防疫物资采购项目管理制度

第一节供应商管理制度 2一、目的及依据 2二、适用范围 2三、供应部职责 2四、办公室职责 3五、其他部门职责 3第二节供应商的选定管理 3一、供应商信息收集 3二、供应商的调查与选定 4三、生产制造类供应商的选定 4四、市场经销商类供应商的选定 5五、服务类供应商选定 6六、建立采购平台 9七、奖惩 10八、附表 10第三节公司内部规章制度 16一、办公室职能 16二、办公室管理制度 17三、档案管理制度 19第四节采购管理制度 20一、总则 20二、采购原则 20第一节供应商管理制度一、目的及依据为了建立和完善供应商管理体系，开展供应商的开发、监督、评估、管理工作，协调供应商关系，优化企业的供应商队伍，最终达到不断提高采购质量和效率的目的，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于为公司提供产品和服务的所有供应商的管理。三、供应部职责1.制订和实施供应商开发计划；2.定期开展市场行情调查、收集整理市场信息，汇报供应商情况及编制分析报告；3.负责潜在供应商的拜访和评估工作，选择和推荐潜在供应商；4.建立、维护与供应商之间的关系，并不断提高采购质量；5.完善供应商档案库，保证数据及时更新和正常使用，利用各种方式及渠道掌握供应商及市场动态；6.根据供应商的考核结果进行等级管理。四、办公室职责1.组织采购、请购和使用等各部门对供应商进行考核评估，形成《合格供应商名单》，经总经理审批后传递给相关部门；2.定期检查采购记录，检验采购人员是否在合格供应商处进行采购。五、其他部门职责1.参与本专业范围内供应商信息的收集和供应商调查2.对供应商供货、质量、交期和售后服务工作进行监督；3.对供应商的技术能力、质量保证能力、生产及交付能力进行考察与评估；4.了解供应商的生产流程和关键控制点，协助供应部解决技术或质量控制方面的问题。第二节供应商的选定管理一、供应商信息收集1.供应商信息收集与调查米购部负责组织，采购人员平时要注意收集供应商的信息，随时登记整理。物品请购部门、使用部门等应积极参与提供供应商信息。2.供应商信息来源一般有下列方式：（1）网络等传播媒体（2）商业广告或供应商主动联络（3）同行或供应商介绍（4）公开征询（5）其他途径二、供应商的调查与选定1.各部门提供的供应商信息，由各部门调查填写《供应商调查表》；凡欲与公司建立供应关系者，由供应商填写《供应商调查表》。《供应商调查表》作为选择供应厂商的参考，应包括下列内容：（1）公司名称、地址、电话、传真、E-mail、网址、负责人、联系人。（2）公司概况，如资本额、成立日期、占地面积、营业额、银行讯息。（3）物资状况。（4）人力资源状况。（5）主要产品及原材料。（6）主要客户。三、生产制造类供应商的选定1.供应商初选根据本公司所用原辅材料、物资情况结合市场供方信息，各部门从各种渠道了解供应商信息，填写《供应商调查表》；或由供应部向候选供应商发出《供应商调查表》，并请供应商提供价目表、材料样品、物资产品说明书及备品备件技术指标。供应部门汇总各部门的推荐信息以及本部门了解的信息，初步选择几家信誉好的生产厂家作候选合格供应商。2.生产技术部、物资管理部或使用部门根据米购质量标准对样品进行检测、试用，或对物资、备品备件技术指标向供应商质询，并出具书面意见。3.必要时，经总经理批准后，由采购部组织生产技术部、物资管理部或使用部门相关人员对候选供应商进行实地调查，听取介绍，了解供应商的经营理念、质量管理、技术水平、供货能力等情况，根据调查结果撰写书面报告。4.依据《供应商调查表》、检测或试用意见、现场考察，确定合格供应商，经主管领导和总经理批准后，将其纳入《合格供应商名单》。5.采购时，根据采购有关制度，从《合格供应商名单》中确定采购物资供应商进行采购。四、市场经销商类供应商的选定1.