秘书实务笔记

文法系汉语 113 1132808 张珊珊现代秘书实务笔记第一章 现代秘书角色定位第一节 现代秘书的定义一、 “秘书”概念的渊源流变（一） “秘书”一词最早出现于汉代，意指“书籍” 。在汉书叙传中记载的“秘书”指宫中秘藏之书；在后汉书郑玄传中记载的“秘书”指那些用隐语预卜吉凶或未来的谶纬、图箓之书。（二）东汉后期， “秘书”一词用于官职。负责掌管古书典籍、掌典机密。魏晋南北朝时，曹操所设的秘书令，是我国历史上首次出现的与现代秘书涵义基本相同的古代秘书官职。（三）清代后期至中华民国时期， “秘书”一词具有现代意义，是秘书职务与秘书工作的统一体。（四）中国共产党诞生和新中国成立， “秘书”涵义有了诉诸文字的界定，秘书工作逐步走向规范化。（五）进入 21 世纪， “秘书”一词涵义大大扩展，是职务、工作和机构名称三位一体。二、现代秘书的定义秘书是为领导工作服务的办公室人员，是领导的参谋和助手。第二节 现代秘书的定位一、秘书的职业角色（一）秘书是为领导服务的人员1、从职责上看，秘书活动具有被动性。秘书工作是为满足领导工作的需要而展开的，受领导活动的制约和支配。秘书可以有自己的工作计划和安排，但不能脱离领导，而必须以领导活动为中心，制定或调整自己的工作计划，决不能脱离领导或不顾领导的需要而另搞一套。2、从职能上看，秘书活动具有从属性。具体说，秘书活动的从属性体现在三个方面：（1）秘书的工作总是围绕领导工作而展开，领导工作涉及哪里，秘书工作才能介入哪里。 （2）秘书在工作中只能根据领导意图或领导精神办事，不能自作主张、自行其是，否则就是超越职权。 （3）秘书参与领导层会议，只有发言权，没有决策权。注意：这里的从属与服从，不是盲目的言听计从，对领导的决策失误或工作疏漏，秘书有义务及时提醒，提出纠正或补救的方案，供领导修正做参考。（二）秘书是管理班子中不可或缺的重要组成部分。二、秘书与领导的关系（一）组织上：领导与被领导、下级与上级的关系（二）工作上：同志关系（三）职能上：辅佐关系（四）生活上：诤友关系类型：a.参与决策经营，负责企业管理，协调工作关系。b.上司办公室等的布置，做好决议、决定等文件的起草、发布、信息收集、文件管理、上司工作管理。c.接打电话，接待客人，收发邮件。d.办公用品管理，安全检查，卫生、行政后勤。助理工作=a+b 秘书工作=b+c 文员工作=c+d三、职业秘书的作用1、办事与管理作用2、协调与枢纽作用：上传下达、沟通左右、协调各方。职能部门 领导决策 上级主管单位（润滑剂） 秘书 （中介）职能部门 实施执行 对外协作单位3、参谋与辅助作用4、窗口与形象作用四、现代秘书工作原则（一）准确 （二）保密 （三）迅速（四）求实 （五）创新第三节 现代秘书的分类一、按服务对象分1、公务秘书：为某一组织服务的秘书，包括为党政机关、军队、社会团体、企事业单位服务的秘书。集体秘书：是为单位领导层服务国家工作人员专职秘书：专为某个领导服务的公务秘书非国家工作人2、非公务秘书：由个人出资聘请并为聘请者服务的秘书。例如：经纪人二、按所在行业的职能划分（一）一般秘书：指组织中的一般助理人员，为领导提供文书、行政事务方面的服务。（二）业务秘书1、商务秘书 2、政务秘书 3、法务秘书三、按工作内容划分事务秘书1、文字秘书 2、机要秘书 3、行政秘书 通讯秘书生活秘书四、按职权大小划分（一）高级秘书：指秘书长、办公厅（室）主任。其职责是既做领导的重要助手，又承担一部分领导工作，既参与政务，又管理事务，他们本身就是领导成员。（二）中级秘书：指办公厅（室）主任下属的秘书处（科、股）长及文字秘书。主要负责为领导起草文稿、处理公文、调查研究、收集处理各类信息，其工作对领导决策有重要作用，他们身兼秘书与部分领导工作。（三）初级秘书：指在办公室从事日常行政事务及文稿处理，即办文、办会、办事的基础性工作的一般事务人员。第二章 现代职业秘书必备的素养第一节 现代秘书必备的知识素养一、基础知识：（1）人文社会知识（2）自然科学知识（3）交叉学科知识二、相关知识：（1）管理学知识（2）心理学知识（3）公关礼仪知识（4）其他相关知识三、专业知识：（1）普通秘书知识（2）专业秘书知识（3）秘书实务知识三者之间的关系：第 2 节 现代秘书必备的能力素养1、观察思维能力 二、汲取信息能力 三、社交公关能力4、表达能力（1）言语能力：1、书写能力，即写作能力。