河东四至九安置区竣工档案归档要求培训演示文档

.,河东四至九安置区竣工档案归档要求培训,郑州航空港区航程置业有限公司,.,主要内容：,一、职责二、归档范围三、归档文件套数及要求四、归档文件案卷的质量要求五、归档文件编制与要求六、档案整理中出现的问题,.,一、职责,1、工程档案资料的形成应符合国家相关的法律、法规、施工质量验收标准和规范、工程合同与设计文件等规定。2、工程资料应随工程进度同步收集、整理并按规定移交。工程各参建单位应确保各自文件的真实、有效、完整和齐全，对工程资料进行涂改、伪造、随意抽取或损害、丢失的，应按有关规定予以处罚。3、工程资料实行分级管理，由航程置业、项目代建单位、监理、施工单位分别组织本单位工程资料的全过程管理工作。建设过程中工程资料的收集、整理和审核工作应有专人负责，并按规定具有相应的岗位资格。,.,一、职责,4、竣工文件按照航程置业要求编制与整理合格是竣工验收的必要条件。竣工文件不齐全、不完整的，工程本身不能通过验收，且不能参加优质工程评选；竣工文件不移交归档的，不予结算工程尾款。5、建设、勘察、设计、施工、监理等责任单位应将工程归档文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有其明确的人员的职责范围。,.,二、归档范围,1、凡是在航程置业为业主的项目立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理、竣工及行业验收全过程中形成，具有保存价值的各种载体的文件都应收集齐全，归入建设工程档案。包括工程准备阶段文件、监理过程文件、施工过程文件、竣工图文件、竣工验收文件等。如若施工单位和监理单位所需归档的文件内容一致，则文件由施工单位归档，监理单位的文件自己留存，不归档。施工单位在归档时应对准备阶段文件和竣工验收文件进行详细核实，列出缺失资料所属部门清单。,.,二、归档范围,2、工程竣工文件材料必须与所产生的电子文件一一对应整理移交。施工中所产生的声像档案和电子档案也要归档。,.,三、归档文件套数及要求,1、勘察、设计、咨询、施工、监理等单位应提前做好竣工档案归档原件的数量规划和保存，及时收集所缺少的重要文件，文件数量未满足规定份数的，应按要求追踪补齐。2、工程竣工档案应按照航程置业实施细则归档范围规定整理三套纸质版，一套电子版。三套纸质版提交航程置业两套（代号A、B套），提交郑州市城建档案馆一套（代号C套）。三套都应为原件。特殊情况如建材质量试验记录只有一份原件时，应装入A套中；确实只有复印件的，必须加盖原件存放单位或施工单位公章，公章要压盖字样。,.,三、归档文件套数及要求,3、整理要求：竣工图三套，要求原件（晒蓝图）且立卷移交，需折叠成手风琴样式。4、声像档案（包括照片档案及录像档案等）必需立卷移交。5、移交航程置业档案管理部门的电子档案目录和原文应能够导入航程置业档案管理软件。目录及原文（扫描成双层PDF）用光盘存储移交，光盘上应有正式的项目名称标示。,.,四、归档文件案卷的质量要求,1、竣工文件的内容及其深度必须符合国家、河南省有关勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准、规程等。各类竣工资料移交表单应符合航程置业具体要求（详见郑航置字201551号）。竣工文件的内容必须真实、准确，与实际工程相符合，负有责任的各方签字盖章，手续完备。,.,四、归档文件案卷的质量要求,2、竣工文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，应使用耐久性强的书写材料，如碳素墨汁、蓝黑墨水。不宜使用褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔、复写纸等书写、绘制。所有盖章、字样要用不褪色、快干的红色印泥加盖。凡为易褪色材料（如复写纸、热敏纸、传真件等）形成，并需要永久保存的文件，要附一份其复印件。