通过实地考察，听取介绍等方式了解基本情况，并索取资质证明文件。2.填写《供应商调查表》3.在购买地点进行时货检验4.必要时，由使用部门试用，并出具书面意见。5.经过两次试用没有质量问题时，根据《供应商调查表》、书面试用报告，确定合格供应商，经主管领导和总经理批准后，将其纳入《合格供应商名单》。五、服务类供应商选定1.服务类供应商包括校准、运输、设计和化验等供应商；2.对于服务类供应商首先应调查下述内容，并将调查结果填写供应商调查表：（1）服务范围，资格及其资质证明文件；（2）服务价格；（3）准时提供服务的能力；（4）技术力量与服务设施；（5）对待客户的态度。3.对于服务类供应商，现场考察或对其服务过的客户调查，由使用部门和供应部门共同出具书面意见。4.根据《供应商调查表》、书面试用报告，确定合格供应商，经主管领导和总经理批准后，将其纳入《合格供应商名单》。5.每个合格供应商，由采购部门负责建立《供应商资料表》及供应商档案。六、供应商的考核和评估1.对重要物资、服务的采购或年采购金额万的供应商，其每次供货后，供应部门均应组织验收和使用部门填写《供应商信用记录表》。总经理办公室负责检查《供应商信用记录表》的记录执行情况。2.每年1月、7月，由总经理办公室组织采购部、物资管理部、生产技术部、后勤部及其它使用部门，对《合格供应商名单》进行复审。结合供应商的实际供货情况及其信用记录，从品质、交期、价格、服务等几个方面对供应商进行考核和评估。考核和评估后，形成新的《合格供应商名单》，经总经理办公会审批后传递到相关部门执行。供应部应做好供应商的调查和管理工作，原则上应保证每类产品的合格供应商名单不少于三个。3.对重要原材料、涉及安全方面的仪器物资的供应商，产品如果出现质量问题一票否决。4.发现和采购人员串通虚高价格或提供虚假产品，一票否决。5.一般产品的供应商的考核和评估可参照以下方式进行：（1）供应商考核项目及分数比例如下（满分100分）：品质：40分。交期：25分。价格：15分。服务：15分。其他：5分。（2）评分标准①品质评分质量可靠，技术先进：36~40分质量可靠，技术一般：30~36分质量基本能满足要求，技术先进：25~30分质量、技术基本能满足要求：20~25分质量基本不能满足要求：20分以下②交期评分依订单规定的交货日期进行评分，方式如下：如期交货得分25分。延迟1~2日每批次扣2分。延迟3~4日每批次扣5分。延迟5~6日每批次扣10分。延迟7日以上不得分。③价格评分价格公平合理，报价迅速：10分。价格尚属公平，报价缓慢：8分。价格稍微偏高，报价迅速：6分。价格稍微偏高，报价缓慢：3分。价格甚不合理或报价十分低效：0分。④服务评鉴A.抱怨处理评分诚意改善：8分。尚能诚意改善：5分。改善诚意不足：2分。置之不理：0分。B.退货交换行动评分按期更换：7分。偶尔拖延：5分。经常拖延：2分。置之不理：0分。（3）依据供应商的供货情况，对以上各项打分后，汇总平均。60分以下的为不合格供应商，取消合格供应商资格；90分以上为优秀供应商，根据公司的需求，给予增加订货或加快付款进度的奖励。六、建立采购平台1.采购人员应及时登记整理供应商信息资料，已与公司发生往来业务的供应商必须建立档案，供应商档案至少包括《供应商资料卡》、《供应商调查表》和《供应商信用记录表》。2.在采购部的组织下，依照以往的采购资料和平时收集的数据，对合格供应商及其产品分门别类地整理出一套完整的“产品一价格一供应商”资料库，形成公司的采购平台。价格平台应包含以下内容：（1）材料（物资）名称；（2）规格型号；（3）主要技术指标；（4）价格区间；（5）厂家（或供应商）；（6）索引。3.邀请招标或议标，首先从资料库（采购平台）中选取邀请对象；对于劳保用品、办公用品及常用生产材料等，可以从中指定供应商采购。4.对单件金额较大的备品备件、材料等，结合自身及周边采购需求，努力和合格供应商建立供应商库存或与供应商建立联合库存，减少资金占用和缩短供应时间。