武陵地区康氏文化研究会成立大会暨宗亲联谊会

武陵地区康氏文化研究会成立大会暨宗亲联谊会策划方案2011 年 11 月武陵地区康氏文化研究会成立大会暨宗亲联谊会策划方案按照中华康氏文化研究会、湖南分会关于加快各地分会成立进程的要求，结合中华康氏文化研究会成立大会、四川以及梅山成立大会的相关活动经验，在上级领导和各地宗亲极为关注的情况下，为积极做好我武陵地区康氏文化研究会成立工作，特制定本方案，提供筹委会工作安排。一、活动口号 团结统一 科学谋划 实现弱族向强族的转变 开创武陵地区康氏家族各项事业新纪元二、活动原则活动隆重热闹不失地方特色 努力树立地区康氏家族新形象三、人事管理及安排为确保本次活动的成功举办，加强筹委会的团结协作，提高工作效率，保证本次活动的顺利实施，现制定人事管理方面的有关规定，其中主要包括以下几个方面：(一 )人力配置及其任务：1.成立大会组委会，实行主任负责制，对全体筹委会成员负责，其主要职责：a.制定组委会的工作方案和实施细则；b.统筹组委会的日常工作，协调工作组的关系。C.成立大会前定期7天召开一次例会，总结一周的筹备工作进程；2.副领队统筹管好下设的七个小组，即：A、会务办公室（负责根据成立大会组委会的决定，制定成立大会整体工作方案；会议宣传资料、邀请函、礼品发放券、活动指南等的制作，负责出席证、工作证的设计工作，成立大会程序等安排；庆典活动摄像摄影及宣传；庆典活动主持人和新闻记者邀请；宗亲联谊茶话会节目安排；协助其他小组开展相关工作 ，负责外地宗亲的邀请，本地宗亲参会人员的管理，会场座次安排，姓名牌制作，准备会议讲话用各项文字材料，负责外地宗亲的会上发言协调工作，以及预备会议和宗亲联谊会的部分工作）B、资金筹措和财务工作组（在筹备阶段继续负责资金筹措，向社会商家拉赞助，负责管理研究会资金，做好成立大会的财务预算，负责会务各项开支的会计出纳工作，做好开支财务报表，监督审查各项开支的合理性，未按正规程序一律不报）C、住宿伙食组（负责联系宾馆，包括民族宾馆、本地族人开的宾馆，尽量做到民族宾馆钱少点，族人宾馆不要钱；负责宾馆晚宴早餐的联系价格，负责会场的联系价格，负责洗洛年猪宴的安排工作）D、用车游行组：（负责游行的策划工作，游行申报联系组织工作，游行期间的安全保卫工作，负责组织族人车辆安排工作，尽量号召族人一家出一辆车租车皆可，负责车辆的装饰贴标号工作，负责联系锣鼓队）E、宣传策划组：（负责大会的各项宣传工作，联系文印社制作悬挂横幅标语，宣传单，协助会场布置、协助游行车辆设计布置）F、接待安排组：（负责联系参会宗亲，发放邀请函，协助会务办公室设计邀请函样式，负责外地宗亲接待报到，联系外地宗亲用车，负责安排住宿，困难解决，负责组织外地宗亲就餐）G、后勤保障组：（负责联合 D 组做好所有活动的安全保障工作，做好安全执勤人员的培训工作，负责按照各伙食组以及其他组出具的采购单据购买所需用品）注：以上六个组均由组委会主任总负责，其中 AEF 由第一副主任分管，BCDG 有第二副主任负责(2)组委会成员：主任：副主任：会务办公室 组长：组员：财务工作组 组长组员住宿伙食组 组长组员游行用车组 组长 组员宣传策划组 组长组员接待安排组 组长组员后勤保障组 组长组员以上各组，分组完毕后，自行组织召开本组的小组会议，制定本组的活动计划，上交组委会，并定期向组委会汇报本小组工作进度。由于时间紧迫，各项工作必须及时推进，任何一个组未按时完成任务，一律追究全体组员的责任。由于很多工作需要几个组共同完成，各组要在开展工作中，相互沟通，及时协调。