会计学基础课件：会计凭证

会计凭证

5.AccountingDocument，AccountingEvidence

5.1会计凭证概述5.1.1会计凭证的概念和种类建议同学们通读《会计基础工作规范》，这是会计工作者必备的知识，本章部分知识点改编自该文件。会计凭证（accountingdocuments）是记录经济业务事项发生或完成情况的书面证明，也是登记账簿的依据。合法地取得、正确地填制和审核会计凭证是会计核算的基本技能之一。会计凭证按照获取的途径和用途不同分为原始凭证（sourcedocument，originalevidence）和记账凭证（accountingvoucher；entrydocument）。

1.原始凭证。原始凭证是在经济业务发生或完成时取得或填制的、用以记录或证明经济业务的发生或完成情况的原始凭据。

2.记账凭证。记账凭证是会计人员根据审核无误的原始凭证按照经济业务事项的内容加以归类，并据以确定会计分录后所填制的会计凭证。它是登记账簿的依据。2

5.1.2会计凭证的作用会计凭证的作用体现为以下三个方面：第一，记录经济业务，提供记账依据；第二，明确经济责任，强化内部控制；第三，监督经济活动，控制经济运行。根据《会计法》第九条的规定，记账行为必须具备原始凭证。值得注意的是，适用于大中型企业的企业会计准则体系中的部分记账规则却允许记账主体在缺乏原始凭证的情况下记账，对此学界存有争议。读者在学习中级、高级会计课程时，需要对现行会计法规进行辩证分析。3

专栏5—1原始凭证的重要性【资料来源】卞耀武主编，《中华人民共和国会计法释义》，法律出版社，2000年版，第56—57页。会计核算应当具有客观性，即必须遵循客观性原则，以实际发生的经济业务事项及证明经济业务事项发生的可靠资料为依据，如实反映财务状况和经营成果，做到内容真实，数据准确、资料可靠。客观性原则是会计核算应遵循的最基本的原则，在法律中规定这一原则，使它成为一种法定规则，对保障这一原则的实行具有重要作用。《会计法》第九条规定，各单位必须根据实际发生的经济业务事项进行会计核算，填制会计凭证，登记会计账簿，编制财务会计报告。任何单位不得以虚假的经济业务事项或者资料进行会计核算。这一规定具体包括四层含义：一是会计核算应当真实反映单位的财务状况和经营成果，保证会计资料的真实性；二是会计核算应当准确反映单位的财务状况，保证会计信息的准确性；三是会计核算应当具有可验证性，即会计信息应当源于可以被客观证据加以证明的经济活动信息，而不应建立在主观臆断和个人意见的基础上；四是任何单位都不得以虚假的经济业务事项或者资料进行会计核算。4

专栏5—1（Continued）会计核算的基本程序也可以说是主要程序有三个重要环节：一是填制会计凭证；二是登记会计账簿；三是编制财务会计报告。这三个环节相互衔接，基本上覆盖了会计核算的全过程。本条所规定的各单位应当以实际发生的经济业务事项进行会计核算，还有一层含义是法律规定的会计核算是一种事后核算，是对已经发生的经济业务事项所进行的事后记录、计量和反映，不包括对经济活动事前的预测、决策和管理控制等内容。原始凭证是表示经济业务的发生或完成情况，明确经济责任的书面证明，是进行会计核算的原始依据。因此，记账行为必须具备原始凭证。《会计基础工作规范》要求，除结账和更正错误的记账凭证可以不附原始凭证外，其他记账凭证必须附有原始凭证。5

5.2原始凭证

5.2.1原始凭证的种类1.按取得的来源不同分类原始凭证按照来源不同分为外来原始凭证和自制原始凭证。（1）自制原始凭证。自制原始凭证是指由本单位内部经办业务的部门和人员在执行或完成某项经济业务时填制的、仅供本单位内部使用的原始凭证，如材料领用单、借据（见图5—1）、差旅费报销单（见图5—2）等。6

Continued（2）外来原始凭证。外来原始凭证是指在经济业务发生或完成时，从其他单位或个人那里取得的原始凭证（如发票、火车票等）。图5—3为销货单位开给购货单位的普通发票，该发票的样式为机打发票，需要通过防伪税控系统开具。图5—4为销货单位开给购货单位的增值税专用发票，该发票的样式为机打发票，需要通过防伪税控系统开具。7

