档案馆档案数字化加工项目技术方案

档案馆档案数字化加工项目

技术方案【完整版】

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XXX档案馆

档案数字化加工工程

实施方案

XX信息

XX年义月

目录

第一章工程概述...................................................................4

第一节单位简介.................................................................4

第二节工程需求分析.............................................................4

1.2.1档案扫描内容及数量（现场调研）............................................4

1.2.2扫描工作环节与质量要求.....................................................4

1.2.3验收要求....................................................................6

1.2.4平安要求.................................................................................................................................7

第二章工程准备...................................................................7

第一节设施配套情况.............................................................7

第二节拟派人员明细.............................................................9

第三节组织管理结构.............................................................9

第四节工作进度方案............................................................11

第五节相关标准标准............................................................12

第三章工程实施..................................................................14

第一节总体实施原那么..........................................................14

第二节历史档案扫描的工作流程方案..............................................15

3.2.1分组实施方案...............................................................15

3.2.2总体流程...................................................................15

3.2.3实施流程...................................................................17

3.2.4主要环节实施标准..........................................................33

第三节图像处理方案............................................................34

3.3.1图像标准化处理.............................................................34

3.3.2特殊图像的处理.............................................................35

第四节特殊纸张处理方案........................................................36

第五节图像数据挂接方案........................................................37

第六节档案编码方案............................................................37

第七节文件存储方案............................................................38

第八节数据备份方案............................................................38

第四章质量控制方案..............................................................40

第一节质量控制目标............................................................40

第二节质量保障方案............................................................40

第三节质量保障方案............................................................40

第四节质量控制流程............................................................42

第五节质量保障措施............................................................42

第五章工程平安保障..............................................................45

第一节现场管理制度............................................................45

5.1.1员工纪律准那么............................................................45

5.1.2考勤管理制度..............................................................46

5.1.3物品管理制度..............................................................46

5.1.4卫生管理制度..............................................................46

5.1.5休息管理制度..............................................................47

5.1.6操作管理制度..............................................................47

5.1.7档案保护制度..............................................................47

5.1.8档案保密制度..............................................................47

5.1.9岗位考核制度......................................................................................................................48

第二节工程保障措施............................................................49

5.2.1培训保障措施.......................................................................................................................49

5.2.2人员保障措施.......................................................................................................................49

5.2.3产量保障措施.......................................................................................................................50

5.2.4质量保障措施.......................................................................................................................50

5.2.5设备保障措施.......................................................................................................................50

第三节保密管理方案............................................................51

5.3.1保密管理原那么...................................................................................................................51

5.3.2组织机构与工作职责...........................................................................................................51

5.3.3人员管理...............................................................................................................................52

5.3.4保密载体管理.......................................................................................................................53

5.3.5保密场所与设备管理..........................................................................................................54

5.3.6保密工程管理.......................................................................................................................55

5.3.7泄密事件处理.......................................................................................................................55

5.3.8保密纪律...............................................................................................................................56

第四节平安管理方案............................................................57

5.4.1平安管理原那么...................................................................................................................57

5.4.2现场平安管理.......................................................................................................................58

5.4.3人员平安管理....................................................................................................................59

5.4.4设备平安管理....................................................................................................................59

5.4.5档案平安管理....................................................................................................................59

5.4.6信息平安措施....................................................................................................................60

5.4.7工程应急方案....................................................................................................................60

第六章工程验收、测试方案........................................................61

第七章售后效劳..................................................................62

第一节效劳支持概述............................................................62

第二节客户效劳部简介..........................................................62

第三节效劳请求流程............................................................62

第四节效劳承诺................................................................64

7.4.1免费效劳内容........................................................................................................................64

7.4.2免费效劳形式.......................................................................................................................64

7.4.3免费效劳期限.......................................................................................................................64

7.4.4质量保证期限.......................................................................................................................64

74.5效..............................................................劳响应时间..65

7.4.6解决问题时间.......................................................................................................................65

7.4.7免费效劳期后.......................................................................................................................65

第五节效劳评估方法............................................................65

7.5.1效劳完成情况评估...............................................................................................................65

7.5.2用户满意度评估...................................................................................................................65

7.5.3效劳工程师评估（个人）...................................................................................................66

