企业协同办公(oa)系统建设成熟度自测

企业协同办公（OA）系统建设成熟度自测本调查问卷是泛微软件专门针对想要规划协同办公OA软件的企业单位设计的OA软件上马可行度调查问卷，用来帮助企业测试自己内部信息化情况和规划协同办公（OA）软件的成熟度，所以本调查问卷的目标是解决贵司是不是需要上马OA软件的问题了解公司自己公司管理成熟度是否适合上协同办公OA软件；了解公司高层人员包括相关员工对上协同办公OA软件的态度；了解目前公司员工对OA的基本概念方面的认知程度；了解员工对员工对OA软件需求的迫切程度；协同办公OA软件的定义协同软件（COLLABORATIONSOFTWARE）是指那些以团队协作为目标的沟通协作软件工具，主要包括办公自动化、公文管理、工作流管理、知识管理、项目管理、信息门户、日程和计划管理等应用。协同办公（OA）软件解决企事业的日常管理规范化、增加可控性、提高运转效率等基本问题，范围涉及日常行政管理、各种事项的审批、知识资源的管理、多人多部门的协作、以及各种信息的沟通与传递。可以概括的说，协同办公（OA）软件跨越了具体的业务范畴，更集中关注于事件和过程，提升日常办公的效率和可控性，提供企业决策依据，是提高企事业单位整体运转能力不可缺少的软件工具。第一部分概况调查为了帮助我们在调查完成之后对资料进行分类和分析，请回答下列一般性问题。一个人信息1您在公司的工作时间是A2年以下B25年C5年以上2电脑使用年限A没有使用过；B1年以下C12年D2年以上3您的工作岗位属于A高层管理人员（公司总经理/副总经理/总助）B中层管理人员（总监/副总监/分公司总经理/分公司副总经理）C基层管理人员（分公司部门经理/副经理）D公司本部员工E分公司员工4您所在的部门（依企业组织结构确定）A人力资源部N客服部B市场部O行政部C销售部P项目部D办公室其他E总经办F财务部5您以前接触过的管理软件有哪些A、财务软件；B、ERP软件；C、OA软件；D、人力资源管理软件；E、文档管理软件；F、流程管理软件；G、档案管理软件；H、资产管理软件；I、项目管理软件，其他6从您的角度来看公司领导对企业信息化来提升企业内部管理水平和效率方面的积极性如何A积极B可有可无C阻扰信息化7你认为上马协同办公软件（OA）对谁有意（可多选）A领导B部门经理C一般员工8你认为目前你单位最需要什么样的管理软件第二部分问卷正文一针对工作与办公自动化系统的调查1、您以前是否使用过OA系统，你目前对OA系统的理解是什么2、你希望协同办公管理系统能够帮助你在哪方面的日常工作中得到改善3、你认为协同办公OA在以下那些方面可以帮助你在工作效率方面得到提升（）A流程审批B、知识管理C、信息按照门户自动推送D、日程计划管理E、资产办公用品管理F、项目管理G、客户管理H、预算管理I、人力资源管理J、其它二针对工作流审批的调查1、您目前如何来向领导请示汇报你认为是否有改进的地方来提升审批效率2、您是否同意您所在部门的工作职责界定得十分清楚A同意B基本同意C不同意D非常不同意3、您是否清楚公司内其他部门的职责A清楚B基本清楚C不清楚D非常不清楚4、您是否同意在工作中与其他部门协调存在困难A同意B基本同意C不同意D非常不同意5、您认为公司各部门之间的沟通协调如何A顺畅B基本顺畅C不顺畅D非常不顺畅6、您认为影响工作效率的主要原因是（可多选，最多选三项）A工作程序繁琐B虽有清晰的工作程序，但是执行不到位C员工没有得到有效的技能培训D部门之间职责不清，扯皮现象严重E责权不对等F干好干坏一个样，没有有效的激励措施G信息化手段支持不够，缺乏对流程的各个环节进行效率分析，缺乏对岗位流程工作量的统计H机构、人员变化快I部门壁垒，本位主义J工作任务重，但人员不足K其他7、您是否同意公司的审批环节过多，周期过长A同意B基本同意C不同意D非常不同意8、您认为流程的建立和规范主要依靠什么工具进行落地（可多选，最多选三项）A、工作流系统（IT）固化B、清晰的规章制度C、高层领导的大力支持D、企业文化9、您认为公