专栏5—2发票相关法规一、《中华人民共和国税收征收管理法》（2001年修订）第二十一条税务机关是发票的主管机关，负责发票印制、领购、开具、取得、保管、缴销的管理和监督。单位、个人在购销商品、提供或者接受经营服务以及从事其他经营活动中，应当按照规定开具、使用、取得发票。发票的管理办法由国务院规定。第二十二条增值税专用发票由国务院税务主管部门指定的企业印制；其他发票，按照国务院税务主管部门的规定，分别由省、自治区、直辖市国家税务局、地方税务局指定企业印制。未经前款规定的税务机关指定，不得印制发票。第二十三条国家根据税收征收管理的需要，积极推广使用税控装置。纳税人应当按照规定安装、使用税控装置，不得损毁或者擅自改动税控装置。二、《中华人民共和国发票管理办法》（2010年修订）

第一条为了加强发票管理和财务监督，保障国家税收收入，维护经济秩序，根据《中华人民共和国税收征收管理法》，制定本办法。8

专栏5—2（Continued）第二条在中华人民共和国境内印制、领购、开具、取得、保管、缴销发票的单位和个人（以下称印制、使用发票的单位和个人），必须遵守本办法。第三条本办法所称发票，是指在购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动中，开具、收取的收付款凭证。第四条国务院税务主管部门统一负责全国的发票管理工作。省、自治区、直辖市国家税务局和地方税务局（以下统称省、自治区、直辖市税务机关）依据各自的职责，共同做好本行政区域内的发票管理工作。财政、审计、工商行政管理、公安等有关部门在各自的职责范围内，配合税务机关做好发票管理工作。第七条增值税专用发票由国务院税务主管部门确定的企业印制；其他发票，按照国务院税务主管部门的规定，由省、自治区、直辖市税务机关确定的企业印制。禁止私自印制、伪造、变造发票。第九条印制发票应当使用国务院税务主管部门确定的全国统一的发票防伪专用品。禁止非法制造发票防伪专用品。9

专栏5—2（Continued）第十条发票应当套印全国统一发票监制章。全国统一发票监制章的式样和发票版面印刷的要求，由国务院税务主管部门规定。发票监制章由省、自治区、直辖市税务机关制作。禁止伪造发票监制章。发票实行不定期换版制度。第十三条发票应当使用中文印制。民族自治地方的发票，可以加印当地一种通用的民族文字。有实际需要的，也可以同时使用中外两种文字印制。第十五条需要领购发票的单位和个人，应当持税务登记证件、经办人身份证明、按照国务院税务主管部门规定式样制作的发票专用章的印模，向主管税务机关办理发票领购手续。主管税务机关根据领购单位和个人的经营范围和规模，确认领购发票的种类、数量以及领购方式，在5个工作日内发给发票领购簿。单位和个人领购发票时，应当按照税务机关的规定报告发票使用情况，税务机关应当按照规定进行查验。10

专栏5—2（Continued）第十六条需要临时使用发票的单位和个人，可以凭购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动的书面证明、经办人身份证明，直接向经营地税务机关申请代开发票。依照税收法律、行政法规规定应当缴纳税款的，税务机关应当先征收税款，再开具发票。税务机关根据发票管理的需要，可以按照国务院税务主管部门的规定委托其他单位代开发票。禁止非法代开发票。第二十条所有单位和从事生产、经营活动的个人在购买商品、接受服务以及从事其他经营活动支付款项，应当向收款方取得发票。取得发票时，不得要求变更品名和金额。第二十一条不符合规定的发票，不得作为财务报销凭证，任何单位和个人有权拒收。三、《中华人民共和国发票管理办法实施细则》（2011年发布）第二条在全国范围内统一式样的发票，由国家税务总局确定。在省、自治区、直辖市范围内统一式样的发票，由省、自治区、直辖市国家税务局、地方税务局（以下简称省税务机关）确定。11

专栏5—2（Continued）第三条发票的基本联次包括存根联、发票联、记账联。存根联由收款方或开票方留存备查；发票联由付款方或受票方作为付款原始凭证；记账联由收款方或开票方作为记账原始凭证。省以上税务机关可根据发票管理情况以及纳税人经营业务需要，增减除发票联以外的其他联次，并确定其用途。第四条发票的基本内容包括：发票的名称、发票代码和号码、联次及用途、客户名称、开户银行及账号、商品名称或经营项目、计量单位、数量、单价、大小写金额、开票人、开票日期、开票单位（个人）名称（章）等。省以上税务机关可根据经济活动以及发票管理需要，确定发票的具体内容。第五条有固定生产经营场所、财务和发票管理制度健全的纳税人，发票使用量较大或统一发票式样不能满足经营活动需要的，可以向省以上税务机关申请印有本单位名称的发票。第六条发票准印证由国家税务总局统一监制，省税务机关核发。税务机关应当对印制发票企业实施监督管理，对不符合条件的，应当取消其印制发票的资格。12

