格式和数据。

7、页标

8、页标滚动钮

9、水平滚动条

10、垂直滚动条

11、状态栏

第二步：设置关键字。点击“数据-＞关键字-〉设置”，选择关键字，点击“确定”。关键字的显示位置

在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入，每个报表可以定义多个关键字。

第三步：关键字偏移。点击“数据-＞关键字-＞偏移”，可以输入适当的关键字偏移量，关键字偏移量的

范围是[-300,300],负数表示向左偏移，正数表示向右偏移。

（讲解关键字的取消）

第四步：编辑公式。

•讲解利用函数向导编辑公式（1.资产负债表：期初（QC）、期末（QM）函数）2.损益表：发生

（FS）、关联（SELECT）函数）

•讲解绝对引用和相对引用两种方式（绝对引用是当单元公式移动或复制到其他单元，单元公式中引

用的单元不变。在算术表达式中直接输入单元名称表示绝对引用。相对引用是当单元公式移动或复

制到其他单元，单元公式中引用的单元也随之改变。在单元名称的左侧输入“？”表示相对引

用）。

•自动求和公式

格式状态下的自动求和

【操作步骤】

1.点击“格式/数据”按钮，进入格式状态。

2.选定欲求和的区域。

3.点击向右求和按钮或向下求和按钮，在定义区域的最右面一行或最下面一行就会生成自动求和公式。

数据状态下的自动求和

数据状态下的自动求和与格式状态下的自动求和不同之处在于数据状态下自动求和不能生成单元公式，

是在数据状态下对于当前表页进行求和，仅仅是一种动作而已，对于表格式无任何影响。

【操作步骤】

1.点击“格式/数据”按钮，进入数据状态。

2.操作同于格式状态下的自动求和的【操作步骤】的2-3。

第五步：保存文件。点击“文件-＞另存为"，选择保存路径，点击“保存”。

讲解文件保护、格式加锁。

•文件保护操作

1、新建一个报表时，选择“文件”菜单，单击“文件口令”后弹出设置口令对话框。

2、在“新口令”编辑栏内输入文件保护口令，在“确认新口令”编辑栏内输入相同口令，以便您

确定和熟记该口令。如果两次输入不同，将弹出“新口令与确认新口令不匹配，请重新输入！”。否则

提示“设置口令成功！”