物资管理部人员有责任和义务提供该类备品备件的名单，本单位的使用信息、周边米业的使用信息及有关厂商信息。七、奖惩1.对推荐合格供应商，经公司实施采购和评估后，证实为优秀供应商的人员，公司给予推荐人员一定的奖励。2.提供虚假信息或故意隐瞒供应商的不良信用记录的人员，视情节轻重，给予200—10000元的处罚。对公司造成经济损失的，追究其赔偿责任。八、附表1.供应商基本信息调查表基本信息公司名称：详细地址：联系人：邮政编码：Tel：Fax：E-mail：企业曾用名：主管部门：企业性质：总投资额：注册资本：厂房面积：企业信誉：企业创立日期：公司主要股东股东名称或姓名投资额股份比例财务信息税号：盖税号章：去年销售总额（万元）：企业固定资产（万元）：流动资金（万元）：开户行：银行账户：人员情况主要负责人职务姓名年龄任职时间学历职称联系电话员工总数：人，其中本科以上人，中专以上人其中管理人员人，工程技术人员人工作班制：□一班□二班□三班；职工月平均工资：元附件：企业法人代表身份证明文件复印件营业执照、税务登记证副本、增值税一般纳税人资格证复印件，并加盖单位公章企业工厂正门照片、企业厂景照片2.企业整体实力整体实力：1.□是□否国内前五名，排名位2.□是□否国外知名企业在中国的分公司或设立的独资合资企业a.请列出国内同行业前五位1.2.3.4.5.b.请列出国际上同行业前五位1.2.3.4.5.c.产品年产量：，年产值（万元）：d.请提供abc三条的见证性资料（行业协会排名，政府部门统计年鉴，第三方权威机构排序或新闻媒体公布）附见证性资料：企业信誉证明复印件3.企业产品情况表A.主要产品主要产品名称规格年产量执行标准：□国际标准□国家标准□行业或地方标准□企业标准产品一次合格率：（填合格率最高、最低产品的名称及其合格率）B．产品认证情况：（□是□否属强制执行有关质量或安全认证行业）通过的国内安全或质量认证：认证名称认证编号认证时间认证机构通过的国际安全或质量认证：认证名称认证编号认证时间认证机构注：认证证书包括ISO9001、ISO9002、ISO14001、UL、VDE、EMC、CCEE、CE等所有认证。附件：企业或企业产品介绍（如果是代理供应商需列出代理企业及其产品介绍）企业或企业产品通过的各项认证的复印件企业产品检测报告4.企业供货历史状况为其他企业配套零部件明细其他供货单位名称配件名称单价年供货量占该厂比例5.质量保证能力A．检验机构名称人数B．出厂检验负责人职务职称C.检验范围：1.入厂检验□有□无2.生产过程检验□有□无3.检验范围□有□无4.出厂检验□有□无D.质量重点控制工序：1.2.3.4.5.6.E.质量重点控制工序现场是否有标志和详细的作业指导书及检验规程：□有□无注：代理供应商需列出其主要供货厂家的质量保证能力，及与代理企业签定的质量协议或质量承诺复印件6.企业物资能力生产物资状况主要生产物资名称规格数量产地购买时间生产哪类配件单班产量操作人数备注目前检测物资（仪器、仪表）物资（仪器）名称数量产地购买时间检测项目精度备注企业目前无法检测的检测项目无能力检测项目委托实验部门检验周期不检测项目请列出下一年度加强检测的手段、措施从硬件上计划引进哪些检测物资（仪表仪器）从软件上有何措施附件：企业主要生产工序照片企业主要生产物资照片企业生产、检测物资清单7.企业主要材料情况主要材料名称来源渠道单价8.企业获奖情况获奖名称获奖项目获奖时间颁发部门附件：企业最近一年的荣誉证书复印件9.企业生产环境情况本企业是否通过环境认证（ISO14001）□是□否企业是否符合相关的环保法律法规及其他要求□是□否环境有污染的活动是否采取相应的污染消除措施与活动□是□否企业从事特殊岗位的职工是否进行教育培训□是□否产品包装物或容器为：废品处理形式：□重新利用□废料卖出□其他企业内部是否设置危险物识别标志□是□否企业内部应急电话：安全控制：对生产环境的要求是什么：是否能达到：□是□否本企业是否属化工类厂家□是□否若是，请提供地方环保局提供的检测报告附件：地方环保局提供的检测报告10.