第五章-秘书信息与调研工作

1、第五章 秘书信息与调研工作,教学目标1 秘书信息工作的作用2 秘书信息工作的基本要求 3 信息的内容与形式4 信息收集的渠道和方法5 信息的处理6 秘书调查研究的含义与作用7 秘书调查研究的内容8 调查研究的步骤9 秘书调查的方法10 秘书研究的方法11 调查研究报告的撰写,第一节 秘书信息工作 一、秘书信息工作的作用 信息的含义 用文字、表格、图像、实物、记忆等方式表达出来的关于客观事物的特点、形态、运动状态等方面的信号、消息。 信息不对称及其危害：逆向选择（劣币驱逐良币）；道德风险 1 辅助领导科学决策必须依靠信息 2 起草文件必须依靠信息 3 做好日常管理工作作出准确的选择必须依靠信息

2、案例,?,next,张强在大学学习时，听老师多次说过信息是资源，是财富，但究竟信息的价值有多大，对领导决策起多大作用，并没有亲身的感受。参加工作后，在一次集团领导办公会上，他对信息工作有了切身的理解。 会上，集团下辖机械设备厂厂长提出技术改造方案，要求把刚刚收回的一大笔资金，重点投放到更新机械设备上。管财务的副总表示支持。当集团老总正要拍板决断时，集团办公室王主任说他想向各位领导汇报一个新情况，供领导们参考。王主任说：“一是近一年来我国的农副产品价格上涨的趋势十分明显；二是今年我国遭受了重大的冰雪自然灾害，影响到农业的生产，势必带来农副产品价格的继续上涨。我建议当务之急是尽快更多地购进农副产品

3、，资金重点应该投到商贸上，促进商贸流通，获得可观的经济效益。然后再把获得的盈利投入技术改造，为机械产品参与国际市场竞争作长远规划。” 王主任的发言引起了会场领导们的沉思。经过反复比较、分析、论证，集团领导最后一致同意采纳王主任的建议：后来的事实证明，王主任的预测是完全正确的，他的方案使集团获得了很大的利润。张强通过此事，对信息工作有了切身的感受，于是，在工作中十分注意收集信息，及时为领导传递准确的信息。,返回,莱曼的小纸条 2006年德国世界杯1/4决赛时，东道主德国队和阿根廷队经过120分钟的激战握手言和，进入了点球决战。点球之前，德国队守门员教练递给守门员莱曼一张小纸条，上面记录了阿根廷队

4、有资格踢点球的队员的罚球习惯、角度和力度等。结果莱曼神勇地扑出了两个点球，将德国送入四强。小纸条给了莱曼什么启示?纸条从上到下依次写着： 克鲁兹长距离助跑，右上角 阿亚拉注意他的射门腿，左下角 罗德里格斯大力抽射右边 坎比亚索短距离助跑，左上角,返回,二、秘书信息工作的基本要求,适用：信息 要能服务于中心工作，适合本部门和机构的需要,准确：收集 信息要真实可靠；处理信息要主观与客观相统一,及时：信息的收集处理、传递反馈要及时迅速,全面：信息 的收集和处理要广泛、要真实反映事物的各方面,基本要求,三、信息的内容与形式 （一）信息内容 信息的内容非常广泛，如经济信息、政治信息、社会信息、法律法规政

5、策信息、环境信息、文化信息，等等。 秘书人员在收集信息时，不可能收集所有的信息，那么收集哪些信息呢？,1 与领导工作有关的信息 2 与本单位职能、业务等有关的信息 3 其他相关的有用的信息,（二）信息形式 1文字形态信息：即以书面形式，包括文字、数字、图形、表格等表达的信息。 2声像形态信息：即录音带、录像带、电影片、模型、实物等表达的信息。,四、信息收集的渠道和方法,信息收 集渠道,1 大众传播渠道,2 图书馆资料渠道,3 互联网检索渠道,4 业务关系渠道,5 信息机构渠道,7 调查渠道,6 亲朋好友同学渠道,阅读法,问卷法 访谈法 观察法,询问法,信息收 集方法,五、信息的处理 勤奋的秘书