各类原始的施工用表应打印，不得使用复印表格填报，以确保保存期限。利用计算机打印的归档文件，文件内容可以打印，但签名及结论意见应为手工填写。打印件页边距不做硬性规定，保持美观为宜。,.,四、归档文件案卷的质量要求,3、竣工文件使用的纸张、照片、磁带、光盘等记录材料和载体材料必须优良。归档的竣工图应是新蓝图，有氨图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。,.,四、归档文件案卷的质量要求,4、工程文件中文字材料幅面尺寸规格统一为A4幅面（297mm210mm）。如有少量原始的文字材料幅面尺寸大于或小于A4的，要折叠或裱糊成标准A4幅面，并留出装订位置，注意保持美观。 5、 图纸应采用国家标准图幅。不同幅面的工程图纸应按技术制图复制图的折叠办法（GB/10609.3-89）统一折成A4幅面，图标栏露在右下角。因图纸不需装订，所以折叠图纸时不需留装订线。文字材料、图纸可分别组卷。案卷不宜过厚，文字材料厚度一般不超过2CM，图纸不超过3CM。同类文件页数多的，可单独组成一个或多个案卷。,.,四、归档文件案卷的质量要求,5、竣工图编制要求1).所有竣工图均应加盖竣工图章。竣工图章应使用不易褪色的红色印泥，盖在标题栏上方空白处。竣工图章中的内容填写应齐全、清楚，不得代签。竣工图章样式如图所示（单位：mm）：见下页,.,四、归档文件案卷的质量要求,.,四、归档文件案卷的质量要求,施工单位：必须写全称（在刻竣工图章时，也可刻好单位全称）。责任人签字：必须由本人签，签字要工整，可读性强，不能写成“草书”、“天书”，使别人读不出来。编制日期：统一填写同一个日期。年份的四位数字要全写，月、日都必须填写两位数，不足两位数的，前面填写“0”以补足两位数。例如：2015年02月09日填写成20150209。书写工具：一律用黑色碳素墨水笔。,.,四、归档文件案卷的质量要求,2).凡在施工中按图施工，没有变更的，可在原施工图（必须是新蓝图）上加盖“竣工图章”，并经有关责任人审核签认后，可作为竣工图。,.,四、归档文件案卷的质量要求,3).凡在施工中，虽有一般性设计变更，但能在原施工图上加以修改补充作为竣工图的，可不重新绘制，由施工单位根据设计变更通知单（含各类带有变更内容的联系单、洽商单、图纸会审记录等）在原施工图上用碳素墨水笔进行修改，标注修改依据后盖“竣工图章”并经有关责任人审核签认后，可作为竣工图。设计变更文件中要求的变更内容，必须在竣工图中全面反映。,.,四、归档文件案卷的质量要求,4).凡施工图中结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3，应当重新绘制竣工图。施工单位负责在新图上加盖“竣工图章”附以有关记录和说明，作为竣工图。,.,四、归档文件案卷的质量要求,5).对有设计变更但原图没有作废的，应一并归档，原图排前，变更图排后。6).施工图因故被取消或现场未予施工的，不需要编制竣工图。但应在原图纸目录对应的备注栏中注明“取消”或“未施工”，并标注取消依据或未施工原因。,.,四、归档文件案卷的质量要求,7).施工单位在编制竣工图时，必须把原图封面和目录一并归档（整册图纸作废的除外）。8).设计变更通知单（含带有变更内容的联系单）、工程洽商单等按专业编号顺序排列，做出详细的卷内目录。并由施工单位做设计变更通知单汇总目录。设计变更通知单需连同图纸会审记录、工程洽商单等独立组卷。设计变更通知单应连同其附图一并归档，附图应有设计单位的盖章确认。,.,四、归档文件案卷的质量要求,9).竣工图必须整洁、美观，破损的施工图不能用来编制竣工图。以施工图编制竣工图的必须为有氨图，不得使用无氨图，以确保其保管期限。10）设备厂家提供的图纸由设备安装施工单位负责组卷（不必加盖竣工图章），如属成册的，不必拆散折叠，没有页号的应逐页打号,.,四、归档文件案卷的质量要求,11).所有盖章统一用不褪色、快干的红色印泥加盖，并应注意竣工图在印泥干透后折叠。