7.5.4效劳工程师评估（团队）...................................................................................................66

附录XX简介....................................................................68

第一节公司概况................................................................68

第二节公司主要业务领域........................................................69

第三节近年局部重点工程........................................................69

第四节工程优势................................................................69

第五节相关工程经验............................................................70

第一章工程概述

第一节单位简介

档案数字化是数字档案馆最根底的工作，传统载体的档案经高科技技术加工

成数字档案形式，就可通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索、阅读电子

档案。为了迎接档案馆信息效劳新环境的挑战，提高管理水平、提高效率，增强

档案馆业务部门的效劳水平，XXX档案馆决定对馆藏纸质档案、照片进行数字

化加工，建立全文数据库。

XXX档案馆档案数字化将根据核心业务要求，通过委托加工形式将馆藏纸

质、照片档案扫描转换成数字化影像，建立全文数据库，为档案馆内部管理及面

向客户效劳提供高效率的全面效劳。

第二节工程需求分析

1.2.1档案扫描内容及数量（现场调研）

档案数字化（2001年至2021年间一文一件和文书档案，有手写稿、打印稿,

有横排的、也有竖排的，纸质差异较大，并有极少局部照片、图纸）。馆藏纸质

档案扫描页数为约72万页（5000盒），均按A4幅面计算；本工程所涉及A3及以

上幅面按比例折算成A4幅面。

1.2.2扫描工作环节与质量要求

档案扫描工作包括目录补录、拆装整理、扫描与图像处理、保存格式存储、

文件目录与全文的挂接，并确保扫描图像、挂接的质量，档案及其档案信息的平

安。各工作环节要求如下：

1、总那么：严格管理，明确责任，落实平安保密管理机制和质量管理机制，

确保档案原件和数字化档案信息的平安，确保各环节工作符合质量要求，建立完

整、标准的工作记录。

2、目录补录：扫描文件的目录，一般由洞桥镇档案馆提供，对于个别文件需

要补录目录的，那么由扫描单位进行补录。目录补录要求，按XXX档案馆所提

供的文件目录数据库结构与著录要求进行。

3、档案整理：扫描之前，应在保护档案不受损害的前提下，撤除装订物（资

料及档案内的成册材料不能拆），按XX义档案馆的要求区分扫描件和非扫描件,

并对折皱不平影响扫描质量的原件先进行相应处理（压平或熨平等），确保较薄

纸张（如信纸、便笺纸）、破损纸张、底灰较深（如草浆纸、油印纸）、字迹较浅

（如铅笔字迹）等纸张质地状况较差的档案扫描图像清晰；扫描完成后，撤除过

装订物的档案应按原档案保管单位重新装订，并保持每页档案原有的排列顺序不

变，案卷不掉页、右边和底边整齐。卷皮破损严重的，需要调换卷皮。旧卷皮需

全部交还档案馆。

4、档案扫描：加工扫描全部档案文件，包括正稿、附件、草稿、修改稿及轮

阅单等。档案扫描采用彩色和黑白二种方式。全文字黑白原稿档案采用（300dpi）

TIFF格式黑白扫描，含彩色内容的档案、图纸采用（300dpi）JPG彩色扫描，照

片以原色彩为准用（300dpi）TIFF彩色扫描，均保持原档方向。最终再转成PDF

或DJVU格式文件。

扫描时，应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最正确的扫描明暗

度、比照度设置，保证原始扫描图像效果与原件吻合。根据档案幅面的大小和纸

张状况，选择相应扫描仪。其中大幅面档案可采用大幅面工程扫描仪，也可以采

用小幅面扫描后进行图像拼接处理；同页有两个以上文件，需分别扫描后再进行

合页。为保护档案原件，扫描单位尽量使用平板扫描仪扫描，对于现代档案纸张

质量较好适合高速扫描的，必须事先征得档案馆同意，并做好记录；对资料等成

