地铁工程归档管理办法解读

南京地铁工程建设工程归档文件编制管理办法（修正）目录第一章总则1第二章基本规定2第三章归档文件的质量要求4第四章归档文件的范围与目录编制6第五章案卷的编目与装订13第六章归档文件的管理、验收、移交15第七章附则17第八章汇表与附件181第一章总则一、为加强南京地铁工程建设工程归档文件的管理工作，明确工程资料管理的相关规定，统一工程档案的验收标准，建立完整、准确、系统的工程档案，特制定本办法。二、本办法是根据国家档案局、国家计委、建设部有关建设工程档案验收管理的有关规定，并结合南京地铁工程的特点和实际情况而制定的。三、本办法适用于南京地铁工程所有工程文件的编制、管理、验收和归档。四、工程文件的编制要及时、有效，要与施工建设同步；工程文件的管理要一丝不苟，能真实而全面地反映工程建设状况；文件的验收要系统、规范，服务于工程的验收；文件的归档要有序、完整，要便于运营管理、维修养护、改扩建和城市建设阶段的查阅。2第二章基本规定一、建设、勘察、设计、施工、监理等单位应将工程归档文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。二、在工程文件的编制、管理、验收和归档工作中，建设单位（及各处室、科室）应履行下列职责1、总师室集中统一管理，负责建设单位各职能处室建设文件的归档和档案管理工作。2、各职能处室负责各自管理职责范围内资料的收集、整理和移交工作。职责分工如下办公室负责地铁建设工程立项类文件、开工审批类文件、综合性文件的收集和归档；合约预算处负责地铁招投标类文件、合同类文件、概预算类文件、决算类文件等的收集和归档；财务审计处负责地铁财务决算类文件的收集和归档；总师室负责地铁工程、经济、会计等科研类文件的收集和归档；建设分公司负责建设用地、征地、拆迁类文件；勘察、测绘、设计、概预算类文件；监理、施工类文件；竣工图纸、竣工验收类文件等的收集和归档；开发分公司负责建设征地、拆迁类文件的收集和归档。经济与发展处负责地铁总公司计划类文件的收集和归档。3、建设分公司项目工程师负责组织、监督和检查施工、监理等单位工程文件的形成、积累和立卷工作，并负责收集和汇总施工、监理等单位立卷移交的工程档案。建设处（及项目公司）按阶段对全线工程文件进行检查、考核，督促施工、监理等单位及时完成工程文件。4、在组织工程竣工验收前，由总师室负责请市档案局对工程档案进行预验收；未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收。三、在工程文件的编制、管理、验收和归档工作中，勘察、设计、施工、监理等单位应履行下列职责31、勘察、设计、施工、监理等单位应指派专人负责工程文件的收集和整理，人员要求固定，并能掌握本办法的相关规定，根据工程进度及时编制工程文件。2、建设工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案；各分包单位应将本单位形成的工程文件管理、立卷后及时移交总包单位。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件。3、监理单位要监督、检查施工单位工程文件的编制工作，确保工程文件的及时性、真实性、规范性、有效性。配合建设单位对工程文件进行阶段性检查、评比和竣工验收。4、各单位形成的工程文件经过验收并整理立卷后，要及时向建设单位移交。四、建设单位将开展劳动竞赛和“优质优价”评比活动，各单位档案人员的调换和归档文件的质量将直接影响竞赛活动的评比。4第三章归档文件的质量要求一、一般编制要求1、归档的工程文件一式三套，分别由建设单位、运营分公司、市档案馆存档（施工单位或其它单位不在此列）。三套文件中至少有一套原件，其他两套尽可能采用原件，原件不足可以用复印件。竣工图三套（消防、人防验收用竣工图和工程决算用竣工图，由承包单位另行准备）必须为蓝图，不可用复印件和白图。2、工程文件应完整齐全，内容必须真实、准确、有效，与工程实际相符合。工程文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。3、工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。