3、保存该表，关闭后，再打开此报表时，会弹出文件口令对话框，在“口令”编辑栏输入正确的

口令，就可以打开此报表。

•格式加锁操作

报表格式加锁后，想要进入格式状态修改格式必须输入正确口令。如果口令有误，则不能进入格式

状态，只能在数据状态下操作。

1、点取［格式］菜单中的［保护］,在下拉菜单中点取［格式加锁］,将弹出“格式加锁”对话框。

2、在“输入口令”编辑框中输入格式保护口令，在“确认输入口令”编辑框中再次输入相同的口

令。两次输入相同的口令是为了确定并熟记口令，如果两次输入的口令不同，将弹出提示框“您两次输

入的密码不同，请重新输入”。

3、报表格式加锁之后，在进入数据状态之前，可以进行任何操作；进入数据状态之后，想要回到

格式状态，将弹出“验证格式口令”对话框。口令输入正确后，才能进入格式状态修改报表格式。口令

不正确将出现提示框“口令错误！不能进入格式设计！”。

第六步：数据计算。点击左下方“格式”，切换为“数据"状态，」

注意：1、单元公式中的单元地址不允许循环引用，即本单元的公式中不能直接引用或间接引用

本单元中的数据。

2、单元公式中的标点符号，使用半角符号（西文），不要使用全角符号（中文）。

二、运用报表模板

第一步：点击”文件-＞新建”，新建一张空白报表。

第二步：点击“格式-＞报表模板”，选择好行业和财务报表，单击“确认”。自动生成一张报表，如资

产负债表。

第三步：修改公式。在格式状态下双击公式单元，在编辑框中可直接输入公式，也可通过公式向导编辑

公式。

第四步：计算。在数据状态下，点击“数据-＞关键字-＞录入”，录入单位名称和要取数的月份，单击确

认，报表便会自动从帐中取数，前提是总帐中的凭证已经记帐。

注意：1、一定要核对报表模板定义的公式，主要核对会计科目、数据勾稽关系。

2、出具资产负债表、利润表、现金流量表的前提条件是总账中的凭证已经记账。

3、模板中的现金流量表关键字未定义，需要自己定义。

主要公式：L资产负债表：期初（QC）、期末（QM）函数

2.损益表：发生（FS）、关联（SELECT）函数

用SELECT函数从本表他页取数

select。函数最常用在《损益表》中，求累计值。如：

D=C+SELECT（D,年*=年2血月x=月+D

表示：累计数=本月数+同年上月累计数

四、应收应付系统

对于企业的往来款管理，系统分为应收、应付两个模块分别来实现工商企业对应收、应付款所

进行的核算与管理。它以发票、费用单、其他应收、应付单等原始单据为依据，记录购、销业务以

及其他业务所形成的往来款项，处理应收款项的收回或应付款的支付与坏账、转账等业务，同时提

供票据处理功能，实现对承兑汇票的管理。应收模块可以与总账、销售系统集成使用。应付模块可

以与总账、采购系统集成使用。

如果用户选择往来管理在应收、应付系统核算而未选择在总账系统核算，则企业所有设置为客

户、供应商的科目所发生的业务均在这两个模块中处理。最终以生成总账凭证的方式将相关数据传

递到总账系统。

在应收应付系统里管理往来款的设置在总帐系统的“选项”里：

客户往来款项

。总账系统核算。应收系统核算

供应商往来款项

。总账系统核算。应付系统核算

在建账选中一种核算方式后，以后此选项被屏蔽掉，不许再修改。

应收、应付系统核算与总账系统核算往来款的主要区别：

1、发生往来业务时，总账核算方式是以总账凭证方式处理，而应收、应付管理是以原始单据方

式处理。

总账核算方式处理往来款只能以余额方式处理，而应收、应付管理可以实现余额、单据、产品三种

方式。主要以单据核销方式为主。

2、总账系统对帐龄分析限于一年，而应收、应付可以跨年度分析帐龄。

一、单据录入（单据处理）

单据处理是本系统处理的起点。在此可以录入销售业务中的各类发票，以及销售业务之外的应收

单。

根据您的业务模型的不同，单据处理的类型也不同：

A如果您同时使用应收账款系统和销售系统，则发票和代垫费用产生的应收单由销售系统录入，

在本系统可以对这些单据进行审核、弃审、查询、核销、制单等功能。此时，在本系统需要录

入的单据仅限于应收单。

＞如果您没有使用销售系统，则各类发票和应收单均应在本系统录入。

二、单据结算

在单据结算功能中，您可使用如下功能：

录入收款单、付款单

＞打印、预览收款单、付款单

＞对发票及应收单进行核销

>形成预收款并核销预收款

>处理代付款

>设置异币种核销时的中间币种及允许的误差范围

三、转帐处理