册材料不宜拆卷的，必须使用不拆卷扫描仪扫描。扫描时应在?纸质档案扫描工

作流程表?上认真登记扫描的页码和页数，并核对每份文件的扫描页码、页数与

实际的文件页码、页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。

5、图像处理：应对扫描后的图像进行逐页纠偏、去污、图像拼接、裁边处理

和排列顺序调整，保证图像符合正常的阅读习惯。图像偏度不得大于3度，图像

拼接处信息要完整，不能缺少任何信息。图像深浅不一时，采用平衡功能，调整

图像深浅一致。

6、文件存储：以目录数据库内该文件档号对扫描图像建立文件夹，并对文件

夹内图像文件以八位数顺序号进行命名（命名标准另附）。数据光盘内文件电子影

像存储格式为TIFF格式和JPG格式。扫描后的电子文件需要提交硬盘存储和光

盘存储做备份之用，对光盘质量标准如下：

光盘片制作两份，制作成影像存储格式为单页或多页TIFF及JPG的数据光盘

和转换后的文件（PDF）数据DVD光盘各1份。

同一份文件，不跨越二片DVD片号。

文件影像存于符合标准的光盘片。

光盘外表标示光盘片编号并注明光盘内目录索引信息。

在光盘片刻录完成后，与影像系统档案进行比对一次，以确保档案资料无遗

漏及正确性。

光盘刻录人员对于所有光盘片序号进行管理与记录。

光盘中需自带简易查询、阅览工具，可以直接使用光盘进行查阅。

7、数据挂接：扫描图像文件应与目录数据进行挂接，目录数据由XX义档案

馆提供。

8、质量自检：加工单位必须建立严格的质量检测体系，对加工的数据进行自

检，自检到达区档案馆数据质量标准的，才能递交XXX档案馆验收。

1.2.3验收要求

1、加工单位数据自检合格后，递交XXX档案馆验收。数据验收首批以5

万页为单位，验收合格后以16万页为单位，分批由加工单位自检合格后提交。

2、XXX档案馆对加工单位目录与图像挂接完毕的数据进行验收。数据验

收以抽检方式进行，抽检比例为5%,根据XXX档案馆提供的?纸质档案数字化

加工验收标准？（标准另附）进行检查，要求档号、控制符、数据挂接准确率到

达100%,其他工程合格率到达95%以上（含95%）予以验收通过，并填写?纸质档

案数字化验收登记表？，做好验收记录。抽检合格率在95%以下，提交验收数据全

部发回加工单位全面自检，直至到达验收要求。

3、档案实体验收必须逐卷清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数与

顺序、装订要求等进行检查，如发现档案丧失、损坏、圈划或涂改等将追究法律

责任；顺序错误、装订不符要求、卷间文件颠倒等作为过失，合格率到达95%以

上（含95跖予以验收通过。

4、数据验收合格后，加工单位需刻录DVD光盘两份移交给XXX档案馆；

目录和全文数据要向XXX档案馆数据库迁移。

1.2.4平安要求

严格遵守?保密守那么？及XXX档案馆的有关规定。档案扫描工作必须在X

XX档案馆指定的场所内进行，确保场所正常秩序和平安。不得遗失、损坏档案,

如有违法者，将追究法律责任。具体要求：

（-）与工程工作人员签订保密协议，加强对工作人员的保密教育。

（-）建立严格的保密制度，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的

私自复制行为。

（三）不同的工序之间要采取措施，杜绝泄密事故的发生。

（四）扫描加工场地的平安及保密措施，具备保密设施，保证档案原件的平

安和保密。在工作平台上建立监管系统，实时监控工作人员的操作过程，统一记

录保存。

（五）分批验收进行数据移交时，工作站上的数据必须在省档案馆工作人员

的现场监督下销毁，同时移交该批次数字化加工的监管系统监控记录。

（六）不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备。

第二章工程准备

第一节设施配套情况

扫描加工效劳目前大约XX万页档案，我们方案完成加工任务工期为X个月，

方案投入电脑7套、效劳器1套，平板扫描仪3台、交换机1台、档案数字化加

工软件等，扫描加工日产量定为XX页/天，预计95个工作日完成72万扫描加

工任务。其中扫描加工初期二周作为与用户磨合期，每天平均1000页，以后逐

步递增到7600页。根据XXX档案馆加工现场场地因素及总的加工量，我们方

案安排10个人进行工程实施，其中前处理、拆卷和装订复原2个人，扫描3个

人，修图2人，质检1人，目录补录及索引1人，总检1人（总检由工程主管兼）。

工程总体详细人员、设备配置表:

序设备配置人员配

流程名称职责

号设备名称设备数量备

1现场管理效劳器11现场管理，各工序质检

2整理1扫描前的拆分整理

平板扫描仪3

3档案扫描3档案扫描

PC3

4图像处理PC22图像处理

5质检与挂接PC11索引质检、总检

6条目著录PC11条目补录

7档案复原1复原扫描后的档案

交换机1

平板扫描仪3

8小计10设备维护

PC7

效劳器1

投入设备情况一览表:

序号设备名称生产厂商及型号性能、功能描述

1交换机TP-link24口1O/1OOM交换机

2平板扫描仪虹光FB600U平板扫描仪，档案扫描

3PC兼容机Core2.53GHz/lG/技嘉

945GCM/160G/集成显卡/17"液晶/

光电套件

4效劳器浪潮英信NP35O1*IntelXeonDP2.8GHz/512K

Cache/512MBECCDDR/4*73G

SCSIlOKrpm热插拔/集成RAID1/

集成100M+1000M双网卡/效劳器专

用电源/效劳器远程管理软件/系统

智能安装导航软件

5数字化加工软件XX义数字化加工信息系数字化加工处理

统

第二节拟派人员明细

姓名工程角色相关工程经验现任职务

XXX工程总监XXX政府档案扫描加工工程总监

XX义档案馆数字化加工工程总监

XXX法院数字化加工工程总监

XXX技术经理XXX档案扫描加工工程技术负责

XXX工程主管

XXX工程经理

XXX工程经理XXX档案局扫描加工工程工程经理

XXX法院工程经理

XXX商务代表XXX工程商务代表

XXX质量管理XXX工程质量管理员

XXX人力资源经人力资源专员，负责公司数字化加工招聘和

理培训工作

XXX财务经理担任财务工作，具有丰富的财务知识和经

验，负责公司各部门费用方案、核算等

第三节组织管理结构

角色和职责：

XXX档案馆工程组

•工程负责人：

随时掌握工程实施的进展情况，负责工程实施中需要甲方提供的工程条件及

需配合的资源；

确认实施方案、工程实施总指挥、负责工程验收、协调、确认等项工作。由

洞桥档案馆将提供本次工程加工的水、电、办公桌、椅、网络通信及协助提供加

工人员午餐等后勤支持。

根据调研情况判断：XXX档案馆需提供10套办公桌椅用来放电脑及扫描

仪，和前处理拆分、装订复原。另外需准备接受档案扫描加工后的数据存储设备

（硬盘空间至少800G）,

XXX公司工程组

•工程总监：

负责工程实施过程中与甲方的总体协调工作，作为乙方负责整个工程的决策

者，负责制定实施这一工程的策略和目标，调配各方人力，明确各方职责和权力，

监控整个工程的实施过程。

•工程经理：

负责调配工程组成员工作：任务的分配和指导，总体及各阶段进度的控制，

对工程组内部的技术分歧有权给出定论，并承当由此而产生的责任。制定

工程方案，核查、监督工程方案的执行情况，进行工程的质量和风险管理。

对工程总监负责。

商务代表：

负责XXX档案馆跟XXX公司的商务事宜。

•人力资源组：

负责工程人员的招聘和培训。

•技术支持组：

负责加工软件的应用性新需求分析及软件开发及升级工作；负责制定工程

组各环节技术标准及指导工作；负责与档案馆指导人员沟通协商特殊纸张

处理方法。

•质量管理组：

负责对扫描管理标准的制定并监督执行。

•各生产线：

以平板扫描仪为中心设立生产线，一个生产线两台扫描仪，同时每一生产

线各需要以下人员：

1.整理装订人员

负责档案实体的交接，以及之后的拆封、著录、整理、装订工作，并

且核对案卷及卷内目录信息，将发现的错误反响档案馆相关人员进行

修正。

2.扫描人员

负责扫描时候的监控，包括漏扫、多扫等的检查及图像质量的监控。

3.影像处理人员

负责图像处理，包括去黑边、黑线、黑点、摆正等图像优化工作。并

且对影像扫描不合格的图像返回给扫描人员重扫。

4.索引挂接人员

负责图像处理，负责将扫描影像的关键信息添加到相应的对话框中，

并且对不合格的图像返回给影像处理人员重新处理。

5.质检人员

负责对所在生产线整个过程的质量检查。

•档案管理人员：

负责工程组内周转库房档案的保管和分类，档案交接及协助案卷的工程组

内调配等。

•维护人员：

负责扫描仪等设备的维护。

•总检人员：

协助工程经理对扫描现场档案扫描质量、索引的正确性进行抽检和监督。

第四节工作进度方案

根据工程进度要求和工作量，可以得到如下工程里程碑方案:

工作步骤工作内容完成时间备注

1、确定工程实施方案书XX年X月又日前完成工程现场生产环

工程准备和筹2、扫描加工的场地及工作环义义年X月X日前完成境前期准备工作

划工作境确实定

乂乂年乂月乂日前完成

3、设备、人员到位

XX年义月义日前完成

4、操作人员的培训

扫描软件需求1、扫描需求分析数字化加工应用

分析和变更2、扫描软件定制乂乂年乂月乂日前完成软件定制及测试

3、扫描软件测试完成

工程试运行1、影像标准确定XX年X月义日至义义与客户确定详细

年X月X日数字化处理标准

工程正式运行1、批量扫描XX年义月X日至义X工程正式启动批

年X月X日量扫描

工程正常运作1.按照小批量高频率流转XX年X月X日至义X按每日X万页加

加工模式运作

年义月义日工量，X万加工

2.每日按方案提供完工成

量应于X月下旬

品，每周完成约4万验收

完成。

量。

3.每日将通过验收的加工

成品实时刻盘备份提交

工程收尾1、工程收尾工作（磁盘清理、X义年义月X日至义X

数据整理等）年义月义日

工程验收1、双方共同对工程进行总体X义年X月X日至XX将所有电子影像

验收及总结，由贵馆出示验收年义月义日导入档案管理系

报告统

第五节相关标准标准

＞档案管理主要法规:

■?中华人民共和国档案法？

■?中华人民共和国档案法实施方法?

业务标准与标准：

■?档案分类标引规那么GB/T15418-94?

■?档案著录规那么DA/T18-1999?

■?归档文件整理规那么DA/T22-2000?

■?纸质档案数字化技术标准DA/T31-2005?

■?档案修裱技术标准DA/T-2000?