专栏5—2（Continued）第七条全国统一的发票防伪措施由国家税务总局确定，省税务机关可以根据需要增加本地区的发票防伪措施，并向国家税务总局备案。发票防伪专用品应当按照规定专库保管，不得丢失。次品、废品应当在税务机关监督下集中销毁。第八条全国统一发票监制章是税务机关管理发票的法定标志，其形状、规格、内容、印色由国家税务总局规定。第二十五条向消费者个人零售小额商品或者提供零星服务的，是否可免予逐笔开具发票，由省税务机关确定。第二十六条填开发票的单位和个人必须在发生经营业务确认营业收入时开具发票。未发生经营业务一律不准开具发票。第二十七条开具发票后，如发生销货退回需开红字发票的，必须收回原发票并注明“作废”字样或取得对方有效证明。开具发票后，如发生销售折让的，必须在收回原发票并注明“作废”字样后重新开具销售发票或取得对方有效证明后开具红字发票。第二十八条单位和个人在开具发票时，必须做到按照号码顺序填开，填写项目齐全，内容真实，字迹清楚，全部联次一次打印，内容完全一致，并在发票联和抵扣联加盖发票专用章。

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Continued2.按照格式的不同分类原始凭证按照格式不同分为通用凭证和专用凭证。（1）通用凭证。通用凭证是指由有关部门统一印制、在一定范围内使用的具有统一格式和使用方法的原始凭证（如发票）。（2）专用凭证。非通用凭证（专用凭证）是指由单位自行印制、仅在本单位内部使用的原始凭证（如材料领用单、借据、差旅费报销单等）。14

5.2.2原始凭证的基本内容和填制要求专栏5—3《会计基础工作规范》关于原始凭证的基本要求原始凭证的基本要求如下：（一）原始凭证的基本内容（通常称为凭证要素）必须具备：凭证的名称；填制凭证的日期；填制凭证单位名称或者填制人姓名；有关人员（部门负责人、经办人员）的签名或者盖章；接受凭证单位名称（俗称发票抬头）；经济业务内容（如数量、单价和金额）。（二）从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或者盖章。自制原始凭证必须有经办单位领导人或者其指定的人员签名或者盖章。对外开出的原始凭证，必须加盖本单位公章。（三）凡填有大写和小写金额的原始凭证，大写与小写金额必须相符。购买实物的原始凭证，必须有验收证明。支付款项的原始凭证，必须有收款单位和收款人的收款证明。15

专栏5—3（Continued）（四）一式几联的原始凭证，应当注明各联的用途，只能以一联作为报销凭证。一式几联的发票和收据，必须用双面复写纸（发票和收据本身具备复写纸功能的除外）套写，并连续编号。作废时应当加盖“作废”戳记，连同存根一起保存，不得撕毁。（五）发生销货退回的，除填制退货发票外，还必须有退货验收证明；退款时，必须取得对方的收款收据或者汇款银行的凭证，不得以退货发票代替收据。（六）职工公出借款凭据，必须附在记账凭证之后。收回借款时，应当另开收据或者退还借据副本，不得退还原借款收据。（七）经上级有关部门批准的经济业务，应当将批准文件作为原始凭证附件。如果批准文件需要单独归档，则应当在凭证上注明批准机关名称、日期和文件字号。16

Continued1.填制原始凭证的基本要求：1．记录要真实；2．内容要完整；3．手续要完备；4．书写要清楚、规范；5．编号要连续；6．不得涂改、刮擦、挖补；7．填制要及时。2.自制原始凭证的填制要求（1）一次凭证的填制。一次凭证是指一次填制完成只记录一笔经济业务的原始凭证。一次凭证是一次有效的凭证。入库单和提货单是比较典型的一次凭证。17

Continued入库单是单位的仓库管理人员根据原材料入库的实际情况填制的验收证明，一般设三个联次：一联仓库存根，据以登记材料物资明细账和材料卡片；一联作为采购业务的记账凭证的附件；一联交给采购部门存查。18