4、工程文件中文字材料的纸张宜采用A4幅面（297MM210MM）、80克重的白色书写纸；页边与文字区空隙装订边30MM，翻口边20MM，天头边2025MM，地角边2025MM。5、图纸宜采用国家标准图幅，图纸一般采用蓝图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。6、不同幅面的工程图纸应按技术制图复制图的折叠方法（GB/10609389）统一折叠成A4幅面（297MM210MM），图标栏应外露（在右下角），厚度一般不超过4厘米。7、所有竣工图均应加盖竣工图章。A竣工图章的基本内容应包括“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。B竣工图章尺寸为50MM80MM。C竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处（或右下角空白处）。D竣工图章示例如下5竣工图总监监理单位技术负责人编制人施工单位现场监理审核人编制日期二、竣工图编制的要求1、竣工图必须编制各专业竣工图的图纸目录，绘制的竣工图必须准确、清楚、完整、规范，修改必须到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。2、施工图施工没有变动的，可在施工图图签附近空白处加盖并签署竣工图章后作为竣工图。3、凡一般性图纸变更，可根据设计变更依据在施工图上直接改绘，在所修改处标上变更依据编号，并加盖及签署竣工图章后作为竣工图。4、凡结构形式、工艺、平面布置、项目等有重大改变，或变更部分超过1/3的，应重新绘制竣工图，注明设计变更依据（建设单位工作通知单和设计单位的技术工作联系单）以及施工说明，加盖并签字竣工图章。重新绘制的图纸必须有图名和图号，图号可按原图编号。5、施工图被取消，包括设计变更或现场未施工的，不需要编制竣工图，但应在原图纸目录中注明“取消”，并将取消的依据标注。6、特殊情况下，按施工单位上报的施工方案（白图）进行实施的项目，必须经设计单位确认，作为修改依据。设计单位确认后，要出蓝图，以便施工单位制作竣工图。6第四章归档文件的范围与目录编制一、归档范围与地铁建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体，均属于建设工程文件归档的范围。归档文件应包括工程建设全寿命期的文件，包括前期准备、设计、施工、竣工验收和运营调试等阶段。二、目录编制根据南京地铁工程建设的特点和具体情况，地铁二号线工程归档文件先按收集、整理单位，再按文件类别进行分类，其中，施工文件由于涉及专业、系统多，单位广，还要按专业系统划分。工程归档文件框架结构见结构表。地铁二号线工程归档文件由九部分组成总体卷全线总体文件（主要由建设单位相关部门收集、整理）第卷综合文件（主要由各施工单位和建设单位相关部门收集、整理）；第卷合同管理及竣工决算（主要由建设单位合约预算处和施工单位收集、整理）第卷竣工图（主要由各施工单位收集、整理）；第卷勘察设计文件（主要由建设单位建设处收集、整理）；第卷施工文件（主要由各施工单位收集、整理）；第卷监理文件（主要由各监理单位收集、整理）；第卷科研项目文件（主要由各施工单位和建设单位相关部门收集、整理）；第卷运营调试和管理文件（主要由各施工单位和建设单位相关部门收集、整理）。三、“南京地铁（项目）工程归档文件目录”详见附件。7工程归档文件结构表工程前期文件征地拆迁文件综合资料全线总体文件全线竣工验收文件交工验收文件工程总结质量、安全监督文件综合文件竣工图缩图招投标文件合同及协议工程支付报表合同管理及竣工决算工程决算文件竣工图地质勘察文件测绘文件初步设计文件工程施工图设计文件勘测设计文件设计变更及有关文件进度控制文件工程质量验收文件测量资料原材料检测资料试验资料检测资料监测资料施工原始记录施工日记施工文件声像资料监理管理文件监理对工程质量验收文件测量抽检资料试验抽检资料第三方抽检资料监理文件监理日志及声像资料科研项目文件工程归档文件运营调试和管理文件8四、归档范围与主要内容1、全线总体文件工程前期文件主要包括前期设计文件和地质、地震、环评等各专项文件。征地拆迁文件征地拆迁文件主要包括征地拆迁文件、红线图等。综合资料综合资料主要包括上级批准文件及指挥部文件、指挥部与各有关单位往来文件、财务决算资料、竣工审计报告、环保、消防、人防、档案、劳动、安全、卫生等报告。