6、将收集到很多信息，但是这些信息未必都有用，同时也不能将这些未经处理的、凌乱的原始信息直接提供给领导，这样不仅对领导没有用，而且会给领导带来额外负担。因此，要将有价值的信息提供给领导，就需要对信息进行加工处理。,信息的处理包含如下三个环节： 1 分类存储：在电脑上建立不同文件夹，存储不同类型的信息。 分类标准：主题标准；地区标准；年度标准；等等 假如你是某高校秘书科的秘书，信息的收集和积累可以这么做：在电脑里建立若干个文件夹，用以保存不同的信息：教务教学类信息；科研类信息；人事类信息；财务类信息；等等 案例：中国公共政策案例的积累情况,2 信息分析：采用各种分析方法，如预测方法、比较方法、归纳方

7、法、因果分析法等，根据自己的知识和经验，对所收集的信息进行分析，从而得出结论。 3 传递给领导：通过口头传递、书面传递、图像传递等方式将有价值的信息和分析结论传递给领导，供领导决策参考。,返回,next,返回,第二节 秘书调研工作 一、秘书调查研究的含义与作用 （一）调查研究的含义 如何理解调查研究 调查：采用各种方法和手段获得反映客观事物状态、特点等方面的材料和信息的过程 研究：采用各种分析方法对调查得来的材料和信息进行比较、分析，从而得出结论的过程,?,研究是秘书运用各种理论、知识和方法对信息资料进行分析和推断，以探究研究对象的本质、因果关系、发展规律、发展趋势,调查是秘书运用各种方法、手

8、段了解被调查对象的实际情况的过程,调查是研究的基础和前提,研究是调查的深化和发展,调查与研究的关系,1 获取原始信息的重要途径,转移话题摆脱窘境,秘书调查研究作用,3 做好各项秘书工作的基础,4 提高秘书素质和能力途径,2 辅助领导决策的前提,（二）调查研究的作用,案例 next,金山集团为了提高员工的工作积极性和竞争意识，决定实行“末位淘汰制”的人事制度改革，该项工作由人事部负责。这项制度颁布已经两个月，员工的反应如何？人事部部长要秘书钟倩去做一番调查研究。接到任务后，她到各部门，特别是各车间班组去走访，收集员工的真实看法；组织不同级别员工座谈会；还设计问卷调查表进行调查；并在公司人事部的网

9、站上开展了网络调查。在各种调查的基础上，最终写了一份以“末位淘汰制”为主题的内容具体、材料真实的调查报告，为人事部部长的决策起到了很好的辅助作用。 返回,二、秘书调查研究的内容 秘书调查研究的内容是多方面的，行业不同、职业不同、领导的要求不同，那么调查研究的内容就有很大的差别。总体而言，秘书的调查研究内容大体分为五类。,1 基本情况调研。通过对各机关、单位的基本情况的调查, 了解各方面的情况，以减少工作的被动性，增强工作的主动性。对于新秘书，更需要做到这点。 2 政策性调研。了解有关法律、法规、政策等的制定与贯彻情况，为领导和有关部门政策制定、实施提供依据,3 市场调研。了解重大的经济状况、经

10、济发展趋势；了解企业的经济情况以及企业生产、销售、技术水平等情况；了解企业的市场地位、产品市场占有率、投资前景等；为领导和有关部门制定相关政策提供信息。 4 专题性调研。根据领导的要求，专门针对某一事项进行调研，了解该事项的相关情况，为领导决策提供依据。如企业人事政策、突发事件等。 5 舆论热点调研。针对社会上出现的舆论热点以及带有倾向性、显露“苗头”问题进行调查，为领导提供社会热点信息,三、调查研究的步骤,续前表,1如何确定调查研究的主题和内容？ 2在调查实施阶段，如何联系被调查对象？ 3在调查实施阶段，如果被调查对象不配合，怎么办？,四、秘书调查的方法,1观察法。调查者凭肉眼或借助于工具、