第三章工程实施

第一节总体实施原那么

xXX档案馆本次扫描加工是馆藏约5千卷档案,为了加快档案信息化开展,

促进馆藏档案信息的广泛利用，我司将从技术工艺、过程监管、质量控制、进度

保障、平安生产和信息保密等多方面进行规划和资源配置，全方位保障各项实施

工作的良性开展以及整体工程的顺利完成。

我方的总体实施原那么如下：

1、详细规划、细致安排，将每项工作任务、每个工作环节都想到、做好，

无遗漏、无过失；

2、设立完善的工程管理体系和保障体系，为应对多方面、未知的情况做好

准备工作；

3、加强人员审查和员工管理工作，制订并执行高效的平安管理制度和保密

制度，杜绝各类问题事故的发生，确保工程的平安实施；

4、对纸质档案数字化的各个环节建立起完整、标准的记录。并使用加工流

水表单详细记录加工过程及相关问题。

5、增加管理人员的投入，增强现场的监管力度，明确监管措施落实到位；

6、集中优势资源，从资金、技术、人员、工艺、和管理等多方面保障工程

的顺利实施；

7、全力保障品质检查，以多层次、多级别的检查管理，确保提交给用户的

产品全部符合质量要求；

8、全力保障信息平安和保护档案实体平安。

第二节历史档案扫描的工作流程方案

3.2.1分组实施方案

本工程加工使用小循环操作，共分4个小组，其中：1个整理、1个扫描、1

个修图、1个质检与挂接，其他如交接及复原工序将统一完成。我公司现场安排

1个工程主管［负责整体管理、控制与沟通），1个质量主管（负责交接、培训与

总检）；和1个平安主管（负责人员管理与平安控制）。档案馆现场安排1名管理

人员，负责交接与现场平安管理和质检、处理异常情况、实时验收等；验收时，

档案馆将另外安排人员组织验收。每小组实施流程如下列图所示：

加工小组

数据挂接

3.2.2总体流程

我司数字化加工的标准流程可以分为档案交接、整理、目录数据检查纠错、

扫描加工、图像处理、图像质检、数据挂接、数据校验、分盘刻录和数据交付等

工序。其中，本工程条目著录已完成，我司负责对目录进行校验。整个加工流程

由我司库房保管员将待加工档案分配给4个加工小组,完成后统一进行装订复原,

并进行数据校验，实施流程如下列图所示：

加工小组

眸房保管员服务器

主要工序简要说明如下：

1、领用交接：从档案库房提取需要进行数字化加工的档案原件到加工现场（可

以按工作日、班次或批次提取），根据需要清点到盒（卷），记录每盒（卷）档案

件数及页数，不出现遗漏登记或重复登记。

2、档案整理：整理人员对领出的档案原件进行数量清点和纸张检查，发现问

题及时登记并提交用户审核处理，对没有问题的档案才进行拆卷处理。然后进行

拆卷、纠正、平整、裱糊、鉴定、分页等处理工作。其中，整理人员需要进行目

录质检，即要与实体核对，如核对有问题，须当场提出，由档案馆的人员进行目

录的修改后，重新导出目录给加工小组（一般是第二天提供正确的目录），当天

的这一卷案卷须封存，第二天才能继续进行。

3、扫描加工：扫描操作员将整理好的档案原件，根据纸张状况和工作任务进

行扫描。

4、图像处理：利用计算机对扫描后形成的影像文件进行精细处理，包括纠偏、

去污、裁剪、色彩调整等修饰工作。

5、分盘刻录：对数字化加工成果按目录刻盘，光盘出现问题时能够使用硬盘

复原重新刻录。

6、数据交付：将质量合格的扫描数据更新到效劳器，并定期备份。

8、著录挂接：通过软件著录档案条目，并与档案扫描图像进行正确挂接。

根据工程的特殊需要，在数字化加工过程中可能会另外对扫描件进行文字识

别、图纸影像进行矢量化、最终数据制作成电子书籍或图册。这些操作根据工程

要求而定，在加工流程安排时在适当的位置进行嵌套。

3.2.3实施流程

.1档案交接

档案交接流程图如下所示。

说明如下：

1、档案交接员确定待领取档案的全宗、年份、保管期限、目录号，填写?档

案交接记录表？。档案领取需及时，以保证工程组正常运作，工程组内应留存待

加工档案数量为一天所加工量。

2、用户从档案库房领取档案，档案交接员仔细确定领取档案案卷数量，保证

所领取的档案是正确的，填写?档案交接记录表?和?档案数量确认单？。

3、如果档案交接员发现档案在页码数和纸张数方面有偏差，那么填写?档案

交接异常情况登记表？，提交用户进行处理。如果没有偏差，那么双方签字确认。

4、档案交接员将领取的档案交给内部周转库房保管。

5、周转库房管理员确认和接收领取的档案。

6、领取的档案数字化加工流转完毕后，周转库房管理员准备待归还档案，交

给档案交接员。

7、档案交接员对待归还档案进行检查确认，填写?档案交接记录表？，提交用

户。

8、用户对档案清点检查，发现问题有档案交接员登记?档案交接异常情况登

记表？，交给周转库房管理员进行处理。