全线竣工验收文件全线竣工验收文件主要包括初步验收文件和竣工验收文件。2、综合文件交工验收文件验收文件主要包括土建、装饰装修、设备等子单位以上工程的质量验收文件。工程交接文件主要包括“工程交接表”及相关的附件，交工、接受单位都要进行归档。工程总结工程总结主要包括设计总结、勘察总结、施工总结、监理总结等。施工单位总结主要包括工程概况表，工程竣工总结以及施工单位档案总结（包括案卷目录、工程档案编制说明、档案案卷目录、档案移交清单、特殊载体档案目录）。工程竣工总结是施工单位对工程施工的全面总结，由总包单位编制并统稿，各分包单位的总结可附在后面，施工总结应包括以下主要内容A、施工基本情况包括工程范围；主要内容和技术难点；开工时间和竣工时间；工程完成情况。B、计划管理工程进度情况（包括与合同工期计划工期的对比情况）；提前和滞后的工程项目及原因分析；计划管理方面的经验。9C、质量管理质量保证体系及运行情况；工程质量情况自我评价；质量管理的经验及其教训；质量评定情况。D、技术管理施工组织设计与指导施工情况；主要施工方案比选与执行情况；新技术、新材料、新工艺、新设备的使用情况及技术攻关情况；技术管理工作方面的经验；安全生产情况等。工程档案编制说明包括工程项目简介开工、竣工日期、项目的设计、施工、安装单位，工程内容、工艺及设备情况等、工程项目档案简介分部工程的名称和档案的卷数、文件材料立卷过程中须说明的问题。监理总结主要包括专题总结，月报总结，工程竣工总结，质量评价意见报告以及监理单位档案总结（包括移交档案的总目录、工程档案编制说明、档案案卷目录、档案移交清单、特殊载体档案目录）。工程竣工总结应包括以下主要内容工程规模及主要工程量；质量、进度和投资控制情况；对完成工程以及施工单位的总体评价；技术管理以及监理工作方面的经验和主要做法。质量、安全监督文件质量、安全监督文件质量报监资料，质量监督总结，安全监督总结等文件。竣工图缩图竣工图缩图包括施工范围内的平面图（标出控制点的座标和高程），完成工程的立面图（含地质柱状图）。竣工图缩图在原图纸大小的基础上适当缩小，缩小比例以图纸的清晰为准。3、合同管理及竣工决算招标、投标文件（包括资格预审文件）合同、协议文件土建、装饰装修、设备等支付报表工程决算文件4、竣工图竣工图包括竣工说明和竣工图表10竣工说明应包括以下基本内容主要工程数量、技术经济指标、施工过程和工艺。工程变更的详细情况，包括工程量、施工方案、技术标准、材料等。主要技术问题的处理情况。其他需说明的问题5、勘察设计文件地质勘察文件测绘文件初步设计文件土建、装饰装修、设备等施工图（及设计计算书）土建、装饰装修、设备等工程设计变更及有关文件设计变更的相关规定见“南京地铁工程设计变更管理办法”。“设计变更及有关文件”涉及面广、形式多，包括各类设计变更、施工图会审、洽商记录等，但变更手续必须完备、资料必须齐全。6、施工文件进度控制文件。进度控制文件主要包括工程开工报告、施工组织设计、各类施工方案、进度计划审批表及与进度有关的所有审批报表。工程质量验收文件为区别于第卷“综合文件”中的子单位工程验收文件，该卷中工程质量验收文件主要为分部以下工程的质量验收文件。测量资料测量资料包括控制网设置、工程定位测量、基槽开挖测量、限界测量等资料。原材料检测资料质量证明文件应反映工程物资的品种、规格、数量、性能指标等，并与此同时实际进场物资相符。复印件应与原件内容一致，加盖原件存放单位红章，注明原件存放处，并有经办人签字和时间。11涉及结构安全、功能的有关物资应按工程施工质量验收规范及相关规定进行复试或有见证取样送检，有相应试（检）验报告，并按材料品种、性能对复试报告进行汇总。试验资料试验资料主要包括施工试验记录和功能性试验记录。施工试验记录是根据设计要求和规范规定进行试验，记录原始数据和计算结果，并得出试验结论的资料通称。检测资料检测资料指原材料检测之外的成品、半成品检测。监测资料施工原始记录施工原始记录主要包括预检记录、隐蔽工程验收、施工记录等文件。依现行规范，对涉及工程结构安全、实体质量及建筑观感、需做质量预控的重要工序，应填写预检记录。隐蔽工程验收应分专业、分系统、分区段、分部位、分工序、分层进行，隐蔽工程未经检查或验收未通过，不允许进入下一道工序的施工。施工日记施工日记应以（子）单位/标段工程为记载对象，从工程开工起至工程竣工止，按不同工况由技术负责人/专业工长负责逐日记载，并保证内容真实、连续和完成。