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文档简介

XX 医药有限公司行政文件管理制度一、目的：为规范公司行政文件管理，确保文件使用规范，特制定本制度。二、制度依据及引用标准：药品经营质量管理规范（2016 年修订）。三、适应范围：本制度适用于本公司行政文件的管理。四、责任：办公室、质量管理部、销售部、采购部等五、内容1. 管理原则1.1. 文件准确无误。1.2. 使用最新版文件。1.3. 批准使用的文件是一切行为的准则，具有法律效力，任何人无权任意修改。2. 文件的复制2.1. 复制的基本要求2.2. 文件复制不允许手工抄写。2.3. 文件复制可以印刷、复印，但复制的文件必须经过核对无误，且加盖企业公章后方可使用。2.4. 对于批文件，每次复制的文件必须清晰，易识读，且标明页数，防止混淆和差错，便于管理。2.5. 所有文件不经总经理批准，不得擅自复制、带出。3. 文件的颁发3.1. 根据要求，文件内容的定向确定其主送、抄送、抄报的相关部门、单位，并确定文件的印刷份数。3.2. 文件形成后，统一进行分类、编码、印刷。3.3. 文件批准执行后，加盖公章即可生效颁发。4. 文件的接收4.1. 收文者收到文件后签收、启封、登记。4.2. 来文登记后，按照内容、性质分别送给有关领导阅批或直接送给承办部门办理。4.3. 属于知晓的文件内容，先上级后下级，先主管后承办部门，依次快速、准确、安全的传阅。4.4. 文件传阅过程对于有关人员进行催办。当文件传阅、办复后及时将文件上交回收保管，认真填写文件传阅记录。5. 文件的回收5.1. 文件由于以下原因而宣布废止、停止使用时必须及时回收。5.1.1. 文件进行了修订，且新修订的文本已被批准使用，则原文件自新文件生效之日起废止，要及时回收。5.1.2. 文件发现错误，必须立即废止并及时回收。5.2. 文件回收时必须填写文件回收记录，要注明：交回文件的名称、份数；交回部门及交回人；交回日期；收件人。6. 文件的归档文件归档后要及时填写文件管理台帐，注明：归档文件名称、文件号、页数、文件类型；文件的附件名称、页数；归档部门、归档人、归档日期；档案室收件人。7. 文件的销毁7.1. 以下文件要销毁：文件编制或修订过程中的草稿，复制、打印过程中的草稿；回收的旧版文件，归档一份后的其余文件；其他的废止文件。7.2. 当文件档案保存到制度保管期限且已失效的档案，认真鉴定，编制文件销毁记录，该记录永久保存。填写文件
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