11、仪器等对被调查对象的状态、变化进行观察、记录。 2访谈法。通过与被调查者的交流、讨论，了解被调查对象的相关情况、对某些问题的认识和态度等。访谈包括个别访谈和集体访谈（座谈法）两种形式。 在进行访谈之前，要设计出访谈提纲，如何设计访谈提纲？ 例子：三下乡调查提纲；天津市公务员绩效考核访谈提纲,3实验法。按照一定实验假设，通过改变某些实验环境来认识实验对象的相关情况。分为实验组和控制组进行。例如，梅奥主持的霍桑试验研究工作环境（车间照明变化）对工人生产效率影响。,4文献法。调查者查阅有关的书面资料（报刊、文件、档案以及照片 、图表、影音、资料等），以获取所需要的资料。这是一种基本和基础的方法。,3

12、问卷法。调查者通过问卷的方式获得被调查对象的相关情况。问卷法是调查的重要的和常用的方法。 在问卷调查实施过程中要注意如下问题： （1）问卷结构完整，要包括填写说明、基本信息和调查内容等 （2）调查内容应完整，尽可能涉及到调查对象的各个方面。 例如，对饭店经营的调查，要涉及哪些内容？ （3）宜采用封闭式问卷，不宜过多采用开放式问题。 （4）答案要穷尽，且答案之间要有相斥性。 （5）问卷不宜过长，问题30个左右为宜。 （6）样本能否代表总体，这是关键问题。为使样本能够代表总体，可以采用简单随机抽样法、分组随机抽样法等。 另外，样本的容量应该足够大，容量越大，误差越小 案例：天津市公务员绩效考核状况

13、调查问卷,五、秘书研究的方法 1 统计法。算出总数；算出百分比。通过总数和百分比来推断事物的基本状况。 2 相关分析法。找出两种事物之间的依存关系。 3 回归分析法。找出两种事物之间的因果关系，由此预测未来。 4 比较法。把两个或两个以上既同类又有不同之处的事物放在一起比较、分析，可以更深刻地认识各自的特征。比较法有国内外的比较，历史比较等,六、调查研究报告的撰写 调查报告一般由标题、前言、正文、结尾四个部分组成。 1 标题 标题是全文的中心观点和主要内容的概括 正标题 副标题 例如：中国农村经济发展模式研究以高要市回龙镇八卦村发展旅游业为例,2 前言 前言也称导语，起着总领或引出全文的作用。

14、主要概括介绍调查的意义和目的、调查对象和范围、调查采取的方法及其过程等。当然，如果调查方法、调查过程的介绍内容比较多，也可以另起一部分。 3 正文 主要介绍调查结论（含问题症结、原因、解决办法或建议等）。在介绍时，一般是逐项逐点进行介绍。此外，要注意，对每一个观点，要用调查所得的数据或资料来论证。在论证时，要采用图表、数据等形式。,4 结尾 调研报告的结尾，从形式上看，一般有：无结束语；有简短的结束语；有较长的结束语。 从内容上看，主要有：概括主题，深化主题；总结经验，形成结论；展望未来，说明意义等类型。 案例：天津市公务员绩效考核机制完善与创新问卷调查报告,案例分析 案例（一） 广信集团在进

15、行企业用人制度改革中，大胆实行了“末位淘汰制度”。该制度已经实行3个月了，需要做个阶段性的小结，以便进一步完善。集团老总交代秘书张森召开一个专题座谈会，收集一下群众意见。张森考虑到集团员工众多，采用了派代表参加座谈会的方式。集团行政各部门派2人参加，下属的电子、机械、商贸、建工、化工等每个公司派5人参加，共44名代表参加了座谈会议。座谈会从下午2点开始。代表们踊跃发言。由于该项制度的实施给员工带来了不小的压力，很多员工憋了一肚子话要说，加上老员工在压力下有些怨言，因此，他们的发言带着一定的情绪，情绪性的话又引起了代表们的共鸣和议论。一时间座谈会现场闹哄哄的，声音此起彼伏，杂乱无章，到处都是声音，张森也不知道该记录谁的发言，反而无法收集意见了。眼看着3个多小时过去了，就要下班了，还有很多人争着要发言，张森感到不能让场面再这样下去，就站起来大声地要求大