填表承诺谨承诺：此调查表所填内容皆属实，若有任何弄虚作假，愿承担法律责任。填表人：法定代表签字：日期：日期：承诺单位盖章：第三节公司内部规章制度为完善公司的行政管理机制，建立规范化的行政管理，提高工作效率，使公司各项行政工作有章可循、照章办事，特制订本制度。一、办公室职能1.负责督查公司职能部门对领导决策、决定事项的催办查办；来往文电处理、文书档案的管理；公司会议和重要文件的执行情况。2.负责公司对外宣传、联络，拓展公关业务，促进公司与各界的广泛合作与友好往来，树立良好的企业形象。3.负责信访接待，协调处理日常事务。4.负责公司的综合治理、安全保卫、消防等工作，贯彻落实各级政府有关指示精神，组织宣传检查工作。5.负责公司计算机管理、维修、网络服务、电子信箱使用维护，不断提高办公自动化水平。6.按照档案管理要求，做好资料的收集积累后进行整理并及时归案。7.负责办理公司法人营业执照年检、工商登记、商标注册及公司部分印章的管理；负责劳动合同的鉴定、保管、变更和手续审批。8.负责公司办公用车的使用、保养、维护及人员的行政管理。9.严格管理干部及职工聘用制度，负责干部职工的考核聘任调配，以促进公司进一步发展。10.负责收集、整理、通报及反馈公司政务信息，并承担公司领导交办的其他工作任务。二、办公室管理制度1.为加强考勤管理，维护工作秩序，提高工作效率，公司员工必须自觉遵守劳动纪律。2.工作时间：上午：8：00--12：00下午：3：006：30(夏季)上午：8：00一12：00下午：2：306：00(冬季)（以上时间安排根据实际情况可作调整，具体安排以公司文件为准，公司办公室负责员工考勤）3.公司员工按时上下班，不得迟到、早退、旷工迟到：公司员工每月迟到三次(含三次)以内，每次不超过15分钟者予以口头警告；迟到四次(含四次)以上者，罚款20元；迟到15--30分钟(含15分钟)一次罚款50元；迟到30分钟以上者，按旷工处理。早退：早退的处理方法与迟到情况同等。旷工：无故旷工一次者处罚100元，每月旷工三次者公司将予以除名，罚款额均从当月工资中扣除。4.请假程序事假：公司员工请假1-3天由总经理或副总经理批准，4天以上者报董事长批准方可准假。请假首先填写好请假表，因特殊原因未办理请假手续者，事后说明原因并及时补办请假手续。部门经理请假应事先安排清楚本部门的各项工作。假期休完时到原批准部门及时销假。病假：公司员工请病假，须持正规医院证明，并由部门经理签字，公司领导审批的请假条登记与考勤簿。病假2天以上者按请假天数扣发工资。5.公司根据实际需要，在保证员工每天实际工作时间总和或满足公司制度的前提下，灵活调整工作人员的上下班时间。6.节俭自律电源：各部门下班时应随手关闭电灯及空调电源，如发现未关闭电源者将其进行处罚。电灯未关闭者罚款20元；空调未关闭者罚款100元。如不能确定未关闭者，公司将根据部门当天，上班人数平均分摊。电话：公司员工未经领导同意不得随意拨打与公司业务无关的电话，更不允许外来人员随意使用。以经发现，查明后将以其.使用电话费用的三倍进行处罚。三、档案管理制度1.严格执行党和国家的保密安全制度，确保所有案卷的机密安全。公司员工都有保守公司秘密的义务。在对外交往合作中要特别注意不泄露公司秘密，更不能出卖公司秘密。（秘密事项：公司经营发展决策、人事决策、招标项目的标底合作条件、客户合作渠道、重要合同、财务情况、银行帐户等）。2.各部门应在每年元月底前向公司办公室全面移交上年度的未入文书档案，并履行清交手续。3.各类规章制度、人事、资料、会议记录、会议纪要、重要电话记录、上级来文、公司发文、工作计划和工作总结以及添置物资、财产的产权资料由办公室负责归档。4.