系统支持以下四种转账业务：

>应收冲应收可以处理不同单位间的应收转账；

>预收冲应收处理同一单位预收余额冲销本单位或其他单位应收余额：

>应收冲应付是两个模块中，客户与供应商档案中单位冲销；

>红票对冲处理发票错误时用红字单据冲销的处理；

系统为您提供两种处理方式：系统自动冲销和手工冲销。如果红字单据中有对应单据号，

系统会自动执行红冲；如果单据发票中无对应单据号或红字单据所对应的单据已经转账，您可

以手工选择相互转账的单据以冲减部分应收款。新增红字应收单据冲销红字应付单据的功能：

在原红字应收单据只对冲蓝字应付单据的基础上，增加列示出红字应付单据，并可选择对应冲

销。

四、制单处理

制单：用户可以根据所有往来单据或转账自动生成凭证。为了快速地、成批地生成凭证，系统

还提供进行批处理制单。应收应付系统生成的凭证传递到总帐系统后是不允许修改的，若要修改须

到应收应付系统删除凭证，调整单据金额或者客商资料信息后，重新制单。

传递到总帐系统的凭证是处于未审核状态的，需要进行审核和记账操作。

例如采购商品生成的凭证如下：

借：库存商品一XXXX元

贷：应付账款一XX供应商XX元

五、U8应收应付系统新增功能和改进问题

（-）新增功能

1、核销制单、现结制单增加‘结算方式’查询条件。

2、应收冲应付/应付冲应收

■增加自动分摊转账金额功能，且无论在哪个页签点击分摊按钮都会同时作用于两个页签。

■在选择完需要冲销的供应商、客户，且输入了转账总金额的情况下，系统提供自动对冲功能。

■增加预收冲预付/预付冲预收的功能，且支持将预收转成应付或者预付转成应收业务。

■支持将应收全额转成预付或者应付全额转账预收业务。

3、预收冲应收/预付冲应付

■增加客户/供应商、部门、业务员范围式查询条件，若在客户、供应商已经输入范围条件下点

击过滤按钮，则系统将根据第一个输入框中的客户、供应商进行过滤单据。

■增加自动分摊转账金额功能，且无论在哪个页签点击分摊按钮都同时对两个起作用。

■增加自动对多个客户/供应商分别进行自动转账的功能。

4、应收冲应收/应付冲应付

■增加预收/预付单据的并账功能。

■单据列表中提供显示借方合计、贷方合计行。

■单据列表中增加'方向'歹L

■可以分别选择货款、预收/付款、其他应收/付款进行过滤单据转账。

5、收款预测

■提供10项预测对象。

■可以根据预测对象+明细对象进行组合查询预测数据。

■可以选择预测对象的级次显示范围。

■可以根据预测对象或者明细对象展开到单据。

■可以分别选择货款、其他应收款、预收进行查询。

■可以根据任意分析对象进行升、降序排列，且当分析对象为客户时，可以根据客户编码、客户

的预计收款额度在排序基础上选择显示对象个数。

6、付款预测

■提供10项预测对象。

■可以根据预测对象+明细对象进行组合查询预测数据。

■可以选择预测对象的级次显示范围。

■可以根据预测对象或者明细对象展开到单据。

■可以分别选择货款、其他应付款、预付进行查询。

■可以根据任意分析对象进行升、降序排列，且当分析对象为供应商时，可以根据供应商编码、

供应商的预计付款额度在排序基础上选择显示对象个数。

7、应收/付业务明细账中增加记录联查凭证的功能。

8、新增收付款单据时系统自动带出该客户/供应商的银行账号信息。

9、手工红票对冲时在蓝票的单据列表中增加单据日期列。

10、制单列表中可以点击任意列进行排序。

II、制单的摘要设置中可以设置客户（供应商）简称、客户（供应商）全称、部门名称、项目名称、

业务员编号。

12、结算单中的银行账号位长扩展到50位。

（二）改进问题

1、客户全称相同时做转账会串户。

2、汇兑损益差1分钱问题。

3、修改多栏账查询翻倍问题。

4、修改多栏账查询时没有将别的系统所制凭证的科目账查询出来。如：采购发票在存货系统中制单,

应收冲应付在应收系统中制单均无法在应付系统的多栏账中体现。

5、解决制单时，科目按部门核算，部门信息未回填应收应付明细账的问题。

6、个人往来科目合并制单时，不同个人不应该合并分录。

7、设置记事簿后，不能自己启动问题。

8、销售先启用的情况下，对销售系统已经复核的代垫费用单据审核时没有记线索号。

9、制单摘要设置中设置业务员名称后没有在凭证中自动带出。

五、工资管理系统

1、建账

由用户根据自己的需要建立工资应用环境，，将用友工资管理系统建立成适合本单位实际需要

的专用系统。包括：设置处理工资类别个数和币种、设置是否处理个人所得税、设置是否进行