图纸目录也应加盖竣工图章，修改、注记须用黑色碳素墨水。竣工图章中的编制日期应与“单位工程质量竣工验收记录表”中的“竣工日期”栏中的时间一致。,.,五、归档文件具体编制规划性要求,一、组卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的完整、保管和利用。航程置业工程档案由多个单项工程组成，工程文件应按单项工程进行组卷。组卷编目的步骤按照如下的顺序进行：见下页,.,五、归档文件编制与要求,分类,排序,编件号、打页码,装订（包边）,扫描（双层PDF）,制作打印案卷封面,装盒,制作打印卷内目录,制作打印备考表,制作档案盒盒脊,粘贴盒脊,制作档案移交目录,.,五、归档文件编制与要求,二、竣工文件分别依据郑州市城建档案馆和航程置业实施细则要求的归档范围和分类进行组卷，同种文件材料数量较多时，可单独组成一卷或多卷。不同文件一般分别组卷，文字案卷不宜过厚，一般在15mm-20mm之间，不宜拆分的亦不能超过30mm。图纸一卷也不能超过40mm。,.,五、归档文件编制与要求,施工过程文件分为八大类：施工管理、施工技术、进度质量造价控制、施工物资、施工记录、施工试验记录及检测报告、施工质量验收记录、施工验收。监理过程文件主要分为监理管理、进度控制、质量控制、造价控制、合同管理、竣工验收等。,.,五、归档文件编制与要求,三、案卷与卷内文件的排列（1）文字材料按事项、专业、时间顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、正件与附件不能分开。并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，正件在前、附件在后，译文在前、原文在后的顺序排列。同类文件按成文时间先后或按工程部位顺序排列。其中“施工材料、预制构件质量证明文件及复试报告”类的排列原则是将合格证、质量证明文件和复试报告一一对应。,.,五、归档文件编制与要求,（2）图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。（3）既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。（4）声像材料整理时应附文字说明，对时间、地点、项目名称、人物、事件、摄录者等内容进行著录。归档的照片规格统一尺寸为6寸，以传统感光材料为载体的照片需报送底片、正片，以数码相机拍摄的照片，其光学分辨率不得小于800万有效像素。,.,五、归档文件编制与要求,四、编件号 在文件左上角2cm2cm处用铅笔标上件号，一份文件一件，这个件号和目录中的序号相对应，和一卷扫描出的数量相对应。每卷从1开始编号，卷与卷的件号不相连。,.,五、归档文件编制与要求,五、打页码 用打码机对卷内文件材料和图纸逐页编号，每卷从1开始。正面页号在右下角，反面在左下角（空白页面不编号），折叠后的图纸一律在下角。页号必须盖在空白处，不要覆盖图文。案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。竣工图包括对应的设计变更图纸，按单位（子单位）工程组卷，原则上按各设计总体单位编制的图纸专业代号和分项代号进行归类排列。详见图片,.,五、归档文件编制与要求,.,五、归档文件编制与要求,六、制作填写卷内目录、备考表、案卷封面（1）制作填写卷内目录，卷内目录需制作出两类版本，一类为word版，一类为excel版，word版用于打印，excel版用于数据导入系统用。其中excel版目录分为航程案卷、城建案卷及卷内三种模板，具体录入内容详见航程档案整理用模板。,.,五、归档文件编制与要求,卷内目录录入要求1、卷内文件目录格式为7列13行，每张目录上能打印12条目录。2、 表格项中卷内文件目录字体为宋体22号，档案字体为宋体12号，序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页次、备注字体为宋体14号。