各类项目立项、规划、设计、监理质检及技术等图纸文字技术资料、质量资料、承包合同、协议、申报资料，由采购部、策划部负责整理收集移交办公室归档。5.归档资料必须符合下列要求：文件材料齐全完整，根据内容合并整理立卷，区别保存价值，分类便于保利用。6.档案资料借阅需履行登记、签字手续，重要资料借阅复印，应先请示公司领导批准方可借阅。7.各部门草拟的文种、合同、资料等由各部门自行打印均需逐项登记，以备查验。严禁擅自为私人打印，复印材料。违者视情节轻重给予处罚。8.办公室明确规定档案责任人需加强档案管理工作，确保公司档案的建立、收集、保管、借阅、复印及利用并承担相关责任。第四节采购管理制度一、总则为规范公司商务采购工作，特制定本制度。本制度适用于公司的商务采购活动（含办公用品、工程、物资设施维修/维护等项目）。二、采购原则1.严格执行询议价程序采购活动，必须由项目需求部门拟定工程、办公用品、项目的招标书（含项目完成时间、质量要求及验收标准等）；采购活动，必须有三家以上具备合法资质的供应商提供报价，同时应围绕供应商资信情况进行背景调查，并如实记录；在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上，由管理部联合采购项目需求部门、财务部进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格及采购要求；临时性应急采购的项目，须向公司领导电话汇报，经授权确认后，可以先予实施，但应于项目实施之日起五个工作日内，补充完善相关审批程序。2.采购会审、合同会签制度采购活动，必须各相关部门共同参与，调研汇总各方意见，形成书面的评估报告，经公司领导审核，并确认最终中标单位；采购业务负责人根据采购项目招标书相关要求，拟定《合作协议》，报公司领导审核；采购业务负责人与中标单位沟通并确认《合作协议》，报公司领导批准后，予以执行。3.职责分离采购人员不得单独实施货物、工程项目和服务的验收；采购过程中，货物质量、数量、交货等问题的解决，应由管理部、项目需求部门根据合同要求及有关标准，与供应商协商完成；财务部负责对项目采购过程中，相关费用的审核及评估程序合法性的监控。4.一致性原则采购人员采购的物品或服务必须与采购单所列要求规格、型号、数量相一致；在市场条件不能满足采购部门要求或成本过高的情况下，采购人员应及时反馈信息，由项目需求部门综合评估，变更采购单，经公司领导确认后，再次向供应商发出采购要约。5.廉洁制度所有采购人员必须做到：自觉维护公司利益，努力提高采购质量，降低采购成本，提高采购效率；加强学习，提高认识，增强法治观念；廉洁自律，不能向供应商索取或收受回扣；严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督；工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失；努力学习业务，广泛掌握与采购业务相关的新物资及市场信息。三、采购程序1.供应商的选择供应商必须具有合法资质（供应商评估过程中，参与投标单位应提交营业执照、税务登记证明、组织机构代码证及其他专业资质证明）；对于经常使用的商品或服务，管理部应较全面地了解掌握供应商的管理状况、质量控制、运输、售后服务等方面的情况，建立供应商档案，做好记录，会同相关部门对供应商定期进行评估和审计；在选择供应商时，必须进行询议价程序和综合评估；供应商为中间商时，应调查其信誉、技术服务能力、资质、以往的服务对象及客户评价情况，供应商的报价不能作为唯一决定的因素；为确保供应渠道的畅通，防止意外情况的发生，应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。2.采购程序固定资产及其他零星物品的申请，由各使用部门报管理部统一申请。根据采购申请流程，由各相关部门审核，