司进行电子化流程审批的最终目的是（可多选，最多选三项）A、提高审批效率B方便领导科学决策C、规范公司管理D、流程优化E绩效考核10、您是否知道您部门以及岗位流程的流程周期有多长，您是否知道导致审批周期较长的是那一个环节A知道B基本清楚C知道一点D不清楚E不关注11、您的部门是否经常统计或者查询分析流程走过的数据进行相关的绩效考核或者数据汇总A、经常B、偶尔C、不需要D、领导安排才需要E、其它12、您期望电子化审批实现那些技术方面的创新（可多选，最多选三项）A、手机审批B、移动办公C、短信提醒E、邮件提醒F、手写批注G、电子签章13、当你休假和出差时，你是否需要别人来代理你的工作，针对你的工作内容的不同分别代理给不同的人A、需要B、非常需要C、可能需要D、不需要E、其它14、您认为，如果要实施流程管理，推动的瓶颈及阻力因素在于哪里（可多选，最多选三项）A、领导无法全力推动；B、员工电脑技能不足C、企业内部信息化程度不高；D、不适应新的办公习惯；E、厂商的支持程度不够F、不成熟的流程电子化G、实施周期太长二针对知识文档管理的调查1、你目前以什么方式与公司其他同事分享和传递文档的2、你目前以什么样的方式获得公司以前沉淀的文档资料或者档案资料的3、您对知识管理及其价值有多大程度的理解A根本不知道；B有一点了解；C有了比较宽泛的认识；D比较清楚地认识了知识管理究竟是什么；E非常熟悉4、您认为公司中高层对知识管理的认知和支持度A我一点都不知道；B知道领导讲过知识管理；C领导多次表示支持与承诺；D领导非常了解知识管理，充分授权进行；E积极推动知识管理，且积极参与5、您对于公司知识资产（经验总结、技术积累、专家人才等）的认识A没有觉得知识资产对企业有多重要；B知识资产还是有一定的价值；C知识资产比较重要；D知识资产很重要，需要加以良好的管理；E知识资产非常重要，它是企业的核心竞争力之一6、您对知识管理的理解为（可多选，最多选三项）A纸质以及电子文档管理；B流程审批过程中也沉淀知识；C项目管理过程中都沉淀知识；D隐性知识（指存在于人们脑子里的，难以用文字或其他方式明确表现出来的知识，比如个人经验等）7、您认为，为有效激励员工们共享知识，可以采取哪些可行的激励措施（可多选，最多选三项）A物质激励；B精神激励；C通过知识贡献报表平台公平评估员工知识贡献度；D给予知识贡献人员更多订阅知识权限8、您认为公司内部员工分享知识的渠道A缺少固定的沟通渠道；B沟通方式仅以正式会议为主；C部门间有固定的沟通渠道；D沟通渠道多且方式不一；E垂直、水平沟通渠道互动佳且具有成效9、您认为公司员工知识创新能力A员工普遍不具备知识创新能力；B少数员工具有知识创新能力；C部分员工具有知识创新能力；D员工领悟能力高，可相互合作创造知识；E员工普遍能够独立开发新知识10、您认为公司员工自主学习的意愿A员工普遍缺乏学习的意愿与动机；B少数员工有学习的意愿，但不够主动；C员工普遍愿意学习，但需要公司提供网上自助培训；D员工有高度学习的意愿，且略具主动性如果是您选择了A、B、C,您选择的原因是什么11、您是否经常从过去工作中总结经验A没有从工作中总结过经验；B很少从工作中总结经验；C基本都总结经验；D能较好的总结工作经验；E非常善于从项目中总结经验如果您选择了A、B,您认为原因是（可多选）A总结很麻烦B总结了也没人看C没有相应的约束机制D没有时间E其他12、您在新工作任务中运用以前经验知识的情况A每次工作都重新做，没想到用以往的成果；B很少情况能想到用以往的成果；C比较随意，有现成的就用；D每次新任务都会找以往相关的资料以简化当前工作；E每次新任务都会仔细研究以往的资料，能非常好的利用以往的工作成果，如果您选择了A、B,您认为原因是（可多选）A找不到相应的资料B不用借鉴C查找资料需要大量时间，太麻烦D没有时间E其他13、您认为公司内部知识分类情况A没有分类体系；B小部分知识有分类；C一部分知识有分类，但分类不科学；D基本上都有分类；E分类体系科学完整14、您认为公司内部知识