9、确认无误后，用户将归还的档案入库，双方签字确认。

ABCDEFGHI.1KLM

档案交接记录表

1

领卷还卷

2序号全宗号目录号起始档号终止档号卷数备注

3领卷入发卷入日期还卷入收卷入日期

41

2

5

AB

1异常情况登记表

2——档案交接

3流水号：

批次：档号：

4

异常情况描述

5

6

登记人：____年—月—日审核人：____年_月_日

7

处理意见

8

9

.2档案整理

档案整理由整理人员对档案进行纸张数量确定、鉴定（区分扫描件与非扫描

件）、分页、编制页码（档案本身编有页码，但因底稿不扫，造成影像文件页码

不连续，且原有页码编制不标准，文件反面未编，所以不可用，为保证质量与效

率，页码需重新编制）等工作，工作流程图如下所示。

值册主管卷理人员

档案前处理

育破损有折金

修扑处理平整处理

说明如下：

1、整理人员向周转库房管理员领取本组待处理案卷，填写?档案数量确认领

卷单?。

2、周转库房管理员将档案交给整理人员，整理人员根据案卷信息填写？档案

数量确认单？中相应项：档号、卷皮标明的张、页数。

3、整理人员逐页清点案卷张、页数。如数量不符、纸张破损严重等异常情况,

那么填写?异常情况登记表一一档案数量确认？，同时立即报告由值班主管处理，

值班主管报知用户，双方协调解决。

4、整理人员清点完成，填写?档案数量确认单？中相应项：实际张、页数、偏

离数、偏离情况等。

5、完成一批（10卷）双方签字确认，填写?工作流程单？。

6、整理人员按档号顺序从周转库房领取一批档案，10本为一批。

7、整理人员确认该批档案档号（全宗号、目录号、年度、案卷号、保管期限），

在?工作流程单??上登记该批档案情况，登记内容为档号。

8、整理人员拿出一本案卷，在案卷左边案卷脊背上确认档号，并把该档号准

确无误的填写到案卷封皮正面左下方相应栏目内，使用铅笔填写。

9、整理人员拆卷，拆卷顺序按照档案原有编排顺序依次进行。

10、整理人员检查文件完整性，文件纸张假设有折叠（包括边角），需展开抚

平；假设有破损，小心用修补；假设有多页粘连，不需撕开。特殊纸张（如：已

破碎的文件）将根据实际情况进行必要的处理，如复印、加薄膜等，以防止在扫

描工序中对纸张造成二次伤害。如有异常情况（缺页，内容与目录不符和等），

那么在?工作流程单？“备注〃栏内注明情况备查，并填写？异常情况登记表一一

档案前处理？。

11、我方整理人员拆卷对必须分页才能扫描的纸张，经用户同意后，用裁纸

刀沿文件原边缘折痕裁切；并将所有卷内文件平放整齐。

12、整理人员编制页码，页码从1开始按顺序编制，对A3纸张页码开放

内容（表格）那么视为单页，只打一个页码；单独封闭内容（表格）视为两页，

按内容顺序打两个页码。编制要求为：

（1）所有扫描稿按顺序重编页码，所有有内容页面均要敲页码，保证每张影

象编制一个页码

（2）扫描页码编制位置在文件左下角，装订线内

13）扫描页码位数不定，无前置零，以跟原页码区分。

13、页码编制完成，在?工作流程单?相应栏目内填写本卷需扫描张数，即最

后页码，并签字确认。

B~|C~|D~_E_1~~F|G1H|

11档案数量确认单

2项目:

序全宗目录案卷页码纸张实际纸偏离

偏离情况备注

3号号号号数数张数数

1

4

2

5

.3扫描加工

档案扫描加工的流程如下所示。

说明如下：

1、扫描员填写?档案扫描领卷单？，从周转库房领取本组待扫描案卷。

2、扫描员检查案卷脊背档号与封皮左下脚档号是否一致，假设一致那么将档

号、需扫描页数填写到？工作流程单?相应栏目中；假设不一致，那么以与整理人

员核对，确认改卷正确档号。

3、扫描员翻开XX数字化加工信息系统，录入正确的档号。

4、扫描员上纸，操作步骤如下：

(1)将档案原件从档案案卷中取出，分别从两个方向将档案展开，观察是否

有档案粘连、其他夹页、钉书钉或大头针等杂物。发现档案粘连，假设对档案内

容不影响，那么进行别离处理，但决不可造成档案破损；假设对档案内容有影响,

那么立即报告用户方档案管理人员处理并做好处理记录。发现夹页应立即报告用

户方档案管理人员处理，并对处理结果进行记录。发现其他杂物要进行去除，但

决不可造成档案破损。

(2)将档案向进纸方向展开，观察侧面标记是否有档案反相及档案及四角曲

折。假设有进行处理。

(3)将档案展开抚平后放入扫描仪扫描板，将扫描仪盖板盖紧，防止纸张起

皱。

5、扫描员按照案卷标明的页码顺序扫描，案卷内没个扫描页码张均要扫描成

单独影像页。对于附着在主页上的小纸片作为另页扫描，另页扫描的命名时放在

主页之前扫描。

(1)对于同一份档案中有铅笔、钢笔、圆珠笔同时存在的，以文件主要局部

的清晰为准，需进行灰度补偿处理。

(2