扣零处理、设置人员编码长度。

2、工资系统管理

严密的系统安全保密机制，确保系统的正常运行。包括：修改业务时间、重新注册、参数维

护。

3、部门设置

可进行多层次的部门管理，以实现工资的多级化管理。

4、人员档案

员工个人工资档案的设置，有助于人事及财务部门对员工个人工资档案的有效管理。

5、工资数据变动

为用户提供灵活方便的项目设置及公式定义功能；多种形式的数据录入功能，极大地简化了用

户的操作。

6、工资表

包括：工资发放签名表、工资发放条、工资卡、部门工资汇总表、人员类别工资汇总表、条件

汇总表、条件明细表、条件统计表。

7、工资分析表

包括：按部门工资项目分析表、按月员工工资汇总表、分部门各月工资构成分析表、工资增长

情况、部门工资项目构成分析表、员工工资项目统计表、按项目分类统计表、按部门分类统计

表、按月分类统计表。

8、个人所得税扣缴申报表

适用于从工资中扣缴个人所得税的企业。

9、工资分钱清单

包括：部门分钱清单、人员分钱清单、工资发放取款单

10、银行代发

灵活的银行代发功能，适用于由银行发放工资的的企业。可实现在同一工资账中的人员由不同

的银行代发工资，以及多种文件格式的输出。

11、工资分摊

自动完成工资分摊、计提、转账业务。包括：工资分摊、应付福利费计提、工会经费计提、职

工教育经费计提、自定义分摊和计提、凭证查询。

12、数据接口管理

通用的数据接口，可以导入文本文件、ACCESS文件、DBASE文件等多种外部数据文件。

一三、工资汇总

强大的工资类别汇总功能，即可将不同的工资计算方式、不同的工资项目、不同的地区的人员

工资汇总在一起，从而完成统一核算的功能。

14、期末处理

包括：月末处理、年末处理。

一、与其他模块的关联

工资核算是财务核算的一部分，其日常业务要通过账务记账凭证反映，《工资管理系统》和

《账务系统》主要是凭证传递的关系。工资计提分摊的费用要通过制单的方式传递给账务进行

处理。

1、与《总账系统》的接口

向《总账系统》传送凭证

本系统将工资分摊结果自动生成转账凭证，传递到总账系统。

2、与《成本核算》的接口

向《成本核算》系统传送相关费用的合计数据，

三、流程总体介绍：

A、普通工资核算管理的企业

如果您的企业中所有人员的工资统一管理，而人员的工资项目、工资计算公式全部相同，则您

可按下列方法建立工资管理系统。

STEP1、安装工资管理系统

STEP2、设置工资账的参数（选择单个工资类别）

STEP3、设置部门

STEP4、设置工资项目、银行名称和账号长度、设置人员类别

STEP5、录入人员档案

STEP6、设置工资计算公式

STEP7、录入工资数据

STEP8、进行其它业务处理

B、汇总工资核算管理的企业

如果您的单位按周或一月多次发放工资，或者是有多种不同类别的人员，工资发放项目不尽相同，计算公式亦不相同,

但需进行统一工资核算管理，则可按下列方法建立工资管理系统：

STEP1、安装工资管理系统

STEP2、设置工资账参数

STEP3、设置所涉及到的部门、所有工资项目、人员类别、银行名称和账号长度

STEP4、.建立第一个工资类别，选择所管理的部门

STEP5、录入人员档案

STEP6、.选择第一个工资类别所涉及的工资项目并设置工资计算公式

STEP7、录入工资数据

STEP8、.建立第二个工资类别并选择所管理的部门

STEP9、录入人员档案或从第一个人员类别中复制人员档案

STEP10、.选择第二个工资类别所涉及的工资项目并设置工资计算公式

STEP11、录入工资数据

STEP12、建立第三个工资类别并选择所管理的部门

月末处理前将所要核算的工资类别进行汇总，生成汇总工资类别，然后进行对汇总工资类别进

行工资核算的业务处理。

四、应用准备

1、手工数据的准备

在使用工资管理系统前，您应当规划设置部门的规范、人员编码的编排方式、人员类别的划分

形式，整理好设置的工资项目及核算方法，并准备好人员的档案数据、工资数据等基本信息。

2、目录档案的准备

当您使用工资管理系统前，如果您未使用过用友公司其它系统，则需按《系统管理使用手册》

中编辑基础信息的有关章节建立部门；如您进行的工资管理中含有外币，则需进行外币设置。

五、基础信息设置：

编码方案、会计科目、凭证类别、外币及汇率、常用摘要、部门

祥见“基础控制台”中的“基础设置”。

六、固定资产管理系统

一、主要功能:

1、系统设置主要功能

a>支持用户根据需要选择外币（非人民币）来管理资产。

b、用户自定义资产分类编码方式和资产类别，同时定义该类别级次的使用年限、残值率等。

支持资产类别的增、册1、改操作。

C、用户自定义部门核算的科目，转账时自动生成凭证。

d、系统缺省常用的固定资产增加及减少的方式13种，用户可增、册［、改。

e、使用状况可自定义，并增加折旧属性，使用更灵活。

f、提供恢复最近一次结账前功能，方便纠错。

g、提供整套账不提折旧功能，并提供专用卡片模板，适应行政事业单位固定资产管理需要。

2、资产卡片导入

卡片导入功能可以将您已有的固定资产核算系统的资产卡片，自动写入到本系统中，可以减少

手工录入卡片的工作量。

3、与账务系统的接口

a、系统自动制作凭证，并传送到账务系统

b、提供传输到账务系统的凭证的查询功能

c、提供固定资产系统和总账的对账功能

d、提供批量制单功能

e、本系统制作的凭证在本系统可修改和删除

4、折旧方面主要功能

a、可定义整账套不提折旧功能。

b、可自定义折旧分配周期，适合不同行业的需要。

c、折旧方法除常规的四种外，提供用户自定义折旧计算公式功能。

d、平均年限法提供两种计算公式供选择。

e、系统自动计提折旧，生成折旧分配表，并按分配表自动制作记账凭证。

f、折旧分配表更灵活全面，包括部门折旧分配表和类别折旧分配表，各表增加按辅助核算项

目汇总内容。

g、考虑原值、累计折旧、使用年限、净残值和净残值率、折旧方法的变动对折旧计提的影

响，自动更改

折旧计算。

5、卡片及其变动

a、提供卡片项目自定义，增加系统的适用性。

b、可定义自定义项目与其他项目的数据关系，还可按自定义项目模糊查询。

c、按类别定义卡片样式，适合不同企业定制适合自己的特定的样式。

d、支持资产附属设备和辅助信息的管理，增加原值变动表，停、启用记录、部门转移记录、

大修记录、清理信息等附表。

e、建立该系统前所有关于固定资产的一些资料通过原始卡片录入功能录入系统，因用户失误

录入的卡片当月月末结账前可无痕迹删除。

f、提供卡片的各种变动生成变动单，可同时批量显示和以卡片为单位显示。

g、卡片综合查询时提供模糊查询，可保存条件查询的结果，生成自定义查询表。

h、查看卡片时，可同时查看其历史状态和变动清单，非常清晰方便。

I、本系统支持固定资产的评估，主要是批量完成经评估发生的原值、累计折旧、使用年限、

净残值率变动的录入，同时生成变动表。

j、固定资产编号提供自定义结构功能。

k、资产减少提供输入清理信息，提供误减少的资产恢复功能。

1、提供常用参照字典，供卡片录入使用，增加正确性和方便性。

队打印全面灵活。可选择打印内容，分别打印卡片和各个附表，也可打印在一页上，还可选

择打印范围（批量打印），打印纸张大小、打印方向等。

6、报表

a、支持用户自定义报表。

b、提供直观的图形分析功能

c、灵活更换查询条件，自动刷新报表。

d、提供多种账薄和报表进行固定资产的核算、分析和管理，报表分为几类：账薄、折旧表、

统计表、分析表、一览表。

二、与其他模块的关联

本系统与用友其它产品的接口主要涉及到的是总账系统。本系统增加资产、减少资产以及原值

和累计折旧的调整、折旧计提都要将有关数据通过记账凭证的形式传输到总账系统，同时通过

对账保持固定资产账目的平衡。

同时本系统为成本系统和决策支持系统、领导查询系统提供数据支持。

三、流程总体介绍：

STEP1：选项设置：

STEP2：基础设置：

1、卡片项目设置

2、卡片样式设置

3、折旧方法定义

4、资产类别设置

5、部门设置

6、使用状况设置

7、增减方式设置

STEP3：原始卡片的录入：

STEP4：日常操作：

1、资产增加

2、卡片修改

3、资产减少

4、卡片删除

5、原值变动

6、部门转移

7、使用状况变动

8、折旧方法调整

9、使用年限调整

10、累计折旧调整

11、工作总量调整

12、净残值调整

一三、类别调整

14、资产评估

STEP5：折旧计提：

STEP6：批量制单：

STEP7：对账：

STEP8：月末结帐：

STEP9：打印账表:

四、应用准备

卡片项目整理：

系统定义了一些卡片项目，称为系统项目，这些项目有些是卡片样式必须选用的