录入内容字体为宋体12号。,.,五、归档文件编制与要求,3、 序号：用阿拉伯数字从001起依次标注卷内文件材料件数的顺序。4、文件编号：填写文件材料的文号或图样的图号，项目代码。5、责任者:填写文件材料的形成部门或主要责任者。只填写一个，如名称太长，可简写。如是合同协议，原则上要填写合同双方。,.,五、归档文件编制与要求,6、文件题名：抄录文件材料的标题，原则上是直录。如没有标题或标题不能揭示实际内容的，根据内容拟写标题，但要用括号“（）”括起。7、日期：卷内文件材料形成的时间。年份的四位数字要全写，月、日都必须填写两位数，不足两位数的，前面添加“0”以补足两位数。如2014年3月5日写成20140305。,.,五、归档文件编制与要求,8、页次：填写每份文件材料首页上标注的页号。最后一份要加填首尾页标注的页号。如35-38.9、备注：如无需要说明可不填写。10、档号：与档案封面的档号保持一致。,.,五、归档文件编制与要求,Word版卷内目录样式,.,五、归档文件编制与要求,EXCEL目录样式（案卷）,.,五、归档文件编制与要求,EXCEL目录样式（卷内）,.,五、归档文件编制与要求,（2）制作填写案卷备考表，写明卷内文件材料页数和不同特征文件材料（文、图、照片）的数量；案卷质量情况、记录组卷过程中需要说明的情况；立卷人、审核人签名，注明日期并对卷内文件的完整性作确认。备考表放在卷内文件材料之后。,.,五、归档文件编制与要求,卷内备考表填写要求1、卷内备考表字体为加粗宋体24号，工程名称、档号字体为宋体12号，备考表内的文字为加粗宋体14号。2、卷内备考表的内容需用不易褪色的黑色水笔或签字笔填写。3、文件材料页数指本卷中文字说明、图纸、照片的总页数，本卷无图纸、照片需写“0”。例如：本案卷共有文件材料100页，其中：文字材料100页，图样材料0页，照片0张。,.,五、归档文件编制与要求,卷内备考表样式,.,五、归档文件编制与要求,（3）制作填写案卷封面，案卷封面由档号、案卷题名、编制日期、保管期限、密级等组成。案卷题名应包括工程名称、专业名称、结构名称、阶段名称等内容。同类文件页数过多分开组卷时，案卷题名不能同名，应以时间段、部位或图纸编号等特征做区分标注。外文题名应译成中文。案卷封面分为两类样式，一类为机场案卷样式，一类为城建案卷样式。,.,五、归档文件编制与要求,案卷封面填写要求1、档 号：根据档案室给出的档号填写。2、案卷题名：应简明准确地揭示卷内文件材料的内容。主要包含：项目名称、卷内文件内容概括，原则上不超过50个字。3、编制单位：填写单位的全称。（需注意，移交航程的两套编制单位写施工单位全称，移交城建档案馆的一套编制档案写航程的全称（郑州航空港区航程置业有限公司）,.,五、归档文件编制与要求,4、编制日期：档案立卷日期。实例为2015年9月25日。5、保管期限：根据有关规定填写组卷时划定的保管期限。6、密 级：依据保密规定填写卷内文件材料的最高密级。7、字体要求：填写内容为宋体三号字。,.,五、归档文件编制与要求,航程案卷封面样式,.,五、归档文件编制与要求,城建案卷封面样式,.,五、归档文件编制与要求,七、扫描档案归档时需提供与纸质版档案内容相一致的电子文件，需把纸质档案扫描成PDF电子版文件，移交档案时纸质档案与电子档案同时移交，电子档案用光盘存储，光盘上需有专项标示显明所属单位名称。电子文件一卷一个文件夹，文件夹命名成案卷号，扫描时除封皮目录备考表外每份文件都需扫描。,.,五、归档文件编制与要求,一卷文件所扫描的件数需与本卷条目数相一致，一卷中每份文件电子版以序号命名。,.,五、归档文件编制与要求,八、案卷装订及装盒文字材料及既有文字又有图纸的案卷必须装订。每卷文字材料加具卷皮后，以白色棉纱线在卷面左边1厘米处上下打三孔装订，结头在后，要求整齐、美观、结实。文件材料装订后，要装入档案盒中（城建馆一套用7公分城建盒装，1盒可装多卷，最多装4卷，航程归档用航程专用档案