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文档简介

办公事务1办公事务的9项工作办公事务是指行政办公事务相关的办公设备及用品等的采购、入库保管、发放与领用、报废盘存、文书信息管理、办公经费预算等工作。办公事务的9项工作如表1-2所示。表1-2办公事务的9项工作工作大项工作细化1．采购工作根据企业年度采购费用预算及行政办公事务的办公设备及用品等采购需求，合理制订采购计划做好办公设备的申购审批及采购工作做好办公用品的采购及零星采购工作做好行政办公事务采购的供应商筛选、日常关系维护等管理工作2．入库保管负责组织已购办公设备的入库验收，编制固定资产管理卡，并负责办公设备的日常维护保养工作负责办公用品及其他行政物品的验收入库工作3．物品发放与使用负责办公用品和其他行政物品发放与领用管理负责监督管理办公设备的使用4．报废盘存定期组织对办公设备及库存办公用品、行政物品进行盘点，对盘亏盘盈进行账务处理对无法使用的办公设备进行报废处理5．文书信息管理负责内外部各项行政文书的撰写与发布负责企业的公文、档案资料的保管根据领导安排，负责企业内外部信息的传递6．办公经费预算负责编制办公经费预算负责按办公经费预算控制使用7．差旅安排负责领导的年度、季度、月度、每日日程安排负责领导的差旅相关的签证办理、酒店预订、票务预订等工作负责领导出差的差旅费用预申请与报销工作8．办公印章证照管理负责企业各类行政相关印章刻制、启用、保管与使用工作负责企业证照的日常保管工作负责印章、证照使用的使用申请与登记工作9．协助编制管理制度协助编制行政办公事务相关的办公设备及用品等的采购、入库保管、发放与领用、报废盘存等相关制度协助编制文书信息管理、办公经费预算、差旅安排、办公印章证照管理等相关制度2办公事务的工作特点1．商务性办公事务的人员是企业对外接待与处理事务的第一窗口，因此要求行政人员在无论在着装、行为举止、事务处理等方面都具有商务性。2．合规性行政人员在合同管理、档案管理以及其他公文的传递、查阅过程中，需要确认相关内容及手续的合规，避免产生合规风险。3．连接性办公事务在企业中起着承上启下、协调内外的枢纽的作用，有对各部门之间工作进行沟通、协调的功能。3办公事务的能力素质1．保密能力保密能力是指保护企业机密，不泄密的能力。行政人员在进行文书管理、证照管理、公章管理等工作时，要具有很强的保密观念，自觉遵守保密制度，不徇私情，防止失密、泄密而给企业造成损失，避免在企业中造成不良影响。2．关注细节能力行政人员的重要任务是处理公文，传递信息，办理公务，答复问题。这些都是政策性很强的工作。处理每个问题，必须要有政策依据，不能粗心大意。对于重要公文，重要电信，一字之差，就会造成重大差错，说话办事，稍有不慎，就有可能造成一个部门乃至全局的被动。3．变通能力变通能力是指依据不同情况，作非原则性的变动，遇特殊情况，可以酌情变通处理的能力。变通能力贯穿着办公事务的全过程，行政人员在工作的过程中，很可能遇到一些超出预测的事情，这时就要发挥自己的主观能动性，巧妙地把原则性和灵活性结合起来，达到最佳的处事效果。4

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