2、口语能力，即口头表达能力。具体主要有五个方面的内容：a.能说真实的话 b.能说有内容的话c.能说合规的话 d.能说优美的话 e.能说机智的话（二）非言语能力5、操作能力：要有效地处理各种事务，需要知晓办事程序，区分轻重缓急。要学会对各类事务分类，然后遵循 ABCD 处理原则，先急后缓，先主后次，先易后难。其中 A 指重要而紧急的事务，B 指重要而不紧急的事务，C 指紧急而不重要的事务，D 指可做可不做的事务6、创新能力第 3 节 现代秘书的德性修养1、政治修养（1）需要政治先进、思想稳定（2）要有高度的责任心和事业心（3）要有高度的组织纪律性2、道德修养基础知识相关知识专业知识（1）忠心可靠，这是秘书人员首要的职业道德修养1、要忠于职守，热爱本职工作。2、要忠心耿耿，处处维护领导威信。3、要摆正位置，勤恳辅弼。（2）甘居幕后。这是秘书人员重要的职业道德修养之一。（3）服从领导。（4）实事求是（5）待人以诚（6）严格保密1、公文保密 2、会议保密 3、办公自动化保密 4、守口如瓶3、心理修养（1）积极快乐（2）自信沉稳有积极的生活态度做前提，良好的交际能力，独当一面的工作能力及适度的个性发挥，能使人保有健康的自信心。（3）坚忍豁达1、及时察觉自我情绪和心情2、一旦感到身心压力，必须持续地改变思维模式，将使你处于身心压力的思维模式从头脑中清除掉3、学会自我放松4、心胸豁达，以平常心面对宠辱（四）幽默机智第三章 现代秘书的日常事务第 1 节 办公环境管理1、优化办公环境1、办公环境的构成要素（1）空气。办公室的适宜温度 2226。在正常温度下，办公室的理想相对湿度是在 40%60%之间。在室内温度22左右的情况下，空气的流动速度在 0.25m/s，所以常开窗门“换气” ，保持室内空气的对流是很重要的。（2）光线。布置办公室时应注意：a.办公桌最好安放台灯，以 2025W 为宜，要加灯罩，避免灯光直射人眼。b.尽量利用自然光。c.尽量避免因计算机、办公桌面、玻璃或其他有光亮表面的物品反光而刺激人的眼睛。（3）色彩。一般办公室的内墙宜采用白色、乳白色等，会议室、接待室多用淡黄色；为保持较高的光线反射率，天花板一般都用白色；地板以多采用不易被污染的棕色为佳。（4）声音。A.尽可能让办公空间远离噪音源。如果噪声对办公室造成影响，有条件的话，可在办公室和噪音源之间种植绿化带。B.地面、墙面、天花板应有一定的吸音、静音装置。有条件的话，在工作休息时段播放一些音乐。（5）空间。布局合理，空间适当，摆放安全。（6）绿化。例如：非洲菊，常春藤，铁树，菊花等。2、现代办公室布局的类型（1）开放式布局。A.优点：有利于沟通；有利于办公空间和经费的节省；有利于培养平等感。B.弊端：难以进行带有秘密性质的工作；噪音太大；缺乏单独办公的机会。（2）封闭式布局。A.优点：有利于保密；员工拥有相对独立的私人空间，有效地保护个人隐私；工作环境相对安静，易于使人集中注意力来进行更为细致和专业的工作。B.弊端：各职能部门之间的信息难以得到及时有效的沟通，工作协调也不够快捷灵便，工作效率受到一定程度的影响；非办公室空间的占用率较大，提高了行政费用。（3）混合式布局。这种布局模式把开放式和封闭式结合起来， “扬长避短” ，使各部门既相对集中，又在一定程度上避免了相互干扰，是目前较为科学合理的布局模式。3、办公室布置原则（1）面积小的办公室，不应隔开。（2）每张桌子的大小应一致（3）档案柜的高度应与其他柜子的高度一致（4）采用直线对称（5）工作流程要呈直线避免交叉、错乱（6）将常有客户来访的位置放在入口处（7）要预留充分的空间，以备最大部分的需要。（8）主管座位应位于所有座位的后方，所有职员座位方向朝同一方向。（9）不要让员工面对窗户而坐，不要靠近热源处和通风线上而坐。（10）屏风慎用，不能随意排放。（11）常用的文件档案，靠近办事员。2、办公环境的日常维护1、设备、物品放置适当，取用有序。最常用的办公物品，像文具盒、便笺要放在触手可及的地方，按照使用频率及使用习惯安排，常用档夹应整齐地叠放在桌边或直立在文件架上，并贴有标识予以区分，取用有序；保密的文