施工日志除记录与工程施工有关的生产、技术、质量、安全、资料配置等情况外，还应记录施工过程中发生的重大、重要事件。声像资料（10分钟）7、监理文件监理管理文件监理管理文件主要包括监理规划、监理实施细则，监理月报，监理会议纪要，监理工作日志，监理通知，监理联系单、备忘录、分包单位资质审核材料等。对工程质量验收文件12对工程质量验收文件主要包括监理对检验批质量验收抽检资料（15）、质量控制不合格项目通知，质量事故报告及处理意见，监理对材料、半成品、成品和工程质量抽测。测量抽检资料试验抽检资料第三方抽检资料测监、检测、防雷中心等资料主要包括业主委托的第三方进行测量、监测、检测及防雷测试所收集的资料。监理日志及声像资料8、科研项目文件9、运营管理调试文件13第五章案卷的编目与装订一、案卷编目步骤为便于工程文件的保管查找，文件采用统一的编目标识，组卷编目的步骤按照如下的顺序进行分类组卷编目（卷内文件排列编页号填写卷内目录填写卷末备考表填写案卷封面）填写案卷目录装订。二、卷内文件的排列1、文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。2、图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。3、既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。三、编制卷内文件页号应符合下列规定1、卷内文件均按有书写内容的页面编号，每卷单独编号，页号从“1”开始。2、页号编写位置单面书写的文件在右下角，双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。3、成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。4、案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。四、案卷封面、卷内目录、备考表等填写要求1案卷封面（按地铁档案室提供的标准样张打印）案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者（各施工单位、监理单位全称），例如南京地下铁道有限责任公司。编制日期应填写案卷内全部文件形成的最终日期14保管期限永久密级秘密2卷内目录（按地铁档案室提供的标准样张打印）序号以一份文件为单位，用阿拉伯数字从“1”依次标注。文件编号填写工程文件原有的文号或图号，没有文号者可不填。责任者填写文件的直接形成单位和个人（如材料复试报告应填写检测单位名称）。文件材料题名填写文件标题的全称（及主要内容或部位）。日期填写文件的产生日期。页号填写文件在卷内所排的起始页号。最后一份文件填写起止页号。3备考表（按地铁档案室提供的标准样张打印）备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明。组卷单位负责人、组卷人均需本人亲笔签字。日期填写最后完成日期。备考表置于卷内文件材料尾页之后。五、文件排列与装订1、文件盒中文件的排列顺序为封面扉页卷内目录竣工文件内容（按目录顺序以及施工和试验顺序排列）备考表（封底）。2、工程文件应采用线绳三孔左侧装订，装订时必须剔除金属物。建设单位负责案卷的装订工作，施工、监理单位负责文件的分盒排列，分页存放，并剔除金属物。3、文件盒式样文件盒统一采用牛皮纸双裱压制的卷盒式，由工厂定制，外表尺寸为310220，厚度为40和50两种。15第六章归档文件的管理、验收、移交一、工程文件的管理工程文件管理实行责任制。项目经理是施工文件管理工作的第一责任人，项目总工是直接负责人。分包单位对自己工程文件的质量负责，总包单位应对分包单位的工程文件负有监督、检查的职责，并承担全面质量责任。总监理工程师是监理文件管理工作的第一责任人，同时，项目监理部对施工单位的归档文件负有监督、检查的职责。南京地铁建设分公司对工程建设归档文件的质量负责，对设计、施工、监理等单位的工程资料负有监督检查的职责。地铁总公司总师室建立档案室，负责建设单位各职能处室建设文件的归档和档案管理工作。建设单位合约预算处负责合同管理类文件、决算类文件的收集、整理并归档。