Continued提货单，又称发货单，是销货单位的销售部门通知仓库管理部门发货的出库证明，一般设三个联次：一联交给采购方作为提货证明；一联作为销售业务的记账凭证的附件；一联仓库存根，作为仓库管理的备查档案。19

Continued（2）累计凭证的填制。累计凭证是指在一定时期内多次记录发生的同类型经济业务的原始凭证，其特点是：在一张凭证内可以连续登记相同性质的经济业务，随时结出累计数及结余数，并按照费用限额进行费用控制，期末按实际发生额记账。累计凭证是多次有效的原始凭证。“限额领料单”是典型的累计凭证。在有效期内（一般为一个月），只要领用数量不超过限额就可以连续使用。如图5—7所示。累计凭证不仅能够起到控制资产的作用，还能够减少原始凭证的数量和简化填制凭证的手续。20

Continued（3）汇总凭证的填制。汇总凭证是指对一定时期内反映经济业务内容相同的若干张原始凭证，按照一定标准综合填制的原始凭证。“发料凭证汇总表”是汇总凭证的典型。负责材料管理的会计人员一般按旬汇总，每月编制一份发料凭证汇总表交给记账人员进行账务处理。21

Continued3.外来原始凭证的填制要求原始凭证记载的各项内容均不得涂改；原始凭证有错误的，应当由出具单位重开或者更正，更正处应当加盖出具单位印章。原始凭证金额有错误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更正。22

5.2.3原始凭证的审核

会计机构、会计人员必须按照国家统一的会计制度的规定对原始凭证进行审核，对不真实、不合法的原始凭证有权不予接受，并向单位负责人报告；对记载不准确、不完整的原始凭证予以退回，并要求按照国家统一的会计制度的规定更正、补充。

在审核原始凭证时，要注意审核原始凭证的真实性、合法性、合理性、完整性、正确性、及时性。23

专栏5—4专栏5—4《会计基础工作规范》关于会计凭证的填制要求填制会计凭证，字迹必须清晰、工整，并符合下列要求：（一）阿拉伯数字应当一个一个地写，不得连笔写。阿拉伯金额数字前面应当书写货币币种符号或者货币名称简写和币种符号。币种符号与阿拉伯金额数字之间不得留有空白。凡阿拉伯数字前写有币种符号的，数字后面不再写货币单位。（二）所有以元为单位（其他货币种类为货币基本单位，下同）的阿拉伯数字，除表示单价等情况外，一律填写到角分；无角分的，角位和分位可写“00”，或者符号“—”；有角无分的，分位应当写“0”，不得用符号“—”代替。（三）汉字大写数字金额如零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿等，一律用正楷或者行书体书写，不得用0、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十等简化字代替，不得任意自造简化字。大写金额数字到元或者角为止的，在“元”或者“角”字之后应当写“整”字或者“正”字；大写金额数字有分的，分字后面不写“整”或者“正”字。24

专栏5—4（Continued）

（四）大写金额数字前未印有货币名称的，应当加填货币名称，货币名称与金额数字之间不得留有空白。（五）阿拉伯金额数字中间有“0”时，汉字大写金额要写“零”字；阿拉伯数字金额中间连续有几个“0”时，汉字大写金额中可以只写一个“零”字；阿拉伯金额数字元位是“0”，或者数字中间连续有几个“0”、元位也是“0”但角位不是“0”时，汉字大写金额可以只写一个“零”字，也可以不写“零”字。实行会计电算化的单位，对于机制记账凭证，要认真审核，做到会计科目使用正确，数字准确无误。打印出的机制记账凭证要加盖制单人员、审核人员、记账人员及会计机构负责人、会计主管人员印章或者签字。25

5.3记账凭证

5.3.1记账凭证的种类

1.记账凭证按内容可分为收款凭证、付款凭证和转账凭证会计机构、会计人员要根据审核无误的原始凭证填制记账凭证。记账凭证可以分为收款凭证、付款凭证和转账凭证，也可以使用通用记账凭证。如果企业未将记账凭证分为收款凭证、付款凭证和转账凭证，也可以使用通用记账凭证。通用记账凭证的格式与转账凭证相同，会计人员填写应借记和应贷记的科目（如图5—12所示）。第1章举例所使用的记账凭证即为通用记账凭证。26

Continued（1）收款凭证。收款凭证是记录现金和银行存款收款业务的会计凭证，此凭证已经在左上角锁定借方科目，在实务工作中，会计人员只需打“√”即可选定借方科目，且只需要填写应贷记的科目。27