可重复利用的程度A知识无妥善管理，未被再使用；B知识初具分类管理，但很少再利用；C知识已完善分类管理，但再使用率不高；D知识部分电子化，并有部分提供重复利用；E知识完整存入资料库中，且有效快速重复利用15、您认为公司内部知识流通与扩散程度A知识多集中于个人不易流通；B知识与信息集中在各部门内；C知识与信息相互流通，以工作相关的部门为主；D知识运用INTRANET，企业内知识与信息的流通与扩散快速；E连接客户与供应商的知识与信息相互流通16、您认为公司内部知识更新能力A知识未加以更新与整理；B少部分知识定期整理与更新；C主要知识定期整理与更新；D知识有专人整理，并逐步加以更新；E系统自动即时更新知识如果您选择了A、B,您认为原因是（可多选）A缺乏相应的平台B缺少专职人员负责C现有的平台使用不便D其他17、您认为，公司的知识体系需要从哪个维度来进行资料的归集A事务处理/项目运作阶段B部门职能/技术专业C行政管理文档D其他18、您认为公司现有的软件系统A不能支持技术和管理方面的内部交流；B低程度的支持技术方面的内部交流，不支持管理方面的内部交流；C一定程度的支持技术和管理方面的内部交流及协作；D大范围的支持技术和管理方面的内部交流及协作；E非常好的支持技术和管理方面的内部交流及协作，及实时的外部协作19、您认为公司内部信息和知识搜索的现状A使用纸质文件储存方式的档案管理，不便于搜索；B使用FTP服务器储存并管理，搜索不灵活；C使用内部网络搜索引擎；D使用标准的搜索引擎；E应用了外部竞争情报系统20、您认为公司内部信息和知识的存储现状A尚未电子化，集中在个人；B使用文件管理储存；C运用结构化资料库管理；D运用分析性资料库提供决策支援；E结合内外部资源，快速搜寻储存和整合企业知识库21、您认为公司现有信息化技术对于员工日常知识应用的支持程度A被动式的支持；B仅向重点部门和员工提供支持；C向全体员工提供支持，但缺乏个人化；D提供部门和员工期望的支持服务；E超过部门和员工期望的支持三针对信息门户的调查1、您对信息门户及其价值有多大程度的理解A根本不知道；B有一点了解；C偶尔访问外部门户网站；D比较清楚地认识了信息门户究竟是什么；E非常熟悉2、您对信息门户的作用的理解是A信息自动按照岗位权限推送的平台B企业文化宣传的平台C信息发布的平台D打破跨部门、跨组织之间信息壁垒的平台E个人岗位指引的平台3、根据工作的需要，你需要并希望访问公司那些信息门户（可多选）A公司门户B区域以及项目公司门户C所在部门门户D个人门户E上下游部门门户F职能部门门户4、您希望在个人门户上展现那些信息（可多选）A代办事宜B日程计划C外部信息订阅D供应商信息E项目信息F岗位指引G自定义信息四针对项目协作管理的调查1、跨组织、跨部门组成一个虚拟团队以任务为导向的项目协作目前您采用的沟通方式为（可多选）A会议BBBS讨论C电话D邮件E专门的协作交流沟通平台2、在跨部门协作交流沟通中，导致沟通效率较低的原因是（可多选，最多选三项）A信息不对称B新的成员加入C缺乏相关领导协调监督D缺乏阶段成果E缺少时间F其它五针对资产办公用品管理的调查1、目前你部门行政方面的办公用品，固定资产管理的模式为（可多选）A手工登记BEXCEL登记C不登记D其它2、在资产管理过程中，资产不易管控的原因是（资产管理部门填写，可多选，最多选三项）A资产登记麻烦B资产审批状态不清楚C资产各部门费用分摊不清楚D各部门资产损耗不清楚E资产流失不清楚F员工离职时，资产交接不清楚G其它六针对外部资源管理的调查1、目前你部门需要与那些外部资源打交道（可多选）A政府部门B设计部门C供应商D客户E合作伙伴F业务往来单位2、目前在外部资源管理以及联系方便的困难是（可多选，最多选三项）A客户卡片不易管理B资源卡片共享不方便C缺乏与外部资源信息沟通的网络门户渠道D与设计院电子化图纸传输不方便，设计变更信息滞后E客户信息收集不方便F其它七目标、计划、日程管理的调查1、您是否清楚公司在23年的战略目标A清楚B基本清楚C不清