建设单位其他处室负责所管项目文件的收集、整理并归档。二、工程文件的验收1、工程文件验收的要求同步性工程文件应与工程施工同步，在分部（分项）工程验收和竣工验收前，都要对归档文件进行汇总、整理，并通过验收；规范性应符合现行工程建设规范、标准规定及设计、合同要求；完整性各类施工资料应完整齐全，并相互交圈；有效性资料内容应真实、有效，不得弄虚作假；科学性资料分类、编号、组卷应合理、科学，便于追溯、查询；竣工图应按规定要求绘制、整理。2、工程文件验收组织程序分部（分项）工程文件验收组织程序项目经理部自查由项目总工组织有关管理人员自查，通过后上报监理单位16审查。监理单位审查对项目经理部报送的工程文件进行审查，监督项目整改。建设单位验收地铁建设分公司综合部与现场项目工程师、监理组成归档文件验收组，按本办法的要求，对工程文件进行质量验收，对所存在的问题提出整改意见。归档文件验收通过后，才能组织工程验收。竣工文件验收组织程序项目经理部自查由项目总工组织有关管理人员自查，通过后报送项目上级主管部门审查。施工单位主管部门审查对项目经理部报送的工程文件进行审查，监督项目整改。建设（监理）单位验收建设单位总师室、建设分公司与项目监理部一起组成档案验收组，按本办法的要求，对工程文件进行质量验收，并确定工程文件档案质量等级，验收、评分标准见南京地铁工程归档文件质量评分标准表1、工程归档文件初（终）验收表2。对工程文件的真实性、完整性、准确性作出评价，对所存在的问题提出整改意见，并向工程验收组报告。三、工程文件的移交标段工程中所有工程都通过验收后三个月内，施工、监理单位必须向南京市地下铁道总公司移交一式三套归档文件和一套光盘，同时办理工程文件移交手续。为便于档案的归档和查寻，工程文件移交前，先行移交目录册（书面资料）和案卷目录、卷内目录（电子文件）。移交目录册包括以下内容1档案封面；2工程档案编制说明；3地铁档案移交书；4地铁档案质量审核书5案卷目录；6全部案卷的卷内目录及备考表。17第七章附则一、在编制工程文件中，如发现有案卷目录不能包含，又必须单独列出的内容时，各单位均可提出，经建设单位协调后，在各卷目录后增补，并将增补后的总目录装盒存档。二、各单位编制的工程文件经建设单位和有关主管部门检查，不符合要求时应及时重新编制。三、工程文件必须有完备的具有法律效力的责任签章。四、分部（分项）工程验收前，要对工程资料进行验收，若工程资料不合格，不能进行工程验收。五、建设单位将会阶段性地对施工、监理单位的资料进行检查，并进行评定，评定的结果将作为劳动竞赛和“优质优价”评比活动的依据。六、为保证监理、施工单位文件的质量，提高监理单位对施工单位指导、协助的力度，对归档文件实行捆绑式评定（即施工、监理单位的资料一起评定），监理单位文件得分为所管各施工单位得分的平均值。七、工程文件未经审查验收或验收未通过的项目，竣工档案质量评分标准未达85分以上，不办理项目竣工验收手续，不得进行工程费用结算，不得申报优质工程。八、本办法与原有规定有矛盾时，以本办法为准，由制定单位负责解释。18第八章汇表与附件一、封面、卷内目录、备考表等二、工程交接表三、档案案卷目录、特殊载体档案目录、移交清单四、南京地铁工程归档文件质量评分标准五、工程归档文件初终验收表六、南京地铁二号线工程归档文件编制目录19南京地铁（项目）工程档案1号黑体加粗工点合同标段小2号黑体加粗、与合同名称相同设备系统合同标段小2号黑体加粗、与合同名称相同第卷小2号黑体加粗第册小2号黑体加粗第分册小2号黑体加粗施工单位或监理单位小2号黑体加粗、法人全称建设单位小2号黑体加粗、法人全称年月小2号黑体加粗、子单位验收后一至半个月至内20档号（不用填）档案馆号（不用填）案卷题名（与本册名一致）编制单位编制日期（该时间为本盒档案的最晚时间）保管期限密级（字体全部小二黑体加粗）21卷内目录2号宋体加粗序号文件编号责任者文件材料题名日期页号备注（单位简称）22备考表2号宋体加粗本盒文件共页，其中文字部分页，图表页，图纸张。立卷人日期检查人日期组卷说明（卷内文件材料概述）文件查找说明（按卷内目录查找）23工程交接表2号宋体加粗工程名称工程部位序号单位、分部工程名称单位工程数量备注交工单位接收单位（盖章）（盖章）交工人接收人（签名）（签名）交工日期年月日接收日期年月日24档案案卷目录2号宋体加粗第页归档时间编制顺序号年月日案卷题名档号份数张数单