Continued（2）付款凭证。付款凭证是记录现金和银行存款付款业务的会计凭证，此凭证已经在左上角锁定贷方科目，同理，会计人员只需打“√”即可选定贷方科目，且只需要填写应借记的科目（。出纳人员根据收款凭证收款或根据付款凭证付款后，为避免重收重付，应在收款凭证上加盖“收讫”戳记或在付款凭证上加盖“付讫”戳记。28

Continued（3）转账凭证。转账凭证是记录不涉及现金和银行存款业务的会计凭证，会计人员填写应借记和应贷记的科目。29

Continued2.记账凭证按填列方式可分为复式记账凭证和单式记账凭证

（1）复式记账凭证。复式记账凭证是指将每一笔经济业务事项所涉及的全部会计科目及其发生额均在同一张记账凭证中反映的一种凭证。第1章的记账凭证以及本章前述凭证均为复式记账凭证。（2）单式记账凭证。单式记账凭证是指每一张记账凭证只填列经济业务事项所涉及的一个会计科目及其金额的记账凭证，填列借方科目的称为借项记账凭证，填列贷方科目的称为贷项记账凭证。单式记账凭证在实践中较为少见且多有不便，本书不拟涉及。30

5.3.2记账凭证的基本内容和填制要求专栏5—5《会计基础工作规范》关于记账凭证的基本要求记账凭证的基本要求如下：（一）记账凭证必须具备以下内容：填制凭证的日期；凭证编号；经济业务摘要；会计科目；金额；所附原始凭证张数；填制凭证人员、稽核人员、记账人员、会计机构负责人、会计主管人员签名或者盖章。收款和付款记账凭证还应当由出纳人员签名或者盖章。以自制的原始凭证或者原始凭证汇总表代替记账凭证的，也必须具备记账凭证应有的项目。（二）填制记账凭证时，应当对记账凭证进行连续编号。一笔经济业务需要填制两张以上记账凭证的，可以采用分数编号法编号。（三）记账凭证可以根据每一张原始凭证填制，或者根据若干张同类原始凭证汇总填制，也可以根据原始凭证汇总表填制。但不得将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上。31

专栏5—5（Continued）（四）除结账和更正错误的记账凭证可以不附原始凭证外，其他记账凭证必须附有原始凭证。如果一张原始凭证涉及几张记账凭证，可以把原始凭证附在一张主要的记账凭证后面，并在其他记账凭证上注明附有该原始凭证的记账凭证的编号或者附原始凭证复印件。一张原始凭证所列支出需要几个单位共同负担的，应当将其他单位负担的部分，开给对方原始凭证分割单，进行结算。原始凭证分割单必须具备原始凭证的基本内容：凭证名称、填制凭证日期、填制凭证单位名称或者填制人姓名、经办人的签名或者盖章、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价、金额和费用分摊情况等。（五）如果在填制记账凭证时发生错误，应当重新填制。已经登记入账的记账凭证，在当年内发现填写错误时，可以用红字填写一张与原内容相同的记账凭证，在摘要栏注明“注销某月某日某号凭证”字样，同时再用蓝字重新填制一张正确的记账凭证，注明“订正某月某日某号凭证”字样。如果会计科目没有错误，只是金额错误，也可以将正确数字与错误数字之间的差额，另填制一张调整的记账凭证，调增金额用蓝字，调减金额用红字。发现以前年度记账凭证有错误的，应当用蓝字填制一张更正的记账凭证。（六）记账凭证填制完经济业务事项后，如有空行，应当自金额栏最后一笔金额数字下的空行处至合计数上的空行处划线注销。32

Continued记账凭证应当根据经过审核的原始凭证及有关资料编制。

库存现金和银行存款之间的经济业务（即将库存现金存入银行账户或者从银行账户支取现金），一般只编制付款凭证，不编制收款凭证，目的在于强化对付款业务的管理，避免信息冗余。在填写转账凭证时，一般借方科目在先，贷方科目在后。在审核记账凭证时，应当注意审核记账凭证的内容是否真实、项目是否齐全、科目是否正确、金额是否正确、书写是否正确。会计账簿登记，必须以经过审核的会计凭证为依据。33

5.4会计凭证的传递和保管

5.4.1会计凭证的传递

会计凭证的传递是指会计凭证从取得或填制时起至归档保管过程中，在单位内部各有关部门和人员之间的传送程序。各单位会计凭证的传递程序应