四、 成立大会活动具体安排时间 活动 参与人员及地点 负责人外地宗亲报到 龙山县街心花园 康祖望康媛媛晚上 7 点整 欢迎晚宴 筹委会领导班子及外地宗亲 民族宾馆宴会厅 康阳恒康绍明2012 年2 月 3 日（报到日） 晚上 8 点 30 分 预备会议 筹委会全体成员 民族宾馆小会议室康启德康习全早上 8 点 早餐注意：晚上 6 点 晚餐会务人员外地宗亲 民族宾馆粮食局长康习江9 点 30 分 正式会议 全体与会成员 民族宾馆会议室 康习全康启德12 点半 大型游行 游行路线：民族宾馆街心花园世纪广场洗洛14 点 年猪宴（湘西特色庖汤肉）全体与会人员 洗洛康家院子康松高康小山15 点半 合影留念 全体与会人员 洗洛2012 年2 月 4 日（会议日）19 点 宗亲联谊茶话会 全体与会成员 龙山茶楼2012 年2 月 5 日（参观日）7 点早餐 （民族宾馆）7 点 50 登车本地领导班子及外地宗亲、本地族人自愿参与8 点整 参观（洗车河惹巴拉）14 点返回洗洛午餐送别外地宗亲五、成立大会风险管理与控制风险种类 风险识别 方法 应对计划工期风险大会成立那天，相关工作没有按期完成 预防 加强管理，监督进度，严 格按计划进行准备阶段，物价上涨 减轻 准备应急准备金费用风险 费用估算失误预防、减轻 认真对费用进行预算估计，准备应急准备金质量风险纪念品、车辆、食品等物资、舞台设备等质量问题 预防加强过程控制，严格保证质量，增加监督次数，追责各项活动期间，可能人员过多，车辆混乱而发生人身危险 预防、减轻做好安全保障人员的培训，管理好当天各种车辆和人员的秩序安全风险 各种施工存在的危险，设备安全预防、减轻加强管理，购买正规厂家产品，严格按照标准工艺和工序工作年猪宴备餐服务人员，其他活动工作人员，志愿者在当天缺少 预防 安排好备用人员组织风险 当天场面混乱，无组织预防、减轻做好各种事项的安排，责任到人，做好工作人员动员培训六、武陵地区康氏文化研究会成立大会预算类别 项目 单笔预算 总计横幅 70 条 X 6 米/条 X 4 元/米 1680 元出席及工作证 200 个 X 1.5 元 300 元锣鼓宣传队 2000 元 2000 元彩旗、氢气球 2000 元 2000 元宣传类其他宣传 3000 元 3000 元住宿费 50 个房间 X180 元（两晚） 9000 元欢迎晚宴 12 桌 X 220 元 2640 元2 月 4 日晚饭 15 桌 X 220 元 3300 元年猪宴 50 桌 X 200 元 10000 元食宿类两天早餐 100 人 X 8 元/人 800 元场地费 2000 元 2000 元现场布置费 1000 元 1000 元会议资料 200 份 X 5 元 1000 元会议包 200 个 X 3 元 600 元会务类纪念品游行参观 参观费 3000 元 3000 元用车费 4000 元 4000 元用车装饰费 2000 元 2000 元用车费游行其他开支 2000 元 2000 元合计 50320 元七、成立大会筹备工作时间表（一）发动筹资阶段、内部族人宣传发动（1）选定各个地区族老，筹委会务必树立维护族老权威。（2）由筹委会派员协同族老开展本地区宣传发动筹资工作。（3）制定武陵地区康氏文化研究会宣传资料，下发族人。（4）筹委会责任到人，安排筹委会成员下到各点发动任务。（5）通过致电、请柬或邮件的方式向武陵康氏知名人员发出邀请。2、外部媒体宣传（1）在中华康氏网、湖南康氏网、康氏宗亲网等网站上发布成立大会资讯。（2）制作宣传牌、宣传广告在县内（如街心花园）摆放宣传。（3）资金条件允许的情况下，在电视台播放宣传片。（二）庆典活动阶段性工作安排第一阶段：11月30日前1、成立大会庆典组委会成立，并于11月23日召开全体人员工作会议，对成立大会筹备工作进行通报，对成立大会庆典工作进行部署与安排。2、成立大会庆典组委会对大会纪念品进行最后确定，庆典办公室负责具体事项的实施，并加强与相关公司和厂家的沟通、联系。3、活动邀请函、出席证、工作人员证等设计与制作经会务办公室努力，有关公司制作完成，并发放到接待安排组。4、各专项工作小组对本组工作人员名单及分工进行调整确认，报成立大会庆典组委会，并召开第一次小组全体人员工作会议，对本小组工作进行部署与安排。6、各专项工作小组本组活动工作方案初稿报组委会。第二阶段：2012年1月1日前1、经成立大会庆典组委会负责人安排，会务办公室负责发布成立大会庆典公告，并进行相关宣传。2、游行路线向公安局申报工作完成。3、住宿伙食组完成联系宾馆工作，完成